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Introducción a la PMO y los beneficios que ofrece Microsoft EPM 2013 para las funciones y operación de la PMO
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La Oficina de Administración de Proyectos en las Organizaciones Modernas
Lic. Javier A. D’Labra N., PMP/MCITP/ITIL & COBIT Certified
https://www.facebook.com/groups/admproyectos/
Agenda
¿Qué es una Oficina de Administración de Proyectos?
¿Cuáles son los beneficios de contar con una PMO?
¿Cuál es el impacto de una PMO?
¿Cuándo se justifica la creación de una PMO?
¿Cuáles son las funciones principales de una PMO?
¿Cuáles son los servicios que ofrece una PMO?
¿Cuáles son los retos de una PMO?
¿Cuál sería la ruta de madurez para una PMO?
¿Cuál sería un proceso a establecer por la PMO?
¿Qué es el Microsoft Enterprise Project Management?
¿En que ayuda el MS EPM 2013?
Agenda
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Agenda¿Qué es una Oficina de Administración de Proyectos?
Una Oficina de Administración de Proyectos (PMO
por sus siglas en Inglés) es una unidad de la
Organización que tiene la responsabilidad de
asegurar la correcta realización de los proyectos
aprobados, bajo un marco regulatorio que sea de
soporte al cumplimiento de la Estrategia de
Negocio de la Organización.
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Agenda¿Cuáles son los beneficios de contar con una PMO?
Al contar con una PMO se debe obtener los siguientes beneficios:
Establecimiento de: metodología, procedimientos, herramientas y
plantillas para la Administración de los Proyectos.
Claridad y transparencia de la prioridad de proyectos.
Mejora en la estimación y el cumplimiento de los tiempos en el proyecto.
Mejora en el presupuesto y el cumplimiento de la ejecución de los costos
asignados al proyecto.
Mejora en los niveles de calidad en el proyecto y en el producto.
Confianza en la información para la toma de decisiones sobre el proyecto
o la cartera de proyectos.
Optimización de los niveles de comunicación entre proyectos.
Mecanismos de mitigación de riesgos y su impacto.
Incremento en la cultura de la Organización para administrar proyectos.
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Agenda¿Cuáles son los beneficios de contar con una PMO?
Esquema TradicionalIncorporación de la PMOProyecto 1
Proyecto 2
Proyecto n
....
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Agenda ¿Cuál es el impacto de una PMO?
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Agenda ¿Cuál es el impacto de una PMO?
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Administración de los recursos humanos (habilidades, esfuerzos, etc.)
Control y seguimiento de proyectos y entregables
Diversas metodologías y métricas de Administración de proyectos
Integración con aplicaciones institucionales
Distribución de oficinas y recursosEnfoque único
Control y seguimiento de las tareas
Proyecto especial
Proyectos de área
ProyectosOrganizacionales
Agenda¿Cuándo se justifica la creación de una PMO?
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El incremento en el número de proyectos.
La creciente complejidad de los mismos.
La demanda por una gestión más eficaz y
eficiente.
La demanda significativa de metodologías,
técnicas y herramientas de Administración de
Proyectos.
El crecimiento de la práctica de la Dirección y
Administración de Proyectos.
La participación de diversos colaboradores,
proveedores y socios de negocio
Agenda¿Cuáles son las funciones principales de una PMO?
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Apoyo a la Alta Dirección para la priorización y selección del
portafolio de proyectos
Proveer a los lideres de proyectos de consultoría interna para
administrar los proyectos
Establecimiento de la metodología de Administración de
proyectos
Implementación de herramientas que apoyen la realización,
seguimiento y ajuste a los proyectos
Apoyo a los equipos de trabajo para generación de reportes de
situación del proyecto
Asignación de líderes de proyecto
Auditoria de proyectos y programas
Seguimiento de beneficios
Aplicación de lecciones aprendidas
Resguardo de los proyectos concluidos y lecciones aprendidas
Agenda¿Cuáles son los servicios que ofrece una PMO?
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Capacitación, Entrenamiento, Coaching
Resguardo de la documentación de los proyectos
Coordinación de los proyectos
Visibilidad de uso de los recursos
Control sobre indicadores de costo, tiempo y calidad en el
proyecto
Visibilidad de proyectos
Evaluación asistida del retorno de la inversión
Asistencia en la creación de planes de proyectos
Apoyo para la coordinación de los recursos para múltiples
proyectos
Apoyo al seguimiento económico de los proyectos vs
presupuestos
Inspección del progreso del proyecto y su metodología
Soporte administrativo
Resolución de dudas en uso de plantillas, procesos,
herramientas involucradas
Agenda ¿Cuáles son los retos de una PMO?
