PROGRAMA DE LAS 5´S

“ MAYOR PRODUCTIVIDAD, MEJOR LUGAR DE TRABAJO ”

Reflexionemos

“Siempre que intentemos poner en práctica algo nuevo, encontraremos la mayor resistencia dentro de las propias personas y dentro de nosotros mismos, si no somos capaces de vencer a ese enemigo no habrá PROGRESO”.

Kauro Ishikawa

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INTRODUCCIÓN

• El principio de orden y limpieza al que haremos referencia se denomina método de las 5´s y es de origen japonés.

• Este concepto no debería resultar nada nuevo para ninguna empresa, pero desafortunadamente si lo es. El movimiento de las 5´s es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de W. E. Deming hace mas de 40 años y que esta incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o gemba kaizen.

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• Surgió a partir de la segunda guerra mundial, sugerida por la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros como parte de un movimiento de mejora de la calidad y sus objetivos principales eran eliminar obstáculos que impidan una producción eficiente, lo que trajo también aparejado una mejora sustantiva de la higiene y seguridad durante los procesos productivos.

• Su rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje de automóviles hasta el escritorio de una secretaria administrativa

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¿QUÉ ME OFRECE ESTE PROGRAMA?

La metodología descrita en este programa puede ayudarle a realizar en su organización numerosas mejoras a un bajo costo.Hablar de organizar, ordenar y limpiar puede ser considerado por muchos como algo trivial o demasiado simple. Son conceptos que asociamos al ámbito doméstico y nunca al empresarial.

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Adoptando un plan, sistemático de gestión que mantenga y mejore continuamente la Organización, el Orden y la Limpieza, se consigue de forma inmediata una mayor productividad y un

mejor lugar de trabajo.

El escritorio físico5S

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Para cualquier tipo de organización, ya sea industrial o de servicios, que desee iniciar el camino de la mejora continua. Las 5S son universales, se pueden aplicar en todo tipo de

empresas y organizaciones, tanto en talleres como en oficinas, incluso en aquellos que aparentemente se encuentran suficientemente ordenados y

limpios.

.

¿PARA QUIÉN SON LAS 5S?

EN EL TRABAJO

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OFICINA???

ALMACÉN???

TALLER???

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¿CUÁL ES SU OBJETIVO?

• Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. No es una mera cuestión de estética. Se trata de mejorar las condiciones de trabajo, de seguridad, el clima laboral, la motivación del personal y la eficiencia y, en consecuencia,

LA CALIDAD, LA PRODUCTIVIDAD Y LA COMPETITIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.

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CARACTERÍSTICASCARACTERÍSTICAS

• Promover y estimular la participación de todos los miembros de la institución

• Trabajar en equipo• Desarrolla la creatividad • Recuperación y uso de materiales sin movimiento.• Es un impulsor de cualquier sistema de gestión y

especialmente de seguridad• Crear nuevos hábitos• Aprender a cambiar• Se crea un mejor estilo de vida

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El Desorden y la Suciedad me estan

causando problemas

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La implantación de las 5S se basa en el trabajo en equipo. Permite involucrar a los trabajadores en el proceso de mejora desde su conocimiento del puesto de trabajo. Los trabajadores se comprometen. Se valoran sus aportaciones y conocimiento.

LA MEJORA CONTINUA SE HACE UNA TAREA DE TODOS.

1 S ?2 S ?

5 S ?4 S ?

3 S ?

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Beneficios directos del 5´S

Seguridad• Accidentes

• Ausentismo

Eficiencia• Productividad

• Energía Positiva

Calidad•Satisfacción de clientes• Velocidad de respuesta y de mejora

Eliminación de Desperdicios

– Mantenimiento preventivo.

– Sugerencias de mejora.

5 S

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¿CÓMO SE PODRÍAN DEFINIR LAS 5S?

1 S ?2 S ?

5 S ?4 S ?

3 S ?

Como un estado ideal en el que:Los materiales y útiles innecesarios se han eliminado.Todo se encuentra ordenado e identificadose han eliminado las fuentes de suciedad,existe un control visual mediante el cual saltan a la vista las desviaciones o fallos, ytodo lo anterior se mantiene y mejora continuamente.

