Requisitos sello gel servicios y datos abiertos

Requisitos del Sello de Excelencia de Gobierno en Linea

ESTRUCTURALa siguiente es la estructura propuesta para establecer los requisitos de calidad del Sello de Excelencia. La cual está distribuida en categorías, niveles, etapas, requisitos y recursos, que buscan a partir de una visión general llegar a una visión específica de los aspectos a cumplir.

Ayudas guias al final del documento


CATEGORÍA GOBIERNO ABIERTO

ETAPAS REQUISITOS RECURSOS

Preparación para publicar

Criterios de evaluación EvidenciaSustento jurídico y

técnico

La entidad identifica y prioriza el conjunto de datos para su publicación.

Solicitud de información recurrente y de alto impacto.

Demuestre que el conjunto de datos publicado sea de alto impacto o que su publicación haya sido producto de solicitudes recurrentes por parte de sus usuarios.

Ley 1712 de 2014, artículo 11, numeral k. Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado.Decreto 103 de 2015, artículo 11. Publicación de datos abiertos.Guía para la apertura de datos abiertos en Colombia:http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8248_Guia_Apertura_Datos.pdf

El conjunto de datos cumple con los principios de legalidad para su publicación.

Información clasificada y reservada del conjunto de datos.

Verificar que la información del conjunto de datos no sea información clasificada o reservada.

Ley 1712 de 2014, artículos 18 y 19Guía para la apertura de datos abiertos en Colombia:http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8248_Guia_Apertura_Datos.pdf



El conjunto de datos está completo y actualizado.

El conjunto de datos no contiene campos nulos, la información es suficiente y consistente.El conjunto de datos debe estar actualizado.

Verificar que el conjunto de datos no contenga datos nulos (espacios sin diligenciar), la información sea suficiente y consistente (contener el mayor detalle posible de la información) y se encuentre actualizado (ver en www.datos.gov.co la metadata del conjunto de datos y comparar la frecuencia de actualización con la fecha de última actualización).

Guía para la apertura de datos abiertos en Colombia:http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8248_Guia_Apertura_Datos.pdfNTC 4611

El conjunto de datos se encuentra documentado a través de metadatos.

La metadata del conjunto de datos debe contener como mínimo los siguientes atributos:Título de Conjunto de DatosBreve DescripciónNombre de la EntidadAutorDepartamentoMunicipioOrdenSectorIdiomaFrecuencia de ActualizaciónFecha Emisión Fecha de última actualización

Verificar que la metadata del conjunto de datos cumpla con los atributos mencionados en los criterios de evaluación.

NTC 4611





Acceso y descarga

del conjunto de datos

Criterios de evaluación Evidencia

Sustento jurídico y técnico

El conjunto de datos se encuentra publicado en el portal de datos abiertos del Estado Colombiano o la herramienta que haga sus veces. En caso de estar publicado en portales o sistema de información propios de la entidad, deberá garantizar que los datos estén debidamente enlazados o federados al portal de datos abiertos del Estado Colombiano.

Conjunto de datos publicado en el portal de datos abiertos del Estado Colombiano, conjunto de datos externo enlazado al portal de datos abiertos del Estado Colombiano o portal de datos propio de la entidad federado al portal de datos abiertos del Estado Colombiano.

Verificar que el conjunto de datos se encuentre publicado en el portal de datos abiertos del Estado Colombiano en www.datos.gov.coEn caso de que el conjunto de datos esté publicado en el portal de la entidad, este deberá enlazarse al portal de datos abiertos del Estado Colombiano (ver sección conjuntos de datos externos en el portal de datos abiertos del Estado Colombiano y verificar que el enlace permita descargar el conjunto de datos en formato abierto).En caso de que la entidad cuente con un portal de datos abiertos propio, este podrá federarse al portal de datos abiertos del Estado Colombiano

Ley 1712 de 2014, artículo 11, numeral jDecreto 103 de 2015, artículo 11Marco de referencia TI. Apertura de datos - LI.SIS.08Guía para la apertura de datos abiertos en Colombia:http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8248_Guia_Apertura_Datos.pdf



(Verificar que en el portal de datos abiertos del Estado Colombiano se puedan visualizar los conjuntos de datos publicados en el portal de datos de la entidad.

El conjunto de datos está disponible para cualquier usuario de forma libre y sin restricciones.

El conjunto de datos se encuentra asociado a una licencia abierta.

Verificar que el conjunto de datos este relacionado a una licencia abierta que permita el uso, transformación, distribución, redistribución, reutilización, compilación, extracción, copia, difusión, modificación y/o adaptación de los datos y de la información publicada.

Verificar que la licencia esté publicada en el portal o en el sistema de información que la entidad disponga para la publicación de sus datos.

Ley 1712 de 2014 art. 6

Guía para la apertura de datos abiertos en Colombia:http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8248_Guia_Apertura_Datos.pdfAnexo 1. Uso de licencias abiertas

El usuario puede acceder al conjunto de datos de manera gratuita.

Acceso gratuito al conjunto de datos.

El conjunto de datos podrá ser consultado y descargado de manera gratuita.

