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Partage d'expérience sur l'organisation et la répartition
des tâches au sein de de l’unité 22.
Mme Leroy V, Présenté
par M. Charlier.
Unité 22
Chirurgie vasculaire et thoracique – Urologie
Département de chirurgie et brancardage
30 patients
18,75 ETP
2 spécialités
2 équipes médicales différentes
1. Introduction
A3: pour répondre à une question organisationnelle
US22: besoin de clarification et de formalisation
Qui fait quoi de 7h à 15h21?
Dilution des responsabilités; Perte de tempsEncadrement lacunaire des étudiantsTension entre collègues; Frustration en fin de journéeBeaucoup d’interruptions et d’intermédiaires en l’absence de référentsInsécurisant et parfois source d’insatisfaction pour les patients
1. Raison pour agir
• Enquête étudiants: Valérie et Mathilde: en cours
• Enquête collègues: Virginie et JoséSatisfaction moyenne / clarté de qui fait quoi: 4,65/10• Tableau journée type: Thi et Valérie:Temps de rapport/J : 6h30’Coppems : nbre de coppems complétés à 15h21: 51%Feuille « aide »: pas complétée de façon systématique • Interruptions / Intermédiaires: 35 interruptions / jour (AIA et IC ) en moyenne
2. Etat initial
• ↘ temps consacré au rapport de 30%• ↘ interruptions de 30%• 100% de complétion de la feuille « aide »• 80% de satisfaction % clarté de qui fait quoi
3. Définition des objectifs
Mem
bre
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GR
OU
PE
1
Thi,
Val
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iqu
e Qui fait quoi de 7h à 15h21?
Objectif stratégique: triangles du vrai nord Pilote: V. Leroy Sponsor : O. Callebaut Début: 20 octobre 2014
V1 2012.09
En cours : • Satisfaction clarté du rôle: Manque de visibilité
de la personne responsable des patients; transmissions interpersonnes : au coup par coup; non centralisé ; perceptions individuelles
• Rapport: + feuille aide : structure du document, souhait de connaître tous les patients de l’unité , pas de connexion entre rapport et feuille des aides , manque de temps, oublis , manque 1 PC ( encombrement)
• Dossiers: motivation? Adéquation avec notre pratique?
4. Analyse des écarts/causes réelles
- Tableau à côté du valrex pour identifier la personne responsable du patient
- Chaque équipe prend le rapport de son côté uniquement/ la 10-18 à 10h et pas à 13h
- Modification de la structure du rapport écrit + extraction automatique des données pour la feuille des « aides »
- Améliorer feuille de répartition - Remettre en route « cahier de transmissions»
avec les médecins - Définir et afficher tâches de chacun
5. Solutions possibles
- Prise du rapport par ½ équipe – A9 à 10h- Nouvelle structure du rapport- Tel 6228 (uro) et 6229 (vascu) : systématique +
répertoire
6. Test rapide des propositions
7. PDCA des actions
8. Résultats obtenus
- Importance d’avoir une convergence entre les attentes de IC et l’équipe / motivation
- Éviter de travailler en trop grand groupes: travailler avec des relais motivés
- Important de fixer un agenda / se donner les moyens (horaires)
- Rendre visible l’état d’avancement
9. Leçons apprises
Quoi qd Qui statut
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Contexte
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
7
Entrées du matin
Bios urgentes
Glycémies Picking IV
Retour PACU/USI
Transfusion
US 22
Mise en ordre du rapport
….
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Constat
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
8
• feuille de liaison AS-AL pas mise
à jour de manière systématique
• manque de repas pour les
entrées
• flou concernant la prise en
charge des retours USI, entrées,
…..
• flou dans l’organisation du
travail des stagiaires
• …..
Qui fait quoi?
US 22
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Constitution d’un Groupe Organisation:BATISTA José, FIEVET Virginie, MASSET Valérie, TRAN Thi,
VANBESIEN Mathilde,
LEROY Véronique,
CALLEBAUT Olivier
A3: « Qui fait quoi de 7h à 15h21? »
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
9
US 22 US 22
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Raisons pour agir
Dilution des responsabilités
Source d’insatisfaction et d’insécurité pour les patients
Source d’insatisfaction et de frustration pour le personnel
Perte de temps
L’impression d’être souvent interrompues
Encadrement des étudiants non standardisé et non optimum
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
10
US 22
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Évaluation de l’état initial
Enquête étudiants : pas abouti
Enquête auprès des collègues :Taux de satisfaction / clarté du rôle de chacun = 4,65/10
Évaluation des interruptions AIA - IC: 35 interruptions / matinées Pour identifier la personne responsable d’un patient pour transmettre un message ….
