MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

LAHIRNYA PROYEK

RUANG LINGKUP BAHASAN Sistem Informasi dalam organisasi Proyek sebagai sarana strategi organisasi Lahirnya proyek internal

Proyek internal Proyek eksternal

2

SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

3

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN (M.Porter)

4

LOGISTIK KELUAR

OUT-BOUND LOGISTICS

PEMASAR-AN DAN PENJUAL-AN

LOGISTIK MASUK

(INBOUNDLOGIS-TICS)

INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN

MANAJEMEN SDM

PENGEMBANGAN TEKNOLOGI

PEMBELIAN SUMBER DAYA

OPERASI LAYANAN PELANG-GAN

KEUNG-GULAN BERSA-

ING

P PR EO NS DE US K U N G

P UR TO AS ME AS

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAANdan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA

5

LOGISTIK KELUAROUTBOUND LOGISTICS

SIS:ON-LINEP.O.S. ANDORDER PROCESS-ING

PEMASAR-AN DAN PENJUAL-AN

SIS:INTERAC-TIVETARGETED MAR-KETING

LOGISTIK MASUK(INBOUNDLOGISTICS)

SIS:AUTO-MATED J.I.T. WARE-HOUSING

KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUANSIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF

MANAJEMEN SDMSIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN

PENGEMBANGAN TEKNOLOGISIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER

PEMBELIAN SUMBER DAYASIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK

OPERASI

SIS:COMPUTER AIDED FLEXIBLE MANU-FACTURING SYSTEM

LAYANAN PELANGGAN

SIS:CRM

KEUNG-GULAN BERSAING

P PR EO NS DE US K U N G

P UR TO AS ME AS

PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI

Strategi TI-SI mendukung strategi organisasi

PROYEK

STRATEGI ORGANISASI

STRATEGITI-SI

PORTOFOLIOTI-SI

STRATEGIFUNGSI LAIN

PORTOFOLIO

VISI – MISI - KEBIJAKANTUJUAN

PROGRAM TI-SI

PROYEK TI-SI

PROGRAM

Program: Sekumpulan proyek yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan

Portfolio: Sekumpulan rencana proyek pendukung strategi, baik yg sudah berlangsung maupun yg belum dibiayai

Lahirnya Proyek InternalPemicu 1: Proyek sudah ada dalam rencana pengembangan TI-SI, dan sudah sampai pada saat pelaksanaannya

Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja ada kebutuhan dukungan TI-SI yang sifatnya mendesak

Proyek yang sudah direncanakanUrutan kegiatan:Menyusun tinjauan kelayakan, dari aspek:

BiayaOperasionalWaktuLegal

Persetujuan pelaksanaanPenunjukan Manajer Proyek

Proyek yang dipicu kebutuhan mendesakUrutan kegiatan:1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan

kepada manajer TI/SI2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk

melakukan diskusi dengan manajer unit3. Manajer unit (dibantu analis sistem)

menyusun proposal yang a.l. menunjukkan kelayakan:

- Biaya - Operasional - Waktu - Legal4. Persetujuan pelaksanaan5. Penunjukan Manajer Proyek (biasanya

analis sistem di atas)

ORGANISASI FUNGSIONALProyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional

DIREKTURPELAKSANA

(CHIEF EXECUTIVE)

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK

ORGANISASI PROYEKProyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek

DIREKTURPELAKSANA

(CEO)

MANAJER PROYEK

MANAJER PROYEK

MANAJER PROYEK

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH

DIREKTURPELAKSANA

( CEO )

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG

DIREKTURPELAKSANA

(CEO)

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

KOORDI-NASI

PROYEK

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

MANAJER PROY

MANAJER FUNGSIONAL

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUATDIREKTUR

PELAKSANA( CEO )

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER PROYEK-PROYEK

STAF

STAF

STAF

MAN. PROYEKSTAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK A

MAN. PROYEK

MAN. PROYEK

KOORDINASIPROYEK B

MANAJER FUNGSIONAL

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK

15

Karak-teristik proyek

T i p e o r g a n i s a s i Fungsio-

nalMatriks lemah

Matriks seimbang

Matriks kuat

Proyek

Otoritas Tak ada s.d rendah

Terbatas Rendah s.d sedang

Sedang s.d tinggi

Tinggi s.d penuh

% Personil organisasi yg full time di proyek

- 0 – 25 % 15% – 60%

50 % – 95 %

85 % -- 100 %

Peran manajer proyek

Tdk penuhWaktu

Tdk penuhWaktu

Penuh waktu

Penuh waktu

Penuh waktu

Sebutan manajer proyek

Koord. / Pimpinan proyek

Koord. / Pimpinan proyek

Manajer proyek

Manajer proyek/ program

Manajer proyek/ program

Staf admi-nistrasi

Tdk penuh waktu

Tdk penuh waktu

Tdk penuh waktu

Penuh waktu

Penuh waktu

PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL

Usulan formal pembangunan T.I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi

Proposal mendefinisikan:o Apa yang akan dilakukano Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhio Bagaimana hasil proyek akan mendukung strategi

Memuat business case awalFormat sebaiknya baku, menggunakan

template

Contoh Template Proposal Internal1. Nama Proyek:2. Tanggal pengajuan:3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak:4. Persetujuan: (yang menyetujui dan tgl persetujuan)5. Masalah bisnis (business case) atau kebutuhan

(yang perlu solusi)6. Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan

strategi dan sasaran organisasi7. Solusi yang diusulkan: (alternatif solusi, dan

penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan jadi proyek)

8. Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome proyek)

Contoh Muatan BUSINESS CASE1. Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian,

Unit pengusul, Manajer proyek)2. Nomor revisi dokumen:3. Manfaat dan Biaya:4. Biaya/Sumberdaya: (biaya pembangunan dan

operasi per tahun dengan asumsi perhitungannya) Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L; Pelatihan;

ATK; Jasa konsultansi; dll, Penggunaan SDM, dalam jam

Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanjutan)

5. Sumber Pendanaan6. Resiko

Faktor resiko Strategi mitigasi

7. Alasan organisasi untuk melaksanakan proyek (justification)

8. Catatan Tambahan Memuat daftar lampiran sesuai keperluannya

PROYEK PEMERINTAHProyek TI/SI pemerintah diatur dengan:Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintahdan perubahan-perubahannya.

PROYEK PEMERINTAH (lanjutan)Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80 tahun 2003 1. Keppres No. 61 tahun 2004 (Perubahan

ke-1)2. Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-

2)3. PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-3)4. PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-4)5. PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-5)6. PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-6)7. PP No. 95 tahun 2006 (Perubahan ke-7)

PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI

DOKUMEN TERKAIT PENGADAANKAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of

Reference)RKS: Rencana Kerja dan SyaratHPS: Harga Perkiraan Sendiri

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)TERMS OF REFERENCE (TOR)

KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal1. Latar Belakang2. Maksud dan Tujuan3. Sasaran4. Nama dan organisasi pejabat pembuat

komitmen5. Sumber pendanaan6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas

penunjang, serta alih pengetahuan7. Jangka waktu pelaksanaan8. Tenaga ahli9. Keluaran10.Laporan

RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS)1. Umum2. Addendum Dokumen Seleksi3. Penyusunan, Penyampaian, dan

Pembukaan Dokumen Penawaran4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian

Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, )

HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)Disiapkan instansi pemerintah pemberi

pekerjaanMerupakan dasar penilaian layak tidaknya

biaya yang diusulkan konsultan Menggunakan patokan biaya (misalnya yang

diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks daerah.

MUATANUSULAN TEKNIS (MUT)

A. PENDAHULUANB. PENGALAMAN PERUSAHAANC. PEMAHAMAN KAKD. TANGGAPAN TERHADAP KAKE. APRESIASI INOVASIF. PENDEKATAN DAN

METODOLOGIG. RENCANA KERJAH. JADUAL PELAKSANAAN

PEKERJAANI. TENAGA AHLI DAN

TANGGUNG JAWABNYA

J. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI

K. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN

L. LAPORANM. STAF PENDUKUNGN. FASILITAS

PENDUKUNGO. PENUTUP

LAMPIRAN :1. DOKUMEN

PENDUKUNG2. DAFTAR RIWAYAT

HIDUP & KELENGKAPANNYA

3. LAIN-LAIN

TUGAS 1 (kelompok)Dengan menggunakan template yang

disediakan, buatlah proposal pengembangan perangkat lunak aplikasi. Misalnya, aplikasi berikut untuk TOKO ONLINE.

NO TUGAS1 Situs web 2 Sistem penjualan3 Sistem pemesanan lewat sms4 Sistem pembelian5 Sistem pembelian otomatis dengan pemasok

utama