Guía para la apertura de datos abiertos en Colombia:http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8248_Guia_Apertura_Datos.pdf

El usuario puede acceder al conjunto de datos sin ninguna restricción técnica o legal.

Restricción técnica o legal para acceder al conjunto de datos.

Verificar que los datos no contengan restricciones de acceso, por ejemplo contraseñas o que deba solicitar algún tipo de permiso especial para su obtención.


El usuario puede descargar el conjunto de datos de manera

Conjunto de datos descargado en lotes o masivamente.

Verificar que la totalidad del conjunto de datos pueda descargarse masivamente.

Guía para la apertura de datos abiertos en Colombia:



masiva, de forma tal que puede acceder a la totalidad de la información.

http://

estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8248_Guia_Apertura_Datos.pdf

El usuario puede descargar el conjunto de datos en formatos libres.

Descarga del conjunto de datos en formatos libre.

Verificar que el conjunto de datos pueda descargarse en cualquiera de los siguientes formatos dependiendo de las características del dato: CSV, XML, JSON, RDF, RSS.




Evaluación y

mejora del


técnico

Los usuarios del conjunto de datos reportan hallazgos,

Sección para que los usuarios reporten hallazgos, comentarios o sugerencias de los datos publicados.

Verificar que exista una sección en el portal o sistema de información donde se encuentra publicado el conjunto de datos,

Guía para la apertura de datos abiertos en Colombia:http://estrategia.gobiernoenlinea.g



conjunto de datos

comentarios o sugerencias de los datos publicados.

para que los usuarios reporten hallazgos, comentarios o sugerencias.

ov.co/623/articles-8248_Guia_Apertura_Datos.pdf

La entidad desarrolla una estrategia que permite mejorar la calidad de los datos publicados a partir de la retroalimentación de sus usuarios.

Estrategia para el mejoramiento de la calidad de la información publicada.

En el plan de apertura de datos de la entidad, deberá establecerse el mecanismo de monitoreo y seguimiento de los datos publicados. Como insumo se puede verificar las calificaciones de los usuarios en el portal de datos abiertos.








técnico

LOS REQUISITOS DEL NIVEL 1

LOS RECURSOS DEL NIVEL 1

La entidad analiza e identifica la vinculación de sus datos con otro(s) conjunto(s) de datos.

Análisis e identificación de vinculación del conjunto de datos con otros.

Documento u otra información donde demuestre que se analizó e identificó la necesidad de conectar su conjunto de datos con el de otra fuente de información.


El conjunto de datos geográfico cumple con los criterios de calidad de la información.

El conjunto de datos contiene columnas de georreferenciación (latitud y longitud) que permiten generar un mapa a partir de la información publicada.

Verificar que el conjunto de datos cumple con las características definidas para la calidad de la información geográfica.

NTC 5043NTC 5660Estándares OGC (Open GeoSPatial Consortium)

Acceso y descarga

del conjunto de datos



La entidad realiza divulgación y promoción del conjunto de datos publicado para impulsar su uso.

La entidad realiza estrategias y campañas para promover el conocimiento y uso del conjunto de datos publicado.

Documento, noticia o informe del resultado de las estrategias y campañas desarrolladas para promover el uso del conjunto de datos publicado.


La entidad habilita mecanismos de acceso a los

Habilitar interfaces de programación APIs para que terceros puedan consumir información del conjunto de

Link al sistema que soporta los datos con la instrucción o regla donde habilite la API.




datos por medio de interfaces de programación de aplicaciones APIs, permitiendo que terceros busquen automáticamente, recuperen o consuman los datos directamente del portal de datos abiertos.

datos.


Evaluación y

mejora del

conjunto de datos



La entidad evalúa el uso de los datos publicados y la satisfacción de sus usuarios.

Evaluación de uso y satisfacción de usuarios del conjunto de datos publicado.

En el plan de apertura de datos de la entidad, deberá establecerse el mecanismo de monitoreo y seguimiento de los datos publicados. Como insumo se puede verificar las calificaciones de los usuarios en el portal de datos abiertos.










técnico

LOS REQUISITOS

DEL NIVEL 1 y 2

LOS RECURSOS DEL NIVEL 1 y 2

Acceso y descarga

del

LOS REQUISITOS

DEL NIVEL 1 y 2


La entidad cuenta con mecanismos de publicación

Habilitación de mecanismos de acceso directo para consumo de información.

Verificar que existan mecanismos de publicación automática de los datos para extraerlos, transformarlos y




conjunto de datos

automática de los datos (ETL-proceso de extracción, transformación y carga o scripts) desde sus fuentes principales de información.

cargarlos desde sus fuentes principales (log del servidor).La entidad debe generar evidencia de la ejecución de la ETL.


En caso que aplique, el conjunto de datos se encuentra vinculado o enlazado con otro(s) conjunto(s) de datos.

Vinculación del conjunto de datos con otros.

Verificar que los datos se encuentran enlazados o vinculados con otro conjunto de datos a través de estándares web tipo HTTP, RDF y URI o cualquier otro requerido.

