Verktyg vid förändring till nytt sätt att arbeta

www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

Workshop 27 November

Kartlägga Fysiska behov vid förändring


WeOffice - mer än vackra kontor

Kent Magnusson, VD WeOffice AB

WeOffice stöttar organisationer som ser över sitt kontor och arbetssätt. Utifrån förutsättningar och verksamhetens mål ser vi över fysisk layout, den digitala arbetsplatsen, service och arbetssätt och tar fram en lösning som stöttar medarbetarna att genomföra sina arbetsuppgifter.

På WeOffice fokuserar vi på helheten, den fysiska miljön måste hänga ihop med rätt beteende, IT och service. Dessa fyra viktiga delområden ska samordnas genom hela projektets gång.

Därigenom kan vi på bästa sätt hjälpa medarbetarna i en övergång till ett nytt arbetssätt och uppnå den önskade affärsnyttan med projektet.


Agenda•Föreläsning och genomgång av de olika beståndsdelarna man bör titta på vid ett förändrat arbetssätt.

•Hur genomför man beläggningsmätning?

•Hur bör man tänka vid en aktivitetsanalys?

•Fika

•Hur man får medarbetarna delaktiga i förändringsresan?

•Hur påverkar mobilitetsprofilen den Change management insats som behövs?

•Vad skiljer en verksamhetsanpassad arbetsplats och ett verksamhetsanpassat arbetssätt?

•Frågestund


Är ni redo för framtiden?


The only constant in life is change

- Heraclitus


We didn’t do anything wrong, but somehow, we lost- Stephen Elop


Den fysiska miljön

7

Plats

Rumsligheter

Branding



Vad är arbete?



Vad gör du under en dag?



Var gör du detta?



Aktiviteter under en arbetsdag

•Vårt dagliga arbete består av olika aktiviteter

•Individuella eller tillsammans med någon ellernågra.

•Uppgifter som behöver högt eller lägre fokus

•Olika miljöer passar olika bra för olikaaktiviteter

•Genom att skapa flera olika miljöer som passarolika typer av arbete, blir kontoret mer flexibelt.

Collaboration50%

Individual work50%

High focus50%

Less focus50%

2–3 p

>3 p

2–3 p

>3 p

11



Kan vara ett tyst rum, ett

biblotek, ett tystrum eller ett

individuellt kontor.

Koncentrerat individuellt arbeteeller arbete med sekretess

En tyst plats där du kanarbeta fokuserat utan attbli störd av kollegot.

12



Individuellt arbete med lägre focuseller arbete utan sekretess

Kan vara ett vanligt höj- och

sänkbart skrivbord eller en

plats/bord för en snabb titt

på mailen.

Där du arbetar när det är OK

att bli störd och avbruten. Då

du har nytta av överhörning,

eller du vill vara mer social.

13



Informella möten eller pauser

14

Projektbord eller soffgrupper som

uppmuntrar interaktivt och socialt

umgänge.

Pausytor.

Platser som passar för grupparbeten.

Platser för spontanmöten,

projektmöten eller andra

mindre konfidentiella möten.



Formella mötesplatser

15

Platser gjorda för att passa

olika typer av möten mellan

få eller flera. Utrustade med

de IT verktyg som behövs.

Vanliga mötesrum I olika

storlekar och med olika

utfromning



Hemvist eller nod

•Där varje gruppering har sinaskåp för förvaring avgensamma saker.

•Det kan också vara enmötesplats/samlingsplats fören avdelning eller ett bolag.

•Där kan finnas anslagstavlor, pulstavlor eller annat som engrupp behöver.

16



Torget

•Vi kan utforma det som ettbusiness-center på flyget.

•Som ett café

•En plats för längre ellerkortare möten.

•En plats där vi vill att alla ska mötas.

•Där vi har det bästa kaffet.

•Där även besökare kan sittaoch arbeta.

17



Typiskt kontor idag

Collaboration50%

Individual work50%

High focus50%

Less focus50%

2–3 p

>3 p

2–3 p

>3 p

25%

75%

Mismatch: 75% of the space match what we do 25% of the time.

18



Collaboration50%

Individual work50%

High focus50%

Less focus50%

2–3 p

>3 p

2–3 p

>3 p

Typiskt kontor idag

25%

25%

25%25%Mismatch: 25% of the space match what we do 75% of the time.

