SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE HISTORIAS MÉDICAS PARA EL SERVICIO MÉDICO NACIONAL DE EMPLEADOS PÚBLICOS

Técnicas de Levantamiento de Información

Cuestionario y Entrevistas

Gimenez Miguel

Ng Luis

Sanchez Yessenia

Velazquez Ronner

Zerpa Aroidemar

Sección: 7021

Caracas, agosto de 2009

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DEL OESTE

“MARISCAL SUCRE”

FORMATO DE ENTREVISTA APLICADA AL TÉCNICO DE HISTORIAS MÉDICAS:

MARISELA ÁRVALES

Entrevistador: Buenas tardes, A fin de obtener información sobre algunos procesos

necesarios para completar el desarrollo del sistema de registro y control de historias

médicas, me gustaría realizarle una serie de preguntas.

Entrevistado: Buenas Tardes, si como no estamos a la orden.

Entrevistador: Tenemos entendido que los procesos de Registro de nuevos pacientes y

asignación de citas, actualmente se realizan en diferentes áreas físicas del

departamento.

Entrevistado: Efectivamente, se realizan en diferentes área, cuando se va a registrar un

nuevo paciente, este debe trasladarse al área de admisión para que se le sea cree una

historia médica y luego este debe dirigirse al área de taquilla para que se le asigne

una cita con el médico de medicina general.

Entrevistador: ¿De que forma le gustaría ahorrar tiempo y pasos innecesarios a

través del sistema referente a dichos procedimientos?

Entrevistado: A fin de ahorrar tiempo tanto al paciente como al técnico de historias

médica nos gustaría que el sistema simplifique a un solo proceso en taquilla, en donde

el nuevo paciente podrá ser registrado y a la misma vez se le pueda crear una historia

médica y se le asigne una cita con el médico general disponible en el horario.

Entrevistador: ¿Que reportes son necesarios como salida después de realizar

estos procedimientos?

Entrevistado: Se debe imprimir una tarjeta de control de cita la cual se le suministra al

paciente y la información correspondiente a los datos de la historia médica que

posteriormente será guardada en físico en carpeta.

Entrevistador: Se Debe imprimir otro reporte relacionado con dicho proceso?

Entrevistado: Si, se debe imprimir otro reporte, el cuál va dirigido al médico tratante, en

este caso seria el médico de medicina general.

Entrevistador: ¿Cuál es el nombre de ese reporte?

Entrevistado: Se llama reporte de Morbilidad Médica.

Entrevistador: ¿Qué tipos de datos son necesarios o incluidos en el reporte?

Entrevistado: En el reporte son incluidos datos de identificación del paciente: (Cedula de

identidad, nombre, apellido, edad, sexo, etc.), y datos de identificación del médico:

(Nombre, apellido, especialidad, numero de horas que trabaja), también se incluye un

formato de enumeración que indica el número de pacientes vistos y un cuadro de

observaciones, donde el médico coloca el diagnóstico.

Entrevistador: ¿El reporte tiene un formato especial?

Entrevistado: Actualmente manejamos un formato que nos suministra el ministerio del

poder popular para la salud y tiene los datos mencionados con una ubicación específica.

Posteriormente le sabre llegar dicho formato.

Entrevistador: ¿Cuantas personas manejan y tienen acceso a la información del

reporte?

Entrevistado: Tienen acceso a la información el técnico de historias médicas quien debe

imprimir dicho reporte, y el médico quien lo debe terminar de llenar con información.

Entrevistador: ¿Es necesario que el personal posea una inducción previa para el

llenado del reporte?

Entrevistado: El personal que maneja el reporte es un técnico de historias médicas, y se

le si le debe dar un proceso de capacitación para que este conozcas la forma en que se

trabaja y así tenga un dominio optimo de las herramientas de trabajo.

Entrevistador: ¿Cuánto tiempo de inducción debe tener el personal?

Entrevistado: Generalmente la capacitación se da durante una semana.

Entrevistador:¿ Considera que el sistema a realizar podría tener Tips de ayuda con

preguntas frecuentes que faciliten la inducción del personal?

Entrevistado: Personalmente creo que el sistema debería tener tips de ayuda que

faciliten un poco el manejo de las herramientas, reduciendo tiempo al personal.

Entrevistador: Para el levantamiento de la información que posteriormente se hace

para crear las estadísticas, se toman datos del reporte de Morbilidad médica?

Entrevistado: Si ya que a través de las morbilidades médicas se hace el levantamiento

de información de datos que serán necesarios para la creación de las diferentes

estadísticas.

Entrevistador: Los datos totalizados de forma estadística se envían a otro

departamento o institución externa/interna?

Entrevistado: Si son enviados a otro departamento y otra institución externa.

Entrevistador ¿Cuál es el departamento o institución?

Entrevistado: A la dirección de la institución y al Distrito Sanitario Nº3.

Entrevistador: ¿Cual es el nombre de los reportes que son llevados a la institución/

departamento?

Entrevistado: Los datos estadísticos son vaciados en otros formatos de los que

anteriormente hemos hablado como son el EPI-15 Y el EPI-11, los cuales tienen un

formato establecido. El formato EPI-15 es llevado a el Distrito Nº3, y ellos se encargan de

reportar las enfermedades notificadas que nosotros le suministramos. Por otra parte la

información del EPI-11 es totalizada en Reportes Generales mensuales que son

suministrados a la dirección del servicio médico.

Entrevistador:¿Qué tipos de datos son necesarios o incluidos en el reporte?

Entrevistado: Los datos del EPI-15 son estadísticas totalizadas de las enfermedades

notificables reportadas mensualmente en el servicio médico. Los reportes generales

tienen información totalizada como: Cantidad de pacientes vistos por médico, cantidad de

pacientes nuevos y sucesivos, cantidad de horas por medico etc...

