「將將」之兩個企業應用

如何利用本書加速企業的幹部培養、制度化及二代接班

華宇企管顧問公司

邱立基

2013年06月20日

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大綱

一. 前言

二. 人資序中訓練執行關鍵的轉換

三. 中小企業持續發展與永續經營的三個關鍵

四. 以「將將」推動幹部培養、制度化及二代接班的兩個應用

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前言

「將將」雖是杜書伍先生總結聯強集團在幹部培養及制度化運作的經驗所著，但有許多觀念與做法都可應用於一般的中小企業。

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大綱

一. 前言

二. 人資序中訓練執行關鍵的轉換

三. 中小企業持續發展與永續經營的三個關鍵

四. 以「將將」推動幹部培養、制度化及二代接班的兩個應用

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「將將」人資序中訓練執行關鍵的轉換 (1/2)

本書的人資序提到如何使用本書做主管訓練，並提出五項訓練執行關鍵，以達到「內化」及「學用合一」的目的。

五項訓練執行關鍵

1. 管理是新知，須建立新的知識架構。

2. 連結閱讀而非記憶，撰寫心得強迫整理。

3. 隨時啟動，由用人單位主管擔任教練角色。

4. 訓練觀察習慣，加速實務經驗的積累。

5. 針對有潛力升任主管者，鼓勵提前自學。

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「將將」人資序中訓練執行關鍵的轉換 (2/2)

針對本書人資序中所提出的五項訓練執行關鍵，可以圖形方式呈現，或許更能說明其做法。

個人與主管訓練執行關鍵

1. 建立知識

架構

2. 連結個人

經驗

3. 撰寫心得

報告

4. 培養觀察

習慣

5. 鼓勵幹部學習

6. 擔任教練角色

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大綱

一. 前言

二. 人資序中訓練執行關鍵的轉換

三. 中小企業持續發展與永續經營的三個關鍵

四. 以「將將」推動幹部培養、制度化及二代接班的兩個應用

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中小企業持續發展與永續經營的三個關鍵

對台灣大部分的中小企業而言，「幹部培養」、「制度化」以及「二代接班」是影響企業能否持續發展及永續經營的三個關鍵。

時間軸 關心主題 相關議題

當前的議題 獲利 降低成本、接單、新客戶開發

1-5年的議題 持續發展 新產品開發、新市場開拓、制度化、幹部培養

5年以後的議題 永續經營 制度化、二代接班

中小企業關心主題與相關議題

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幹部培養的挑戰

台灣大部分中小企業的幹部由技術人員升任，普遍欠缺管理的知識與技能；相關的訓練也常與工作脫節，無法落實於日常管理及與部屬的互動中。

優秀的技術人員

稱職的管理幹部

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制度化的挑戰

台灣大部分中小企業在創業初期，靠著較低的生產成本以及靈活的營運方式，在市場上取得一席之地，但隨著營運規模的擴大，必須建立較制度化的運作模式，以提升整體的營運效能，但卻面臨「靈活性」與「制度化」的衝突。

靈活性 制度化

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二代接班的挑戰

台灣大部分中小企業也面臨二代接班的挑戰；二代接班人有較好的教育背景、資訊能力及國際化視野，必須在短期間內加速培養關鍵能力，並透過幹部培養及制度化運作，建立穩固的接班基礎。