Guía para la apertura de datos abiertos en Colombia:http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-

8248_Guia_Apertura_Datos.pdf

Evaluación y

mejora del

conjunto de datos

LOS REQUISITOS

DEL NIVEL 1 y 2


AYUDAS

Se entiende como información clasificada aquella información pública cuyo acceso libre puede causar daño de derechos a personas naturales o jurídicas.

Se entiende como información reservada la información pública cuyo acceso libre puede causar daño a los intereses públicos.



Los metadatos son datos que describen los aspectos básicos de un conjunto de datos y son una herramienta fundamental para organizar, clasificar, relacionar y encontrar los datos necesarios. La cantidad y calidad de metadatos asociados a un conjunto de datos, permite una mejor clasificación y una mejor búsqueda y recuperación de los datos.

La metadata del conjunto de datos publicada en www.datos.gov.co lo encuentra en el conjunto de datos con el nombre "acerca de". Base de datos Federados: Son vistas unificadas de bases de datos independientes que aparentan ser una sola base de datos, pero son una colección de sistemas de bases de datos independientes, cooperativos, heterogéneos, que son autónomos y que permiten compartir todos o algunos de sus datos. Una BDF aparenta ser una BD normal y corriente, pero no tiene existencia física, es una vista lógica.

Actualmente el portal de datos abiertos del Estado Colombiano permite embeber portales de datos externos o de otras entidades, con el fin de unificar, agregar o consolidar el conjunto de datos

Se debe verificar las condiciones técnicas para la federación del conjunto de datos.

Puede ver los tipos de licencia abierta creative commons en el portal de Open Definition: http://opendefinition.org/licenses/

En caso de que la información sea extensa, la entidad podrá brindar herramientas de acceso para el descargue de la información directamente de la fuente primaria.

Formatos libres: Son formatos de archivo que se pueden crear y manipular para cualquier software, libre de restricciones legales y que aumentan el nivel de reutilización de los datos.

Las siguientes son las características de calidad de un conjunto de datos geográfico:

Nivel de veracidad de los elementos (capturados), sus atributos y sus relaciones respecto a la especificación técnica del producto.

Grado de certidumbre con el cual el conjunto de datos cumple con las especificaciones del producto, en lo que respecta a la estructura interna de los datos, reglas topológicas, atributos y relaciones.

Cercanía en posición de los objetos en el conjunto de datos, con respecto a su posición verdadera (o la asumida como verdadera).



Grado de realidad en la escala del tiempo, de los elementos existentes en la base de datos y sus relaciones temporales con respecto a las especificaciones del producto.

Grado de fidelidad de los valores de los atributos asignados a los elementos en la base de datos con respecto a su verdadera característica en el mundo real y la clasificación correcta de los objetos y sus relaciones de acuerdo con las especificaciones de producto.

En caso tal de que el conjunto de datos geográfico se encuentre publicado en el portal de datos abiertos del Estado Colombiano, se da por sentado el cumplimiento de las características en mención.

Una API (Application Programming Interface o Interfase de Programación de Aplicaciones) es un conjunto de funciones que facilitan el intercambio de mensajes o datos entre dos aplicaciones.

Los datos enlazados o vinculados son una manera normalizada de representar datos sobre una gran variedad de temas. La publicación de datos vinculados facilita a los programadores la conexión de información de diferentes fuentes, lo que lleva a nuevas e innovadoras aplicaciones.

CATEGORÍA TRÁMITES Y SERVICIOS


Preparación de la entidad


técnico

La Entidad cumple con las obligaciones y requisitos legales exigidos por el Estado

El trámite o servicio en línea (procedimiento administrativo) está publicado y actualizado en la última versión del SUIT o el sistema que haga sus veces.

Verificar que el trámite o procedimiento administrativo (servicio) esté publicado en el Sistema Único de Información de Trámites-SUIT y con el link habilitado para el acceso al mismo.

Art. 40 Decreto 019 de 2012



Colombiano para el trámite o servicio en línea.La Entidad informa al usuario sobre sus derechos, obligaciones y las condiciones de uso del trámite o servicio en línea.

Los términos y condiciones de uso del trámite o servicio en línea deben estar publicados para consulta del usuario.

Los términos y condiciones de uso del trámite o servicio en línea, deben incluir los derechos y las obligaciones del usuario e indicar el costo en caso que aplique.

Ley 1712 de 2014, y Resolución 3564 de 2015 numeral 9.1 anexo 1Ley 1437 de 2011

La Entidad garantiza la protección de los datos personales de los usuarios del trámite o servicio en línea.

La entidad debe contar con una política de tratamiento de información y solicitar autorización para el tratamiento de datos personales al usuario del trámite o servicio en línea.

La entidad publica la política de tratamiento de la información e incluye dentro del trámite o servicio en línea, la solicitud de autorización del usuario para el trato de sus datos personales.

Ley 1581 de 2012Decreto 1377 de 2013, art 13Decreto 886 de 2014

La entidad caracteriza a los usuarios del trámite o servicio en línea.

El trámite o servicio en línea debe generar una experiencia satisfactoria por parte del usuario.

Resultado de pruebas de usabilidad, que evidencien que el trámite o servicio es satisfactorio para el usuario, como por ejemplo evaluación heurística, test de usuario o evaluación iterativa.

