Tema 4

Preguntas

Henry Laurence Gantt (1861 - 23 de noviembre de 1919) fue un ingeniero mecánico yconsultor famoso por el desarrollo del diagrama de Gantt en 1910.

Gantt nació en Calvert County, Maryland, E.U.A. Se graduó de la McDONOGH School en1878 y luego pasó a la Universidad Johns Hopkins. Trabajó como profesor y dibujanteantes de convertirse en ingeniero mecánico. En 1887, se incorporó a Frederick W. Tayloren la aplicación de los principios de la Administración Científica con su trabajo enMidvale Steel y Bethlehem Steel (Donde trabajo con Taylor hasta 1893). En su carreracomo consultor (después de la invención del diagrama de Gantt) diseñó el sistema debonos de tareas y sistema de pago de salarios y otros métodos de medición de laeficiencia y productividad de los trabajadores.

La gráfica de Gantt es unos de los primeros métodos y el más utilizado en laadministración de proyectos. A través de esta gráfica se puede planificar diversasactividades en un periodo determinado o chequear los avances de un proyecto con loque puede aplicarse un esfuerzo adicional a las partes rezagadas de una operación antesque se vea amenazado el cumplimiento de la fecha de terminación global.

La gráfica de Gantt tiene como objetivo fundamental el cumplimiento de susactividades y la culminación del proyecto planeado de una forma ordenada ycoherente.

El tercer principal contribuyente al área de la administración científica fue Henry L.Gantt su filosofía administrativa se describe por su afirmación de que "lasdiferencias esenciales entre los mejores sistemas del día de hoy y los del pasadoradican en la forma en que las tareas son «programadas» y la forma en la cual suejecución es recompensada ". Siguiendo su propio razonamiento, Gantt trató demejorar los sistemas o las organizaciones mediante innovaciones en la programaciónde las tareas y compensaciones o premios.

La gráfica de Gantt es la primera herramienta de programación que él desarrolló,esta gráfica proporciona a los administradores un resumen fácilmente comprensibledel trabajo que ha sido programado para periodos específicos, el avance de estetrabajo y quien los ha realizado.

Un diagrama de Gantt es un tipo de gráfico de barras que ilustra un calendario delproyecto. Algunos gráficos de Gantt también muestran la dependencia, es decir unared que muestra las relaciones entre las actividades. Los diagramas de Gantt sepueden utilizar para mostrar en el calendario el estado de las actividades de cadatrabajador.

El primer diagrama de este tipo fue desarrollado por Karol Adamiecki, quiendesarrollo un Ha monograma. Pero Adamiecki no publico su diagrama hasta 1931.Henry Gantt dio a conocer su diagrama en el año 1910, publicado por la RevistaIngeniería en Nueva York.

En la década de 1980, la tecnología de la computación alivio la creación y ediciónde gráficos de Gantt. Estas aplicaciones fueron destinadas principalmente a losdirectores y programadores de proyectos. A finales de 1990 y principios del 2000, losgráficos Gantt se convirtieron en una característica común de las aplicacionesbasadas en Internet.

Se obtiene una imagen relativamente simple de un sistema complejo. Es decir que, deforma muy visual, se nos pone delante una gráfica que refleja la organización de lasfases de un proyecto. Aquí la frase “una imagen vale más que mil palabras” es del todoaplicable, ya que la visualización del diagrama de Gantt facilita enormemente lacomprensión de todo el proceso.

Ayuda a organizar las ideas. Cuando los objetivos y las acciones se dividen en segmentosmás pequeños resultan más accesibles, más fáciles de alcanzar. A la vez, se ve más clarasu posible complejidad. La construcción de un diagrama de Gantt obliga a seccionar eltodo en diferentes partes y crea un cuadro con todas sus piezas.

Demuestra el conocimiento, el “savoir faire” de quien lo crea. Cuando se diseña undiagrama de Gantt bien presentado, con las tareas debidamente organizadas yadecuadamente asignados sus recursos, dice mucho acerca de la profesionalidad deldirector del proyecto. Se percibe enseguida si éste conoce a fondo las necesidades yobjetivos, y resulta un elemento predictor acerca de sus posibilidades de éxito.