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Las 5S japonesas son:

1SSeiri

2S

Seiton

5SShitsuke

4SSeiketsu

3SSeiso

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•Recordarlas en japonés es más difícil por lo tanto les hemos dado la siguiente interpretación aunque no empiecen necesariamente con “S”.

1 SSeiri

Seleccionar

2 SSeiton

Organizar

5 SShitsuke

Seguir estándares4 S

SeiketsuEstandarizar

3 SSeiso

Limpiar

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¿QUÉ NO SON LAS 5S?

• Las 5S no son los ZAFARRANCHOS DE LIMPIEZA que se organizan ante la visita del Consejo de Administración,

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1S = Seleccionar

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“MANTENER SOLO LO NECESARIO”

Revisar el área de trabajo y:Separar lo que sirve de lo que no sirve.De lo que sirve, separar lo necesario

de lo innecesario.Definir un lugar donde poner

temporalmente lo que no necesito pero puede servir a alguien.

Decidir que se hará con las cosas.

1SSeleccionar

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•Una vez seleccionado lo necesario se puede clasificar por frecuencia de uso

ARCHIVOPAPELES

MESASMATERIALES

HERRAMIENTAETC

ES POSIBLEQUE SE USE

VARIASVECES AL

DIA

CADAHORA

ALGUNASVECES AL

AÑO

ALGUNASVECES AL

MES

VARIASVECES

PORSEMANA

Colocaren bodegao archivo

Colocar enbodega

Colocar en elárea

Colocar enotra área

Colocarjuntoa la persona

Colocarcerca de lapersona.

1S

Seleccionar

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Decidir qué se hará con las cosas innecesarias

• Definir en cada planta un lugar “temporal” a donde enviar las cosas que ya no se necesitan, pero indicando la condición en que se encuentra el artículo

• JUSTIFICACIÓN .- El no aplicar el Seiri se pueden presentar algunos de los siguientes problemas:

1SSeleccionar

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• La planta de producción y los talleres es insegura, se presentan mas accidentes, se pierde tiempo valioso para encontrar algún material y se dificulta el trabajo.

• El producto en proceso o final en exceso, los cajones y armarios que se utilizan para guardar elementos innecesarios crean el efecto "jaula de canario" el cual impide la comunicación entre compañeros de trabajo.

• En caso de una señal de alarma, las vías de emergencia al estar ocupadas con productos o materiales innecesarios, impide la salida rápida del personal.

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• Es necesario disponer de armarios y espacio medido en metros cuadrados para ubicar los materiales innecesarios. El costo financiero también se ve afectado por este motivo.

• Es más difícil de mantener bajo control el stock que se produce por productos defectuosos. El volumen existente de productos en proceso permite ocultar más fácilmente los stocks innecesarios.

• El cumplimiento de los tiempos de entrega se pueden ver afectados debido a las pérdidas de tiempo al ser necesario mayor manipulación de los materiales y productos

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BENEFICIOS

• Abrir espacio.• Eliminación de desperdicio.• Se descartan artículos obsoletos.• Reducción de inventarios.• Mejor distribución de recursos.

1SSeleccionar

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2SOrganizar

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“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

Organizar significa poner las cosas en orden, tener una ubicación y disposición de cualquier artículo, de tal manera que esté listo para que cualquiera lo pueda usar en el momento que lo necesite.

2SOrganizar

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Una forma de hacerlo es:

• Definir un nombre para cada clase de artículos.• Decidir donde guardar las cosas, tomando en cuenta la frecuencia

de uso.• Decidir cómo acomodar las cosas tomando en cuenta que sea

fácil de:– Localizar por cualquiera (autoexplicativo)– Sacar y devolver a su lugar de origen– Detectar faltantes (vgr. préstamo)– Reponer (inventario)– Quitar puertas o etiquetarlas.– 1as. Entradas, 1ras. Salidas.