Guía para la caracterización de usuarios, ciudadanos y grupos de interés - Departamento Nacional de Planeación PNSC. https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Programa%20Nacional%20del%20Servicio%20al%20Ciudadano/Guia%20de%20Caracterizaci%c3%b3n%20de%20Ciudadanos.pdf

Lineamientos y metodologías en Usabilidad para Gobierno en línea, pág. 116http://



estrategia.gobi ernoenlinea.gov.co/623/articles-8237_guia_usabilidad.pdf

El desarrollo del trámite o servicio en línea cumple con los criterios de accesibilidad web aplicables al nivel de conformidad A.

No deben presentarse errores al realizar la validación automática y manual de los requisitos del nivel de conformidad A, aplicables al desarrollo del trámite o servicio en línea.

Se debe realizar un análisis de accesibilidad web que demuestre o compruebe que no existen problemas (errores) en los requisitos aplicables al trámite o servicio en línea en el nivel de conformidad A.

NTC5854 (Norma Técnica Colombiana de accesibilidad web)Estándares de la W3C (World Wide Web Consortium)

El código en el que está hecho el trámite o servicio en línea cumple los estándares internacionales de programación web.

El código fuente del trámite o servicio en línea no presenta errores de programación.

El resultado del análisis realizado con el validador seleccionado, debe evidenciar que no existen problemas (errores) de código.

Estándares de la W3C (World Wide Web Consortium)





Solicitud del

trámite o servicio en línea


técnico

El trámite o servicio en línea cuenta con un registro o un mecanismo de identificación del usuario.

El registro o mecanismo de identificación permite establecer la identidad de la persona que solicita el trámite o servicio en línea.

Documento o registro que indique cómo el trámite o servicio en línea, permite identificar al usuario que solicita el trámite.

Ley 962 de 2005 art. 6. Medios tecnológicos, parágrafo 2 Ley 1437 de 2011

El usuario podrá elegir el medio de respuesta para recibir notificaciones.

El trámite o servicio en línea debe permitir que el usuario escoja el medio por el cual será notificado.

Verificar que el trámite o servicio en línea cuente con la opción para que el usuario elija el medio por el cual será notificado.

Leyes 1266 de 2008, 1273 de 2009, 1437 de 2011 Artículo 54, 1581 de 2012, 1755 de 2015, Decreto 1377 de 2013 y resolución 3564 de 2015

El usuario podrá encontrar ayuda para ejecutar el trámite o servicio en línea.

Contar con una guía, manual o ayuda que permita al usuario diligenciar adecuadamente la información requerida para ejecutar el trámite o servicio en línea.

Link al trámite o servicio en línea en donde se pueda consultar la guía, manual o ayuda para su ejecución.

Ley 1712 de 2014, Ley 1341 de 2009, Decreto 1081 de 2015, Decreto 103 de 2015, art 3, Resolución 3564 de 2015 anexo 2

Los formularios del trámite o servicio en línea deben contar con una validación de campos que indiquen al usuario si

El formulario del trámite o servicio en línea debe contar con la opción automática de verificación de los datos ingresados.

Validar que los campos del formulario del trámite o servicio en línea cuenten con la opción automática de verificación de los datos ingresados.

Ley 1712 de 2014, Ley 1341 de 2009, Decreto 1081 de 2015, Decreto 103 de 2015, art 3, Resolución 3564 de 2015 anexo 2



existen errores en el diligenciamiento o información faltante.

Si el trámite o servicio en línea requiere un pago, éste debe tener la posibilidad de hacerlo en línea y por otros medios.

El usuario del trámite o servicio en línea, debe contar con la posibilidad de efectuar el pago a través de alguno de los siguientes mecanismos:

*Pasarelas de pago (PSE, pago con tarjetas débito, pago con tarjetas de crédito, transferencia de fondos a cuenta de ahorro/corriente)* Terminal punto de venta (baloto, gana gana, etc.)* Operadores postales de pago (giros nacionales e internacionales)* Redeban multicolor* Transferencia bancaria* Corresponsal bancario

En todo caso, el trámite o servicio en línea debe tener la opción de generar un recibo para realizar el pago presencialmente.

Verificar que el trámite o servicio en línea cuenta con mecanismo de pago en línea y por otros medios, así como la opción de descargar el recibo para pagos presenciales.

Alineado con el marco de referencia TI. Para mayor información consultar en: http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-channel.html

El usuario podrá diligenciar el trámite o servicio en línea a través de cualquier navegador web.

El usuario puede ejecutar el trámite o servicio en línea, a través de cualquier navegador web y cualquier versión disponible.

Acceder al trámite o servicio en línea por distintos navegadores web y versiones, y verificar que el contenido cargue completamente y permita su ejecución.

