Comment arbitrer sur les projets et gérer les risques ?

Témoignage du CHRU de Lille - Mme Farida TAMRABET

Journée nationale H12 du 2 février 2012

1CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012

Un contexte qui implique la mise en place d’une gestion du portefeuille des projets et des activités de système d’information

� L’environnement amène des évolutions (T2A, certification,CBU…) qui supposent un accompagnement fort des systèmesd’informations.

� Les projets qui en résultent, doivent être mis en perspective des

capacités humaines et financière de l’établissement.

2CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012

� En septembre 2009, le portefeuille des projets de systèmed’information du CHRU de Lille se caractérise par :– des projets engagés qui sont issus du projet d’établissement 2004-2008

(70%),

– des besoins complémentaires à intégrer aux projets en cours de mise enplace (20 %),

– des besoins émergeants exprimés « au fil de l’eau » qui s’ajoutent auxprojets planifiés (2 à 3 nouvelles demandes par mois).

Une gestion du portefeuille des projets et des activités pour contribuer à la performance du SI du CHRU de Lille

Dans ce contexte, la Direction Générale du CHRU de Lille décide demettre en place une gestion du portefeuille des projets et des activitésdu système d’information, afin :

o Arbitrer explicitement sur l’ordonnancement des projets e t desmoyens au regard,

o Veiller à l’adéquation des moyens nécessaires au maintien e n.

3CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012

fonctionnement des logiciels et des infrastructures .

o Sécuriser la conduite des projets et en maîtriser les risque s.

o Améliorer la lisibilité et la communication à propos du Syst èmed’information.

Une gestion du portefeuille des projets et des activités mise en place en deux étapes

� Une gestion du portefeuille des projets et des activitésmise en place en deux étapes :

1) En 2010 : Initialisation de la démarche sur le portefeuill e desprojets «médico-économique et de la facturation».

� Adoption du 1er portefeuille composé de 27 projets en avril 2010,

4CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012

� Adoption du 1er portefeuille composé de 27 projets en avril 2010,� Actualisation du portefeuille tous les 4 mois. 3 itérations .

2) En 2011 : Adaptation et généralisation de la méthodologie surl’ensemble du SI dans le cadre de l’élaboration du Directeur duSystème d’Information du projet d’établissement 2012-201 6.

� Adoption du 1er portefeuille composé de 66 projets en mars 2011,� Actualisation du portefeuille tous les 4 mois . 2 itérations.

Un processus de gestion du portefeuille des projets et des activités intégré à la gouvernance du SI

� L’actualisation du portefeuille des projets et des activités est réalisée au regard de l’état d’avancement des projets engagés , des nouveauxprojets à prendre en compte et des moyens financiers et humains disponibles.

Instruire les besoins Evaluer les besoins

Arbitrer les projets

5CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012

• Fiche projet• Fiche projet • Fiche d’évaluation

• Fiche d’évaluation

• Ordonnancement des projets

• Plans de charge• Points de

vigilances

• Ordonnancement des projets

• Plans de charge• Points de

vigilances

Chefs de projets de la Délégation du SI

&Promoteurs du projet

Les représentants des utilisateurs du Comité

opérationnel du SI (CME, Coordination Générale des

Soins)

Le Comité Stratégique du Système d’Information

(CME, DGA)issu du Projet d’établissement

Les 3 points de vigilances à propos de l’ instruction des besoins

Comité Opérationnel du Système d’Information

FICHE D’INSTRUCTION DES BESOINS

Date de création de la fiche : N° de la Version :

Nom du projet :

Ide

nti

fica

tio

n

Type de projet

Production de soins

Plateaux techniques

Pilotage

Infrastructures, Telecoms et

Bureautique

Administration, Gestion et Logistique

Evolution Renouvellement Acquisition

Promoteur projet

CHRU

Repris et complété de la fiche analyse regroupement

Chargé de clientèle

DSIH

Repris et complété de la fiche analyse regroupement

Responsable projet

Métier (si différent du

promoteur)

Repris et complété de la fiche analyse regroupement

Partenaires du projet A compléter par le promoteur

1. Les besoins sont à formaliser sous la forme de problèmes à résoudre et/ou d’objectifs à atteindre … et non par l’expression du nom du logiciel qu’on souhaite mettre en place.

