Thực hành kế toán máy tính trên excel 2010 data4u

162 Chương 6: Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác

XoQỤ dữ liệu: Xem dữ iệu bồng một cách khác

Những điếm chính

K Tim hiển một Pivoííable là qì M Tạu một Pivollable cơ bản M Mở rộíiỊị một PivotTabỉeM Hiển fbị dữ liộii bằng đồ ibị hàng cách sử clựìKị PwoiChart

Khỏi động

Câu hỏi

1. Khi nào bạn nên sử dụng một PivotTable?

2. Môi quan hệ giữa một PivotTable và một bảng (table) bình thườnglà gi?

3. Ba quy tắc để tổ chức đừ liệu được sử dụng trong mỗi PivotTablelà gì?

4. Một data cube là gì?

5. Mối quan hệ giữa các ô giá trị và các ô tiêu đề trong m ột PivotTable là gì?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

6. Cách (lỗ n h ấ t để thêm các trường (field) vào một PivotTable là gì?

7. Làm th ế nào bạn tbav đối các tiêu đề hàng và cột trong một PivotTable?

8. Các công thức thông thường nhất được sử dụng trong PivotTablelà gì?

9. Một PivotC hart là gì?

10. Tâ’t cả loại biểu đồ có thể được sứ dụng để tạo một PivotChart hay không?

Tăng tôcNếu bạn dă hoàn toàn hiếu một PivotTable là gì? Cách tạo một

PivotTable trong Excel 2010, cách vẽ biếu đồ dừ liệu được xoay (piv- oted), và tại sao bạn muôn sử dụng một PivotChart hoặc một PivotTable, hãy nhảy đố n chương tiếp theo.

ghiôn cứu đã cho thấy đầu óc con người có thể xử lý mỗi lần chỉ rấ t nhiều mảnh dữ liệu duy nhất. Nếu bạn cố tóm tắ t dừ liệu trong m ột bảng tính lớn đáng kể, khả năng là người xem

báng sẽ bị quá tải thông tin , làm cho khó hiểu dừ liệu một cách có ý nghĩa.

Làm th ế nào bạn làm việc với các lượng lớn dữ liệu? Bạn có th ể làm một số việc: Tạo bằng tay m ột số sheet tổng kết cố tính toán dữ liệu; tạo một outline để kế t nhóm các phần tử dữ liệu trờ thành các phần khả dụng và sau đó tổng kết chúng; hoặc xem dữ liệu từ một cấp độ cao hơn đê’ bạn có thể thấy được bức tranh lớn hơn.

Mặc dù bạn có thố' tạo bằng tay một khung xem câV độ cao hơn bằng viộc tạo một chuỗi các công thức cho mỗi loại phép tính, nhưng tiến trình cló m ất thời gian và dễ sai sót. Thay vào đó, trong chương này bạn học cách yêu cầu Excel tổng kêL dữ liệu một cách khá linh hoạt băng việc sử dụng các chức năng pivoting.

Các PivotTablo cho phép bạn xem dữ liệu Excel một cách gọn hởn và dẽ hiểu hon. Chúng giúp bạn kê t hợp dữ liệu và thấy những môl quan hộ giừa các giá trị một cách nhanh chóng và ciễ dàng. Các PivotTable cho phép bạn xử lý dữ liệu bằng một cách mới mà bạn không cần phải làm một lượng lớn công việc.

Excel có hai tính năng pivoting (xoay):» lîvolTobỉe: 'iạo các iibÓDì (lữ Ìiệìi sao cho bạn có thể thấy dử ỉiệiì

dưới dạniị các bảng (table).M Ị^ívolCbart: sửciinig kổ! cptả PivotTabìe đễ lạo trực tiếp một biềii đồ

tử dữ liộii được xoav-

Chương 6: Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác 163

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Trong chương này bạn bắt đầu bằng việc học về m ột sô’ ứng dụng thông thường của dữ liệu được xoay. Sau đó sau Idii bạn hiểu bạn có thể sử dụng một PivotTable như th ế nào, bạn có thể tạo một PivotTable cơ bản, cải tiến nó và vỗ biếu đồ nó trong một PivotChart.

G iói th iệu c á c PivotTableMột câu hỏi mà bạn thường nghe thấy khi được đưa cho dữ liệu để

phân tích là "Dữ liệu này có nghĩa gì?" Nếu lượng dữ liệu m à bạn có đủ nhỏ, bạn có thể tổng kết dữ liệu bằng tay và tạo m ột biểu đồ để trả lời câu hỏi. Tuy nhiên, khi bạn làm việc với các lượng lớn dừ liệu, lượng dừ liệu có thệ làm bạn choáng ngợp. Trong nhiều trường hợp c.ó nhiều dữ liệu đến nỗi tổng kết nó một cách có ý nghĩa th ì Idiông thể được.

Một giải pháp là xây dựng một PivotTable Excel cho dữ liệu. Khi bạn thay dổi dữ liệu từ một file ílat thành một PivotTable, bạn có thể tổng kết nhanh đừ liệu được bằng một scí cách bấ t kỳ.

Khi bạn pivot dữ liệu, bạn không quay nó sang một phía; thay vào đó bạn thay đổi góc mà bạn xem dừ liệu. Bạn "bước lùi lại" từ nó. Thay vì xem những gì mà mỗi dữ liệu phải thể hiện, bạn lắp ghép các mẫu dữ liệu lại với nhau và để Excel phân tích nhừng gì mà các câu hỏi dữ liệu có thể cho bạn biết.

Dữ liệu mà sẽ được sử dụng trong một PivotTable được tổ chức sao cho Excel có thể dễ hiểu dữ liệu nào có quan hệ. Giả sử bạn làm việc với dữ liệu hàng tồn kho cho một cửa hiệu vật cưng và bạn có dữ liộu sau đây:

164 Chương 6: Xoay dư liệu; Xem dữ liệu bằng một cách khác

Item Namo Date Sold Custom cr Name CcCat 1-Jan Jane 45Dog 1-Feb Janc 33Bircl 1-Mar Jane 46Cat 1-Jan Joe 45Dog 1-Feb Joe 33Bird 1-Mar Joe 46Cat 1-Jan Mike 45Dog 1-Feb Mike 33Bird 1-Mar Mike 46Cat l'Jan Harry 45Dog 1-Feb Harry 33Bird 1-Mar Harry 46Cat 1-Jan Sam 45Dog 1-Feb Sam 33Bird 1-Mar Sam 46

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Thông tin cho một món hàng cụ thố được bán trên một khách hàng cụ thể và một ngày cụ thể. Danh sách các rocord (bán ghi) râ t lớn với các giá trị trùng lặp trong một số cột. Bây giờ bạn sẽ làm việc với chỉ 15 record này.

Trong trường hợp này, bạn có thế pivot dữ liệu để biết mỗi món hàng đó đã được bán khi nào, nó dược bán cho ai, và bạn kiếm được bao nhiêu. Để làm điều đó, sử dụng tính nàng Excel PivotTable để tạo một sô' bảng khác nhau từ cùng một dữ liệu.

Báng đầu tiên có thể liệt kê các tên món hàng trong một cột và các tên khách hàng trong m ột hàng ngang qua phần trên cùng. Trong các ô riêng lẻ, bạn có thể đặt một phép tính cho tổng lượng tiền mà một khách hàng chi cho món hàng đó trong một khoảng thời gian riêng biệt. Bảng được minh họa trong hình 6-1.

Sức mạnh của PivotTablc là sau khi bạn tạo một PivotTable, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh nó để tìm số món hàng được mua mỗi ngày. Để làm điều này cho ví dụ cửa hàng vật cưng, bạn thay đổi các hàng để chứa các ngày tháng; các cột đè chứa tên của các món hàng, và các ò để chứa sô' lượng món hàng, tạo ra bảng được minh họa trong hình 6.2.

Chưđng 6: Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác______________ 165

2355

7

s

910 ỉi 12

13

141 5

I< «

S u m ồ f C c s t o f l ỉ e m

ỉiowỉahpU *

C j 1

P o g

G r a n d T o t ầ i

M ik » » t n r a l

4 6 4 6 4 Ỏ 4 Ố 4 6 2 Ỉ 0

4 5

3 i

Ĩ2fi4 5 4 5

3 3 3 3

12A

4S 453 J 3 3

UA

2 3 0

2251 6 5

6 2 0

» Ị

Hình 6 .1 : MỘI ví dụ Pivotĩable đơn giản

C o u n t o f l i c i n N a r r c ’ I I

R o w U b « K * b i r d c ã t õ c g G r ^ n Q T o tn l

Ỉ - J â f t s s

1 - F « b 5 5

1 M a c 5 5

c n » n ứ r o u ỉ ỉ s i l ỉ

VHình 6 .2 : PivotTable Irông giông như bảng này sau ktií bạn Ihực hỉện các thay flổí

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Nếu bạn muốn tạo hai báng này ngay từ đầu, tiên trìn h m ât thời gian và rô't cuộc bạn lặp lại mộL số công việc của mình. Bằng việc cho phép Excel tạo PivotTable cho bạn, bạn dành một cliút thời gian tạo bảng và chỉ một vài giây thay dối nó.

Một tính năng hữu dụng của một PivotTable là bạn có thể th iết lộp nó với một mẫu dữ liệu nhỏ, chắng hạn như trong vi dụ cứa hàng vật cưng và sau đó mở rộng các record trong báng. Miễn là bạn giữ tấ t cả record trong bảng, Excel tự động cập nhật các PivoLTable để Idiớp với các rccord trong bảng dữ liệu.

Bạn cũng có thể sử dụng các PivotTable dể tạo các bảng tổng kết có thế’ inở rộng của các tổ hợp đữ liệu. Ví dụ, nếu bạn muố^n biết các món hàng dược bán mỗi ngày và ai đã mua chúng, bạn có th ể thêm thông tin khách hàng vào các hàng. Nếu ngày tháng được thể hiện trước tiên, dữ liệu được tính tổng theo ngày tháng và sau đó được tính tổng con theo khách hàng. Nếu thông tin khách hàng được liệt ké trước tiên, dữ liệu được tính tống theo cách kia.

166 Chường 6: Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác

Thực tế

Các PivotTabỉe được sử dụng rộng rãi trong thế giới thương mại và nghiên cứu:

M C á c n h ả ì ì C ị h ĩ ê i i c ứ u S ì i c ì ụ n g c h i i n g đ ố q u y ế t đ ị n h t o à n b ộ k ố l

q i ú i i K ị h i ô i ! c i ĩ n v à c á c ( l o a i i h I i q h i ộ p s ử c l ụ i i q c h ú n g í í ể b i ế t a i

dã IIIIUI nbữnỊị I'à khi nào.Bi iVhữiiíị n h à qiiảiì lý cũiiíisử clụiig các PiroiTahk’. Các khả ììãnq

lổníị kổị của chiiiìíỊỉ>i!Íp các Iibà (Ịiiài! lýliiib loún dễ dàng hưìi c ú c c h i p h i C Í I I ' Ự C l ậ j > n g â n Ẵ < ì c h r à c á c c h i p h í i b ự c t ế i'0 k h ó p

Iihií ìbổ Iiào ỵo vúi mội ỉiíợiHị dữ liện rộii(ị lún.n Các Piì'0 iTabIe ÌIỈỊ) các \VưhiìUisicr biốt ÍIÌ dừ liệu theo cỉõi khách

Ibciiiì (Ịiinn cúa bọ. Iỉũiif> riộc xoay dữ liộii /heo dõi, bọ có Ihổ biốt a ìc Íiriiií> i/ào (ỉã (ỈIỈỢC xem nhiều Iihẩl rà các ỉim iq nàoll.ìậ/ìi chí không clKỢc ÍÌIÌI Ihấv.

Cũng có Ihể có hàng trăm ứng dụng khác, chỉ bị giới hạn bôi trí tưỏng lượng của bạn và khả nãng bạn tạo nhiếu mối quan hệ giữa dữ liệu.

Tạo PivotT able c ơ bảnTrong chương này bạn sẽ làm việc với dừ liệu lịch sử từ một chi

nhánh khách sạn. Chi nhánh có ba bất động sản khách sạn: ơackson Hotel, Miguel Ranch, và Pengueno Place. Mỗi bất động sản có 4 bộ phận: các phòng, nhà hàng, các khoảng cách tiện nghi cung cấp thực phẩm và hội nghị. Như bạn có thể đoán, việc cố có được toàn bộ bức

http

://da

ta4u

.com

.vn/

tranh ìịch sử về thông tin tài chính của chi nhánh có thể gây choáng ngỢp. Bạn đà dược cho (lừ liệu thu nhập và chi phí hàng quý cho các năm 2002 đốn 2006 trong một sheet, và tiếp đó có 300 record của dừ liệu trong nó.

Bạn cú thể tạo các công thức dô tìm và tổng kết các lượng chi tiêu trong mỗi hạng mục và trong mỗi nàm nhưng điều đó đòi hỏi một khoảng thời gian. Thay vào đó, hây tạo PivotTable để học mọi thứ mà bạn cần biết.

Có đưực d ữ liệu trong đúng định dạng

Bước đầu tiên trong việc tạo PivotTable là bảo đảm rằng dữ liệu có Jỉìột định dạng mà tính năng PivoíTable có t h ể hiểu. Trong trường hợp này, bạn phải tuân theo một vài quy tắc cơ bản:

n Kbòiiíị có các (lòiiq irốnq có ílìổxiiâí hiệu ímtìg ciữ liệĩi. NỖII bạn có lìiội dòng /rổnq thì PiroỉTahh khú>ifị sửcỉựìiíị dữ liộn aaìi dòỉìg trống í/ó.Mồi CÔI p b â ĩ có Dìộí liéii cĩâ: Các Uén dể giúp bạn đặt d ữ liệu trong (V/c hànĩị rà cộ! củn Piiĩìtíahle.

s J)ũ' l iậ i i p h á i n b à l qìiá ii. 17 dụ. lìổ ii hạn dậ l tôn cho các C]iiỳ ỉà Q ĩ, bạn p h á i liiòn Ihaiìi chiến chúng theo cách dó. Excel không

hiổt rằng Q ỉ t>ịổiỉg uh KQl hoặc Q naner 1.Tham kháo bẵng cửa hàng vật cưng (lược sử dụng trong các ví dụ

trong phần trước. Chú ý rằng tấ t cả kết quả mà bạn nhận được là dây scí. Nếu bạn làm việc bằng số, bạn có thế thực hiện nhiều thao tác khác nhau trùn dữ liệu đế tương thích nó. Tuy nhiên, nếu bạn làm việc với dữ liệu dịnh dạng text, thao tác duy nhất mà bạn có thể thực hiện trên dữ l iệu l à d ế m sô’ l ầ n m à m ộ t m ẫ u d ữ l iệu x u ấ t h iệ n .

Tạo PivotTable

Sau khi bạn có dược dừ liệu theo (lúng định dạng cho một PivotTable, việc tạo PivotTable là khá dễ dàng. Bạn sử dụng các tính năng rê và thả cứa Excel đế xử lý các mẫu dữ liệu và tống kết chúng bằng nhiều cách khác nhau.

Trong bài tập này, bạn tạo một PivotTable cơ bản từ dữ liệu từ Red Sunset Hotels và sử dụng PivolTable này đế quyê't định thu nhập và các chi phí hàng năm cho mỗi bộ phận khách sạn:

1. Mơ file RedSunsetliotelChain.xlsx.

2. Chọn ò A l. Chọn In s e r t > T ables > P ivo tT ab le .

Ilộp thoại Create PivotTable xuất hiện như được minh họa trong hình 6.3.

Chường 6: Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng rnột cách khác______________ 167

http

://da

ta4u

.com

.vn/

168 Chướng 6: Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách ktiác

C reate P ivotTeblt

Chôose Ihe ddU thât you want lo òOặĨỴie

o d t ^ € or rânge

XđbleyRàfig«:Ịỳie d n e x te rn d l d d td ^ r c e

CKoose wheíc vcu want th« PiVOtTôbíe repoít to be pỉaced

o New VYorksheel

Ễxistỉng V/o*ksheel

tỡ C âb o n :

OK CârtCêl

Hình 6.3: Hộp thoại Create PivotTabie.

Bởi vì ô mà bạn đã chọn (ô A l) nằm trong một bảng, trường Table/ Range được điền vào tên bảng. Ngoài ra, Excel đã chọn nút radio New Worksheet, nghĩa l à PivotTable sẽ xuất hiện trong một w orksheet mới.

Nếu ô mà bạn đã chọn đã không nằm trong một bảng, có lẽ bạn đã sử dụng nút grid (nằm bên phải trường Table/Range) để chọn dây ô cho PÌvotTable.

Đ iểu b ạn cẩn b iế t

Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu từ một cơ sỗ dữ liệu SQL, bạii đang địuh nghĩa nguồn dĩí liệu bhng việc chọn nút radio thứ hai trong hộp choỊỊi Create PivocTable: Sử dụng một External Data Source (nguồn dữ liệu bèn ngoài). Tùy chọn này cho phép bạn chọn các recorđ từ một cơ sở dữ liệu bêu ngoài và import dữ liệu dưói dạng một OLAP (Online Analytucal Processing). Trong trường hỢp này, Excel xem xét dữ liệu bên ngoài nhưng làm việc với nó như tliể nó nằm trong bảng tính thực sự. (Để biết thêm thông tin về việc iàm việc với các cube OLAP, tìm chủ đề Help vò các công cụ OLAP trong nhóm Tools trên tab PivotTabỉe Tools).

3. Nhấp OK để tạo sheet mới chứa PivotTable.

Sheet mới mở ra và khung tác vụ PivotTable Field L ist xuất hiện ở phía màn hình như được minh họa trong hình 6.4.

http

://da

ta4u

.com

.vn/


“ V** * « • « /* • '■ ; i ' f H " i» . “ *

-. . • ' . r*l >3" . V - W ^*• . I • « v * '* '>* " r»i»-*-i«i 1 *^ .(»* - — —* . . . •(

“ V** * « • i 'fH "

Jni ' ‘*%*C!f^ . t -V

»j • /.>•.

cz=!

ỉ ti«Je« t r o n 1*1» 9 " .i< lt« 6 («

;;

fĩ.ã'i.% L_J

>«»«)#v«Mwe ' * «l}ul «

** lx v «Cw ế^«»

»<c » « a M w r/ KAiv1«fl0 C « ^ i * ( a

L i t

, £ ^7<Nrl»MWW«M

Hình 6 .4 : MỘI danh sách (rường PivolTable.

Excel hiển thị, dưới dạng một thông báo thông tin, giải thích nhanh cách tạo PivotTable như thế nào. Thông báo này tiếp tục xuất hiện cho đến khi bạn chọn trường đầu tiên để thêm vào bảng. Ngoài ra, hai tab mới xuất hiện trên Ribbon. Bạn có thể sử dụng chúng để thay đổi PivotTable bằng tay và để làm việc với mẫu thiết kế của bảng.

4. Chọn hộp kiểm Hotel trong khung tác vụ.

Chú ý cột A được điền vào các nhân hàng dựa vào tên của các bất động sản trong chi nhánh khách sạn và trường Hotel được thêm vào vùng Row Labeỉs của khung tác vụ. Excel đã dn các hàng cho PivotTable dựa vào sự tiên đoán tốt nhất của nó về nơi bạn muốn những giá trị này được đặt. Bạn học cách đi chuyển các trường từ các hàng đến các cột đến các giá trị ở bước 7.

5. Chọn hộp kiểm DepartỉTiGnt.

Chú ý rằng dữ liệu lần nữa đã được đật trong hàng. Bây giờ bạn đà th iết lập hạng mục con cho PivotTable. Các hạng mục con có thể được hiển th ị hoặc được ẩn. Nêu bạn muôn làm ẩn hạng mục con, nhâp dâu trừ nằm bên trái mỗi tên khách sạn.

6. Chọn hộp kiểm Year.

Lần này, Excel đã đoán sai. Bởi vì dữ liệu trong các ô cột năm (year) đều là số, Excel đă đoán rằng bạn muốn thông tín tính tổng dưới dạng các giá trị cho các ô PivotTable. Tuy nhiên, bạn

http

://da

ta4u

.com

.vn/

không muốn tính tổng các nàm. Thay vào đó bạn muốn phân tích dữ liệu thoo niím. Bạn cần di chuyển các giá trị năm lừ danh sách Values trong khung tác vụ đến danh sách Column Labels.

7. Chọn hộp Sum of Year trong danh sách Values, và sau đó rê nó đô'n vùng Column Labol.

Bây giờ các năm dược thể hiện ngang qua phần trên cùng cúa PivolTable. Cột cuối cùng trong bảng trình bày tổng lớn. Tiếp theo, bạn cho Excel biết bạn muốn để các giá trị dựa vào dừ liệu nào.

8. Chọn hộp kiếm Incomo.

Chú ý rằng các ô trong PivotTable bây giờ dược điền vào tổng của thu nhập cho mỗi nám, như được minh họa trong hình 6.5.

170 Chường 6; Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác

jsmnCdbbls *

IdCkvũn H M « I

Â « ỉ U j t ỉ r •

Co<*>**r6rc»

1 e N (

ÌOOÌIMŨUỈIS«>2

;»t7ò4;ả0«ỉU 7 9 0 0W?i7lỉT ứ a t

S?7S 4ĩr.ỗU

i : ỉ ỉ ỉ«U 5 n sỉuw4r

?U0I

96Ò9Ỉ

7ũâ9;etĩì96ĩIỈ2442Ĩ 7 ữ i b í

l l ' .n 9 í7 i m ì3322C5

ưjWÌỉ i% 7 ỉi

Ỉ1ỈỈ47I

»041ỮSỈ2Ỉ6

:SỈỈ3S4W<1Ỉ4 9 1 0 1 ?

11531

2 0 2 : jỉ

UtM2ÌM7ỈIỉ7jacỈCM?!9i<57

2090^9

2W9Ở4|Ị»i&42đỉÌO«?ĩ162Ẩ9!>5«27

«9S75

ÌOÌÌÌÌ7«4ãỉ

ĨV96ữỈ J Ỉ 9 5 Ỉ

ÌỈỈ79Ĩ1TM«

Ỉ Ỉ O U i n

»069Ếữ6ỉl2 Ỉ 5 C 5 :liOCt:177111ÌỈ776J6 1 Ỉ Ỉ7 1

iỉorỉsU14M 1123ậ:

2?njjỉ«èỉ:907»í s : u

G (Jfl4T0L«J

46 6 S 2 4 ;

5271359íiUi18S377S

ẵ36Ci769Cia?

I I Ỉ ÌC 9 Ỉ

798149S

17C2Ỉ2ỈnmìMSC7142115Ỉ

Hình 6 .5 : M ột PivoTable cơ bàn chứa dữ liệu lừ Red Sunset Hotels.

Bây giờ bạn đã tạo PivotTablo. Nó không hoàn toàn trả lời câu hỏi cúa bạn (để khám pliá toàn bộ thu nhập và chi phí hàng nàm cho môi bộ phận) bởi vì bạn chỉ có thu nhập, không phải các chi phí cho mỗi bộ phận.

9. Chọn hộp kiểm Expenditurcs.

Chú ý rằng bày giờ mỗi cột năm có hai cột con - mộ: cột con cho thu nhập và một cột con cho chi phí. Nếu bạn cuộn sang phía bên phải PivotTable, bạn thấy việc so sánh nhu nhập vớ; chi phí qua khoáng thời gian này cho mỗi khách sạn và bộ phận. Như bạn có thể thẵy, không có khách sạn nào hòa vốn.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Bạn có thồ’ học dược nhiỏu điồu h'ín tư (iữ liệu này. Bước đầu tiên mà bạn có thể muôn thực hiộii ià bạn muốn loại bỏ việc phân h ạn g mục theo n ăm sao cho l;íl Cíí những gì b ạn th ấ y là th u nhập cố định so với các chi phí.

10. Hủy chọn hộp Iciểm Year Lrong ỉchung tác vụ PivotTable hoặc rê hộp Yoar từ vùng Column Iâbels sang vùng Field List.

Báng tống kct và layout Lrường cho nó rlược m inh họa trong hình 6 .6 .

Chương 6: Xoay dữ liệu; Xem dữ liệu bâng rnộ't cách Khác 171

i-

ỉ. ■ ih ỉU i * * Ị

: - « « « 9 M 19 '■ » « * . * j► • ) 1

. D « p a H f n p n l 1

I # b w ) n H n l r l * * 1C V í i t r Ì

é i i . ỉ .i> K « fn « '

' S . ^ U Ỉ> r « p « . i ịt , , i i i i ' - -

ì «

/ „ c a » r - i > w * * 1

ICC

: :

ĩ ỉ ĩ U J z

/

W i ì ĩ i ' i

A d A i i iM ỉ r « « « »

' m e ' '

.. v i ' í s a i i / í i . v i •

[

- ' I ,1 < » ................................................. jỊ ' J

Hình 6.6; IVIỘI bảng lổng kết thu nhập và chi phí cho ba khách sạn.

Một thay đối khác mà có thế bạn muốn thực hiện là xem thu nhập vã chi phi khách sạn theo bộ phận thay vì theo năm.

11. ơ cuối khung tác vụ, rô hộp Department từ vùng Row Labels đến vùng Column Labols.

Sự thay đối này tạo ra một báng ngán hơn nhiều nhưng rộng hơn. Thực ra thông tin trong biing này không dỗ hiểu khi nhìn thoáng qua.

12. Hoán đổi các giá trị Hotel trong các cột và các giá trị D epartm ent với các hàng bằng việc rô mỗi nhãn từ một vùng này sang một vùng khác ở cuố’i khung tác vụ,

Bảng thu hẹp lại một phần như dược minh họa trong hình 6.7, bới vì tôn cua cúc trường cho các khách sạn ngắn hơn các tên cho những bộ phận. Bây giờ bạn có thể thấy các chi phí và thu nhập cho mồi bộ phận theo khách sạn.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

172 Chướng 6: Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác

l

- c I ' ' ‘

C o l u A i n *

S u m »1 S u i n o l s > .d i l ì o u l S u i

ia c x & o i t H o r « i ^ n i v o i o M l £ u t l K ^ n c n n o p C ỉ c c

n 9 2 r t ì ì í ĩ Ế O i ĩ S Ỉ Ỉ Ỉ Ỉ 2 4 S Ỉ 7 i t i 2 ỹ ĩ 2 9 i Ĩ 6 6 3 9 6 t

/ / á r< li* ĩ i s m ( .9 0 1 4 7 9 1 Ĩ * U 9 5 7 0 Í 3 Ĩ ị 9 f i * u Ĩ Ĩ U Ĩ i t

6 9 0 è 3 7 1 1 2 7 0 : 9 ; S ^ Ì Ĩ O S 2 i ĩ t ì ị )

9 i M ỉ n i S I M $ Ì 6 Ỉ 9 L S Ỉ Ì S ! 4 Ĩ S 9 « 2 5 ^ 1 6 ÌS S O O K Ỉ H i ỏ

ỈC ũ n t i d T O U I 2 « 7 e 7 W Ỉ 9 đ n ư 4 4 ? 6 9 f t f 0 9 í U d i I 0 S & I 9 S

11

l ỉ

l ỉ

u

I n

l í

u

/ Ị

>2

i i

ỉ ĩ

l ĩ í '

Hình 6 .7 ; P ivo tĩab le này so sánh Ihư nhập và các chi phí trong mồi bộ phận theokhách sạn.

Mỏr rộn g c á c PivotTableNgoài việc chỉ Lính tổng dữ liệu trong bảng, các giá trị PivoTable có

thể dựa vào hầu như bất kỳ công thức hoặc hàm mà bạn có thể tưởng tượng. Trong bài tập trong phần này bạn thay đổi các phép tính chõ PivotTable bằng một số cách khác nhau để học từ dữ liệu này. Trong bài tập này, bạn điều chỉnh PivotTable để tìm các lượng chi phí và thu nhập trung bình thay vì các tổng:

1. Quay trở về biểu đồ mà bạn đã tạo trong phần trước, hoặc mở íìle RedSunsetHotelChainl.xlsx.

2. Trên sheet PivotTablc, chọn ô B4. Nhấp phải ô và chọn Sum m a- riz c D a ta By > A verage từ monu ngừ cảnh.

Tiêu đề cột như được minh họa trong ô B4 thay đổi từ Sum of Income thành Average of Oncome. Ngoài ra các giá tr ị cho các ô trong các cột Income thay đổi thành giá trị trung bình cho bộ phận đó cho mỗi khách sạn. Ngoài ra, những giá trị trong cột H được thay đổi để thể hiện Tota! Average of Income. Nếu bạn xem các mục trong khung tác vụ trong vùng Values, nó cũng hiển thị Average Of thay vì Sum Of.

3. Chọn ô E4. Nhấp phải ô và chọn S um m arize D a ta By > A verage từ menu ngữ cảnh.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 6: Xoay dữ liệu: Xem dừ liệu bằng một cách khác 173

Các ô giá trị còn lại trong bâng thay đổi để chứa các giá tr ị trung bình thay vì các tổng như được minh họa trong hình 6.8.

S e o n s

T (» u t

C o ltB iin L ih e l^ *

li>CMn« A vK« (e0 fExper> d ỉQ K 9 t ị

* l«rli\04n H»T«I Ml|uelRỉiKh PtrDiit íioPl â V gưeỊRỉnch pị6461Ỉ ã £ 7 Ỉ0 A H U

3M6S.8ỉ>te; Ì6 U 1 .9 6 4 6 Ĩ

Ì Ì W M 2 i }

nẳỉứ4ỉỉ7»ACS96

ỉ 3 4 1 4 . 4 j : ì ỉ

30:&ỉ đỉ|?6 Ì i ề M . i V i ị

Ỉ Ỉ Ỉ 7 7 0SỖ24

Ỉ4 } .> c ;6 A 7 Ỉ

3iỉ98.2 12 37O0S

ỈS Q 7 Ỉ4 4 7 Ữ 6

ỉ84sỉ,&dỉỉỉ } S 2 0 9 .$ Ỉ8 4 4 | » s s

3 4 9 S 6 .S & 4 6 2 ỉ7 5 3 & 0 2 d 4 ỉ

M4Ì7.9846Ỉmĩ7.ĩ6ĩuỈ4 7 « 0 .$ 2 A 4 1

Hình 6.8: Các ô thu nhập và chi phí chứa các giá Irị trung bình.

Sau khi thực hiện sự thay đổi này, có thể thây rõ định dạng mặc định cho PivotTable để lại nhiều điều không được hài lòng. Bạn giải quyết vấn đề đó ở bước tiếp theo.

4. Chọn ô B4. Chọn PivotTablc Tools Options > Active Field > Field Settings.

Hộp thoại Valuo PiGld Scttings xuât hiện, như được m inh họa trong hình 6.9.

í":/V d l j t f Se tt iivg s

Soưrrefỉdrrie: Ir<eme Suí tôm râiìe; AvCTdọe of ÌTKOOÍ

S u -T im d i \ỉí b i S h o w V-M j c s ó ù

v a I u ^ t i« * k í b y

ỡ w ĩ : t í ưw e ĩ y v a c ^ c u t à U ụ í i i K đ i A 4 .-IỈ í o u $ e

0 » ; ử d ( 3 í r o r t J i? k : i . tc ư f O J

C c * jn l

M ixMu>

P r o d i x l

í iu m te t P tt r ra t o. Cửncd

Hình 6.9: Hộp thoại Value Pield Settings.

Hộp thoại này là một cách khác để thay đổi các giá trị trong PivotTabỉe. Trên tab Summarize By, bạn thay đổi phép tính cần

http

://da

ta4u

.com

.vn/

thực hiện cho các ô vô’n được tạo trong phần này của bảng, đây là phán Average of Incomo (các ô B6 đến D9). Bên dưới tab, bạn thấv nút Numbor Format.

5. Nhấp nút Numbor Format.

Hộp thoại Form at Cells xuất hiện, ơ đó bạn có thể chọn bất kỳ định dạng cho các số được tạo ra bởi PivotTable.

174 Chương 6: Xoay dữ liệu; Xem dữ liệu bằng một cách khác

Thực tế

Dữ liệu trong PivotTable cũng có thể cho bạn thấy mối quan hệ giữa thông tin trong môi cột. Bạn có thể nhặn dược thông tin này bằng v iệc sử dụng các mối quan hệ được th iết lập trên tab Ihử hai của hộp thoại Vaíue Field Settings.

Để thấy những mối quan hệ này, xem tab Show Vaíues As trong hộp thoại Value Field Settings. Bạn có thể thấy các điểm khác biệt giữa những giá trị trong cột hiện hành và trong các cột khác. Ví dụ, khám phá thu nhập cho các bộ phận tại mỗi khách sạn so với Ihu nhập cho Pengueno Place như thế nào:

1. Trong khung tác vụ, nhấp nút mũi tên xổ xuống Average of Income. Từ danh sách, chọn Value Field Seltings.

Hộp thoại Value Field Seltings mở ra.

2. Trẽn tab Show Values. chọn D ifference From Irong danh sách xổ xuống Show Values As-

3. Từ hộp đanh sách Base Field, chọn phép so sánh cơ bản; trong ví dụ này. là so sánh theo khách sạn.

4. Tử hộp danh sách Base Item nằm bên phải, xác định khách sạn nào mà bạn muốn so sánh dữ liệu. Trong trường hợp này, chọn Pengueno Place.

5. Nhấp OK.Sự thay đổi đối với dữ liệu (các ô B6 đến D9) vừa có được được m inh họa trong hình.

c&luntn Ljl>els *A voM gp o f IIKOIIÌP

R ow labPÍs • i,i<kson Hùteí Miguí»l Ratuh Ppngur»no pidce^^ tering S281.76 -S3,«46.68

C o n í e t e n c e f đ C J l i t » e s $ 2 , 4 1 5 .7 0

K e.tauQ ot S llb .lb

S66/.12 •Sb,'44-b9UiẠnd ì o u i $8U.1!>

Như bạn có thể thấy, bây giờ các cột Jackson Hotel và Miguel Ranch chứa các chênh lệch sô’ giữa bộ phận đó tại bất động sản đó và cùng một bộ phận tại Pengueno Píace. Cọt Pengueno Place rỗng bởi vi khong co m ột sự chênh lệch giữa cùng dữ liệu.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

6. Chọn Currcmcy và nhấp OK, Khi bạn (ịuay trở về hộp thoại Value Kield Settings, nhấp OK lổn nữa.

Các ô B6 đốn D9 được định dạng dưới dạng tiền tệ, tương tự đối với phần Total Averago ofIncome, như (lược minh họa trong hình 610.

Chương 6; Xoay đũ liệu: Xem dử liệu bằng một cách khác 175

I / Ị IhCttMti

K > rw r.k liii( * 1* >»>li

- • s ' ỉ «1

. . . I ' .

' 5 J 4 J r - i /W '« ;

. ' í 5 3 Í Ỉ 4 1 .S .Í 11

Cm ,»t»J ĩ o ì .1» ị ỉ I ỉ , lU I u

O(f»rcii0icu<«ỉi

3 ' ' . í Ỉ . ' J * J J 0 / 6 S i ỉ 4 : i ỉ . 4 : 9 « ỉ v

> ỉ • i . ^ : c * ò i ? » 5 . 5 3 W é 3 Ỉ 5 5 5 .

