Hallintosääntö ja sen uudistaminen

Tuuli Tarukannel

5.2.2017

1Esittely

TervehdysTuuli TarukannelErityisasiantuntija, HTMwww.hallintoakatemia.fi

Kokenut kouluttajaVerkkokouluttaja, videokouluttajaKunnassa keskushallinnossaKoulutuspäällikkö, hallinto- ja lakiasiat, FCGKuntaliitto, lakiyksikkö, lakiasioiden erityisasiantuntijaValtionhallinnossa, mm. oikeusministeriön lainvalmisteluosasto, julkisoikeuden yksikköPitkään luottamushenkilönä kunnassa

2

11

Hallintosääntö• Ainoa pakollinen, kokoava johtosääntö• 90 §:ssä luettelo sisällöstä• Hallintosäännön lisäksi voi toki tehdä ohjeita ym.

mutta on vain yksi hallintosääntö

• Hallintosäännössä määräykset muun muassa• hallinnon ja toiminnan järjestäminen• päätöksenteko- ja hallintomenettely• valtuuston toiminta• kielellisten oikeuksien huomioon ottaminen kunnan

hallinnossa

• Hallintosäännön määräysten sisältö on valtuuston harkinnassa, mutta päätöksenteon käytännöissä ei kuntien välillä ole juurikaan eroja.

11

Tulee kuntalaista: hallintosääntö90 §Hallintosääntö• Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset ainakin:• 1) hallinnon ja toiminnan järjestämiseen liittyvistä seuraavista asioista:• a) toimielimistä ja johtamisesta;• b) kunnanhallituksen puheenjohtajan tehtävistä;• c) henkilöstöorganisaatiosta;• d) taloudenhoidosta;• e) hallinnon ja talouden tarkastuksesta;• f) sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta;• 2) päätöksenteko- ja hallintomenettelyyn liittyvistä seuraavista asioista:• a) toimivallan siirtämisestä;• b) toimielinten kokoontumisesta;

11

Tulee kuntalaista: hallintosääntö90 §c) varajäsenten kutsumisesta;d) toimielimen puheenjohtajan tehtävistä;e) kokouksen tilapäisestä puheenjohtajasta;f) kunnanhallituksen edustajan ja kunnanjohtajan tai pormestarin läsnäolosta ja puheoikeudesta muiden toimielinten kokouksissa;g) muiden kuin jäsenten läsnäolosta ja puheoikeudesta toimielinten kokouksissa;h) toimielinten päätöksentekotavoista sekä siitä, miten kunta huolehtii, että sähköiseen kokoukseen ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn osallistumiseen tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä;i) esittelystä;j) pöytäkirjan laatimisesta, tarkastamisesta ja tiedoksi antamisesta;k) asiakirjojen allekirjoittamisesta;l) asiakirjahallinnon järjestämisestä;m) asiakirjoista tai tiedon antamisesta perittävistä maksuista;

11

Tulee kuntalaista: hallintosääntö90 §n) 23 §:ssä tarkoitetun aloitteen käsittelystä ja aloitteen tekijälle annettavista tiedoista;o) viestinnän periaatteista;p) menettelystä otettaessa asia ylemmän toimielimen käsiteltäväksi;3) valtuuston toimintaan liittyvistä seuraavista asioista:a) valtuuston kokousmenettelystä;b) varavaltuutetun kutsumisesta valtuutetun tilalle;c) valtuutetun aloitteen käsittelystä;d) valtuutettujen valtuustotyöskentelyä varten muodostamista valtuustoryhmistä;e) kokouksiin osallistumisesta ja kokouskutsun lähettämisestä sähköisesti;f) valtuutettujen puheenvuorojen pituudesta yksittäisissä asioissa, jos ne ovat tarpeen kokouksen kulun turvaamiseksi.

Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset, joilla turvataan kielilaissa (423/2003) ja muualla laissa säädettyjen kielellisten oikeuksien toteutuminen kunnan hallinnossa.