2. Le projet doit être porté par un promoteur qui s’engage notamment sur l’usage et les aspects

6CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012

Partenaires du projet

(Préciser à quel titre)

A compléter par le promoteur

Pôle(s) d’activité /

Service(s) /

Fédération(s)

concerné(s) /

Direction

Repris et complété de la fiche analyse regroupement

Op

po

rtu

nit

é

Problèmes à résoudre/ Objectifs à atteindre :

Repris et complété de la fiche analyse regroupement

Le projet répond-t-il à une (des) contrainte(s) d’ordre technique et ou réglementaire, à un axe stratégique

du Projet d’Etablissement ou à une fiche projet du contrat interne ?

Si oui, préciser lesquels et la date d’application pour la contrainte réglementaire.

Repris et complété de la fiche analyse regroupement

Nombre d’utilisateurs impactés par le projet

A compléter avec le promoteur

sur l’usage et les aspects organisationnels.

3. La solution envisagée comprend également le dispositif organisationnel à mettre en place.

Les 3 points de vigilances à propos de l’évaluation des besoins

1. Le dispositif d’accompagnement aux changements (formations, communication, fonctions …)

2. Le niveau d’adhésion des utilisateurs.

3. Le respect des règles de sécurité et

IMPACT PROFESSIONNEL

Niveau de l’impact X PÔLE □ SERVICE □ UNITE FONCTONNELLE

METIER 1 : METIER 2 : METIER 3 : METIER 4: Professions impactées par le projet

Nombre de professionnels concernés (estimation)

Nombre de professionnels à former (estimation)

Commentaires :

7CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012

3. Le respect des règles de sécurité et de confidentialité .

CALENDRIER DU PROJET

Un calendrier prévisionnel de projet est proposé X OUI □ NON

Délai de mise en œuvre du projet :

Durée prévisionnelle de mise en œuvre du projet :

Commentaires :

ASPECTS DE SECURITE CONFIDENTIALITE des données tra itées

Le Référent Sécurité du Système d’Information (RSSI ) du CHRUL a émis un avis □ OUI X NON □ FAVORABLE □ FAVORABLE avec recommandations □ FAVORABLE avec réserves □ DEFAVORABLE

Commentaires:

Une déclaration à la CNIL doit être faite.

Les 3 points de vigilances à propos de l’arbitrage des projets

1. Il est nécessaire d’identifier les référentiels des projets et des activités.

2. La mise en place d’un outil de recueil de l’activité permet la construction d’unités d’œuvres pour élaborer les prévisions et calculer la charge réalisée.

3. Il s’agit d’un outil d’aide à la décision et non d’un outil de comptabilité.

8CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012

� Des arbitrages explicites et partagés avec toutes les partiesprenantes du Système d’information. 68 projets dont 7 projetsstratégiques majeurs.

� Une meilleure visibilité des projets et des activités du SI pris encharges par la Délégation du SI, au travers du scénariod’ordonnancement des projets arbitré par les instances.

� Une diminution des demandes dites « urgentes ».

Des premiers résultats visibles pour tous

9CHRU de Lille – séminaire ANAP du 2 février 2012

� Une diminution des demandes dites « urgentes ».

� Les instructions et des évaluations de projets qui sécurisent lesconduites des projets.

� Un processus qui prévoit néanmoins une certaine souplesse pourréponse aux demandes dites incontournables et non planifiées.

� La promotion de la démarche est assurée par la DirectionGénérale Adjointe.

� Un processus de gestion du portefeuille des projets intégré à lagouvernance du système d’information du CHRU de Lille, quiassocie étroitement les acteurs médicaux et paramédicaux autravers du Comité opérationnel et du Comité Stratégique du SI.

Une démarche stratégique soutenue par la Direction Générale

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� Une démarche progressive et pragmatique initialisée sur undomaine du système d’information avant d’être adaptée puisgénéralisée sur l’ensemble du SI.