豐富經驗

客戶關係

老臣輔佐

教育背景

資訊能力

國際化視野

制度化

幹部培養

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大綱

一. 前言

二. 人資序中訓練執行關鍵的轉換

三. 中小企業持續發展與永續經營的三個關鍵

四. 以「將將」推動幹部培養、制度化及二代接班的兩個應用

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大綱

應用一：

以「將將」的內容做為典範參考，

並從中選擇適用的內容在公司內部

推動，可縮短推動的時程並確保獲

致預期的成效。

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顧問協助推動中小企業的幹部培養、制度化及二代接班

大部分中小企業因內部較少相關經驗人員，可委由外部顧問協助推動「幹部培養」、「制度化」以及「二代接班」。

問題診斷或需求分析

相關方案規劃 相關方案討論

與確認

形塑企業文化

建立制度、流程與運作模式

培養幹部能力 二代接班

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以「將將」推動中小企業的幹部培養、制度化及二代接班

透過「將將」這本書的研讀可縮短中小企業推動「幹部培養」、「制度化」以及「二代接班」所需投入的時間、人力及預算。

「將將」

讀書會

相關觀念

及做法

適用企業的

觀念及做法

形塑企業文化

建立制度、流程與運作模式

培養幹部能力 二代接班

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研讀「將將」可為中小企業帶來的效益

「將將」書中所提的許多觀念及做法可做為中小企業推動「幹部培養」、「制度化」以及「二代接班」的參考典範。

企業研讀「將將」可帶來的效益

1. 可快速學習制度化運作及幹部培養的領先實踐

2. 可從其中挑選適合企業特性與文化的觀念與做法進行規劃、設

計與推動

3. 可快速建立企業共識與共同的語言

4. 可縮短推動的時程並獲致預期的成效

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「將將」相關觀念及做法：第一部、主管意識

講 主題 重要觀念 制度化

企業文化

幹部培養

二代接班

是否相關

1-1 善用「意識」，適時改變

意識角色改變->了解內涵->調整行為-

>養成習慣->內化 V O

1-2 公司可以給一個人職位，但不能給他來自同仁的尊敬

公司只是給一個舞台；性格的缺點會產生很大的減分效應，必須時刻提醒自己

V O

1-3 主管要管大事及小事 大事：部門方向

小事：部屬做事是否掌握關鍵 V O

1-4 「積極主動負責」才是真正有責任感

對份內及灰色地帶的事負責 V O

1-5 將帥無能，累死三軍 單點思考v.s.系統思考+總量管制 V O

1-6 見詞生義 從字面上單純的意思去認知，並在未經深思熟慮的情況下，立即做出反應

V O

1-7 管理的藝術 必須深究管理思想背後的緣由，才能夠基於自身的情況引進適合的部分

V V V O

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「將將」相關觀念及做法：第二部、分工與組織建構

講 主題 重要觀念 制度化

企業文化

幹部培養

二代接班

是否相關

2-1 主管的部門運作管理 主管的主要工作：人員分工、制定SOP及建立管理報表系統

V V O

2-2 突破「自然律限制」的思維

認清「自然律」存在的事實，用正確的方法去因應。例：人力金字塔、能力成長的S曲線、工作交接、前置期。

V O

2-3 矩陣管理與矩陣組織 矩陣管理早已存在，如：各部門在人事、財務等方面遵循相關部門的規定運行

V V O

2-4 功能集中，建立專業化運作模式

組織發展的三階段：一個部門多功能、不同功能切割成不同的部門、部門擴大後分組；如此才能提高各功能的專業化。

V O

2-5 增胖前，先瘦身

工作量增加是瘦身的訊息。瘦身方法：找到重複的工作、中止階段性工作、新方法未取代舊方法、未隨時空環境改變進行檢討等。

V V O

2-6 知識的產出與管理 公司內應有能產出與更新知識的環境；應將文字轉為數據，再以報表方式呈現，而數據與報表需定期檢討及更新。

V V O

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「將將」相關觀念及做法：第三部、部門管理與政策落實

講 主題 重要觀念 制度化

企業文化

幹部培養

二代接班

是否相關

