Comunicación Efectiva en la Dirección de Proyectos

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Comunicación Efectivaen la Dirección de Proyectos

David Hinojosa20 de octubre de 2014

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Agenda

• Comunicación efectiva y dirección de proyectos• La comunicación y el comportamiento• Los estilos de comportamiento• Cómo describir los estilos de comportamiento• Estrategias de comunicación efectiva

basada en estilos de comportamiento

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A qué nos referimos por comunicación “efectiva”

• Al dirigir proyectos, la efectividad se asocia con “lograr que las cosas correctas se hagan".

• Ser efectivo es producir como resultado observable que beneficia y satisface las necesidades de todas las partes interesadas.

Ejemplo: Reprender al hermano menor para que deje de molestar a su hermana mayor durante un viaje funciona, pero ponerles una película en el DVD portátil es efectivo.

ACCIONES

Entradas SalidasProveedor Cliente (Beneficio)

Resultado

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La Guía del PMBOK y la norma ISO 21500

• Estándar reconocido a nivel global que proporciona pautas y define conceptos relacionados con la dirección de proyectos.

• Define 47 procesos en 5 grupos de procesos y 10 áreas de conocimiento.

• Incluye las herramientas y técnicas, y las habilidades interpersonales y de gestión que un director de proyectos debe aplicar.

• La norma ISO 21500 sobre dirección de proyectos está totalmente alineada con la Guía del PMBOK.

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Comunicación y efectividad en la Guía del PMBOK

• Dirigir un proyecto incluye establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, efectivas (effective), y de naturaleza colaborativa entre los interesados. (§1.3)

• Los directores de proyecto efectivos necesitan tener un equilibrio entre sus habilidades éticas, interpersonales y conceptuales, que los ayude a analizar situaciones y a interactuar de manera apropiada. Las habilidades interpersonales se describen en el Anexo X3 e incluyen, entre otras, la comunicación. (§1.7.2)

• La comunicación ha sido identificada como una de las mayores y únicas razones del éxito o fracaso de un proyecto. Es esencial que exista una comunicación efectiva dentro del equipo del proyecto y entre el director del proyecto, los miembros del equipo y todos los interesados externos. (§X3.4)

• Para comunicarse de manera efectiva, el director del proyecto debe tener presentes los diferentes estilos de comunicación de las demás partes, los matices y normas culturales, las relaciones, las personalidades, y el contexto global de la situación. Estar atento a estos factores conduce a un entendimiento mutuo, y en consecuencia a una comunicación efectiva. (§X3.4)

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Procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Tabla 3-1 (pág 61): Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos.

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¡Sorpresa! No todo el mundo es igual a nosotros…

• Desde jóvenes empezamos a conocer diferentes personas, y nos identificamos más con unas que con otras.

• Elegimos compañeros de estudio, amigos e incluso pareja por su comportamiento, y por lo fácil que es comunicamos con ellos.

• No siempre buscamos a quien se comporta igual a nosotros… A veces los polos opuestos se atraen o se complementan.

• Con algunas personas sentimos que es fácil comunicarnos, y con otras que es difícil incluso llegar a entendernos.

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Nuestro comportamiento nos define como individuos

Lo que hacemos (nuestras acciones)

Lo que decimos (comunicación verbal)

Cómo lo decimos (comunicación no verbal)

… y nuestra comunicación es parte de nuestro comportamiento

Esto define cómonos comunicamos

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Entonces crecemos, y nos vamos a trabajar…

• … y ¡oh sorpresa!… en la oficina ocurre lo mismo:

Con algunas personas nos entendemos muy rápidamente; con otras, como que tenemos que hacer un esfuerzo extra.

• Debe ser cuestión de cada quien, pensamos…

• Pero lo cierto es que el resultado de nuestra comunicación influye en nuestra efectividad.

“A cada uno de ustedes se le ha dado una simple pero poderosa

herramienta…”

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La oficina resulta no ser tan diferente al patio del recreo

• A veces, cuando interactuamos con alguien con quien no es tan fácil comunicarnos, ocurre algo casi sin darnos cuenta:

– Entra en juego la influencia asociada al rol o la autoridad.– De manera consciente o inconsciente, la persona de mayor poder o

influencia, la usa para imponer su punto de vista.Ojo: No necesariamente implica agresividad, puede ser de la manera más cortés.

• Esta imposición puede funcionar en ese momento, pero en realidad no es efectiva.

• Incluso puede ser frustrante para la otra persona, y llegar a lastimarla o desmotivarla.

