E-MAIL TIME MANAGEMENT

Energistyrelsen, d. 25. januar 2010

Formål

Efterdagen I dag skulle du gerne have

forståetbaggrunden for Time Management ogkunne:

Identificere de primæreforhindringerfor, at du kanstyre din

egentid

Brugeværktøjerogteknikkertil Time Management

Anvendeværktøjerogteknikkernetil at øge din

produktivitetogmindske din stress

INTRODUKTION

Time Management &organisationen

Set fraorganisationens side erfordeleneved Time Management:

Forbedretproduktivitetved at optimeredetpersonligetidsforbrug

Hurtigereekspeditionstider

Forbedret over-all profitabilitet (I Jerestilfældeeffektivitet)

Reduktionaf stress deropstårsomresultataf de

krisersomudløsesveddårligplanlægning – eller – for lidttidtil at løse en

opgave

Introduktion

Hvader Time

Management?

Tidsom en

vare

VigtigeVaner

Hvader Time Management?

Time managementhar 5 primæreegenskaber:

Planlægning&Målsætning

Selvledelse

“Håndtering” afandre

Din egentid

Opnåresultater

De 4 førstepunkterskullevelgennemført give det 5 punkt

RESULTATER

Tidsom en vare

Tiderdetmestdyrebare vi har (ellerer den bare vigtigt??)

Tiderultimativt den vigtigsteressource vi har

Derforbør vi forholdeoskritisktilhvordan vi brugervorestid

Vi kanikkefå den tidtilbage vi harbrugt

Tidkanikkeliggespå lager (vi kanmåskesovelidtpåforskud)

“VigtigeVaner”

Vigtigevanernårdetdrejer sig omtidsstyringer:

Find udafhvadtidenbliverbrugttil (lavevt. en log I løbetaf en

uge)

Havfokuspåslutresultatet

Arbejdefterhvadderervigtigst

Planlægvigtigeaktiviteter

Delegerrutineopgaver (hvis du erleder)

Tag ansvaroverfor din egenubeslutsomhedogforsinkelser

Husk vanerne!!

TIME MANAGEMENT

PRINCIPPER

Time Management Principles

Time ManagementPrincipper

PrioritiseringsMatrice

Kvadrant2

TidsBaseret

Management

Time Management

Coveyidentificerede 4 trin I Time Management

1 NoterogChecklister

Anerkende at dettagertidogenergi

2 Kalender

Planlæg med fokuspå “fremtiden”

3 Prioritisering

Sammenligne den relative værdiaf at gennemføre de

forskelligeaktiviteter

4 Selvledelse

Indse at TID KAN IKKE HÅNDTERES – DET ER DIG SELV DU

SKAL LEDE!

Realization that time cannot be managed - it is ourselves that we

have to manage!

The Seven Habits of Highly Effective People: Covey,1989

PrioriterseringsMatrice

Q1

Q3

Q2

Q4

Kriser

Deadlines

Forebyggelse

Relations opbygning

Planlægning

Rekreation

Afbrydelser

Noglemøder

Populæreaktiviteter

Behageligeaktiviteter

Travlhed

Tidsspilde

Trivia

Haster Hasterikke

Vigtigt

Ikke

Vigtigt

Kvadrant1

At være I kvadrant 1 giver:

Stress

Udbrændthed

Kriser

Brandslukning

Fokuspådetumiddelbare

Kvadrant3

At være I kvadrant 3 giver:

Kortsigtetfokus

krisehåndtering

Lavfokuspåmål

Offergørelse/ følelseafmangelpåkontrol

Overfladiskerelationer

Kvadranter3 & 4

Skiftenmellemkvadrant3 & 4giver:

Uansvarlighed

Afhængighedafandre

Kvadrant2

At være I kvadrant 2 giver:

Vision

Perspektiv

Balance

Disciplin

Kontrol

The Seven Habits of Highly Effective People: Covey,1989

Karakteristikaf en kvadrant 2 person

Derer 6 kriterier for at en person kanvære I kvadrant 2:

Kunne se sammenhængmellemmål, rolle, ønsker, prioriteter

Balance mellemarbejde/fritid

Fokuspåopgaverne

Empati

Fleksibilitet, ditplanlægningsværktøjskalværedin tjenerogikke din herre

Flytbar, ditplanlægningsværktøjskalkunnefølgedig

Kvadrant 2 ogevnentil at sige

NEJ

For at kunneopholde dig I kvadrant 2 erdetnødvendigt at

du kansigenej:

På en professionelmåde

Nåropgaverligger I kvadrant 3 eller 4

Ikkevigtig, hasterikke

Ikkkevigtig, men haster

Vilaldrig give konkurrencefordel ( I Jerestilfælde, vildetværenoget

med at ledeJertætterepåJeresmål)

ØVELSE

Hvorer du

Lav en liste over minimum 5 opgaver/ting du

lavede I sidsteuge

Forhold dig til I hvilketkvadrant de lå/ligger I

TIPS

Overarbejde

Hvis du harmegetoverarbejdekan du prøvefølgende

Forsøg at forståhvorfor du hartravlt

Lad være med at blivepressetoggå I panik

Lad være med at bebrejde dig selv

Gå en tur, ogrenshovedet

Forsøg at estimereopgaverogtid

Prioritiseropgaverogoverholddem

Husk på at du kun harbegrændettid(Paretosregel)

HastervsVigtig

Skelnmellem

Hasteopgaver

Er en opgavevigtigfordi den haster?

Vigtigeopgaver

Kan blivehasteopgaverhvis man ikkeudførerdem

Harsædvanligvis en langvarigeffekt (someks. At arbejdemed tidsstyring)

For at vurdereHastervsVigtighed, kan du vurdereopgaver I forholdtil:

Hvadereffektenaf at udføreopgaven

Effektenafikke at udføredem

PrioritiseringsMatrice

Vigtighed

Haster

Prioritet 1Prioritet 2

Prioritet 3Prioritet 4

Prioritisering

Planlæg dine prioritiseringer

I STEDET FOR AT

Prioritisere dine opgaver

TravlvsProduktiv

Problem Nr 1: Udsættelse

Udskydelseaf de ting du burdegøre nu!

Løsning Lav en liste over alle de ting du udsætterlige nu

Fjern 2 fra listen ved at lave dem nu

Lav en plan for hvornår de andreskaludføres

Beløn dig selvnår du hargennemførtopgaven

Straf dig selvhvisopgaverneikkeblivergennemførtsomplanlagt

TravlvsProduktiv

Problem Nr 2: Forblændelseafperfektionisme

Anerkendforskellenmellem excellence ogperfektion

Excellence

Opnåelig

Tilfredsstillende

Realistisk

Perfektionisme

Uopnåeligt

Frustrerende

Urealistisk

Løsning

BrugParetosregel, ogfokuserpådetder giver værdi

Den daglige plan

Guidelines Lægtidtil at planlæggeind I startenogslutningenafdagen

Prioritiseropgaver/handlingerefter SKAL-BURDE-KAN, ogfokuserpå SKAL

Lad derværepladstildetuventede

Lad være med at liggemøderlige op ad hinanden

Samltelefonopkald

Indbyg “arbejdstid/kvalitetstid” dvs. tidudenafbrydelser

Håndterafbrydelser

Teknikkertil at minimereantalletafafbrydelser: Forsøg at skabe en usynlig “mur” omditarbejdsrum for at

minimereantalletaf “gæster”

Lad være med at have stole ståendeforanditskrivebord med mindredeternødvendigt

Fortæl folk at du hartravlt, og “arranger” andettidspunkthvor I kansludre

LAD

OSSKYNDEOSVIDERE

- OUTLOOK