Contribuye a establecer plazos realistas. Las barras del gráfico indican en qué período se completará una tarea o un conjunto de tareas. Permite tomar una perspectiva temporal adecuada y es útil para la consecución a tiempo de los objetivos fijados. Importante es también tener en cuenta otros eventos de la compañía ajenos al proyecto, que podrían consumir también recursos y tiempo.

Resulta de gran utilidad para otros departamentos no involucrados en el proyecto. Como el diagrama de Gantt es una herramienta muy gráfica, cualquier persona puede comprender fácilmente cuáles son las etapas del proceso. Situarlo en un lugar visible y en formato grande, donde todo el mundo pueda verlo, ayudará a que se recuerden los objetivos y se conozca cuándo van a tener lugar las acciones planificadas.

Pueden llegar a ser extraordinariamente complejos. A excepción de los proyectosmás sencillos, en general puede que confluyan un gran número de tareas a realizar ymúltiples recursos a considerar para poder desarrollarlos de forma eficiente. Existenexcelentes aplicaciones de software que facilitan la gestión de las accionesplanificadas. Aun así, cuando el proyecto es demasiado complejo, se recomiendaque sean varias personas las que se encarguen de administrarlo. Las grandesempresas lo tienen más fácil, ya que poseen más y mejores medios para poner alcargo a varios directores de proyecto expertos.

La longitud de las barras no indica la cantidad de trabajo, sino sólo latemporalización. Las barras del diagrama de Gantt muestran el período de tiempodurante el cual se completará un conjunto particular de tareas, pero sin informaracerca de la cantidad de recursos que es necesaria. Por ejemplo, una barra cortapuede representar más horas de trabajo, es decir, más recursos, que una barra máslarga: puede ocurrir que una tarea deba completarse en menos días, pero querequiera más carga de trabajo por día.

Se precisa una actualización constante. Durante el desarrollo de un proyecto, lascondiciones y situaciones van variando en relación a la previsión inicial. Si seemplea un diagrama de Gantt, es necesario poder modificarlo fácilmente y confrecuencia. Si no se hace así, no resultará útil. En este punto, las herramientas desoftware son de gran ayuda, sobre todo para directores de proyecto con menosexperiencia.

Difícil de plasmar en una sola hoja de papel. Generalmente, los diagramasrealizados por ordenador están diseñados para ser visualizados en pantalla, divididosen segmentos que se unen para ver el proyecto al completo. Para imprimir el gráficoen papel, se deberá hacer por partes para, después, unirlas entre sí. Si se quiereexponer el diagrama en un lugar visible a todos y mantenerlo actualizado, estehecho puede ser un auténtico inconveniente por la carga de trabajo que conlleva.

Gestión de proyectos por medio de la herramienta del valor ganado:

La Técnica del Valor Ganado es una herramienta de Gestión de Proyectos que desarrollae integra los parámetros técnicos, de costes, y de planificación en una únicaherramienta. La implantación del método y su utilización supone un proceso iterativo. Através de La línea base del rendimiento (PMB) es la línea base que queda determinadapor el coste planificado de las tareas que componen el proyecto. Como es lógicocoincidirá con el coste del trabajo planificado.

Herramientas informáticas para gestión de proyectos. A nuestro entender laherramienta informática más usadas en la gestión de Proyectos es: Microsoft Project

Esta herramienta permite programar las actividades del proyecto en un horizonte detiempo, asignar recursos y responsables a cada una de ellas, hacer seguimiento alprogreso del proyecto y administrar el presupuesto. También es posible encontrar elcamino crítico haciendo un análisis PERT y trazar gráficas Gantt. Aplica los conceptosdescritos del PMI, y en general se puede afirmar que está estructurado alrededor de tresgrandes conceptos de gestión de proyectos: Gantt, Pert y CPM.

Primavera Project Planner:

Primavera Project Planner es una herramienta menos difundida que la anterior, perotambién conocida en el área de gestión de proyectos y es utilizada en todo tipo deindustrias, aunque fue inicialmente desarrollado para los proyectos de ingeniería yconstrucción. De hecho muchos de los ejemplos o tutoriales que se consiguen en la redtienen como fondo proyectos en estas categorías (construcción). Algunos la recomiendancomo una herramienta más potente que el Project de Microsoft aunque menos intuitiva,y por ello más difícil de Iniciarse en su aplicación.