> ì ' ứ ị i x 3 ú ỉ ỉ 7 , ? D 5 t 5 i

$ Í» .,0 ?C 4 « ; J4 7 M > ,S ? 0 4 t

Hình 6 .10 : Tập hợp giá irị đẩu tiên được định dạng dưới dạng tiển tệ.

Chú ý rằng cúc ô E6 đến G9 và các ò 16 đến 19 cũng là các số thông thường.

7. Trong khung tác vụ, nhấp nút mũi tôn xổ xuông Average of Expenditures. Từ danh sách, chọn ValuG Field Settings.

Ilộp thoại Valuc Field Sotlings xuâ't hiện lại cho phép bạn truy cộp thông tin phép tính và dịnli <]ạng cho những ô này.

8. Nhấp nút Numbtír Pormat.

Hộp thoại Form at Cells thông thường xuất hiện, ở đó, bạn có thể chọn bất kỳ định dạng chũ các sô’ được tạo ra bởi PivotTablo.

9. Chọn Currency và nhấp OK. Khi bạn quay trở về hộp thoại Value Field Settings, nhâp OK.

Các ô E6 đôn G9 và 16 đốn 19 của PivotTable định dạng dưđi dạng tiền tộ như được minh họa trong hình 6.11. Bây giờ tấ t cả sô' trên PivutTable dưực hiển thị dưới dạng các số tiền đô la, thông tin dễ hiếu hơn.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

176 Chương 6: Xoay dữ liệu; Xem dữ liệu bằng một cách khác

Av«M|ỉi?uf lrK'Nn«* ĩi ldỉ Avet«ỉtữOỈ Ex|i«iKlỉtui«»IdC k.utr> M tgu Pi H iív h Vcogu^no

S 5 3 .2 M .5 1

ẵỉAỉỉố.ãỄỐM.RsVi.íiO

ị Z t / i 5 Ì M$ w .s . s s , l >0

ỈỈ7 .SỈ< .03 ‘ J 6 .K l ; .V Ỉ

Ỉ> 4 .7 Ỉ0 ,ỈỈ

ỈỈ«.S6ỈÌỈS .2 P 2 ,S V

S33 n ? .w

$ ỉ6 .2 « .d 9

iĩA ,$ Ì2 .$ 9iiAlđiígCiỉ ì ì . ĩ ư . í i

U ^ . i n . a nỈ ỈS .O M .1 2

S5J,*1Ổ.25

ỉ ỉ ỉ . t ỉ 3 . c «

Ỉ 1 S / / V 0 >

<yị >s\ w

Hình 6 .11 : Tất cả giá trị (hu nhập và chi phí được dịnh dạng dưới dạng tiền tệ.

Sử dụng c á c P ivotC harts đ ể h iển ỉhỊ dữ ỉiệu b ằ n g một c ó c h m à ngưòi ta có th ể h iểu

Các PivotTable là một cách hữu dụng để tổ chức dữ liệu, nhưng chúng không phái là một phương tiện có tính đồ họa cao để hiổn th ị dữ liệu đó. Tương tự như một biểu đồ trình bày rõ dữ liệu trong một bảng, mỗi PivotChart trình bày rõ dữ liệu trong một PivotTable.

Tạo một PivotChart

Trong bài tập này, bạn sử dụng cùng một dữ liệu cơ bản như trong các bài tập trước. Trong trường hợp này, bạn sử dụng chỉ dữ liệu hàng nàm, không phải tổng dữ liệu thu nhập và chi phí. Bàng việc sử dụng chỉ dừ liệu hàng năm, bạn tạo các biểu đồ rõ hơn, dễ hiểu hơn. Làm theo nhừng bước sau đây để tạo một PivotChart dựa vào PivotTable;

1. Mở nití RedSunsGtHotelChainCharts.xlsx. Chọn ô PivotTable!A6.

Bạn sẽ sử dụng bảng này để tạo một chuỗi các PivotCharts cơ bắn.

2. Chọn P iv o tT a b le Tools O p tions > T ools > P iv o tC h a r t.

Hộp thoại Insert C hart xuất hiện, như được m inh họa trong hình 6 .12.

Hộp thoại đế tạo một PivotChart giông y như đế tạo các biếu đồ thông thường. Sự khác biệt là việc sắp xếp và hiển th ị dữ liệu đi vào PivotChart.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 6: Xoay dữ liệu: Xem dử liệu bằng rr ột cácli khác 177

-

J Tvt

* 1iCokyỉ>Ti • <f

’ , ' 1 •! . ' í >ỉ • 1 ì - 1

- è(i' , á i

■ • » i 1^ ' .*

' ......... * ■ i1

\ 1 ' )’ J yề

i Mk«‘1 «11

, . ' < v

1i

i ; * * 1 *_ * 1J

< \ACsl)jí

Te»TiC«áCi?S ịt: 4Ỉ Dè*3s.if ok’ * , Cdixei Ị- ......................... - • - • '

Hinh 6.12: Hộp thoại Insert Chart.

3. Nhấp OK.

Khung tác vụ PivotChart Piltor PanG xuất hiện, như được minhhọa trong hình 6.13.

Khung tác vụ này có ba phần:3! Asis rieU ls: ú p b ih i lìVìì cùiiỊị, hạn chọìi các tnỉờng lòm các hạng

m ục hoặc cãc Iriioìiíị l iyc X. Chúinị thường tà các nhóm d ữ liệu từ hiổu dồ. Theo mạc cíịiìh. !ấi cả Q,iá Irị CÍUI mỗi hàng mục con đi(Ợc /hổ hiội/ cho Ii/ỗi hạníị mục . lỉại! cõ thố lọc các mục nhìn thây cỉiíực bằnỉ> riệc nhấp níu 111111 lêii.xố.xiiOiìịỉkờ hôiì Iníòiìtị rà Ị)háiì loại hoặc lọc dữ Hộu. như hạn (ĩíl bọc Iriíớc íỉõ.

B l.e ịịcud fie l( ls : TroiiQ Ị>h(ìn iKÌy cíín khiiiiiị ỉác rụ. bạii cỏ ibểchọii cácỊ>iá !rị i!ổ sử d ụ n g cho các Ibdiih lioiiíị hiếu dồ.'rroníị inỉờiiỊị hợỊ) nảy. các íịiá trị /à lổng của Ihu Iibập rà chi p h i hộ phậii. Dổi vời mồi bộ phận, các giá Irị cỉiỉợcphâii chúi Iheo ìiâiii.

P iv c t C h a r t * i l t a P ê n e

A c t iv ê P r t l i l ; o n t ỉ ie

V R e p o r t F H l C f

^ J A x i s í t c M t ( C a t e g o r i ^ s )

t t o te l

repytmcrt' J L e g « f ld r i e l d s ( S « r w s )

V a I i \ P ĩ

YCàT

Hình 6 .13 : PivotCharl Fj[ter Pane,

Valiies: Phầii này chứa thông tin từ các ò irontị PivotTable. Tmiiq Irườiiq hợp lĩàỵ. các giá Irị là lổiìỊ’ thu nhập rà các chị Ị)hí cho các (Iiiỳ.

V a lu e s

of lncộm« E x p e n d iíu r e í

http

://da

ta4u

.com

.vn/

4. Nôu khung tác vụ đã không được noo sang bên phải biểu đồ, hây rê khung sang phía bôn phải màn hình cho đến khi nó neo cô’ dinh.

Biểu dồ được thể hiện đằng sau khung tác vụ nhưng phía trước dữ liệu. Bởi vì kích cỡ của biếu đồ làm cho khó đọc, bạn sè di chuyên biốu đồ sang một trang riêng biệt sao cho bạn có thể thấy nó rõ hơn. Trước khi làm điều đó, chú ý rằng một số tab ngữ cảnh bây giừ xuất hiện trên Ribbon như được minh họa trong hình 6.14.

178 Chương 6; Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cảch khác

r .'.. -J ■' •H íH f

â Ì

i>k« l Pn3t'r>ir( t « : i ỉ

i ; * » • r i n - i . i , Vr «- « t iđ I • •‘ V / ĩ ĩ

Hình 6 .14: Một Ribbon với nhiều lab ngữ cảnh.

5. Chọn P iv o tC h a r t Tools D esign > L o ca tio n > M ove C h a rt.

Hộp thoại Move C hart xuất hiện.

6. Chọn nút radio New Sheet và đặt cho sheet mới tôn là PivotChart 1. Nhấp OK.

Biểu đồ xuâ’t hiện trên một sheot mới, như được minh họa trong hình 6.15.

ĩ « 05

K z M

í ! ì : x u , v

i } > : n : X

r . ỉ ' ? . ic ;

i ỉ x «

• i v "

• í*

• U i* i

• 3 X À

' Si,/^ ^

; * ì

ì :.Hinh 5 .15 : Một PivolChart mặc úịnh.

Biêu đồ này có quá nhiều dừ liệu nên khó đọc. Mỗi bất động sản có tống cộng 40 thanh làm cho khó thấy dữ' liệu. Tiếp theo, bạn

http

://da

ta4u

.com

.vn/

sẽ Lông kết dữ liệu theo một bước này dê’ tổng kết biếu đồ dễ đọc hơn.

7. Trong khung tác vụ PivotTabk' Field List, hủy chọn hộp kiểm Yoar.

Sô’ thanh trong biếu đồ được giam thành 8 thanh mỗi khách sạn như dược minh họa trong hình 6.16.

Chương 6: Xoay dữ liệu; Xem dữ liệu bằng một cách khác______________ 179

» ' • 3» -H

I -ả

'.'i

ĩ í

ỀVỉ

n- -ị ề

^ ivv t -« 1 :

K-.i ■ t .

5 ' * t ' '

Kình 6.16: PivotChart này dễ đọc hơn PivotChart trước.

Biốu đồ này đơn gián hơn nhưng vần truyền đạt thông tin. Biểu đồ trình bày tóng thu nhập và chi phí cho mỗi bộ phận tạ i mỗi bât động Síín. Khi bạn xem biếu clồ, một đặc diểm nổi bật: Mỗi bất động sản chuyên vồ một bộ phận và kinh doanh ít hơn nhiều so với những bộ phận khác, Lĩnh vực chuyên ngành của Jackson HoLel là bộ phận Rooms; lĩnh vực chuyên ngành của Miguol Ilanch là bộ phận Restaurant; và lĩnh vực chuyên ngành của Pcngueno Place là bộ phận Catering,

Trong thực tô', bạn sử dụng Lhông tin này để bắt đầu tìm hiểu những bộ phận khác có thổ’ học dược như thế nào từ những bộ phận chuyên về mỗi lĩnh vực.

Bạn có thể làm gì Uhác với một PivotChart? Bởi vì PivotChart đựa vào dữ liệu trong PivotTable, bạn có thể xác định những giá trị nào được hiến th ị bàng việc di chuyển chúng vào, ra khỏi, và xung quanh các vùng trường. Bạn đã xem một ví dụ cơ bản, khi bạn đă tắ t việc hiển thị nãm trong biểu đồ.

Bạn cũng có thể thay đổi các phép tính được thực hiện cho mỗi giá trị bằng việc thay đổi thông tin trong phần PivotTable Values của PivotTable

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Pield List. Đố thấy điều này ảnh hưởng đến biểu đồ như th ế nào, hủy chọn hộp kiểm Expenđitures và chú ý các thanh vốn thế hiện các chi phí không còn xuất hiện trong biêu dồ nửa.

Đ iểu bạn cần b iế t

Khi b ọ n là m việc với m ộ t P ivoiCliart , b ạ u có t h ể x á c d ị n h các k h u n g tác vụ n à o Uicn th ị b ằ n g v iệc n h ấ p các lu ìt t rơng n l ió n i S h o w / H i d e t r ê n cab P i v o t C h a r t T o o l s Analyze . N ế u m à u h ì n h c h i c h í t đ ế n nỗ i b ạ n k h ô n g t h ể d ể d à n g h i ể u b iểu đồ, sử d ụ n g hai núc Iiày đ ể m ở r ộ n g k h ô n g g ian c h o b iểu đồ.

L à m v i ệ c VỚI c á c lo ạ i b i ể u đ ồ k h á c

Trong một số tình huông, bạn muôn xem PivotTable bằng nh to g cách khác. Trong vài bước tiếp theo, bạn thay đối loại biểu đồ được sử dụng để trình bày dữ liệu. Khi bạn hoàn tấ t những bước này, bạn có thế' quyết định các loại biểu đồ nào đê’ sử dụng hoặc không sử dụng với các PivotTables:

1. Mỏ' íilo RedSunsetHotelChainChartsl.xlsx. Sau đó chọn sheet có tên là Lines.

Sheet này chứa một biểu đồ đường của dừ liệu đưỢc xoay, như

180 Chương 6: Xoay đừ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác

Hình 6 .17: Biểu dã' sường này có các marker từ m ội P iv o t ĩa b le .

Với dữ liệu được trình bày theo cách này, bạn có th ể thấy xu hướng chung của dữ liệu qua các bộ phận và bất động sản. Xu hướng hơi rõ ràng hơn từ biểu đồ đường so với biểu đồ thanh trong phần trước (xem hình 6.16).

http

://da

ta4u

.com

.vn/


Xiii bạn xem dữ liệu dưới cKạng rr.ội biểu đồ đường, có thế’ bạn ;nuỏ’ri xcm chí các chi phí hoặc chỉ thu nhập. Nếu bạn không còn -.liâV các khung tác vụ nữa, nhấp biổu đồ. Các khung tác vụ sẽ 'íuất hiộn lại.

Dế thấy chí các chi phí, hủy chọn hộp kiếm Income. Để thấy chỉ vhu nhập, chọn hộp kiếm IncoraG, và sau đó hủy chọn hộp kiểm RxpencUturcs.

y -----------------------------------------------------------------

r i t u t>ụii liù ij r.liụn cò íiộpỄ!x[>ci>cliiut'ưs và íiộp ỉncorne củnq mội iúc, bọn k[iồnq

lòm íiọi qì tỏ . 1 U I ) nliiẽn, Pốl cuộc bgii có một biểu ẩổ kỉiârig c6 tJứ liệu.

2. Chọn shcot có tên là Circles.

Sheet này chứa một biểu đồ tròn cúa clừ liệu được xoay, như đưỢc minh họa trong hình 6.18. Trong trường hợp này, nội dung biểu ãồ dã được thay đổi để trình bày việc so sánh các chi phí theo mỏi bộ phận Qua toàn bộ khung thời gian.

T o u i

: m

I ' > • . ' * í t t : • » ' ' •*»

• ' .a n . í ;

» t< rr> «(!«•

« i»-7> C 4*»tf

• V J ^ • . 4 ' U ‘ r« t rs*'-T.«í

• « *4 .f dí* t>

• '

• r »r( 1 « •'(«

Hình 5.18: MỘI biểu đồ Iròn từ ÍTIỘI PivoỉTable.

Biểu đồ này khiến bạn tin rằng một biểu đồ tròn được tạo từ một PivotTable không hữu dụng. Tuy nhiên, với một chút thay đổi, nó trờ thành một biểu đồ rấ t hữu dụng.

3. Hủy chọn tấ t cả lựa chọn ngoại trừ Hotel và Expenditures.

Bây giờ biểu đồ tròn trình bày chỉ toàn bộ các chi phí cho các khách sạn, được tách theo bất động sản như được minh họa trong hình 6.19.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

182 Chương 6: Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác

Pengueno Ploce J<jckson Hờltíỉ

T u ĩ â i

► . •» “

ÍÍC

Ranch

Hình 6 .19: Một biếư đổ tròn với các marker lừ mội P ivo tĩa t i le .

Bây giờ bạn có thể thấy răng Jackson Hotel có một phần trãm râ t lớn các chi phí cho ba bất động sản.

4. Hủy chọn hộp kiểm Expenditures và chọn hộp kiểm Income.

Bieu đồ thay đổi một chút. Jackson Hotcl có phần trám thu nhập cao nhâ't của ba bất động sản nhưng phần trăm của tổng thù nhập không cao bằng phần trăm của tống chi phí.

5. Thay đổi biểu đồ bánh sao cho bạn có thế’ thấy việc phân tích thu nhập cho các bộ phận thay vì cho các khách sạn. Để làm điều này, huy chọn hộp kiểm Hotel và chọn hộp kiồrn Department.

6. Thay đổi biểu đồ tròn sao cho bạn có thổ’ thây việc phân tích cho các bộ phận thay vì khách sạn. Để làm diồu này, hủy chọn hộp kiếm Income và chọn hộp kiem Expenditures.

Như bạn có thể thây, không có sự thay đối nhiều giữa hai biểu đồ bôi vì thu nhộp và các chi phí cho bôn bộ phận được phân chia khá đều.

7. Chọn sheet có tên là Area. Xác lập lựa chọn trường trỏ lại đế’ hiến thị các giá trị thu nhập và chi phí theo khách sạn, bộ phận và năm. Trong trường hợp này, thứ tự bạn chọn các hộp kiêm ảnh hưởng đến cách dữ liệu được lưu trữ. Đầu tiên, hủy chọn ta t cả hộp kiểm ngoại trừ Income và Expeđitures. Sau đó, chọn họp

http

://da

ta4u

.com

.vn/

kiếm Ycar, hộp kiốm Hotel, và hộp kiểm Department. Ngoài ra, hãy nhớ rằng bạn cần di chuyên Year từ hộp Values đến hộp

Khi bạn tạo một PivotChart hoặc PivotTable, thứ tự mà bạn chọn các hộp kiếm sẽ cho Excel biết bạn muốn dữ liệu được phân loại như th ế nào. Sau khi dữ liệu được phân loại một cách chính xác, bạn thấy rằng shcet này chứa một l)iố’u đồ vùng của dữ liệu được xoav như được minh họa trong hình 6.20.

Chưdng 6: Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác______________ 183

■ V ( I ĨPJi• :ỉ f •*«»a u '». : /S

• Sv<» ¥ • '*•*

■ Ĩ J 3 i

• 'wi c'. r.íT-í ..\CỈ

I v - * * ',C ^ » *.'X ?

í*

- ÍK#

»:ỉ

t^V Í Ai»3

Hình 6 .20 : Một bjểu ũồ vùng 3-Ũ từ m ội PivolTable.

Nếu fil(‘ Excel cú I i h i ề u PivoChart clưực tạo Lừ cùiig inộL PivotTable, việc Lliay (lối các lựa chọn trưùng trong một trong các biểu đồ thay đổi các lự!i chạn cho tấ t cả biểu đồ. Ngoài ra, thí\y dổi việc chọn các trường nhìn thây dưực cho các biểu đồ sẽ thay đổi việc hiển thị các trường cho chính bang.

Khi bạn xom dừ liệu được xoay dưới dạng một biếu đồ vùng 3-D (xem hình 6.20), bạn thấy nhiều môì quan hệ hơn giữa tấ t cả điểm dữ liệu. Trong trường hợp này, nhiều điểm dữ liệu được trình bày trong biểu đồ dầy đủ thực sự có ý nghĩa. Do các lựa chọn chiồu và màu bổ sung, bạn có thế biế’t đưực nhiều hơn về các môi quan hệ giữa thu nhập và chi phí cho từng bộ phận qua từng khách sạn.

G l i i m ộ l s ố ỉc g i b iế u có l l ỉể được tg o iừ P iv o íT o U e s . M ế u t g n c đ ig o m ộ l t iể u

ắồ X Y ( ỉó n xg ), inệf tiểu áổ txỊỈ, lioộc mội Liểu ĩJổ cể p liđ n lừ một P ivo iT oye ,

Exccl kiến li i ị mộl lliẽnq Ị}óo ISi áề nqíiị Lgn cLọn mội loọi Líểu ểổ khóc.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

184 Chương 6: Xoay dũ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác

Thuật ngữ

cube: Một tập hợp dO liệu ba chiều đưọc kéo vào Excel từ m ột cơ sở dữ liệu,íie ld (trư òng): Các hàng, cột, và giá trị đưọc sù dụng dể xây dựng một P ivotTable. Khống giống như cảc ô thông thưởng, các trường ià các phân loại dữ liệu (các tháng, bộ phận hoặc năm chẳng hạn)_hoặc kết quả của các cõng thúc đưoc tao ra tử những ô đưoc tổng kết bằng dữ liệu.

íie ld layou t: Vị tri và việc tổ chức các trưởng trong PivotTable.

f la t fi!e : Một bảng tính nai chiếu đưọc sử đụng để tạo sheet 3 chiểu đượcgọi là P ivotTable.

OLAP (O n line A n a ly tica l P rocessing): Các cơ sỏ' dữ liệu vốn tà các cube {hình khối) ba chiểu được sắp xếp sao cho dữ liệu có Ihể dễ dàng được kéo từ cơ sở dữ liệu vào một bảng tinh Excel để phân tích bằng một P ivotTable hoặc PivotChart.

P ivo tC h a rt (cũ ng P ivo t C hart): Các biểu đổ dược tạo ỉử P ivotTables.

PivotTable(cũng Pivot Table): Một bảng tổng kếì gồm các danh sách dữ liệu lớn liên quan với nhau bằng các lèn. dữ liệu, và thông tin chung,

su m m a ri2e (tổ ng kết): Đánh giá và phân tích các mục dược chọn từ một côt cu thể.

T hự c h à n h1. Đúng hoặc sai: Mọi thứ bạn có Ihể làm vứi một PivotTable, bạn

cũng có thế’ làm bằng tay.

2. Cái nào dưới đây không phải là một ưu diểm của việc sử dụng PivotTables?

a. Tôc dộ

b. Hiểu dữ liệu thêm nữa.

c. Các màu trong các báng không có sồn ở bất kỳ nơi khác trong Excel.

d. Tính linh hoạt.

3. Đúng hoặc sai: Các PivotTables có thể giúp bạn phân tích dữ liệu kiểm kê.

4. Cái nào dưứi dây được yôu cầu cho việc tạo một PivotTable?

a. Các dòng trông trong dừ liệu.

b. Một hàng tiêu đề cho dữ liệu.

c. Một nối kết với một server SQL.

d. Tôl thiểu 100 hàng dữ liệu.

http

://da

ta4u

.com

.vn/


5. Đúng hoặc sai; Trong các định nghia trường cho một PivotTable, Q l và Quartor 1 íhì Y như hau.

6. Cái nào dưới (lây không tho dược tự động quyết định bằng một PivotTable?a. Số lần một tên xưất hiện trong một bảng.

b. Tống của các nám trong một bảng.c. Số món hàng tô’ì thiểu được bán trong một tháng.

d . T ò n k h á c h h à n g d à i n h ấ t t r o n g d ữ l iệu .

7. Bạn có th ể thay đối dữ liộu trong một PivotTable bằng cách nào trong những cách sau đây:a. Nhâp dấu trừ cho một ô trong cột đầu tiên của bảng.

b. Nhấp dấu trừ cho hàng đầu tiên cùa báng.

c. Tliav đối công thức cho cãc ô giá trị.

d. Nhìíp phai một ô giá trị.8. Đúng hoặc sai: Dừ liệu trong một PivotTabìo không th ể được định

dạng.9. Mò tá một trường hợp trong đó bạn thay đối các xác lập cùa tab

Shovv Values As trong hộp thoại Value Field Settings.

10. Việc thay dối dữ liộu nhìn thấy được cho một PivoChart sẽ ảnh hương đõVia. chỉ (lữ liộu nhìn thAy (ìược trrn PivotOhart đó.

b. dữ iiộu nhìn thấy (lược trên tất cá PivotChart.

c. dữ liộu nhìn thấy đưực cho PivotChart hiện hành và PivotTable mà nó dựa vào.

d. Dữ liệu nhìn thấy được cho PivoiTable hiện hành và tâ t cả PivotChart dựa vào bảng đó.

11. Hăy nêu một lý do tại sao bạn giới hạn cấp độ chi tiế t trên một PivotChart.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

12. Biểu đồ nào trons nhửng biổ’u (!ỏ sau đây không thể được dựa vào một PivotTabie.

a. Biểu đồ đưòìig (Litio charL).

b. Biểu đ ồ tròn (PiG c h a r t ) .

c. Biểu đồ bọt (Bubblo chart).

d. Không. Bất kỳ loại biểu đồ nào cũng có thể được tạo từ một PivotT^blc.

186 Chưdng 6: Xoay dữ liệu: Xem đữ liệu bằng một cách khác

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưong 7: Thêm dữ liệu tử những nguốn khác 187

Thêm dữ liệu từ những nguồn khóc

Những đỉêm chínhit Diừi các hàiiíị \V(>rd,file Iư.\i và dữìiệit \Veh rào Excel 2010 B ỉ.irii kếi rới chì Hệu liXìììQ, nhữiiiị /corkiheei khác K Kco ch? liệu íừ IIIỘI nố i kCh ('(/.sở dữ liệii b iện có

Khỏi động

Câu hỏi

1. Tại sao kéo dữ liệu từ nơi khác thay vì gõ nhập lại nó?

2. IVỘt ưu điểm cúa việĩc kéo dữ liệu từ Word thay vì từ một file textlồ gì?

3. m t file csv là gì?

4. Một file có chiều rộng cô" định là

5. ^íột Web query là gì?

6. l ạ i sao bạn muốn kéo dừ liệu từ một cơ sở dừ liệu Access?

7. Ngoài một cơ sở dừ liệu Access, Excel 2010 có thể tạo những loạikết khác nào vổi dừ liêu?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Tăng tốcNếu bạn đã quen thuộc với việc ìmport dữ liệu từ những nguồn khác

vào Excel 2010, hây nhảy đến chương tiếp theo. Lưu ý rằng thậm chí nếu bạn biết cách kéo dữ liệu vào Excel trong các phiên bản trước của nó, có thể bạn không biết cách làm điều này ở đây.

Cho đến bây giò' trong sách này bạn đã thêm dữ liệu vào các \vorksheet Excel 2010 bằng việc gõ nhập nó hoặc sử dụng một công thức đê có được thêm thông tin từ dữ liệu hiện có. Trong thực té, các tập hợp dữ liệu mà bạn làm việc không thật sự là dữ liệu mà

bạn gô nhập bằng tay. Thay vào đó, bạn có thể làm việc với dừ liệu đã hiện hữu ở nơi khác-. Gông việc của bạn trong trường hợp này là đưa dữ liệu vào Excel từ nhừng nguồn khác bằng một cách sao cho bạn có thề’ làm việc với nó.

Trong chương này, bạn làm việc với dữ liệu từ ba nguồn chính:M Dữ liệu cíă cíưực lưu Ỉiviiỉị các filư kbôìiq phải cácJ'ile ỉíxcel. Síiii đó

bạn iinpor! dữ liộii dó rào ỉixcứl.M Dữ ìiệu hiện hữu irong nhííiìg/ile lùxcơl L‘hác.M D C ỉ l i ệ u d ư ợ c k é o l ừ l ì i ộ i c ơ s ở d ũ l i ệ u

Sau khi bạn biết cách đưa dừ liệu này vào Excel và làm việc với nó, bạn kết thúc chương này bằng việc học cách làm tươi dữ liệu từ những nguồn khác. Làm tươi (refresh) dữ liệu sẽ cập nhật nó ở vị trí gô'c của nó sao cho bạn có thế thấy những thay đổi được phản ánh trong các fíle Excel.

Import dữ liệ u h iện có v à o E x ce lPhần Idn dữ liộu bên ngoài mà bạn làm việc đã hiện hữu trong thê”

giới. Dữ liệu có thể hiện hữu trong một bảng Word hoặc trên một trang Web hoặc thậm chí có is bạn đã scan nó từ một chồng giấy. Bất kể dữ liệu dược đưa vào máy tính bằng cách nào, bạn cần có nó trong Excel 2010 đê làm việc với nó và rút ra những kết luận của bạn.

Dì chuyên d ữ liệu từ một băng VVord sang Excel

Trong bài tập này, bạn mở một tài liệu Word chứa một bảng dữ liệu và di chuyển dữ liệu đến một vvorksheet Excel mới.

Đ iều bạn cần b iế t

N ế u b ạ n k h ô n g cà i điỊr \Vord, b ạ n có t h ể d o w n l o a d 2003 \V ord V ie w e r từ Microsoí t và t h ê m Conipa t ib i ỉ i ty Pack v à o n ó (cũng có s ẵ n tíf Microsoft) . T ổ h ợ p ha i b ẳ n g d o w n lo a d n à y c h o p h é p b o n m ở tà i l i ệu W o r d . N ế u b ạ n t ì iu k i ế m Google .com đ ể cìm từ W o r d viewer , b ạ n sê t ì m t h ấ y v iew er m ộ t c á c h đ ễ dàng .

188 ______________ Chường 7: Thêm dữ liệu tử nhưng nguồn khác

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưong 7: Thêm dữ liệu tử những nguòn khác 189

]. Khởi động \Vord và inừ lilc Samplc\VordData.docx.

Trong bài Lập này, bạn tạo mặt \voi’ksheet Excel từ dữ liệu đả hiện hừu trong WorcL '['iôníĩ trường hợp này bạn làm việc với dữ liệu mức dộ hài lòng cho các buỏi họp định hướng nhân viên mới của tập đoàn Highl/Owe Corporation. Trước đây những bưối họp này dã không được đón nhận tốt từ các nhân viên mới và bạn đă làm việc dế cải thiộn các buói họp. Bạn muốn tạo một báo cáo trình bày tiến độ.

Cho đến thời điếm này, bạn đã thay đối dữ liệu trong một bảng Word. Bới vì bạn muôn xây dựng các biểu đồ và đánh giá dữ liệu, bạn mucm sao chcp (lữ liệu sang Excel.

2. Chọn toàn bộ bang Woi'cl và nhấn Ctrl+C đế sao chép nó sang Clipboard.

3. Mở Excel. Trong shcct trông vừa xuấ t hiện, chọn ô AI và nhấn CLrl+V đế dán bảng Word.

Chú ý rằng, líhi bạn clán dừ liệu, Excel giừ lại hầu hết định dạng mà bạn dã áp dụng Irong Word nliư được minh họa trong hình 7.1.

s f

• *.

t

r * . >

ier

Hình 7.1: Bảng Excel này tròng tương ỉự như trong Word.

Dữ liệu mà bạn đã dán là dữ liệu Excel bình thường. Bất cứ những gì bạn có thể làm vói dừ liệu líxcel cùng có thể làm với dữ liệu này.

4. Đóng Excel. Khi Kxceỉ nhắc bạn lưu công việc, đặt tên cho ílle là Ch7WorđData.xlsx.

Mặc dù bạn sẽ import dữ liệu này thêm một vài lần từ những nguồn khác, bạn muốn so sánh đữ liệu khi bạn tiến hành.

Dí chuyển d ữ liệu từ một file texl sang Excel

Một cách thông thường khác để đưa dữ liệu vào Excel là bằng cách sử dụng một file toxt. Một nití toxt chứa chỉ thông tin, không phải định

http

://da

ta4u

.com

.vn/

dạng đi cùng vứi thông tin. Một íĩlo tpxL có dừ liệu tliường gồm một trong hai định dạng:

••i P e l i i i i i t c d : M ô rf i lư ch íũ ihán cckh uìcb h iộ l mỗi CỘI di? liệu hầniị cíìcb sừ clụnq IIIỘI hỷ lự ricniỉ hiệl. ỉ.oại (h ì l iộ i i p h â n câch (cleliiiìilccl) Ị ìh ổ ìnổn Iil.xìí là / i k ’ (ÀniniKi Scpcirdlcd \'(ihtes (CS\'). 'D o i ì í ị c á c f i k ‘ c!.vi d ữ HỌu íir>iií> Ii/ồ i CỘ! CỈIÍ(I'C l á c h h i ộ / r ớ i c ộ t k é t i ế p

bànQ, lììộl cUht phẩy. Các ìiànịị chì liộii cíiiực tách hiệ/ bàng các kỷ lự xiíốiKị clòiig cií'níị. P ữ /iệ ii ( ,s \ ’ eíiiíic SIÌ chniíị kh i í b iền rộììg của dữ l iộ i i hữu Iro iiíị lìiộ l CỘI khôiiíị í>iôiii> Iih íi i i lừ lììột hảng d ữ liệ ti Híiv Síiiií’ mộ/ hàníị clữìiựn kữ HỔỊ).

Sĩ i-i.xed: Mộr/ilc chứa dử liộii cỏ chiều rộng cố cíịiib (/ixeci) ỉiiõn có IIÌỘÍ h iọ Ịii ị khoàiỉíị Irõiiíị ( lành r iè ii i i chu n iồ i CỘI hàt kổ d ứ l iệ i i Itxìnq cộ! rộiiq bao I ih iù ii d ìo h iện hàìib. D ữ liệu có ch iền rộnq cố đ ịn h crniíị CÍU'ỢC si'f dụììíị kh i kbôiiii có ký ỉự m à khòiỉg bao g iờ được sử clụiiiị bên iro iiq dữ liỌii. (lu dó khôiiíị có dân p h â n cách.

Thôiiẹ íh iíờ iií ịOợii ih i iyc lữ ì iệ i i cú chiưii rộ ii ỉ ị cốc íịi ih hất cứ k h i ìiào dữ liỌii dã ííiỉực (lịnh (lạnỊị cho con !ìí>ifời tbay I'ì mây tinh cíổxenỉ. Mộ! l i i / i ị (lụng ihõ ii i ị Ibiiờiìiị khác là (lữ l iậ ii h ị cíịnb dạng cíể in /ihiíHỉị chíỢc itd i Iroììíị IIIỘI f i lc ÍO.XỈ. Dôi kb i I ihữ iỉí ị qì cliiờiiq như là (lữ ỉiỌii có ch iền rộuíị cô clịub thậ/ ra là chì liệu (ỉu'ực p h ã n cỏcb hằììíị Icih.

.\ơ ii bạn lả)ii r iệc Iroiìíị một mói iníớììg iKiị ( lữ l iệu dểìì /ừ mội hệ ibổiìq lììá V lính cũ h()H. d ừ liựii í / ó Ihii’()iií> có (lịììh (lạníị fi.\ed-ivichh (có chiều lô i i i ị cô í l ị i ib ). :\hữii(ị I i iã v lí i ih cù bon cỉịiib clợiKị dữ ỉiộ ii d ể in, khôniị Hìoiiíị cỉợị IIÕ clìíọl' ii>iỊ)orl rào líxcưl. Xhữ iì ỉ i n iáv >11 cù hdìí kbôiiíị l in h r i l ìh ìí CÍÍC niíi v in mà ch iii ií ị !(i sử clụiiíỊ I iqày luiy. .\íịười la (lã ihấv lằ i i i ’ 1’iực iiiìỊHir! ( lữ liệu ct) cb iỏ ii rộ i ỉ i ’ cốcỉịnb rà ( i ỉ i \U ' l . họ có ihc l ic i k iợiii hàiig Irã ing íờ ihờ i (ịidi/ chitỵển dổi. ỉ ỉọ c h ỉ việc (lể lixcc-’! làm cònỉị r iêc ihciv r ì làiiì lìó hằiìiị ỉav-

Mõi định dạng file có nhừng ưu diốm và khuyết điểm. Các fíle Tixed- wi(lth chiô”m nhiều chỗ trống hơn bơi vì mỗi hàng có kíỢng khoáng trông tối đa (ỉành riêng cho mỗi sự |jhán hồi. Oác filo Delimited không có không gian lãng phí dó nhưng ciiúng giứi hạn những ký tự nào có thể đưực sử dụng trong chính dừ liệu.

