Upload
holink
View
121
Download
5
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Sessieronde 4 Titel: Verbeter de studenttevredenheid – de student aan het roer Sprekers: Bianca Verrips (Hogeschool Utrecht) en Frans de Liagre Böhl (Scientia) Locatie: Boston 15
Citation preview
De student aan het roer
Bianca Verrips (Hogeschool Utrecht)Frans de Liagre Böhl (Scientia)
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Agenda
• Over Scientia
• De student aan het roer: Student Allocator
• De student aan het roer: Scientia Calendar
• Casus – inzet Web Room Booking bij Hogeschool Utrecht
• Afsluiting
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Een globale speler
CyonSydney (Cyon)
CambridgePreston
Stockholm
Cologne
Hong Kong
Singapore
Jakarta
Ireland
Hong Kong
Australia
GermanyUK
NetherlandsBelgium
MalaysiaSingapore
Indonesia
Toronto
Melbourne Auckland
Africa
South Africa
UKIreland
Scandinavia
Germany
BelgiumNetherlands
AustriaCanada
USA
BrazilAustralia
New Zealand
MalaysiaSingaporeIndonesia
Hong Kong
Chile
China
India Vietnam
France
South Africa
Botswana
Saudi Arabia
KuwaitTurkey UAE
Switzerland
Mexico
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Voorbeelden van gebruikers
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Product aanbod Scientia
Optimale inzet mensen en middelen• Planning en roostering van onderwijs en examens
– Syllabus Plus Enterprise, Exam Scheduler
• Inzetplanning van medewerkers– Staff Workload Planner, Web Data Collector
• Vraag-gestuurd onderwijs en student retentie– Student Allocator, Presto
• Ruimte, gebouwen en middelen beheer– SpaceManager, YourSpace, Locator Manager, Web Room Booking
• (Management) Rapportages en publicaties– Report Manager, Scientia Calendar
• Project Portfolio Beheer– Imprest
Student Allocator
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Student Allocator – Wat is het?
• Zelf-service tool; regievoering terug naar de klanten(docent en student)
• Middel om studenten te ondersteunen bij het kiezenvan onderwijs modules, bijv. practica of werkcolleges.
– Inzetbaar in planning en/ of post-rooster fase
• Geïntegreerd met roosterpakket Syllabus Plus/ Enterprise en SIS
Student heeft regie - binnen vooraf gestelde kaders
Roosterconflicten geminimaliseerd
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Student Allocator – Voordelen en functies
Voordeel Functie
Eenvoudig te bedienen zelf service tool Browser based aanpasbare intuïtieve interface.
Bespaard tijd door geautomatiseerde controlevan verplichte vakken, volgordelijkheid, enz.
Configureerbare rules engine, zodat alleengeldige keuzes aan studenten voorgelegd
Geschikt voor de meerderheid van de studenten, maar biedt mogelijkheden vooruitzonderingen
Configureerbaar bevestigings mechanisme, met de mogelijkheid ‘gecontroleerd’ regels teomzeilen.
Laat ruimte vrij voor verlate studenten (bijv. Exchange studenten)
Controle over groepsgrootte en reserveringenop module- als activiteiten niveau.
Maakt individuele, conflict vrije roosters mogelijk
Studentkeuze ingeperkt tot de opties waar nogplaats is en geen rooster conflict oplevert.
Overzicht van transacties (keuzes) en accurate klassenlijsten
Allerhande rapportages en database open vooreigen rapporten.
Voegt waarde toe aan bestaande data Standaard integratie met andere Scientia producten; open voor integratie met andereproducten.
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Student Allocator - Onderdelen
• Student Allocator bestaat uit 5 componenten• Subject Area Manager (SAM) – voor modelleren van
onderwijsprogramma’s; structuren en regels.
• Medewerkers component – biedt medewerkers mogelijkheid studentente (de) alloceren in achtname van de regels in SAM
• Student interface – biedt studenten de mogelijkheid modules of activiteiten te kiezen of wijzigen binnen gegeven set parameters
• Configuration & Users component - definiëren van gebruikersprofielenen toegangs rechten; medewerkers toegang.
• The Data Transfer component – voor het beheren van datauitwisselingmet Roostersysteem en andere systemen.