OPX2-NPD:

Se trata de una herramienta diseñada como un sistema integrado de gestión deproyectos, que cubre, entre otros aspectos: control de costos, gestión de portafolios,gestión de recursos, planificación de tiempos y trabajo colaborativo. En ese sentido,conceptualmente es diferente a los dos software comentados anteriormente, siendomucho más poderosa esta aplicación, y debe entenderse como una plataforma detrabajo para toda la empresa, más que como unsoftware de usuario.

PERT: método del camino crítico PERT. Las traducción de las siglas en inglés significan: técnica derevisión y evaluación de programas, es una técnica de redes desarrollado en la década de los 50,utilizada para programar y controlar programas a realizar. Cuando hay un grado extremo deincertidumbre y cuando el control sobre el tiempo es más importante sobre el control del costo,PERT es mejor opción que CPM.

Características:

Probabilístico.

Considera que la variable de tiempo es una variable desconocida de la cual solo setienen datos estimativos.

El tiempo esperado de finalización de un proyecto es la suma de todos los tiempos esperados delas actividades sobre la ruta crítica.

Suponiendo que las distribuciones de los tiempos de las actividades son independientes, (unasuposición fuertemente cuestionable), la varianza del proyecto es la suma de las varianzas de lasactividades en la ruta crítica.

Considera tres estimativos de tiempos: el más probable, tiempo optimista, tiempo pesimista.

CPM: La traducción de las siglas en inglés significan: método del camino crítico, esuno de los sistemas que siguen los principios de redes, que fue desarrollado en 1957y es utilizado para planear y controlar proyectos, añadiendo el concepto de costo alformato PERT. Cuando los tiempos y costos se pueden estimar relativamente bien, elCPM puede ser superior a PERT.

A medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar ymonitorear el progreso. Si ocurre algún retardo en el proyecto, se hacen esfuerzospor lograr que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la asignación derecursos. Considera que las actividades son continuas e interdependientes, siguenun orden cronológico y ofrece parámetros del momento oportuno del inicio de laactividad. Considera tiempos normales y acelerados de una determinada actividad,según la cantidad de recursos aplicados en la misma.

El campo de acción de este método es muy amplio, dada su gran flexibilidad yadaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeño. Para obtener los mejores resultadosdebe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes características:

Que el proyecto sea único, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad.

Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de el, en un tiempo mínimo, sinvariaciones, es decir, en tiempo crítico.

Que se desee el costo de operación más bajo posible dentro de un tiempo disponible.

Dentro del ámbito aplicación, el método se ha estado usando para la planeación y controlde diversas actividades, tales como construcción de presas, apertura de caminos,pavimentación, construcción de casas y edificios, reparación debarcos, investigación de mercados, movimientos de colonización, estudios económicosregionales, auditorias, planeación de carreras universitarias, distribución de tiempos desalas de operaciones, ampliaciones de fábrica, planeación de itinerarios para cobranzas,planes de venta, censos de población, etc., etc.

Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado,desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores deproyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, darseguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2013 es la másreciente a febrero de 2013) es útil para la gestión de proyectos, aplicandoprocedimientos descritos en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge)del Project Management Institute.

Microsoft Project (o MSP o Microsoft Project) es un software de administración deproyectos desarrollado y vendido por Microsoft. La primera versión del programa fuelanzada para el sistema operativo DOS en 1984 por una compañía que trabajabapara Microsoft. Microsoft adquirió todos los derechos del software en 1985 y produjola versión 2. La versión 3 para DOS fue lanzada en 1986. La versión 4 para DOS fue laúltima versión para este sistema operativo, comercializada en 1987. La primeraversión para Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada versión 1 para Windows.Un dato interesante es que la primera versión para DOS introdujo el concepto deLíneas de dependencia (link lines) entre tareas en la gráfica de Gantt. Aunque estesoftware ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta elmomento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de Office. Está disponibleen dos versiones: Standard y Professional.

