Effekhemtagning på Kronofogden

[email protected]

+46-73-868 67 63

Bättre verksamhetsutveckling på Kronofogdemyndigheten

med hjälp av nyttorealisering!KnowHow-netværket

Scandic Sydhavnen 27 oktober 2016

mailto:[email protected]

Mårten Janerud

• Project Portfolio Manager at the Swedish Enforcement Authority (IT Strategy, Demand Management, IT Road Map, Portfolio Management)

• Project Manager/Author for the first version of the Swedish Government’s guidance on Benefits Realization

• Contributor to Stephen Jenner’s and APMG”Managing Benefits”

• Senior advisor

• Program Manager

• Head of PMO

1. Benefits Realization in Sweden's Public Sector

2. Introduction to the Swedish Enforcement Agency (short)

3. Our framework for Benefits Management

4. Results so far and lessons learned

Guidance on Benefits Realization in Swedish Public Sector

2004 2007 2011 2008 2014

PENG C/B-analysis Benefits Modelling

Program Management

Benefits Realization

Framework v1

Benefits Realization

Framework v2

• Commercial method for identifying and valuating benefits

• Work Shop method for identifying and valuating benefits

• BRM as a work stream in Program Management

• Guiding Principles• Process• Roles • Benefits Maps • Valuation

principles• Benefits Matrix • Maturity Model • Business Case

Tool• Templates

• BRM in a context • Process• Implementing

BRM • Decision Making • BRM on a

portfolio level • Goal analysis • …

1997

The Swedish Framework for Benefits Realization

• was initiated by the Swedish e-Government Delegation (retired)

• is owned by The National Financial Management Authority

• the purpose was to provide better guidance om how to succeed with cost savings from IT-projects

• developed by a project group of representatives from 12 different organizations

• free maturity analysis helped introduce the concept

• a network with (over 30) participants throughout the Public Sector is maintaining the framework and sharing experiences

It’s the main reference source for

implementing Benefits Realization

http://www.esv.se/publicerat/publikationer/2016/nyttorealisering-version-2.0/

Some reflections concerning the state of BRM

• Getting project delivery right is still our main concern

• Legacy replacement, mandatory investments (legislative) and maintenance is still the biggest spend in most portfolios

• The gap between recommended and actual practice is still big (the “knowing-doing” gap)

• Those that succeed the best with BRM are those that:• implement BRM on a Portfolio level • integrate it in their budget process• have a mature Performance Management System





Our mission

"A willingness to pay and do right shall be maintained in society, activities that can lead to over-indebtedness shall be discouraged. We shall make it easier for citizens and businesses to do the right thing. Citizens and enterprises must have confidence in the Swedish Enforcement Authority's activities."

Our Business

Preventive CommunicationDebt Relief

Supervision of the system for bankruptcies

Summary Proceedings

Enforcement of public and private claims

Compulsory Sales

2015

• 10.18 billion SEK collected

• 1.8 billion turnover

• 2 300 employees

• 39 local offices

• 2,269,013 cases filed (public and private)

• 7085 filed bankruptcy cases

• 2224 enforced evictions

• 102 280 wage foreclosures

• 5154 approved debt restructuring

”We have the focus of the customer”

We provide clients with opportunities to do things right

from the startWe have an agreed approach We work with continuous

improvements

We offer customers digital first and are easy to deal with

We focus on digitalization and becoming fewer We are professional and flexible

We see opportunities in the regulatory framework

We create value together with others

We have an effective and agile governance

”We can do more with less” ”We improve”

.

Customers Government Employees and managers

Our Strategies

Our IT-investment Portfolio

Efficiency12%

Digitalization

?

Portfolio Management

Balancing Portfolios

Demandmanagement

Ideation & Funnel

Management

Investment Management

Monitor and evaluate

Legacy replacement

60%

Lifecycle(maintenance)

28%

Strategy Realization

?

From 147 MSEK (2015) to 244 MSEK (2017)





Why?

Who?

When?

How?

What?

I KEEP six honest serving-men (They taught me all I knew);

Their names are What and Why and When And How and Where and Who.

(Rudyard Kipling)

1. We didn’t know if our change initiatives delivered the expected results

2. Business cases were financial appraisals with unrealistic assumptions

3. We need to prioritize

4. Demand for increased transparency

5. So that the product can be activated as an (intangible) asset in the balance sheet

Why?

We agreed that we should never start a project…

Why?