Se ajusta a los lineamientos y metodologías en usabilidad web para Gobierno en línea, la cual puede descargar en: http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8237_guia_usabilidad.pdf

Durante la ejecución del

El usuario pueda corregir la información registrada y

Verificar que al diligenciar el trámite o servicio la información

Se ajusta a los lineamientos y metodologías en



trámite o servicio en línea, el usuario podrá corregir la información registrada y la documentación de soporte que haya cargado.

modificar los soportes cargados antes de finalizar la solicitud.

registrada pueda corregirse. Del mismo modo, los documentos cargados en el sistema puedan modificarse antes de finalizar con la solicitud.

usabilidad web para Gobierno en línea, la cual puede descargar en:

http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8237_guia_usabilidad.pdf

El usuario es alertado por inactividad prolongada durante la ejecución del trámite o servicio en línea. Si el usuario no confirma actividad en un lapso de tiempo, el sistema cerrará la sesión automáticamente.

El trámite o servicio en línea debe contar con la opción de alertar al usuario por inactividad y confirmar el cierre de sesión automática en caso de no recibir confirmación.

Verificar la existencia de reportes, imágenes u otro medio de información donde se demuestre que el usuario es alertado por inactividad en la ejecución del trámite o servicio en línea y que la sesión cierra automáticamente en caso de no recibir confirmación.


El usuario podrá continuar ejecutando el trámite o servicio en línea a través de sesiones parciales guardadas en el sistema.

El trámite o servicio en Línea debe contar con la trazabilidad de las sesiones guardadas durante su ejecución.

Documento o registro que evidencie que el sistema de información del trámite o servicio en línea tiene la opción de guardar sesiones parciales de los usuarios.

Se ajusta a los lineamientos y metodologías en usabilidad web para Gobierno en línea, que se puede descargar en: http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8237_guia_usabilidad.pdf

Cuando el El trámite o servicio en línea Revisar que el trámite o servicio Se ajusta a los lineamientos Ayudas guias al final del documento


trámite o servicio en línea requiere anexos en formato digital, se debe indicar al usuario las características de dichos anexos.

deberá especificar el tipo de formato, tamaño permitido y otras características que deban tener los anexos.

en línea debe presentar de forma clara y visible los requerimientos de los documentos anexos.

y metodologías en usabilidad web para Gobierno en línea, la cual puede descargar en:

http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8237_guia_usabilidad.pdf

No se podrá exigir al usuario del trámite o servicio, actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación o que se encuentren en otra entidad pública.

Actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad o que se encuentren en otra entidad pública.

Verificar que la entidad no solicite actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad o que se encuentren en otra entidad pública y el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposa para que ella lo requiera directamente.

Art 9 Decreto Ley 019 de 2012

El trámite o servicio en línea debe contar con un servicio de atención, en donde se especifique la información general del

El servicio de atención del trámite o servicio en línea debe proporcionar información como horario, datos de contacto, tiempo estimado de respuesta del trámite, canales de comunicación y medios para hacer seguimiento, entre otros.

Link al servicio de atención al usuario, donde se muestren datos de contacto, tiempo estimado de respuesta del trámite, medios para hacer seguimiento, horarios de atención, el tiempo de respuesta.

Ley 1437 de 2011Artículo 7, numeral 8. Deberes de las autoridades en la atención al público.



trámite e informar los medios para hacer seguimiento.El trámite o servicio en línea estará disponible en todo momento. En caso de no estarlo, el usuario debe ser informado de la causa y del tiempo estimado de restablecimiento del servicio.

En caso que el trámite o servicio en línea no se encuentre disponible, se debe informar al usuario la causa y el tiempo estimado para acceder al mismo.

Link al trámite o servicio en línea en donde se pueda validar en diferentes momentos, que éste se encuentra disponible. En caso que el trámite o servicio no se encuentre disponible, debe existir un mensaje sobre la causa y el tiempo estimado para acceder al mismo.

Resolución 3564 de 2015, anexo 2. Numeral 1.9






Recepción del

producto


técnico

El usuario recibe mensaje de confirmación de la solicitud del trámite o servicio en línea y tiene la posibilidad de hacer seguimiento en línea.

Al ejecutar el trámite o servicio en línea, el sistema debe generar un mensaje de confirmación de la solicitud indicando fecha, hora de recepción, número de registro de la solicitud y el plazo de respuesta. Así mismo, el trámite o servicio debe contar con un sistema de seguimiento en línea.

Registros o imágenes que evidencien que el sistema del trámite o servicio en línea, genera mensajes de confirmación de las solicitudes y link al sistema electrónico de seguimiento del trámite o servicio en línea.

Resolución 3564 de 2015. Anexo 2 numeral 8Ley 1437 de 2011Artículo 62. Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridadResolución 3564 de 2015, art 1010 y Ley 1437 de 2011 art 5 numeral 4, art 14

El usuario podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos relacionados con el trámite o servicio en línea.

Garantizar que a través de la plataforma o sistema del trámite o servicio en línea, el usuario puede presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos.

Verificar que la plataforma del servicio cuente con una sección para interponer pqr o que el servicio indique y direccione al usuario al sistema de pqr de la entidad en donde pueda interponer este recurso.

Art. 6 Ley 962 de 2005LEY 1437 DE 2011Artículo 7°. Deberes de las autoridades en la atención al público. Numeral 8Resolución 3564 de 2015, anexo 2. Numeral 1.8

El usuario recibe el producto resultado del trámite o servicio en línea.

El producto resultado del trámite o servicio en línea es entregado al usuario asegurando la autenticidad, integridad y disponibilidad de la información.