Trong các bài tập sau đày bạn import một sô' dừ liệu vào Excel từ các file tcxt. Mỗi fìle Excel có cùng một dữ liệu như trong file tcxt. Khi bạn làm việc với mỗi file chú ý các điểm khác biệt trong cách dữ liệu được xử lý bơi Excel.

190 ChựQYig 7: Thém dữ íiệu từ những nguổn khác

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 7: Thèm dữ íiệu tử những nguồn khác 191

Thực tế

Một ví du phổ biến của dữ liệu c s v là đữ liệu bạn download tử một Web site chẳ rg hạn như site của ngân hàng hoăc một chương trình thành viên Web. Ní-Qng người tạo các fiie biết rằng thông tin sẽ rơi vào cùng các hạng rriLC dữ liệu trong mỗi record dược dovvnload. Những gì họ không biết là kí:h cỡ của các sô' hoặc các mô lả cho mỗi hàng được download. Để làm cho dữ liệu dễ lãm việc hon, nó được tách Diệt bằng các đấu phẩy.

Các file 'ìxeđ thường đuỢc sử dụng khi dữ iiệu có thể chứa nhiều trưởng text. N ế i bạn đã từng diên vào dữ liệu cho một khảo sát nơi bạn đă được hỏi các i3i binh của bạn về những câu hỏi nhưng dược cho biết rằng câu trả lời cCa bạn dược giới hạn (rong 256 ký tự, có thể bạn tạo một íile fixed- w idlh. B ji vi một dấu phẩy hoặc dấu phân tách thông thường khác thường được sửdụng trong các câu trả lời, những người th iẽt kế dữ liệu giới hạn chiều rộ ig trưởng thay vì gặp rủi ro dữ liệu dược tách không đúng vị trí,

linport một íiỉe .txt đưực phân cách

Làm thao các bước sau đầy dô' import một file ,txt được phân cách (delimited' vào Excel:

1. Mc Excel, nhấp nút Office và chọn open. Sử dụng mũi tên xổ xuốig trên danh sách F ì 1gs of Typo, thay đổi kiểu file thành Text F ilts .

Nếi nó không nằm trên danh sách, cuộn xuống để tìm nó.

Chi ý rằng Excel định nghĩa một Tile text là một trong ba loại: •prr (print), .txt (toxt) hoặc .csv (comma-separated values).

2. Địrh hướng đến íìle SampleCommuData.txt và nhấp Open.

M ài hình dầu tiôn của Tcxt Import Wizard xuất hiện, như được miih họa trong hình 7.2.

Hình 7.2: Biức 1 của Text Import Wí2aii cho một íile lext csv.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

192 Chương 7; Thêm dữ liệu từ những nguồn khác

ỶI Iqì pliần li} làrn clto riiệl íilc c , s v trò líiòtíli một flle 0 »SV: Dí? iiệu Ironq fiUd ư < ; c l á c i i b i ệ t t ) à n v ) c ó c t l o u p h í í i ) v . ì p l i ổ i ì m ỏ p ộ t i q l i l c l ò . c s v . T r o n ^ h á u c á c

Ì r ư O h q l ỉ Ợ p t c ò l i o i đ i c i i i l ù d ủ i u j . I U I ) l ỉ l i i ễ n , v à o r t l i ữ n q I r ư ò n q l ì Ợ p f i i ế m ,

k g n c ó l l i ế i ì t n l l i ố 4 c ó c ỉú e ẩ ư ợ c í 1 ư < ? c l ơ u l > A n q d ị n l i t l ợ n q csv I h ô n q s ử d ụ n < ^

c ả c Ầ ổ u p l > ( Í 4 l ỏ m cò f. < i ( ĩ i i p Ỉ K Ì r í c c k I i . T r o i K ị L à i l ọ p n g i ^ , b ọ n l à n i V ỉ ệ c v ớ i m ộ i

í i l e s ử d ụ n q c ồ c c ỉ đ u p l i ồ 4 l ò m r c í c d đ u p l i ữ . i c ó c t ỉ r i l u / i K ị U ì c n q đ ư ợ c t l n v ớ í

p l i ồ « f ÍTỈ43 r ộ n q í i l c . r s v . 1 r o n c ] L n i l â p s a u L ọ n l ò m v i v c v ó i m ộ i c s v c 6

C-SV Ipoiiq 3 iiili dgn(j viì Iro ii^ lOii fi!e.

Chú ý rung Excel đã quyết định rằng filo này được phân cách (delimitod). Nó hói bạn có muôn bắt đầu import tại hàng 1 hay không và file có phải từ Mỹ hay không. Mạc dù dữ liệu có từ Mỹ, nhưng nếu bạn xem kỹ bạn sẽ thấy rằng dòng dữ liệu đầu tiên trông. Nếu máy tính được xác lập dế xử lý thông tin từ một khu vực khác trên máv tính, màn hình này biếu thị rằng” nguồn gốc file là một thứ gì cló không phải ƯS-437.

Đ iều b ạ n cầ n b iế t

K h i n à o b ạ n k l iô i ig Iiiuỏ'n bắc đ ầ u i inpor t tạ i h à n g 1’ N ế u đ ầ u fi le c h ứ a t h ô n g t i n k l i ô n g pliả i là dữ l iệu C SV-de í i in i ted , b ạ n k h ô n g m i iô u impor i nó . Đ ỏ i k h i m ộ r LỈoạn ỏ pliầ ii t r ê n c ù n g c ủ a fi le c h ứ a chỏ n g t i n về file layouc l ioộc các t ì n h l iuống t h u chập d ữ liệu. H o ặ c c ó t h ể t'ile dữ l iệu đ n dược c ậ p Iihíìr k ể cìí klii b ạ n i inpor t lần sau cù n g . T r o n g t rường hợp d ỏ , b ọ n k h ô n g m u ố n iinpur t lại diì l iệu inà b ạ n Jii có, d o đ ó h à y n h ả y đ ế n dữ l iệu inới.

3. Nhập 2 trong hộp Start Import at Row để thay đổi hàng bắt đầu và nhấ^p nút Next.

Màn hình thứ hai của Toxt Import Wizard xuất hiện, như được minh họa trong hình 7.3.

, , ' j r ' ■

4

Hình 7.3: Bước 2 của Texl Import Wízard C1 0 một fjle text csv.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 7: Thêm dữ liệu từ những nguốn khác 193

Trôn trang thứ hai của \vizarcl, bạn định nghĩa dữ liệu được phân cách như th ế nào. Bạn có thc thấy rằng Excel mong đợi file được phân cách bằng các tab nhưng nó (lưa ra cho bạn một scí tùy chọn khác để chọn.

Đ iểu b ạn cẩ n b iế t

Các tiie cab'delimited dược gụi là CLÍC tile TSV, nlìLíng được Iưi! dưới dạii" các íile text. Định dạng này là một định dạng chung cho dữ liệu Jên tù luộc bảng tính kliác, inộc cư sỏ dử liệu, một bảng Word hoặc một vị rrí O n l in e .

4. Trong vùng Delimiters, hủy chọn tùy chọn Tab và chọn tùy chọn Comma.Khi bạn hủy chọn hộp kiểm Tab, không có gì xảy ra. Tuy nhiên, khi bạn chọn hộp kiếm Comma, các đường thẳng đứng thay thế các dấu phây trong dữ liệu như minh họa trong hình 7.4.

'e*{ Iniporỉ ĩ oí J* í. ' *Ỉ5■'Ế ;•

. A*'®''

v * l . '

Hình 7.4: Bước 2 của Texỉ Import Wizard cho một iile text csv với dâu phẩy phâncách được chọn.

5. Nhấp nút Next để tiếp tục,

Màn hình thứ ba của Text Import Wizard xuất hiện, như được minh họa trong hình 7.5.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

194 Chưdng 7: Thêm dữ liệu tử những ngjổn khác

ln ìỊỉo rí VVI:ard Siep ĩ of

* i y : i i i ’: -i. i i ĩ M ' : V . •

>•1

è b . ' * . V . 1 • . i

* í* *

. • « 1 . .

Ị . •

1 Ị • V

< >

Hìnli 7 .5 : Bước 3 của Text Import Wizard cho một n ie lext csv.

Trôn trang thứ ba cua wizard, bạn định nghĩa định dạng cho dữ liộu như nó được import. Bạn cùng có thé chọn không import một cột cụ thể. Mỗi cột có thổ được định dạng dưới dạng dừ liệu khái quát (genoral), dữ liệu text hoặc một ngày tháng.

ớ bén phầi danh sách Column Data Pormat là một nút Advanced. Bạn sử dụng các tùy chọn nâng cao đế định nghĩa thêm nữa các sô’ trong dữ liệu được import như th ế nào.

6. Để lại tấ t cả cột có dịnh dạng General.

Trong dữ liệu, các cột không chứa chỉ các ngày tháng hoặc các sô”, bạn có thế đê yên định dạng.

7. Nhấp nút Pinish.

Wizard đóng lại, và dữ liệu xuất hiện trong các cột trong một shect Excel như được minh họa trong hình 7.6.

ỉ ' t í < j

** * M ' 1 > ; ‘ i

Hình 7.6: Mọt íile c s v dược imporl.

Bây giờ bạn có thể dịnh dạng dừ liệu này dưới dạng một bảng hoặc làm việc với nó như nó hiện hữu.

8. Sử đụng lệnh Save As đế lưu công việc dưới dạng một íìle Excel mới có tên là Ch7CSVDataFromTextFile.xlsx.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Trưức khi đóng fiỉe, bạn có thể so sánh định dạng dữ liệu hiện hành với định dạng của dữ liệu được sao chép từ Word trong bài lập trước.

I i i ì p r t m ộ t í i l e c s v

'i'rong các bước sau đây, bạn import một file csv vào Excel:1. Trong Windo\vs Explorer, sao cliép íĩle SampleCommaData.csv

sang vùng làm việc (\vorkspace).

Bởi vì Excel biết một file csv là gì, bạn có thể mỏ' một fíle csv bang cách nhâp đôi nó. Bạn làm điều này bây giờ để thây có bất kỳ sự khác biệt trong tiến trình này hay không.

2. Nhấp đôi bản sao của SampleCommaData.csv mà bạn vừa tạo ra.

Bước này dễ dàng hơn import một íĩìe .txt nhiều. Bởi vì Excel đã n h ậ n b i ế t p h ầ n m ư r ộ n g lù ch ứ a m ộ t f ile csv, n ó b i ế t r ằ n g f ile là mộL filo delimitod với các dấu phẩy ìà các đâu phân cách. Nó klióng cần hỏi bạn bấ t cứ diều gì, nó chỉ việc xử lý fíle và mở nó.

Chương ?: Thẽm dữ liệu từ nhữnc nguồn khác 195

------------------------------------------------------------------------------------

B ỏ l vì í ĩx c c l l>íếl cóc li Xi) \iị cóc íile c s v , tg n ktìônq có cơ hột Ljêu cổu nó

L liâ tiq rnỏ các re.coứii đ á u liẽ n . M ếu ÍìIg clược !ưu Jư 6 i dợnq m ộ l íi lc c s v , nó

c đ n L ó i ẳău vốc ổ ủ n q dữ ỉ vỏ ckứ a c l ì ỉ dứ liệ u Lợ p lệ .

Nếu dữ liệu không phù hợp (nốu có các dấu phẩy trong một file csv khác thay vì dưới dạng các dấu phân cách cột chẳng hạn), Excol đã định rằng bạn (lự định các dấu phẩy là các dấu phân Ciích. o dưực tách tại dấu phííy dư thừa và tấ t cả cột phụ "lệch" một cột. Bạn có thể giải quyẽt vun đồ này bằng việc biên tập trong Excel, nhưng (ló !à (liều mà bạn nên biết có thể xảy ra. Trong những trường hợp này, biên tập file csv trước thay vì sau khi bạn dưa nó vào Excel thì dỗ dàng hơn.

3. Sử dụng lệnh Savo As đế’ lưu công việc dư<Ji dạng một file Excel mới có tên là Ch7CSVDataFromCSVFiIo.x]sx và sau đó dóng Excel.

Nếu bạn muốn, bạn có thể so sánh định dạng dữ liệu với định dạng của các file Worđ và nie toxt khác mà bạn đã tạo trong các bài tập trước trước Idii đóng íile này.

Import một flle d ữ liệu íixed

- lỈL/ớc tịếp thẹo là mở một file không được phân cách (deỉimited). Lần nữa, dữ liệu giống y như trong hai bai tập trước nhưng bạn chú ý cac diểm khác biệt trong tiến trình;

http

://da

ta4u

.com

.vn/

196 Chương 7: Thêm dữ liệu từ những nguổn khác

1. Mở Excel, nhấp OIÍÌCG Button và chọn open. Sử dụng mui tên xổ xuống, thay đối kiếu Tile thành Text Files.

Nếu nó không nằm trong danh sách, cuộn xuống để tìm nó.

2. Chọn file SampleFixodData.txt,

Màn hình đầu tiên của Text Import WÌ7,ard xuất hiện như trước đó trong chương này, trong phần "Import một file .txt được phân cách".

3. Thay đổi hàng bắt đầu thành 2 và nhấp nút Next.

Màn hình thứ hai của Text Import Wizard xuất hiện như được minh họa trong hình 7.7. Chú ý rằng bây giờ nó Idiác rấ t nhiều.

Excel không biết các ngắt cột nằm ở đâu. Nó đã đưa ra lời tiên đoán tốt nhất rằng bạn muôn một ngắt cột cách mười khoảng trống. Dù vậy, sô” đó không phải là những gì bạn muốn, do đó bạn phải thay đổi chiều rộng cột cho cột đầu tiên. Những cột khác thì chính xác.

4. Nhâ'p đường thẳng đứng dầư tiên. Rê nó sang bên trá i sao cho nó dường như nằm ngoài vùng xem trước. Nhả nút chuột. Điều này sẽ xóa ngắt cột dư thừa.

Khi bạn hoàn tất, các markcr cột canh chỉnh với dữ liệu. Nếu bạn quyết định để loại bỏ một trong các dấu phân tách cột, bạn có thể làm như vậy bằng viộc nhấp đôi đường. Nếu bạn cần một dấu phân tách mới, bạn có thế thêm nó bằng cách nháp nơi bạn cần nó.

To t l iT iaữ r:

T Im < t a • « 1 * 1 k O u ^ i C • i r s ' t s i g m n ^ i

Ltiỉes v;ith Cfi ỊỊỹnh a coitxm Oredl

Tộ C ft£ ~ T £ ò break ' y . e . d iA ĩ r . Ị í e c i p w w «v

TỡOEirrí « breâki':i«. ŨỘJ.'T o T*\0 \ E ỉ t - C è * ■: 6 ' J V* ằ i i l .

Oata Br(,te'/VI'? y> +5 70

♦

13* ' ê l . ' L s t i •*< Tu,".*> i 1 ỉ 5 4 K : 4 ;•

I Ỉ J í * £ « r ", j ^ 3 0 Ĩ3 • J r."'Q ĩ L ĩ ĩ ' • i l ĩ w . r . a i

L*xl > p«sh

Hình 7.7: Bước 2 của Text Imporỉ Wizard cho một file texl có chiểu rộng cố* định (fỉxed-width).

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 7: Thêm dữ liệu tử những nguón khác 197

5. Kii tố t cả dấu phân tách được đặt, nhấp nút Next.Min hình thứ ba cúa Text Import Wizard xuất hiện như trong bài tậ j trước.

6. Nnư trước đó, bạn không làm bất kỳ dịnh dạng đậc biệt nào trên dC liệu này, do đó nhấp nút Finish.\v.zard đóng lại và dữ liệu xuất hiện trong các cột trong một shaet Excel như trước đó.

7. N.iấp trong ô F1 và nhấp lần nữa trên Formula Bar ở cuối từ.

Chú ý rằng Excel đã loại bỏ các khoảng trống dư thừa ra khỏi đừ liíu khi nó import nó. Bây gìừ môi cột chứa chỉ dữ liệu không phíii các khoảng trống dư thừa (lã phân chia các cột.

8. Sl' dụng lệnh Save As để lưu công việc dưới dạng một file Excel m)'i với tên Ch7FixedDataFromTextFiie.xlsx và sau đó đóng Ex- ce .

Trước khi đóng fíle, bạn có thể so sánh định dạng với các định dạng của các fle khác mà bạn đả tạo trong chương này.

Tiến t ìn h mà bạn vừa hoàn tấ t là tiến trình có thể tiế t kiệm cho bạn nhiều thci gian và công sức khi bạn làm việc với dữ liệu trong tương lai. Biết cácl import dữ liệu từ những nguồn khác có thể tiế t kiệm cho bạn nhiều thd gian gõ nhập và bảo đảm rồng bạn đang import trông y như trong fiU nguồn.

B iíu b ạn cầ n b iế t

Đỏi khi dường như brứ kể bạn làm gì, dưa dĩí liệu từ một file text vào Excíl thì khó. Trong nhữug trưùiií; bợp này sỉf dụng Find and Replace croiệ \Vord có thể riết kiệm ihời gi;in rất nhiều. Ví dụ, nếu một cài liệu có íCf liệu Jã dược sáp dặt bhn” cóch sử dụng phím Tab clìo khoảng c;'icl, bạu thấy rììng thay thê' liai tnb bhng một tab xuyên suô t toàn bộ tài iệu sẽ cho bạn một nội dung import sạch hơn. Ngoài ra, nếu bạn imp>rt vô sô' hàng trô'ng, bạn có tỉiế' tìm kiếm các ký tự xuỗng dòng kép và ciay thế chúng bhng các ký tự xuống dòiìg đơn.

Lấy d ì liệu từ VVeb

Một tnng những tính năng thú vị hơn của Excel là khả năng nó bắt giữ dữ liệi từ một trang Web và sau đó ỉưu trữ dữ liệu trong Excel và cập nhật nó (ĩiiễn là bạn kết nối với Web). Tính nàng này là tính năng mà bạn sẽ lum sử dụng hoặc không bao giờ đụng đến lần nữa sau khi bạn hoàn tấ t ;hương này. Làm theo những bước sau đây:

1. Mí một sheet trống trong Excel. Chọn D a ta > G et E x te rn a ỉ D ỉta > F ro in Web.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

198 Chương 7: Thêm dữ liệu từ những nguổn khác

Cửa sổ New Web Quory mò' sang trang chủ điíỢc chọn.

2, Thay đối URL thành http://w\vw.erh.noaa.gov và nhấp Go. Nhập 12345 cho mă zìp trong hộp Local Porccast ở góc trá i phía trên của trang Web và nhấp Go.

Trang Wcb thay đôi clố’ trình bày dữ liệu thời tiết cho Schenectady, Ne\v York. Trang trông bình thường ngoại trừ một số mũi tên vàng clược phân tán khắp trang như dược minh họa ở hình 7.8.

1.w > 'J t , ■ Idj> ;<;«•< ii.',•kfcr»'

1 : * » ^ ; . - : ,'.1 . f :•

GSH

Hình 7.8: Trang llìừi tiết We3ther.com cho Scheneclady trong trang truy vâ'n Web.

3. Nhấp mũi tên vàng kế bên từ Humidity. Có thể bạn cần mở rộng trang để thấy phần này của trang.

Mũi tôn thay đổi từ vàng thành xanh lá cây và trd th àn h một dấu kiểm. lỉạn phái clio Kxccl biốt ràng (lữ liỌu trong báng này lỉ\ dữ liệu mà bạn muóVi liên Icếí.

4. Nhấp nút Import ở góc phái phía dưới của cửa sổ. Cửa sổ Import Data xuất hiện. Nhâp OK để chấp nhận vị trí mặc dịnh.

0 đầu tiên được tạm thời điền vào một thông báo rằng mẫu truy vấn (query) đang dược tạo và cập nhật. líhi việc cập n h ậ t hoàn tất, các ô AI đên B7 chứa dữ liệu từ Wcb sito như được minh họa trong hình 7.9.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

http://w/vw.erh.noaa.gov

Chương 7: Thêm dữ liệu tử những nguổn khác 199

Hình 7 .9 ; Kết quả của mẫu truy vấn Web thời tiết.

Sức mạnh của mẫu truy vấn Web là dữ liệu được cập nhật sống miễn là bạn kết nối với Web. Để thấy điều này xảy ra, để yên trang trong khoáng 15 phút và sau đó quay trở về và tiếp tục.

5. Nếu dữ liệu trôn màn hình không thay đổi, chọn D a ta > Con- Iioctions > RcíVcsh AIl.

Nếu nút Reĩresh All không xuất hiện, nhấp mùi tên xổ xuống để tìm các lựa chọn Rcfresh trên danh sách.

Kíù Ixîì Iilỉop nút Rcírcs lì A l l , IxỊii có l!iể lí lốq mội llỉônq 1 ^ 0 on n in lỉ cdnk l>áo

Lgn rònq dữ l i íu Iiià bgti đanq kiĩl Iiối 3ến tủ mộl nquồn Lon nqođi và có lliể qâi^

l ig i . T t 'o n q IpưòtK) l iụ p n g ij, í ỉò i vì bg n 3o Igo NVeb q u e r i} vò b iể t pònq n ó ỉến từ

in C l nc Ịu ổn 011 toc ìn , lx j í i có lỉu*' I iliv íp O K v ;'i cệ |) n í iộ l dữ l iệ u . M ế u b q n m ồ m ộ l

f i ! t kliônq ilíTii l i l mOÍ n<)i(i'ìi qiíi tlưục Liíĩt là Iin loòn, Lgn nên suụ nqliĩ kíị tpi/óc

L !iĩ n l iố p I iú l O K .

Như với (lữ liộu được import khác, bạn có thể làm việc với dữ liệu này bằng bát kỳ cách nào mà bạn làm việc với dữ liệu từ bất kỳ nguồn khác. Mặc dù ví dụ đơn giản này không cho thấy rô có nhiều sức mạnh đằng sau tính năng này.

Nếu bạn theo dõi các cổ phần, bạn có thế dăng nhập vào tài khoản cổ phần và thiết lập một Web query để thu thập dừ liệu của vài tháng trước cho các cố phần mù bạn theo dõi. Thiết lập các biểu đồ để xem các cổ phần tiến trien như thê' nào như được giải thích trong chương 6 sẽ cho bạn biếi thoáng qua thông tin cổ phiếu hiện tại bấ t cứ lúc nào.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Nếu bạn có trách nhiệm theo dõi hàng tồn kho của công ty từ một Web sitc, bạn có thể th iết lập một Web query để thu thập các số hàng tồn kho hiện tại và lưu sheet với query. Tạo các quy tắc định dạng có điều kiện cho dừ liệu đưỢc thu thập bởi query và bạn có thể xem thoáng qua khi nào hàng tồn kho thiếu hoặc hết.


B ọn có t h ể (và t l iường sẽ) im por t các fi le cừ n h ữ n g n g u ồ n k h á c vào các sheec Exce l h i ệ u có. Đ ể là m đ i ề u này, sử đ ụ n g các lựa c h ọ n t ro n g n h ó m G e t E x t e n i a l D a tn crêii t a b Data. Sử d ụ n g các tùy c h ọ u đ ể c h ọ n dữ l iệu từ lu ộ t f i le t e x t n h ư b ạ n vừa l à m h o ặ c từ n h ĩ ín g u g u ồ n k h á c m à b ạ n săp k ha i thác .

L iên k ết v ó i dữ ỉiệu trong c á c vrorksheet E x ce l k h á cMột cách hữu dụng khác để đưa dữ liệu vào các file Excel 2010 là liên

kết với dữ liệu trong những file Excel khác. Bạn có hai tùy chọn:» Dâii dữ /iộii I’à íịiử cho nố được liêii kết.tẾ Tham cbiéìt trực tiếp dữ liệit bằng các côỉig thức.

Bạn chọn n h ư t h ế nào?

Bạn thật sự không phải tuân theo bất kỳ quy tắc cứng nhắc về việc khi nào tham chiếu trực tiếp dữ liệu và khi nào dán dữ liệu và liên kết nó. Nếu bạn muốn thấy dữ liệu, bạn nên dán và liên kết nó. Dữ liệu luôn có ở đó và bạn có thể xác lập nó đế’ cập nhật sao cho nó hiện hành. Nếu bạn có một lượng lớn dừ liệu, bạn nên tham chiếu nó để giữ cho nội dung vvorksheet dễ quản lý.

Dán và liên kết với d ữ liệu

Trong bài tập này, lần nữa bạn làm việc với dữ liệu mức độ hài lòng cho các buổi họp định hướng nhân viên mới của tập doàn HighLowe Corporation. Lần này, bạn thay th ế tỉ lệ hài lòng cho từng buổi họp trong đừ liệu text bằng một liên kết đẫn đến ô tính toán các giá trị. Bằng cách liên kết với dữ liệu thậ t sự thay vì dán nó vào dưới dạng một sô”, bạn bảo đảm rằng dừ liệu hiện hành khi bạn cần nó. Làm theo nhừng bước sau đây:

1. Nhấp Oíĩice Button và chọn open, chọn cả ExcelToExcelBasePile. xlsx và LinkedDatasheet.xlsx và nhâp Open.

Bây giờ hai fìle Excel khác nhau mở.

2. Chuyển đổi giữa các file bằng việc sử dụng taskbar hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+Tab. Chuyển đổi trở về theo cùng một cách.

200________________________ Chưdng 7: Thêm dữ liệu tử những nguồn khác

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Mãy chắc chắn bạn kết thúc trong íĩlo LinkedDatasheet.xlsx.3. Chọn các ô B5 đôn M5. Nhấn (Jtrl+C để sao chép các ô.

4. Chuyển trơ lại fíle ExcclToExcelBasePile. Chọn các ô B5 đến M5 và sau đó nhấn Ctrl+Video để dán các ô được sao chép.

Mỗi ô hiển thị một thông báo lỗi. Đó là vì Excel đang cố sử dụng các công thức trên dữ liệu trong sheet này thay vì trong sheet khác.

5. Để sứa lỗi, tìm cờ Paste Options. Từ danh sách xổ xuông, chọn Link Cells.

Nếu bạn chú ý giá trị trôn Formula Bar, bây giờ nó ghi là =LLinkedDatashcet.xlsxlSheetl!B5 - đó là liên kết tham chiếu dẫn đến-ô trong file khác cho ô B5 như được minh họa trong hình 7.10. Nếu bạn cuộn qua các ô, bạn thấy rằng từng ô khác chứa một công thức tương tự có một tham chiếu ô khác (nhiửig chính xác) cho mỗi ô.

Chựdng 7: Thèm dữ liệu tử những nguồn khác________________________ 201

• • • í i v —

í . ' , '

i u; * * r. , - i • ' I g . ' , * >

n a ì m c o i ; ỉ 2 5 24 2 ; ì ị !■?

c ; « * « t^ « a b « r 1 ! ĩ ' ;*/' y / " 5 1 5 '

e e l o r : e 4 C ỉ « r . j * 9 ỉe e ? , i f . â i 9 9 c « r . « h i *S i . 5 ỉ ' . ỉ 1 9 . : i ỉ , i 3 Ì . 2 ỉ-

Hình 7 .10: Pormưla Bar cho một ố với mộl phương trình được liẽn kê't.

6. Đóng và lưu file ExcelToExcelBasePile.

Bạn thấy lại dừ liệu được lièn kết từ LinkedDatasheet.xlsx. Bây giờ bạn sẽ thay đổi một sô' dữ liệu trong file được liên kết để bạn có thể thấy nó thay đổi khi bạn mở file kia.

7. Thay đổi giá trị cho ô BIO thành 16.1. Thay đổi giá trị cho ô C21 thành 21.8. Thay đổi giá trị cho ô D23 thành 69.

Như bạn đà thay đổi mỗi ô, trung bình cho khóa học đó cũng đã thay đổi. Bây giờ bạn sẽ mở file kia để thây dữ liệu cập nhậ t ở đó.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

202 Chưdng 7: Thèm dữ liệu từ những nguổn khác

8. Chọn Office > O pen đế mở ExcelToExcelBaseFile.xlsx từvỊ trí mù bạn đã lưu nó.

Nếu bạn thích, bạn có thế’ mờ file bằng cách chọn nó từ danh sách Recont Documents nằm ỏ' phíH bòn phải của inenu Office Button.

líhi bạn mỏ' íilcỉ, dữ liệu đã đưực tự động cập nhật để tr ìn h bày các giá trị như trong shoet kia như được minh họa trong hình 7.11.

o{• tư đ c n ta

f ^ á c e o . e s Ỉ C 9

I *. • f A i* ' , >►» I ĩ . * , í * í í

S .f8 ^

9. Đóng và lưu íile ExcelToExcelBasePile.Mặc dù bạn đã khòng thực hiện các thay đổi đối với file, nhưng bạn

clược nhấc lưu các thíiy đối bởi vì Excel đả tự dộng cập nhật dữ liệu liên kết và bicÍL rằng dữ liệu dã thay đôi.

Tíiani chiếu trực t iếp d ữ liệu

Có lẽ bạn dã hiểu nhưng tiến trình tham chiếu trực tiếp dữ liệu hầu như V như dán bằng một liôn kốt- í^ư khár hiột là hạn (lặt các tham chiếu ô vào công thức thay vì sao chóp ô. Đổ tham chiếu trực tiếp dữ liệu, thực hiện theo nhừng bước sau dây:

1. Mở ExcoiToExcelBaseFi!c.xIsx từ vị trí nơi bạn đã lưu nó trong phần trước.

Sau khi cả hai filc mứ, bạn sẽ tái tạo công thức từ file dữ liệu trong file cơ sử. Khi bạn giữ cho các công thức riêng biệt với đừ liệu, bạn có thể cập nhật mà không bộn tâm về việc xóa sạch các công thức.

2. Trong ô B7 của ExcelToExcelBasePile.xlsx gõ nhập =Sum(.

3. Di chuyển dến filc LinkedDatasheet.xlsx và chọn các ô B7 (lến B56.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

C hơOng 7: Thêm dữ liệu từ những nguổn khác___________________________203

4. Gõ nhập dấu ngoặc đơn đóng.

Dấu ngoạc đơn đóng được trình bày trong hộp công thức cho ô B7, tương tự như công thức mà bạn đà nhập cho đến bây giờ:

=Sun i( ( L inkedDa tashee t ,x ls x ]Shee t1 !SB$7 :SB$56)

íi. Gò nhập /Count(.

iì. Chọn cùng một dãy ô lần thứ liai.

7. Gõ nhập dấu ngoặc đơn đóng.

Bây giờ toàn bộ công thức trong hộp này như sau:

= S u m ( ị L i n k e c ! D a t a s h e e t . x l s x ] S h e e t 1 ! $ B $ 7 : $ B $ 5 6 ) /

Coun t ( (L in kedDatashee t . x ls x ]Shee t1 !SBS7:$B$56)

Nếu bạn vô ý nhấn Enter trước khi gõ nhập dấu ngoặc đơn, Excel cho bạn biết ràng còng thức sai và hỏi bạn có muôn sửa nó hay không. Nhĩíp OK đô chấp nhận sửa.

8, Nhấn Enter để áp dụng cóng thức.

Nếu bạn có dược (lúng công thức, kết qưả giống như trong ô B5.Tại sao sử dụng tham chiếu thay vì sao chép ó có công thức? Hầu như

đày là niộL vấn dồ tình huô’ng. Nô’u dữ liệu sẽ được làm tươi thường xuyôn từ các íĩle toxt, bạn có thế muôn giữ cho công thức được tách biệt với dừ liộu. Nôu không, có thể bạn muốn giừ lại công thức với dữ liệu và paste-link (dán liôn kết) ỏ chứa các công thức.

Kóo dữ ỉiệu từ A c c e ssAccoss là sàn phám Uííice xứ lý các cơ sớ dữ liệu. Các cơ sđ dữ liệu

chứa (lữ liỌu dưực íiôn kốl đi qua nhiều chiều, Trong khi một fìie Excel có thố xử lý lô’t dữ liệu và các máy lính, mộl. cư S(ý dữ liệu Access được sử dụnịỊ tlẽ duy tri các nối kèt giữa dừ liệu. Nhiều cơ sở dữ liệu nằra ở đó mà bạn có thỏ sử dụng dồu đặn. Ví dụ, khi bạn chạy một tìm kiếm trên Googlo, bạn truy cập cư sư dừ Hộu các Irang Web của nó và nhận trớ lại dữ iiộu dúp ứng tiêu chí mà bạn yôu cầu.

Bạii có thô' cài đặt hoặc không cài dặt Access trôn máy. Nếu có, bạn có thê ỉàm việc cùng với bài tập này. Nếu không, hãy đọc bài tập và nliảy đôn phần tic’p theo:

1. Sao chóp file Northwind2010.accdb sang desktop hoặc folder My Documcnts. Nc”u cần thiô\, clownload file từ site Microsoíl. Để tìm nó, tìm kiếm Northvvinđ 2010.

2. Mơ Access. Nhấp nút Office và chọn Open để mở bản sao của Tile.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

204 Chương 7: Thêm dữ liệu tử những nguổn khác

3. Làm theo các hướng dân trên màn hình mở đầu để bậ t (enable) nội dung được tắ t (disabled).Trong bài tập này, bạn kéo dữ liệu từ cơ sờ dừ liệu từ Northwind Traders vào Excel. Northwind Traders, cơ sd dữ liệu mẫu có sẵn từ Microsoft cho tấ t cả người dùng Access, được xác lập sẵn với các bảng dữ liệu sao cho bạn có thố kéo dữ liệu vào file Excel mà không cần phải biết cách sử dụng Access.

4. Sau khi bạn đã bật nội dung, bạn được nhắc đăng nhập với tư cách thành viên của đội Northwind. Nhâ'p nút Login để dàng nhập dưới dạng người dùng Andrew Cencin, một trong các tên mặc định được kết hợp với cơ sở dữ liệu.

líhi bạn tiến đến thời đicm này, bạn có một cơ sở dữ liệu có sẵn cho bạn để liên kết từ Excel.

5. Đóng Access và mở một file trông trong Excel. Chọn D a ta > G et E x te rn a l D a ta > F ro m Access. Duyệt đến và mở file Northvvind Access mà bạn vừa tạo.

Hộp thoại Select Table xuất hiện như được minh họa trong hình 7.12.

S elect Toble

c? * « **>?'• 0 * z' 8*:cu S-* C‘Ĩ9

Íí-r Z i ' ĩ im''

<

-ti: ' V'

Hình 7 .12: Hộp thoại Select Table.

Ilộp thoại này liệt kê các bảng và mầu truy vấn (query) trong cơ sờ dữ liệu và cho phép bạn chọn bảng và query mà bạn muôn kéo dữ liệu từ đó. Bạn muốn làm việc với các đơn đặt hàng đã được xử lý, do đó, bạn sử đụng query Product Orders.