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Student Allocator – Activiteit selectie
– Look en feel van interface aanpasbaar aan wensen instelling en eenvoudigvoor gebruik door student (en student adviseurs)
Keuzes kunnen wordengemaakt
Notities kunnen wordenachtergelaten
Het persoonlijk rooster van de student is zichtbaar – wijzigingen direct doorgevoerd
Rode vlag geeft aan datactie moet wordenondernomen
Door op ‘Show Requirements’ te klikkenbegint selectie proces
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Student Allocator – Activity Selection
De student ziet de module waar hij voor is aangemeld, maar moet zijn werkcollegekiezen.
De ‘Show Requirements’ button opent de volgende fase.
Informatie bestemd for studieadviseurs kan voor studentenworden verborgen
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Student Allocator – Activity selection
Alle werkcolleges van de module wordengetoond met relevante info, (dag, tijd, ruimte en beschikbare plaatsen)
Redenen waarom een keuze niet mogelijkis, bijv. roosterconflict, geen plek of gesloten
Beweeg de muis boven de Clash indicator voor info over andere gelijktijdigeactiviteiten.
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Student Allocator – Activity selection
Het selecteren van werkcollege past het rooster aan en wijzigt status in ‘No further choices needed’.
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Student Allocator
• Subject Area Manager (SAM) – voor modelleren van onderwijsprogramma structuren en regels.
• Medewerkers component – biedt medewerkers mogelijkheidstudenten te (de) alloceren in achtname van de regels in SAM
• Configuration & Users component - definiëren van gebruikersprofielen en toegangs rechten; medewerkerstoegang.
• The Data Transfer component – voor het beheren van data-uitwisseling met Roostersysteem en andere systemen zoals het SIS.
Niet getoonde delen:-
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Inzet Student Allocator
• UKo Bath Spa Universityo MMUo SOASo University of Roehamptono UWE
• Australiao Bond Universityo CQUo Federation University
• New Zealando Wintec
• Singaporeo Republic Polyo Temasek Poly
• Hong Kongo VTC
• UAEo University of Wollongong, Dubai
• Germanyo Ernst-Abbe-Fachhochschule Jena
Instellingen die SA gebruiken:-
Scientia Calendar
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Functionaliteiten
• Roosterpublicatie– Student stelt zelf rooster samen– Individueel (docent en/of student)
• Notificatie Service– Geeft wijzigingen door aan studenten en docenten
• Publicatie Service– Zet roostergegevens om in publicatie (configureerbaar)– Stuurt gegeven (push) naar message queues van producten van
derden
• Web Services– REST API– iCal Feed – Subscriptie Service
• HTML5 Calendar– Mobiel toegankelijk– Any Device, any browser
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
Bianca Verrips
Web Room Booking bij
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
WRB bij Hogeschool Utrecht
Waarom starten met Web Room Booking?
• Veel vraag naar ruimtes door studenten en medewerkers
• Lange wachttijden
• Afhankelijk van kantoortijden
• Diverse manieren voor het aanvragen van een ruimte
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
WRB bij Hogeschool Utrecht
Waar moet ruimte reserveren aan voldoen?
• 1 manier om een ruimte te reserveren.
• Zelfservice voor studenten en medewerkers
• Een ruimte reserveren op elke gewenst moment.
• Registratie van de reserveringen in S+
• Mogelijkheid tot uitdraaien van bevestigingen
• Minder werkzaamheden voor het roosterbureau
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
WRB bij Hogeschool Utrecht
De eerste stappen
• Welke ruimtes gaan we beschikbaar stellen?
• Op welk moment, in het proces, zetten we de ruimtes open?
• Willen we eerst nog controleren?
• Maximale duur van een boeking?
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
WRB bij Hogeschool Utrecht
Durf!
• Van aanvragen naar definitief reserveren
• Meer ruimtes beschikbaar stellen
• Eerder ruimtes beschikbaar stellen
• Duur van de boeking verruimen
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
WRB bij Hogeschool Utrecht
De verschillen tussen de Faculteiten
• WRB wordt bij alle Faculteiten gebruik
• Er zijn verschillen in inrichting
• Er wordt onderscheid gemaakt tussen studenten, docenten en medewerkers
• Het aantal beschikbare ruimtes verschilt
• Moment van openstellen is divers
• Reserveren alleen bij ‘eigen’ Faculteit mogelijk
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
WRB bij Hogeschool Utrecht
Proces naar HU breed ruimte reserveren
• Uniforme inrichting en openstelling Web Room Booking
• Geen onderscheid meer tussen Faculteiten
• 1 portal
• Gebruik maken van Rollen
• Gelijk trekken processen
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
WRB bij Hogeschool Utrecht
Inzicht in de behoeften
• Hoe vaak wordt er een ruimte gereserveerd via Web Room Booking?