• if we cannot set out what the benefits are• if we do not know how we will measure success• if we do not know how the benefits will be realized• and who will be responsible for realizing them

What?

TOT A L KO ST NAD TOT A L NYTT A NETTONYTT A NP V ROI PA YB ACK

19 000 37 000 18 000 16 576 95% 6 ,6 år (2020 ) K SE K K SE K KS EK KS EK

TO T AL RISK P OÄ NG

44

KO MPL EXITE T (1-4)

2,3

PO LITI SK AN GELÄ G.

Med ium

14000

12000

10000

12000

8000

6000

4000

2000

0

(blank) Myndighet Offentlig förvaltning

20 000

15 000

10 000

5 000

0

-5 000

-10 000

Kostnad

Nytta

Nettonytta

Ack. nettonytta

-15 000

60 000

4: Mycket hög

3: Hög

2: Låg

1: Mycket låg

50 000

40 000

30 000

20 000

10 000

0

Nytta Kostnad Nettonytta

Min Troligt Max

(blank)

Invester ing

Utredning

Införande

Drift/Förvaltning

1. Digitala tjänster ska utformas efter användarnas behov 4

2. Digitala tjänster ska vara enkla och säkra att använda 4

3. Det ska bli lättare att hitta rät t digital tjänst 5

4. Det ska bli lättare att hitta och använda öppna data 3

5. Fler ska kunna tillhandahålla statens digitala tjänster 3

6. Möjligheter till insyn och delaktighet i verksamheten ska öka 2

7 . Statsförvaltningens informationsutbyte ska bygga på gemensamma standarder

8. Statsförvaltningens informationssäkerhet ska förbättras

9. Statsförvaltningens verksamhet ska effekt iviseras genom ökad digitalisering 4

FÖRU TSÄT TN ING AR RISKPOÄ NG PER IN DIVI DU ELL RISK

U PPFYL LNA D STR ATEGISK A MÅ L KOST NA D PER KO STNA DSTYP (KSEK)

OSÄK E RHETSBEDÖ MNI NG SÄM ST-TROL IGT-BÄ ST (KSEK)

NE TTO NYTT A PER Å R (KSEK )

KOSTN AD PER OMRÅ DE (K SEK)

40000

35000

30000

25000 Säker

20000 Osäker

15000 (blank)

10000

5000

0 (b lank) Myndighet

NYT TA PER OMRÅ DE (K SEK )

0

6000 4800

1200

7000

39 600

28 000 22 500

55 000

37 000

19 000 18 000 15 400

5 500

2

1

0

ANTAL KVALITATIVA NYTTOR PER KATEGORI OCH PÅVERKAN

4

4

25000

12000

7000

0

Business Case and Benefits Tracking tool

RACI Benefits Maps

Work stream in our Project Governance Model

Integrated in budget and planning cycle

Instructions, guiding principles and valuation principles

The framework for Benefits Realization was implemented in April 2015 (based on the national guidance on Benefits Realization)

When?

Before• Identify• Specify

• Prioritize• Confirm

Under• Plan

• Update• Confirm• Prepare

After• Realize

• Review & learn

Myndighetsgemensamt register:Effekter

Ange aktuellt projekt

Är nyttan möjlig att realisera i pengar (ekonomis k) eller ej (kvalitativ)?

Uppstår nyttan hos Kronofogden eller hos externt part?

Ange en kortf attad beskrivning av nyttan

Var ska nyttan följas upp och tas hem?

Vilket verksamhetsområde?

Vem är ansvarig för att ta hem ef fekten? (Chef VO/enhet/stab)

Ursprunglig årligeff ekthemtagning (IB2)

Ursprunglig tid för start eff ekt-hemtagning (IB2)

Datum f ör senaste revidering (IB)

Ange om nyttan ska resultera i en budgetjustering eller ej (endast ekonomiska)

Projekt Typ av nytta Intern/Extern nytta? Vad är nyttan? Var uppkommer

nyttan? VO Realiseringsansvarig 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Ursprungligeffekt

Ursprunglig tidplan

Senaste revidering

Ska budgetjustering

göras?