6. Nhâp mục Product Ordcrs từ danh sách và nhấp nút OK.

Hộp thoại Import Data xuất hiện như được minh họa trong hình 7.13.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 7: Thêm dữ liệu từ những nguồn khác 205

Hình 7 .13: Hộp (Iioại Import Data.

Trong hộp thoại này, bạn chọn dữ liệu nào m à bạn muốn import vào workshoet và bạn muốn nó nằm ở đâu. Trong một tình huông thực tế, bước tiê^p theo với dữ liệu này là đặ t nó trong một PivotTable đế học những gì bạn có thể từ dữ liệu. Bởi vì tình huống này có thể được dành cho dữ liệu được kéo từ Access, bạn có thể sử dụng hộp thoại Import Data để kéo trực tiếp dữ liệu vào inột PivotTable hoặc cả một PivotTable và một PivotChart.

Q ấ i í U ------------------------------------------------------------------------------------

C ó c P ivo lT oye vò Pívo iC i iũpI áưụt mô lc5 cLi tiết tponq cííưonq 6 .

7. Nhấp nút radio PivotChart và PivotTable, và sau đó nhấp nút radio New Worksheet để đặt dừ liệu trên một worksheet mới. Nlĩap OK.Màn hình thay đối để cho thây một PivotTable đang đợi để được lạo. Khi bạn chọn các trường cho PivotTable, bạn thấy các thay dổi tưưng ứng trong biểu đồ.

Bây giờ bạn có thổ tạo một bicu dồ để trả lời các câu hỏi về dữ liệu. Trong trường hợp này, bạn tạo một PivotChart đơn giản để thấy bao nhiôu sản phẩm đà được bán trong thời gian báo cáo.

8. Chọn trường Ordcr Dato và rê nó dê”n danh sách Axis Pields ở cuối khung tác vụ. Chọn trường Product ID và rê nó đến danh sách Values. Tổng các dữ liệu theo Count of Product ID. (Nếu bạn không nhớ cách thiết lập PivotTable, xem chương 6.)

Bây giờ biểu đồ trình bày số sản phẩm khác nhau bán được vào bất kỳ ngày như được minh họa trong hình 7.14.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

206 Chương 7: Thêm dữ liệu tử những nguổn khác

cr«».* • M f e . . ►

_J An*(w k4i K *U 9 U -** )

4 í * i»*« •

_J rrfl9«

'h1u>1 lũ£ vai«rt

i s ' X » r r . *

; : i i

» y f• i .: .trc

. . .x:ì

. • )

. T i . * ; .V N

.1 -

;7C* i : . ' i f ; : ; i

;; J í< ÍCM: > • A : x t i. í.nat

i ỉ - y c 4• < • • • s < t » e : í > ra * *

f . • ' u

Ẽ

• C ^ ÍÍI* **«» *s í*® ■»'•e r " -* 1 □:.»* '- •! Ĩ -

ToUl

I >

L í. I . . . JỊ

I

i ịù

'^d*««T 0«tl

I U ' '*>•■

: ộu- z- t D *

/ < t.'-

7rr:*'t •

c © . -

♦/ .à

Hình 7 .14: M ội PivotChart hoàn tâ'i sử dụng dữ liệu từ cơ sờ dữ liệu Access Northwind2010 .


B ạn có t l i ể k é o dĩt l iệu từ n h ữ n g cơ sở d ữ l iệu k h á c g iố n g n h ư c á c U h ạ n k é u IIÓ từ Access. B ạ n được n h ắ c chiê”t lập n i ộ t nô”i k ế t đ ê n cơ sử dữ l iệu và d ă n g n h ậ p (log in), n h ư n g từ đ ó t iế i i t r ì n h g iô n g n h ư chực h i ệ n từ Access. N ế u b n n m o n g đ ợ i k é o ciữ l iệu từ c á c cơ sd d ữ l i ệ u n g o ạ i trCí Access, h ã y là iu v i ệ c với n h à q iuu \ tr ị cơ sở dữ l iệu đ ể n h ộ n dưỢc t h ò n g ũ n lài khoản và quyết đ ịnh việc thic^t lập dữ liệu mồ bạn m uốn đ á n h giá.

l ỉé o dữ liệu từ mội n c i k ềt c ơ s ở dữ iiệ u h iện cóNgoài việc kóo dừ liệu từ những vị trí mà bạn thiết lập, mộL số nối kết

xác lập sần cho bạn bên trong Excel 2010. Sau Ichi bạn dă thôm một nôi kết cơ sở dữ liệu dược vào một cơ sớ dữ liệu như bạn đã làm với phần trước, Bạn có thố’ kéo dữ liệu bằng việc sử dụng nối kết đó trong bấ t kỳ filo Excel khác nằm trên cùng một máy sử dụng và có cùng một thông tin đăng nhập.

Để kéo dữ liệu từ một nối kết hiện có, bạn tạo một worksheet bằng việc s? d?ng dữ liệu mà bạn kéo từ cơ sở dữ liệu tỉ giá tiền tệ MSN:

tiAỈU. 4 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

H oi iponq số nkữnq ưu áiếm ciỉa việc sủ dụnq dữ liệu 3ược lưu lpữ t^cnq mộl co

sổ ảũ liệu lò <iữ liệu c6 ikể được fự dộnq cộp nhật và stieet Excel khônq [ỉd l q ii} dữ

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 7: Thêm dữ liệu từ nhũng nguồn khác 207

livu rnóí r lio ỉển Ivlii l lú r í lộp lìối l^rl. D o 3c* tronq 1>Ò* lộp nòij, nlìđnq qì tg n

ỊLối| í<'ên n iỏ ii lùníi sc ỉơdiiq ĩự níỉưrti^ cliứa CỈÍ7 liệư Miổc rtliQu. B gn ihối^

r ó c ( j ió l i ể n lệ r . l ic íó l»

1- Nếu Iĩ Ig t ừ b à i t ậ p Access trước v ẫ n m ở , đ ó n g n ó lạ i v à s a u đ ó m ở m ột file trống trong Excel.

2- Chọn D a ta > G e t Extcn’nal D ata > E x is ting C o n n ec tio n s .

Hộp thoại Existing ConnecLions xuất hiện như được minh họa trong hình 7.15.

B ạn thấy các nối kô”t có sẵn từ máy, được liệt kè theo thứ tự truy cập nối kốt. Sau khi thiết lập một nôi kết, nó được trình bày trên danh sách này. Như bạn có thể thấy bảng Northwind 2010 Prođ- ucL Ordtírs nằm ở cuô’i danh sách bới vì nó là nôl kết được thiết lập gán dây nhất.

Tiếp theo, bạn kết nối với cơ sở clữ liệu tỉ giá tiền tệ.

3. Nhấp mục MSN MoneyCentral Investor Currency Ratos và sau đó nhấp Opon.

Phiên bán ngắn của hộp thoại Import Data xuất hiện để bạn có ihế cho Excel biết bạn muốn dữ liệu được đặt ỏ' đâu khi nó được iinport.

• * . ' 1 : : ;

' I«riIC' 1 11 •

(bti {(»fVCVvCnU»i Iftvc«ỉ0*vur»«ncv lidlct •!n » '4 < kw '<cv (er|t.M I n . ( i t 6 r n ^ Ịv f

*I t kử 'iỉyt,« ''|rA l (Avf •(!:>< » ( '^ h Uuv t t i

ri Í\ÌJĨ rioiu.tiV-ici*

Hình 7 .1 5 : Hộp thoại Exìsling Conneclions.

4. Nhấp nút OK dể import dữ liệu vào worksheet hiện hành.

Như với các nôì kết Web, có thể xảy ra một sự chậm trễ nhỏ trong khi site được liên lạc và dữ liệu được thu thập. Sau khi dữ liệu được thu thập, nó được thêm vào worksheet, bắt đầu trong ô Al. Phần trên cùng của sheet được minh họa trong hình 7.16.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

208 Chương 7: Thêm dữ liệu từ nhưng nguốn khác

,JL) « I M ’ > - ' « » 11 ’^ *’'►!'> - 4 - 1 'M " ■■

i » í < f i r i c , . f

C u r r ^ o r ) k ; i f e s P r o > l đ « Ì b > M S N M f ì tT c y

ỉ■ ■ 1

' > r i L :n V*' I* s «v

m m m Pfr r s í lí Ị ỵ ẹ A i Ị^-t v -ứ* fV» )<l (»»' * . T .lii- irik 11 »f rK>l

0 í2 ? 0 0 c 7T4\r

ì lOỈ• ÍS2

Ĩ M 9 0 3 ’ l

• 1 nisịi.íí fM 0 sCJT4iW ỉ 11

:c ■< -> s ' '»,0C)1 ệf I Ỉ 6 Ỉ 9 Q ;03

* r - r *rr in r > A i t 'j SJS lor C M % » 185Ij CCIỉ : i A ĩ i

• • i *>» -n iK V l t * 0 i :8 ^ i

^ i 4* 1 •<-í> ‘ ' ;.*«« rh i, 1 »n p ' w< <* ft“ ' " l i u f*-"n CCOỈUá 7 U i

M «:es 5 o c A j S íc t ? » ’ 5 0 4 f ỉ

* -C-.IS D4*lfrf ĩ M ie i 2 ' ? «c h 763

_ s ịc .^ d ọ f^ w \rẹ tc O Ĩ W ừ i ĩ i C i l

4 1 <•>?<'« ?!•■«!> y < •*" '« * « 1« 1 ? ^ Q - n

: r . w nrt»r: <: y *» ^ *• '■> r 1 1) 1 í Xè QĨ • r t

ĩ i tg j,> S X lO '» a C C l ĩ ' 3tìCOOll %' H » t

*.ì

>■■ * / ; ;

Hìnti 7.16: Các tỉ giá tiển lệ chữ tháng 2/2010

Thực tế

Các bài tập mà bạn vừa hoàn thành là m ột phần lý do Excel 20 10 có thể xử lý rất nhiều dữ liệu trong m ột W0fksheet. Trước đây, ngưởi dùng Excel đã thất vọng khi im porl đữ liệu từ các cơ sở dữ liệu vào Excel để thực hiện các phép lính và lập biểu đổ dữ liệu. Đòi khi các vvorksheet quá nhò không thể xử lỹ các lượng đử tiệu lớn.

Với kích cỡ worksheet được mở rộng của Excel 2010, các lượng lớn dữ liệu từ các cơ sỏ dữ liệu khác có thể được đưa vào Excel và được đánh giá. Ví dụ, các nhà nghiên cứu làm việc với các lượng lớn dữ liệu đã phải làm việc mỗi lần với các cụm dữ liệu nhỏ khi cố thực hiện các phép tính. Bây giò, các nhà nghiên cứu và những người dùng khác có thể đặt các cụm dữ liệu cực kỳ lớn vào Excel, liên kết dữ liệu với nguồn gốc của nó và làm việc với nó bằng cách sử dụng m ột công cụ được th iết kê' dể dẻ sử dụng.

Bây giờ bạn biết cách kéo và sử dụng dữ liệu từ nhiều ílle không phải Excel. Khả năng kéo dữ liệu từ những nguồn khác có nghĩa là ít công viộc hơn cho bạn, dữ liệu tốt hơn và kết quả nhấ t quán hơn. Bằng việc sử dụng các ô được liên kết hoặc các nôl kết với các cơ sở dữ liệu để liên kết với dữ liệu, báo đảm rằng dữ liệu mà bạn sử dụng cần được cập nhậ t chỉ một nơi, tiế t kiệm thời gian và tiền bạc. Đó luôn là một điều tót.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưcíng 7: Thèm dữ liệu từ những nguồn k h á c ___________________ 209

Thuật ngữ

c s v (comma-separated values); Một loại file text đặc biệt nai dữ liệu trong file gồm các giá trị được tách biệt bằng các dấu phẩy.

da tabase (cơ sỏ dữ liệu): Một phương tiện lưu trữ đa chiều cho dữ liệu. Dữ liộu trong một cơ sở dữ liệu lièn quan với nhau bằng m ột số cách bao gồm theo sự phân cấp hoặc theo mối quan hệ.

database co n n e c tio n (n ố i kế t cđ sỏ dữ liệu): Cơ chế để kéo dữ liệu bên n<ỉ0ái từ một cơ sỏ đữ liệu-

d e lim iie r (dấu phân cách): Ký tự đưọc sử dụng dể tách biệt các cột hoặc các trường dữ liệu trong một file.

ex te rna l data (dữ liệu ngoà i): Dữ liệu được lưu trữ trong Excel nhưng bắt ntûồn trong m ột chương trình khác hoặc trên một m áy tính khác.

im po rt: Thêm dữ liệu vào một file Excel từ một file hiện hữu ở nơi khác. V iệc import dừ liệu tiết kiệm thời gian và công sức bằng việc giảm thời gian phải lảm lại dữ liệu. Ngoài ra, dữ iiệu được im port vào một file ít có k liả năng gập lỗi so với dữ liệu đuợc gõ nhập lại.

lin ke d data (dữ liệu được liên kết); Dữ liệu nằm trong một file khác ntiuno dưọc kết nối với file hiện hành bằng tham chiếu.

K éo (pu ll) dữ liệu : sử dụng một chương trình dê’ lấy dữ liệu từ một chương tr in li khác; trái ngược với đẩy (push) dữ liệu.

p u sh (đẩy) dữ liệu: Gởi dữ liệu từ một chương trình này đến một chương trinh khác; trái ngược với kéo (pull) dữ liệu.

te x t file: Một file trên máy tinh chứa chỉ các ký tự có thể in, không phải các kv tự dịnh dạng hoặc các ký tự diều khiển, Dữ liệu được im port vào Excel dược tách biệt thánh các cột bằng một dấu phân cách hoặc một sổ ký tự 'iêng biệt.

Thực hành1. Cái nào dưới đây không phái là một ưu th ế của việc impoTt dữ

liệu vào Excel?

a Import dữ liệu loại bỏ các lỗi được dặt ở đó lúc ban đầu.

b Import dừ liệu nhanh hơn gò nhập lại nó.

c Import dữ liệu loại bỏ việc thêm các lỗi gõ nhập mới.

d b và c.

2. Hãy nều một ưu điểm khi làm việc với dữ liệu trong Excel thay vì trong Word.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

3. Đúng hoặc sai: Một dấu phẩy là dấu phân cách đuy n h â t mà Excel biết cách xử lý.

4. Các câu hỏi khảo sát có giới hạn 256 ký tự mỗi câu trả lời là mộtví dụ về dữ l iệ u ....

5. Khi bạn import dữ liệu từ một file c s v , các dấu phẩy dư thừaa. được bỏ qua.

b. tạo các cột mới.

c. chia các sô' lớn.

d. cho Excel biết rằng dừ liệu là một đoạn.

6. Đúng hoặc sai. Bạn có thể thay đổi chiều dài của các trường trong một file không được phân cách (nondelimited).

7. Dữ liệu được lẩy từ Web

a. không thể được làm tươi.

b. không thể được lưu trữ cục bộ.

c. phải được lây từ toàn bộ trang Web hoặc không gì cả.d. có thể là bất kỳ loại.

8. Hãy cho biết một tình huông bạn liên kết với dữ liệu thay vì import nó.

9. Đúng hoặc sai: Access là chương trình cơ sở dữ liệu duy n h ấ t mà Excel có thể giao tiếp.

10. Một lý do bây giờ Excol có thề xử lý các lượng dữ liệu lớn hơn làsự phổ hiến của dữ liệu được import t ừ ....

210 Chương 7: Thêm dữ liệu từ nhưng nguôn khác

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chùờng 8: Thiết kê' dữ liệu để xem vá in 211

Thiết kế dữ liệu để xem VQIn

Những điểm chínhM Sử dụng kbitìigxem Paqe Loyouỉ cíổ Ihiốl kố một toorksbeeỉ mà sẽ

trôiìg tốt khi in m9 Xác lập cức víiniỉ in để (ỉiềii kbiểỉi íìhừiìggì bạii iiỉ» 'Ihẽin căc ỉbànhpbâìi ctồ hụoB Aị) clạnq một iheme dể cải Ibiện diện »ì(io cửa worksbeet

Khôi động

Câu hỏi

1. Làm thô” nào bạn chuyển sang khung xem Page Layout?

2. Làm th ế nào bạn hiển thị các đường lưới khi bạn xem một \vorksheet nhưng không phải khi bạn in nó?

3. Một vùng in có giao với các biên worksheet hay không?

4. Một vùng in có giao với các biên trang hay không?

5. Hai thành phần Excel nào có thể sử dụng thông tin theme?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Tăng tốcNếu bạn đâ quen thuộc với việc tạo các worksheet để in và sau đó in

chúng trong Excel 2010, hăy nhảy đến chương tiếp theo.

Khi hầu hết người ta nghĩ về Excel, họ hình dung hàng số này đến hàng sô' kia và các công thức trình bày trên một màn hình. Nếu họ tưởng tượng thông tin in, nó sẽ ở dạng các biểu đồ đùực đề cập trong chương 4 hoặc các sheet dữ liệu được thêm vào

Worđ hoặc PowerPoint và định dạng ở dó.Với Excel 2010, Microsoft nhấn mạnh việc cho phép bạn định dạng

yà tạo dữ Ịiệu cụng một lúc. Ý tựỏng là giúp bạn làm việc thông min,h hơn. Ví dụ, thay vì đế bạn bỏ qua diện mạo của định dạng cho đến sau đó, Excel 2010 được th iết kế đế’ khuyến khích bạn nghĩ về diện mạo của dữ liệu và được chia sẻ như th ế nào cũng như dữ liệu là gì.

Trong chương này, bạn sẽ học cách xác lập dừ liệu để trông tót từ lúc bạn nhập nó vào Excel. Bạn sẽ học về một trong các bước đầu tiên trong việc tạo dừ liệu trông tô't: sử dụng các bảng. Bạn càng quen sử đụng các bảng thì định dạng dừ liệu từ đầu càng dễ dàng.

Đ iều b ạn cẩ n biê't

T r o n g cliương này , b ạ u c ầ n nô”i k ế t m ộ t m á y in vứi m á y m à b ạ n có t h ể iu t h ử các tà i liệu. Sau đ ó b ạ n có t h ể t h ấ y các t r a n g in t r ô n g n h ư t h ế u à o và so s á n h c h ú n g với n h ữ n g gì m à b ạ n th ấ y t r ê n m à u h ìn h .

Q uyết đ ịnh những g ì v à kh i nào inBảng chấm công nhân viên Ferguson Farms là một ví dụ điển hình

về một vvorksheet Excel có thể được sử đụng một cách tương tác hoặc bên ngoài trang in. Làm th ế nào bạn biết khi nào in và khi nào không ìn? Sau đây là hai tình huống:

M ,\ốii mọi lìhâii riôìì liổp cận lìiộl lììày iiì chiiiìíị hoặc truy cập một fiỉe írèìi Diột ổ đĩa chia sẻ, cắc Jbnn sổ cbấin công hông ìẻ có Ihể dược hoàn tắt trực luyến và tớ thổ kbôiig bao giờ được in. i'orm lổiig kốt có Ihể đitợc in để ghi chép rả đảnh giá Ibòi giniì.

» .\ếii không phải lất cả nhân riéiì tniỵ cập máv tính, /orni iìhi( nỏ cĩìtực Ibĩết kế củ thổ đìíợc iìt m. San dó các Iihâi! viên có thể điềiì rào các sổ cbấni công của mình hãng liuìn rà nqìtòi kbác cú thể nbập i’ào file ilxcel.

Một tình huống khác trong đó các dữ liệu cần được in là khi bạn sử đụng các tài liệu chữ ký. Mặc dù có một bảng ghi (record) máy tính biểu thị các giờ sẽ làm việc và được báo cáo thì hữu ích, hầu hết các công ty cần ký tên các sổ chấm công in ra và sau đó điền vào vì các mục đích kiểm tra.

212 Chương 8: Thiết kế dữ liệu để xem và in

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Nếu uột worksheet có thố được ỉ ăm cho trông tô't trong một vùng nhỏ, hã ■ in nó. Nếu workshc’et cần ló'n hưn đổ’ hiểu được, hãy xem xét in chỉ các phần có thế’ thích hợp và cẩn thiết. Sau cùng, trong th ế giới truy cập lièntục ngày nay, bạn có thể dề (làng mở một worksheet và xem nó trêii máy tính hoặc bằng một máy chiốu ''projector) như bạn có thể xem nó Irón giấy.

Thận chí như vậy, đôi khi vẫn cần một sheet (tờ) in ra. Trong trường hợp đó, hãy luôn kiêm tra đê bảo dam rằng bạn in chỉ dữ liệu m à bạn cần. Cũig hãy luôn kiểm tra đê bảo (ỉảm rằng sheet mà bạn in trông chuyên Ighiệp và dễ đọc và có sần cho những người cần nó.

Chương 3: Thiết kế dữ liệu dể xern và in 213

Thíct kế một W orksheeỉ trong khung xem P a g e LoyoutHình dung dữ liệu dưới dạng một bảng là một nơi tuyệt vời để bắt

đầu. Tu; nhiên, Excel 2010 có sẵn một cách - khung xem Page Layout - đố !>ạn iuy nghĩ về dữ liệu định dạng, không chí các hàng và cột thông tin.

Tronĩ các phiên bản trước của Excel, để thấy dữ liệu trông như thế nào khi in ra, bạn có thế sử dụng Print Previevv và hi vọng bạn có thể tháV dù liệu trên màn hình. Đă khó làm việc với những ô riêng lẻ trong khi xen nó trong chế độ Prin t Previevv, vì vậy người ta để lại công việc dịnh dạig tài liệu của mình cho đến sau khi dữ liệu đã dược nhập và họ sần sànỊ in các bản cuối cùng cho nó.

Hây jiờ bạn có thể xem dữ liệu trực tiếp trong khung xem Page Layout ' à xác lập nó theo cách bạn muốn nó in. Trong chương này, bạn bắt đầu với một vvorksheet đang tiến triển và điều chỉnh nó cho nhập dừ liệu,tính toán dữ liệu và in tất cả cùng một lúc.

1V onj b à i t ậ p Siiu đ à y , b ạ n t ạ o mộL sổ c h â m c ô n g { t im e s h e e t ) c h o các nhân viìn của Perguson Farms. sổ chấm công này có thể được sử dụng troiíg hii cách khác nhau: Các nhân viên có thế nhập trực tiếp dữ liệu của họ 'ào \vorkshcGt hoặc in nó và điền thông tin của họ trên giấy.

Thên một h ea d e r và íooter

Làmtheo những bước sau đây để thêm một header và footer vào time sheet to n g khung xem Page Layout:

1. ilở file có tên là FergusonFarms.xlsx.

2. Chọn V iew > W orkbook Vievvs > P ag e L ay o u t View.

(hú ý rằng vò bề ngoài của worksheet thay đổi đáng kể. Excel đă tiêm các đường gạch ngang và dọc vào các tiêu đề mẫu tự cột và têu đề số hàng như được minh họa trong hình 8.1.

ígoài ra, thay vì bắt đầu ngay tức thì với hàng 1, bây giờ trang ó những đặc điểm sau đây:

http

://da

ta4u

.com

.vn/

214 Chương 8: Thiết kế dữ liệu để xem và in

w Trang bdl đần với từ Click to acid heaclưr. u Các lè trang đìiợc h iền thị.n Mỗi lần it ô bơn được hiổn thị. Thực tế chĩ các ô Iiãm ì'ừa tréìi một

im iig m ớixiiâ t biện.tẵ Pbầii cỉầìi ciia trang nam bên phả i cíược biổn thị.

-r)'' i .> r«^«i U .U /.

b

C k r* 5* * J J

BÃNC OÁO eú MÁr VI TINH • PENTIUM 4

C A O KÌNH H á Y Ị Q ù

M * r< (k> A IU )

' h u o

V [ 't>

D D R A U

' a '2P

l U i > i U T f » » H ttt -ỈV H í W J * l '.{•/ l » M V ) A IU ) /:•

ư n T i * t c õ í ỉ S Ệ Ị ầ Ậ i c

v t i V j u f *

Ỉ ì o t / B ! <1;

W U S T j ^ ae>ẠXa4C; __________ ị

Ì7 * P P fO V S W ................... ^

C i ? Ê P O V V £ H Ỉ « V V f 5 0

ỉ ^ i T ^ v i k / i d

( ' ã v » 6

v i i ỉ 3 0

s n A K fH y A M S l N S R n - ? t ( /«>

{ e 0 2

Hình 8.1: Xem bảng tính ỉrong khung xem Page Layout.

Nếu bạn cuộn xuống trang và chú ý rằng trang kết thúc với các từ Click to add footer. Nếu bạn cuộn xuông trang xa hơn nữa, bạn di chuyển đến đầu một trang khác. Điều tương tự xảy ra nếu bạn cuộn sang phải - rốt cuộc bạn ở trên một trang mới.

Excel đã cho bạn bắt đầu đi dọc xuôVig con đường hướng đến việc suy nghĩ về các trang thay vì hầu như chỉ về dữ liệu thô. Để có thể tiếp tục đi xuông con đường này, bạn cần chuyển sang tab Page Layout và bắt đầu làm việc với định dạng worksheot.

Bạn bắt đầu với một số tùy chọn th iết lập mà Excel cung cấp. Khi bạn làm việc qua phần còn lại của chương này, bạn biết khi nào sử dụng các tùy chọn mà Excel 2010 cung cấp để định dạng và khi nào tạo những gì bạn cần ngay từ đầu.

Đ iểu bạn cầ n b iế t

L à m v iệc t ro n g k h u n g x e m Page Layout, b ạ n có t h ể biếc được n g a y tức t h ì kh i n à o diì [iệu m à b ạ n đ a n g là m v iệc k h ô n g c ò n n ằ m vừa c r ê n m ộ t t r a n g in nữa. Sau đó , b ạ n có t h ể sửa cliữa c á c c l ũ ề u r ộ n g c ộ t v à c á c lề

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 8: Thiết kế dữ liệu để xern và in 215

Iraiig chay vì c ố giả i quyế t các v rú ì di- S<ÌU đ ó c h ẳ n g h ạ n n h ư k!ii b ạ n p h ả i t í ieo k ịp t h ờ i h ạ n .

3. Nhấp trong vùng có nhãn là Click to Add Header. Gõ nhập Perguson Farms. Nhấn Enter và gõ nhập Employee Time Tracker.

4. Cuộn xuông trang và nhấp trong vùng có nhăn là Click to Add Footcr.

5. Chọn H c a d e r & P o o ter Tools D es iển > H e a d e r & F o o te r E lc m e n ts > C u r r e n t Date.

Chú ý rằng footer được điền vào mă ngày tháng cho ngày tháng hôm nay.

6. Nhấp trong hộp nằm bên phải. Chọn H e a d e r & F o o te r Tools D esign > I l e a d e r & P o o te r E lem en ts > S h e e t N am e.

Bây giờ footer tr ình bày tên sheet nằm bên phải (Sheet 1) và ngày tháng hôm nay ổ' giữa như được minh họa trong hình 8.2.

Hình ỉ . 2 : Phần dưới cùng của time sheet có thõng tin íooỉer được thêm vào.

7. Nhấp đôi tên sheet của worksheet này (bây giờ là Sheet 1) và thay đôi nó thành tên của bạn. Nhâ”p trong bâ t kỳ ô trên trang đau tiên đế' thấy sự thay đổi trong rôoter.

Chú ý rằng hộp bên phải được điền vào tên của bạn.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

216 Chưđng 8: Thiết kê' dữ liệu để xem và in

8. Chọn các ô B3 đến H3. Từ đanh sách font trên tab Home, thay đổi font cho các ngày trong tuần thành Pranklin Gothic Medium,14 point. Điều chỉnh chiều rộng cột sao cho các ngày nằm vừa trong các cột.

9. Chọn các ô B4 đến H4. Nhấp phái, chọn Format Cells và thay đổi định dạng ngày tháng đến 18-Sep-06.

Khi bạn hoàn tấ t các bước này, phần trên cùng của time slieet trông có phần như hình 8.3. Đế chắc chắn rằng bạn nhận cìược những gì bạn cần, in tài liệu ra.

Hình 8.3: sổ chấm công (time sheet) trống 9 iỗ'ng như hình này sau ihi bạn địnhdạng các ngày và ngày tháng.

10. In worksheet và xác nhận rằng nó trông tương tự nbư những gì bạn mong đợi.

Excel 2010 tính toán kích cờ trang dựa vào máy ir. m à bạn sử dụng và các driver được cài đặt trên máy tính. Kích cỡ trang đó cho Excel biết bao nhiêu dữ ỉiệu có thổ nằm vừa trêi. m ột trang. Máy tính lưu trữ thông tin kích cờ trang trong các xá: lập in mặc định.

Nếu bạn in worksheet bằng các loại máy in khác ih au , có thể bạn thây các sô'’ ô khác nhau trên mỗi trang. Nếu các ‘.rang không nằm vừa vặn như bạn mong đợi, chọn Page Layout > p age Setup > Margins và chọn từ danh sách các lề thích hợp để -.h;ay đổi các xác lập cụ thể.

Bản in của bạn có thể khác với bản in được minh họí tirong hình 8.4 và bản in bạn thây trên màn hình. Mặc dù các đưừig lưới dược bật để xem, nhưng chúng Ichông được bật để in.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 8: Thiết kế dữ liệu để xem và ín 217

11. Xác nhận rằng các hộp kiềm Gridlines Prin t và View trong nhóm Sheet Options của tab Pagn Layout được hủy chọn.

ỶIronq cóc plỉiên L>dn Ipưôc cùn Dxcc'!, cúc đưòn< lưói (q rid liiìe ) luỗn mỏ kliĩ tg n

x c í n mộ) sli€ci nliưnq có tliế clỉii^c tnỏ kcMỘí clưọc iổ l đế in. ĩponq f xcỡl 2 0 1 0 , sự

liỉcn tlij dưòiiq lưóí ^ược quiỊỐl đíxili riCiii^ l>i^t clio việc in vò xern. B g iìđ iểu khiển

việc liiển lh j cóc đi/ởnq lưỏr Lànq việc chọn tìoặc hủ4 cKọn ịìữì kộp kiếm tponq

tilìốm S k ee\ O p lio íìs ír ên ỉob Pac]c Lơiôul. K íii bọn cíìọn cđ lìai !iộp kicm, fđ l

cd dưònq lưới được hiển ilì ị. K h i bọn liÙLj cliọn cổ lia i liỆp, cóc ẩưònq lưói ỉ<kônq

íìiến ]\ụ trên mòn íiìnlì lìoộc Irên cỏc in. rÌqoQi PO tọ n có ikể bột m ộl fộp

l iỤp á ư ỏ n q lư ớ i v ỏ t đ ) m ộ l l ộ p liỢp c ỉi /ởnq lướr U ió c .

Bây giờ không có dường lưới nào cho sheet xuất hiện trên màn hình hoặc trôn bất kỳ bản in như được minh họa trong hình 8.4. Sau khi dữ liệu được nhập vào Excel, việc thiếu các đường lưới sẽ làm cho nội dung trông sạch hơn trôn cầ màn hình và trên bản in.

Wvdn««rt«iy r i'ỡ jis Ỉahitổ4iv

Hinh 8 .4; Sheel theo dõi thời gian được tắl các đường lưới.

Thêm c á c đường viền ô

Mặc dù bạn không muốn thấy các đường lưới cho sheet này, nhưng bạn muôn các ô của nó có một đường viền trong một phần cụ th ể của sheet. Bằng việc thêm các đường viền ô vào các ô chính của time sheet Ferguson Farms, các nhân viên có thể điền vào time sheet trên giầy hoẠc trên máy tính một cách dễ dàng hơn.

Tiếp tục với worksheet theo dõi thời gian Perguson Parms mà bạn đã tạo trong phần trước, làm theo các bước sau đây để thêm các đường viền ô vào các ô chính và vào một hàng Totals ỗ đáy worksheet:

http

://da

ta4u

.com

.vn/

218 Chướng 8: Thiết kê’ dữ liệu để xem và in

1. Chọn các ô B5 đến H41. Nhấp phải trong vùng được chọn và chọn Pormat Ceỉls.

Hộp thoại Format Cells xuất hiện. Bạn có thể xác lập đường viền cho bất kỳ ô hoặc nhóm ô bằng việc sử dụng hộp thcại này.

2. Nhâp tab Border như được minh họa trong hình 8.5

3. Trong hộp Style, nhấp kiểu đường viền bên phải phía dưới từ danh sách và sau đó, trong vùng Prcsets, nhấp nút !nside.

Ỉ5t*?

+

T1%«sci-«aeJ!)wce'ĩtrC'.« 'r.t

Hình 8 .5 : Tab Border ỉrong hộp thoại Pormaỉ Cells.

4. Trong hộp Stylc, nhấp (lường dày dậm nét (đườnf ngay trên dường đôi mà bạn đã nhấp ở bước 3) và sau đó nhâp lú t OuUine

Hộp thoại trông giống như hình 8.6.

H c { ^ i k ' M ••I

: - .

r » > < +y t v > i vMS'< l-cc?

tửỉtr

'iẨ\

l e . :

T e .c T tf .i

Hìnti 8 .6 : Các :ác iập đường viển ỗ cho vtng lưới thời gian.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 8: Thiết kế dữ liệu dể xem và in 219

5. Nhấp nút OK hoặc nhấn Enter. Nhâp trong một ô để hủy chọn t-oàn bộ dãy và xcm các đường viồn ô.

Các bước 1 đến 5 áp dụng một dường viền nét vào các ô riêng lẻ và áp dụng một đường đen dày vào phần bên ngoài của vùng khối thời gian như được minh họa trong hình 8.7. Tiến trình này làm nổi bật vùng dữ liệu một cách riêng biệt với phần còn lại của worksheet.

f r "íi* *'• • 5' ĩ ,v*. Sít

M o n d a y T u f ts d a y W s d n « $ d ỉy r n d » y $ d ỉ u r 0 a / S u n d a y

-5 -Ì^ ::U:U

t ^í 'ĩ 1 .*

? ỈC« i I

ICCC

'.C5Í

ỉ.I , i ỉ

Hình 8 .7: Time sheet này có mộỉ iưứi dưỢc ỉhêm vào cho các phần thời gian.

6. Cuộn xuống hàng 42. Chọn các ô B42 đến H42.

7. Chọn H om e > Stylos > Cell Styles. Chọn tùy chọn Total cho calì stylc (kiểu ô).

s. In vvorksheet và xác nhận rằng nó trông tương tự như những gì bạn mong đợi.

Phần dưới cùng cúa time sheot trông giống như time sheet minh họa trong hình 8.8, trong cả phiôn bản in và phiên bản trên màn hình.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

220 Chương 8: Thiết kế dư liệu dé xem và in

; í *c

-----------------

1 \ỉ 11 i\i 11 1

jí 1

1 1

* i > • 1; ! 1

> ittr lAi íi;*'

----

Hình 8.8: IVIột time sheet vởi các đường viển ồ được áp dụng

Thực tế

Bởi vi tất cả nhân viên của Perguson Parms sẽ sử dụng cùng m ộ t thiết lập worksheet cho các time sheet của họ, tạo một sheet tổng kết toàn bộ thòi gian trở thành một vấn dề đơn giản. Đ ể thêm chức năng này, bạn bắt dầu thêm một sheet tổng kết cúng một dịnh dạng như các sheet riêng lẻ vù dặt nó phía trước sheet hiện hành, Sau đó bạn thêm m ột sh e e t cho mỗi nhân viên.