11

Ratkaise: miten haluatte, että kuntaa johdetaan tulevaisuudessa? • Hallinnon ja toiminnan järjestämistä koskevilla määräyksillä määrätään

luottamushenkilö- ja henkilöstöorganisaatiosta. • Hallintosäännössä määrätään, minkälaisia toimielimiä kunnassa on,

miten kunnan johtaminen on järjestetty ja miten kunnan henkilöstöorganisaatio on järjestetty. • Esimerkkimalleja: ns. perinteinen malli, valtuusto-kunnanhallitus –

malli, valiokuntamalli, puheenjohtajamalli, elämänkaari -malli• Valtuusto antaa hallintosäännöllä tarpeelliset määräykset

kunnanhallituksen puheenjohtajan tehtävistä. • Hallintosäännössä on myös tarpeelliset määräykset taloudenhoidosta,

hallinnon ja talouden tarkastuksesta sekä sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta.

• Hallintosääntöön on tärkeä ottaa sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvä tehtävien ja vastuun jako kunnan sisällä.

11

Ratkaise: miten kunnassa järjestetään uudet ns. vaikuttamistoimielimet?• Kunnanhallituksen pitää asettaa seuraavat:

– Nuorisovaltuusto, vanhusneuvosto, vammaisneuvosto• Voivat olla myös kuntien yhteisiä, toimintatavat, kokoonpano,

valinta kunnan päätettävissä• Kunnanhallitus huolehtii toimintaedellytyksistä• Ei kunnan virallisia toimielimiä, vaan edustamansa ryhmän

vaikuttamis- ja kuulemiskanavia• Vaikuttavat edustamansa ryhmän asioita koskevaan

suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan. Ei tee muutoksenhakukelpoisia hallintopäätöksiä.

• Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset muiden kuin jäsenten läsnäolo- ja puheoikeudesta toimielinten kokouksissa. Läsnäolo- ja puheoikeuden antaminen ainakin valtuuston ja lautakuntien kokouksiin parantaisi tiedonkulkua ja vaikuttamismahdollisuuksia.

1

Suositus – Kuntaliiton hallintosääntömalli• Yleinen teema: konserniajattelua halutaan

vahvistaa

• Kuntaliiton mallissa esim.: • 8 § Kunnanhallitus, konsernijaosto sekä

sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto

• Kysymys: perustetaanko konsernijaosto sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto (tai vastaavat), jos ei niitä ei vielä ole? Vaihtoehto: nämä tehtävät kunnanhallitukselle

Konserniohjauksen sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät voidaan myös yhdistää saman jaoston tehtäviksi.

 

Tuuli Tarukann

el

1

Suositus – Kuntaliiton hallintosääntömallissa

• Kunnanhallituksessa on konsernijaosto, jossa on -- jäsentä, joista valtuusto valitsee jaoston puheenjohtajan ja -- varapuheenjohtajaa. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen.

• Kunnanhallituksessa on sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto, jossa on -- jäsentä, joista valtuusto valitsee jaoston puheenjohtajan ja -- varapuheenjohtajaa. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen.

Tuuli Tarukann

el

11

Ratkaise: miten viestit ja tiedotat?• Kunnalla on laaja harkintavalta, miten viestintä käytännössä toteutetaan.

• Tiedotettava kunnan toiminnasta asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille.

• Kunnan annettava riittävästi tietoa seuraavista asioista:– Kunnan järjestämistä palveluista– Kunnan taloudesta– Valmistelussa olevista asioista ja niitä koskevista suunnitelmista– Asioiden käsittelystä, päätöksistä, päätösten vaikutuksista– Osallistumis- ja vaikuttamiskeinoista

• Toimielinten esityslistat ja liitteet – yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeelliset tiedot yleiseen tietoverkkoon

• Salassapitovelvoitteet, tietosuoja otettava selkeästi huomioon, muistettava, että henkilötiedot ovat yleisessä tietoverkossa vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman ajan

11

Kuntaliiton hallintosääntömalli• Kunnanhallitus johtaa kunnan viestintää ja

tiedottamista kunnan toiminnasta. • Kunnanhallitus hyväksyy yleiset ohjeet viestinnän ja

tiedottamisen periaatteista sekä nimeää viestinnästä vastaavat viranhaltijat.