Tableau: journée-type
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
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US 22
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Évaluation de l’état initial
Tableau: journée-type
Mise en évidence de zones rouges
6h30 / jour consacré aux transmissions oralesheures cumulées pour 3ETP inf. + 2 x 0,75% AS (soit +/- 20%)
dossiers très peu complétés (51%)
flou dans l’attribution de certaines tâches
– Retour du PACU, des USI, QO,– bio urgentes, – entrées du matin– Mise à jour de la feuille de liaison AS-AL – Mise à jour du rapport écrit – …
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
13
US 22
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Objectifs
Objectifs • ↘ temps consacré au rapport de 30%
• ↘ interruptions de 30%
• 100% de mise à jour de la feuille de liaison AS-AL
• 80% de satisfaction par rapport à la répartition des tâches.
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
14
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Analyses des causes
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
15
US 22
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Solutions possibles
Tableaux
Répartition des tâches en fonction du staff présent
Complété lors de stand-up
« bulles » = tâches « floues » Qui est responsable de ces tâches?
À quel moment doivent-elles être
réalisées?
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
16
8h- 16h20 7h-12h42 9h54-18h 8h-14h30/10h-16h30
AIA Infirmière-Chef Infirmière Aide-Soignante Infirmière 10-18 AL
7h-7h30
7h-15h21
Rapport
Tours médicaux +
communication des
infos Tour 8
h +
soin
s
Staff complet
Le nom de la personne désignée doit être
noté sur la feuille de répartition
7h30-8h
8h-8h30
8h30-9h
9h-9h30
9h30-10h
10h-10h30 Rapport (A9 +AL)
10h30-11h
11h-11h30
11h30-12h
12h30-13h Pause
13h-13h30 Picking per os Pause
13h30-14h Rapport
14h-14h30
14h30-15h
7h-12h: paramètres1 injection si objectif du jour
nursing + objectif du jour
Après la pause:
12h-12h30 Tour de midi
15h-15h21
Teléphone
Prépa prélévements
divers
Dispatching
Teléphone
Commandes
diverses
Mise à jour mvt P
Vérification des
périmés
Teléphone
Prépa prélévements
divers
Coppems des
entrées
Mise à jour mvt P
Rangement pharma
Pause
Dossiers
Chariots
Rangement pharma
Entrées si possible
Tours médicaux +
communication des
infos Tour 8
h +
soin
s
Pause + stand-up
Transferts/sortants
Entretien matériel
Mise à jour Data
Meal
Diner + débarrasser
et cafés
Rapport
Etudiants: s'organisent avec l'infirmière responsable
du côté
paramètres, sortants, entrées,
sonnettes, rangement pharmacie
Prise en charge OM
et PM
Soins
Activités de gestion
Activités de gestion
Soins
Glycémies
Picking IV
Aide Picking per os
Soins ponctels
Sotants
Entrées
Commande des
repas
Transferts/sortants
Entretien matériel
Coordination des
soins: organisation
des transferts,
appels divers, …
Diner Pause
Rapport
Petit-dej
Chariots
By Groupe Organisation1- US22 :
Véronique, Thi, , Valérie, Mathilde, José, Virginie,
Olivier
Mise à jour le 4 mai 2015
La feuille "aide" doit
être remise à jour
après le tour uro par
l'AS du soir
Les entrées faites par les étudiants sont
encodées par l'infi du soir responsable du
côté
Bio urgentes Entrées du matinTarification uroChecks diversAccueil étudiants
Retour PACU/ USiRetour salle d'op/ angio
Transfusion
Encoder les entrées
Changements dans rapport
Mise à jour Feuille "aide"
Mise à jour Feuille "aide"
Déléguer les glycémies à un étudiant si possible Noter nom +
motif d'hospit des entrées dans rapport
Répartition du lendemain
US 22
CHU Dinant Godinne | UCL NamurReunion Infirmiers chefs CHU Dinant
Godinne17
8h- 16h20 7h-12h42 9h54-18h 8h-14h30/10h-16h30
AIA Infirmière-Chef Infirmière Aide-Soignante Infirmière 10-18 AL
7h-7h30
7h-15h21
Rapport
Tours médicaux +
communication des
infos Tour 8
h +
soin
s
Staff complet
Le nom de la personne désignée doit être
noté sur la feuille de répartition
7h30-8h
8h-8h30
8h30-9h
9h-9h30
9h30-10h
10h-10h30 Rapport (A9 +AL)
10h30-11h
11h-11h30
11h30-12h
12h30-13h Pause
13h-13h30 Picking per os Pause
