-

Sote- ja

maakuntadigi-

muutosohjelman

organisointi ja

toimeenpanon

projektointi Projektipäällikkö Tomi Hytönen

Maku-projektiryhmä 21.3.2017

-

Digivalmistelun ja toimeenpanon organisointimuutoksen

tavoitteita

• Yhteinen tilannekuva • Kaikilla työryhmillä ja muutokseen liittyvillä projekteilla/hankkeilla on yhteinen ja ajantasainen

käsitys valmistelun tilanteesta ja etenemisestä

• Yhteinen tavoitetila selvä ja kaikilla tiedossa • Uudistuksen pitkän aikavälin ja lyhyen aikavälin tavoitetila on selkeästi kuvattuna ja

viestittynä

• Yhteinen etenemissuunnitelma (tiekartta) • Sekä kansallisella että alueellisella tasolla tehtävät toimenpiteet pohjautuvat yhteiseen

etenemissuunnitelmaan

• Riittävät resurssit • Sekä valmistelulle että toteutuksille voidaan varmistaa riittävät resurssit (nykyinen

”työryhmävetoinen” malli ei mahdollista tätä)

• Selkeät vastuut, toimiva päätöksenteko • Eri ryhmien ja projektien välillä sekä kansallisten toimijoiden ja maakuntien välillä työnjako on

selkeä

• Tiedetään, missä kohdin päätökset ja linjaukset tehdään (sekä valtakunnallisesti että alueellisesti) ja niiden valmisteluprosessi on selkeä

[pvm] Etunimi Sukunimi titteli | Tapahtuma 2

-

Lainsäädäntövaihe vs. toimeenpano

• Maakuntalainsäädäntöä valmisteltaessa keskeisin periaate on ollut laaja osallistaminen ja vastuun jakaminen kaikkien valmistelusta vastaavien ministeriöiden kesken.

• Käytännössä työryhmiä on useita kymmeniä ja hierarkiatasoja ainakin neljä, lainsäädännön valmisteluvastuuta kantavia virkamiehiä satoja ja etutahojen osallistuminen ollut poikkeuksellisen laajaa eri tasoilla.

• Lainsäädäntövaiheessa tähän on toimintamalliin varmasti ollut hyvät perusteet, koska lainsäädäntö määrittää uudistuksen perusteet. Mutta on voitu myös havaita, että:

• valmistelun koordinaatio eri ryhmien välillä on hyvin haasteellista

• eteneminen työryhmissä on osittain eri rytmissä, vaikka keskinäisriippuvuudet ovat suuria

• etutahojen vaikutus eritasoilla olevissa ryhmissä on ollut vahvaa ja joskus työn etenemistä hidastavaa

• vastuut ovat olleet jossain määrin epäselviä ja asioita on valmisteltu useissa paikoissa tai osin on jäänyt ryhmien välimaastoon

• moniportaisesta rakenteesta johtuen työryhmien jäsenten todellinen työpanos asioiden tehokkaaseen etenemiseen on saattanut jäädä vaatimattomaksi

• on ilmennyt edunvalvontaa ja varmistelua myös oman taustaorganisaation eduksi

• isoista poikkihallinnollisista kokonaisuuksista vastuutaho saattaa jäädä epäselväksi (esim. kenelle kuuluu vastuu siitä, että syntyy kansallisesti aidot valinnanvapautta toteuttavat markkinat, jossa julkisen sektorin toimijoilla on menestymisen edellytykset)

• toimeenpanon kokonaisuuksien ja käytännön toteutusten/tehtävien projektointi ei käynnisty riittävän tehokkaasti, selkeä vastuu/johtajuus puuttuu ja projekteille ei löydy vastuunkantajia

16.3.2017 3

-

Siirtyminen toimeenpanoon

• Kun siirrytään toimeenpanovaiheeseen, niin olisi periaatteessa mahdollista muuttaa toimeenpanokokonaisuutta siten, että luodaan vahva, keskitetty toimeenpanokoneisto, jossa valta ja vastuu ovat selkeästi yksissä käsissä, eteneminen nojaa hyväksytyn lainsäädännön lähtökohtiin ja hyvään koordinaatioon.

• Asioiden pallottelu minimoidaan ja saadaan varmistettua toimeenpanon kulloinkin tarvitsema osaamisen kriittinen massa ja minimoitua epäsynkroninen valmistelun ongelmat.

