GAMBARAN UMUM MANAJEMEN PROYEK

PERTEMUAN 1

PENDAHULUAN: MOTIF MEMPELAJARI IT PROJECT MANAGEMENTProyek-proyek TI memiliki track record yangburuk.Hasil studi CHAOS tahun 95:

Hanya 16.2% proyek IT yang sukses (memenuhi ruang lingkup, traget waktu dan biaya)

Lebih dari 31% Gagal. *Hasil studi PricewaterhouseCoopers:

50% proyek IT Gagal.Hanya 2.5% proyek IT yang sukses (memenuhi ruang

lingkup, traget waktu dan biaya)

*The Standish Group, “The CHAOS Report” (www.standishgroup.com) (1995). Another reference is Johnson, Jim, “CHAOS: The Dollar Drain of IT Project Failures,” Application Development Trends (January 1995).

Banyak organisasi sekarang memiliki minat baru atau yang diperbaharui pada manajemen proyek.

Perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komputer, dan penggunaan interdisipliner serta kerja tim global telah secara radikal mengubah lingkungan kerja.

AS telah menghabiskan $2,3 trilyun untuk proyek-proyek setiap tahun, atau seperempat dari pendapatan domestik brutonya, dan dunia secara keseluruhan menghabiskan hampir $10 trilyun dari $40,7 pendapatan bruto untuk semua jenis proyek. **PMI, The PMI Project Management Fact Book, Second Edition, 2001.

PENDAHULUAN: MOTIF MEMPELAJARI IT PROJECT MANAGEMENT

KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN MANAJEMEN PROYEK YANG FORMAL

Kendali terhadap sumber daya finansial, fisikal dan manusia.

Meningkatkan relasi dengan pelanggan.Waktu pengembangan lebih singkat.Biaya yang lebih rendah.Meningkatkan kualitas dan reliabilitas/keandalanProfit/keuntungan yang lebih besar.Produktifitas meningkatKoordinasi internal lebih baik/moral kerja yg

meningkat (berkurangnya tekanan).

Dari Kata Manage : Yang Berarti Menata,Merencanakan, Mengatur, Mengendalikan, Mengelola.

Orang yang berkecimpung dalam manajemen disebut sebagai Manager

DEFINISI MANAJEMEN

DEFINISI PROYEKMenurut PMBOK – Tahun 2008:

A project is “a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result”

Proyek berakhir saat tujuan dari proyek tersebut telah tercapai, atau saat proyek tersebut dibatalkan.

Operasi adalah pekerjaan yang dilakukan untuk mempertahankan bisnis

Proyek bisa besar atau kecil dan memerlukan waktu singkat atau lama untuk diselesaikan.

*PMI, A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK® Guide) (2004), p. 5.

Help desk atau pekerja teknis mengganti laptop untuk departemen kecil.

Tim pengembangan proyek kecil menambahkan fitur baru pada aplikasi internal.

Pemerintah mengembangkan sistem untuk melacak imunisasi anak-anak.

Contoh Proyek TI

PROJECT MANAGER & PROGRAM MANAGER

Project Manager: Bekerja dengan sponsor proyek, tim proyek dan pihak lain yang terlibat dalam sebuah proyek untuk mencapai tujuan proyek tersebut.

Program (menurut PMBOK – 2008): group of related projects managed in a coordinated way to obtain benefits and control not available from managing them individually

Program Manager mengawasi program, dan sering berperan sebagai atasan dari project manager.

DEFINISI MANAJEMEN PROYEK

Project management is “the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements” (PMBOK® Guide, Fourth Edition, 2008, p. 6)

Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keahlian, alat bantu dan tehnik pada aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek.

Project manager berusaha untuk memenuhi target dengan menyeimbangkan ruang lingkup proyek, waktu dan biaya.

TIGA BATASAN DALAM MANAJEMEN PROYEK(TRADE OFF TRIANGLE)

Manajemen proyek yang sukses adalah manajemen proyek yang dapat memenuhi target ruang lingkup (scope), waktu (time) dan biaya, serta memuaskan sponsor proyek

Stakeholder adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi aktivitas-aktivitas proyek.