• Zijn dit voornamelijk docenten of studenten?
• Welk soort ruimtes wordt het meeste gereserveerd?
• Wordt er ook buiten kantoortijden gebruik gemaakt van Web Room Booking?
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
WRB bij Hogeschool Utrecht
Aantal gemaakte reserveringen
S+ week / Periode
A 1-10
Faculteit student docent totaal student % docent %
FG 2598 536 3134 82,9% 17,1%
FMR 1754 1447 3201 54,8% 45,2%
FEM 1008 132 1140 88,4% 11,6%
FCJ 1682 903 2585 65,1% 34,9%
FE 0 108 108 0,0% 100,0%
FNT 909 1 910 99,9% 0,1%
HUA 1220 1270 2490 49,0% 51,0%
9171 4397 13568
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
FG FMR FEM FCJ FE FNT HUA
A 1-10
student
docent
S+ week / Periode
B 11-22
Faculteit student docent totaal student % docent %
FG 4417 1253 5670 77,9% 22,1%
FMR 1828 1943 3771 48,5% 51,5%
FEM 1141 150 1291 88,4% 11,6%
FCJ 1900 979 2879 66,0% 34,0%
FE 0 144 144 0,0% 100,0%
FNT 1021 5 1026 99,5% 0,5%
HUA 1898 1908 3806 49,9% 50,1%
12205 6382 18587
0
1000
2000
3000
4000
5000
FG FMR FEM FCJ FE FNT HUA
B 11-22
student
docent
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
WRB bij Hogeschool Utrecht
Aantal gemaakte reservering
S+ week / Periode
C22-32
Faculteit student docent totaal student % docent %
FG 3165 1383 4548 69,6% 30,4%
FMR 2399 2167 4566 52,5% 47,5%
FEM 911 168 1079 84,4% 15,6%
FCJ 1658 1010 2668 62,1% 37,9%
FE 0 175 175 0,0% 100,0%
FNT 1181 2 1183 99,8% 0,2%
HUA 3093 1841 4934 62,7% 37,3%
12407 6746 19153
0
1000
2000
3000
4000
FG FMR FEM FCJ FE FNT HUA
C22-32
student
docent
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
WRB bij Hogeschool Utrecht
Waar is behoefte aan?
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
WRB bij Hogeschool Utrecht
Locatie Faculteit Roosterdatum Roostertijd Geroosterd door Activiteitsdatums Activiteit
FCJ FCJ 13-sep-13 2:07 WRBCP 13-sep-13 13-9-2013 10:10 - 2S120 (V6) (SWP)
FG FG 22-sep-13 1:08 WRBCP 27-sep-13 27-9-2013 10:00 - FG 1.049 [PF-F]
FG FG 22-sep-13 1:05 WRBCP 24-sep-13 24-9-2013 10:00 - FG 0.037 [PF]
FMR FMR 21-sep-13 1:21 WRBCP 26-sep-13 26-9-2013 11:00 - FMR 0.077 [L40]
FCJ FCJ 27-sep-13 1:34 WRBCP 27-sep-13 27-9-2013 10:30 - 2S120 (V6) (SWP)
FMR FMR 2-okt-13 1:05 WRBCP 2-okt-13 2-10-2013 18:30 - FMR 0.091 [L5]
NN1 NN1 8-okt-13 1:57 WRBCP 8-okt-13 8-10-2013 9:00 - D09.22 (8)
FMR FMR 16-okt-13 1:14 WRBCP 18-okt-13 18-10-2013 12:20 - FMR 2.036 [L10]
FMR FMR 18-okt-13 1:15 WRBCP 18-okt-13 18-10-2013 9:00 - FMR 3.010 [L30]
FMR FMR 17-okt-13 1:55 WRBCP 18-okt-13 18-10-2013 12:10 - FMR 1.099 [L6]
Dag– en nachtservice
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
WRB bij Hogeschool Utrecht
Zelfservice ruimte reserveren
• Zelfservice voor studenten, docenten, medewerkers
• 24/7 365 dagen per jaar
• Reserveringen verwerkt in S+
• Minder werkdruk op het roosterbureau
• Inzicht in mate van zelfservice en behoeften
• Proces naar HU breed één methode en één instrument
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4
WRB bij Hogeschool Utrecht
Zijn er nog vragen?
Driving excellence through innovation
Co
pyr
igh
t ©
Sci
enti
a2
01
4