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La pregunta del millón es:

¿Podemos hacer algo para que nuestra comunicación con los demás sea siempre efectiva?

(Incluso en situaciones en las que entra en juego la influencia de nuestro interlocutor y la nuestra)

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De la situación al comportamiento

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Estímulo Reflejo

Situación Comportamiento?

Comparémoslo con otro proceso…

Entonces, no es tan simple…

De la situación al comportamiento, toma 2

Faltan dos cosas muy importantes en este proceso– Primero lo primero, o sea el final…

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Significado EmocionesSituación Comporta-miento Resultados

– Y luego lo que pasa en el medio y que no vemos…

Este es el proceso que necesitamos conocer y liderar.

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Influir de forma efectiva en el comportamiento

• Lo que separa nuestros pensamientos de nuestra conducta son nuestros sentimientos (emociones)

• Nuestros sentimientos provienen de:– Nuestro marco de referencia– Nuestros rasgos de personalidad– Nuestra percepción

• Preguntas que debemos hacernos antes de comunicarnos:– ¿Qué deseo que esta persona haga?– ¿Cómo debe sentirse al hacer lo que deseo que haga?– ¿Qué debe saber o conocer para sentirse y comportarse así?

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Los estilos de comportamiento y las capacidades

• Cuando decimos “estilos de comportamiento”, no estamos hablando de las capacidades de una persona.

• Los estilos de comportamiento simplemente describencómo las diferentes personas prefieren interactuar con otros.

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Ej: En 1905 Albert Einstein, solo y desde su casa, realizó la mayor proeza intelectual de la historia. Tenía 26 años.

• ¿A quién le importa su estilo de comportamiento?

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Pero cuando somos parte de un equipo…

Nuestro estilo de comportamiento, y el de los demás, juegan un papel importante en cómo nos relacionamos, y los resultados que logramos obtener juntos como equipo.

Entonces, ¿Qué es el estilo de comportamiento?

• El estilo de comportamiento es la manera en que cada persona prefiere comportarse cuando no está pensando en cómo debe comportarse.

• El estilo de comportamiento no es forzoso o inevitable. Siempre podemos decidir cómo queremos comportarnos.

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Ejemplo…

• Nuestro estilo de comportamiento define cómo usualmente preferimos comportarnos, pero siempre podemos comportarnos de otra manera si lo deseamos.

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La diferencia entre poder y querer…

No solo quiero que laves los platos…

Quiero que quieras lavar los platos!

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Podemos tener varios estilos de comportamiento

• A veces una misma persona puede tener varios estilos de comportamiento en diferentes entornos o situaciones. Ej:– Un estilo en su trabajo– Otro estilo en su casa– Otro estilo en su iglesia

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Nuestra conducta depende de otros factores

• Como vimos anteriormente, nuestra conducta depende de varios factores, y el estilo de comportamiento es sólo uno de ellos.

• En particular son los valores de cada persona los que definen en gran parte la conducta y las acciones que toma.

• Los estilos de comportamiento sólo se refieren a la manera en que esa conducta se manifiesta y los demás la observan.

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Controlar… Todos queremos hacerlo

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La necesidad innata de controlar

• Se puede tener mucha o poca necesidad innata de controlar– Algunas personas tienen una alta necesidad innata de controlar– Otras personas tienen una baja necesidad innata de controlar

• La necesidad de controlar puede ser a otros, o a sí mismo– Algunas personas tienen la necesidad innata de controlar a otros– Otras personas la necesidad innata de controlarse a sí mismos– Otras las dos… otras ninguna de las dos…

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La necesidad innata de controlar a otros

Controlara otros +-

EscuchaPreguntaPide

ControlaDiceExige

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La necesidad innata de controlarse a sí mismo

Controlarsea sí mismo

+

-

ControladoIntrovertido

EmotivoExpresivo

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Los estilos son la combinación de estas dos necesidades…

a símismo

+

-

a otros +-

Estilo Emprendedor

Estilo ExpresivoEstilo Afable

Estilo AnalíticoLogra el éxito tomando acciones decisivas hacia sus metas

Logra el éxito persuadiendo a otros a trabajar con él hacia la meta

Trabaja con otros como parte de un equipo para alcanzar el éxito

Trabaja con reglas y procedimientos para asegurar el éxito

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Características del estilo Emprendedor

• Orientado a resultados• Cómodo en un rol de liderazgo• Solucionador de problemas• Capaz de tomar decisiones duras• No teme confrontar problemas• Ve el cambio como un reto• Siempre enfocado en la misión• Exigente• Decidido• Resuelto, auto motivado• Independiente• Práctico