• Kunnanhallitus, lautakunnat, kunnanjohtaja sekä toimialojen johtavat viranhaltijat huolehtivat, että kunnan asukkaat ja palvelujen käyttäjät saavat riittävästi tietoja valmisteltavina olevista yleisesti merkittävistä asioista ja voivat osallistua ja vaikuttaa näiden asioiden valmisteluun.

• Viestinnässä käytetään selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otetaan huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet.

1

Uusi kuntalaki ja viestintä – tietojen saatavuus yleisessä tietoverkossa

Toimielimien esityslistat ja liitteet• Toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua

yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tiedot yleisessä tietoverkossa• Salassa pidettäviä tietoja ei yleiseen tietoverkkoon

• Huolehdittava siitä, että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu• Onko henkilötietojen vieminen yleiseen tietoverkkoon tarpeellista, kun huomioidaan

kunnan viestintävelvoitteet (julkisuuslaki. Kuntalaki)? • Valmistelun avaaminen ja henkilötietojen käsittely perusteltua erityisesti koskien

kunnan yhteisiä asioita tai kun päätöksenteolla yleinen vaikutus asukkaiden elämään tai elinympäristöön.

• Henkilötiedot yleisessä tietoverkossa vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman ajan• Hallintosääntöön keskeiset periaatteet ja tarkemmat määräykset tietosuojasta kunnan

verkkoviestinnässä• Kunnanhallituksen ohjeet

11

Kuntaliiton hallintosääntömallissa130 § Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan Verkkosivuilla

Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit.

14

11

Ratkaise: mitkä ovat jatkossa eri päätöksentekotavat?

Hallintosääntöön tulee kirjoittaa tarvittavat määräykset eri päätöksentekotavoista.Toimielimen päätöksentekotavat:

1. Perinteinen kokous kokouspaikalla

2. Sähköinen kokous – Kokoukseen osallistutaan sähköisen yhteyden avulla osallistujan valitsemasta paikasta ja

osallistujien on oltava keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä– Yleisöllä on oltava mahdollisuus seurata julkista kokousta– Kunta päättää, mihin toimielimiin sovelletaan

3. Sähköinen päätöksentekomenettely (100 §)– Mahdollinen muissa kokouksissa paitsi valtuustossa eikä julkisissa kokouksissa– Päätös tehdään ennen toimielimen kokousta– Sähköisesti käsiteltävä asia yksilöidään kokouskutsussa ja annetaan määräaika käsittelylle– Siirretään käsittelyyn kokouksessa, jos yksikin vaatii– Soveltuu ns. rutiiniasioihin– Tarvitaan soveltuva tietojärjestelmä

11

Ratkaise: miten haluatte järjestää otto-oikeuden kunnassanne?• Lähtökohtaisesti otto-oikeus on kunnanhallituksella• Huom. ei voi ottaa

– eräitä lupa-asioita– lakisääteisiä yksilöasioita– Yhteisen toimielimen asioita, jos kunnat niin sopineet

– Valtuusto voisi kuitenkin hallintosäännössä määrätä otto-oikeuden koskemaan myös lautakuntia tai liikelaitoksen johtokuntia haluamassaan laajuudessa. Valtuusto voisi hallintosäännöllä määrätä, että otto-oikeus on esimerkiksi vain osalla lautakunnista. Otto-oikeuden käyttöön liittyvästä menettelystä, esimerkiksi otto-oikeuden käyttämisen määräajoista määrättäisiin myös hallintosäännössä.

1

Tiedoksianto• Päätöksen tiedoksianto tapahtuu kunnan jäsenelle asettamalla pöytäkirja nähtäville

yleiseen tietoverkkoon (= nettiin…)Huomioi:• salassa pidettäviä tietoja ei yleiseen tietoverkkoon• henkilötiedot pois netistä määräajassa

• Tiedoksianto– Asianosainen: hallintolaki ja sähköisestä asioinnista annettu laki (139 §)– Kunnan jäsen (140 §)

• pöytäkirja nähtävänä yleisessä tietoverkossa• Tiedoksisaanti katsotaan tapahtuneen 7. päivänä nähtäville asettamisesta• Salassa pidettäviä asioita ei julkaista!! • Kokonaan salassa pidettävät asiat: maininta tällaisen asian käsittelystä ja

salassapitoperusteesta• Henkilötietojen käsittelyssä otettava huomioon yksityisyyden suoja > ainoastaan

tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot julkaistaan ja henkilötiedot poistetaan valitusajan kuluttua

