Ablauf des CAF - Common Assessment Framework

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15. April 2023

Ablauf des CAF-Programms

www.caf-zentrum.at

Thomas ProrokLeiter CAF Zentrum Österreich

stv. Geschäftsführer KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung

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Phase 1-Start CAF Programm

Sta

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Pro

gra

mm •Projekt-auftrag

•Start Workshop

•Kommunika-tionsplan

•CAF-Adjustierung

•Mitarbeiter-Inneninfo

•Auswahl CAF-Team

Thomas Prorok15. April 2023 · Seite 2

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CAF-AblaufSta

rt C

AF-

Pro

gra

mm

•Projektauftrag

•Start Workshop

•Kommunikations-plan

•CAF-Adjustierung

•MitarbeiterInnen- info

•Auswahl CAF-Team

CA

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• Schulung CAF Team

• „Individuelle Bewertung“

• Konsensworkshop

• Selbstbewertungs-bericht

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• Aktionsplan-Workshop

• Aktionsplan

• UMSETZUNG• CAF-GÜTESIEGEL


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Individuelle Bewertung – Wie?

Stärken, Verbesserungspotenziale, Maßnahmen & Punkte für alle Kriterien

Stärke Was ist in der Organisation bereits vorhanden? Was läuft bereits gut?

z.B. MitarbeiterInnenbefragung alle 2 Jahre

Verbesserungspotenzial Was kann die Organisation verbessern? z.B. wenig Kommunikation über Strategie

Maßnahme Wie kann die Organisation etwas verbessern? z.B. Informationen über Strategie ins Intranet stellen

Punkte 0 - 100

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ung • Schulung CAF

Team


• Konsensworkshop

• Selbstbewer-tungsbericht


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Individuelle Bewertung CAF Online

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Team


• Konsensworkshop



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Themenfeld

Beispiele

Kriterium

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Individuelle Bewertung – Wie?

Sie bewerten die Organisation im CAF Online (CAF Raster)

Gesamte Organisation Alleine !!! – nicht in der Gruppe

Treffen der SelbstbewerterInnen möglich Verständnisfragen, Unklarheiten

„Was ich nicht weiß, interessiert mich heiß, muss ich aber nicht bewerten“

Dauer ca. 4 Wochen Zeitbedarf : 1 bis 2 Tage

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Team


• Konsensworkshop



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Konsensworkshop

2 tägiger Workshop

vom KDZ vorbereitet & moderiert

Basis individuelle Bewertungen

alle Mitglieder des CAF-Teams

„keine Hierarchie“

KONSENS

Ziel gemeinsame Sichtweise über Organisation finden

Ergebnis Liste mit Stärken & Verbesserungsvorschlägen Maßnahmen & Punkten

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Team


• Konsensworkshop



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Konsensworkshop - Methodik

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Team


• Konsensworkshop


Konsens

1,1

ab

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1,1 Stärken

1,1

Kons

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1,2

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Themenfeld 1: Führung - Beurteilen Sie, was die Leitung der Organisation unternimmt, um folgende Kriterien zu erfüllen:

Der Organisation durch die Entwicklung einer Mission, einer Vision sowie von Werten eine Richtung vorgeben

Die Organisation, ihre Leistungsfähigkeit und ihre kontinuierliche Verbesserung steuern

Die Mission, Vision, Werte und Ziele laufend an Veränderungen des Umfeldes (z.B. politische, ökonomische, soziokulturelle, technologische und demografische Entwicklungen) anpassen.Ein Managementsystem entwickeln, das unethischem Verhalten vorbeugt und die Beschäftigten im Umgang mit Wertekonflikten und Unvereinbarkeiten unterstützt.Korruptionsprävention betreiben, indem potenzielle Interessenkonflikte identifiziert und den Beschäftigten Richtlinien für den Umgang mit ihnen zur Verfügung gestellt werden.Das gegenseitige Vertrauen, die Loyalität und die gegenseitige Achtung innerhalb der Organisation stärken (z.B. durch Definieren von Standards guter Führung, durch Evaluierung der Mission, Vision und der Werte).

Angemessene Strukturen festlegen (Ebenen, Funktionen, Zuständigkeiten und Kompetenzen) und ein System für die Steuerung von Prozessen und Partnerschaften in Übereinstimmung mit Strategie und Planung und den Bedürfnissen und Erwartungen der Interessengruppen sicherstellen.

