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1© copyright EVER TEAM 2014
Certifier son système d’archivage marque NF 461, le plus dur est de s’y
mettre !!!
Retour d’expérienceSAE interne de la société EVER TEAM
Christian DUBOURG – Directeur20/11/2014
2© copyright EVER TEAM 2014
Agenda
1. EVER TEAM en bref
2. NF Z42013, ISO 14641-1 et marque NF 461
3. Le processus de certification
4. Le SAE interne de la société EVER TEAM
5. Calendrier du projet certification
6. Q&A
3© copyright EVER TEAM 2014
EVER TEAM en bref
1er éditeur européen de solutions intégrées de
gestion de contenu d’entreprise
+ 20 ans d’expertise en gestion de Documents et de
Contenu
Plus de 1300 clients en EMEA
65% du CA à l’international
4© copyright EVER TEAM 2014
EverSuite spectre fonctionnel
EverSuite Content Analytics
Socle EverSuite
Recherche multi-sources & valorisation
EverSuiteCase Management
EverSuiteContent
Management
Workflow GED
EverSuiteCompliance
Archivage
6© copyright EVER TEAM 2014
Normes NF Z42-013 Piliers de l’archivage électronique en France
AFNOR normalisation
CN 171
Spécifications relatives à la conception
et à l'exploitation de systèmes informatiques
en vue d'assurer la conservation et l'intégrité
des documents stockés dans ces systèmes
• Définit les piliers d’un SAE : Intégrité, sécurité, pérennité
• Précise les niveaux d’exigences associées.
7© copyright EVER TEAM 2014
Normes ISO 14641-1la version internationale de la NF Z42-013
ISO TC 171 / SC 1
Electronic archiving -
Specifications concerning the design and
the operation of an information system
for electronic information preservation.
• ISO 14641-1 = NFZ42-013 – CNIL + English
8© copyright EVER TEAM 2014
Marque NF 461la certification SAE - Système d’Archivage Electronique
AFNOR Certification
« Les présentes règles de certification précisent les conditions d'application des Règles Générales de la marque NF à un système d’archivage électronique (SAE)et aux activités d’archivage électronique correspondantes garantissant, pour le moins, aux documents archivés leur fidélité, intégrité, pérennité et traçabilitépour que ceux-ci puissent conserver leur valeur d’origine »
10© copyright EVER TEAM 2014
Un SAE certifié, pourquoi ?3 bonnes raisons pour passer la certification
18© copyright EVER TEAM 2014
Périmètre du SAE EVER TEAMFamille Finance/comptabilité
Extraction entités : produits, comptes, clients, dates, …Navigation à facette combinée avec la recherche plein texteRebond d’un document à un autreVocation probatoire conforme NF Z42-013 et ISO 14641-1
Périodicité
(A)nnuel,
(M)ensuel,
(V)ariable
Format Indexation
plein texte
des contenus
Délai fiscal Délai
commercia
l
Grand livre clients
fournisseurs
A PDF texte X 6 ans 10 ans
Grand livre
général
A PDF texte X 6 ans 10 ans
Balance clients
fournisseurs
A PDF texte X 6 ans 10 ans
Balance générale A PDF texte X 6 ans 10 ans
Journaux des
achats
A PDF texte X 6 ans 10 ans
Journaux des
ventes
A PDF texte X 6 ans 10 ans
Fichier des
Ecritures
comptables
A XML
X
6 ans 10 ans
Factures Clients M / V PDF
X 6 ans 10 ans
Pièces
justificatives TVA
M Scan PDF X 6 ans
Journaux et
documentation du
SAE
V PDF X NA NA
19© copyright EVER TEAM 2014
Journalisation des opérations
Les journaux NF Z42-013
Processus de journalisation du SAE
Format des journaux générés et archivés
Chaînage des journaux
Vérifier l’intégrité des documents mentionnés dans les journaux
Vérifier l’intégrité des journaux
Tout savoir via le bulletin technique disponible surle site web EVER-TEAM
http://www.ever-team.com/fr/bulletins-techniques.html
20© copyright EVER TEAM 2014
Documentation du SAE
01.DDTS – Dossier de Description Technique du Système
02.PA – Politique d’Archivage 02.1.PA – Politique d’Archivage
02.2.PA - Convention de Service
03.Guides 03.1 – Guide Utilisateur
03.2 – Guide Administrateur
03.3 – Guide Auditeur
03.4 - Guide Exploitant
04.Matériels
05.Méthodes
06.Guides Produit EverSuite Compliance NFZ42-013
07.Référentiel Normatif
08.Rapports d’Audit
09.Anomalies
09.Enquêtes Utilisateurs
21© copyright EVER TEAM 2014
Calendrier du projet certification
12/2013 – Etude de périmètre et fomalisation de la Politique d’Archivage 1 mois
02/2014 – Mise en place du SAE sur base du progiciel EverSuiteCompliance 15 jours
03/2014 - Constitution de la documentation du SAE et du dossier de pré-audit 2 mois
05/2014 – Pré-audit du SAE par un cabinet externe : Laurent PrevelConsultants 5 jours
06/2014 – Constitution du dossier de demande d’admission 5 jours
07/2014 – Audit d’admission par AFNOR CERTIFICATION 5 jours sur 2 sites
31/07/2014 – Obtention du Certificat