2S

Organizar

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Beneficios para el Trabajador2S

Organizar

• Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo

· Se mejora la información en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial. · El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad. · La presentación de la planta se mejora, comunica orden, responsabilidad y compromiso con el trabajo. ·        

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• Se libera espacio. · El ambiente de trabajo es más agradable. · La seguridad se incrementa debido a la demarcación de todos los sitios de la planta y a la utilización de protecciones transparentes especialmente los de alto riesgo

2SOrganizar Beneficios para el Trabajador

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El equipo ya está limpio, ahora si podré trabajar tranquilo Ahora todo es fácil

de encontrar desde cuando las cosas están en orden

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• La empresa puede contar con sistemas simples de control visual de materiales y materias primas en stock de proceso.

• Eliminación de pérdidas por errores. • Mayor cumplimiento de las órdenes de trabajo. • El estado de los equipos se mejora y se evitan averías. • Se conserva y utiliza el conocimiento que posee la empresa. • Mejora de la productividad global de la planta

Beneficios Organizativos2SOrganizar

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3S - Limpiar

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“Crear un lugar de trabajo

impecable”

• Un sitio sucio y desordenado:

– Atenta contra la seguridad física y mental.

– Afecta la calidad del producto.

3SLimpiar

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• El éxito en la limpieza de una empresa depende de la actitud de su personal.

3SLimpiar

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Las 3 etapas de la limpieza:

• Area individual• Areas comunes• Areas difíciles

3SLimpiar

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BENEFICIOS :

• Evitar accidentes.• Disminuir reparaciones costosas.•Tomar acciones correctivas inmediatas.• Un lugar impecable de trabajo.

3SLimpiar

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“ PRESERVAR ALTOS NIVELES DE

ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA”

4SEstandarizar

4SEstandarizar

Beneficios 4SEstandarizar

• Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo. • Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar

impecable el sitio de trabajo en forma permanente. • Los operarios aprender a conocer en profundidad el equipo. • Se evitan errores en la limpieza que puedan conducir a accidentes

o riesgos laborales innecesarios. • La dirección se compromete más en el mantenimiento de las áreas

de trabajo al intervenir en la aprobación y promoción de los estándares

• Se prepara el personal para asumir mayores responsabilidades en la gestión del puesto de trabajo.

• Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa la productividad de la planta

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Control visual

• Usar símbolos, colores, letreros para que el estándar se explique por sí mismo.

4SEstandarizar

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¿Qué podemos implementar?

• Delimitación y señalización de áreas.• Etiquetación de:

Accesorios Equipo Herramientas Refracciones Archiveros y archivos. Etc.

4SEstandarizar

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“Mantener lo logrado”

• Para mantener lo logrado se necesita:

DISCIPLINA

COMPROMISO

5SSeguir los

Estándares

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Disciplina:

• Hábito de usar los estándares establecidos.

• Respeto hacia los demás.

5SSeguir los

Estándares

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Cómo promover la disciplina

• Establecer procedimientos estándares de trabajo (PET) entre todos.

• Asegurar entendimiento de los estándares.

• Apoyarse con la técnica de “Aprender haciendo”

• Predicar con el ejemplo.

5SSeguir los

Estándares

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Compromiso

La persona comprometida demuestra persistencia en el logro de sus fines.

Se puede ser disciplinado y sin embargo no estar comprometido.

Compromiso es entusiasmo.

5SSeguir los

Estándares

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• Los primeros en comprometerse con la mejora del ambiente de trabajo deben ser los directivos, con la: Aplicación y seguimiento de tareas. Capacitación. Promoción y motivación. Y lograr el compromiso de todas las demás personas de la

empresa.

Compromiso...5S

Seguir losEstándares

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Con sus hábitos y participaciónpueden hacer la diferencia entre

un ambiente en apariencia favorable

y uno realmente óptimo.

DIRECTIVOS

TODOS

Compromiso

Debe facilitar los medios paralograr un lugar de trabajo seguro

y confortable

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CÓMO APLICAR LA METODOLOGÍA DEIMPLANTACIÓN AUTÓNOMA 5S

• No se asuste, pero la metodología tiene dos fases de implantación, por las que hay que pasar sucesivamente, y varias etapas que hay que cubrir para cada una de las 5S.

• Área piloto• Generalización

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Participantes en la implantación de las 5S.

