About importance of professional stakeholder communication during a project delivery ( in Finnish) Tieto asiakasprojektin henkivakuutus

©20

13Ti

eto

Cor

pora

tion

Systemaattinenprojektiviestintä– asiakasprojektin henkivakuutus

Kia Haring

Head of Marketing OperationsTieto, [email protected]

© 2013 Tieto Corporation

Tarinani tänään1. Projektipäälliköt maineen rakentajana2. Viestintä osana projektikyvykkyyden

kehittämistä3. Viestintä asiakasprojekteissa

2

©20

13Ti

eto

Cor

pora

tion

Projektipäällikötmaineen rakentajana


Powerfulchannels

Projektipäälliköt ja ylin johto –parhaat kanavat maineen rakentamiseen

4

Reach: % of stakeholders who value the channel very/quite much

Effe

ct:H

owm

uch

high

erev

alua

tions

they

give

* Customers only, **Media and investors only, ***Investors only

Customer service*

Trade andnews media

Social media

Professionalorganizations, unions

Press releases,publications

Trade fairs

Newsletters Projectmanager*

Investormeetings***

Tieto experts*

Tieto uppermanagement

Visits**

Customerseminars, events*

Website

(Source: Reputation survey 2012/ Tieto, Pohjoisranta)

©20

13Ti

eto

Cor

pora

tion

Viestintä osanaprojektikyvykkyydenkehittämistä


Viestintä osana projektikyvykkyydenkehittämistä – tavoitteet

6

1. Pilottiprojektin valinta

Vastataan ”Aamu”- projektinvälittömään viestintätarpeeseen

Saadaan kokemusta ja ymmärrystäTieto-tasoisen mallin pohjaksi

2. Pilotin jälkeen malli yleistetäänkaikkien projektien käyttöön

Saadaan viestintämallin hyödytkaikkien projektien käyttöön


Miksi ”Aamu”-projekti?

Projekti on hyvin näkyvä ja vaikuttaa Tiedon julkisuuskuvaanja jatkomyyntipotentiaaliin.

Kriisiviestintä yhdessä asiakkaan kanssa oli osoittautunuthaastavaksi muutamassa Tiedon aiemmassa projektissa –”Aamu” on tyypillinen projekti, jossa maineriski on tiedostettu.

Odotukset viestinnälle projektissa oli määrittämättä.

Projektin viestintävastuita ja -käytäntöjä ei oltu sovittuasiakkaan kanssa.

7

©20

13Ti

eto

Cor

pora

tion

Viestintäasiakasprojekteissa


Viestinnän tuotokset

9

Projektin sidosryhmä-viestinnän prosessit

• Tapahtumissaesiintyminen

• Mediakohtaamistenkoordinointi

• Kriisiviestintä

• Projektin etapeistaviestintä

• Sidosryhmäviestintä

Viestintä-suunnitelma

• Viestinnän tavoitteet japääviestit

• Sidosryhmäanalyysi

• Kanavasuunnitelma

• Viestinnän mittarit

• Hankkeen pääviestit jakohdennetut viestitkeskeisillesidosryhmille

Projektinviestintä-kit

• Projektinkalvokirjasto;

• Tausta, tavoitetila,

• Projektisuunnitelmankeskeiset vaiheet

• Tavoitteet ja hyödyt

• Muutoksen kuvaus

• Aikataulu

Usein kysytytkysymykset -lista

• Lista kysymyksistä,joita eri sidosryhmätkysyvät, vastauksetniihin

• Projektiviestijäpäivittää materiaalialäpi koko projektin jasen jalkautuksen


Esimerkki:Kriisiviestintä – prosessikaavio

10

1. Tieto kriisitilanteestaprojektijohdoille javiestintävastaaville

2. Kriisiryhmänja -omistajannimeäminen

3. Kriisintiedotuskäytäntöjenvalmistelu ja tiedotus

4. Kriisitilanteestaviestiminen projektille

5. Medialausunnonmuokkaus yhdessäasiakkaan kanssa

6. Medialausunnonhyväksyttäminen

7. Lausunnon antaminenjulkisuuteen

8. Media-kommentoinninseuraaminen jajatkotoimenpiteidensuunnittelu

9. KriisiviestinnänLessons Learned

ViestintäMuu vastuuhenkilö


Miksi asiakasprojektienviestinnän malli tarvitaan?

• Viestinnän roolit ja vastuut ovat kaikille selkeät• Päällekkäinen tekeminen ja vahingossa tekemättä jääminen minimoituvat• Toiminta tehostuu ja laatu paranee• Asiakas tietää joka tilanteessa, missä mennään

11

Liiketoimintajohtaja Projektin omistaja Myyntijohto ja -vastaava

Projektipäällikkö ja -tiimi Viestintäorganisaatio

Lisämyyntimahdollisuudetparanevat

Katemaksimoituu

Epäonnistumisenriski pienenee

Asiakastyytyväisyyskasvaa

Maineriskiminimoituu


Viestinnän roolia arvostetaan

12

”Viestinnän panostus ontodella arvokas apu projektille.”Projektin omistaja, Aamu-projekti

” Laadukasta jaammattimaista työtä.”Projektijohtaja, Aamu-projekti

”Tekninen tieto jalostuu useillesidosryhmille viestittävään muotoon.Parantaa projektin sisäistä tiedonkulkuaja siten sitouttaa projektin jäseniä. Tukeeasiakkaan viestintää eri sidosryhmille.”Projektiviestijä, Aamu-projekti

©20

13Ti

eto

Cor

pora

tion