Trên sheet tổng kết, th iế t iập một công thức dể lổng kết các giờ làm việc cho mỗi dự án trong m ột giở và kéo dữ liệu từ mỗi time sheet riêng lẻ. Khi các công thức được hoàn tất, sheet tổng kết trình bày tổng số giờ Irong mỗi loại sản phẩm.

Thực hiện những bước đơn giản này sẽ dưa Irang dữ liệu này lên một cấp độ mới. Bây giờ bạn có thể đánh giá thời gian được dành ra như thế nào, quyết định các ước tính dự án có chính xác hay không và khám phá ãi làm việc ngoài giở quá nhiều. Bạn có thể đi sâu theo một bước và đánh giá sản phẩm nào có sự tương lác nhiều nhất để phát triển sao cho bạn có thể xem xét thời gian làm thêm vào chi phí của sản phẩm.

Thêm m ột t r an g d ữ liệu khác

Khi bạn cuộn sang bên phải trong vvorksheet, chú ý rằng trang kế tiếp nằm bên phải hiển thị. Tuy nhiôn, thay vì hiển th ị các ô, trang hiển thị các từ Click to add data. Đây là cách Excel 2010 cho bạn biết rằng nếu bạn cần thêm các cột dữ liệu, bạn có thể thêm chúng vào - mặc dù cho đến khi bạn làm điều này, các cột chưa sử dụng không được in hoặc được hiển thị trên màn hình.

Mặc khác, nếu bạn cuộn xuống vvorksheet để thấy các hàng trên trang kế tiếp, bạn sẽ thấy rằng trang có màu xanh dương. Excel 2010

http

://da

ta4u

.com

.vn/

không yỉu cầu bạn nhấp đổ thóm dử liộu bưi vì nó biết rằng bạn đã xác địnli diện mạo của các cột A đến H. Dữ liệu cho các trang bên dưới trang đầu tiôn mang cùng một chiều rộng và trông giống như dữ liệu đă nằm trong CÍC phần phía trên của các cột. Đó’ thém dữ liệu bên dưới trang hiộii hàih, chỉ việc nhâp trong ô mà bạn sứ dụng để thêm dữ liệu.

X ác định m ội vù n g in ch o Worl{shcctLượnj dữ liệu nằm vừa trèn một worksheet trong Excel nhiều hơn

lượng n.im vừa trên một trang in nhiéu. Hơn nửa lượng dữ liệu nhiều hơn nhíng gì bạn thường muốn in trong một phiên đồ họa nào đó. Thông tiường, bạn không in mọi ô mà bạn sử dụng đế điều khiển dữ liệu trong rrột file Excel. Thay vào đó, bạn rấ t {.hường muốn in dữ liệu mà bạn cầr. chia sỏ với ngưừi khác.

ỉ)ế cto Excel biết phần nào của worksheet mà bạn muốn in, bạn xác địnlì m<t vùng in. Trong một số v/orksheet, chẳng hạn như time sheet Ferguscn Farms mà bạn được tạo, nhận dạng vùng in (print area) th ì dễ dàng: >ó ỉà vùng mà bạn đã định nghĩa dưới dạng một time sheet. Trong ihững worksheet khác, vùng mà bạn cần in phân bố qua nhiều trang. 'luy nhiên, bạn không thể xác lập một vùng in cắt qua một biên \vork.shíCt. Mỗi vvorksheet có vùng in riêng của nó cho dù bạn đã định nghĩa nộL vùng in một cách cụ thê’ hay không. Làm theo các bước sau đày đế :ác lập vùng in cho worksheeL:

1. '.'iếp tục với worksheet Pcrguson Farm Employee Time Tracker hoặc mở fíle FergusonFarms2,xlsx.

2. Chọn P a g e L ay o u t > P ag e S e tu p > P r i n t A rea.

I.ai tùy chọn xuất hiện: Set Print Arca và Clear Prin t Area. Mặc (ù bạn chưa xác lập một vùng in, nhưng một vùng in đã được íỊnh nghĩa. Theo mặc dịnh, vùng in cho một workshect là vùng ciứa tấ t cả ô có dữ liêu.

Chường 3: Thiẽt kẽ' dữ liệu để xem và in______________________________221

ýT rư ố c l ik i lx }n in m ộ i w o rU liP c i í - x c c l, í .k c i i O í í ic e > P p in t > P p in t p p ev ievv clể

Lđođđ m ràng bgn clìì In dữ liiû mà l)ọn cồn, ĩ ừ cliưcnq 4 c6 líìể l>gn n lió Igl

pànq 1)ỌIÌ áõ lưu IrO mộl Ironq cócîó lr j dọc Xiiốrií) Ironq 6 B 9 9 . Mếu lxj n in tòi

liỆu đó, tg n nhộn được Igi cổ Jữ liệu ẻ p \ i ồ n trên củng cùo síỉeet lổng lế l, nkiều

s ỉ ) c e l I r ế f i 9 v à S Q U ẳ ó mệt s l i Q ẽ l c ố n l i đ n v à ( j ỉ ỏ fr ị cho ỉ ế p l i đ n h ề i i \ \ ồ o s á t k i )

vọnq.

3. danh sách các chức nàng Print Area, chọn Set P rin t Area.

jlột hộp lỗi xuất hiện như được minh họa trong hình 8.9.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

222 Chương 8: Thiết kể dữ liệu đé xemvà in

M l c r o ỉ o í t 0 t f i c e E x c ^ í

f * « " ; • ; e ‘ ‘ í '

f \ ‘ S . v

* ^ . ;•* .c k : * ; i ’ĩ 9 . : :• ' . ' " . t . ; • s ? * '

Hình 8.9: Bạn nhận ttiõng báo lỗi này nếu bạn cô'xác lập vùng ìn với ctii một s đưỢcchọn.

4. Nhấp OK để đóng thông báo lỗi và sau đó chọn các ô A l đến H42- vùng chứa một bản sao của Time Tracker. Sau đó lặp lại các bước 2 và 3 đê’ xác ìập vùng in.

Chú V rằng báy giờ vùng chọn có một hộp chấm chấm bao quanh. Mặc dù hộp này không được in ra nhưng nó giúp bạn nhớ vùng mà bạn đã chọn là vùng in.

Ỹ ----------------------------------------------------------------ấ o u U ii tg n xóc lộp vùnq in, IIÓ vùji ẩược xỏc igp clio cJến liíii l>jn xóa nó lio^c

x ó c !â p lọ i n ó . M ế u lx?n t l ỉê m dơ liệ u Ipên n iộ f iponc) k lió c CỦQ v v c rk s lie c l k iệ n

kỏri iệu ắó kliSnq được in Irử U ii (jgn itiâm tpoiiq 3ó vòo vùncỊ in.

Thêm c á c thành phần đồ họa: C ác n ền ảnh v à L ogoCho đến bây giờ trong chương này bạn đã tạo các sheet cơ bản. Tuy

nhiên, bản in mà íile này tạo ra khá đơn giản và tẻ nhạt. Trong thế giới đồ họa, nhãn hiệu và những ngưừi dùng tài liệu tinh vi ngày nay, bạn mong đợi tạo các tài liệu trông tuyệt vời - cho dù chúng được in từ Excel hoặc Word hoặc một ứng dụng khác nào đó. May mắn thay cho bạn, Excel 2010 được xây dựng đổ giúp bạn làm nên những gì m à bạn cần.

Bước đầu tiên là thèm một màu nào dó vào shect (1ể làm cho nó thêm sinh động: bạn có thể in trang trên giấy màu hoặc xác lập nền của mỗi sheet sang một màu hoặc ảnh dồ họa.

Sử dụng một ảnh làm một nền

Nếu bạn muôn thêm một ảnh vào nền của \vorksheet, bạn có thể chọn P a g e L ay o u t > P ag e S e tu p > B ack ể ro u n d . Tuy nhiên, trước khi bạn thêm ảnh, hãy chắc chắn nền (background) mới sẽ không làm cho khó thấy dữ liệu trong worksheet. Bạn cũng muốn bảo đảm rằng nền mà bạn thêm vào time sheet Perguson Farms không ngăn các nhân viên đọc các time sheet của họ trên giấy hoặc trên màn hình.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 8: Thiểt kế dư liệu để xem và in 223

Thực hiện nhưng bước sau đây đé thêm một nền ảnh vào time sheet Kerguson Farms:

1. Mờ file FergusonFarms2.xlsx.2. Chọn P a g e L ay o u t > P ag c S e tu p > Backgi-ound.

Hộp thoại Shoet Background xuât hiện, hiển thị foldei’ mặc định My Pictures.

3. Chọn ảnh mẫu cho nền sheet, Sử dựng Blue hills.jpg nếu bạn sử dụng Windows XP hoặc sử dụng Creek.jpg nếu bạn sử dụng Win- dows Vista. Nhấp Insert.

Chú ý rằng nền cúa vùng dữ liệu cho mỗi trang bây giờ là ảnh được chọn như minh họa trong hình 8.10. Cũng chú ý rằng nút Background cũng thay đổi thành nút Delete Background.

ó ■ .

1 %

ầ ỹ

k -

Minh 8 .10 : T im e sheel này sử dụng Creek.jpg làm nền của nó.

Nêu ảnh này đã bạc màu hơn, nó thích hợp hơn làm nền cho workshoet. Bạn có thể tạo hiệu ứng bạc màu trong một chương trình đồ họa riêng biệt hoặc đơn giản chọn ảnh khác.

4. Chọn P a g e L ay o u t > P ag e S e tup > D e le te B ack g ro u n d .

Nền trắng của sheot được phục hồi.

Đ iểu bạn cẩn b iết

M ộ t c á c h k h á c đ ể t h ê m mộc n ề a v à o w o rk sh ee t là c h ọ n các ô t rong s l ieet và c h ọ n H o m e > P o n t > Fill Color . B ạ n có t h ể sử d ụ n g n ú t Fill C o lo r đ ể i h ê i n m ộ t sắc đ ộ đ ồ n g nhâ^t vào to à n b ộ n ề n c ủ a vvorksheet, tưưng tự n l iư b ạ n có t h ể sử d ụ n g n ú t Background đ ể c h êm m ộ t n ề n â n h .

http

://da

ta4u

.com

.vn/

224 Chương 8: Thiết kê' dữ liệu để xem và in

Thêm một iogo vào vvorksheet

Một cách thòng thường khác để Lạo một \vorksheet trông chuyên ngliiệp là thôm một ảnh hoặc logo vào nó, Sử dụng cùng một worksheet từ phần trước, làm theo những bước sau để thêm một logo:

1. Chọn Insert > Illustrations > Picture.

i

Hem

e

F3rr

Chú ý rằng hộp thoại Insert Picture hiển thị cùng một folder như trước đó.

2. Chọn cùng một file như bạn đã làm ở bước 1 trong bài tập trước và sau đó nhấp Insert.

Chú ý rằng ảnh là nguyên cỡ và xuất hiện trên mỗi trang của sheet. Đó không phải là những gì mà bạn muốn, do đó bạn cần điều chỉnh các thuộc tính của ảnh.

3. Nhấp phải ảnh và chọn Size and Properties từ menu pop-up.

Hộp thoại Size and PropertiGS hiển thị. Nó khác với những hộp thoại khác mà bạn đà thấy trong Excel. Bất kỳ thay đói mà bạn thực hiện trong các tùy chọn dược áp dụng ngay tức th ì vào đối tượng đưỢc chọn.

4. Trên tab Size, thay đối tí lệ trong cá hai hộp Height và Width thành 8% của kích cờ hiện hành và sau đó nhấp Close.

Sau khi logo đã đưực thôm ở góc Irủi phía trên, sheet trông giống như sheet dưực minh liọa trong hình 8.l i .

Cĩ. :" '

111i 1

Hình 8.11 Time stieet rtày có 1 logo ở góc trái.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 8: Thiết kế dữ liệu để xem và in 225

Á p d ụ n g m ột th em e đ ể th a y đ ổ i n h an h d iệ n m ợo c ủ a w ork sh eet

Trong những thứ mà Microsoĩt đã bổ sung cho bộ onice là các theme của nó. Các Ihemo cho phép bạn định nghĩa các tập hợp font, màu và hiệu ứng cho những tài liộu cõng ty và áp dụng tập hợp này chỉ trong một vài cú nhấp chuột.

Mặc dù tạo theme được thực thi rộng rãi trong Word và PowerPoint, nhưng Excol 2010 chi có một lượng theme nhất định được cài sẵn. Trong phần này bạn xem xét một số thành phần theme được đưa vào Exc<íl và chúng có thế ảnh hường đến công việc của bạn như th ế nào.

Bạn có thể thấy rõ nhất hiệu ứng cùa theme trong các tài liệu được xác iập từ đầu đế xử lý các thành phần theme. Bởi vì sách này nói về lỉxctìl 2010 mà không nói về thiết kế, bạn sẽ làm việc với một tài liệu dựa vào một trong các template Microsoĩt để khai thác những thành phá]i theme có thể ảnh hương dến diện mạo của tài liệu như th ế nào. Làm theo những bước sau đây:

1. Mở fiie có tên là FergusonFarmsMarketingBudget.xlsx.

2. Khảo sá t diện mạo của cả sheet dữ liệu và sheet biểu đồ. Sau đó quay trở về sheet dừ liệu.

3. Chọn P a g e L ay o u t > T hem es > T hem es. Đặt chuột lên trên một số theme để xem chúng ảnh hưởng dến diện mạo của vvorkshoet như th ế nào.

4. Sau khi bạn khảo sát những hiệu ứng của các theme, chọn Con- ccurse Therae.

Chú ý răng các font và màu được sử dụng trong bảng đã thay đổi. Cũng chú ý rằng chiồu rộng của các cột đã thay đổi để cho phép tăng kích cỡ font lân. Diện mạo cho báng mới được minh họa trong hình 8-12.

o ỉ C r u i l i u i ử S

M u i i' '

II « • I<•J««H «3 i t

í * 0 ' « ,1 I IMa 19

} ỉ ; s »‘ u I* 1«

l u l i >7 n<> r H

, t1 'b« i V

* ì ; i 16

1 1

Hình 8 .1 2 Bảng đưực tạo lại theme.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

5. Nhấp tab cho biểu đồ và chú ý rằng nó đã được cập nhật để sử dụng các màu cho theme.

Chú ý rằng khi bạn di chuyển đến biểu đồ, các màu và font cho biểu đồ thay đổi theo cùng một cách như báng. Diện mạo biểu đồ mới được minh họa trong hình 8-13.

A p p l e s S o l d

226______________________________Chựgng 8: Thiết kế dư liệu dể xem và in

SLauis

B «

Hình 8 .1 3 Biểu đồ tròn được tạo lại theme.

Tl iuật ngữ

íoo ter: Text dược ấn định để xuất hiện ở đáy mọi trang in. Text này cũng xuất hiện khi vvorksheet được xem trong khung xem Page Layout.

g r id lin e (đường lưới): Một đường viền mà Excel lự động đặt xung quanh mỗi ô dể cho bạn thấy ô kết thúc và ô kế tiếp bắt đầu ỏ đâu.

header: Text được ấn định để xuất hiện ỏ đẩu mọi trang in. Text này cũng xuất hiện khi worksheet được xem trong khung xem Page Layout.

page s ỉze (khổ trang ): Kích cỡ của giấy cần sử dụng cho m ột vvorksheet in ra. Khổ giấy có thể là bất kỳ khổ mà máy in được chọn có thể xử lý. Các khổ giấy phổ biến là Lelter (8 Va X 11 inche) và A -4 (210 X 297 m illimet).

p r in t area (vùng in ): Nhóm ô cẩn in ra khi w orksheet dược chọn được gỏi sang m áy in. Nếu vùng in cho m ột sheet không được xác lập m ột cách CLI thể, vùng in gồm tất cả ô chứa đữ iiệu.

Thực hành

1. Đúng hoặc sai: Các vvorksheet tương tác chỉ có thể được thiết kế để sử dụng trên máy tính.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

2. Hăy nêu lên hai ưu điểm trong việc làm việc trong khung xem Page Layout khi lần đầu bắt đầu tạo lĩiột worksheet.

Chương 8: Thiết kế dữ liệu để xern và in 227

3. Tại sao bật các đường lưới khi xem một worksheet, nhưng tắt chúng khi in nó?

4. Hậu quả có th ể có của việc không xác lập một vùng in trong một worksheet lớn là gì?

5. Mô tả hai cách để thêm một nền (background) vào worksheet.

6. Đúng hoặc sai: Thêm một nền vào vvorksheet sẽ che khuất toàn bộ trang in.

7. Hãy nêu tên ba thành phần của một file Excel bị ảnh hưởng do thay đổi theme cho íĩle.

8. Ilãy nêu một tình huông in trong đó bạn thường có th ể in \vorksheet và một tình huông in trong đó bạn không th ể in worksheet.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

228 Chương 9: Xuất dữ liệu sang những ứng dụng khác

Xuất dữ liệu sang những ứng dụng l^hóc

Những điểm chínhM Xiiẩt dữ liệu Excel sang những định dạng khác

M Sứ dụng dữ liệu Excel troiìg Word

n Sứ dụng cìữ liộii líxcel lroìì(ị PowerPoiiiin Cởi các tài liệii ISxcel cỉến ShareFoinl rà iriiy lìin chúng từ

SharePoini

Khỏi đ ộn g

Câu hỏi

1. Tại sao dữ liệu Excel nên được lưu bằng định dạng csv?2. Sự khác biệt giữa việc dán dữ liệu Excel và dán một link dẫn đếr

dữ liệu Excel?

3. ư u điểm của việc sử dụng nội dung worksheet đế’ tạo một bảnị trộn thư (mail merge) Worđ là gì?

4. Úng dụng phổ biến nhất của dữ liệu Excel trong PowerPoint li gì?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

5. SharePoint là gì?

6. Một thư viện tà i liệu (document library) là gì?

7. Sự khác biệt giữa việc mớ một tài liệu tư một thư viện và kiểm tra (check out) một tà i liệu là gì?

Tăng tốc

Nỗ’u bạn đă quen thuộc với việc sử dụng Excel 2010 trong những chương trình khác chẳng hạn như Word và PowerPoint, hãy nhảy đến chương tiếp theo.

LlAi ý rằng thậm chí nếu bạn biết cách sử dụng dữ liệu Excel trong những chương trình khác trong những phiên bản trưởc, các thay đổi đã xảy ra trong cách làm việc của tiến trình.

Sau khi bạn hiểu cách đưa dữ liệu vào Excel từ những nơi khác và cách in dữ liệu đâ, đến lúc đi theo hướng khác: sử dụng dữ liệu Excel trong những chương trình khác.

Tương tự như bạn cần đưa một số dữ liệu vào Excel từ những chương trình khác trong chương 7, trong chương này bạn học cách lưu dừ liệu Excel sao cho bạn có thể sử dụng nó trong những chương trình khác và trên các nền khác.

Ngoài việc sử dụng Excel trong những định dạng file khác, bạn có thể sử dựng dữ liệu được lưu trừ trong Excel trong Word và PowerPoint. Thực tế nếu bạn muốn xây dựng các bản đồ ở một trong hai chương trình này, bạn làm việc trong Excel. Bạn cũng có thế lưu trữ dữ liệu Excel trong một thư viện tài liệu trên một site SharePoint và import nó vào SharePoint để sử dụng làm cơ sở cho các danh sách tùy ý.

Trong chương này, bạn b ắ t đầu bằng việc xem cách lưu dữ liệu Excel bằng những định dạng khác và tại sao hạn có thể muốn làm điều đó. Sau đó bạn học cách truy cập dữ liệu Excel từ Word để tạo một tài liệu trộn thư (mail merge). Từ đó bạn có thể tiếp tục với việc sử dụng các biểu đồ Excel trong PovverPoint. Các phần cuô’i nói về việc lưu trừ và làm việc với dữ liệu Excel trong SharePoint.

Lưu trữ d ữ liệ u E x c e l trong những định d ọ n g khácBạn lưu trữ dữ liệu Excel trong những định dạng khác khi bạn cần sử

dụng dữ liệu đó trong những chương trình khác hoặc trên những nền khác. Nếu bạn chia sẻ dừ liệu với một ứng dụng không chạy trên một PC, nó có thể hiểu hoậc không hiểu định dạng fíle dựa vào XML mà Excel tạo. Các ứng dụng Mac kể cả Mac Office có thể không đọc được định dạng file 2010 mới cho đến khi có sẵn Mac Offíce 2008.

Nếu bạn sử dụng Excel trên Mac, bạn có thế’ lưu tài liệu dưới dạng một íile Excel 97 - 2003. Nhưng nếu bạn lưu dữ liệu cho phần mềm khác

Chướng 9 : Xuất dữ liệu sang những ứng dụng khác____________________229

http

://da

ta4u

.com

.vn/

trên Mac, bạn cần lưu (lữ liệu dưcĩi dạng các phiên bản đặc biệt của các file text hoặc các file csv.

Để sử dụng dữ liệu Excel trong một sô" chương trình máy lính cũ hơn, bạn cần lưu đữ liệu bằng một định dạng mà hệ thòng có th ể hiểu. Định dạng phố biến nhất cần thiết ở đây cũng là text hoậc c s v .

Bất kế’ định dạng file nào mà bạn sử dụng, bạn làm theo cùng một tiến trình và bạn phải ỉưu ý các vấn đề tiềm ấn y như th ế với nội dung của bạn.

LuU d ữ liệu Excel dưới d.ing các tile c s v

Trong bài tập này, bạn lưu một file Excel hiện có dưới dạng một file c s v và sau đó dưới dạng một file Macintosh CSV:

1. Mở file KellieKonsultingClients.xlsx.

Trong chương này bạn lưu thông tin khách hàng cho Kellie Konsulting để sử dụng trong những chương trình khác trên các ứng dụng khác. Sheet đầu tiên của thông tin khách hàng liột kẽ thông tin liên lạc. Sheet thông tin thứ hai trình bày ngày tháng và tổng số tiền nợ cho dự án tư vấn sau cùng của khách hàng.

2. Nhâ'p Office Button và chọn SavG As để lưu tài liệu.

3. Nhâp mũi tôn xổ xuõng Save As Type và sau đó cuộn để chọn c s v (Comma Delimitod), Thêm CSVl vào đầu của tên file.

4. Nhấp Save để lưu filG.

Bạn thấy cảnh báo được minh họa trong hình 9-1.

230 Chương 9: Xuãì dữ liệu sang những ứng dụng khác

M ic tg s o r t 0 1 ỈIC « E K c e i

S isiK ỉed V I-.XM C j i i r y . iM ữ o t I :l òi rầ, s ỉ '*e t t 1

1 . T i- w 4»ivdv r > '

< * c ? > ii i .!« • «c- OI 'T<x '.e

CềTKti

A i 1^4 .J

Hinh 9.1 Cảnh báo này xuất hiện bất cứ khi nào bạn cỏ' lưu nhiều sheet dưới dangmột file csv.

Chỉ các định dạng trên Excel mới hiểu nhừng gì cần làm với dữ liệu trên nhiều sheet. Nhấp OK sè lưu sheet đau tiên dưới dang một file csv. Để lưu shoot thứ hai, bạn đi đến sheet đó và chon lại Save As được mô tả ở bước 7.

5. Nhấp OK để lưu chỉ sheet đó.

Khi bạn nhấp OK, bạn thấy một cảnh báo khác.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chi các định dạng dựa trôn Exctil mới hiểu cách xử lý định dạng (iã đưọ'c áp dụng vào dữ liệu này. Trong trường hợp này định dạng duy nhất đã được áp dụng dà lìiềư chỉnh chiều rộng cột. Định dạng không được hiểu bứi các định dạng íile dựa vào text kể cả các dịnh dạng csv. Nếu muốn, nhấp Help để biết những gì Idiác ngoài chiều rộng cột được mang sang dinh dạng file csv.

6. Nhấp Yes để lưu sheet này mà không có định dạng.

Chú ý r ằ n g t iê u đồ cùa s h e e t đã th a y đồ’i t h á n h CSVlKellieKonsultingCIionts. Tiêu đề này giúp bạn nhớ các file chưa dịnh dạng nào được kốt hợp với sheet nào trong fĩle.

7. L:Ịp lại các bước 2 đến 6 đô’ lưu sheet thứ hai. Thay đổi tên đổ bắt dầu với CSV2.

BAy giờ bạn dã tạo hai file csv chung chung từ dữ liệu Excel. T.'ưức khi bạn rời khỏi Excel, bạn sẽ tạo thêm hai file để so sánh.

8. l.ặp lại các bước 1 dến 7. Lổn này, chọn csv (Macintosh) từ danh sách cá hai lần và thay đối các tên để bắt đầu với MCSVl va MCSV2.

Bày giờ bạn có hai íĩle csv có thể đọc được trên Mac.9. Fóng Exceỉ và không ỉưu tài liệu.

Chương 9: Xuất dữ liệu sang những ứng dụng khóc 231

Thực iê

Bạn c> thể lựu các file trong Excel bằng 25 dịnh dạng dựa vào text khác nhau. Đ ể thấy toàn bộ danh sách, tnd họp thoại Save As và nhấp mui ten xổ xuống nằm ở cuối. Sử dụng bộ máy titĩi kiểm ưa Ihich đe biêt khi nao bạn co thể sử dụng từng loại khác nhau. Lý do duy nhất bạn cần một trong các đ ịih dạng dựa váo text khác là khi bạn sử dụng dữ liệu Excel trong mot chươrg trinh riêng biệt đòi hỏi một định dạng khác.

10. Mỏ- \Vindows Explorer và đi đến nơi bạn đã lưu các file. Hãy chắc chắn bạn ỏ' trong khung xem Details (chọn View > Details)

Chú ý rằng mặc đù các phần mở rộng fiìe y như nhau cho tấ t cả 4 file, nhưng các kích cỡ của chúng hơi khác nhau. Các file Mac h á nhỏ hơn các fiỉe PC.

C3 thể bạn cần xem các thuộc tính của các fíle (nhấp phải và ciọn Properties từ menu ngữ cảnh) để thấy sự khác biệt giữa ciúng.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Lưu dữ liệu Excel dể sử đụng trong các phiên bán Excel trướcBạn cũng có thể lưu một workbook bằng định dạng Excel 97-2003

vvorkbook (■^xls). Định dạng này cho phép tài liệu được sử dụng trực tiếp bởi những người dùng một số phiên bản Excel cũ hơn. Có thể bạn thấy cảnh báo Compatibility Checker về chức năng mà có thể bị mất khi bạn lưu íìle bằng định dạng cũ hơn.

Nếu bạn cần đưa các workbook cho những người đùng các phiên bản Office cũ hơn và không thế giảm cấp chức năng, có thể bạn muốn xem xét Microsoít otĩĩce Compatibility Pack. Bản đownloađ miễn phí này từ Microsoíl (khi được cài đặt trên các máy tính có Excel 2000 trở lên) cho phép Excel mở các định dạng mới hơn và sử dụng phần nhiều chức nàng mới hơn. Khả năng bạn thực hiện các thay đổi thì bị giới hạn. Xem web site Microsoft (www.microsoft.com) để biết thêm chi tiết.

Sử dụng dữ liệu E x ce l trong WordCó một sô" cách bạn có thế sử dụng dữ liệu Excel trong Word từ việc

lập báo cáo đơn giàn dữ liệu và các biểu đồ đến tạo các bức thư được trộn thư dựa vào dữ liệu trong các ÍÌỈG Excel. Trong phần này bạn học cách làm cả hai tác vụ này.

Sử dụng d ữ liệu Excel dê tạo m ột repor t trong VVord

Để đặt dữ liệu Excel vào một tài liệu Word, bạn sao chép một bảng dữ liệu dữ liệu và sau đó dán dữ liệu đó vào một tài liệu Word hiện có. Tuy nhiên, tác vụ này đòi hỏi không chỉ đơn thuần một thao tác sao chép và dán đơn giản bởi vì khi việc dán (paste) được thực hiện, dixìiệu vẫn được liên kết với file Excel sao cho bất kỳ cập nhật cho file Excel đo cũng được thể hiện trong tài liệu Word.

Làm theo những bước sau đây để dán một bản Excel vào một bảng ghi nhớ (memo) Word và một khoản chiết khâu 10% cho các khách hang Kellie Konsulting:

1. Mỏ' file có tên là KellieKonsultingClientsTables.xlsx.

2. Chọn các ô Sheet2!Al đôn Shcet2!C12.

3. Nhấn Ctrl+C để sao chép các ô.

Bây giờ bạn sẵn sàng dán và liên kết dữ Hệu Excel vào tà i liệu Word.

4. Md W ord. Nhâ'p Office B u tto n vá ch ọ n O pen đ ể md KellieKonsultingMemo.docx.

5. Chọn các từ {Place tabỉe here).

6. Trong Worđ, chọn H om e > C lip b o a rd và chọn Paste Spêcial từ danh sách Paste.

232 Chường 9: Xuất dữ liệu sang những ứng dựng khác

http

://da

ta4u

.com

.vn/

http://www.microsoft.com

ChưOng 9: Xuất dữ liệu sang những ứng dụng khác 233

\Vord mở hộp thoại Pastci Spocial, trong đó bạn chì định cách dán nội dung.

7. Nhâ”p nút Paste Link và tùy chọn Excel Worksheet cho định dạng như được minh họa trong hình 9-2.

ỉ ;

4->

T v >t ■ L.rttc»'ri\ArtèiJ CvlLK e uciur

I f - i ĩT f» *

[:ibiòfầ9 <0'

KYGt '.i rhe»ii'<e *M vvlrbeíe ci c

OK Cse

Hình 9 .2 Hộp ttioạỉ Wofỉi Paste special.

Bằng việc chọn hai tùy chọn này, bạn cho Word biết rằng bạn mucín dữ liệu vẫn dược kô’t nôi với Excel và hiến thị dưới dạng xTiột đối tượng \vorksheet. Tiến trình này được gọi là liên kết dữ liệu. Bằng việc liên kết dữ liệu, bạn bảo đảm rằng dữ liệu trong tài liệu Word luôn khớp với dữ liệu trong tài liệu.

8. Nhấp OK.

Báng được dán vào tài liệu Word dưới dạng dữ liệu Excel sống, lỉíìy giờ bạn sẽ thay đôi clữ liộu trong Excel và xem sự thay đổi này Lrong tài liệu VVord.

9. Đóng Word và lưu lài liệu niới sang ổ dĩa cứng.

10. Quay trở về Excel và thay đối ô C3 thành 7/13/2005. Lưu thay đổi.

11. Mở lại tài liệu Word.

Word cảnh báo bạn rằng dữ liệu được liên kết đă thay đổi và hỏi bạn có muốn cập nhật tài liệu hay không như được minh họa trong hình 9-3.

M«rr<ru^n (V fir« 9T'

1 TI • ; < 1* ^ k Ắ t H. V*.« t»c( c « ) J r b 1 \ỉ>t, i V ' t <«‘V< / | l « ,

i

««94 < t % '

í ' ‘

1

Hình 9 .3 Word hỏi bạn có muõn câp nhâi dử liệu trong tài liệu hay không

http

://da

ta4u

.com

.vn/

234______________________ Chường 9: Xuất dữ liệu sang những ứng dụng khác

12. Nhấp Yos để cập nhật dữ liệu.

Memo mở ra và các thay đổi dữ liệu được thể hiện.

Sử dụtìg d ữ liệu Excel trong rnộl b ản trộii t h ư (mnil merge)

Sau khi momo được được tạo trong bài tập trước được phân bô’, bước tiếp thoo là gởi một bức thư đến các khách hàng này cho họ biô”t về khoản đề nghị chiết khâu 10%. Rạn chỉ việc tạo một bức thư cho mỗi khách hàng bằng việc sao chép và dán thông tin contact từ file Excel trong mỗi bức thư. Tuy nhiên, bạn có thể tạo bức thư một cách hiệu quả hơn nhiều bằng việc sử dụng một bản trộn thư và kéo dữ liệu khách harig'từ íìlo' Excíel. Để làm việc hày bận thêra dử liệu được trộn thư vào một bức thư được phô chuân;

1. Mỏ' Word và sau dó mỏ' KellicKonsultingMcrgeLetter.docx.

2. Nhấp trong dòng trông ngay bôn dưới ngày tháng.

3. Chọn M aillin g > S ta r t M ail M crgc > S t a r t M ail M erge vàchọn Step by Step Mail Merge Wizard.

Khung túc vụ Mail Mcrge xuất hiện ở phía bên phải màn hình như dược minh họa trong hình 9-4.

'ị. Trên danh sách Document Type, nhấp nút radio Letters. Nhấp iiôn kết Next ơ cuối để tiếp tục.

5. Để lựa chọn Staring Document được xác lập sang Use the Curr('nt Document và nhâp Next.

6. Để tùy chọn Usc a n E x is tiu ịí L is t được chọn. Nhấp nút Browse dế tìm íile cho danh sách.]lộp thoại Select Data Source mư ra.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưong 9; Xuất dữ liệu sang nhũng ửng dụng khác 235

• V ' '~ r .K '

ỷ

mcal ÍVM

.. I > ỉ >• * • * . « *•' t

«•<**, >u>< «

«*»»« I.

* ,Ì'""..... •r\:

r • «, . . p . ■ <•-, * , s ,*

' í * s »■> <• y * '\ B r • • » «<:•*? ,

««< V > *•

r.

H ìỉ ih 9 .4 Khung lác vụ VVord 2010 Mail Merge sẩn sàng dấ bắt đẩu việc trộn thư.

7. Định hướng và chọn Tile Excel KellieKonsultingClients.xlsx. Sau đó nhấp OK.

Hộp thoại Select Tabltí mư ra như được minh họa trong hình 9-5 và bạn được nhắc chọn sheot nào chứa dữ liệu.

T a o lé

*’C«Ú "icO T , ỵ t

; n M ,

; Z} TA B lE

i0 ': * ? /2 a 0 ô i - i ĩ . i ĩ i - r l ộ ‘ V i ^ A t L 51

l O ; : 5 ' W < J o . :

1

V d e ỉ9 conlíiT-s O Ki

1

>

C d lK d

* — J

Hình 9 .5 Chọn stieet chứa dữ liệu dể sử dụng cho việc trộn thư.

8 SheetlS sẽ được chọn. Nếu không hãy chọn nó. Nhấp OK.

Bạn được nhắc chọn những người nhận bức thư.