13h30-14h Rapport
14h-14h30
14h30-15h
7h-12h: paramètres1 injection si objectif du jour
nursing + objectif du jour
Après la pause:
12h-12h30 Tour de midi
15h-15h21
Teléphone
Prépa prélévements
divers
Dispatching
Teléphone
Commandes
diverses
Mise à jour mvt P
Vérification des
périmés
Teléphone
Prépa prélévements
divers
Coppems des
entrées
Mise à jour mvt P
Rangement pharma
Pause
Dossiers
Chariots
Rangement pharma
Entrées si possible
Tours médicaux +
communication des
infos Tour 8
h +
soin
s
Pause + stand-up
Transferts/sortants
Entretien matériel
Mise à jour Data
Meal
Diner + débarrasser
et cafés
Rapport
Etudiants: s'organisent avec l'infirmière responsable
du côté
paramètres, sortants, entrées,
sonnettes, rangement pharmacie
Prise en charge OM
et PM
Soins
Activités de gestion
Activités de gestion
Soins
Glycémies
Picking IV
Aide Picking per os
Soins ponctels
Sotants
Entrées
Commande des
repas
Transferts/sortants
Entretien matériel
Coordination des
soins: organisation
des transferts,
appels divers, …
Diner Pause
Rapport
Petit-dej
Chariots
By Groupe Organisation1- US22 :
Véronique, Thi, , Valérie, Mathilde, José, Virginie,
Olivier
Mise à jour le 4 mai 2015
La feuille "aide" doit
être remise à jour
après le tour uro par
l'AS du soir
Les entrées faites par les étudiants sont
encodées par l'infi du soir responsable du
côté
Bio urgentes Entrées du matinTarification uroChecks diversAccueil étudiants
Retour PACU/ USiRetour salle d'op/ angio
Transfusion
Encoder les entrées
Changements dans rapport
Mise à jour Feuille "aide"
Mise à jour Feuille "aide"
Déléguer les glycémies à un étudiant si possible Noter nom +
motif d'hospit des entrées dans rapport
Répartition du lendemain
US 22
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Solutions possibles
Autres actions:
Modification de la structure du rapport écrit
Tableau mentionnant le nom de la personne responsable du patient et le n° de freeset
Utilisation des freesets :
1 freeset /1/2 couloir
Modification de la feuille de répartition
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
18
US 22
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Test des solutions
En cours depuis le début avril
Évaluation de l’atteinte des objectifs
• ↘ temps consacré au rapport de 30%
• ↘ interruptions de 30%
• 100% de mise à jour de la feuille de liaison AS-AL
• 80% de satisfaction % clarté de qui fait quoi
Prévue en juin ….
Reportée en septembre
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
19
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Leçons apprises US 22
Méthodologie A facilité un positionnement en tant que « jeune » IC
Méthode participative
Réponse à une préoccupation commune de l’équipe et de l’IC
IC n’apporte pas LA solution mais garante de trouver une solution en équipe
A permis de résoudre de nombreux irritants
(non inclus dans les stand-up)
Découverte des personnalités et fonctionnement des membres du groupe
Nécessité de travailler avec des relais motivés
Nécessité de rendre visible l’avancement du projet
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
42
US 22
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Leçons apprises US 22
Contenu : Qui fait quoi?
Ce projet a permis
d’amener de la cohérence dans la répartition des tâches
de responsabiliser les membres de l’équipe
de renforcer la collaboration entre les métiers et entre personnes exerçant la même fonction
de diminuer les tensions liées au flou dans l’attribution des tâches
augmenter la satisfaction des patients et diminuer l’insécurité
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
43
US 22
CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Leçons apprises US 22-US 96
Méthodologie commune US 22-US96
Traiter une préoccupation de l’équipe Implication des membres de l’équipe
Fédération de l’équipe autour d’un nouveau processus validé
Plus d’idées!
Clarifie le rôle et la tâche de chacun Permet le recadrage
Demande de la planification et de la rigueur dans le respect de l’agenda
Processus toujours en évolution
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne
46
US 22-
US 96