• Toimeenpanovaihe on tärkein maakuntauudistuksen onnistumisen kannalta. Vaikka lainsäädäntö olisikin valmis, se on lopulta vain kehikko maakuntien toiminnan järjestämiselle. Toimeenpanossa tarvitaan päivittäin huomattava määrä ongelmanratkaisuja, jossa vaihtoehdoista on valittava parhaiten koko uudistuksen tavoitteita toteuttava malli ja eri maakuntien positio vaihtoehtoihin voi olla hyvinkin erilainen.

16.3.2017 4

-

Task force tyyppinen toimintamalli käyttöön

• Task force-tyyppistä toimeenpanomallia käytetään kansainvälisissä organisaatioissa erityisesti laajoissa, määräaikaisissa hankkeissa (esim. YK alajärjestöineen).

• Niiden etuna on nähty, että pysyvien rakenteiden sijaan kyetään poolittamaan hyvin eri tyyppistä osaamista kriittiseksi massaksi, vähentää osakokonaisuuksien epäsymmetrisestä etenemisestä johtuvia informaatiokuiluja, luoda ennustettavuutta ja jäntevyyttä toimeenpanolle sekä saada laajapohjainen perusta ratkaisuille, joiden vastuu siirtyy toimeenpanovaiheen jälkeen linja-organisaatioille.

• Maakuntauudistuksen toimeenpanon osalta olisi hyvä, jos eri alojen asiantuntijoita voitaisiin siirtää eri mittaisiksi määräajoiksi työskentelemään kokoaikaisesti toimeenpano-organisaatioon, jolloin heidän työpanoksen ja osaamisen saaminen täysin toimeenpanoa edistämään olisi varmistettu.

• Tämä vähentäisi myös työryhmävalmistelun tarvetta jatkossa. Todellinen vastuu tietyn hankeosuuden toimeenpanosta sitouttaa työryhmämallia tehokkaammin tekijäänsä ja on myös kokonaispanoksen kannalta resurssitehokkaampi. Toimeenpanohenkilöstön olleessa täysin projektiorganisaation käytössä työpanoksen priorisointi ja painopisteiden muutoksen toteutus on selkeämpää ja toisaalta lojaliteetti kotiorganisaation osaoptimoinnille jää todennäköisesti vähäisemmäksi. Lisäksi palattuaan takaisin kotiorganisaatioonsa hänellä on syvällinen käsitys uudistuksen keskeisistä etenemisen vaiheista. Myös asiantuntijan määräaikainen resurssilaina toimeenpanon tueksi voi tulla kysymykseen.

• Task force toimintamallin tuominen maakunta ja sotedigi muutosvalmisteluun

• Strateginen kokonaisohjaus, jota tukee tehokas operatiivinen johtaminen

• Aidosti resursoitu projektitoimisto ja projektit toimeenpanoon

16.3.2017 5

- 6

Ehdotettavat muutokset organisointiin

-

Ehdotus digivalmistelun uudeksi organisoinniksi

7

Palvelukeskuksen

ohjausryhmä

Perustetaan uusi:

Yhteinen strateginen

digiohjausryhmä Strategiset linjaukset ja valtakunnalliset

asiat

Kokoonpano:

Maku-Sote digiryhmien johtajistoa, maakuntaedustus,

keskeiset ministeriöt,

Kela …

Maakuntadigiryhmä (lakkautetaan)

Sotedigiryhmä (lakkautetaan)

Maakuntadigi -muutosohjelman operatiivinen johtaminen ja toimeenpano

Toimenpiteiden priorisointi

Toimijoiden roolin kartoittaminen ja konkretisoiminen

Rahoitusratkaisujen täsmentäminen

Digi-muutoshanke Perustetaan uusi:

Operatiivinen ohjausryhmä - Operatiiviset toimijat ja ohjaajat

Projektitoimisto - Projektipäälliköt

Muutosta toteuttavat projektit

-

Organisointimalli

16.3.2017 Etunimi Sukunimi 8

Strateginen ohjausryhmä

- Strategiset linjaukset

- Raportoi ministeriryhmille

Operatiivinen

ohjausryhmä

- Valmistelutilanteen seuranta

Projektitoimisto

- Projektisalkun hallinnointi

Projektit

Maakuntadigi-verkosto

Muutosta valmistelevat organisaatiot

Muutosjohtajat

Yhteys valtakunnalliset

muutosjohtajat ja

alueelliset muutosjohtajat

Tavoitetila ja tiekartta

Yhteys maakuntien

valmisteluun

Rahoituskohteet ja

tarpeet, käytännöt

Linjausvastuu:

Tavoitetila

• Valtakunnallisesti merkittävistä

vastuunjako-, rahoitus- ym.

kysymyksistä

• Sparraa

• Tavoitetila (digitalisaatio)

Taktinen/ Operatiivinen johtaminen:

Tilannekuva

• Muutosohjelman projektisalkun

toimeenpanon ja maakuntien

valmistelutilanteen seuranta, muutoksen

tiekartta

• Hankkeiden ja muutostuen ohjaus

• Tukee projektitoimistoa

Toteutusvastuu:

• Projektit ja hankkeet sekä niistä

vastaavat henkilöt ja organisaatiot

• Ongelmien ratkaisu

• Käynnistettävät projektit

• Käynnissä olevat projektit jotka

otetaan mukaan/ rahoitetaan

• Seurattavat projektit (ei rahoiteta/

osallistuta, mutta ovat kriittisiä

lopputuloksen kannalta)

• Kriittiset edellytykset/ tuotokset

rahoitus, tiedolla johtaminen jne..

-

VM Vesa Lipponen

0 € Heikki Heikkilä /

Urpo Karjalainen

VM Marjut Siintola

(start)

VM Vesa Lipponen + BO

ICT-palvelukeskus

Muutosrahoitus

ICT-muutostuki

Maakuntien arkkitehtuuri

Taloustiedolla johtaminen

1/2017 2/2017 1/2018 1/2019

Projektit / tunnistetut kokonaisuudet

VM Tomi Hytönen

Jani Heikkinen

Kuntatieto, THL

Tietohallinnon ohjausmalli –

kytkentä yleiseen ohjausmalliin

-

xx xx

0 € STM xx xx

Xx xx

VM ja TEM

STM projektit

Meneillään oleva kehitystyö

Muut Seurannassa olevat hankkeet

Xx xx

Xx xx

1/2017 2/2017 1/2018 1/2019

Projektit / tunnistetut kokonaisuudet

Xx xx

Xx xx

Xx xx

-

STM ja VM

”hovijuristit”

0 € Sanna Vähänen

Hansel sopimukset

VM Thomas Sund

(Sanna Vähänen)

Verkostotoiminta (kuulemiset yms.)

Viestintä

Lainsäädäntö-tarpeet (syntyvät ja tulevat)

Ulkopuolinen asiantuntijatuki (puitesopimus tms.)

Xx xx

1/2017 2/2017 1/2018 1/2019

VM tukiprosessit / osoitettuja resursseja

Xx xx

Xx xx

Xx xx

-

Esitys ryhmien tehtäväksi ja kokoonpanoksi • Uusi yhteinen strateginen digiohjausryhmä

• Ylläpitää digitavoitetilaa maakunta- ja sote-rakenteeseen ja muutokseen liittyen, huomioiden muu julkisen hallinnon

ICT-kehittäminen, (iso kuva)

• Varmistaa muutoksen toteutumisen ja tarvittavati resurssit

• Hyväksyy linjausesitykset valtakunnallisesti merkittävistä vastuunjako-, rahoitus ym. kysymyksistä ennen niiden

esittelyä sote- ja/tai maakuntaprojektiryhmille / muille päättäville ryhmille

• Hyväksyy valmistelun kansalliseen tiekartan

• Pj Tuomas Pöysti, Jäsenet…

• Maakuntaedustus muutosjohtajien kautta vai lisäksi muutama maakunta?

• Uusi operatiivinen ohjausryhmä

• Vastaa muutosohjelman operatiivisesta johtamisesta ja toimenpanosta, muutosohjelman toimenpiteiden priorisointi

ja toimijoiden roolittaminen linjausten pohjalta, projektisalkun hallinta, digitiekartan ylläpito

• Kiinteä yhteistyö maakuntien digivalmistelijoiden kanssa

• Ylläpitää kokonaiskuvaa ICT/digi-muutostuen tarpeista, valmistelusta (ml.resursointitarpeet) ja toimeenpanosta,

rahoitusratkaisujen täsmentäminen tarvittaessa

• Kokoonpano: Pj. Tomi Hytönen, Vesa Lipponen, Tanja Rantanen, Marko Puttonen VM, Maritta Korhonen STM, Sirpa

Alitalo TEM, Marjukka Turunen Kela, THL, KL, sihteeristö (Sanna Vähänen VM, Jari Porrasmaa STM, Karri Vainio KL),

ICT-palvelukeskusten selvityshenkilöt; tarkentuu…

• Operatiivisen ohjausryhmän tukena toimii projektitoimisto, joka koostuu operatiivisen ohjausryhmän johdosta ja

muutosohjelmassa ohjattavien/seurattavien projektien vetäjistä

16.3.2017 12

-

Eteneminen

• Projektoinnin ohjausrakenne ja koko projektikokonaisuuden yleissuunnitelma valmistellaan STM/VM/Kuntaliitto - ja muiden toimijoiden yhteistyönä maaliskuun 2017 loppuun mennessä.