19



En bättre fördelning

Each color represent a space for different activities we do in a day:

Collaboration50%

Individual work50%

High focus50%

Less focus50%

2–3 p

>3 p

2–3 p

>3 p

20



Det krävs en noggrann analys innanman bygger ett kontor

21www.weoffice.se - Mer än vackra kontor


Exempel på närvarostudie

39%

29%

34%

45% 45%

34%

39%

47%

26%

45%

42% 42%

29%

26%

50%

26%

45%

47%

45%

71% 71%

63%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00

14-maj 14-maj 15-maj 15-maj 16-maj 16-maj 19-maj 19-maj 20-maj 20-maj 21-maj 21-maj 22-maj 22-maj 23-maj 23-maj 26-maj 26-maj 27-maj 27-maj 28-maj 28-maj

22



Exempel på aktivitetsmönster

Individual work, high focus

Individual work, less focusCollaboration 2–3 people, less focus

Collaboration >3 people, less focus

Collaboration 2–3 people, high focus

Collaboration >3 people, high focus

Virtual

25%

30%

12%

10%

5%

5%

13%

23



Hur olika avdelningar samarbetar24

Andra ytor?Reception

Samarbetsytor

Möten&träning

Väntyta

Torget



Olika säkerhetskrav25


Allmän zon

Efter reception

Bara medarbetare

Särskilda rum


Beläggningsmätning

26

Plats

Rumsligheter

Branding



Beläggningsmätning•För att dimensionera kontoret till rätt antal platser.•Mäta beläggning av skrivbord- sitter personen på sin plats?

•Mäta beläggning i mötesrum- Bokat? Hur många personer?

•Diskutera och komma fram till en rimlig säkerhetsmarginal

•Besluta om antal platser i olika miljöer

•Mätschema- tills man känner att det är rimligt•2 ggr per dag under 2 veckor

•Flera ggr per dag under 1 vecka



Exempel på närvarostudie

39%

29%

34%

45% 45%

34%

39%

47%

26%

45%

42% 42%

29%

26%

50%

26%

45%

47%

45%

71% 71%

63%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00

14-maj 14-maj 15-maj 15-maj 16-maj 16-maj 19-maj 19-maj 20-maj 20-maj 21-maj 21-maj 22-maj 22-maj 23-maj 23-maj 26-maj 26-maj 27-maj 27-maj 28-maj 28-maj

29



Beläggningsmätning•Resultat exempel: 150 personer max 70% närvaro-> Med 10% marginal

->80%x150=120 individuella arbetsplatser


Aktivitetsanalys

31

Plats

Rumsligheter

Branding



Aktivitetsanalys•För att dimensionera kontoret med rätt miljöer.•Hur stora skall de olika zonerna vara



Exempel på aktivitetsmönster

Individual work, high focus

Individual work, less focusCollaboration 2–3 people, less focus

Collaboration >3 people, less focus

Collaboration 2–3 people, high focus

Collaboration >3 people, high focus

Virtual

25%

30%

12%

10%

5%

5%

13%

34



Aktivitetsanalys•Exempel resultat. •55% individuella platser ger -> totalt 220 platser

•55 individuella högfokusplatser

•65 individuella platser med lägre fokus


Skapa delaktighet

36

Plats

Rumsligheter

Branding


www.weoffice.se - Mer än vackra kontorwww.weoffice.se - Mer än vackra kontor

Förståelse Önskan Kunskap Förmåga Förstärkning

Kommunikationsplan

Ambassadörer

Coachingplan

Verklighetsnära träningsplan avseende lokal, beteende & IT

Hantera motstånd

Genomför förändringen - medarbetareIndividen behöver:

Projektetgruppen stöttar, skapar och genomför

Delaktighet


3,5

4,333333

5,166666

5,999999

Trivsel Produktivitet

Samband med positiva utfall beroende på delaktighet

Mindre delaktig Mer delaktig

(Seddigh, et al., prel resultat)

1= I liten utstr. & 5

= I hög utstr.