17

11

Kuntaliiton hallintosääntömallissa149 §Päätösten tiedoksianto kunnan jäsenelleKunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisu-vaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään. Muun viranomaisen pöytäkirja annetaan vastaavalla tavalla tiedoksi kunnan jäsenille, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Kunnanhallitus antaa ohjeet salassapito- ja tietosuojavelvoitteiden huomioon ottamisesta annettaessa päätöksiä tiedoksi yleisessä tietoverkossa. Lautakunta voi antaa tarkentavaa ohjeistusta omalla toimialallaan.

18

1

Valtuuston kokoukset• HE: Kaikki nykyisen lain mukaan johtosäännöllä määrättävät asiat

löytyisivät hallintosäännöstä. Tämä koskisi myös valtuuston toimintaa eli erillistä valtuuston työjärjestystä ei tarvittaisi. Uuden lain mukaan kunnan hallinnon ja toiminnan järjestämistä, päätöksenteko- ja hallintomenettelyä sekä valtuuston toimintaa ohjattaisiin keskitetysti hallintosäännöllä. Muita johtosääntöjä ei enää olisi. Hallintosääntömääräykset voitaisiin kuitenkin jakaa eri asiakirjoihin silloin, kun kaikkia niitä ei kunnan organisaation laajuuden perusteella ole tarkoituksenmukaista koota yhteen.

• Pykälässä hallintosääntöön otettavat määräykset on ryhmitelty uudella tavalla. Määräykset koskisivat ensinnäkin hallinnon ja toiminnan järjestämistä, toiseksi päätöksenteko- ja hallintomenettelyä ja kolmanneksi valtuuston toimintaa.

1Sidonnaisuusilmoitukset

• Kuntaliiton mallissa:73 § Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät

• Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 §:ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla.

• Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. • Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset

valtuustolle tiedoksi -- kertaa vuodessa.

• Huom. ks. myös sidonnaisuuksista ohje• Suositus: ilmoitukset 1-2 kertaa vuodessa valtuustolle tiedoksi.

1Muistilista/pohdittavaa

• Onko kyseessä hallintosäännön päivittäminen uuden kuntalain mukaiseksi vain suurempikin päivitys?

• Logiikka toimielinten osioiden ja yleisen osan välillä (vaihtoehtoja rakenteessa: esimerkiksi Kuntaliiton mallin mukaan tai hajautetusti toimialalukuihin esimerkiksi toimivalta upotettuna)

• Suurin haaste lienee luettavuuden, asioiden löydettävyyden sekä sivumäärien kasvun näkökulmasta: toistaako esimerkiksi lautakuntien samoja tehtäviä uudelleen vai pyrkiikö sanomaan kaiken vain kerran?

• Voitko varautua tulevaankin hallintosääntötyössä eli älä rajoita turhaan

1Muistilista /pohdittavaa

• Sähköisiä käytäntöjä: kokouskutsut, kokoukset, tiedoksianto, listat nettiin

• Palkkiosääntö osana hallintosääntöä (tämä on mahdollista, mutta ei pakollista) – palkkiosäännön päivittämisessä huomioitava esim. uusien vaikuttamistoimielinten palkkiot (ellei niitä ole jo huomioitu aikaisemmin)

• Pohdittavaa: halutaanko ottaa johtokunnat ja johtoryhmät esiin eli mukaan hallintosääntöön?

• Otto-oikeuden rajoittaminen vai ei? • Konsernijaosto vai kunnanhallitukselle konsernijaoston

tehtävät?

1Muistilista/pohdittavaa

• Hankinnat: Kuntaliiton mallissa ei ole hankintoja nostettu mukaan, halutaanko nostaa mainintana kuitenkin?