Reportes del sistema del trámite o servicio en línea que evidencien que el producto o servicio fue entregado. Adicionalmente, el resultado del servicio debe generar un documento firmado electrónicamente o contar con

Ley 1437 de 2011art. 56 y 67Guía de usuario del Sistema Único de Información de Trámites, SUIT 3 http://www.suit.gov.co/documents/10179/11887/Gu%C3%ADa+de+usuario+del



un sistema de información donde se pueda verificar la validez del documento.

+Sistema+

%C3%9Anico+de+Informaci%C3%B3n+de+Tr%C3%A1mites.pdf

Código General del Proceso Ley 1564 de 2012Art. 243. Clases de documentos.Art. 244. DOCUMENTO AUTÉNTICO.

Ley 962 de 2005Art. 6 Parágrafo 2

Ley 1437 de 2011art. 57. Acto administrativo electrónico

Decreto 2364 de 2012art. 1. Definiciones Numeral 3art. 4. Confiabilidad de la firma

Cuando el producto del trámite o servicio en línea sean datos relacionados con información geográfica, la entidad debe disponer de mecanismos tecnológicos de acceso,

El producto del trámite o servicio en línea relacionado con información geográfica, se puede acceder, consultar, visualizar y descargar. La información geográfica debe estar documentada a través de metadatos.

Link al repositorio que permita el acceso, consulta, visualización y descarga de los datos geográficos. Verificar que cuenten con metadatos.

Estándares de la OGC (Open GeoSPatial Consortium) y W3C (World Wide Web Consortium)



consulta, visualización y descarga. Adicionalmente, la información debe estar documentada a través de metadatos.Cuando el producto del trámite o servicio en línea es un documento, éste debe estar disponible para ser consultado durante el mismo tiempo que indique la tabla de retención documental de la entidad, en los casos que aplique.

Los documentos generados a partir de la ejecución de un trámite o servicio en línea, deben estar disponibles para consulta del usuario, durante el tiempo indicado en las tablas de retención documental de la entidad.

Registro del sistema de información del trámite o servicio, que evidencie el tiempo durante el cual estuvo disponible el documento para descarga por parte del usuario y que éste tiempo se encuentre definido en las tablas de retención documental.

Ley 594 de 2000Acuerdo 39 de 2002Decreto 2609 de 2012, capítulo IVArtículo 23. Características del documento electrónico de archivoArtículo 28. Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos

Ley 1437Art. 58

Acuerdo AGN 03 de 2015 - Art 13, 14, 15, 16 y 17



Evaluación y mejora


técnico

La entidad Evaluar el desempeño del Documento con indicadores o Alineado con el marco de



del trámite o servicio en línea

implementa un procedimiento para monitorear y evaluar el desempeño del trámite o servicio en línea y genera acciones de mejora.

trámite o servicio en línea en términos de riesgo, eficacia y costo.

métricas de desempeño del servicio, reportes y acciones realizadas para mejorar el servicio.

referencia TI. Para mayor información consultar en:

http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-channel.html

El sistema que soporta el trámite o servicio en línea contiene mecanismos que aseguran el registro histórico y trazabilidad de las acciones realizadas.

La entidad debe contar con un sistema que registra las acciones realizadas por los usuarios y por el administrador del trámite o servicio de la entidad.

Registro, imagen u otro tipo de documento que evidencia que el sistema registra las acciones realizadas por los usuarios y el administrador del trámite o servicio en línea.


La entidad debe contar con un plan de continuidad del trámite o servicio en línea, que establezca un proceso periódico de análisis y prevención de riesgos, gestión de emergencias y de recuperación del mismo.

Informe de gestión de disponibilidad del servicio donde se incluyan criterios de seguridad de la información, plan de continuidad del negocio (análisis de impacto del negocio), plan de respuesta de incidentes y plan de recuperación.

Verificar que la entidad disponga de un informe de gestión de disponibilidad del servicio con los criterios de seguridad de la información, plan de continuidad del negocio (análisis de impacto del negocio), plan de respuesta de incidentes y plan de recuperación.

Alineado con el marco de referencia TI. Para mayor información consultar en: http://www.mintic.gov.co/gestionti/615/w3-propertyvalue-7275.html



La entidad mide el uso y la satisfacción del usuario frente al trámite o servicio en línea y genera acciones de mejora

La entidad realiza mediciones del uso, satisfacción del usuario e implementa acciones de mejora del trámite o servicio en línea.

Registro, informe o documento con la medición del uso, satisfacción de los usuarios frente al trámite o servicio en línea y acciones de mejora implementadas.

Alineado con el marco de referencia TI. Para mayor información consultar en:

http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-channel.html







técnico



El usuario puede acceder al trámite o servicio en línea por múltiples canales.

Los usuarios cuentan con diferentes canales para acceder al trámite o servicio en línea de acuerdo a sus características y necesidades.

Informe estadístico de uso de los canales establecidos para acceder al trámite o servicio en línea.

