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Redução de custo através da revisão e otimização de processos de
suprimentos e de modelos de contratação de fornecedores
Como resolver os desafios de Produtividade & Custos da sua organização
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TRILHAS TEMÁTICASSeis temas, grandes debates, resultados excepcionais
RACIONALIZAÇÃO E REDUÇÃO DE
DESPESAS
REDUÇÃO DE CUSTO E DESPERDÍCIOS EM
PROCESOSS
ORGANIZAÇÃO E PESSOAS
CONCEPÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE SOLUCÕES DE TI POR MEIO DE PROCESSOS
BPM E TRANSFORMAÇÃO
DIGITAL
Como reduzir custos estruturando melhores
contratos com fornecedores e
racionalizando gastos com despesas gerais de
materiais e serviços.
Como otimizar o custo dos seus processos através da alocação
eficiente dos recursos humanos (sizing) e de
ações focadas em redução de perdas e
desperdícios?
Como processos habilitam transformações
de pessoas e organizações,
contribuindo para a produtividade e a competitividade.
Como entregar melhores soluções e acelerar
projetos de desenvolvimento
conectando as abordagens de BPM, especificação de
sistemas e desenvolvimento ágil
Os 3 desafios de um BPMS: Velocidade e
autonomia no desenvolvimento de
soluções! Produtividade e experiência digital na
execução de seus processos!
INSIGHTS E LIÇÕES APRENDIDAS E PROJETOS DE
TRANSFORMAÇÃO
O O que aprendemos com os últimos 10 anos e mais de 2000 projetos de
BPM realizados.
QUAIS ASOPORTUNIDADES
NA REVISÃODO PROCESSO E
PRÁTICAS DE PROCUREMENT?
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OPORTUNIDADE DE SAVINGS EM DESPESAS SG&A
Fonte: Bain – How to make the most of your back office (2007)
Reestruturar/ Centralizar
Offshore/ Terceirização
Dados de Referência
Eliminar Atividades
Cobrar taxas de serviços
Comprar Melhor a Preço Reduzido
Agilizar e Automatizar Processos
Existem diversas intervenções que habilitam savings nas atividades de backoffice. Cada intervenção possui um potencial de redução de despesas G&A:
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Eliminar Atividades
Cobrar taxas de serviços
Comprar Melhor a Preço ReduzidoFa
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Agilizar e Automatizar Processos
Reestruturar/ Consolidar
Offshore/ Terceirização
Fontes de Saving
Fonte: Bain – How to make the most of your back office (2007)
Dados de Referência
Além do potencial de Saving, as intervenções podem ser avaliadas pela facilidade de implementação:
Intervenções em Procurement trazem
reduções médias 10% em relação ao total das despesas
de G&A e são a 3ª intervenção mais fácil de
implementar
OPORTUNIDADE DE SAVINGS EM DESPESAS SG&A
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SAVING POTENCIAL EM PROCUREMENTDados de Referência
O % de Saving Potencial em Procurement é calculado por:
Despesa Base de Procurement
Despesa Potencial de Procurement
= 1 -
O Despesa Base de Procurement é o valor calculado no Ponto de Partida do Projeto de Transformação. O Ponto de Partida é o momento de início da intervenção, considerando as práticas e competências atuais do time de Procurement.
O Despesa Potencial de Procurement é o valor estimado Alvo, a partir da Amplitude da Abordagem do Projeto de Transformação. O Alvo, é o valor a ser atingido no prazo esperado de retorno da intervenção (por ex. ‘em 12 meses’), considerando novas práticas e competências do time.
Saving Potencial
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SAVING POTENCIAL VS PONTO DE PARTIDA O potencial de Saving pode ser substancial, especialmente para times que estão começando a desenvolver suas competências...
Fonte: Bain Co - A fresh look at procurement
Dados de Referência
Pont
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ent
As equipes de Procurement com capacidades básicas, no início do projeto, poderão obter uma economia de...
... enquanto as equipes de compras melhores-da-classe, no início do projeto, ainda podem melhorar ...
... dependendo se elas aplicarem ...