Realice el Diagrama de Gantt con las fases presentadas del proyecto:Implementación de seguridad física de la empresa XXXX

Tareas Fecha de Inicio Duración Fecha final

Documentación Requerimientos 01/01/2015 11 12/01/2015

Crear comité calidad 01/01/2015 2 03/01/2015

Determinar riesgos 03/01/2015 2 05/01/2015

Ajustar presupuesto 05/01/2015 1 06/01/2015

Tecnologias requeridas 06/01/2015 2 08/01/2015

Estimar costos 08/01/2015 1 09/01/2015

Contratacion personal 09/01/2015 3 12/01/2015

Adquisicion de equipos 12/01/2015 13 25/01/2015

Identificar proveedores 12/01/2015 2 14/01/2015

Identificar equipos 14/01/2015 1 15/01/2015

Proceso de Cotizaciones 15/01/2015 4 19/01/2015

Selección de proveedores 19/01/2015 1 20/01/2015

Revision plan de calidad productos 20/01/2015 2 22/01/2015

Determinar riesgos 22/01/2015 2 24/01/2015

Aprovacion de Compra de equipos 23/01/2015 1 24/01/2015

01/01/2015 06/01/2015 11/01/2015 16/01/2015 21/01/2015

Documentación Requerimientos

Crear comité calidad

Determinar riesgos

Ajustar presupuesto

Tecnologias requeridas

Estimar costos

Contratacion personal

Adquisicion de equipos

Identificar proveedores

Identificar equipos

Proceso de Cotizaciones

Selección de proveedores

Revision plan de calidad productos

Determinar riesgos

Aprovacion de Compra de equipos

Fecha de Inicio Duración

Considere que el proyecto propuesto en el Cap.2 esta aprobado. La fase deplaneación ha iniciado. Debe entregar lo siguiente: Plan de Gestión delTiempo del Proyecto y Diagrama de Gantt del Proyecto.

Orden Nombre Tarea/Actividad Duracion/días Predecesora Sucesora Responsable

N/A Diseño de la red 5

1 Levantamiento de la infraestructura actual 1 N/A 2 Gerente del proyecto

2 Identificiacion de fallas en la red de ITLA 1 1 3 Coodinador

3 Diseño de nueva implementación a instalar 3 2 4 Gerente de TI

N/A Manual de implementación 4

4 Fases de implementación 3 3 5 Gerente del proyecto

5 Evaluar el alcance de la red 1 4 6 Gerente del proyecto

N/A Instalación 5

6 Identificar las áreas en que se instalará 2 5 7 Coodinador

7 Estructuración de la nueva red 3 6 8 Coodinador

N/A Implementación 6

8 Instalar y configurar equipos nuevos 3 7 9 Gerente de TI

9 Realizar pruebas de concepto 2 8 10 Gerente de TI

10 Cierre del proyecto 1 9 N/A Gerente del proyecto

Hito 4: Implementación y Cierre concluido

Hito 1: Diseño concluido

Hito 2: Manual de Implementación Listo

Hito 3: Instalación en espera de iniciación

Tareas Fecha de inicio Duración Fecha final

Diseño de la red 04/03/2015 5 09/03/2015

Levantamiento de la infraestructura actual 04/03/2015 1 05/03/2015

Identificiacion de fallas en la red de ITLA 05/03/2015 1 06/03/2015

Diseño de nueva implementación a instalar 06/03/2015 3 09/03/2015

Manual de implementación 09/03/2015 4 13/03/2015

Fases de implementación 09/03/2015 3 12/03/2015

Evaluar el alcance de la red 12/03/2015 1 13/03/2015

Instalación 13/03/2015 5 18/03/2015

Identificar las áreas en que se instalará 13/03/2015 2 15/03/2015

Estructuración de la nueva red 15/03/2015 3 18/03/2015

Implementación 18/03/2015 6 24/03/2015

Instalar y configurar equipos nuevos 18/03/2015 3 21/03/2015

Realizar pruebas de concepto 21/03/2015 2 23/03/2015

Cierre del proyecto 23/03/2015 1 24/03/2015

04/03/2015 06/03/2015 08/03/2015 10/03/2015 12/03/2015 14/03/2015 16/03/2015 18/03/2015 20/03/2015 22/03/2015 24/03/2015

Diseño de la red

Levantamiento de la infraestructura actual

Identificiacion de fallas en la red de ITLA

Diseño de nueva implementación a instalar

Manual de implementación

Fases de implementación

Evaluar el alcance de la red

Instalación

Identificar las áreas en que se instalará

Estructuración de la nueva red

Implementación

Instalar y configurar equipos nuevos

Realizar pruebas de concepto

Cierre del proyecto

Fecha de inicio Duración