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Baja cultura en el tema de la administración de proyectos
Diversidad de esquemas de evaluación
Prioridad insuficiente por parte de la Alta Dirección para
asignar poder y responsabilidad
Carencia de un proceso formal, avalado y comprometido
por la organización
Falta de herramientas que permitan consolidar y compartir
información de los proyectos y sus recursos
Agenda¿Cuál será la ruta de madurez para una PMO?
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Nivel 1Oficina de Proyectos:
Permite el alcance de los proyectos y sus objetivos de costo, tiempo y recursos
Uno o más ProyectosUn administrador de proyectos
Nivel 2PMO Básica:
Provee de una metodología en administración de proyectos std. misma que es repetible en todos los proyectos
Múltiples proyectosUn staff de soporte de la PMOLíderes de proyectos capacitados en metodología
Nivel 3PMO Estándar:
Establece capacidades e infraestructura para soportar y gobernar un ambiente de proyectos coherentes
Líderes de proyectos capacitados en herramientaHerramientas instaladas y configuradas para soporte del modelo de gobierno
Nivel 4PMO Avanzada:
Aplica una integral y comprensiva capacidad de administración de proyectos para alcanzar los objetivos del negocio
Establecimiento de prácticas de gestión de portafolioUn staff técnico de apoyo dedicado a la PMOVinculación e la Planeación Estratégica
Nivel 5PMO Centro de Excelencia:
Administración de la mejora continua y colaboración interdepartamental para alcanzar los objetivos estratégicos del negocio
Director de Administración de ProyectosProcesos transversales con otras áreasUn staff con conocimientos de toda la empresa, técnico y de negocio
Agenda¿Cuál seria un proceso a establecer por la PMO?
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Iniciativas Identificación de
requerimientos
Especificación
de objetivos
Cuantificación
de entregables
Análisis de
factibilidad
Realización
de trabajos
Validación de
entregables
Cumplimiento de
requerimientos
Cierre del
proyecto
Seguimiento
a beneficiosIdentificación del
avance
Planeación
de trabajosFormación de
equipo
Identificación
de habilidades
Agenda¿Qué es el Microsoft Enterprise Project Management?
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DefiniciónEs una práctica que permite lograr los objetivos organizacionales a través de esfuerzos administrados vía proyectos, y que son gestionados por medio de un conjunto integrado de aplicaciones que centralizan y comparten de manera segura la información de proyectos y recursos.
Colaboración de equipos
Administración de recursos
Administración de proyectos
Optimización del portafolio
Agenda¿Qué es el Microsoft Enterprise Project Management?
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Project DesktopProject EstándarProject Professional
Project Server & licencias de acceso (CAL)
OnlineProject OnlineProject Pro para Office 365
Agenda¿Qué es el Microsoft Enterprise Project Management?
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Agenda ¿En que me ayuda el MS EPM?
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Ofrece un ambiente de colaboración que es accesible por
diversos medios
Permite la creación de flujos de proceso aplicables a los
proyectos
Permite especificar la información a recolectar de tareas,
recursos y proyectos
Facilita la vinculación de proyectos a los objetivos de
proyectos, permitiendo realizar la gestión del portafolio
Consolida la información de riesgos, problemas y
documentos de cada proyecto
Ofrece la visibilidad sobre proyectos, recursos y tareas
Permite la creación de tableros de control, reportes y vistas
de la información
Ofrece una estructura de datos que puede conectarse a
otras aplicaciones
Establece roles de uso de la aplicación y de la información
Agenda ¿En que me ayuda el MS EPM?
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Apoyo a la Alta Dirección para la priorización y selección del
portafolio de proyectos
Proveer a los lideres de proyectos de consultoría interna para
administrar los proyectos
Establecimiento de la metodología de Administración de
proyectos
Implementación de herramientas que apoyen la realización,
seguimiento y ajuste a los proyectos
Apoyo a los equipos de trabajo para generación de reportes de
situación del proyecto
Asignación de líderes de proyecto
Auditoria de proyectos y programas
Seguimiento de beneficios
Aplicación de lecciones aprendidas
Resguardo de los proyectos concluidos y lecciones aprendidas
FUNCIONES DE LA PMO
Gracias
Lic. Javier A. D’Labra N., PMP/MCITP/ITIL & COBIT Certified
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