9 Bời vì tất cả người nhận trong sheet Excel sẽ nhận bức thư, hây dố' mọi thứ đưực chọn như dược minh họa trong hình 9-6. Sau đó nhấp OK.

http

://da

ta4u

.com

.vn/


T i« ỉ> ? u> e â s ỉ L ĩ c J n r e ( | , e . .* s e í i e b « tỡ ;’> l u « d d t o o r d id - ^ ^ e v s ư k £ l U 9C 9> e* t ô òfif'. ©< /e « V 5 'v « I \’>r^r% \ 9 \J .Ị t t ữ đ l . c ỉ» c ^ O K .

r ỉ ì a v : . . ' i e I *^* . -A*? *•!>" «* ^ ! '•'IJ ! •• • '# V < '. • « » ; L.-« 1 ^ ' ' , ĩ . ,' 1

C i _ - _____ V

* K c l< i(K o < iv ji< in g i‘ i ự A M n la K3tr<n« K 7 R r W eM R o ^d A m y to n

K e lii» K o < iM ii( in q C I 'ự S u m p l in J«% eph A U s . ĩh i r d íe M e is o n C ity

KeM kcKonHiitíncCi |nl«rrtan Marry l V 6 i H U n \ t ị i . S jm « T o w n *

’ l íe t i i íK o n tu U in ặ C i . t ự i ' U W $ Í ^ U l » ’ í f f t P t X S KOW

K e(lttfK oitsulf(ngCi.. M cC kìUì Sứ^kiOlị 4 3 Ỉ N U ( U n ỉ n O r . wt>ỷK íM «>eK onsư li(n9C I,. ' v r J i i c n i l j R otK A U 3 ị. M ỉ i n l^HeMOCOK eilt« K o h v u ltii^L i. Hdy Xotc4 / W 8 l M 4 tn P h o r n u

./

¥ T h v ' / > •

i t ĩrA

Cáí-ĩỉ-riits.-i' _ i

; ĩ.ivciyr

v X

Hinh 9 .6 Hộp thoại Ward r/laíl Merge Recipients.

10. Khi bạn quay trở về khung tác vụ, nhâp Next để nối kết bức thư với danh sách.

11. Nhâp Address Block để thêm các địa chỉ bên dưới ngày tháng cua bức thư.

Hộp thoại Insert Address Block mở ra và nhắc bạn định dạiìg các tên và địa chí như được minh họa trong h ình 9-7.

■ 7

lỉus

>3&llJd ỉM ỈJ I ‘ 6 « 1 ^

Q. &Ar.(ỉ«k .« > K H ià

•» C 4 « t l C S : ỉ U | 3 C r t t í

'r

» r« .« A

s • A o n *0u> tt*.

1 I> HJoneỉ

a tbit V, Ì',.i ịyr9i

> *0i T ^ t 9 i C « t K Í 9 K t l B í e $ : ' ^ t K T , ' i J - I ? t ' t « Ị i o n

; r I» M J n í© (^ • đ * « s s fci>ộ « r ĩ r««55rt5 í r ữ . J c í v 4 i '. v #«•= ?«8 'a ơ-e Cftr«i tí&tu e«íf*ii ỹ;- l« t

CK

Hình 9 .7 Định dạng tên và dịa chỉ của những người nhân trong hộp thoại Worđ ỉnserlAddress Block.

Mặc dù địa chỉ đầu tiên trông tốt, nhưng nếu bạn cuộn qua đanh sách, bạn sẽ thấy một vấn đề. Dòng thứ hai của địa chỉ không được chọn. Bạn cần làm cho dòng đó của file Excel khớp với một vị trí trên thư trôn.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưởng 9: Xuất dữ liệu sang những ứng dụng khác 237

12. Nhấp nút Match Fi('l(ls cìe hiển r.hị các trường trong sheet Excel và các trường trộn mà chúng dù đưực trộn vào.Danh sách các trường trong khối địa chỉ và các tiêu đề cột Excel •iưưng ứng cua chúng dược minh họa trong hình 9-8.

l* . </. đ e r I c k . c « i V t V i ' I ' S c i ; >

*. rtcĩp .-r? Lĩ» írisxn f'> ĩr-.i f «;. ■Usí Ue 4í<o-<í:. ^ Ií : ĩt-tíi rtie <-cí»c<«ia:e r í t

iũt Ĩ V T ' e ' . ĩ t i - ĩ l d

ỉ ff'.<

:V*1.

;-íj ;• f .

• t . .u *

;• • TA/*

Cvixilu' í>‘ ụplivnat Milorn>d lion

r i s ỉ i • '')<<* V

(notf'3t:iv’ .

^ ^ ô í.' *. •

, vM ' w

|M <| *

!*Litc V

.'not m3tíhệ<' »L i t w O i* ì . . '

•í5:*&•/»« ttir ;o.{i*5>»j5 tữU e A«>ireíi '•*M * * 3 « « » « ; * « ^ )

'J'»v ư*.s :1«*1 c«i r-kt.í : "5r t - s t u ^ . u i

OK 'T y K r *

Hinti 9 .8 Chọn các trường khôi địa chỉ để bao hàm trong hộp thoại Match Fieids.

13 Nhấp mũi tên xổ xuống Ađdress 2 và thay đối giá trị (Not Vlatched) thành Addrcss Lino 2. Nhấp OK.

Sau khi tương hỢp cột mới với một trường trộn thư, bạn quay trỏ' •ề hộp thoại Insort Address Block.

14 Nhấp các nút mũi tôn đế’ di chuyến qua các địa chỉ để bảo đảm •ằng bây giờ chúng dược hiồn thị chính xác. Sau đó nhấp OK.

Bạn thấy lại khung tác vụ Míũl Mergc và các địa chỉ bây giờ được xác lập. Tiếp theo bạn thiôt lậ]) dòng chào hổi.

15 Trong tài liệu, nhấn Enter {lể di chuyển cursor đến nơi bạn Iiuốn xác lập dòng chào hỏi. Trong tác vụ này, nhấp liên kết jrecting Line.

':Iộp thoại Insert Greeting Line xuất hiện với các tùy chọn mà Dạn muôn đã được chọn.

16 Nhấp OK để quay trở về khung tác vụ.

'3ây giờ phần trên cùng của tài liệu trông như được minh họa .rong hình 9-9.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

238 Chưcing 9: Xuất dữ liệu sang những ứng dụng khác

Ị i t f V f / 5 í

i a « f !.

ĩ » 9 7

J :'*n R .fW '»

» ' í ỉ ỉ * . ' 6 \ " r ĩ ^ e tsk 4'

Hlnli 9 .9 ĩ à i liệu Word trônịi giõng như hinh minh họa này sau khi thêm các truíờngtrộn thư.

Bạn sẵn sàng xem trước và tạo các bức thư.

17.Nhấp liên kết Ncxt để xem trước các bức thư.

Bức thư cho người nhận mà bạn vừa xem sau cùng xuất hiện. Nhấp các nút mũi tôn trên khung tác vụ đc bảo đảm rằng t ấ t cả bức thư trông phù hợp.

18.Nhấp liòn kết Next để hoàn tấ t việc trộn bức thư.

liước cuô’i cùng ỉà biên tập các bức thư riêng lẻ hoặc gỏi toà.n bộ bức thư đến máy in.

19. Chọn việc bạn muốn biên tập các bức thư hoặc gởi các bức thư đến máy in và sau đó đóng rồi lưu tài liệu.

Việc trộn thư hoàn tâ't.

S ử dụng dữ ỉiệu E x c e l trong Pow crPointMặc đù ứng dụng phổ biến ỉihấl của dữ liệu Excel trong Wor(l là lạo

các bản trộn thư và roport (như được mô tả trong phần trước), tirong PowerPoint, dữ liệu Excel thường dưỢc sử dụng nhiều nhấ t để tạ o các biểu đồ. Bạn đã học cách tạo và làm việc với các biểu đồ trong Excel trong chương 5, do đó trong phần này bạn chỉ tạo một biểu đồ được liên kết đơn giản để bạn có thể thấy cách liên kết dữ liệu Excel vđi mộtt file PowerPoint.

Để tạo một biểu đồ trong PowerPoint sử đụng dữ liệu Excel hiệm có, bạn làm việc với cả PowerPoint và Excel. Bạn mồ một íĩle Excel.có một b i o L ỉ đ ồ được tạo, sao chép biểu đ ồ và sau đ ó dán biểu đ ồ lên trên một sliđo trong PovverPoint. Biểu đồ vừa có được được liên kết với dữ liệu. Bạn tost liên kô”t này ỗ cuối bài tập này.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 9: Xuất dữ liệu sang nhũng ứng đụng khác 239

'J'rong bùi tập này bạn sao cliỏp một biốu dồ thanh trình bày thông Un íió:i dơn cho các khách hàng Kc‘l]j(- Konsulting và sau đó dán biểu đồ vùo inộ*: .slidc PowerPoint dio inộL (lirMì hình quản lý.

1. Mò' ni(3 KeiỉioKonsultingClientsGraph.xlsx.

2. Chọn sheet biểu đồ. Chọn biểu đồ và nhấn Ctrl+C để sao chép nó.

Sau klii bạn dã sao chép biểu đồ sang Clipboard, bạn sẵn sàng mở một cliồn hình (prcsentalion) Po\veírPoint và dán dừ liệu lôn một slitÌL*.

3. Mư PovverPoint và nhấn Ctrl+V đô’ dán biểu đồ trên sliđe trống như được minh họa trong 9-10.

Theo mạc định, biểu dồ được đán dưới dạng một biểu đồ được liên kốL với dữ liệu Excel gôc. Nhâ^p thỏ Paste Options (được đặt ở góc piiai phía dưứi của hình 9-10) sõ cho bạn thêm một vài tùy chọn. Uạn cú Lliù’ thay đổi phần Lử mà bạn đã dán từ biểu đồ được liên kốl sang một biêu đồ (Jưực lién kết với toàn bộ vvorkbook được (lưa vào diỏn hình PowerPoint hoặc sang một ánh của biểu đồ không dược liên kết.

Ngoài ra, thè Paste Options cho bạn quyết định xem biểu đồ được dán mang (lịnh dạng Lừ thome của file Excel hay từ them e của file diỗn hình (mặc định).

A -

CticklodCrl

T e u l b i H

ị i

11 iI íỊ ị

• : i / • n . •••

Hình 9 .1 0 Một biểu dổ Excel được dán vào PowerPoint.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

4. Lưu diễn hình sang ổ đĩa cứng và đóng PovverPoint.

Sau khi bạn đà liên kết biổu đồ với diễn hình, đã đến lức xem dữ liệu cỉược liên kết thay đối.

5. Quay trở về Excel, thay đổi giá trị cho ó Shect2!D9 thành 120,000

6. Mở ỉại diễn hình PovverPoint được lưu.

Khi bạn md diễn hình, PowerPoint tự động lưu dữ liệu mới từ bảng tính Excel đế cập nhật biểu đồ trong file diễn hình,

lOiông giông như trong các phiên bân trước của Office, nơi mà việc thêm các biểu dồ vào PowerPoint đã đòi hỏi bạn quyết định liệu dữ liệu sẽ nằm trong diễn hình hay trong Excel, tấ t cả việc tạo biểu đồ với onico 2010 được thực hiện bàng cách sử dụng Excel. Mặc dù dữ liệu có thê nằm trong một filo diễn hình hoặc một fìle Excel riêng biệt, nhiíng tế t cả chức năng của Excel có san ữ một trong hai trường hợp.

Ngoài ra, bạn có thể thêm đừ liệu Excel vào diễn hình dưới dạng một bảng (table) một cách chính xác như bạn đã thêm nó vào Word như dược mô tả trong phần trước "Sử dụng dữ liệu Excel để tạo một repor trong Word”). Sao chép dữ liệu trong Excel, di chuyển sang PowerPoint, sử dụng Pasto Special đế dán dữ liệu và sau đó liên kết nó.

S ử dụxtg d ử liệ u E x c e l v ó i S h a re P o ỉn tSharePoint là một sàn phàm Microso/t OíTice cho bạn tạo các vùng

lưu trữ, vùng thảo luận và Web Site ch. đội. Nó được th iết kế để cải thiện cách đội của bạn giao tiếp và cộní- tác. SharePoint thường được thực th i trong các công ty có qui mô xí nf liệp, đòi hỏi m ột servGr riẻng biệt để lưu trữ và điều khiển thông tin. . lột server SharePoint thường được thực thi và được điều khiển bởi một bộ phận IT.

Nhằm trao dổi cho những nguồn tài nguyên bổ sung và tính phức tạp cần thiết để thực thi và báo trì SharePoint, bạn có được một vỊ trí để lưu trữ bất kỳ tài liệu cần đưỢc truy cập hoặc được thấy bởi nhiều người. SharePoint điều khiển việc truy cộp các tài liệu và duy trì lịch sử của các thay đổi đối với chúng.

Trong phần này, bạn học cách tạo một thư viện tài liệu (đocument library) trên một hệ thông SharePoint, lưu trữ các tài liệu Excel trong thư viện dó và truy tìm các tài liệu Excel từ thư viện.

Truy cộp site SharePoint

líhi bạn được cho truy cập site SharePoint, bạn cũng được cho các hướng dẫn về cách đăng nhập và truy cập các vùng mà bạn cần. Thông tin này có lẽ nên bao gồm những mục sau đây:

* URL cho site.

240____________________ Chưqng 9: Xuất dữ liệu sang những ứng dụng khác

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 9: Xuất dử liệu sang nhũng ứng dụng khác 241

K II) cá lỉhchi hoậc iCnì ìỉ^ười ( t ù ì Ị í i cho siỉco P( ISSU K>nỉ cho sUe

t)ể truy cập si te, nháp URL vào trình d^yệt. Bạn được nhắc nhập thông tin dàng nhập (ID và password). Hoàn tấ t thông tin và nhấn Entor. Trình duyệt sẽ định hướng sang trang mặc định của site. Một ví dự <lược minh họa trong hình 9-11.

Hình 9.11 Trang chủ SharePoínt mặc dịnh.

M ộ l Ì p o í k ị n íìữ n q ưu ih ế cù o S lìa r c P o in t lò n k ữ n q IÙ14 c lìc n iủ i j t iế n củ a nó.

Đ ế i vói cóc mục ^ícỉi CÙQ nkữnq íà\ fộp sự tù ij biến Lỉiônq ^ược ổpdụng cfỉO

cóc siU. Đ iểư 3ó ncỊỈiĩa là màn íiìníi |p6nq rđ i kíìóc VỚI nf>ữn9 íiìnk này. C kứ c

nđnq vò CQC nút dược sứ dụnq sẽ ỈẬ nitư tkế nli ưng v i tpí cOo các nút cố ihế khóc

nỉiou.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

ở góc phải phía trên của cửa sổ trình duyệt, bạn sẽ thây miột nút Site Actions. Sử đụng nút này để thêm và biôn tập các trang vào site và duy trì các xác lập site.

Trong cột trái, bạn thấy một loạt các link dẫn đến nội dung site đã hiện hữu. Sử dụng những link này để định hướng site. líhi b ạn thêm các thư viện tài liệu và những mục khác vào site, chúng được thêm vào danh sách này.

Tạo niột Ih ư v iện tài liệu t rên site SharePoint

Một thư viện tài liệu (đocument library) ỉà nơi SharePoint lưu trừ các tài liệu sao cho những người khác có thể truy cập chúng. Các thư viện tài liệu có thể chứa nhiều loại tài liệu khác nhau. Bằng việc lưu trữ một tài liệu trong một thư viện, bạn bảo đảm rằng mọi ngưòi xem tài liệu đó dang xcm cùng một phiên bản. Bởi vì tài liệu được lưu trữ trong chỉ một nơi (trong thư viện) thay vì ở nhiều nơi (trôn các ổ đĩa của mọi người), bạn biết rằng nhiều người đang xem cùng một thông tin. Khi một người thay đổi tài liệu, người khác có thể được báo cáo về các thay đổi.

Trưởc Idii bạn có thể lưu trừ các tài liệu trong m ột thư viện, thư viện phải được tạo. Bạn có thể phải tự tạo nó hoặc có lẽ nó đả được tạo. Làm theo những bước sau đây để tự tạo một thư viện:

1. Từ site SharePoint, nhâp nút Site Actions và chọn Create.

Bạn thấy màn hình Create.

Đ iều bạn cầ n b iế t

Nếu b ạ n k h ô n g có m ộ t tùy c h ọ n Create , b ạ n d ã k h ô n g đ ư ợ c c h o p h é p tạo các chành pUần site mới. 'ĩrong trường liựp này hãy nhảy qua bài cập này đến plìầii "Uplonđ niộc f ile Excel bằng cách sử dụng SharePoint".

Ngoài ra nếu công ty của bạn sử dụng MOSS 2010 hoặc SPS 2003 có lẽ bạn đã dược cho truy cập MySite, đây là một vùng trên site SharePoint mà bạn có thể điều khiển và chỉ bạn mới có th ể truy cập. Nêu bạn truy cập một vị trí flle MySite, sử dụng nó trong các bài tập trong phần còn lại của chương này. Nếu bạn không chắc chắn xem bạn có truy cập MySite hay không, hây hỏi người hỗ trợ IT.

2. Từ cột đầu tiên, nhốp link đầu tiôn, Document Library.

Bạn thấy cửa sổ New cho các thư viện tà i liệu như được m inh họa trong hình 9-12.

242 Chương 9; Xuất dư liệu sang những ứng: dụng khác

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương '9: Xuất dữ liệu sang những ứng dụng khác 243

Hình 9 .1 2 Trang New Docuíìient Library StiarePoint.

Sử dụng hộp thoại này để định nghĩa thư viện tà i liệu mà bạn sẽ sử dụng để lưu trữ các file Excel.

3. Điền vào thông tin sau đày:M Ncỉnie: Gõ í ihập Ke/lĩơKoiìẴiilliiìgExceiDociiments.

ữ Description: ơõ nhậpDociimeiiílibraiy/orKellieKonsulỉing'ssales rtiiil Imckiiiiị Rxcelfi!es.

• Create a Version E dch Time Yoìi Edìl a File in Tỉỉis D ocĩim eut Library: Chọn Yes.

• Doctinieìil 'íeDiplatừ: 'íừclauh sácb xổ.xiiốiìg, íbav đổi loại tempỉate I h à n b j \ í i c > x ) s o / f O ffic e E x c e l S Ị ì i v a c ừ b e e t .

4. Nhấp C rc a te .

Sau khi bạn đã dịnh nghĩa tiiicít lập cho thư viện, SharePoint tạo thư viện và thay dối khung xom sang thư viện. Bởi vì thư viện chưa có bất kỳ tài liệu, trang hiển thị hầu như rỗng.

Bạn sần sàng thêm các tài liệu vào thư viện. Bạn có thể thêm các tài liệu từ SharePoint hoặc Excel. Bởi vì bạn đã ở trong SharePoint, bạn sẽ bắt dầu ở đó.

u p lo ad một file Excel bằng cách sử dựng SharePoint

Để upload một tài liệu Excel lên thư viện từ SharePoint, bạn sử dụng tính năng ưpload từ thư viện. Bạn có hai tùy chọn: ưpload mỗi lần một tài liệu hoặc uploađ mỗi lần nhiều tài liệu. Trong bài tập sau đây bạn upload một tài liệu:

1. Từ thư viện tà i liệu, nhấp mũi tên xổ xuống ưpload và chọn ưpỉoad Document.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

244 Chưdng 9: Xuất dữ liệu sang nhưng ứng dụng khác

Bạn thấy hộp thoại Upload Documcnt trong thư viện như được minh họa trong hình 9-13.

Sử dụng trang này để tìm và upload bảng tính Excel lên thư viện.

Hình 9.13 Upload một tài liệu Excel lừ SharePoinl sang Ihư viện.

2. N hâ”p n ú t B row se và đ ịn h hư ống đ ến fileKellieKonsultingClientsTables.xlsx trôn ổ đĩa cứng. Sau khi bạn đã chọn Ole, nhấp Open.

3. Trong hộp Version Comments, gõ nhập Initial Upload. Nhâp OK. (Nếu bản cài đặt của SharePoint đă không được bật chức năng xác định phiên bản (versioning), bạn sẽ không thấy hộp Version Com- ments. Trong trường họp này chỉ việc nhấp OK).

Bạn quay trở về danh sách thư viện tài liệu mà bây giờ liệt kê tài liệu như được minh họa trong hình 9-14.

I l ị K « i b « K o n s v ư t Ị n 9 £ a c $ i ữ o c u n i« n t ỉ

' «■« • 'HHt • «■»- • •

• . I—

•Ml*

Hình 9.14 Tài liệu mầ bạn dã upload xuất hiện trên trang thư viện tài liệu SharePoint.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Sau khi bạn có một tài liệu trong Lhưviộn, bạn có thế' làm việc với nó từ SliaroPoint bằng bấ t kỳ cách sau đây:

B Doiviìlodd nô .\7íô’//c> máy líiìh dế có Uìói hản gao cực bộ dể xem và ììíịbiên dìu.

B Chí/ck OIIỈ lìó lừ íh ư r iệ i ì ííố thực h iện các Ih ã y đ ổ i rà sriii đ ó cbeck in nú !rơ lại SIK) cho iibiìiHỊ IIÍ>I!Ù'Ì khác có thề tmv cập file đỉ(Ợc cập lìhậl.

^ 'l’h(iy clổi lũiì rà Iìbr/Iìi> /hiiộc liiìb khác cíui là i liệu.

H 'íbữnt nbữniị íh iiộc lín h khúc rào là i liộií đ ể làm cho việc tìm k iém irên (lữ liỌii trử ììê iì tìỗ ílàììtị hưu.

Sí X ód là i liệu ra k h ỏ i Ibìi' rĩệii.

Bạn có thô tìm hiểu thòm về việc làm việc với các tài liệu trong thư viộn từ hộ thống Holp bên trong SharePoint. Nếu bạn làm việc thường xuyên vói SharePoint, có th ể bạn muốn kiêm tra một class (lớp) riêng b i ệ t CLÌa S h a r e P o in t .

upload một fjle Excel bằng cách sử dụng Excel

Đế upload một tài liệu Excel lôn thư viện từ Excel, bạn mở tài liệu từ Excc l và sử dụng các tùy chọn xuất bán (publish) cài sẵn vào Excel 2010. Làm theo những bước sau đây:

1. Mỏ' Excel. C họn O ffic e > O p c n để mỏ' file có tê n là KcllicKonsultingClientsCìraph.xlsx.

2. Chọn O ffice > P u lis h > D ocum ent M an ag em en t S e rv e r đếxuất nie lên thư viện tài liệu.

Bạn thấy nhữnịĩ gì trôníĩ íĩíốnR như cửa sổ Save As bình thường. Tuy nhiên, trong trường hỢp này, dường dẫn trông khác. Excel dang cố lưu tài liộu sang một netvvork shortcut. Bởi vì bạn chưa cho Excel biốL sorver SharcPoint nam ư (lâu, nó đang cố đoán.

3. Quay trờ về thư viện tài liệu SharoPoint trong một cửa sổ trình duyột và chọn URL hiện hành lôn đến dấu gạch chéo ở phía trước từ Forms. Sao chép phần đó cửa URL,

Từ bây giờ trở đi, URL này được gọi là đường dẫn cho thư viện.

4. Quay trở lại hộp thoại Excel Save As, Dán URL ở phía trước tên tài liệu trong hộp thoại Save As. Nhấn Enter.

5. Nỏu bạn được nhắc nhập tôn người dùng SharePoint, hãy cung cấp nó.

Chưdng 9: Xuất dữ liệu sang nhữrig ứng dụng khbC____________________ 245

http

://da

ta4u

.com

.vn/

6. Quay trở về thư viện tài liệu SharePoint trong một sửa sổ' trình duyệt. Làm tươi (Reíresh) cửa sổ.

Tài liệu sẽ được thêm vào thư viện, cho bạn hai tài liệu trong thư viện như được minh họa trong hình 9-15.

246 Chương 9: Xuất dữ liệu sang những ứig dụri'g khác

_ . >ệt V V V - *• t .A V < » < > v

___ _ Ị

. 4

Hình 9.15 Thư viện lài liệu chứa hai tằi liệu mà bạn vừa upload.

Truy tìm các tài liệu từ th ư viện

Nếu người khác đã lưu trừ trong thư viện một tà i liệu nià bạji cần xem, bạn có thể truy tìm tài liệu. Bạn không truy tìm một bản sao có thể biên tập của tài liệu vào thời điểm này: bạn chỉ việc truy tìm một bản sao mà bạn có thể xem và sử dụng cho việc nghiên cứu.

Bạn có thể truy tìm các tài liệu từ Excel hoặc SharePoint. .Tuy nhiên , bạn có thể thấy rằng tiến trình dễ dàng từ SharePoint dến nỗ>i bạn Idiông sử dụng tiến trình Excel.

Sử dụng SharePointBạn có thể truy tìm các tài liệu từ thư viện bằng cách sử dụng Excel

hoặc SharePoint. Bởi vì tiến trìn h dễ đàng và sạch hơn từ SharePoint, bạn làm điều đó trước tiôn:

1. Từ site SharePoint, định hướng sang thư viện tài liệu.

2. Nhâp tên của tài liệu mà bạn muôn trụy tìm. Nếu bạn được; nhắc nhập tên người dùng và password, hây cung cấp chúng.. Nếu Document M anagement Task Pane không mở, chọn S e rw e r > D o cu m en t M an a g em en t In fo rm a tio n để mở khung tá c vụ.

Một bản sao cục bộ của tài liệu được tạo trên ổ đĩa cứng vài được mở trong Excel. Ngoài ra, khung tác vụ Document M anagement mở như được minh họa trong hình 9-16.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 9: Xuất dữ liệu sang những ứng dung khác 247

. - U - I 6 * s« •'>>*■> • ' > Ĩ i - . M - ..V

* i , * * * » l í ' m h < í>5 n ) > * í - . í I y '

í ^ '* TlPKĨW»Ì»*

B / u A*

- > A** « ■» 9 -

i-.•Ẳ . 1

1

ị ỉ ỉ - / - J ^ a c

, r r r W t • T i w w ; r . ,

. c n t i ỉ / 2 l / 2 » » 5

7 /1 3 / ; o w J íii.y .c 1

w Josep^ ê u i i ip tm S ^ 3 ,ÍC 0

H ^rrv K ì< m ăf* »2,'20/ỉC05 566.X H }

Uii le \v ) ỉ I n , Xứ• i4ĩ<iir A.icGo)r« ì / ì / ỉ o o i 5 i i o ' » o

4 F«itc^ơ0 7 /7 /2 0 0 6 * ẫ U . > »

ĩ K cn « Ray 9/l9/?OC>Ì $ 5 5 0 ,5 0 0

• 1; T íY Ío r T * iọ r p e lỉìx /ĩoo i SAS.KO

12 JiU T e « i/lAỈÌCỒà.

ĩ ; iCin V i ỉ / z c c é . s?5 XKJ

S snè. k

6díie»5

u > c p c ' t ĩ t I

0 ,

$(a Cm

; )

4>

I ^

i3ií»

21

2:' 1•« 4 •

í ỉ t ỉ e

” 6 e t L W V i i ' C » W ^ i..

; ,1 ' ĩ ^-ì

Hinh 9.16 Khung tác vụ Documenl Management.

Khung tác vụ Document Management trình bày cho bạn nhiều thông tin khác nhau về tình trạng của tài liệu và những người dùng site SharePoint. Khung tác vụ này có 5 tab, từng tab cho bạn biết thông tin khác nhau về site của bạn:

M Sla lns: Biển thị bạn có bán SIIO cập nhật nhất của lài liệti hay kbôììỊị. .\ỐII người khác íhực hiện các Ihav dổi đối 7'ới tài liệu khi bạn đang xem nỏ. mội thôiiỉị háu dược hiổìi thị ở đây.

8 M euibers: Xác địiih các thùiih viên >iào của site Online t>à không oiìline. Nếu b ạ n sử d iu ig mội Iroiiĩị các sản p h đ m g ờ i thông báo tức thì MiavsoJì, tab nàv cũìtg cho hợìi Ibẩv iỉ'Ợf!g thái của mồi người dùng (Online ìooặc away). lỉạn cớ thểqnvếl đ ịnh trạng thái của mỗi nẹười dủiig bằng mân của chấm Iròn ở ph ía tníớc tên của ĩìgườí dùng này.

s 'la sks: Biổii thị cdc tác vụ hiện hảiih được kết hợp iHỳisiteSharePoiìit. một số lác ĩ 'u nãy tổng tbổcho dự ân, một số dành riêng cho ìisername của bạn vả một số thậm chi dành riêìỉg cho tài liệỉi mà bạn đang làm viêc.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

248 Chương 9: Xuất dữ liệu sang những ứng đ ing khác

M Documents: Liộì kê cức tài liệu Irong thư 1'iộiì ìiăy. Bạn có IhổSìì dụniị ìnb ììàv cỉổ mở các tài liộií ỉừsite cbo dù chúng cóplhìi ìà các rải liệu Excel hay không.

M Liuk: ìliển thị các liiik cUĩn đốn ìihữiỉg site khác đã diiợ< lidi trữ íroiiq si/e. x/yữiiíị link ìiày cỏ Ihể lá bát cứ Iibiìitq gì từ các iitk (iằii đ ỏn site CÔHÍ’ IV cỉổìì các lú ik d â n âế)i các sile khách b à n ị 1>Ù (iẫn ctến cácsH c bử u cliiiiiị m à inịKời nào đó t7x>níị(ỉộị làm việc tq h ĩ n ô ncíiiực theo dồi.

Sử dụng ExcelNếu bạn đã được kết nô'i với site SharePoint, bạn có thể sử djng các

link trên tab Document trong khung tác vụ Document M anagenent để mở các tài liộu. Nê'u bạn đã không được kết nối với site, địnl- hư(íng sang site và sau dó mỏ' tài liệu;

1. Từ Excel, chọn OíTice > Open.

2. Thay th ế đường dẫn hiện hành bằng đường dẫn thư viện ;ài liệu. Nhấn Enter.

Cửa sổ open thay đổi một chút. Thay vì thấy các tà i liệi trong khung tác vụ mà bạn quen thuộc, bạn thấy tên của thư ’iện và sau đó là danh sách các tài liệu như được minh họa trong lình 9-17.

3. Nhâp tên của tài liệu mà bạn muôn mở và sau đó nhấn In ter.

Một bản sao cục bộ của tài liệu được tạo trên ổ đĩa cứng ’à được mở trong Excel. Ngoài ra, khung tác vụ Document Management mứ. Bây giờ bạn có thể sử dụng tài liệu này cho việc nghên cứu và thông tin.

•s i;p«-

hĩtp.' 1

- ^ ..... ..

Ì

Shared Documents ị

. 1

' 'c í 1»

11

pÌ.kÍ

i <ỉw>tkVt.'ci1

1ỉ

.Tciíií • H \ O n ¥ Ì

Hình 9 .17 Cửa sổ Open của thư viện tài liệu.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 9: Xuất dữ liệu sang những ứng dụng khác 249

Thực hiện các tliay đổi đôi vói mộí fik‘ Excel từ m ột th ư viện

Sau k-hi bạn thêm một tài liộu vào thư viộn, bạn nên check out tài liệu đổ thực hiện các thay đổi. Check out tài liệư từ thư viện để thực hiện các thay đổi sẽ bủo đam rằng chỉ một người đang thay đổi tài liệu vào một thời cliểm bâ t kỳ và rằng các thay ilối (lược thực hiện đôi với bản sao gần đây n liâ t của tài liệu.

Bạn có thổ chock out các tài ỉiộu từ phiên cluyột hoặc Excel.

Check ou( mội íài liệu hằii^ cách sứdụiiỊỉ SharePointliíỊn check out một tài liệu từ SharcPoint từ khung tác vụ Document

L ibrary:1. Từ sito SharcPoint, (lịnh hướng (lến thư viện tài liệu.

2. Từ danh sách xố xuô”ng cho một trong các tài liệu, chọn Check OuL.

Một thông báo canh báo bọn hãy cấn thận khi mở các tài liệu từ nhừng vị tr í khác như được minh họa trong hình 9-18.

I<hông có gì dường như thay dổi. Lý do là check out một tà i liệu theo cách này sõ không download tài liệu sang ổ đĩa cứng - nó chỉ thay đỏi trọng thái của tài liệu. Bây giờ bạn phải download tài liộu để thực hiộn các thay đổi cho nó.

Y ô u i c « à t i ý U l ĩ ồ c h e O . o o tf ỉàfi»e ngCt»rĩsT5 >J2;'

Ụ - i í rrry t o c d l l o ld e r

C d l i i . e

Z o 4 \ l '4 ỉ» r 'ýOU’ ( W 5i© ijf#r n {"ìS

S ' j $ p i o o u í , 0f y c ^ j f i j ỉV í í i / c : t I b c í o ư n ' . c j :> n r . c ; - * n i h r l i e

Hình 9 .18 Internet Explorer hiển Ihị cảnh báo này bâ'{ cứ khi nào bạn check out một tài liêu.

3. Từ danh sách xô xuòng cho tài liệu được check out, chọn Edit từ menu Excel.

4. Khi được nhắc, hoàn tấ t username và passvvord và nhấp OK.

Tài liệu mở trong Excel với khung tác vụ Document M anagement hiến thị. Lần này tab Status cho thấy tài liệu được check out như được minh họa trong hình 9-19.

Bây giờ tài liệu có sần để bạn biên tập.

http

://da

ta4u

.com

.vn/


0 ' J t u n k C ' t Ị t r r , ệ n i ^

J KdUiv C:^ $te

SS!’;4 .J 1 \ '

S t a t v s

O o íiA T itn i d e c Ì J í J 0 - t to :

».3p >v Ja .o (k

' CâCt ỉổỉieẳ ' Clp‘.6 s ..! JSUH'đ.í:efl; 10/:0/2006 U::èìAW

. -?Hình 9 .1 9 Khung tác vụ Documenl Managem ent biêu ỉhị m ộl tài liệu được check Out.

Check out một íài liệu bằng cách sử dụng ExcelTrái với tiến trình trước, check out một tài liệu trong Excel được thực

hiện từ một tài liệu mỏ và đơn giản:1. Làm theo các bước trong phần trước "Sử dụng Excel" để md tài

l i ệ u L r o n g E x c e l .

Khi một tài liệu mở từ một servcr, bạn thấy một tập hợp lệnh mới mà bạn có thể truy cập bằng cách chọn OíTice > ServGi'.

2. Sau khi tài liệu đưỢc mở, chọn Office > S e rv e r > C h eck O ut.

Bạn thấy một thông báo cho bạn biết tài liệu sẽ được ỉưu trữ cục bộ ở đâu sao cho bạn có thể làm việc trên nó như được minh họa trong hình 9-20.

3. Nhấp OK để thay đổi sang bản sao có thể biên tập của tài liệu.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưong 9: Xuất dữ liệu sang nhiíng ứng dụng khác 251

l i i .1

T a . * ; . v »C«I f t v V ,cc«-*P i-:íf 8.'

í;;íỉ.5'w:itT i v V ea i c í f J> k ‘. j i -,«> t) * . k«v41' .V KI

Dcn'C S fia> n i6 S S ^ «

ÍX

Hình 9 .20 Thông báo này cho biết tài liệu được check out sẽ được lữu trữ ở đâu.

Tải liộu mở trong Excel vứi khung tác vụ Document M anagement hión Lhị. Lần này tab Status biốu thị rằng tài liệu đă được check out (xom hình 9-19).