3-1 構想、政策落實的技巧

主管在傳遞想法的同時，也要傳遞做法；可委由專員構思「作業系統」；可透過電腦化落實；需整合新、舊做法。

V V O

3-2 形成自我管理機制的制度設計

制度設計時，必須將管理方式設計在內。末端的現象是用以發現問題的，但問題的解決需從根源處著手。

V O

3-3 電子郵寄，讓主管慢性失職與失能

主管應該用部屬容易了解的說法，詳加解說；主管須持續觀察，確保部屬完全了解。

V O

3-4 不是制度僵硬，而是人僵硬

有經驗的人制定制度以涵蓋主要狀況，其餘以特例處理；管理的要訣就是要能善用制度化管理。

V V O

3-5 屋漏偏逢連夜雨？？？ 此為卸責的說法，因為問題早已存在。 V V O

3-6 形期無形 練武的三個階段：無形、具形及無形。

兩個認知：認知制度與流程的價值、掌握制度與流程背後的精神。

V V O

3-7 追求完美！？ 追求完美 v.s. 成本的考量 V O

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「將將」相關觀念及做法：第四部、組織行為與組織氣候

講 主題 重要觀念 制度化

企業文化

幹部培養

二代接班

是否相關

4-1 孟母為何三遷？環境也！ 選對環境的好處：因其他人員的激勵，提升學習的速度；其他部門專業人才的配合，提供揮灑的舞台。

V V O

4-2 組織氣候的培養 主管需帶領部門人員建立正確的觀念，形成優質的組織氣候，如：如何看待業績、塑造較輕鬆環境、穿著得體等。

V V O

4-3 基本價值的落實與深化 制度、系統 v.s. 文化與氣候。

負面表列可降低管理的複雜度。 V V O

4-4 雙方拍拍肩、雙方打屁股

主管有責任維持組織的公平與正義。

事情並非僅是兩分法的對與錯，而是分階段、對錯夾雜。

V V O

4-5 不要把「意見反應」澆熄了

「意見反應」很容易被自然澆熄了！

提意見者經深思熟慮後提出意見 v.s.

接收者聽到時才開始思考。 V V O

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「將將」相關觀念及做法：第五部、如何提升組織溝通效能

講 主題 重要觀念 制度化

企業文化

幹部培養

二代接班

是否相關

5-1 溝通能力的基礎

溝通能力的根源在於「系統性與結構性地陳述」欲傳達的事，以及培養「多了解別人及站在對方角度想」的習慣。

V V O

5-2 三角傳球，越級報告、指揮

越級報告的時機：直屬主管不在、向直屬主管溝通後未獲採納。

越級指揮的時機：直屬下屬不在、直屬下屬不熟悉的新領域工作。

越級報告或指揮後，需三角傳球，即補報告或補知會。

V V O

5-3 組織溝通—Z型溝通 良好的溝通：排除個人溝通上的盲點+Z型溝通(在與平行單位溝通碰壁時，主動與對方的主管溝通)。

V V O

5-4 善用外部反映，減少內部管理盲點

任何一個部門運作上的瑕疵，會對其他部門產生連帶影響，故常可看到垂直報告系統看不到的盲點。部門主管常因面子、或對方表達不夠精確，而否定其意見。

V V O

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「將將」相關觀念及做法：第六部、選才觀念

講 主題 重要觀念 制度化

企業文化

幹部培養

二代接班

是否相關

6-1 基層主管的主修課—對人的了解

主管必須深入觀察每個人的個性特質、做事習慣與認知，才有可能用對的方法教導及輔導部屬。

V O

6-2 選才，重IQ更要重人格特質

真正影響績效高低的是人格特質；在面談過程中，從應對內容的細微處，判定應徵者的人格特質，以選出符合公司及工作特質要求的人才。

V V V O

6-3 選才的觀念和技巧 人格特質的評核必須先使用「消去法」；對正向特質格外明顯的人，須留意是否伴隨負面的人格特質。

V V V O

6-4 獨立人格背後的問題 針對獨立人格的同仁，要留意其背後的成因：逐步養成或被迫養成。前者兼具與人互動能力；後者則無。

V V V O

6-5 由預算目標的執行，來讀人識人

可看到三類人：「外爭外行、內爭內行」型；「有盡責但未全力以赴」型；「積極自我挑戰」型。

V V V O

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「將將」相關觀念及做法：第七部、訓練與引導

講 主題 重要觀念 制度化

企業文化

幹部培養

二代接班

是否相關

7-1 會議的訓練與共識功能

要達到訓練的目的，主管需針對部屬的報告內容，加入本身的看法，或拉高討論層級、延伸到其他應用；要達到共識的目的，主管需讓大家不忌諱談論失敗的案例，以及在跨部門會議時，擔任「轉譯者」的角色。