Entrevistador: ¿El reporte tiene un formato especial?

Entrevistado: El EPI-15 si posee un formato preestablecido y los reportes generales no

lo poseen.

Entrevistador: En que formato le facilitaría la presentación de estos datos: (Doc,

pdf, hoja de cálculo)?

Entrevistado: Nos facilitaría la información si es presentada en cualquier formato que

pueda ser impreso. Pero nos favorecería que sea presentado en documento .doc, con

sus gráficos correspondientes.

CUESTIONARIO

Utilizando la herramienta Encuesta Facil, fue realizado el custionario

destinado a una población de nueve (9) técnicos de historias médicas del Servicio

Médico Nacional de Empleados Públicos.

ANÁLISIS DE RESULTADOS

Las preguntas 1 y 2 respectivamente dieron como resultado destacar y

puntualizar el método o los pasos para la realización de historias médicas y

asiganción de citas a los diferentes pacientes del Servicio.

Grafico Nº 1 – Pregunta 3 ¿Cuál de estos reportes es el utilizado por este departamento?

Análisis:

Fue determinado que es importante para el departamento de historias

médicas la utilización de los todos los reportes.

Grafico Nº 2 – Pregunta 4 ¿Cuál es el promedio diario de pacientes que se dirigen a el

departamento en el que labora (departamento de historias medicas)?

Análisis:

Los resultados determinaron que a diario entre 15 o más pacientes son

atendidos en el Servicio, esto determina que se maneran gran catidad de datos.

Grafico Nº 3 – Pregunta 5 ¿Cuál es el dato que identifica a una persona como paciente en el

servicio?

Análisis:

Estos resultados permiten determianar la importancia de determinados

datos, siendo según la pregunta, el número de historia médica el más importante

para la identificación de los pacientes.

Grafico Nº 4 – Pregunta 6 ¿Los pacientes pueden poseer tantas historias médicas como en

unidades de atención ( Medicina general, Pediatría, Ginecología, etc.)sean vistos?

Análisis:

Es importante aclarar la integridad de los datos, por eso más del 50%

respondio que los pacientes no pueden poseer tantas historias médicas como en

unidades de atención.

Grafico Nº 5 – Pregunta 7 ¿Existe algún requisito indispensable para la asignación de citas a un

paciente?

Análisis:

El resultado a esta interrogante arroja en un 100% que es indispensable

contar con un requisito para la asignación de citas, siendo el regisito común para

los encuestados en primer lugar tener una historia médica y en segundo lugar la

cédula de identidad.

Grafico Nº 6 – Pregunta 8 Según su criterio, ¿el acceso a los datos y confidencialidad de las

historias médicas debe ser?

Análisis:

Según los resultados un 44% opina que el acceso a los datos y

confidencialidad de las historias médicas debe ser debe ser media y otro 44%

opina que debe ser Alta, el otro 11% restante opina que debe ser baja.

Grafico Nº 7 – Pregunta 9 ¿El personal Médico posee acceso a toda la información de los

pacientes?

Análisis:

En cuanto a conocer si el personal médico tiene acceso a la información de

los pacientes el 100% opino de manera afirmativa.

Grafico Nº 8 – Pregunta 10 En caso de ser cancelada una cita ¿Cuál es el medio por el cual es

informado el paciente?

Análisis:

En cuanto a conocer más a fondo con respecto a los medios utilizados para

la comunicación con los pacientes, el 100% estuvo de acuerdo que, en el caso de

ser comunicado la cancelación de una cita, esta se realiza el mismo dia de la cita

cancelada.

Grafico Nº 9 – Pregunta 11 Si lo desea, por favor coméntenos sus preferencias en cuanto a los

sistemas computarizados. Es importante.

Análisis:

Para conocer las preferencias de los usurios en cuanto a las

caracateristicas de la aplicación, dando diferentes resultados favorables a la

investigación.

CONCLUSIONES

A partir de la entrevista realizada al técnico de historias médicas se

observaron algunos puntos importantes para definir la estructura del nuevo

modelo de procesos del sistema de registro y control de historias médicas:

La captura de los datos del paciente, que en caso de no poseer una

historia médica debe trasladarse a otra área para que su historia le sea creada,

y luego regresar a taquilla para que le sea asignada una cita, estos pasos

tienen en común la recepción de los datos personales del paciente, por lo que

se pueden reducir y simplificar para mayor comodidad de los pacientes,

evitando que se trasladen.

El sistema dará a conocer los médicos disponibles en el horario de la

asignación de la cita a un paciente.

Se debe permitir la impresión de la historia médica de los pacientes

Al crear una cita al paciente se emite un reporte llamado “tarjeta de

control de cita” y un reporte de “Morbilidad Médica”. El reporte de “morbilidad

médica” puede ser consultado por el técnico de historia médicas y modificado

por el médico a quien le fue asignado el paciente, y contiene los datos de

identificación del paciente que están indicados en el respectivo formato que

provee el ministerio del poder popular para la salud .

El sistema deberá proporcionar la ayuda para el usuario, desde la

interfaz gráfica, para facilitar el trabajo en tiempo real.

Los campos para el almacenamiento de datos, procesamiento y salidas

generadas a partir de estos, deben coincidir con los datos de los formatos

manejados en el Servicio Médico Nacional de Empleados Públicos. De los datos

de identificación del paciente, el número de historia médica es el código único

que los diferencia entre sí.

Con la información reacaudada se pueden establecer algunos de los

datos de importancia para los procesos principales del sistema de registro de

historias médicas, y al disponer de los formatos usados por institución, de los

cuales algunos los provee el ministerio del poder popular para la salud, se

podrá consolidar el resto de datos necesario para la captura y salidas del

sistema.