Upload
picturae
View
27
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Regionaal Archief Tilburg- Geen overheidsinstelling- Onderdeel van Stichting
Mommerskwartier- Samen met Textielmuseum en
Stadsmuseum Tilburg- Geen subsidie maar contracten (t/m
2025)
Verzelfstandigde archiefdienst
Werkgebied
Contracten met twaalf gemeenten in Midden- en West-Brabant
12
6
311
54 9
1012
87
1. Alphen-Chaam2. Baarle-Nassau3. Drimmelen4. Dongen5. Geertruidenberg6. Gilze en Rijen7. Goirle8. Hilvarenbeek9. Loon op Zand10.Oisterwijk11.Oosterhout12.Tilburg
AanleidingVerzoek van twee gemeenten:
Gilze en Rijen- Gaan de papieren bouwdossiers
vernietigen- Zoeken een plaats om die online
beschikbaar te stellen
Oosterhout- Ambtenaren willen sneller werken- Service naar het publiek verbeteren
Voor welk probleem is dit een oplossing?
Ons eigen belang- Veel gevraagde bron- Door particulieren en “professionals”- Veelal door werkende mensen- Beperkingen in openingstijden- Verlichting voor medewerkers- Service verlenen aan contractpartners
What is in it for us?
Van idee naar productUitgangspunten:- Het is een presentatietool, GEEN
beheertool- De gemeente onderhoud de eigen
metadata- Vaste dataset als input (CSV of XML)- Raadplegen van de informatie kan
alleen met gebruik van DigiD- Ambtenaren kunnen met inlog bij de
eigen gegevens- Aanleveren van singlepage en
multipage pdf’s is mogelijk- Presentatie van alle documenten
afzonderlijk in een viewer- Downloaden van losse documenten en
het hele dossier is mogelijk
Dromen mag!
Financiering- Regionaal Archief Tilburg financiert de
bouw en ontwikkeling- De bouwtool kost jaarlijks een vast
bedrag- Deelnemende gemeenten betalen een
jaarlijkse vergoeding- Deelnemende gemeente betalen voor
de datahosting en datatraffic- Na vier jaar is de investering
terugverdiend- Daarna kan de gemeentelijk bijdrage
naar beneden / investeren in nieuwe gewenste functionaliteit
Money is what makes the world go round… and round
UitvoeringTegenvallers:- DigiD niet beschikbaar voor Regionaal
Archief Tilburg- Privacy burgers- Copyright architecten- Aanpassing van het concept
noodzakelijk- Minder gebruiksvriendelijk- Levert toch weer extra werk op
Grrmmbl
Aandachtspunten- Markeren van niet openbare dossiers- Privacy gevoelige gegevens (BSN-
nummers met NAW-gegevens)- Leveren van de benodigde dataset uit
DMS - Kennisniveau van de ambtenaar- Updaten van de eigen dataset- Aanwijzen van verantwoordelijken
voor het goedkeuren van aanvragen
Daar kom ik volgende week op terug
Verbeterpunten- Het zoeken werkt zo goed als de data
die is ingelezen- Bouwprojecten met meerdere
adressen- Deel van de bouwdossiers wel direct
online beschikbaar maken- Zoeken in de (getypte) documenten
via OCR
Het kan altijd beter…
Doorontwikkeling- Beschikbaar stellen van andere typen
documenten. O.a. hinderwetvergunningen en de nieuwe omgevingsvergunningen
- Koppeling met de e-depot. Afstemming met het huidige TMLO heeft plaatsgevonden
- ???
Het kan nog groter!
Alleen Tilburg?
Regionaal Archief Alkmaar
Gemeentearchief Breda
Interesse vanuit archieven in België
U vraagt wij draaien
Regionaal Archief Alkmaar
- Dossiers niet digitaal beschikbaar- Alleen fysiek in te zien op locatie
www.regionaalarchieftilburg.nl
XML en CSV Dossiers (metadata) Verplichte velden: Datum_vergunning (datumopmaak: dd/mm/jjjj)DossiercodeGemeente (gemeentenaam sinds 1997)Plaats (bv. Gilze, Rijen, Dorst e.d.)Locatie (= straatnaam)Locatienummer (= huisnummer)Nummer_vergunningTitel (omschrijving van de bouwaanvraag)Openbaar (kan twee mogelijke waarden bevatten: “ja” of “nee”) Optionele velden: Geocode_latGeocode_lngOpmerkingen Poststukken (objecten/scans/pdf’s) Verplichte velden: ArchFile (=pdf document)Dossier_codes (hier kan maar 1 code staan, geen verdere tekens) (de waarde ingevuld in dit veld verwijst naar de waarde van het attribuut “Dossiercode in de XML/CSV voor dossiers)Stuknummer (=afgeleid van PDF bestandsnaam) Optionele velden: geen