Basic Journal XXX

Outline

Useful of Journal entry1

Basic Journal components and rules2

period status effect to Journal creation3

Journal Post methods4

GL Closing Cycle steps5

Natures of Account balances in 5 types6

What is Journal

Adjustment การปร�บปร�งบ�ญชี�Accrued ค้ างร�บค้ าง2

Allocation การกระจายรายได้ ค้�าใชี�จ�าย

3

Reserve ค้�อ การจ างสำ�ารองต่�างๆ

Journal Entries & the Accounting Cycle

Journal Entry Types

Journal Entry Types

•Manual Journal Entries: The basic journal entry type is used for most accounting transactions. Examples include adjustments and reclassifications.

•Reversing Journal Entries: Reversing journal entries are created by reversing an existing journal entry. You can reverse any journal entry and post it to the current or any future open accounting period.

Journal Components (single)

•Every journal entry in Oracle General Ledger has 3 components.

Line

Head

Journal Components (Batch)

Grouping Journal into Batches

Manual Journal Entries

Statistical Entries

Intercompany

Foreign currency

Functional currency

Performing Additional Journal Actions

Method to create Journal (single)▫ Journals > Enter

Method to create Journal (single)

Method to create Journal (batch)▫ Journals > Enter

Method to create Journal (batch) Enter the Batch information

▫Batch : Batch’s name▫Period :Select the latest open period

Select Journals button to enter a journal

Method to create Journal (batch)▫ Enter the Journal Header and Journal

lines

Method to create Journal (batch)▫ Select the New icon to create a second

journal entry within this batch

period status effect to Journal creation

Enter Data Post Re Open Close

Never

Further

Open

Close

Permanent Close

Journal Entries

Rule of Entry Journals

▫ ถ้ า Journal เป�น Currency ค้�า เด้บ�ต่ก�บเค้รด้�ต่ต่ องเท่�าก�น

▫ ถ้ าเป�น Stat เด้บ�ต่ก�บเค้รด้�ต่ไม่�ต่ องเท่�าก�น▫ สำาม่ารถ้ใสำ� Line ได้ ไม่�จ�าก�ด้

Manual Entry Journals

Importing Journals▫ (N) Journals > Import > Run

Importing Journals• Enter the source• Choose No Group ID, All Group IDs, or specific Group IDs• Select the Import button

The error should be resolved by correcting the problem.(N) Journals > Import > Run

Importing Journals

Correcting Journal Import Data

Integrating with Oracle General LedgerJournal import can be submitted in three

way•From web ADI, at the same time you

submit the upload process•From web ADI as a separate submission

process•From General Ledger using the Import

Journals window

Posting Journals

Posting Journals

Posting Journals

•Journal Replication During Posting

•Data Access Set Impact to Posting

•Posing To a Prior Period

•Auto Post

3 methods to post journal batches

Post Journals Using the Post Button (N) Journals > Post

Post Journals using the Post Journals Window(N) Journals > Enter (B) More Actions

Automatic Posting(N) Setup > Journals > AutoPost

Post Journals using the Post Journals Window

(N) Journals > Post

Post Journals using the Post Journals Window

(B) Find

Post Journals using the Post Journals Window

- select journal post

Post Journals using the Post Journals Window

1 Post Journals Using the Post Button - Responsibility = XXController

- (N) Journals > Enter (Find your Journals batch)

Post Journals Using the Post Button

Post Journals Using the Post Button

Automatic Posting

Posting to a Prior Period

Reversing Journal Entries

- Reverse Journals : Switch Dr/Cr , Change SignOriginal :

Dr Rent Expense ………………1000 THBCr Cash …………………1000 THB

Reversal :Dr Cash ……………… ..1000 THB

Cr Rent Expense ……… ..1000 THB

- Reversing Journals Automatically

Reversing Journal Entries

Reversing Journal Entries

Closing journal

ท่�าไม่ต่ องป"ด้บ�ญชี�?