Clicck in ÌHỘÍ tài liệu sử dụiỉg ExcelSau khi bạn đã thực hiện các thay đổi đối với tài liệu, bạn phải check

in lại tài liệu sao cho những người khác có thổ thấy nó. Để làm điều này, thực hiện một trong những điều sau dây:

^ ' í ừ l í x c e l , s ử c l ụ n i ị n i ộ i I r ( » i í > b a i p h ư ư > i f ị Ị ) h á p S C I I Í á ã v :

-7 .\hấf> liiik Cbeck hì trên !ah Slaliis trong khioìg lác lĩự Docnment Maiiagừỉiieiil.

m Chọn Office > Servcr > Check In.B 'J’íỉ SharePoin/. chọn Check In lừ danh sácb xổxnổ ììíị có sẵn lừ tên

ìùi liệu.Bất kô' bạn chọn chcck in tài liộu thoo cách nào, bạn được nhắc cung

câ']> thõng tin lịch sử phiên bán. Thông tin này cho những người dùng khác biết nliững thay đổi nào mà bạn có thể thực hiện đôl với file và tại sao bạn phai thực hiện chúng.

Ngoài ra nôu bạn dự định thực hiộn thêm các thay đổi đôl với tài liệu, mỏi phương pháp check in tài liộu sẽ cho phép bạn check out tài liệu. Bàng việc upload chỉ tài liệu, bạn liếp tục ngàn những người khác thực hiỌn cac thay đổi đôl với tài liộu trong khi vẩn cho phép họ thấy những thay doi mà bạn đã checlc in,

Loại lỉỏ m ột clieckoiií ra

Nếu bạn thấy rằng bạn đã chcck out nhầm tài liệu hoặc sau cùng nếu bạn không cần thực hiện các thay đổi, bạn có thể loại bỏ việc checkout tài liệu:

^ 'íữ líxcel, chọn Ọffice > Server > Disceird Cbeck Out.o Từ Sb(iì'ePoiiil. cbọii Discanl Check Oiit từ danh sách xồ'xíi.ống có

sắii từ lên tài ỉiâii.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

252 Chương 9: Xuất dữ liệu sang nhưng ứng dụng khác

Thuật ngữ

check ou l: Tiến trình truy tìm một file tử m ột thư viện và cho phép c h ỉ người đã check out nó thực hiện các thay dổi. Khi người hoàn tất việc thực hièn các thay dổi, ngưòi này check in tài liệu để làm cho nó có sẵn cho những người đùng khác.

docum en t lib ra ry (thư v iệ n tà i ỉiệu): Một vùng được diểu khiển cho việc lưu trữ các tài liệu mà nhiều người sẽ cán truy cập; thường được lưu trữ trên một máy tính từ xa hoặc server thay vì một máy tính cục bộ,

dovvnload : Lưu một bản sao của một lài liệu từ một server hoặc s ite trên một ổ đĩa cứng.

m ail m erge (trộn Ihu): Tạo một số bửc thư, nhãn hoặc tài liệu, vể cơ bân tất cả y như nhau nhưng có nội dung được tùy biến dựa vào nội dung cúa một fìle riêng biệt. Trong bải tập trong chương này mail merge đã tạo một loạt các tài íiệu Word được tùy biến cho mỗi khách hàng dựa vào thông tin được kéo tử một tài liệu Excel.

O ííice L ive : Một sản phẩm M icrosoít tương tự như ShareP oin t nhưng được host bỏi M icrosoít dành cho các doanh nghiệp nhỏ hơn. Mặc dù Office Live không có lấ t cả tinh năng của SharePoint, nhưng nó dựa vào các qui tắc y như thế,

p la tto rm (nền): Tổ hợp mầy lính và hệ điểu hành mà bạn sử dụng để chạy diễn hình. Các ví dụ về các nến máy tính là các máy Linux, Mac và PC.

S h a re P o in t: Một sản phẩm M icrosoíl gồm phán mểm chạy trẽn se rve r và tạo điều kiện cho việc giao liếp giữa các thành viên đội cả nội bộ và bên ngoài. Toàn bộ SharePoint cho phép tạo các thư viện tài liệu, cuộc thảo luận, thông tin liên kết, các lịch, theo dỏi tác vụ, các tiến trình chữ ký, dòng làm việc và Web site,

up load; Lưu một bản sao của một tài liệu từ ổ đĩa cứng lôn một ổ đĩa từ xa trên một server hoậc site; ưãi VỚI dovvnload.

URL: Uniform Resource Locator theo cách nói của chuyên gia; đối với những người dùng còn lại, là địa chì của m ột W eb site.

ve rs ion {p h iê n bản); Một bản sao của một tài liệu dược tạo và được lưu trữ vảo một thời điểm nào đó. Một phiên bản giúp Iheo dõi Irạng thái của một tẳi liệu vào m ột thời điểm cụ thể.

ve rs ion h is to ry (lịch sử ph iên bản): Tập hợp chú thích và ngày tháng biểu thị m ột tải liệu đã được cập nhật khi nào, nó đã được cập nhật như Ihế nào, lại sao nó dã được cặp nhật và ai đã cập nhật nó.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưong 9: Xuất đữ liệu sang những ứng dụng khác 253

Thực hành1. Sự khác biệt giừa ba định dạng file csv khác nhau mà Excel có

thể Lạo là gì?

2. Đúng hoặc sai: Bạn có thế lưu hai shoet dữ liệu trong cùng mộtf i ỉo csv.

3. Ilãy cho biết hai ưu điếm CLÌa việc liên kết dữ liệu Excel khi dán vào một ứng dụng khác.

4. Trưừng hợp nào trong những trường hợp sau đây bạn không thể tạo một bản trộn thư (mail mcrge) từ tài liệu Excel ?

a. Dữ liệu từ bảng tính Excel nằm trong nhiều sheet.

b. Các tên cho dữ liệu trong bảng tính Ichông khớp với các tên định nghĩa sẵn trong bán trộn thư.

c. Sheet Excel chứa nhiều cột dữ liệu hơn bạn muốn sử dụng trong bản trộn thư.

d. Shoot Excel chứa nhiều hàng dữ liệu hơn bạn muôn sử dụng trong ban trộn thư.

5 Hãy cho biêt một lý đo bạn nôn kiếm tra nhiồu record khi chuẩn bi trôn thư.

6 Đúng hoặc sai: Theo mặc định một biểu dồ được dán vào một diễn hình PowerPoint được liên kết vù có thể biên tập.

7 Hây cho biết một lý do tại sao bạn có thể chọn SharePoint thay vì Office Live hoặc ngược lại.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

8. Điồu nào trong số nhừng điều dưới đây cần th iết để tạo một thư viện tài liệu?a. Một username

b. Một passNvord

c. Một URL cho site

d. Tất cả các câu trên

9. Đứng hoặc sai: Bạn phải có quyền tạo các thư viện để lưu trữ các tài liệu trong đó.

10. Thao tác nào trong những thao tác dưới đây không thể thực hiện từ Excel?

a. upload một tài liệu

b. Check in một tài liệu

c. Tạo một thư viện trên SharePoint

d. Loại bỏ việc check-in một tài liệu

11. Hãy cho biết sự khác biệt chính giữa việc truy tìm một tài liệu và check out nó.

254 Chưtíng 9: Xuất dữ tiệu sang những ứng dụng khác

12. Giải thích lý do tại sao lịch sử thư viện quan trọng.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chươrg 10: Phàn loại và lọc dữ liệu 255

Phân loại vò lọc dữ liệu• • •

N hừngdiếm chính! f 'tìm hiển tại sao bạn ÌIÔII pbâii loại boậc lọc dữ liệ ìi 9 Pbùìì lo ạ id ũ liệ ii ^ í.ục dữ liệu^ Tố chức d ữ liêu bằng iìhữiiiị cách khác

Khỏi đ ộ n g

Cáu hỏi

1. Sự khác biệt giửa việc phân loại dừ liệu và lọc dữ liệu là

2. ư u điểm lớn nhát của việc phân loại dữ liệu là gì?

3. Bạn có thế’ phân loại trên các phần tử thay vì các sô” hay không?

4. Bạn có thể phân loại mỗi lần trên nhiều trường hay không?

5. ư u điểm lớn nhất của việc lọc dữ liệu ìà gì?

6. Khi bạn thêm một bộ lọc vào dữ liệu, nó có loại bỏ bộ lọc trước hay không?

Tãng tốc

Nô’u bạn đã quen thuộc với việc phân loại và lọc đữ liệu trong Excel 2010, hãy nhảy đến chương tiếp theo.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Cho dến bây giờ trong chương này bạn đã làm việc với các dataset đu nhỏ nên bạn có thể thấy và hiểu dừ liệu một cách hợp lý. Tuy nhiên, trong thực tế bạn thường làm việc với các tập hợp dữ liệu thô mà bạn cần làm cho những người mà bạn cần giao tiếp hiểu được.

Bạn đã xem cách hiểu dữ liệu bằng việc xuất (publish) nó trong các đồ thị và biểu đồ. Trong chương này bạn học về thêm hai cách thông thường để làm cho dữ liệu dễ hiểu: phân loại và lọc.

Bạn cũng làm việc vói một số dữ liệu công cộng từ Arizona Departm ent of Education. Dữ liệu này liên quan đến các kết quả kiểm tra được chuẩn hóa cho các trường trung học khác nhau ở bang Arizona. Mặc dù dữ liệu này có sẵn trên Web, nhưng nó cũng đưa vào Web 3ite của sách này để làm cho bạn đễ tìm thấy. Trong mổi bài tập trong chương này, bạn phàn loại hoặc lọc dữ liệu để khám phá những câu trả lòl cho các câu hỏi cụ thế.

Bởi vì các bảng Excel 2010 nâng cao khả nàng bạn làm việc với dữ liệu đừ liệu thô từ Arizona Departm ent of Education đã được định dạng dưới dạng một bảng. Ngoài ra dữ liệu được downìoad từ site đã được định dạng sao cho mỗi cột trình bày toàn bộ chiều rộng của dữ liệu.

Q uyết đ ịnh p h ân ỉo ạ i h o ạ c lọ c dữ liệulíhi bạn phân loại (sort) và lọc (íllter), bạn có thể thu hẹp dữ liệu mà

bạn đang xem từ dataset đầy dủ thành chỉ các record giúp bạn trầ lời một câu hỏi cụ thể. Câu hói đó thường liên quan đến m ột sự tương quan nào đó giữa các record trong worksheet.

Ví dụ, dữ liệu mà bạn xem trong chương này gồm 4,202 record. Từng record này có 28 cột dữ liệu duy nhất. Nhiều thông tin đê’ xem - chứ chưa nói đến sử dụng dể tìm các lời giải đáp cho các câii hỏi- Để làm cho dữ liệu dễ quản lý hơn, bạn có hai lựa chọn hoàn hảo;

9 Phân loại dữ liêu sao cho các câìt Irâ lời ììằm Irôi nổi ở phàn Irêit cùng của ivorbsheet.

M lọc dữ liệu sao cho các recorcl mà hạii thấy là những recorcỉ Irà lời các câu hòi của bạn.

Khi nào bạn nên phân loại dữ liệu và khi nào bạn nên lọc nó? Nói chung bạn muôn phân loại dừ liệu khi bạn muốn thấy toàn bộ dữ liệu được nhóm lại với nhau thành các đơn vị liên quan logic. Bạn lọc dữ liệu khi bạn muôn thấy chỉ dữ liệu giúp bạn trả lời câu hỏi đang có.

Phân lo ạ i dữ ỉiệuPhân loại dữ liệu sè cho bạn quyết định thứ tự của các record dữ liệu

mà bạn đang xem. Phân loại hữu dụng cho việc thấy các kế t q;uả cao nhất và thấp nhất, xem các phân bố địa lý và làm nhiều điều hơn nữa.

256 Chương 10: Phân loại và lọc dữ liệu

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Phán loại dữ liệu để cho luôn nhìn thấy nó, nhưng sẽ làm thay đổi thứ tự của hàng bên trong vvorksheet.

Phân loại nhanh

líhi được phân phôi, các kết quá kiểm tra được chuẩn hóa cho các trưừng trung học Arizona được phân ỉoại theo trưừng học và quận. Trong bài tập sau đây bạn phân loại thứ tự này sao cho bạn có thể biết số trương học đã báo cáo dữ liệu cho các sinh viên Ân độ và sau đó bạn thay đổi tiêu chí phân loại để tìm điểm trung bình thấp nhâ't trong bài kiểm tra M-MSS cho các sinh viên Ân độ.

1. Mơ ĩile AIMSSpring2005RawData.xlsx.

2. Di chuyển qua vvorkshect sao cho cột J được ghi nhãn là Ethnicity là cột đầu tiên nhìn thấy được nằm ỏ' bên trá i m àn hình.

Bây giờ dữ liệu nằm bên trái cột J không phải là dữ liệu m à bạn cần. Bạn muôn các câu trả lời về sô” trường hợp đáp ứng tiêu chí, không phải các trường hợp nào đáp ứng chúng.

Trong trường hợp của dữ liệu này, mỗi ô trong cột J có một trong5 giá trị:

AII Tất cả sinh vièn được báo cáo là một dân cưA A sian (Châu Á)

B Black (Da den)H HispaiiicI I i id ian (Ấn độ)

w White (Da tráng)líhung xem của worksheet này giống như khung xem được minh họa trong hình 10-1.

3. Nhấp mũi tên xổ xuống Ethnicity. Từ danh sách, chọn tùy chọn Sort A to z.Chú ý rằng thứ tự của các hàng thay đổi sao cho các hàng đầu tiên là những hàng có người dân tộc là 0 theo sau là những hàng không có sô" người dân tộc dược báo cáo. 219 hàng đầu tiên không thể hiện số người dân tộc. Thực tê' trong thứ tự phân loại này, record đầu tiên cung cấp các điểm thi của sinh viên Ấn độ trong hàng 2,798.

Chướng 10: Phân loại và lọc dữ liệu_________________________________ 257

http

://da

ta4u

.com

.vn/

258 Chưđng 10: Phân loại và lọc dữ liệu

- r ĩ • r v ' c ? • r - t ! r ĩ . ' Ị ? . - n * , * f í c t : - “7 7 - n r ’ -AH p i 6 u 9

> â t • • • 1 '

« H • 7 ỉ* 9 Ệỉ Ị1 4 0 29 ế 4 \ 5 4 uj 1 2 ' • • 3 •

. w 2 * • 2 •

y i »4 i 6 t i U i íu g 1» • • r •

4 H 21 C'46 11 i 0 2Ĩ N I S ề \1 1 7 ' • • l '1 ' vv ỉ ' • • 2 '

A I Ĩ6 62 17 2 ( 0 n t i ì 29 Ĩ 6 i e

1? A 0 . . 1 •

1 1 H l • • • • r 't \ ?3 t ^ ) •ii ' i £ị 0 M Ỉ9t 6ể ĩ í C-ÍO ỗ i ? l 0 ĩ i H I » •iữ 36

1 ' A •1 1 •

H 1 • ‘ - • > '

í ị ’.v Tf 21 ộ 27 : £ ĩ i• • » 4 •

M ■ 1 • - •

ím i> • ' • > *

ỉ fl • í ''í* H 1 • • ' • í •

: • '.Y ỉ * * * • 1 *

X • EW- nr'- ivrrự: rrài--'!» t '

24 2 * 2 * Ĩ9 1 •

2<1 2 ' 2 • ĩ*1 • 1 • ĩĩ Ĩ4I •I •

22ẹ*{■

é'iỳ<Oi

435ỉẫl

eẳiCỈA

Hình 10.1 Các kết quả kiểm tra được chuẩn hóa chưa dược phân loại cho các trườngtrung học khác nhau ở ArÌzona.

Bạn có thế đi đến hàng này bằng hai cách: cuộn xuô"ng hoặc sử dụng lộnh Find. Bàng một trong hai cách bạn có nhiều dữ liệu dể cuộn qua để tìm câu trá lời. Một cách dễ dàng hơn là phân loại dữ liệu theo thứ tự báng chữ cái đảo ngược. Hành động này "làm trôi nổi” dừ liệu mà bạn cần gần với phần trên cùng của worksheet hơn và làm cho dễ tìm thấy các câu trả lời hơn.

4. Cuộn trở về phần trên cùng của sheet nếu bạn đã không d đó. Nhấp mủi tên xổ xuông Ethnicity. Từ danh sách, chọn Sort z to A.

5. Cuộn xuông đê tìm trường hợp đầu tiên của chữ A. Nhấp trong ô J773.

Trường thứ nhất báo cáo dữ liệu về các sinh viên Ấn độ bây giờ ở trong hàng 773 gần với phần trên cùng hơn và dễ tìm và làm việc hơn. Bước tiếp theo là tìm bao nhiêu trường đă báo cáo dữ liệu về các sinh viên Ân độ.

6. Nhâ”n Shift+ i để di chuyển đến hàng cuôl cùng có một chừ 1 (hàng 1399).

Bây giờ bạn đã chọn mỗi trường báo cáo dữ liệu cho các sinh viên Ân độ. Bước tiô”p theo là biết bao nhiêu trường được chọn, Bạn có thể đếm các mục nhập hoặc trừ đi các số’ hàng, nhưng bạn có thể sử dụng một cách dễ dàng thay vào đó.

7. Nhấp phải ở cuô"! cửa sổ Excel 2010 và chọn Count từ menu vừa xuất hiên.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 1 0: Phân loại và lọc dữ liệiU 259

Chú ý rằng góc phái phía ciưứi ciía cửa số Excel 2010 bây giờ biểu th ị số lượng ô được chọn có dữ liệu như được minh họa trong hình lU>-2. SỐ lượng này cho thấy số trường học đã báo cáo dữ liệu về các sinh viên An độ.

♦

M ế u b gn kliôiK ) I iíiđ p vò c í i i j i i t ó c 0 , ii^ ii sẽ L lic n q n k ộ n 3 ược s Ế lượnq ẩược đ ế m

M ế u c li ì n iộ ỉ ô ÌưỢQ c liọ r i, b g ii CŨIK) SP U1Ô119 n íiộ n đư ợc s ố lư ộ iiq áếm .

r . .

/.

*’ ' /.^ 3

r í- .

l»•;<-

• l Á í - n

»•>•1 >> .V \• •• a A

4 » - ít í , c>'» •

/«' i 'K ' i " ỉU »4 '

r . t . f - * a S a H Ĩ Ỉ R F V Ỉ U Ĩ v , ' } ' ị ị ' í . p

r.?9n?Ò

64fl

ỉa s

?C57C16>i'Sci

•4*/ I U I »

71

8!

r-./«Ij>

2

22'í

i - ĩ ì

ế\ĩi i , ì

u

ệ ) i 4 27 64 ỉt \% fir< n

- _____ijr ' ^ .1 i M

6Ì I? U' J‘ ?1 2« 2i [ • Ị •1 •1 » 1» 4 • i* ị'«

32 4» « •2 • ĩ •

SROS7??Ô?633

•ỳi9

w ị

Hình 10 .2 Sô'lượng õ sô' tíệu được chọn.

Si«u khi đã bạn biê t bao nhiêu trường đà báo cáo dữ liệu về các sinh viôn Ân độ, đến lúc di chuyổn đến câu hỏi tiếp theo được trình bày trong phần tiếp thoo. Khi bạn làm việc với dữ liệu, tìm câu trả lời cho một câu hôi thường giúp bạn xác định câu hỏi kố tiếp dê hỏi hoặc thấy câu trả lời cho toàn bộ câu hỏi.

N h ậ p tiêu chí phân loại t rong hộp thoại Sort

Câu hỏi tiếp theo cần được trả lời là trường nào trong các trường đã báo cáo điểm trung bình thấp nhất trong bài kiểm tra M-MSS cho các sinh viên Ân độ. Bạn có thế’ tính toán số này bằng việc sử dụng một sự phâii loại thứ hai trên dữ liệu bằng các tùy chọn phân loại nhanh. Tuy nhicn, sau khi bạn di qua hai hoặc ba cấp độ phân loại, bạn có thể sử dụng một cách tốt hơn để th iế t lập các kiểu phân loại. Tiếp tục với cùng một file m à bạn đã sử dụng trong phần trước và làm theo các bước sau đây để xác định tiêu chí phân loại:

http

://da

ta4u

.com

.vn/

260 Chưdng 10: Phân loại và iọc đữ liệu

1. Chọn D ata > S o rt & F i l te r > S o rt.

Bước này mở hộp thoại Sort như được minh họa trong hình 10-3. Chú ý rằng nó đã liệt kê một tiêu chí phân loại: phân loại theo số người dân tộc thiểu sô' theo thứ tự z đến A. (Đây là tiêu chí phân loại mà bạn dã áp dụng trong bài tập vừa rồi). Bạn sử đụng hộp thoại này để thêm tiêu chí phân loại tiếp theo.

2. Nhâp nút A dd Level.

Một hàng mới (nó bắt đầu với các từ Then by) xuất hiện trong danh sách phân loại. Trong hộp thoại Sort, thứ tự của các hàng cho ExcgI 2010 biết rằng bạn muốn phân loại nó theo các hàng được liệt kê trước tiôn và sau đó làm việc dọc xuông danh sách các tiêu chí. Bạn muôn phân loại trước tiên theo Ethnícity và sau đó theo tiêu chí mới mà bạn sắp định nghĩa.

Hình 10 .3 Nhập tiêu chí phân loại trong hộp thoại Sort.

3. Từ hộp Then By, chọn M-MSS. Để y nguyên tùy chọn Sort On. Cũng để y nguyên tùy chọn Orđer. (Bạn muôn điểm trung bình thấp nhất và sau đó bạn muốn giá trị nhỏ nhất nằm trôn cùng).

Tiêu chí phàn loại này phân loại dữ liệu sao cho cột M-MSS hiển th ị điểm trung bình thấp nhất ở đầu danh sách các trường báo cáo dữ liệu cho các sinh viên Ản độ.

4. Nhâ”p nút OK hoặc nhấn Enter.

Việc phân loại được thực thi. Bây giờ bạn cần tìm ô trcng dữ liệu cho bạn biết trường nào trả lời câu hỏi của bạn. Bởi vì bạn đã biết rằng trường đầu tiên báo cáo dữ liệu nằm trong hàng 773 và bỏi vì bạn vừa phân loại để đưa vào hàng này trường có số diểm thấp nhất trong bài thi này, bạn có thể tìm lời giải đáp cho càu hỏi của bạn trong cột School Name cho hàng đó. Để thấy lời giải đáp, cuộn xuông hoặc tìm trường hợp đầu tiên của chữ I trong cột Ethnicity và sau đó cuộn trở lại sang trá i để tìm các tèn trường và tên quận. Bôn trường trung học khác nhau đã báo cáo điểm trung bình thấp nhất (645) trong bài kiểm tra M-MS3 cho các sinh viên Ân độ như được minh họa trong hình 10-4.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương VO: Phân loại và lọc dữ liệu 261

1,1 K T ì; M i , t r r ơ A M U -E ' :.T l’ '1 'Ũ f< A r< M \ V ^ M v V -(J& S \ \ ’ jê

• r , ' /V 2 * • % • 2 * 1 • • «

7 • • 9 • ĩ • 1 * • 1

^ỉ‘i N 3 *% • ỉ * 3 * * 1

f t ‘ĩ) 3 ' • • ỉ ‘ 3 • ’ 1

1 • • 1 • 1 ' * c

l i 1 • • % • : • 1 • • ỉ

A' 9 ’ t % • ỉ • 9 ’ • ẫ

ỉ i 9 ' • • • s • 9 • • s

fù : n 8 ’ • Ỹ • 4 • 6 * * 1

7 ’ ị ô ' * • 4 • $ ' • i

7 ; N 1 ' • * i • 1 • • 1

V bằ t 5 0 Ú2 C^’ 2" 0 &ì 6 ỈC Ị

3? 9d 5 l 0 ÍS 64 7 7? A6 25 0 5 3 6 » 1

Ĩ ĩ í 91 9 ũ 0 c v X 16 0 12 6 1 3 1

ĩ ĩ ị ỗ d ỉ a 2 8 0 0 19 61 0 47 47 & 0 1 0 * • 1

>i Ỉ i4 e 9Ề 0 14 g ỈU ư 9 Ĩ 17 0 15 6 Ỉ S 1

H w 0 M 0 64 4 17 67 17 0 15 6 3 Ỉ 1

12 (>46 ỗ ĩ t 7 0 0 iử * ' • • 8 * ‘ 1

ĩ ủ u Ô47 n 0 0 11 C32 36 6 4 0 0 1 0 ' • 1

ỈH \ị 24 G')ỉf S3 8 e 0 32 6^4 2Ề 53 19 0 32 6 2 1

?3 d i 4 4 0 20 ec^ 5 6 i 3 0 0 17 d 6 » {

Ĩ2 ứ 18 91 i 4 ỡ ĨO Ò «I ỏ 6 5 30 0 17 m 1

à -4 n H í i u J1 b*'ắ ếíJ t i i t ỉ ự » K « 117 KdO |A n Ki-) >1 « 1 ......... 27i „

‘ < . i í

H ình 1 0 .4 Kếl qưả phân loại theo sô díếm trrung bình cho M -M SS.

^ ------------------------------------------------------------------------------------

P liỏ í lòm q) nếu tígrỉ muốn litn số ẩiếm Irunq tìn lì CQO nhđ ỉ? Tponq lrưòn<Ị h-ợp

Iià ij Utônq lim . E xcel pliân loọi cóc lự Câo liợn cốc sế, ẩiểu nàij có tk rtk o y

CQC i(ếl quủ từ nhứncỊ qì Lợn mori^ dợi llidnli nki3riq qì xu ấi iìiện klicnq tkeo

llỉứ lự. Mếu Lqiì pkân loQÌ dứ liệu ciio cộl M-M55 lừ cac níiết đến lliđp nhát, l>pn r*àriq cóc kdnq ẳổii tiền kuđl íiìện Ironq lliứ tự pkân logí chúa cóc dđư

SQO. D ế u SOĐ tnonq vvorkskeel nòij nqF)ĩa là irưởnq \\ỢỌ i^kônq tá o cáo các sổ

áiếm cí*o bòi liế m lpQ đó. T lỉột Uỉônq m04 cóc Ìố u sao ẳuọc plìân logỉ CQO lìCn

t đ ỉ số, ảo 3ó cóc Irưònq lìỌC kíìốnq tó c cóo Jữ I iệu ẩược liệ l l(ê cao íiCn cóc

Irưỏnq liọc bóo cáo Jứ liệu. O ữ liệu llỉế dễ Jân q ẩược lòm sọcii (tronq

clỉưoncj I I Lọn í»ọc cóclì làm sgclì M u lìếl dữ li iõ cliọn.

Phân loại d ữ liệu th eo màu

Ngoài việc phân loại dữ liệu theo nội dung của các ô, bạn có thể phân loại theo màu của ô.

Trong bài tập này mục đích của bạn là khám phá xem có bết kỳ sự tương quan giữa sô' người dân tộc thiểu số’ và các kết quả cao trong hai cột cụ th ể hay không: M-NT (cột K) và R-NT (cột Q).

Bạn làm điều này trước tiên bằng việc phân loại bấ t kỳ hàng chứa dữ liệu không hợp lệ đến dưới cùng. Bạn đẩy các hàng không dược phân hạng mục theo chủng tộc đến dưới cùng. Sau đó trong các hàng còn lại bạn đẩy các hàng có đường không hợp lệ (không phải giữa 1 và 10.000) -ho hai điểm kiểm tra mà bạn quan tâm đến dưới cùng. Sau cùng bạn phân loại các record còn lại sao cho các số điểm M-NT cao nhất nằm brên cùng.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Trong bài tập này, các phần tử dữ liệu có một giá trị * (dấu sao) hoặc Ichông phải là các mục dữ liệu hợp lệ. Bước đầu tiên là thay đổi màu của các phần tữ đữ liệu hợp lệ sao cho chúng xuất hiện. Sau đó bạn phân loại trên màu của dữ liệu cũng như trên chính dữ liệu để th ấv có một môi tương quan hay không. Làm theo những bước sau đây:

1. Sử d ụ n g file từ p h ầ n trư đ c ho ặc m đ file có t ê n là AIMSSpring2005RawDatal.xlsx.

2. Chọn các cột K đến AB (các cột kết quả kiểm tra).

Bằng việc chọn các cột số điểm kiểm tra và áp dụng định dạng có điều kiện vào tâ t cả chúng cùng một lúc, bạn tiế t kiệm cho mình thời gian làm việc và làm cho dễ xem thoáng qua dữ liệu nào không dáp ứng tiêu chí của bạn.

3. Sử dụng định dạng có điều kiện để cho tấ t cả ô có các giá trị giữa0 và 10.000 một vùng tô màu xanh lá cây với text màu xanh đậm.

Để làm điều này, chọn H om e > S ty le s > C o n d ỉtỉo n a ỉ F o rm a t- t in g > H ig h lig h t C ells R u les > B e tw een . Trong hộp thoại Between, gõ nhập 1 trong hộp thứ nhất, gõ nhập 10.000 trong hộp thứ hai và chọn Green Fill with Dark Green Text từ danh sách xố xuống. Nhấp OK.

Bằng việc thêm màu vào dữ liệu hợp lệ, bạn làm cho dễ đàne thấy và bỏ qua bất kỳ dữ liệu không hợp lệ. Ngoài ra bdi vì bạn có thể phân loại trên màu của các ô, bạn có thể phân loại cho chính xác những gì bạn muốn thay vì tìm kiếm lời giải đáp sau khi bạn hoàn tấ t việc phân loại.

4. Nhâ’p để hủv chọn dữ liệu.

Bạn muốn bảo đảm phân loại tâ't cả dừ liệu trong bảng, do đó hãy bắt đầu phân loại với dữ liệu không được chọn. Nếu có nhiều ô từ bảng được chọn, bạn sẽ nhận được các kết quả phân loại khác với bạn mong đợi.

5. Chọn tùy chọn Ethnicity từ danh sách xổ xuông Sort cho cột J để bảo đảm rằng dữ liệu được phân loại theo thứ tự bảng chữ cái đảo ngược theo Ethnicity. Làm điều này cũng sẽ thêm tiêu chí phân loại vào hộp thoại Sort.

6. Chọn D a ta > S o rt & F i l te r > S o rt.

Hộp thoại Sort xuất hiện.

7. Trong hàng phân loại Ethnicity: Từ danh sách xổ xuông Order, chon Custom List.

262 Chương 10: Phán loại và lọc dừ liệu

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 10: Phân loại và lọc dư liệu 263

Bạn đã biết rằng một sỏ" trường học báo cáo sô” điểm theo tính tộc và một số trường gộp tấ t cả lại số điểm cùng với nhau. Bởi vì bạn đang tìm một sự tương quan giữa các số điểm và báo cáo sắc tộc, bạn muốn phân loại các sắc tộc riông biệt lên đầu danh sách. Để làm điều này, bạn tạo một danh sách tùy ý cho thứ tự phân loại. Sử đụng hộp thoại Custom Lists như dược minh họa trong hình 10.5.'

L s L ỉ

I CưítcmLiSts

! C t a ĩc m íỉ ỉS . e.

T u e , T K j , - f . , ff ‘í i*v ijv * . T j 6 . ì ,ù v ,

' c y , A ;» , M à» > J I . *k4í 0 1 . A i * I

AM

0<

Kình 1Q.5 Hộp thoại Cuslom Lists.

8. Nhấp trong hộp Lists Entries, và gò nhập w, I, H, B, A.

9. Nhâ”p nút Add để thêm danh sách mới vào các tùy chọn. Nếu danh sách không được tự động chọn, hây chọn nó.

Danh sách mới xuất hiện và được chọn trong cột Custom Lists để bạn có thể sử dụng nó như được minh họa trong hình 10-6.

Hình 10.6 Hộp thoại Modilied Cuslom Lísls.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

264 Chương 10: Phân loại và lọc dư liệu

10. Nhấp nút OK.Bạn đã định nghĩa danh sách tùy ý. Nếu bạn quay trở về hộp thoại Sort, bạn có thể thấy rằng danh sách được chọn trong hộp Order như được minh họa trong hình 10-7. Tất cả hàng nơi kết quả được phân tích thành một trong các chủng tộc sẽ được phân loại cùng với nhau theo chủng tộc.

^ I T

•'•ịẠddlev iỊ >< aeteteUvcl Ị;' C o k r iv ) S o r t O n 0'd«

f_ (X __ I ; CaíXjj

Hình 10 .7 Các kết quả sẽ được phân loại theo chủng iộc.

11. Nếu một tiêu chí phân loại thứ hai không được liệt kê, nhấp nút Add Level để thôm lại nó. Nếu có tiêu chí ở đó, hãy xác lập nó để phân loại các giá trị M-NT trên màu ô nơi các ô không có màu nằm ở dưới cùng như được minh họa trong hình 10-8.

Do định dạng có điều kiện, việc phân loại này di chuyển tấ t cả record có dữ liệu M-NT không hợp lệ đến cuối danh sách.

12. Thêm ba điều kiện nữa vào hộp thoại Sort. Chúng nên khớp vói tập hợp được minh họa trong h ình 10-9.

So a w ■' V \mề2mA

! ! ìr

Ị -

C<Ajb« i O o t tO k Oiỏa ’ [ i

V A k ^ Í T Ị W ,I , K ,9 ,A Í T Ị '

ĩ h e n b r M N T c «0 Mv |N o C « lõ )lo r ^ Ị

í

ỉ . *

i)

Hình 1 0 .8 Kộp thoại Sort được chỉnh sửa này trình bày một sự phân loại hai câp

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chướng 10: Phân loại và íọc dữ liệu 265

S o r i

ị àấiđ í X O e t e ĩe L < » ^ J L P O y Ì

C o Il J )k i ĩ k > r t O i

f - v t t b r V •

T h e n b v M ’' z j C i '\ C o í a

" ĩh e n b v ▼ i c « ị i Coi'j>

T h e r b y m n ' w ' V ồ I i> ? s

T h e n b y » í \d iư « s

O r đ e r ị 1

vv. I.K, p, t ỊT*,! !- ' i i o c e i c t k i t • O n e o ỉ lC k T i [ £ ^ ' . ị

• rỉ0c«sci • , OiBoỉtơn* •* l A / ọ t ỉ ỉ t 9 S m a l « s t [ v ^ i Ị

' ^ ■ i a r ị « t t o S m a f c s t _ " ^ " 3 * ! ' Ị

i I

oc

Hình 1 0 .9 Sau khí bạn nhập tấỉ cả tiêu chuẩn phân loại cho bài tập, hộp thoại Sorttrông giõng như vậy.

Đ iểu b ạn cần b iế t

Bạ II có t i i ể p h â n loni dựa t r ê n lên đ ế n 255 t iêu c h í k h á c n h a u . C o n s ố đó iưụng tr i íng c h o n h i ề u t i ê u c h í kưn b ạ n in u ô n th iếc lập. T u y n h i ê n , b ạ n n ê n t h ử n g h i ệ m vủi v iệc th c n i I ih iều t i ê u c h í h ơ n v à o các k iểu p h á n ioại. P h â u loại liên CỊIC đòi hỏi thực hành để bảo đảm rằng kiểu phân loíỊÌ c ủ a b ạ n thậc sự c h o b ạ n n h ữ n g lời giả i đ á p m à b ạ n m u ố n .