Program ERS Ingen (nyttan uppstår i de ingående projekten) 0 0 0 0 0 0

Avveckling RIS (Init) Ingen (TTA) 0 0 0 0 0 0Ersättning RIS (Duffex) Ingen (TTA) 0 0 0 0 0 0Ny teknisk plattform för

blanketter, SIB Ingen (TTA) 0 0 0 0 0 0Ny teknisk plattform för

blanketter, ej SIB Ingen (TTA) 0 0 0 0 0 0Autentisering e-tjänster Ingen (TTA) 0 0 0 0 0 0

FIA - Fordringsanmälan på fil Ekonomisk Internt

Minskad tid för registrering av fordringar

Skuldsanering och konkurstillsyn VO1 Per-Olof Lindh 0 278 555 625 694 694 0 2016 2015-02-03 Nej


Minskad posthantering (preparering hos teamen)



Minskad tid för kvalitetssäkring vid skuld-sammanställning



Minskade skanningskostnader VO1 20 54 54 54 54 54 54 2015 2015-02-03 Ja

Kronofogdens Projektportal

Kvalitativ Internt

Bidra till 80% träffsäkerhet i leverans av projekt på tid och inom budget IT-organisationen MyndighetsgemensamtIT-chef 0 0 0 0 0 0 0 2015 2014-04-29 Nej


Kvalitativ Internt

Minskad tid för administration av portfölj- och projektledning IT-organsiationen MyndighetsgemensamtAnsvarig Projektkontor 0 0 0 0 0 0 0 2015 2014-04-29 Nej


Ekonomisk Internt

Öka transparensen på och nyttjandet av resurserna inom IT-organisationen IT-organisationen MyndighetsgemensamtIT-chef 1 250 2 500 2 500 2 500 2 500 0 2 500 2015 2014-04-29 Ja

Kronofogdens Projektportal Kvalitativ Internt

Ökad uppföljning och styrning av projekt-verksamheten IT-organisationen MyndighetsgemensamtAnsvarig Projektkontor 0 0 0 0 0 0 0 2015 2014-04-29 Nej

Maskinell årlig omräkningEkonomisk Internt

Minskad resursåtgång i arbetet med löneutmätning

Verkställighetsprocessen (VO2, VO3) VO3 Sven Kihlgren 0 8 625 8 625 8 625 8 625 8 625 8 625 2016 2015-02-17 Ja

Maskinell årlig omräkningEkonomisk Internt

Minskade centrala utskrifter och porto Administrativa enheten MyndighetsgemensamtSven Kihlgren/Agnetha Olsson 0 800 800 800 800 800 800 2016 2015-02-17 Ja

Årlig ef fekthemtagning i tusentals kronor

K/N-analys för Kronofogdens utvecklingsprojekt

Projektinformation:Projektnamn:Program:Projekttyp:Projektbeställare:Projektledare:Skapad datum:Direktiv, diarienr:Direktiv, version:Projektnummer:

Grundvärden:Avskrivningstid (År): 5 OBS! Om längre avskrivningstid än 5 år, kontakta ekonomistabenDriftsättning (kalenderår) BP4a: 2015 Ange år f ör Effekthemtagning/Driftstart

Investeringsbeslut IB1

Datum:

Kalkyl:

Länk till: 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 Summa (KSEK)

Projekbudget Projektbudget, lån (PBL) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Lån till Ränta innan driftstart 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Summa lån 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Projektbudget Projektbudget, anslag (PBA) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Drift & förvaltning Drift- och förvaltningskostnad 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Avskrivningar Avskrivningar 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Ränta Ränta 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Lån till Ränta innan driftstart 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Summa anslag 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Ekonomiska nyttor Ekonomiska nyttor 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Påverkan på anslag 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0KSEK

Projektbudget(Exkl. räntor)

KSEK

Namnförtydligande:

Underskrift av beställare:

KSEK

Nettonytta(5 års dr ift)

0KSEK

Total kostnad

0

Total nytta(ekonomis k)

0

Benefits

Realization

plan

Benefits

Register

Budget

Business Case

When?

Initiative Portfolio/Enterprise

*bruttonytta

When?

Vad?Who?

• CFO owns the framework− Including the Benefits Register

• PMO provides support− Benefits Maps/Benefits Modelling

− Cost/Benefits Analysis

− Financial Analysis

− Quality Assurance

• Project Owners owns the ”Benefits Case”

EnablersChangesBenefitsBusiness Goals Contributes to realize drives

Connected to demands needs

Future State New Measurable State Measures, make new, do differently to stop doing