• Liitteitä vai ei liitteitä? • Organisaatiokuva hallintosäännön sisään havainnollistamaan

tekstiä?• Lopuksi: mitkä ohjeet tulee päivittää kun hallintosääntö on

valmis? (esim. asiakirjahallinnon ohje, viestintäohje, ohjeet sopimushallinnasta tai vastaavat joita voi tulla hallintosäännöstä)

1Esimerkkimuotoiluja: Kuntaliiton malli

• Kuntaliiton mallihallintosääntö erinomainen, mutta kaikkeen ei löydy luonnollisesti vastausta: http://www.kunnat.net/fi/tietopankit/uutisia/2016/Sivut/2016-06-09-hallintosaantomalli.aspx

Kannattaa tutustua myös muiden kuntien hallintosääntöihin

1

Esimerkkejä• Tammela • Lohja• Lappeenranta• Iisalmi• Juva• Joensuu• Nurmes

1Lukulogiikka, Kuntaliiton malli vrt. Kunta X:

• 1 luku: Kunnan johtaminen • 1 § Hallintosäännön soveltaminen• 2 § Kunnan johtamisjärjestelmä• 3 § Esittely kunnanhallituksessa• 4 § Kunnanhallituksen puheenjohtajan tehtävät• 5 § Valtuuston puheenjohtajan tehtävät• 6 § Kunnan viestintä

• 4 luku: Konserniohjaus ja sopimusten hallinta• 23 § Konsernijohto• 24 § Konsernijohdon tehtävät ja toimivallan jako• 25 § Sopimusten hallinta

• KUNTA X: • 1 LUKU: KUNNAN JOHTAMINEN• 1 § Hallintosäännön soveltaminen• 2 § Kunnan johtamisjärjestelmä• 3 § Konsernijohto• 4 § Konsernijohdon tehtävät• 5 § Sopimusten hallinta• 6 § Kunnan viestintä

1Sähköisyys: näkyy monessa §:ssä

• Kuntaliiton malli:87 § Valtuuston varsinainen kokous ja sähköinen kokous

• Valtuusto voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

• Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Yleisölle on järjestettävä mahdollisuus seurata valtuuston sähköistä kokousta internetin kautta sekä kokouskutsussa mainitussa tilassa.

• Valtuuston suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

• Kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että sähköisiin kokouksiin tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

1Valtuuston kokoukset ja sähköisyys

• Kuntaliiton malli (1): 88 § Kokouskutsu

• Kokouskutsun antaa valtuuston puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat.

• Kokouskutsussa on mainittava, jos kyseessä on sähköinen kokous ja ilmoitettava verkko-osoite sekä tila, jossa yleisö voi seurata kokousta. Kokouskutsussa on mainittava jos osa kokousasioista käsitellään suljetussa kokouksessa.

• Kokouskutsu on lähetettävä vähintään -- päivää ennen valtuuston kokousta kullekin valtuutetulle sekä niille, joilla on kokouksessa läsnäolo- oikeus tai -velvollisuus. Samassa ajassa on kokouksesta tiedotettava kunnan verkkosivuilla.

1Valtuuston kokoukset ja sähköisyys

• Kuntaliiton malli (1): 90 §Sähköinen kokouskutsu

• Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.

1Valtuuston kokoukset ja sähköisyys

• Kunta X (2) – Tässä yhdistetty osin Kuntaliiton mallin 2 §:ää:Kokouskutsu

• Kokouskutsun antaa valtuuston puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsu toimitetaan kunnan antamaan viralliseen sähköpostiosoitteeseen.

• Kokouskutsussa on mainittava, jos kyseessä on sähköinen kokous ja ilmoitettava verkko-osoite sekä tila, jossa yleisö voi seurata kokousta. Kokouskutsussa on mainittava, jos osa kokousasioista käsitellään suljetussa kokouksessa.

• Kokouskutsu on lähetettävä vähintään 5 päivää ennen valtuuston kokousta kullekin valtuutetulle sekä niille, joilla on kokouksessa läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus. Samassa ajassa on kokouksesta tiedotettava kunnan verkkosivuilla.

• Kokouskutsu laaditaan suomen ja ruotsin kielellä ja lähetetään kutsuttaville sähköisenä.• Valtuuston kokous voidaan peruuttaa perustellusta syystä, esim. mikäli kokouksessa

käsiteltäviä asioita on vähän eikä niiden kiireellisyys vaadi pikaista käsittelyä. Kokouksen peruuttamisesta päättää valtuuston puheenjohtajisto yksimielisesti, ja siitä ilmoitetaan erikseen.