• Asettamispäätösluonnos valmistellaan käsiteltäväksi 3/2017. Projektin organisointi ja sen edellyttämät nimeämispyynnöt valmistellaan 3/2017.

• Muutosohjelmaan priorisoitavien projektien salkuttaminen ja täsmentäminen, seurattavien projektien tunnistaminen

• Erityisesti on varmistettava priorisoitaviin projektiin nimettävien henkilöiden todellinen käyttömahdollisuus työssä. Tarvitaan kokonaan projektille osoitettuja henkilöresursseja.

• Maakuntien, Kelan ym. valmisteluorganisaatiot kiinnitetään mukaan projektin suunnitteluun ja toteutukseen.

• Valmistelun vastuuhenkilöinä VMssä toimii Tomi Hytönen, STMssä Maritta Korhonen ja Kuntaliitossa Karri Vainio.

• Valmistelua johtaa Tomi Hytönen

16.3.2017 13

-

Säästöt

Laatu

Vaikuttavuus

Toiminnan jatkuvuuden turvaaminen

Tuottavuus

Uusien ICT palvelujen kehittäminen

Toiminnassa tarvittavat ICT palvelut - Jatkuvuuden turvaaminen - ICT –palvelujen järjestäminen

Uusien palvelujen käyttöönotto

Asiakaslähtöiset toimintamallit Tiedon integraatio Ohjaus

Omaisuus ja rahoitus

Hlöstö 220.000

Tietojärjestelmät 130x300 = 39 000?

Työasemat 400 000?

Kehittämisprojektit

Tietovarannot

Konesalit 1000?

Projektisalkku/ Uusien ICT palvelujen käyttöönotot - PSOP, KANTA, KAPA, SADe palvelut, Tietojohtamisen palvelut… - asiakas- ja potilastietojärjestelmien konsolidointi- ja uudistaminen

Kehityssalkku / Uusien ICT ratkaisujen kehittäminen

- APOTTI, ODA,UNA, KODA, KANSA, Virtuaalisairaala 2.0, - Biopankkien tietopalvelut, Tutkimus- ja laaturekisterit, …

Tietohallinnon kyvykkyyksien luominen - Digitalisointi

- Kokonaissuunnittelu (KA)

- Jatkuvuuden ja muutoksen hallinta

- Tietohallintomalli ja yhteistyöverkostot

Strateginen tietohallinto - KA-suunnittelun ja IT-johta-

misen käynnistys

- siirron suunn./toteuttaminen

- jatkuvuuden ja riskien hallinta

Konsolidointi ja uudistaminen

Kehitys- ja projektisalkut;

- Kansallinen

- Yhteistyöalue

- Maakunta

ICT-Palvelusalkku: Käynnistysvaihe - Hallinnon ja kommunikaationpalvelut - toiminnan/tietojohtamisen palvelut - muutosjohtamisen palvelut (PMO) - tietohallinnon ja IT-hallinnan palvelut

Siirtymäkausi - asiakas- ja potilastietojärjestelmät - omahoito ja sähköiset palvelut - toimialajärjestelmät - intergaatiopalvelut - kapasiteetti ja tietoliikenne

Hyvinvointi- ja sote kustannussäästö-tavoitteet

2016 2017 2018 2019 2021 2023 2026

Väliaikaishallinto Valtakunnallinen ja maakunnallinen

valmisteluvaihe

Tehtävät

Maakuntahallinto, siirtymäaika Maakuntahallinto, toiminnallisen uudistuksen hyödyntäminen

Uusi rakenne Uudet toimintamallit

Tavoitetila 2022-26?

Visio – tulevaisuuden hyvinvointipalveluiden tietojärjestelmäkokonaisuus

ICT-Palvelusalkku

Kehityssalkku

Projektisalkku

Tavoitetila ”2025” : Digiratkaisut tukevat asiakaslähtöisiä ja vaikuttavia uudistuneita palveluita

Välitavoite 2019-2020 : Edellytykset ICT:n osalta hallintorakenteen turvalliselle käyttöönotolle olemassa