• Todos los niveles de la empresa u organización deberán tomar parte en la implantación.LA GERENCIA . Es la máxima responsable del Programa 5 S. Se necesita un firme convencimiento por su parte sobre la importancia de la Organización, el Orden y la Limpieza como disciplina básica en la actividad diaria de la empresa u organización para que un Programa 5S tenga éxito.

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¿Cuáles son sus funciones ?• Sus funciones consisten en:• Liderar el Programa 5 S.• Mantener un compromiso activo.• Promover la participación de todos los implicados.• Dar seguimiento al programa.

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PARADIGMAS QUE IMPOSIBILITAN LA IMPLANTACIÓN DE LAS 5S

• En una empresa han existido y existirán paradigmas que imposibilitan el pleno desarrollo de las 5S. La estrategia de las 5S requiere de un compromiso de la dirección para promover sus actividades, ejemplo por parte de los supervisores y apoyo permanente de los jefes de los sitios de trabajo. El apoyo de la dirección con su mirada atenta permanente de la actuación de sus colaboradores, el estímulo y reconocimiento es fundamental para perpetuar el proceso de mejora. La importancia que los encargados y supervisores le den a las acciones que deben realizar los operarios será clave para crear una cultura de orden, disciplina y progreso personal.

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PARADIGMAS DE LA DIRECCIÓN

PARADIGMA 1.  • Es necesario mantener los equipos sin parar.

• La dirección ante las presiones de entregar oportunamente y en cantidades suficientes los productos que se fabrican, no acepta fácilmente que en un puesto de trabajo es más productivo cuando se mantiene impecable, seguro, en orden y limpio. Se considera que la limpieza es una labor que consume tiempo productivo, pero no se aprecia los beneficios de esta de ayudar a eliminar las causas de averías como el polvo, lubricación en exceso y fuentes de contaminación

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PARADIGMA 2

• ¿Llevo 10 años... porqué debo limpiar?

• El trabajador considera que es veterano y no debe limpiar, que esta es una tarea para personas con menor experiencia. Por el contrario, la experiencia le debe ayudar a comprender mejor sobre el efecto negativo de la suciedad y contaminación si control en el puesto de trabajo. Los trabajadores de producción asumen a veces que su trabajo es hacer cosas, no organizarlas y limpiarlas. Sin embargo, es una actitud que tiene que cambiar cuando los trabajadores empiezan a comprender la importancia del orden y la limpieza para mejorar la calidad, productividad y seguridad

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PARADIGMA 3 • Necesitamos mas espacio para guardar todo lo que tenemos.

• Esto sucede cuando al explicar las 5 `s a los trabajadores, su primera reacción ante la necesidad de mejorar el orden es la pedir más espacio para guardar los elementos que tienen. El frecuente comentario es ".......jefe necesitamos un nuevo armario para guardar todo esto...."

 • Es posible que al realizar la clasificación y el ordenamiento de los

elementos considerados, sobre espacio en los actuales armarios y la mayoría de los elementos sean innecesarios

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PARADIGMA 4 • No veo la necesidad de aplicar las 5's

• Puede ser muy difícil implantar las 5's en empresas que son muy eficientes o muy limpias como en el caso de las fábricas de productos personales o farmacia. Sin embargo, no todo tiene que ver con la eliminación de polvo o contaminación. Las 5's ayudan a mejorar el control visual de los equipos, modificar guardas que no dejan ver los mecanismos internos por guardas plásticas de seguridad que permitan la observación del funcionamiento de los equipos; o la aplicación de las 5's en el cuidado de nuestras mesas de trabajo y escritorios...

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DE LA 6ª A LA 9ª "S"

RELACIONADAS CON LA MEJORA DE USTED MISMO

6. SHIKARI – CONSTANCIA.• Es la capacidad de una persona para mantenerse firmemente en

una línea de acción. La voluntad de lograr una meta. Existe una palabra japonesa konyo que en castellano traduce algo similar a la entereza o el estado de espíritu necesario para continuar en una dirección hasta lograr las metas.