Stakeholders mencakup:Sponsor proyekManajer proyekTim proyekStaf pendukung/Support StaffPelanggan/CustomerPengguna/userPemasok/supplier

Stakeholder Proyek

Manajemen Proyek &Teknologi InformasiProyek Teknologi Informasisuatu proyek yang membutuhkan sumberdayadan/ataupun produk teknologi informasi dalamPenyelesaiannyaContoh:– Pembuatan perangkat e-commerce– Pembuatan online banking.– Pembuatan sistem akademik– Pembuatan sistem perbengkelan– Pembuatan sistem perpustakaan

Bidang pengetahuan adalah kompetensi utama yang harus dikembangkan manajer proyek.Empat bidang pengetahuan inti mengarah kepada

tujuan proyek spesifik (lingkup, waktu, biaya, dan mutu).

Empat bidang pengetahuan yang merupakan alat pencapaian tujuan proyek (SDM, komunikasi, resiko, dan manajemen pengadaan).

Satu bidang pengetahuan (manajemen integrasi proyek) mempengaruhi dan dipengaruhi oleh semua bidang pengetahuan lainnya.

Sembilan Bidang Pengetahuan Manajemen Proyek

Kerangka Manajemen Proyek

Atribut Proyek

Menurut PMBOK:Dilakukan oleh manusiaDibatasi dengan sumberdaya yang terbatasDirencanakan, dieksekusi dan dikendalikanBersifat sementara, karena memiliki kondisi awal dan

akhir yang jelas.Memiliki tujuan yang unik dan memiliki sponsor

yang memberikan arahan dan dana untuk proyek.

Karakteristik Proyek TI1. Invisibility (kekasatan)Bentuk fisik proyek TI terkadang tidak terlihat, sehingga sulit dilihat kemajuannya.

2. Complexity (kompleksitas)Sebuah Proyek TI sangat kompleks, sehingga sebuah perubahan mempengaruhi bidang yang lain.

3. Flexibility (Fleksibilitas)Proyek TI hanya sebagai pendukung bagi komponen lain dalam sebuah lingkungan kerja.

Kegiatan utama sebuah proyek TI

1. Pembuatan perencanaan proyeka. Feasibility planb. Risetc. Rencana jadwal dan biaya2. Pengamatan dan pengaturan proyeka. Penjadwalan: Gant chart, jaringan kerjab. Kegiatan proyek: WBS (Work Breakdown Sheet), pengorganisasianc. Siklus hidup proyekd. Ekskusi dan Implementasie. Manajemen risiko3. Penutupan proyeka. Evaluasi, Verifikasi, optimasi dan penilaianb. Acceptance

Konteks Proyek TIProyek-proyek TI dapat berbeda ukuran, kompleksitas,

produk yang dihasilkan, bidang terapan, dan kebutuhan sumberdaya.

Anggota TIM proyek TI seringkali berbeda latar belakang dan keahlian

Proyek-proyek TI menggunakan teknologi yang berbeda yang berubah cepat. Bahkan dalam satu bidang teknologi, orang harus sangat spesialis.

Sepuluh Besar Keahlian TI

KEAHLIAN TI PALING TOP

Dikutip dari detik.net , 2012

Gaji rata-rata tahunan berdasarkan fungsi pekerjaan dan pengalaman kerja (dalam rupiah)

Manajemen Proyek SecaraMenyeluruh

• Proyek harus berjalan dalam lingkunganorganisasi keseluruhan.• Manajer proyek harus menggunakan systemsthinking:– Mengerti bagaimana proyek berhubungandengan organisasi.• Manajer senior harus memastikan bahwaproyek mendukung kebutuhan bisnissekarang.

Sudut Pandang SistemIstilah systems approach muncul pada tahun 1950an

untuk menggambarkan pendekatan holistik dan analitis terhadap penyelesaian masalah-masalah kompleks.

Mencakup tiga hal:– Filosofi sistem: memandang segala hal sebagai sistem, yang merupakan komponen-komponen yang berinterksi yang bekerja dalam suatu lingkungan untuk memenuhi beberaoa tujuan.– Analisis sistem: pendekatan penyelesaian masalah.– Manajemen sistem: mempertimbangkan isu-isu bisnis, teknologi, dan organisasi sebelum membuat perubahan terhadap sistem.

ORGANISASI

Banyak Organisasi Fokuspada Kerangka Struktural

Sebagian besar orang mengerti struktur organisasi.Banyak manajer yang mencoba mengubah struktur organisasi ketika perubahan lain yang justru diperlukan.Tiga struktur organisasi dasar:

– Fungsional: Manajer fungsional melapor pada CEO (ChiefExcecutive Officer).– Proyek: Manajer program melapor pada CEO.– Matriks: di antara struktur proyek dan fungsional; personilseringkali melapor pada dua atau lebih atasan