1=aldrig & 7=alltid



2

2,6

3,2

3,8

Distraktion Kognitiv stress Psyk. trött ef. arb.dag Kropps. trött

Samband med negativa utfall beroende på delaktighet

Mindre delaktig Mer delaktig (Seddigh, et al., prel resultat)



Distraction Cognitive

stress

Job

satisfaction

Activity based working

Involvement

+- -www.weoffice.se - Mer än vackra kontor



Förnekelse

Oro

Chock

Rädsla

IlskaFrustration

Förvirring

Stress Ambivalens

Kreativitet

Skeptism

Otålighet

Hopp

EnergiEntusiasm

Avslut Utforskande Ny början

Initiera/planera Genomför Bevara

Acceptans


Förstudie Beslut Planering Uppföljning

Fysisk arbetsmiljö

Digital arbetsplats

Beteende

Service

Implementering


Med flera varierande miljöer

44


Miljöer som stöder verksamheten

45



Miljöer som stöder verksamheten

antal kort

motsvarar

antal platser

antal platser

*antal kort pl*ko*vikt

antal miljöer

enl spel

vårt val

antal miljöer

antal

platser slå samman

home 0 1% 0 5 8,7 0,0 0,0 0,0

outside 0 1% 0 9 15,6 0,0 0,0 0,0

large table 6-10 34000 1% 4 2 3,5 0,9 1,0 1,0 34000,0

high table 24000 1% 3 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

location indepentent 0 1% 0 6 10,4 0,0 0,0 0,0

phone booth 10000 1% 1 7 12,1 12,1 6,0 6,0 60000,0

soft seating couch 24000 1% 2 9 15,6 7,8 8,0 16,0 192000,0

launge 25000 1% 3 5 8,7 2,9 3,0 9,0 75000,0

open workplace private 10000 1% 1 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

work place with a view 10000 1% 1 5 8,7 8,7 9,0 9,0 90000,0

project table 27000 1% 3 9 15,6 5,2 5,0 15,0 135000,0

quiet open work place 14000 1% 1 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

op workplace not private 10000 1% 1 12 20,8 20,8 21,0 21,0 210000,0

5 single office private 10000 1% 1 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

single office not private 10000 1% 1 5 8,7 8,7 9,0 9,0 90000,0

library 34000 1% 4 7 12,1 3,0 3,0 12,0 102000,0

small collaboration room 14000 1% 2 4 6,9 3,5 4,0 8,0 56000,0

meeting room with soft seating25000 1% 3 3 5,2 1,7 2,0 6,0 50000,0

large meeting room 34000 1% 4 6 10,4 2,6 3,0 12,0 102000,0

small meeting room 10000 1% 2 4 6,9 3,5 3,0 6,0 30000,0

5 98 169,75 130,0 1226000,0

Antal personer 97 vikt 1,732142857

Beläggningsgrad 0,7

arbetsplatser 67,9 45,0

totalt platser faktor 2,5


Miljöer kan användas tillmiljö passar aktivitet

Indiv.

Focused

Indiv. Less

focused

Coll 2-3 Less

focused

Coll >3

less

focused

Coll 2-3

focused

Coll more

>3

focused

Virtuel

meeting

Work

outside

the office

1 home 100%

1 outside 30% 45% 25%

1 large table 6-10 15% 30% 55%

1 high table 20% 40% 40%

1 location indepentent 13% 13% 13% 13% 13% 13% 13% 13%

1 phone booth 75% 25%

1 soft seating couch 30% 20% 50%

1 launge 20% 50% 30%

1 open workplace private 80% 20%

1 work place with a view 25% 75%

1 project table 25% 25% 25% 25%

1 quiet open work place 100%

1 op workplace not private 10% 80% 10%

1 single office private 75% 25%

1 single office not private 75% 25%

1 library 100%

1 small collaboration room 25% 50% 25%

1 meeting room with soft seating 33% 34% 33%

1 large meeting room 80% 20%

1 small meeting room 80% 20%

20


Miljöer x kortMiljö enligt vårt val

Indiv.

Focused

Indiv.

Less

focused

Coll 2-3

Less

focused

Coll >3

less

focused

Coll 2-3

focused

Coll more >3

focused

Virtuel

meeting

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0,15 0 0,3 0 0,55 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

4,5 0 0 0 0 0 1,5

0 4,8 8 3,2 0 0 0

0 1,8 0 4,5 0 2,7 0

0 0 0 0 0 0 0

2,25 6,75 0 0 0 0 0

0 0 3,75 3,75 3,75 3,75 0

0 0 0 0 0 0 0

2,1 16,8 0 0 0 0 2,1

0 0 0 0 0 0 0

6,75 0 0 0 0 0 2,25

12 0 0 0 0 0 0

2 0 4 0 0 0 2

0 0 1,98 0 2,04 0 1,98

0 0 0 0 9,6 0 2,4

0 0 4,8 0 0 0 1,2

29,6 30,3 22,53 11,75 15,39 7 13,43


Kontoret enligt spelet


Korrigera med behov


Mobilitetsprofilen

51

Plats

Rumsligheter

Branding



Mobilitetsprofilen•Var har du din huvudsakliga arbetsplats?