Verbesserungspotenziale Maßnahmen zur Weiterentwicklung

Die Mission und Vision der Organisation unter Einbeziehung der relevanten Interessengruppen und der Beschäftigten entwickeln und formulieren.Einen Werterahmen schaffen, der für alle Mitglieder in der Organisation handlungsleitend ist. Er ist auf die Mission, Vision der Organisation ausgerichtet und berücksichtigt die allgemeinen Werte des öffentlichen Sektors (z.B. Rechtmäßigkeit, Gleichbehandlung, Unbestechlichkeit).Für eine breite Kommunikation der Mission, Vision, der Werte sowie der strategischen und operativen Ziele an alle Beschäftigten und andere Interessengruppen sorgen.

CAF-Konsensbewertung - Land Steiermark A1Basis: CAF-2013

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CAF-Raster


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Selbstbewertungsbericht

CA

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Team


• Konsensworkshop



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Gruppenarbeiten Konkretisieren der CAF-Aktionen

Priorisieren & Quick Wins

Aktionsplan-Workshop

CA

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lan • Aktionsplan-

Workshop

• Aktionsplan

• UMSETZUNG• CAF-

GÜTESIEGEL


Kurze Beschreibung/Meilensteine (Festlegen von Zwischen-&

Endergebnissen)

Realisiert bis:

Dauer Komplexität

(niedrig, mittel, hoch)

CAF-Kriteri

um Verantwortlich

1) Weiterbildungskonzept erstellen: für jeweilige Dienstposten soll eine Liste der notwendigen Weiterbildungen erstellt werden.

In einem ersten Schritt ist zu definieren, welche Weiterbildungen aus Sicht der Stadt für einen bestimmten Dienstposten notwendig sind (über Dienstprüfung und gesetzliche Vorgaben hinausgehend).

Zusammenfassung der besuchten Seminare und Kurse des jeweiligen Bediensteten (Wer hat wann welche Ausbildung) und diese allen Mitarbeitern zugänglich machen.

2) Konzept Mitarbeitergespräche erstellen (Definition eines Leitfaden über Umfang und Inhalt des MAG (Weiterbildung und Zielsetzung und Zielerreichung des letzten Jahres), Wer uns wie oft ist dieses zu führen).

Vereinbarung mit Abteilungsleitern über die Abhaltung von MAG

Mitte 2012

6 Wochen Niedrig 3.2 XY

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Aktionsplan

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Workshop

• Aktionsplan


GÜTESIEGEL


Verbesserungsvorschläge Kategorien

1

Finanzcontrolling ausbauen Kalkulation von Gebühren – Wasser, Kanal, Abwasser, Müll überprüfen Voranschlagskontrolle – HHPlanung mit dem Ist-Stand vergleichen

Produktzeiterfassung einführen (Beginn in Teilbereichen) Umfassende Kosten/Leistungsrechnung einführen (Produkte mit Zeiten und

Kosten hinterlegen (Basis ist jedoch ein geschlossener Produktkatalog inkl. einer Produktzeiterfassung)

Controlling

2

Produktkatalog & Kennzahlensystem entwickeln Produkte mit den jeweiligen AbteilungsleiterInnen festgelegt. (Für jedes

Produkt wird ein/e Produktverantwortliche/r bestimmt.) Priorisierung der Produkte, welche als erstes bearbeitet werden sollen

(Priorisierung durch AL)

Controlling

3 Erstellen eines Arbeitsplanes/Konzepts für das Facility Management in der…. Facility Management

4 EDV erneuern IT

5

Konzept zur Modernisierung der EDV-Hardware erstellen ELAK 1) Rechnungslauf: Überprüfen des Umstiegs auf neues

Workflowsystem mit Integration in Buchhaltung ELAK 2) Postlauf: Konzept für Workflow Postlauf erstellen

IT

7

Weiterentwickeln von Exchange/Groupware in Richtung gemeinsamer Kalender (eventuell externen Groupware Experten holen, um Potenziale von Groupware zu präsentieren und zu diskutieren)

IT

8 Diskussionsforum wurde früher stark genutzt und dieser Wert sollte weiterhin sichergestellt werden

IT

9 Homepage-Redaktionssitzung alle 6 Monate mit den AL prüfen Öffentlichkeitsarbeit

10 Kundmachungen auf Homepage veröffentlichen Öffentlichkeitsarbeit

12 Voranschlag und Rechungsabschluss auf Homepage stellen Öffentlichkeitsarbeit

13 Geschäftsverteilungsplan aktualisieren und Außenstellen inkludieren Organisationsmanagement

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Umsetzung & CAF Gütesiegel

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Workshop

• Aktionsplan


GÜTESIEGEL


Aktionsplan umsetzen

6 Monate nach Selbstbewertung

2 zentrale Aktionen in Umsetzung

www.kdz.or.at Thomas Prorok15. April 2023 · Seite 13

Kontakt

Mag. Thomas [email protected]

+43 1 89 234 92-0

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Government & Nonprofit

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