• Seguro de sí mismo• Le irrita la pérdida de tiempo• Desea información resumida• En ocasiones otros estilos podrían

percibirlo como :– Intimidante– Insensible– Brusco– Impaciente– Intolerante– Inaccesible– Temperamental

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Características del estilo Expresivo

• Siempre disponible• Inspirador y motivador• Contagia actitud positiva• Halaga a los demás• Amistoso y compasivo• Activo y entusiasta• Dramático y extrovertido• Comunicativo• Cálido, muestra interés• Agradable• Optimista• Buen sentido del humor

• En ocasiones otros estilos podrían percibirlo como :– Inconstante– Desorganizado– Egocéntrico– Exagerado– Improductivo– Desconcentrado– Impulsivo e indisciplinado– Poco práctico– Impaciente– Que habla demasiado

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Características del estilo Afable

• Buen jugador de equipo• Empático con las necesidades de los

demás. Buen escucha.• Metódico y ordenado• Fácil de llevarse bien• Aprecia y elogia a los demás• Cumplidor y responsable• Complaciente y cooperador• Respetuoso, diplomático• Calmado, apacible, tranquilo• Precavido• Callado, introvertido• Ordenado

• En ocasiones otros estilos podrían percibirlo como :– Resistente al cambio– Indeciso– Indirecto– Pesimista– Inseguro– Conformista– Complicado– Desmotivado– Preocupado, temeroso– A la defensiva– Dilatador

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Características del estilo Analítico

• Cuidadoso• Sigue estándares con precisión• Consciente• Diplomático• Preciso, exacto• Justo (porque sigue las reglas)• Persistente• Serio, formal, leal• Ordenado• Trabajador, auto disciplinado• Auto sacrificado• Talentoso• Convencido

• En ocasiones otros estilos podrían percibirlo como :– Demasiado perfeccionista– Apartado, distante– Demora en tomar decisiones– Necesita más datos– Exigente con asuntos menores– Crítico (insatisfecho)– Muy sensible, resentido– Temperamental– Asocial– Negativo– Pesimista

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Cómo modificar ligeramente mi estilopara comunicarme de manera efectiva

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Controlarsea sí mismo

+

-

Controlara otros +-

Emprendedor

ExpresivoAfable

Analítico

Directorde Proyecto

Patrocinador

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Cómo comunicarse mejor conalguien de estilo Emprendedor

• Ritmo rápido. No tema interrumpirlo de vez en cuando.• Mantenga exposiciones cortas y dinámicas.• Transmita los datos/hechos sin entrar en detalles.• Indique los resultados de lo que está comunicando.• En lugar de hacerle una demostración, invítelo a que lo pruebe, que

encuentre la manera o tome la decisión sólo.• En general tratará de controlar la conversación. No trate de imponerse,

sino de lograr cierto balance.

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Cómo comunicarse mejor conalguien de estilo Expresivo

• Ritmo rápido, espontáneo.• Mantenga su interés con exposiciones o presentaciones dinámicas.• Hable sobre sentimientos y dele reconocimiento.• Dese tiempo para “romper el hielo”.• No de mucho detalle.• Provea referencias o testimonios de terceros.• Obtenga un compromiso rápidamente.

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Cómo comunicarse mejor conalguien de estilo Afable

• Ritmo lento, pausado.• Prevea una exposición o presentación larga y amistosa.• Reserve tiempo para preguntas.• Brinde seguridad constante y provea garantías.• Provea detalles y reportes completos para su archivo.• Provea referencias o testimonios de terceros.• En lo posible, documente.• No presione mucho por una decisión, tenga paciencia.

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Cómo comunicarse mejor conalguien de estilo Analítico

• Ritmo lento, estable, detalloso.• Prevea una larga exposición o presentación, que cubra todos los

detalles.• Concéntrese en los hechos, las cifras y la documentación.• Mantenga una presentación no llamativa.• Prepárese para ser interrogado.• Trate de obtener un compromiso rápidamente, luego de responder

todas las preguntas.

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Conclusiones

• La comunicación es fundamental en la dirección de proyectos.

• Para que la comunicación sea efectiva, es necesario considerar las preferencias y estilos de comportamiento de las partes interesadas.

• Una herramienta que facilita adquirir esta habilidad son los estilos de comportamiento basados en la necesidad de control sobre uno mismo y sobre los demás.

• Utilizando esta herramienta se puede mejorar la comunicación mediante estrategias sencillas y generalizadas.

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Muchas gracias

David [email protected]

Leadership & Management

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