1Sähköinen kokous

• Kuntaliiton malli: • 125 § Sähköinen kokous• Vaihtoehto 1• Toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti. • Vaihtoehto 2• Toimielin pitää kokouksen pääsääntöisesti sähköisesti.

• Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

1Sähköinen päätöksentekomenettely

• Kuntaliiton malli:126 §Sähköinen päätöksentekomenettely

• Vaihtoehto 1 • Toimielin voi päättää asioita sähköisessä

päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 §:n mukaisesti. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimi elimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

• Vaihtoehto 2• Toimielimen kokouksia edeltää kuntalain 100 §:n mukainen

sähköinen päätöksentekomenettely. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

1Sähköinen kokouskutsu

• Kuntaliiton malli (1)129 §Sähköinen kokouskutsu

• Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.

1Sähköinen kokouskutsu

• Kunta X (2):Kokouskutsu (sähköinen)

• Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja.• Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat.

Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti.• Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan

kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.

• Kokouskutsu lähetetään ennen kokousta toimielimen päättämänä ajankohtana. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

• Kokouskutsu tai tieto siitä, milloin ja mistä kutsu on sähköisesti noudettavissa, lähetetään kunnan antamaan viralliseen sähköpostiosoitteeseen. Kokouskutsu tai tieto siitä, milloin ja mistä kutsu on sähköisesti noudettavissa, voidaan poikkeuksellisesti toimittaa myös puhelimitse tai tekstiviestinä.

• Kokouskutsu lähetetään jäsenten lisäksi sähköisesti muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai –velvollisuus toimielimen kokouksessa.

• Kunnanhallituksen, lautakuntien ja nuorisovaltuuston kokouskutsut ja esityslistat laaditaan käsittelykielellä ja käännetään toiselle kotimaiselle kielelle. Liitteitä ja oheismateriaalia ei käännetä.

1Sisäinen valvonta ja riskienhallinta (1): suosituksena jaosto (Kuntaliiton malli)

• 78 §Kunnanhallituksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät

• Kunnanhallitus vastaa kokonaisvaltaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, sekä• hyväksyy sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat,• valvoo, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimeenpannaan ohjeistuksen mukaisesti ja

tuloksellisesti sekä• antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä

johtopäätöksistä sekä selvityksen konsernivalvonnasta ja merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä.

• 79 § Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaoston tehtävät • Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto• vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja yhteen sovittamisesta siten että kunnan toiminnan laillisuus

ja tuloksellisuus varmistetaan, • hyväksyy sisäisen tarkastuksen suunnitelman, johon perustuen arvioidaan riskienhallinta-, valvonta-,

johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuutta, • vastaa riskienhallinnan järjestämisestä siten, että kunnan toiminnan olennaiset riskit tunnistetaan ja

kuvataan, riskin toteutumisen vaikutukset, toteutumisen todennäköisyys ja mahdollisuudet hallita riskiä arvioidaan sekä

• valmistelee kunnanhallitukselle sisäistä valvontaa ja riskienhallinta koskevan toimintakertomukseen otettavan osion.

1Sisäinen valvonta ja riskienhallinta (2):

jos ei haluta jaostoa (kunta X)• Kunnanhallituksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät• Kunnanhallitus vastaa kokonaisvaltaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan

järjestämisestä, sekä• hyväksyy sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja

menettelytavat,• valvoo, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimeenpannaan ohjeistuksen

mukaisesti ja tuloksellisesti,• antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan

järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä sekä selvityksen konsernivalvonnasta ja merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä,

• vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja yhteen sovittamisesta siten että kunnan toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus varmistetaan,

• hyväksyy sisäisen tarkastuksen suunnitelman, johon perustuen arvioidaan riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuutta sekä

• vastaa riskienhallinnan järjestämisestä siten, että kunnan toiminnan olennaiset riskit tunnistetaan ja kuvataan, riskin toteutumisen vaikutukset, toteutumisen todennäköisyys ja mahdollisuudet hallita riskiä arvioidaan.