Guía para la caracterización de usuarios, ciudadanos y grupos de interés - Departamento Nacional de Planeación PNSC. https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Programa%20Nacional%20del%20Servicio%20al%20Ciudadano/Guia%20de%20Caracterizaci%c3%b3n%20de%20Ciudadanos.pdf

Guía de atención al usuario por múltiples canales:http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8238_recurso_1.pdf

El desarrollo del trámite o servicio en línea cumple con los criterios de accesibilidad web aplicables al nivel de conformidad AA.

No deben presentarse errores al realizar la validación automática y manual de los requisitos del nivel de conformidad AA, aplicables al desarrollo del trámite o servicio en línea.

Se debe realizar un análisis de accesibilidad web que demuestre o compruebe que no existen problemas (errores) en los requisitos aplicables al trámite o servicio en línea en el nivel de conformidad AA.

NTC5854 (Norma Técnica Colombiana de accesibilidad web)Estándares de la W3C (World Wide Web Consortium)

El usuario Ventanilla única donde se Link u otra información que Manual de Gobierno en Ayudas guias al final del documento


accede al trámite o servicio en línea a través de una ventanilla única.

encuentre el trámite o servicio en línea con otros afines a la entidad o de otras entidades, agrupado por temáticas o intereses poblacionales.

permita demostrar la vinculación e integración del trámite o servicio a la ventanilla única.

línea, componente TIC para servicios, trámites y servicios en línea http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-8011.html

Marco de referencia arquitectura empresarial

El formulario del trámite o servicio en línea usa el estándar del lenguaje común de intercambio de información.

Los campos del formulario están incluidos en el diccionario del lenguaje común del Estado Colombiano, en caso contrario se deberá hacer la solicitud de incorporación de los mismos.

Verificar en http://www.intranet.gov.co/web/gelxml/inicio, que los campos del formulario se encuentran en el diccionario de lenguaje común del Estado.

Guía de uso del lenguaje común de intercambio de información http://

estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8240_Guia_Lenguaje.pdf

Solicitud del




El usuario podrá acceder al trámite o servicio en línea a través de dispositivos móviles aplicando tecnologías de diseño web adaptativo (Responsive Web Design-RWD).

El usuario podrá acceder y desplazarse fácilmente por los contenidos del trámite o servicio en línea a través de dispositivos móviles como celulares y tabletas.

Acceder al trámite o servicio en línea por dispositivos móviles (celular, tableta) a fin de validar que los contenidos son sencillos, fáciles de entender y amigables en su navegación. También se puede validar el diseño web adaptativo ingresando el link del servicio en la siguiente herramienta: http://www.responsinator.com/


LOS LOS RECURSOS DEL NIVEL 1



Recepción del

producto

REQUISITOS DEL NIVEL 1

Evaluación y mejora

del trámite o servicio en línea







técnico

LOS REQUISITOS

DEL NIVEL 1 y 2


El trámite o servicio en línea de la entidad se integra con el

API disponible para facilitar la integración del trámite o servicio con el de otras entidades.

Link al API o información que demuestre que el trámite o servicio en línea se integra con el de otra (s) entidad (es).

Manual de Gobierno en línea, componente TIC para servicios, trámites y servicios en línea http://



de otras entidades por medio de interfaces de programación de aplicaciones - APIS.

estrategia.gobi ernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-8011.html

Marco de referencia arquitectura empresarial

LOS REQUISITOS

DEL NIVEL 1 y 2


Solicitud del


El trámite o servicio en línea se encuentra disponible para el intercambio de información con otras entidades.

El trámite o servicio en línea debe cumplir con las siguientes características de intercambio de información:-Estandarizado según en lenguaje común definido en el marco de interoperabilidad.-Disponible para consulta con otras entidades.

Verificar en lenguaje.intranet.gov.co, que el servicio se encuentre publicado en el directorio de servicios de intercambio de información del Estado.

Art 9 Decreto Ley 019 de 2012Guía del uso del marco de interoperabilidad http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8240_Guia_Interoperabilidad.pdf

Guía del uso del lenguaje común de intercambio de información http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8240_Guia_Lenguaje.pdf

Recepción del

producto

LOS REQUISITOS

DEL NIVEL 1 y 2


Evaluació

LOS REQUISITOS

DEL NIVEL 1 y 2




n y mejora del


AYUDAS

Aplica únicamente para aquellos trámites y servicios susceptibles de registro ante el SUIT.

En caso de que no sea posible poner a disposición del titular las políticas de tratamiento de la información, los responsables deberán informar al titular por medio de un aviso de privacidad, la existencia de tales políticas y la forma conocerlas de manera oportuna y en todo caso, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

Para la difusión del aviso de privacidad y de la política de tratamiento de la información, el responsable podrá valerse de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular.Algunos criterios de medida que se pueden tener y que surgen de la definición de usabilidad según la ISO 9241-11 son: La Efectividad. Un criterio que se puede medir de forma cuantitativa teniendo en cuenta:◦ El porcentaje de usuarios que completan una tarea con éxito.◦ El número de errores que encuentran los usuarios en una tarea. La Eficiencia. Un criterio que se puede medir cuantitativamente teniendo en cuenta:◦ El tiempo promedio que tardan los usuarios en realizar una tarea.◦ El tiempo que tarda el usuario en una determinada página del sitio.◦ El número de páginas que visitaron los usuarios antes de conseguir la tarea.