Um estreito conjunto de alavancas de sourcing que inclui
melhorias a curto prazo no preço, mix, especificações e volumes
Um conjunto completo de alavancas de sourcing que inclui preços, mix, especs e volume -bem como reduz
complexidade, aumenta transparência e considera TCO
Amplitude da Abordagem
A EQUIPE DE PROCUREMENT CONSEGUIRÁ
ATINGIR OS MELHORES RESULTADOS
SOZINHA?
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COOPERAÇÃO ENTRE PROCUREMENT E OUTRAS ÁREAS
Fonte: McKinsey Quarterly: Inventing the 21st-century purchasing
organization (2007)
Alavancagem do poder de compra• Renegociar contratos• Ganhos de escala • Mudança de fornecedores
• Negociação• Competência comercial• Conhecimento de
Mercado/Fornecedor
Alavancagem da mudança do produto• Padronização• Mudança de especificação• Design por custo• Busca de substitutos
• Cooperação entre produção, suprimentos e P&D
• Cooperação entre Sup. e operações• Habilidade de transferir
conhecimentos• Colaboração com fornecedores • Conhecimento em Gestão de
fornecedor
Otimização do processo• Reduzir custos com fornecedores• Reduzir estoques• Redesenho do processo
Fatores-chave
Saving total no custo de compra de materiais
Fonte primária do impacto
Distribuição do potencial de Saving por fonte, %
Dados de Referência
QUAIS SÃO AS ETAPAS DE UMA
ABORDAGEM ABRANGENTE DE PROCUREMENT?
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QUAL AS ETAPAS DE UMA ABORDAGEM ABRANGENTE?
Analisar Histórico de
Despesas
AnalisarMercado
Fornecedor
AnalisarFornece-
dores
SanearCadastros eCategorizar
Itens
AnalisarComposição
de Preços
AnalisarTCO
Elaborar RFPs
Efetivas
EnvolverÁreas
Interessadas
DefinirEstratégia
de Sourcing
Realizar Negociações
Estabelecer Contratos
Construir uma Base Robusta de Conhecimento
1
Desenvolver a Estratégia de
Sourcing2
Executar3
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AQUECIMENTO – REFLEXÕES SOBRE PROCUREMENT
A função Procurement é importante o suficiente?
O CPO é empoderado?
A colaboração interfuncional é eficaz o suficiente para conseguir contratos pleno potencial?
Todas as informações de Sourcing esão disponíveis sistêmicamente?
As informações e indicadores de sourcing são confiáveis?
Os itens de compras estão devidamente categorizados?
A equipe de Procurement é capaz de atrair e reter talentos?
Relações estratégicas com os fornecedores estão sendo desenvolvidas?
Você é o cliente preferencial de fornecedores?
O processo de compras é suficientemente rigoroso e transparente?
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O QUE TEMOS APRENDIDO SOBRE ESTRATÉGIAS DE PROCUREMENT?
Case BebidasCo.
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CONTEXTO DO PROJETO BebidasCO.
- Maior agilidade, eficiência e visibilidade do Processo de Procurement
- Aumento da adesão às compras centralizadas, aumentando Savings
- Maior equilíbrio entre qualidade e custo dos materiais desenvolvidos/adquiridos
Total: 90 MM
Compras Centralizadas 30 MM
Compras Regionais: 60 MM
Ponto de Partida: Despesa Base de Procurement:
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FOCO DA ABORDAGEM DE PROCUREMENT DO PROJETO
Analisar Histórico de
Despesas
AnalisarMercado
Fornecedor
AnalisarFornece-
dores
SanearCadastros eCategorizar
Itens
AnalisarComposição
de Preços
AnalisarTCO
Elaborar RFPs
Efetivas
EnvolverÁreas
Interessadas
DefinirEstratégia
de Sourcing
Realizar Negociações
Estabelecer Contratos
Construir uma Base Robusta de Conhecimento
1
Desenvolver a Estratégia de
Sourcing2
Executar3ABORDAGEM AMOSTRAL
ABORDAGEM POR CATEGORIA
ABORDAGEM POR CATEGORIA
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE PROCUREMENT
ANÁLISE E CONSCIENTIZAÇÃO DO TRADE-OFF CUSTOMIZAÇÃO VS SAVING:
Economia de escala – gerado por materiais padronizados VS.