Business Project

Drivers

Strategies

Rätt ärende

Stärka och aktivera

kunderna

Effektiv verksamhet

Effektiv utveckling av

vår verksamhet

Slut-effekt

Slut-effekt

Slut-effekt

Slut-effekt

Del-effekt

Slut-effekt

Del-effekt

Del-effekt

Del-effekt

Förändring

Förändring

Förändring

Förändring

Möjliggörare

Möjliggörare

Möjliggörare

How? Benefits Maps

Prerequisite for the realization of the change

FÖRMÅGOR:SAMSYN OCH

ACCEPTANS AV NULÄGE OCH

MÅLBILDFÖRÄNDRINGSKRAFT

LEDARSKAPRESURSER

KOMPETENSMANDAT OCH PRIO

STÄRKA OCH AKTIVERA

KUNDERNA

EFFEKTIV VERKSAMHET

DRIVKRAFTER

MÖJLIGGÖRAREFÖRÄNDRINGARSLUTEFFEKTERVERKSAMHETS-MÅL

Framtida tillstånd Nya mätbara tillstånd Åtgärder, göra nytt, göra annorlunda alt sluta göra

Nödvändig förutsättning för att kunna genomföra en

förändring

EFFEKTIV ARBETSPROCESS

FÖR LÖS-EGENDOMS

FÖRSÄLJNING

INFÖRA EN ENHETLIGARE OCH

EFFEKTIVARE KÖPPROCESS FÖR

KUNDER

IT-STÖDÄRENDEHANTERING FÖR FÖRSÄLJNING

UPPDATERA STYRANDE OCH VÄGLEDANDE DOKUMENT

IT-STÖDAUKTIONSTJÄNST

LÄGRE KOSTNDAD

PER ÄRENDE

VI UPPFYLLER VÅRT

UPPDRAG! NY LAG

STIFTNIN

G

LEVA UPP TILL FÖRVÄNTNINGAR FRÅN KUNDER (GÄLDENÄR, BORGENÄR OCH SPEKULANTER! FÖRTROENDE HOS UPPDRAGSGIVAREN!

LEVA UPP TILL FÖRVÄNTNINGAR HOS MEDARBETARE OCH ERBJUDA EN MODERN ARBETSPLATS DÄR MEDARBETARE KÄNNER SIG PROFESSIONELLA!

ÖKAD RÄTTSSÄKERHET!

MINSKAD ÖVERSKULD-SÄTTNING!

ALLMÄNHETENS FÖRTROENDE

KOSTNADS-EFFEKTIV

VERKSAMHET

TYDLIGGÖRA OCH INFÖRA ENHETLIG LOGISTIKPROCESS FRÅN UTMÄTNING

TILL LEVERANS

NÅR EN STÖRRE MARKNAD, ÖKAD TILLGÄNGLIGHET

24/7 OCH ENKLARE

BETALNINGAR

FLER SPEKULANTER

STÄRKT VARUMÄRKE

HÖGRE PRISER FÖR KUND

KORTARE HANDLÄGGNING

GENOM AUTOMAT-

ISERING

SÄLJER SNABBARE OCH MER

DEFINIERA ROLLER OCH INFÖRA ETT

GEMENSAMT ARBETSSÄTT

FÄRRE FEL

ÖKAD TRANSPARENS

LÄGRE PRODUKTIONS-

KOSTNAD

EFFEKTIV STYRNING OCH UPPFÖLJNING

DELEFFEKTER

FÖRÄN

DRINGSLEDN

ING, KO

MM

UN

IKATION

OCH U

TBILDNIN

G

TILLFÖRLITLIGARE HANDLÄGGNING

GENOM ENHETLIGHET

Ex. på effekt-kedja!

MÖJLIG-GÖRARE

BALANS I ARBETET”Minst 90 procent av

Kronofogdens medarbetare upplever

att de har en balanserad arbetssituation.”

20%

VI SKAPAR FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT ANVÄNDA

TILLDELADE EKONOMISKA

RESURSER OPTIMALT

CONTROLLER SOM KVALITETSSÄKRARE AV

BUDGET OCH PROGNOSER

ETT NYTT FÖRHÅLLNINGSSÄTT/ATTITYD TILL SAMT

FÖRSTÅELSE FÖR BUDGETETING OCH PROGNOSTISERING

UPPDATERA OCH FÖRTYDLIGA

BUDGETANVISNINGEN NYCKLAR, SCHABLONER, RIKTLINJER

OCH ANVISNINGAR FÖRTYDLIGAS

BÄTTRE STÖD TILL CHEFER/

BUDGETANSVARIGA

TYDLIGGÖRA ROLLER OCH ANSVAR I

EKONOMISTYRNINGEN

BÄTTRE BESLUTSUNDERLAG TILL

MYNDIGHETS-LEDNINGEN

VERKSAMHETS-MÅL EFFEKTMÅL

FÖRÄND-RINGAR

EFFEKTIV VERKSAMHET”Vi bedriver vår

verksamhet effektivt, kundanpassat och hållbart över tid.”