V V O

7-2 月報制度的精神與目的

月報兼具訓練、輔導與共享的目的；有助培養同仁做事有計畫、系統性思考、結構性分析，進而能夠主動獨立地改善事物。

V V O

7-3 月報制度的執行要領 月報制度執行的過程中可以三個階段提升部屬的能力：臨摹分析階段、變化分析階段及獨立分析階段。

V V O

7-4 別把「手段」當「目的」 須能明確區分「手段」與「目的」，才不會落入自欺欺人及不能達成目的的下場。

V O

7-5 誤把「手段」當「目的」的成因

誤把「手段」當「目的」的成因：因應環境壓力的三種態度及個人工作處事的三種習性。

V O

7-6 善性循環，啟動主動學習機制

主動學習機制：接受->理解、認知->深度理解->體悟、嘗試或排斥

V V O

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「將將」相關觀念及做法：第八部、培養幹部與潛力人才

講 主題 重要觀念 制度化

企業文化

幹部培養

二代接班

是否相關

8-1 如何培育部屬「帶人」與「管事」

主管須以循序漸進方式培養部屬帶人與管事的能力 V O

8-2 授權與受權 授權與受權是一個漸進的過程；主管授權時，須對部屬能力有明確的認知，並在必要時進行收權與回權。

V V O

8-3 利用組織安排，培養基層主管

基層主管除專業能力外，另須樂於助人及公正無私。

培養基層主管的做法：先帶一位、循序漸進及共同指導。

V V

8-4 主管要養成「導引思考、宏觀闡述」的習慣

導引思考：主管不要立即給答案，要以提問方式刺激部屬思考；宏觀闡述：主管將討論中觀念、方法的相關案例與應用做延伸說明。

V V O

8-5 讓「聯強EMBA」成為我們共同的語言

「聯強EMBA」可提高主管洞悉盲點的敏銳度及有關改善方法的論述能力，進而提高主管的輔導能力。另可將其作為共同語言，讓同仁彼此提點改善，成為部門的管理利器。

V V V O

8-6 到底是「將」？還是「士」！

「將」與「士」的主要差別在於思考習慣

(習慣思考範疇的大小) 與任事態度 (主動或被動)。

V V O

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範例：以某中小企業推動「制度化」為例

編號 公司目前面臨的主要議題

1 客戶要求至上，導致制度與流程無法落實執行。

2 因為人員能力問題，工作上存在許多「做」與「寫」不一致情形。

3 研發、業務與生管間的溝通機制未建立。

4 部分人員的職責未明確。

「將將」相關46個觀念及做法

適合公司的

9個觀念及做法

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範例：以某中小企業推動「制度化」為例

編號 公司目前面臨的

主要議題

制度化相關主題

(講次)

企業文化相關主題

(講次)

1 客戶要求至上，導致制度與流程無法落實執行。

部門運作管理(2-1)；制度或人僵硬(3-4)；形期無形(3-6)

2 因為人員能力問題，工作上存在許多「做」與「寫」不一致情形。

部門運作管理(2-1)、月報制度的精神(7-2)、

月報制度的執行要領(7-3)

會議的訓練與共識功能(7-1)、主動學習機制(7-6)

3 研發、業務與生管間的溝通機制未建立。

部門運作管理(2-1)；制度或人僵硬(3-4)；形期無形(3-6)

溝通能力的基礎(5-1)；善用外部反映(5-4)

4 部分人員的職責未明確。 部門運作管理(2-1)

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大綱

應用二：

以「將將」的相關內容充實管理職

能內涵，並透過職能盤點與訓練落

實相關觀念與做法。

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「將將」與管理職能的關係

編號 管理職能 主題 (講次)

1 領導統御 善用意識(1-1)；贏得同仁的尊敬(1-2)；積極主動負責(1-

4)；組織氣候的培養 (4-2)；基本價值的落實(4-3)；雙方拍肩、打屁股(4-4)；授權(8-2)

2 人才培養 對人的了解(6-1)；重人格特質(6-2)；選才的觀念與技巧(6-3)；會議的訓練與共識功能(7-1)；月報制度的精神與目的(7-2)；培育部屬帶人與管事(8-1)；聯強EMBA(8-5)

3 規劃與管理 管大事及小事(1-3)；將帥無能(1-5)；政策落實技巧(3-1)；內建自我管理機制(3-2)；不要把意見反應澆熄了(4-5)；導引思考、宏觀闡述(8-4)

4 組織管理與發展

部門運作管理(2-1)；矩陣組織(2-3)；專業化運作(2-4)

5 目標與績效管理

別把手段當目的(7-4)；誤把手段當目的的成因(7-5)

6 溝通協調 溝通能力的基礎(5-1)；三角傳球(5-2)；Z型溝通(5-3)；善用外部反應(5-4)

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一般企業推動管理職能之做法

職能盤點

管理課程

規劃設計

管理課程

執行

職能識別

與分級

標竿企業職能項目與內容

公司高層

對幹部要求

管理職能分級表

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以「將將」相關主題內容充實管理職能內涵

聯強集團

對幹部要求

職能盤點

管理課程

規劃設計

管理課程

執行

職能識別

與分級

標竿企業職能項目與內容

公司高層

對幹部要求

管理職能分級表