•Hur många dagar arbetar du på kontoret?

•Var sitter du huvudsakligen och löser dina arbetsuppgifter?•Jag genomför allt arbete vid min arbetsplats och lämnar den väldigt sällan

•Jag gör huvudsaken av mitt jobb vid min arbetsplats men arbetar även på andra platser i kontoret

•Jag gör en del av mitt arbete vid mitt skrivbord men arbetar ofta på andra platser i kontoret

•Jag sköter huvudsaken av mina aretsuppgifter på andra platser i kontoret än mitt skrivbord.


Mobilitetsprofilen


Det krävs en noggrann analys innanman bygger ett kontor

54www.weoffice.se - Mer än vackra kontor


Verksamhetsanpassad arbetsplats vs. Arbetssätt?

55

Plats

Rumsligheter

Branding



MålbildNutid

Med ett strukturerat arbetssätt genom hela processen mot målet


Digital transformation

57

IT infrastruktur

Digital arbetsmiljö

Digitalisering av information

Analysera och förståinformation



Digital transformation

58 www.weoffice.se - Mer än vackra kontor


Service och Hälsa

Säkerställa rätt service utbud ochnivåer

Optimera leverans ochbeställarorganisationen

Hälsa

Skapa en besvärsfri arbetsdag



Mässvärd/värdinnor

Telefoni

KundserviceReception

SBAEvent

KonferensserviceInformationscenter

Larm

Logistik & Flyttar

Pentryservice

Posthantering

Förrådsservice

Vaktmästeri

Printerservice

Avfallshantering

RonderingGardiner

Möbler

Mattor

Ljus

Lokalvård

Akvarium

Vatten Frukt

Växter

Formgivning

Behoven av service runt arbetsplatserna är många

Hälsoaktiviteter

Arbetsmiljö


“best places to work” out-perform other companies!

http://wol.iza.org/articles/are-happy-workers-more-productive/long

http://wol.iza.org/articles/are-happy-workers-more-productive/long


BeteendeLedarskap

Självledarskap

Samarbete

Hälsa

Psyko social miljö

Gruppdynamik



Vad ett bra ledarskap

är har förändrats

Ledarskap


Ökad komplexitet kräver mer samarbete


Självledarskap• Planera sin dag

• Fokusera på rätt saker

• Koppla bort dig när det behövs

• Hantera sin energi snarare än tid

65


Ny teknik för effektivare arbetssätt

• Lära sig ny teknik för att effektivaregenomföra sitt arbete

• Plats inte längre något hinder

• Ta tillvara på möjligheterna

66

www.weoffice.se - Mer än vackra kontor|

67

En bra arbetsmiljö skapar engagemang!

08:00

17:00

18:00

Så mycket att göra och jag vet inte ens var jag bör börja!

Johan, där är du ju. Men så är inget

mötesrum ledig!!!

Orkar inte heller med att alla andra också är stressade

och irriterade

Varför är ingen här? Får aldrig tag på de jag

behöver

Kan ju inte ta det här samtalet, ingenstans där

jag kan vara ifred Skämtar du? Är tonern i skrivaren slut nu

också?

Tydliga riktlinjer och mål efter samtal med chefen

Mycket puls och energi, kul att det händer så mycket

Karin, nu ser jag att Anna är i torget, ska vi stämma av kring vårt projekt med

henne?

Hinner med en löprunda på lunchen! Yes! Måndagar är inte alls så tokiga!

Har redan kopplat upp mig i ett avskilt rum, vad kan jag

hjälpa dig med?


Time

Performance

Old status quo

Chaos

Integration & Practise

New status quo

GAP performance -potential


Sammanfattning

✓Ett nytt kontor kan betyda så mycket mer än bara ett vackert kontor

✓Det kan stödja effektivitet, produktivitet, innovation & trivsel

✓Det gör det lättare att behålla och attrahera nya medarbetare

✓Fokusera på beteende oavsett kontorstyp och arbetssätt

✓Men det fungerar bara om vi ser på alla delarna som beteende, digitalt arbetssätt och bygger ett passande kontor

69 www.weoffice.se - Mer än vackra kontor


Frågor?


Mer än vackra kontor…

Education

Verktyg vid förändring till nytt sätt att arbeta