Exchange 　 Online に切り替えるときの検討事項

グループウェアから切り替える際に、はまったことなど　　　　　　　山

田修

まえがき

• 100 人程度の移行の話です

• ベンダーの導入サポートを受けた方が

ラクだったような気がします

目次 今回の移行ではまった点など

目次

• 宛先選択

• スケジュール予約

• メール

• 認証連携

宛先選択 宛先選択をなめてかかると

痛い目に会うという事例

宛先選択で発生した問題

• 個人で登録したアドレス帳を移行したい

• 簡単に宛先が探せない

• 管理画面にフリガナを入力する項目がない

個人で登録したアドレス帳を移行

• Web メールからアドレス帳をテキスト出力

→ Outlook2010 、 2013 でインポート

• 一般ユーザーは自力でやろうとしない

→部門のキーマンにサポート依頼

宛先を探しやすくする方法

• 宛先の検索方法を教育

• 階層型アドレス帳を利用する

（ Outlook 限定）

• 宛先にフリガナ

宛先の検索方法を教育

• 宛先を見つけやすくするため

検索方法を教育したが。。。

→「文字を入力するのが大変」とクレーム多数

→　最初から階層型アドレス帳をお勧め

階層型アドレス帳を使用するメリット

• マウス操作で宛先を選択できる

（文字入力が必要ない）

• 組織図や役職でグループ化できる

階層型アドレス帳を使用の注意点

• AzureAD 用の PowerShell が必要（ GUI ではない）参考ページ　 https://community.office365.com/ja-jp/f/333/t/299937

• 1 部署３分程度で設定できる

• 階層を深くすると、組織変更時の対応が大変

→できるだけ浅い階層で運用

管理画面にフリガナを入力する項目がない

• AzureAD 用の PowerShell で設定

（ GUI ではない）Set-User -Identity 対象のユーザーアカウント -PhoneticDisplayName フリガナ

• 人数が多い場合、自動化の検討を

スケジュール予約

スケジュール予約は、

事前にルールを考えるべき

予定表で発生した問題

• 予定表の公開範囲

• 予定表の操作説明は丁寧に

• 複数の人の予定表を開くと時間がかかる

• 同時に 30 までしか予定表が開けない

予定表の公開範囲を事前に決めておく（１）

• 初期設定では、会議室の利用者がわからない

（変更依頼ができない）

→ Azure 用 PowerShell で設定Set-CalendarProcessing -Identity A 会議室 -DeleteSubject 0 -AddOrganizerToSubject 0参考ページ（ Office 365 Room より）

http://www.office365room.com/kb/exchange-online/calendar-details-resource-mailbox/

予定表の公開範囲を事前に決めておく（２）

• 全公開にすると、添付ファイルも見える

（極秘書類が添付されても見えてしまう）

→予定表のアクセス権を各自で変更してもらう

　ただし、全公開ではない

→公開ルールを事前に検討すべき

予定表の操作説明は丁寧に

• 会議予約で、複数人の予定を確認する方法を

丁寧に説明しないと問い合わせが多発する

• 最初からグループスケジュールと

スケジュールアシスタントを説明すべき

複数の人の予定表を開くと時間がかかる

• 会議予約を入れるために、

複数の人の予定を確認しようとすると

開くまでに 1 分くらいかかる

→現時点では、「諦めて」と説得中

同時に 30 までしか予定表が開けない

• 様々な使い方をする人がいるものです。。。

→「仕様なので、どうしようもない」と説得

メール大事なデータなので

慎重に進めたと思ったのに

うまくいかないかも

メール移行で発生した問題

• あまり意味がなかった練習期間

（周知が足りなかった？）

• Outlook 以外のメールソフトからの

移行も考えておく

あまり意味がなかった練習期間

• Outlook 、 Web メールの 2ヶ月並行稼働

• 並行稼働中に、 Outlook でメールを

実際に受信した人の割合　 50％

Outlook で受信しなかった理由（ヒアリング）

• 移行後も Web メールで確認できれば十分

• 長期保存の必要性がない

• めんどくさかった

Outlook 以外のクライアントからの移行（１）

• Web メール以外のメールソフトに

Outlook を推奨していたが

Thunderbird を使っている人が多かった

（数年前に Outlook でデータが

　破損した人の影響が大）

Outlook 以外のクライアントからの移行（２）

• メールをファイルで、 Outlook に取り込む

• 旧メールシステムから自分宛に送信する

• メールデータ変換ソフトの利用

Mailstore home など

認証連携可能なら Office365 導入時点

で

認証システムも導入

認証方法で問題になったこと

• 切替直前に、なりすましが話題に

• アクセスコントロールの運用ルール

標準のみで大丈夫？

• 切替直前になりすましが話題に。。。

（パスワード認証のみの予定だった）

→認証強化の要望が高くなった

• 遅かれ早かれ認証の強化が必要

いつパスワード以外の認証システムを導入するか

• 途中で切り替えると、

認証システムの切り替えのテストが必要

• 最初から導入する方がテストがラク

アクセスコントロールの運用ルール

• 社外でのメール利用を誰に認めるか

（部門？役職？個人単位？）

• スマホの利用を認めるか

（会社で支給する？個人持ち？）

まとめ こうしておくべきだったと

自戒を込めて

まとめ

• 宛先選択はマウスだけでできる方法を

• 予定表を使うなら、運用ルールを明確に

• 最初からアクセスコントロール導入を

• キーマンを育てることが大事