◦ El número de clics que hicieron los usuarios para realizar la tarea.◦ El espacio que recorrió el cursor del ratón durante la realización de la tarea (Teniendo en cuenta los usuarios que la realizaron con éxito). Satisfacción: Un criterio cualitativo que se debe tomar en cuenta con precaución, y que se puede obtener a partir de:◦ Encuestas a los usuarios después de realizada la tarea, respecto a su nivel de satisfacción con el sitio web.Se recomienda utilizar el siguiente validador automático: http://www.tawdis.net/ o cualquier otro que recomiende la WCAG 2.0 de la W3C analizando todo el procedimiento del trámite. NOTA. SOLO APLICAN LOS CRITERIOS DE ACCESIBILIDAD ACORDES AL DESARROLLO DEL TRAMITE O SERVICIO.

Tenga en cuenta que existen herramientas de validación manual para aquellos criterios que no son posibles detectar al realizarlos de manera automática y las herramientas a utilizar dependerán de la metodología que aplique el evaluador.

El servicio que se presta por app, se evalúa activando en la configuración del móvil la opción de accesibilidad y navegando por las múltiples opciones del servicio.

Además, la entidad debe garantizar el cumplimiento permanente de los requisitos ante cualquier cambio o actualización de contenidos.Se recomienda utilizar el siguiente validador automático: https://validator.w3.org/ y validar la url del trámite o servicio.

Tenga en cuenta que si un app se publica en alguna tienda de aplicaciones para móviles, es porque ya cumple con los estándares de calidad del código.La disponibilidad mide el grado en el que los recursos del sistema están disponibles para uso por parte del usuario final a lo largo de un tiempo determinado. Esta no sólo se relaciona con la prevención de caídas del sistema (también llamadas tiempos fuera de línea, downtime u offline), sino incluso con la percepción de "caída" desde el punto de vista del usuario: cualquier circunstancia que nos impida trabajar productivamente con el sistema es considerada como un factor de baja disponibilidad.La disponibilidad se establece a través de los acuerdos de nivel del servicio, que definen cuánto tiempo y en qué horarios debe estar en línea.Producto: Es el resultado que tiene un usuario por parte de una institución al ejecutar un trámite o servicio (procedimiento administrativo). Estos pueden ser tangibles o intangibles.

Documento: Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.

Firma electrónica: Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite



identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

El resultado del servicio debe generar un documento que permita identificar adecuadamente el sujeto que lo emitió, así como que su contenido sea íntegro, completo e inalterado y sin interrupciones.La entidad debe facilitar el acceso en línea a los datos geográficos y poder descargarlos en los formatos (KML, KMZ o SHAPE, CSV, GEOJSON, GML), estándares tecnológicos para la apertura de datos geográficos: WMS (web map service), WFS (web feature service) y formatos interoperables definidos por organismos como la OGC y W3C. De ser posible y para agilizar la transferencia de grandes volúmenes de información, por ejemplo imágenes de alta resolución y/o bases de datos geográficas debe disponer de mecanismos tecnológicos para su acceso como servicios FTP y/o canales de banda ancha, información en la nube, entre otros.Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.

Se deben establecer mecanismos técnicos que aseguren que la información se pueda consultar y estar disponible en el futuro, independientemente del sistema que la produjo, su estructura o medio de registro original.

Los documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características:

Contenido estable: El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado.

Forma documental fija: Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación.

Vínculo archivístico: Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie-sub-serie o expediente).

Equivalente funcional: Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un



mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.Se recomienda utilizar el siguiente validador automático: http://www.tawdis.net/ o cualquier otro que recomiende la WCAG 2.0 de la W3C analizando todo el procedimiento del trámite. NOTA. SOLO APLICAN LOS CRITERIOS DE ACCESIBILIDAD ACORDES AL DESARROLLO DEL TRAMITE O SERVICIO.

Tenga en cuenta que existen herramientas de validación manual para aquellos criterios que no son posibles detectar al realizarlos de manera automática y las herramientas a utilizar dependerán de la metodología que aplique el evaluador.

El servicio que se presta por app, se evalúa activando en la configuración del móvil la opción de accesibilidad y navegando por las múltiples opciones del servicio.

Además, la entidad debe garantizar el cumplimiento permanente de los requisitos ante cualquier cambio o actualización de contenidos.Se entiende como ventanilla única, la solución mediante la cual el usuario gestiona de manera integrada los trámites y/o servicios agrupados por temáticas, intereses o poblaciones, que están en cabeza de una o varias entidades, presentando al usuario una cara unificada del Estado.

Tener en cuenta que si la entidad solo tiene un trámite o procedimiento administrativo registrado en el SUIT, este requisito no implicaría necesariamente la creación de una ventanilla especifica de la entidad sino que se aceptaría su vinculación con otra ventanilla, por ejemplo sectorial.Para solicitar la inclusión de nuevos campos en el diccionario del lenguaje común deberá seguir el procedimiento establecido en el siguiente enlace web: http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8240_Guia_Lenguaje.pdf


Government & Nonprofit

Requisitos sello gel servicios y datos abiertos