1Esimerkkimuotoiluja: hankinnat

• § Hankinnat • Kunnanhallitus vahvistaa kunnan yleiset hankintaohjeet.• Julkisista hankinnoista annetun lain ja ns. erityisalojen

hankintalain tarkoittamasta hankintaoikaisusta päättää kunnanhallitus, lautakunta ja viranhaltija tekemänsä hankintapäätöksen osalta, mikäli hankintaoikaisu tehdään hankintayksikön aloitteesta.

• § Hankintojen suorittaminen • Hankintojen suorittamisessa noudatetaan kunnanhallituksen

vahvistamia hankintaohjeita sekä mahdollisia määrärahojen käyttöä koskevia määräyksiä.

1Esimerkkimuotoiluja: vaikuttamistoimielimet

• Vaikuttamistoimielimet: miten yksityiskohtaisella tasolla halutaan laittaa hallintosääntöön? Esim.:

• § Vaikuttamistoimielimet Nuorisovaltuustossa on kolmetoista (13) jäsentä, jotka pyritään valitsemaan niin, että nuorisovaltuustossa ovat edustettuina lukioiden, ammattioppilaitosten, perusopetuksen ja muiden oppilaitosten opiskelijat. Nuorisovaltuuston jäsenten kotikunnan on oltava X. Jäsenet voivat olla iältään 13–22-vuotiaita. Nuorisovaltuuston tehtävistä on säädetty kuntalain 26 §:ssä. Vanhusneuvostossa on kolmetoista (13) jäsentä, joista kahdeksan (8) eläkeläisjärjestöjen ehdottamia, kaksi (2) veteraanijärjestöjen ehdottamia, kaksi (2) sosiaali- ja terveyslautakunnan jäseniä ja yksi (1) kaupunginhallituksen jäsen. Vanhusneuvoston tehtävistä on säädetty kuntalain 27 §:ssä. Vammaisneuvostossa on kolmetoista (13) jäsentä, joista kahdeksan (8) X kunnan vammais-, sairaus- ja omaisjärjestöjen ehdottamia, neljä (4) lautakuntien edustajia (1 edustaja lasten, nuorten ja perheiden lautakunnasta, 1 edustaja sosiaali- ja terveyslautakunnasta, 1 edustaja palvelutuotantolautakunnasta ja 1 edustaja vetovoimalautakunnasta) ja yksi (1) kaupunginhallituksen jäsen. Vammaisneuvoston tehtävistä on säädetty kuntalain 28 §:ssä. Vaikuttamistoimielinten asettamisesta ja toimintaedellytyksistä päättää kaupunginhallitus. Vaikuttamistoimielin valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan.

1Esimerkkimuotoiluja: vaikuttamistoimielimet

• Vaikuttamistoimielimet: miten yksityiskohtaisella tasolla halutaan laittaa hallintosääntöön? Esim. näinkin lyhyesti:

• § Vaikuttamistoimielimet • Kunnassa on nuorisovaltuusto sekä vanhus- ja

vammaisneuvostot, joiden kokoonpanosta ja asettamisesta sekä toimintaedellytyksistä päättää kunnanhallitus.

1Esimerkkimuotoiluja: palkkiosääntöön

• Vaikuttamistoimielimet:

• ”Toimielimen kokoukseen osallistuville nuorisovaltuuston jäsenille sekä kaupunginhallituksen ja lautakuntien nimeämien, neuvoa-antavien ja toimintaa seuraavien neuvostojen ja neuvottelukuntien jäsenille suoritetaan palkkiota 22 euroa kokoukselta.”

”Myös toimielimen tai kunnanjohtajan nimeämille työryhmille ja nuorisovaltuustolle sekä vanhus- ja vammaisneuvostolle maksetaan palkkiot III-ryhmän mukaan. Em. työryhmien ym. palkkioissa noudatetaan muutenkin soveltuvin osin tätä palkkiosääntöä.”

1Yhteystiedot

Kiitos!Tuuli TarukannelErityisasiantuntija, HTMwww.hallintoakatemia.fi

Hallintoakatemia löytyy: Twitteristä @HallintoFacebookistaSlideSharestawww.hallintoakatemia.fi