Materiais inovadores – que dispertam o desejo de compra
OBJETIVOS RELEVANTES:
Necessidade de garantia de fornecimentos de itens críticos
Alto nível de dispersão geográfica de recebimento
Priorização de Fornecedores Homologados
Mitigação do risco de exposição da marca
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RESUMO DA ESTRATÉGIA DE NEGOCIAÇÃO POR CATEGORIA
Análise da Importância dos MateriaisClassificação dos materiais de acordo com a sua importância estratégica e o número de fornecedores disponíveis no mercado, indicando suas abordagens Ancoragem Conceitual: Modelo de Portfólio de Compras (Kraljic - 1983)
Identificação do Potencial de SavingOrganização estatística dos materiais de acordo com o volume adquirido e o custo dos materiaisAncoragem Conceitual: Curva ABC (Pareto - 1897)
Segregação dos Tipos de DemandaAnálise de aspectos relativos às características da demanda, como: previsibilidade e restrições de prazo e localidade de entregaDemanda
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2
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Operacionalização das abordagensExplicitação de modelos de contratação e negociação por categoria de material, para a implantação e gestão dos ganhos previstos pelas decisões táticas
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EXEMPLO DE FERRAMENTA DE ANÁLISE:Modelo de Portfólio de Compras
Exemplos de Classificação de Materiais realizadas:
Estretégico: Geladeira
Alavancagem: Mesas e Cadeiras
Gargalo: Brinde da campanha
Não crítico: Display de gôndola
Exemplo de Ferramenta
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MODELO DE CONTRATAÇÃO ESTABELECIDOS
Preço Fixo Cascata Fixa Contas em Aberto
Leilão Reverso Mercado Puro Acordo de Preços
• Ganhos de Escala• Agilidade no pedido• Garantia de Fornecimento• Previsão da Demanda• Comprometimento de
Orçamento
• Agilidade no Pedido
• Sem Maximização de Ganhos de Escala
• Sem Garantia do Fornecimento
• Agilidade no Pedido• Relacionamento estreito
com o fornecedor• Comprometimento de
Orçamento
• Ganhos de Escala• Garantia de Fornecimento
• Previsão da Demanda• Comprometimento de
Orçamento• Processo arriscado
• Ad-hoc
• Sem Maximização de Ganhos de Escala
• Alto custo operacional
• Agilidade no Pedido• Relacionamento estreito
com o fornecedor• Sem Maximização de
Ganhos de Escala• Sem Garantia do
Fornecimento
Saving de 8,75% sobre Valor Base
SAVING ANUAL CONSERVADOR
ESTIMADO
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O QUE TEMOS APRENDIDO SOBRE ESTRATÉGIAS DE PROCUREMENT?
Casebook de Ganhos em Procurement
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CASEBOOK ELOGROUP DE GANHOS QUANTITATIVOS
Ganho: Saving em função da consolidação de compras ou boas práticas de negociação
Grupo formado por mais de 5 empresas de capital aberto, cujas compras transacionais (compras comuns) eram realizadas de forma independente. A área de Suprimentos foi centralizada, tendo Saving Conservador de 5%, adquirindo técnicas de negociação apropriadas para cada categoria de produto.
R$55.341.829,40(ganho anual)
Empresa de grande porte de marketing e vendas de bebidas e sucos, em que boa parte das compras relevantes ainda eram realizadas de forma local e não havia práticas estruturadas de estabelecimento de contratos, cujo valor base de compras era de aproximadamente 90MM. Saving Conservador de 8,75%
R$ 8.370.000,00(ganho anual)
Grupo com faturamento de 1Bi, que possui 3 negócios: Distribuição, Consumo/Varejo e Incorporação. As compras transacionais já eram centralizadas, porém a área de Suprimentos não possuía práticas estruturadas de negociação nem realizava a gestão das categorias de compras. Saving Conservador de 3%
R$ 766.932,05(ganho anual)
Apresentamos abaixo exemplos de ganhos calculados relacionados aos processos de Suprimentos
Dados Reais
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PARTILHA DE PERCEPÇÕES E DÚVIDAS
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PARTILHA - PROCUREMENT
Alguma dúvida em relação ao que falamos?
Como Procurement pode ajudar as suas organizações atualmente?
Há espaço em sua organização para esse tipo de reflexão? Quem normalmente
articula isso?
Qual é o papel do Procurement em tempos de crise?