80%

DELEFFEKTER

MER REALISTISKA BUDGETAR

”AVVIKELSE PER KOSTNADSSLAG HAR

MINSKAT”

MER TRÄFFSÄKRAPROGNOSER

MER TID PÅ ANALYSER AV UTFALL OCH RESULTAT

EN FÖRBÄTTRAD EKONOMISTYRNING

FÖRANKRAD NULÄGESANALYS

(RESULTAT FÖRSTUDIE)

NYTT IT-STÖD FÖR BUDGET, PROGNOS OCH UPPFÖLJNING

LEDNINGENS UTTALADE OCH I

HANDLING UTTRYCKTA STÖD

MINSKA TID FÖR ATT ADMINISTRERA DATA OCH

TILLGÄNGLIGGÖRA INFORMATION

GENOMFÖRA UTBILDNING I BUDGETERING OCH PROGNOSTISERING

MED SAMTLIGA BUDGETANSVARIGA

INFÖRA ERFARENHETSÖVER-

FÖRING OCH STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I

BUDGETPROCESSEN

UTFALL OCH PROGNOS MER LÄTTTILLGÄNGLIG FÖR BUDGETANSVARIG

OCH CONTROLLER

TYDLIGGÖRA RESULTATKRAV

OCH ÅTERKOPPLA RESULTAT I BUDGET- OCH

VERKSAMHETS-PLANERINGSPROCESSEN

ÖKAT FÖRTROENDE HOS REGERINGS-KANSLIET

MINSKADE ANSLAGSRAMAR

Ex. på effekt-kedja!

Effektkedja för nytt it-stöd för planering, uppföljning och budgetering





• Monetary benefits are booked and realized through the budget process • 85% of our projects have Benefit Realization Plans with economic and

qualitative benefits that are measurable and realizable

• Controllers and Project Managers are educated in the framework

• PMO provides support and quality assurance

• Benefits Maps

− are mandatory

− establishes consensus on scope

• Benefits Realization is monitored and evaluated at the Portfolio level

• From IT projects to business development

Results so far…

Continued work

• Education of Project Owners, Steering Groups and Line Managers

• Measurement of non-monetary Benefits (performance indicators)

• Benefits Reviews (“Did we get what was intended?”)

• Benefits Realization as a tool for Strategy Realization

What we have learned 1. Understand and accept the level of uncertainty (cost and benefits will change)

2. Delayed project has implications for (already booked) Benefits Realization

3. Also when the investment is mandatory Benefits Realization is needed

4. Benefits Maps creates consensus and should be used for all projects/initiatives

5. Not another project artifact but an important tool for the project owner

6. Cost savings versus the selling of own initiative

7. Yes, it’s sometimes hard to find good ways to measure and isolate benefits – in the end it’s the results that matter (take an holistic approach)

OBJECTIVES

VOLUMES &INIDICATORS

SERVICES

PROCESSES

APPLICATIONS

LEGISLATION

POTENTIAL BENEFITS

Management

Controller

Business Architect

Process Developer

IT Architect

Lawyer

?

• Mission• Objectives • Business Model(s)

• FTE? • How many claims, additions, phone calls, appointments?• Processing time, response time? Balances?, NMI, etc.

• What services do we provide to the client, creditors, debtors, collaboration partners?• How can we transfer traffic to digital channels, how can we optimize existing digital channels?

• What can we do easier, more efficient, better?• What can we automate?

• Which applications we use, what should we invest/replace?• What should we develop (Road map per application)?• Which technically mandatory investments do we know about?

• What consequences will ongoing legislative and regulatory work have on our processes and applications?

• Given the balance of the above, what is the area's development needs?• What is the potential for cost efficiencies and increased customer benefit?

CUSTOMER SERVICE

ENFORCE-MENT

BESLUT & UTRED. SALES SUMMARY

PROCEEDINGSDEBT

RELIEF SUPER-VISION

BRM must be integrated

• From focus on delivery (time, cost, quality) to focus on value creation

Awareness of the need for change

Desire to support and participate in the change

Knowledge of how to change

Ability to implement the change

Reinforcement to sustain the change

ADKAR

The key question: How do you establish a benefits driven culture?

Government & Nonprofit

Effekhemtagning på Kronofogden