När arbetet måste bli gjort - lönsamtNumeron Workforce Management

© 2015 Numeron 2

Kort om Numeron Ab• Kontor i Helsingfors och Tammerfors

• Ägs av företagets effektiva ledning

• 20 års erfarenhet av utmanande

personalintensiva branscher

• Sysselsätter 50 experter inom Workforce

Management

• Fokus på utmanande personalintensiva

organisationer

• 0 misslyckade implementeringsprojekt

© 2015 Numeron 3

Workforce Management (WFM)

Workforce Management är heltäckande resurshantering med hög servicenivå, kostnadseffektivitet och arbetstillfredsställelse inom

hela organisationen.

Vad är Workforce Management i praktiken?

© 2015 Numeron 5

WFM processen

Arbetsskifts-regler

FrånvaronArbetsskiftsrotation KompetenserÖnskemål om arbetsskift och

semester

Total arbetstid

Dagliga förändringar

Arbets-schema

Arbetsskifts-planering

Utförda arbeten

Personer

ArbetsskiftResurs-/

semester-planering

Kompetenskrav

Uppgift

Verksamhetsställe

ArbetstidLöne-analysLöneregler

Arbetstids-registrering

ar

Period-optimering

HR-master

Löne-beräkning

© 2015 Numeron 6

Traditionell arbetsskiftsplanering

1

2

3

5

4

Vikariepool

© 2015 Numeron 7

Arbetskraftsplanering med WFM

1

2

3

5

4

Vikariepool

Vilka är fördelarna med WFM?

© 2015 Numeron 9

Exempel på besparingspotential• Antal anställda inkluderade i schemaläggning: 800• Antal schemaläggare: 32• Planerade scheman per år: 17• Planeringstid per lista (dagar/person): 2• Lönekostnader (+bikostnader) per planerare: 3 633 €

Med hjälp av Numeron WFM:• Antal schemaläggare: 32 -> 2• Planeringstid per lista (dagar/person): 2 -> 4• Besparingspotential 187 463 € (ca. 1,7 milj. Kr.)

© 2015 Numeron 10

“På personalintensiva företag är utmaningen effektiv planering och felfri service. Med bra styrning kan man uppnå betydande besparingar och samtidigt öka personaltrivseln.”

Heikki AlankoVD

Pohjolan Liikenne

Besparingspotential

Övertidsersättningar ca. - 40 %

Jobb under planerad ledighet

ca. - 65 %

Sjukfrånvaron ca. - 25 %

Besparningspotentialen är beroende av organisationens kostnadsstruktur och bransch.

© 2015 Numeron 11

Fördelar med Numeron WFM optimering inom social- och hälsovården

• CUICI-undersökningen* i Satakunda sjukvårdsdistrikt (2012)– 130 anställda på akutmottagningen (6 veckors scheman)– Mer än 2 000 arbetsskiftsrelaterade begränsningar och önskemål– Mer än 50 % av arbetsskiften var önskemål

• En del arbetstagare hade önskemål gällande alla skift och några hade inga önskemål alls

– En erfaren schemaläggare planerade avdelningens arbetsskift– De manuellt planerade, och datoroptimerade arbetsscheman

jämfördes

*CIUCI-undersökning 2012: Satakunda Yrkeshögskola och Satakunda sjukvårdsdistrict, financierad av Tekes

© 2015 Numeron 12

Optimering av ledighetsplacering:

• Försäkring av tillräcklig kompetens• Jämn fördelning av extra arbetskraft mellan olika dagar• Maximering av förverkligade ledighets-önskemål• Minimering av enskilda arbetsdagar, och lediga dagar• Kontroll mot olika bestämmelser i kollektivavtal:

– antal lediga veckoslut– antal arbetsdagar i följd

• Jämn fördelning av lediga dagar olika veckor samt olika veckodagar

• Beaktande av semester, utbildningsdagar etc.*CIUCI-undersökning 2012: Satakunda Yrkeshögskola och Satakunda sjukvårdsdistrict, financierad av Tekes

© 2015 Numeron 13

Optimering av arbetsskiftsplacering

• Maximering av förverkligade arbetsskiftsönskemål• Kontroll mot olika bestämmelser i kollektivavtal:

– arbetstid – vilotid

• Minimering av övertid• Jämn fördelning av eventuellt underskottsarbete• Förhindrande av:

– vissa arbetsskift i följd– vissa arbetsskift före/efter semester

• Försäkring av tillräcklig kompetens

*CIUCI-undersökning 2012: Satakunda Yrkeshögskola och Satakunda sjukvårdsdistrict, financierad av Tekes

© 2015 Numeron 14

Forskningsresultaten från optimeringen av sjukvårdspersonalen i Satakunda:

• Genom optimering kunde man reducera antalet arbetstagare för en sex veckors perioden från 108 (manuell planering) till 100 personer– Skillnaden i personalmängd ca. -7 %

• 16 önskade lediga veckoslut förverkligades inte (manuellt 50)• 53 enskilda arbetsdagar blev kvar (manuellt 285)• Mer än 95 % av ledighets- och arbetsskifts-önskemålen

förverkligades genom optimering

*CIUCI-undersökning 2012: Satakunda Yrkeshögskola och Satakunda sjukvårdsdistrict, financierad av Tekes

© 2015 Numeron 17

Verktyg för Business- och HR-ledningen

Ett Management dashboard i realtid.

© 2015 Numeron 18

Verktyg för planerare och arbetsledningen

Ett dashboard i realtid för den operativa verksamhetens

ekonomiska indikatorer, larm, impulser och aktiviteter samt grafiska verktyg för kort- och

långsiktig resurshantering.

© 2015 Numeron 19

Verktyg för personalen

En portal för personalen där de kan hantera sina egna arbetstider och önskemål samt för kommunikation.

© 2015 Numeron 20

Numeron och undersökningen om beräkningsintelligens

Numeron samarbetar med toppforskare som utvecklar beräkningslösningar för schemaläggningsproblem.

I utvecklingen utnyttjas naturvetenskapliga metoder, till exempel självorganiserande heuristik, evolutionära algoritmer och neurala kalkyler. Undersökningen har genererat tydliga praktiska tillämpningar för utmaningar inom arbetskraftsplanering, som t.ex. optimering av varulagrets omsättningshastighet, schemaläggning och periodsscheman.

Med optimeringsalgoritmer kan man använda resurserna mer effektivt, minska kostnaderna och öka arbetstillfredsställelsen.

Exempel från olika branscher

© 2015 Numeron 22

Workforce Management inom kollektivtrafiken

WFM-systemet gör planeringen och hanteringen av både mänskliga resurser och utrustningen mer effektiv.

Särskilt viktigt är det att kunna hantera dagliga förändringar snabbt och effektivt.

© 2015 Numeron 23

Workforce Management inom räddningstjänsten

Med WFM-systemet garanterar man en tillräcklig servicenivå 24/7 på varje

verksamhetsställe och i varje område.

Särskilt viktigt är det att kunna följa upp och upprätthålla arbetstagarnas

kompetens.

© 2015 Numeron 24

Workforce Management inom säkerhet

WFM-systemet underlättar arbetskraftsplaneringen och daglig organisering av arbetet.

Särskilt viktigt är det att upprätthålla en hög servicenivå och att ha god kännedom om objekten.

Tack så mycket!