• เป�นการวั�ด้ผลการด้�าเน�นงานของสำ�าหร�บงวัด้บ�ญชี�หน()ง

• เพื่�)อหาผลก�าไรหร�อขาด้ท่�นประจ�างวัด้ของก�จการ เก�)ยวัข องก�บบ�ญชี�ประเภท่รายได้ และค้�าใชี จ�าย

•การป"ด้บ�ญชี�เป�นข�-นต่อนการท่�าให ยอด้ค้งเหล�อของบ�ญชี� ประเภท่รายได้ และค้�าใชี จ�าย เท่�าก�บศู/นย0 โด้ยการโอนยอด้

“ ”ไปย�ง บ�ญชี�สำร�ปยอด้รายได้ ค้�าใชี จ�าย

Steps for Closing the Accounts

• โอนป"ด้บ�ญชี�ประเภท่รายได้ ไปบ�ญชี�สำม่�ด้ยอด้รายได้ ค้�าใชี จ�าย

• โอนป"ด้บ�ญชี�ประเภท่ค้�าใชี จ�ายท่�กบ�ญชี�ไปบ�ญชี�สำร�ปยอด้ รายได้ ค้�าใชี จ�าย (Income Summary Account )

• โอนป"ด้บ�ญชี�สำร�ปยอด้รายได้ ค้�าใชี จ�ายไปบ�ญชี�ก�าไรสำะสำม่(Retain Earning)

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP

1

2

เข า Manu View (1) > ค้ล�กRequest (2)

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

3

เข าหน าต่�าง Find Requests > ค้ล�ก Submit a New Request…

(3)

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

หน าต่�าง Submit a New Request

เล�อก Single Request แล วัค้ล�ก

OK 4

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

5 หน าต่�าง Submit

RequestClick … เพื่�)อท่�าการ

search ข อม่/ล

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

6 ท่�าการค้ นหา โด้ยพื่�ม่พื่0%closing%

แล วัเล�อก Create Income Statement Closing

Journal แล วัค้ล�ก OK (6)

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

หน าต่�าง Parameter เล�อก Period ท่�)จะท่�าการ

ป"ด้ แล วัค้ล�ก OK

7

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ) หน าต่�าง Parameter

ในชี�องของ Account From และ Account To

เป�นการก�าหนด้ Criteria ของบ�ญชี� เสำร2จแล วั OK ()

8

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

หน าต่�าง Parameter ในชี�องของ Closing

Account เล�อกบ�ญชี�ท่�)ต่ องการจะป"ด้

เสำร2จแล วั OK (9)

9

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

10

หน าต่�าง Parameter ในชี�องของ Closing

Account เล�อกบ�ญชี�ท่�)ต่ องการ (Income

Statement Closing Office) เสำร2จแล วัOK (9)

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

แสำด้งข อม่/ลในหน าต่�างParameter

ค้ล�ก OK (11)

11

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

12

ปรากฎหน าต่�างSubmit Request

ค้ล�ก Submit

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

13

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

14

ปรากฎหน าต่�าง Find Request

ค้ล�ก Find

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

แสำด้งPhase>Completed,

Status>Normal

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

บ�ญชี�ท่�)ท่�าการป"ด้ ณ งวัด้ JAN-11 ซึ่()งย�งค้ง� status เป�นUnposted

ถ้ าไม่�ต่ องการท่�าการแก ไข ค้ล�กPost รายการ สำ�-นสำ�ด้การป"ด้บ�ญชี�1

5

แสำด้งบ�ญชี�ท่�)ป"ด้แล วั

สำาม่ารถ้เข าไปด้/บ�ญชี�ท่�)ป"ด้ไปแล วัโด้ยเข าไปท่�)

Inquiry>Account> เล�อกAccount Period>ใสำ�เลขบ�ญชี�

ท่�)ต่ องการด้/ เชี�น 01.000.3200 และ 01.000.9000

ข�-นต่อนการป"ด้บ�ญชี�ในระบบ ERP (ต่�อ)

แสำด้งบ�ญชี�ท่�)ป"ด้แล วั

สำาม่ารถ้เข าไปด้/บ�ญชี�ท่�)ป"ด้ไปแล วัโด้ยเข าไปท่�)

Inquiry>Account> เล�อกAccount Period>ใสำ�เลขบ�ญชี�ท่�)

ต่ องการด้/ เชี�น 01.000.3200 และ 01.000.9000

Natures of Account balances in 5 types

• Natures• Natures

• Asset • Revenue• Liability

• Owner’s

Equity

Expense

Journal Inquiry

Journal InquirySelect (N) Inquiry >Account

1

Click for next step

Journal Inquiry

Journal Inquiry3. In the Account region. Use the find

Account window.4. Enter a range of account:

Journal Inquiry5. Accounts to get the account balance

information, be sure all journal are posted6. Show Balances

5

6 7 8

Journal Inquiry (6. show detail)

Journal Inquiry (7. journal detail)

Journal Inquiry (8. show variance)