• La constancia en una actividad, mente positiva para el desarrollo de hábitos y lucha por alcanzar un objetivo. Todo esto es Shikari

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7. SHITSUKOKU – COMPROMISO

• Es cumplir con lo pactado. Los procesos de conversación generan compromiso. Cuando se empeña la palabra se hace todo el esfuerzo por cumplir. Es una ética que se desarrolla en los lugares de trabajo a partir de una alta moral personal.

• Algunas personas logran ser disciplinadas y constantes (5ª S y 6ª S). Sin embargo, es posible que las personas no estén totalmente comprometidas con la tarea.

• Shitsukoku significa perseverancia pala el logro de algo, pero esa perseverancia nace del convencimiento y entendimiento de que el fin buscado es necesario, útil y urgente para la persona y para toda la sociedad

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RELACIONADAS CON LA ORGANIZACIÓN Y EMPRESA

8. SEISHOO – COORDINACIÓN • Esta S tiene que ver con la capacidad de realizar un trabajo con

método y teniendo en cuenta a las demás personas que integran el equipo de trabajo. Busca aglutinar los esfuerzos para el logro de un objetivo establecido. Se trata de lograr que los músicos de una orquesta logren la mejor interpretación para el público, donde los instrumentos principales y secundarios actúan bajo una sincronización perfecta de acuerdo a un orden establecido en la partitura.

• Esto mismo debe ser el trabajo en una empresa. Los equipos deben tener métodos de trabajo, de coordinación y un plan para que no queda en lo posible nada a la suerte o sorpresa. Los resultados finales serán los mejores para cada actor en el trabajo y para la empresa.

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9. SEIDO – SINCRONIZACIÓN

• Para mantener el ritmo de la interpretación musical, debe existir una partitura. En el trabajo debe existir un plan de trabajo, normas específicas que indiquen lo que cada persona debe realizar. Los procedimientos y estándares ayudarán a armonizar el trabajo. Seido implica normalizar el trabajo

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Conclusiones• El programa 5´S es todo un reto.• El principio de las 5's puede ser utilizado para romper con los

viejos procedimientos existentes e implantar una cultura nueva a efectos de incluir el mantenimiento del orden, la limpieza e higiene y la seguridad como un factor esencial dentro del proceso productivo, de calidad y de los objetivos generales de la organización

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Conclusiones

• Es por esto que es de suma importancia la aplicación de la estrategia de las 5 S´s, no se trata de una moda sino de un nuevo modelo de dirección o un proceso de implantación que mejora nuestra organización.

• Lograr que este programa funcione implica que todos participen con un verdadero espíritu de trabajo en equipo.

• Los cambios que se pueden lograr con la aplicación de las 5S+1 son altamente visibles.

• Facilita implementar otros programas de calidad con éxito.

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CUESTIONARIO PARA LA REFLEXIÓN. SIGNIFICADO, PROPÓSITOY CONTENIDO DE CADA UNA DE LAS 5S

1. ¿ESTÁ APROVECHANDO EL ESPACIO EN SU ORGANIZACIÓN O EMPRESA AL MÁXIMO, DE MANERA EFICIENTE Y RACIONAL?

2. ¿TODO LA ORGANIZACION TIENE EL MATERIAL – DOCUMENTACIÓN Y HERRAMIENTAS - NECESARIO PARA DESARROLLAR SU LABOR?

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3. ¿ENCUENTRA CUALQUIER HERRAMIENTA O DOCUMENTO EN MENOS DE 30 SEGUNDOS Y SIN NECESIDAD DE DESPLAZARSE DE SU PUESTO DE TRABAJO O DE PREGUNTAR A OTROS? – EXPLIQUE

4. ¿HA HABIDO EN SU EMPRESA AVERÍAS EN LA MAQUINARIA POR FALTA DE LIMPIEZA?

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5. ¿SE VE OBLIGADO A DEDICAR ALGUNA JORNADA A LIMPIAR EN VEZ DE TRABAJAR NORMALMENTE?

6. ¿ESTÁ SU LUGAR DE TRABAJO MEJOR ORGANIZADO, MÁS LIMPIO Y ORDENADO QUE HACE UN AÑO?

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¡ Sigue la puestaen práctica!

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