13. Nháp OK để áp dụng việc phân loại.

Sau giây lát, dữ liệu sẽ phân loại theo thứ tự mà bạn đã yêu cầu. Tiến trình này m ất bao nhiêu lâu tùy thuộc vào khả năng xử lý cúa máy tính và vào những chương trình khác nào đang chạy tại thừi điểm đó. Sheet vừa tạo ra trông giông như sheet được minh họa trong hình 10-10.

t' •V l tJ u K 1 V X V g'-ư-a • . cr-i 7í*Ti«; Vỉ ù r> i? • ”Cv • t’ 11 1Í1S 7IỈỈw 7'úi ì •í '7' /iV : 1: ?4«ổ•> w r/ct n* iồ / í21 ? 12 •>b nì* w 2*‘ĩ tc ‘ H 14 ?'2>- A' 2;t* IM 9 C‘ '".iỉ ĩ 10 li ri3i /(k' vv ĩu: ỈY e ỉ ỉ iỉíỉ Tỉ) Ì ỉ 71 tữ 223T• w i c tiĩì 7?5 i r; 73 lỉ :4:o 7W' »v ?ĩ't r (■ r* ‘t :ro ’?4 • « 7Ộ N ?ti ?«?>:• Vè T «T 'h’fì * f 7i 17 w' »v tiị' KK ? e! 'i/ 'A 'í »«,• •’ 'i '2? :• « 14 ?Ạ0V' vv ’Ĩ4 Á lí, ti ii ỉ %4tf•i v» ’y> 'ĩ 12 lỉ '23 ’•» 4 12 74 rcD•í w ýn 'lỉ ) iò '3 ’jT 1 í »3 1» ?id'• w i. ’Ì1 » c 77 17 :7 7l.tvV 4Ìị< 71 ó 0 »• n?7 ?•' ' ìị ?0 Ị' fr. 70f.. /V ■'A-t e 91 9,'1 : 1! /4 u wt 7««'4< ĩ 4. /Ỉ7 74* i e r» 77fVY Tii 'n vV *v. 4 12 ữ.y•yĩ t l'4:w c 2Ì rt í'}i

Kình 1 0 .1Ũ Sau khi Excel phân loại dữ liệu theo tiêu chí, kết quả sẽ trống giông nhưhình minh họa này.

http

://da

ta4u

.com

.vn/


Các dòng đầu tiên của kô't quả trình bày các trường học đã báo cáo kết quả kiểm tra cao cho cả hai cột này (M-NT và R-NT) cho dân cư người da trắng (White).

Nếu bạn cuộn xuô^ng cột Ethnicity đến hàng đầu tiên có một tính cách sắc tộc là Indian (là chữ I trong cột Ethnicity), như được m inh họa trong hình 10.11, bạn tìm thấy các trường học trong dân cư người Ân Độ đã báo cáo các kết quả cao cho cả hai cột này. Tiếp tục cuộn và bạn có thể tìm ra các trường học nào đã báo cáo kêt quả kiểm tra cao cho cả hai cột này cho từng sắc tộc khác.

• TiH 'V í'v v w7 ĩ i i

K i i

I, . v t

. • ĩ ĩ i

..«) I I

' I I . I . ' ì* I ỉ H ì

i

rn7 I ;*•(Hi

IW I

• » !

n t I 7ỪS Ir ự ìì *’nỉ t í ' i

I

0 • c •r ->ị- V V IS S

0 - 0

: l i

.•<1

Z 'S

:'.t

l ' rV í

! / •

1*3l'2 v:Mt

l ' 0I * i'ai

C 7 3

ftT'>

UiữKS1 ^ -

r9'iữữen5"’Cí'ĩ'i'

frc*

C7Côí/0Ỡ7

asuC:*4

tH iCâf«: ùa/ . H

M

<k>y *CỉĨUi**V'ĩt: 7« '/

Mj V. ỉ

i 7 ỉ

\* ỉu y

I-Ỉi

v ' iCKc^x«:o . '*

tr '.

tílur-ứ

1.9:V9'«51« í i /Ù&36*tư*->»

tỉetỉArf * ^

Xiy.’iĨ2yV a'02:25ÍCU■a:•3 7

•?/'11' t ỉ

• ỉ t -

- .5•»• A i

!54

S7As.*5f> ;óOKâCip ; t

iV t

iÀi:a '

f 'V&;?é71:s< i

C 1 «

v « ; f

CỨ1< ? !

ili91

ÍHj.. _ ‘\ r i ________

Hình 10 .11: Kết quả phân loại nhiều câ'p, bát đẩu tại ỗ J770.

Lọc dữ ỉiệuKhi lọc dữ liệu, bạn thây chỉ dừ liệu phù hợp với tiêu chí mà bạn

muốn. Không giông như phân loại, nơi tấ t cả dữ liệu vẫn nhìn thây được, khi bạn lọc dừ liệu, ch’í các hàng chứa dữ liệu phù hợp với tiêu chí của bạn mới nhìn thấy được. Dữ liệu khác vẫn nằm trong vvorksheet nhưng được ẩn đi.

Cuôl các bài tập phân loại trước, bạn đă có một cách để tìm ra nhCtag trường học nào bạn báo cáo dữ liệu cho tấ t cả bài kiểm tra , nhưng bạn đă phải cuộn qua tấ t cả tập hợp để xem bâ t kỳ trường học nào đã báo cáo dữ liệu cho mỗi sắc tộc cho mỗi bài kiểm tra hay Idiông. Bằng việc lọc dữ liệu và hiển th ị chỉ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu cụ thể của bạn, có lỗ bạn có thể làm cho công việc đó trở nên dễ dàng hcfn.

Lọc d ữ liệu với m ột tiêu chí

Để bảo đảm rằng bạn bắt đầu với dừ liệu được lưu trữ theo một cách thích hợp cho bài tập này, hây bắt đầu từ đầu với một file mới đã có các

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 10: Phân loại và lọc dữ liệu 267

kiổu phân loại từ phần trước được áp đụng. Kiểu lọc đầu tiên mà bạn thực h iện trên dữ liệu là lọc nhanh dể hiển thị chỉ các trường học đã báo cáo (lừ liệu của họ trong hạng mục All {biểu thị rằng tâ t cả sinh viên đă đưỢc báo cáo là một dỉin cư):

1. Mở file AIMSSpring2005RoadyToFilter.xlsx.

2. Di chuyển qua vvorksheet sao cho cột J , cột Ethnicity, là cột nhìn thây dược đầu tiên ò phía bên trái m àn hình.

3. Chọn D a ta > S o r t & F ilte r > F ilte r .

Mỗi ô trong hàng tiêu đề hiển thị với một mũi tên xổ xuống. Bạn có th ể sử dụng các d an h sách đế lọc n h a n h dừ liệu hoặc xác lập các bộ lọc tùy ý trên dừ liệu.

4. Nhấp mũi tên xổ xuông để lọc cột J.

Nửa dưới của danh sách được minh họa trong hình 10.12, trìn h bày các giá trị trong cột này. Bạn muô^n thấy chỉ các hàng cho các trường học dã báo cáo dữ liệu hữu dụng.

5. Hủy chọn hộp kiếm (Select AU).

Bởi vì tấ t cả hộp khác được hủy chọn, bạn có thể áp dụng nhanh bộ lọc sao cho chỉ các trường học báo cáo tấ t cả dữ liệu dân cư của họ cùng với nhau được được hiển thị.

6. Chọn hộp kiểm All. Nhấp OK. Bây giờ bạn đã lọc dữ liệu sao cho chỉ các hàng chứa một giá trị Ethnicity là All được hiển thị. Chú ý rằng sô' hàng đã giảm dáng kể. Hàng đầu tiên được hiển thị là hàng 3382. Nếu bạn cuộn xuống, bạn thây rằng hàng cuối cùng mà bạn thấy là hàng 4195. Bây giờ bạn có một tập hợp đừ liệu đáp ứng một tiêu chí và đủ nhò để làm việc.

1 w»xi(ar«' •ỉ • • . 1 •< .

\ ‘ ỉ • f. P M

.1 K L M p J 1: s r J V vv \r r T r - m t - f ! ĩ ! . r T * . r r - r Ĩ T Ì . Ỉ H ' l i • C Ĩ 7 - T • m r ĩ . Ì C ' Í T H - l

t, " í r ? K'\ ĩ ĩ^ 14 m - e n s

• 1 i . 't 7 : 2 ĩ í . ^ ĩ ĩ ? ỉ n ?os10 ĩ ?>v» /?1 ì • 2 '|9 7 t?l ỉ ĩỗ • * y n u 7 \ f J3 6» 14 7C4

/ ' i Ạ i ỉ U ') n / V u ^1S> f \n* 720 t i • Ị 731 2 s 71 ?23? 719

l ã , • • ĨĨZ 5 y <ì ?22 í • a S6 Ì9 9 » i 7 0^ t 70 2 13 ỉ t ' • • ? 0 í t 70 9 V i 7 ®

• 7Ạ(5 3 a io 1 7 2C OSỈ 7 »* 4 C i . ' T . i « ‘‘M 2 C2 9 ỄOO

• / V 1, 'í • ( 2-i n ' 1 'i 14 / 'í2V * . / \ 4 0 z t 6 5 <:

M ' í '.'2 4 1? / 4 10 «'<jeCt 7’JJ % 3 ; ?3 n \ 1 7 ?3 t9 eộổ n o

/ 'b ! ' Ịf ^ l 1 s / r J / / I t1 w r t \ r i i 1 ; í . ■ĩ

y yt c ĩ 715 ro n

F 1 «>

,2 4 9 í ì * • /4 14vv '<•> i i i l ỉ / l ĩ } h c e

Kình 10 .12 : Danh sách các tùy chọn để lọc trên cột J - cột Ethnicity.

http

://da

ta4u

.com

.vn/


Khung xem của worksheet giông như worksheet được minh họa trong hình 10.13.

* • ' . . -• 1 c s * vV

T H ! r â * ' n G j1 / r r t a i t ì - Ỉ T 7 : * 1 ì : - r T T - r Ĩ . T - Í T r ì r * f r n r . - Ĩ Ĩ 1 - T ĩ n * -Ai «"4 ''•i ;> r a t í * ' .VAi ■i ÌY 62J 2Ố ?s ( Í 9 ’

ĩ ỉ i ' h ' ĩ 5 t? e ? *5 ị • 7 \ * ? riS ĩ ỈLHTí *y - t /■JS 4 c3 i r . '• r

í )ế ( . í * 'Ệ i ĩ ị a a 1 5 • 5 «'; ; â ’ iki • ' ĩ 1: ;o 2 í 3 2 « ! J • / c i l í 3 S K: - 4 ủ t \2 i7 ~ z i i ĩ í ) SC4I ?•«* 2 /4 ; ; » S 8 ’ »2: >í*9 At ' 7 ' 7 ? R ' ” S i • 2 •Ị") *)»«• 7 » iỉ A l » 1 1 J r ị 1. , S ' 2 b '9 4 ' í > X ’JV 'ặ ì tu i i . 4 ĩ í i è u :ế i u : "> *4 Ì Ễ Í Í ’ 0 iv ò ? A I i : 9 /«' ĩ ' . i í • 3 7 1 ù ?1»3

t u ‘ -5 t'í') 2 •0 / 2 • p Z . - > / >• i ồ i A ì. 7V ■‘ i •1 T’ 42i ỉ » A I ' « a «'«• A I •5 f í l l'p * v« ; ì i ' 1 •9 . y . >1 ' 4 ;AJ •!t7 1 11 c* t i ỉ ỉ 1C 2 Ỉ

:iO ? t i •ứ < ; iT 9 e»5 1: ) 5 Aỳ ỉ 'C 4 j' X . ' U i < 9 u •.9» / í . ' ;• i c n

3s l i 4C' ẽ s v •:>:4 n f ừ iJỉr ĩ Ỳ y i fé 4 ị ?!) \

41 : o i i <} Ic » i. . u v A± . . l-*m i

J 2 i . a i'-1 ,A 4 . 0 f i t . 3ỉế» 5» - À

/ Lõ

í• a i ạ

ftfi7

-■ " k

Hình 10.13: Kẽì quả của việc lọc cột J (Ethnícỉty) dể hiển thị chl giá trị All.

Chú ý rằng lọc dữ liệu không ảnh hưởng đến thứ tự của dữ liệu. Tất cả những gi nó đã làm là giới hạn các hàng dữ liệu nào nhìn thấy được trong cột. Chú ý rằng bạn có ít dữ liệu hơn để làm việc, bạn có thể dễ dàng thấy trường học hoặc quận nào đă báo cáo các số cao nhất cho cả M-NT và R-NT và báo cáo tấ t cả dữ liệu của chúng bên dưới một hạng mục ethnic (dân tộc). Trong trường hỢp này, nó là một quận và tên của quận nằm trong ô 13382.

Có thể bạn muôn biết bao nhiêu trường hợp đã báo cáo theo cách này. ơ góc trá i phía dưới màn hình k ế bên từ Ready; chú ý sự chỉ báo cho biết bao nhiêu hàng được hiển th ị trong số các hàng trong worksheet: 814 of 4194.

Hoặc, có thể bạn muôn làm việc với toàn bộ tập hợp dừ liệu sao cho bạn có thể phân loại nó bằng một cách khác. Trong trường hợp này, bạn xóa kiểu phân loại sao cho tế t cả hàng được hiển thị lại.

7. Chọn D a ta > S o rt & F i l te r > C lear.

Tất cả hàng dữ liệu xuất hiện lại.

Tương tự như với các kiểu phân loại, bạn có thể áp đụng các bộ lọc lặp lại bằng việc áp dụng một loạt các bộ lọc nhanh (quick Tilter) vào mỗi cột. Để thấy tiến trình này, bạn có thể làm thêm m ột bài tập lọc.

http

://da

ta4u

.com

.vn/


Áp d ụ n g các bộ lọc nhanh

Đối với bài tập này, bạn áp dụng các bộ lọc nhanh (quick Tilter) để tìm ra các trường học nào báo cáo dừ liệu cho dân cư người da trắng đã báo cáo số điểm thi hơn 700 (một số điểm đậu) cho tấ t cả ba đợt kiểm tra R- MSS, M-MSS và W-MSS.

1. Quay trở về cùng một file mà bạn đâ sử dụng trong bài tập trước.

2. Nhấp mũi tên xổ xuông của cột Ethnicity và xác lập nó để lọc cho chí các hàng có một giá trị w. Nhấp OK.

Tập hợp các hàng nhìn thấy được thu hẹp thành chỉ các trường học báo cáo dữ liệu trong hạng mục w là ethnicity, tổng cộng 771 hàng.

3. Sử dụng mũi tên xổ xuống cho cột R-MSS (cột R), chọn S o rt by C o lo r > S o rt b y F o n t C olor > G re en , như được m inh họa trong hình 10.14.

■'t;ì« - rr^ - • •:xwi\ 'Vá , .ty

ưrm

w. sS - VM / M5 w

>v

I \V 1.• 'I I # lo

1 '.V

•V w •n w

/ ' wAw

w

wĩ / w

iív<

í ỉ?

'ĩ - »'ỈS

'Hi.

i ĩ ỉ

• :1 .

U4n ’?vt . 'ũ

T V•Ãm

7 ‘ ?(Ỷ lĩ . ' i

0 0

7 ií

ư»-/ 1 «

ĩ * '1 'U

- rr^ • • Lrìĩi • ĩitắr-(rm- ĩrm ■ Eiii ‘ CCTM .......... 'ỉ ' { •* Ji;ta

? ? < « I

u '•

r* 'ữ

i ' ỉ

< * % 9

V i

‘U

7S*.

V j *'nvCKi

v p i

?**>ĨMĨ J iìr ,9 t

ĩ*nruiy i<

fb4ịni ĩ ỉ

1*0ữt* 'J

ĩ<n

í-4M I061>*,?0

I 'A v

ế.VÍ : 't*m a

Hình 10 .1 4 : Danh sách lọc cho cột R -M SS.

Nếu bất cứ lúc nào từ thời điểm này trở đi, bạn nhận thấy một sự chậm trễ trước khi danh sách xổ xuông xuâ”t hiện, đừng ngạc nhiên. Excel 2010 phải làm việc qua toàn bộ cột để quyết định mỗi giá trị duy n h â t trong cột, bởi vì bất kỳ giá trị có thể được sử dụng trong bộ lọc nhanh.

Tập hợp hàng nhìn thấy được thu hẹp chỉ còn các trường học báo cáo dữ liệu hợp lệ trong cột R, cột chứa các kết quả kiểm tra cho bài kiểm tra R-MSS. Đây là tổng cộng 554 hàng.

4. Lặp lại bước 3 cho các cột M-MSS (cột L) và W-MSS (cột X).

http

://da

ta4u

.com

.vn/

270 Chường 10: Phàn loại và lọc dữ liệu

Cho đến bây giò' bạn đã co rút tập UỢp dữ liệu sao cho dừ liệu hợp lệ cho các điểm kiếm tra R-T, M-MSS và W-MSS là các điểm thi duy nhất được trình bày. Chú ý rằng sõ’ hàng sau cùng nhìn thấy dưực là 526.

Bạn đang co rút d a ta s G t thành một sô” hàng có thể sử dụng. Tuy nhiên, như trong trường hợp trong thực tô”, bây giờ bạn thêm tiêu chí nữa vào bộ lọc: Xóa tấ t cả sô” điểm M-MSS và R-MSS bên dưới giá Lrị 700. Để làm bước này, bạn sẽ thêm một bộ lọc sô” vào cột này.

5. Mở bộ lọc xô’ xuông cho cột M-MSS (cột L). Từ danh sách các bộ lọc, chọn N u m b e r F il te r s > G rc a te r T h an .

Bước này mở ra hộp thoại Custom AutoFilter như được m inh họa trong hình 10.15.

C m m m A u i o F Ị | ( e r

Hình 10 .15 : Hộp thoại Cus lom AutoPilter.

6. Cursor xuất hiện trong hộp thứ hai -rong hàng đầu tiên. Điền vào hộp này một giá trị là 700. Nhấj OK.

Bạn đã lọc ra bâ"t kỳ số điểm M-MSS bên dưới giá tr ị 700, do đó tiếp theo bạn làm tương tự cho các si điểm R-MSS.

7. Lặp lại các bước 5 và 6 cho cột R-MS 'i (cột K).

Bước này lọc ra bất kỳ sô” điểm R-MS 1 dưới 700.

Chú ý rằng số hàng mà bạn thấy giảm đi đáng kể. Bây giở bạn chỉ có 195 trong 4,194 rocord gôc hiển thị. Tập hợp dữ liệu này dễ quản lý. Phần trên cùng của worksheet trông giông như worksheet được minh họa trong hình 10.16.

8. Chọn D a ta > S o rt & F i l te r > C lear.

Tất cả dữ liêu hiển thi lại.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chựgng 10: Phân loại và lọc dư liệu 271

r..

^ •

t’« í « u - í« w ; I .1'

• ,ứ *n e ứ tv fi. A > , ’ V i « *> '

•!« p » « v fu Vai J»>IW* • V

’ Cní»>i«fc> •f ■. • « t í , i<*r I,*

, / ' ' * • x’/ } A o í ' , * i *

c . * ' <

t \ f ' s

• r r t L ^ • Ũ " • '27E3-'□ rĩè i-Tt W ' ‘ ? í ? 7 ? 0 • ĩ Ị 5 7 Ũ IÌ ? 2 1 2

V*'' 7?7 7 r. : ' 7 ? 3 ?

6 w ĩ i i v 1 ' ỉ ỉ . ‘ì i ỉ Í 4 2 ' i » / 2 1 u

t2 : * ‘ 2 7 1 1 v ; T'3 2 \ 5

c w 2 ':- . 2 / 1 / è •Ạ t * j i 9 Ỉ H U v n 2

• W ' r £ èe 2 2 4 5 7 3 1 2

h 2 ' \ ĩt ĩ ‘. ì 2 ? Õ 3 2

v v : i r ỉ ;•? : m o 72-4 1

V I W ' ĩ í . '1 k 4 « -5 / . r n 2

t2 W ‘ : 0 ’ C J ĩ i Ị 7 3 7 2 J ỉ

1 ( V - ' ; ■:1 \ • ? 8 9 7 0 8 ỉ

N vw 7 ’.3 ị - ' 1 8 S Ỉ 7 3 1 1| . ' V / e : » 5 r ì e *, 7R 7 m 1

t J W ' ' \ h ; u ) 17 • ' ỉ / 1 3 4

l y V - ' r ' ' r i ỉ 5 ; /3 1 1•>.*>

» »1* 'A . ’ ‘ '» ỉ

i•

- Í T S Ỉ Í Ì

9 t J ỉ ^ l l i -M S ị 1 ■ 1' lDO*b V• ' • s .

Hình 1Ũ.16; Sau khi áp dụng các bộ lọc nhanh, worksheet của bạn trồng giông nhưworksh6el này.

Sứ d ụ n g c á c bộ lọc nâng cao

Các bộ lọc nhanh (quick íĩlter) là lựa chọn thích hợp lọc dữ liệu. Cuối cùn^ có th ể bạn muôn thử nghiệm với nút lọc nâng cao trong nhóm Sort& Quick P ilter trôn tab Data.

Q l i í U ------------------------------------------------------------------------------------

M04 rđl cốn ll>ộn l(hĩ i ủ clụiiq tủi| ckọn I > ù i j .

Trong hộp thoại Advanced Pilter được minh họa trong hình 10.17, bạn nhííp và rê trong dữ liệu đế th iế t lập dãy và tiôu chí cho việc phán loại.

Hinh 10 .1 7 : Hộp thoại Advanced Filter.

7

ĩỷVtỉ thí ii5t, in-o!3C5 C'C2py toir oítieríocaíỉơn

ftSỉt&AB?4ỉ95

O k

Nếu bạn biết râ”t rõ dữ liệu của mình, phương pháp này có hiệu quả. Nếu không, hộp thoại này có thể là một sự lôi cuốn dẫn đến thảm họa. Bơi vì bạn phụ thuộc vào trí nhớ của mình để chọn tiêu chí lọc, bạn có th ể dễ dàng bỏ sót một giá tr ị mà bạn muôn.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Một tính năng trong hộp thoại Advanced F ilter có vẻ hữu dựng là tùy chọn sao chép dữ liệu được lọc trong một vị tr í khác bên trong file (ví dụ, sang một vvorkshcet khác). Rúi ro vô ý lọc ra dữ liệu mà có thể bạn cần lớn hơn đáng kể ưu điểm của việc yêu cầu hộp thoại này thực hiện việc sao chép cho bạn.

Tổ chức dữ liệu hỗn hỢpBạn có thể tổ chức dữ liệu trong Excel bằng một cách Idiác: Bằng cách

kết nhóm nó. Kết nhóm (group) hoặc tạo outline cho phép bạn kết hợp dữ liệu sao cho bạn có thể thấy nhiều nối kết logic hơn bên trong các hàng. Kết nhóm sẽ kết hợp cả việc lọc và phân loại. Ngoài ra việc kết nhóm cho phép bạn thêm các hàng và cột tổng con sao cho bạn có thổ dễ dàng tổng kết dữ liệu. Các hàng tổng con này có thể là những tổng con thực sự hoặc chúng có thể là bất kỳ công thức khác mà bạn muôn sử đụng. Hãy nghĩ về nó như là một cách dể phân loại và xoay (pivot) dữ liệu trong file dữ liệu trong một nhóm bước.

Có một bâ"t lợi: Bạn không thể kê t nhóm hoặc tạo outline dữ liệu nằm trong bảng. Bạn phải thực hiện nhừng chức năng này trên dữ liệu đã chưa được thay đổi thành một bảng. Vậy th ì tạ i sao phải làm điều này? Bưi vì đây là cách các hàng tổng kết bên trong bảng mà bạn đã làm việc qua suô t chương này đã thực sự dược tạo.

Đê kết nhóm hoặc tạo outline dừ liệu, bạn phải có các nhãn trong mồi hàng của cột đầu tiên. Ngoài ra, các dòng trông không th ể xuâ't hiện bên trong tập hợp dừ liệu mà bạn đang sử dụng. Thực tế, bạn nên bắt đầu với một file có một giá trị thuộc một loại nào đó trong mỗi ô.

Đối với bài tập này, bạn sẽ làm việc với dữ liệu cho 4 quận trưímg học. Bạn sẽ sử dụng các tính năng outline và group (tể khám phá số diểm kiểm tra cao cho bài kiểm tra M-FFB cho mỗi trường học và mỗi quận:

1. Mở íìle AIMSSpring20050utliningData.xlsx.

2. Chọn D a ta > O u tlin e > S u b to ta l.

Hộp thoại Subtotal xuâ’t hiện, như được minh họa trong hình 10.18.

272_________________________________ Chướng 10: Phân loại và lọc dữ liệu

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 10: Phân loại vả lọc dữ liệu 273

Subtotôt

Aỉ tàớ} chângeiri;

Ostric t ị Chôr CTDS

Use íunction:

Sum

Aịfcl sublotal to

DỉStrict / Chảrỉei Holdẻr CĨZ>Ù Dístrỉct / Chiíter Holder fiàne Schooí CTĨ>$

,Schc»ol Enbt/IĐ• SchodNôme

e ih n o tv

y ' ReplãCẽ iurtent sublotaỉs

, P ò g t b r ê â k b e V A ê e t i ọ r o u p s

Summary becr.v ổôta

Remove All OK

?>

m

àítcé

Hình 10 .18; Kộp ttioại Subtotal.

Bạn sử dụng hộp thoại này để th iết lập nơi bạn muốn các dòng tổng con được thêm vào. Bằng việc thêm các dòng tổng con, bạn cũng bật các tính năng outline và group cho các hàng dữ liệu. Hộp thoại này cần đa mẫu thông tín để th iế t lập các dòng tổng con;

Cộ! mà bạn cầtì theo dõi càc tbciv đổi

t H àm cíể tiiih loán

B Ciá trị cĩổ sử dụng irong phép tiiìb

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng hộp kiểm ở cuôl hộp thoại để cho Excel biết chính xác bạn muốn các tông con được tạo ở đâu.

3. Từ danh sách xổ xuông At Each Change, chọn School Name.

Điều này cho Excel biết rằng bạn đang th iế t lập đòng tổng con cho các trường học trước tiên. Bạn sẽ thêm các dòng tổng con cho các quận sau khi bạn thiết lập các dòng trường học.

4. Từ danh sách xổ xuống Use Kunction, chọn Max.

Hàm mặc định là hàm Sum. Bởi vì bạn muôn tìm số điểm cao thay vì tổng tấ t cả sô' điểm, bạn cần xác lập hàm sang Max thay vì Sum.

5. Hủy chọn hộp kiểm cho W-E. Đánh đấu chọn hộp kiểm cho M- FFB.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

274 Chương 10: Phân loại và iọc đữ liệu

Bạn có thể chọn nhiều bài kiểm tra để tìm sô' điểm cao trên cùng một dòng tổng con. Để giữ cho mọi thứ được ngắn gọn, bạn sẽ hiển th ị chỉ số điểm cao cho bài kiểm tra M-FFB.

Để các hộp kiểm ở cuối hộp thoại tại các xác lập mặc định của chúng.

Nếu bạn đã thêm bất kỳ tổng con trước thời điểm này, bạn muốn loại bỏ chúng để tạo tập hợp tổng con này. Trong trườr.g hợp ni\y, bạn không cần các ngắt trang giữa mỗi nhóm dữ liệL, do đó để hộp đó được xóa đâ"u kiểm. Sau cùng, bạn muôn dòng tổng kết xuất hiện bên dưới nhóm dữ liệu, do đó, để hộp dưới cùng được đánh dấu kiểm. Nếu bạn muốn dòng tổng kết trên nhõro đữ liộu, xóa dấu kiểm hộp này. Khi bạn hoàn tất, hộp thoại này trông giống như hình 10.19.

S u b t o U Í

A 1 t d ứ i rì

S ở t o c Ằ U v n t

U s « ^ j n c l i o n ;

tú :

M - A

' m +1

'V Aepiđce subtdỉdls' « b r « d k b « t w e e n

1 B e m o v e A Ì 1. « j

C â n c d

Hình 10.19: Hộp Ihoại Sub- to ta i đưỢc xác lập để tạo OLitline mà sẽ tim giá trị tôi ãa chọ bài kiểm tra M*FFB cho mõi Irường học.

7. Nhấp OK.

Excel m ất một lá t để thêm các dòng tổng con và kết nhem dữ liệu. Khi Excel hoàn tấ t, sheet trông giống như hinh 10.20.ht

tp://

data

4u.co

m.vn

/


f Các cấp O jlline )

Ị -* , ' • ■ < 1 • s «• 1 1 •ỉ

, , / '.>* i ; < a# m«gvi Hm « v*«' 1 - . * tu>>rvfr M ị * a M a M'M M-l. »n7M0 '/ M; •(M m 1« * •1 1

.4». Ị » , , v» • I • • • • • 1

- ci*«r Lrx*'MLi M», U > * ' ^ *<.«' >> M,| H 7> NO II u M■ '4 I r 0* >^<'1* •'4* i * « LS 9 t ì i» N «• 1

>/**• /< *rr •l*ỉ 1 « Ci»v;«4'*< ỈU t l ì lỉ le «1n a i ỉ i t >M. 9vA .«* « TU 7 u «• *.

n n x r r > (‘MVt c* n«* É»rfCir«7ia«**> H - f V*M m - «4«>

»•2» í

*V4'>rr ur"*»a 0> ktro b t m 14 H «/

ịee«> <4 1*01X1 »»«« 1 • • • • •cw«« «•! o »OÍ»»â» ; 'M* Hif'’ ■ 1» JT II u 1

T. ■MU Bo^0*> »• • • • • Ị

Oe«f V* 8%«u •(.. M '; Ww>aN ỈU ’ỉl 1« u »ỉỈCnnM c««r VilUy C«1< «1 l>lW Vc*. «*r : r(«t ni|N l 1 • • • • • 1

Ofvrw«iieT >'4M Cjn « H<fr v>0< 01» ị

o»«rv«i*r LMi*>«dC>44'it: >I«I rv«< »<••«•*|K ỉtra a 1« 417 7 iữ 1 i i^ • n e »6ỉ55ỉi5 ti6 i 1 J • • • • • ỉ

A >T 1T0M :>««' /1 ~tr ì * ^ H t «l«1 v>««) - (• ỉo> t o! » * • « a «ỉ 1i . *!>.* (>•«< > *i>Vf 6 ' kl «• '.ị(i «vf« n i r «t< n ( 5 ì n

«7»>0ự} tik l • ỈM » t \Mll — Ị’ ị

ữ* f V«HvV«Ìtl Vtool M4t » iĩài V* u* 0* bej«»p<ỉ!MVi »n 1» J i H

■ l««r k,/t<*M4b<\Utr< :tw«*ỉ ỉ ỉ kl 1 li^ lr • »• • • • •a Or«r y«i«t« 0<ruv1 ỉ l l ) bQv««>tr •A 7 || 15 (] »0

ìộ * * f «« i n CM>»n VlM •4Duni«P> i i 1» ỉỉ 8t■ MỉtrttlO &««r T»w*aj *u 7Ỉ* • 8 «0

• I. ỉ

IOJ4iaOV V44«vU«r'lM0KI'« i I(J Mo.Wỉn a-cp h •Mpi Éa«a

«7 Tỉi (t ỉ

ỉ i i ì“ ...........................■ - - .... - . -1— . ■ — - »•* ị

Hình 10.2C: Bảng línỉi vừa có đưỢc vởi các dòng tổng con irình bày sô' â iểm cao chobài kiểm tra M-FFB cho mỗi trường học.

Ph.a trá i của sheet bây giờ có một loạt các cấp oưtline hiển thị. Bạn có thể mở rộng hoặc thu gọn những cấp này bằng cách sử dụDg các nút Show Detail và Hide Detail ở phía bên phải nhóm Ou:line trên tab Data.

Ng)ài ra. một dòng mới đã được thêm vào cho mỗi thay đổi trong trum g học. Dòng này trình bày số điểm cao cho bài kiểm tra M- FF3 cho trường học đó. Ví dụ, số điểm cao nhất cho bài kiểm tra M-?FB từ trường trung học Arcadia là 34.

Bưtfc tiếp theo là thêm các dòng tổng con cho các quận trườngho(.

8. Chọn D a ta > O u tlin e > S u b to ta l.

9. Từdanb sách xổ xuống At ỉilach Change, chọn D istricưC harter .

Iloder Narrte,

10. Eể y nguyên các tùy chọn hàm và tùy chọn tổng con như trong phm đầu của bài tập.

Trtng khi bạn thêm một cấp thứ hai của tổng con, bạn vẫn muôn dữ iệu được báo cáo trên cùng một cột. Ngoài ra, bạn vẫn muốn biế; giá trị tôl đa cho cột đó bên trong quận này.

11. I^y chọn hộp kiểm cho Replace Current Subtotal.

Lầi này, bạn muôn thêm một tập hợp đòng tổng con mới vào các dòrg tổng con đã có ỗ đó. Chú ý rằng, khi bạn yêu cầu Excel khíng thay th ế các dòng tổng con hiện có, bạn không còn có thể

http

://da

ta4u

.com

.vn/

276 Chưđng 10: Phán loại và lọc dữ liệu

thay đổi chức năng của dòng tổng kết nữa. Khi bạn hoàn tất, hộp thoại trông giống như hình 10.21.

$ u b t c * â !

O i s ư < t ; C h « te r

F jr \ ; t io n ;

K đ X

ti)

M m M-M&sMA1 K - M

ỉRepldcc (CiM 9j6toụi's P»ê bi«4k b« '^«en giíỵjọi

R e m o v c A I OK JL C o n c d

Hình 10 .21: Hộp thoại Sub- total dược x á c lập đ ể tạo outline để tìm giá trj t ỗ ĩđ a cho bài kiểm tra WI'FFB cho mỗi quân.

12. Nhấp OK.

Excel mâ"t một hoặc hai giây để thêm các dòng tổng con và kết nhóm dữ liệu. Khi Excel hoàn tất, sheet sẽ trông giông như hình 10.22 .

' \ t > » a í r> i « t ì

1 f C M rT t r s « r» t V tv M ) C * C i ỉ t c m k it i r M - M t M - M Ỉ Ỉ W ( p | ^

- n ỉ a t n ỉ M M A .ru c ia H ig x & tn o o ^ w >2 »

ỉ ?O ỉJ» a u ] ;q m » ỉ !0 a6 A r iA O ia H l ị - Ỉ ỉ h o c i • i • 1

« V(0 * J d » ic Ì « M A rc«« i4 H ic» H i í U i

: T C Ỉ^ Uỷ? 9 • • ■

• jA<*i«a D i ỉ t n n Ỉ O M H l j - Sc ’ ^ 1 AU i 7 i

1 v . « T t s « ic v < fU in > v :» te f í M M «rv#OU p ir|A > e^ MI * » * • ^

i re :* scQ O ỉ< o n s4« ie I# r f i« d D n t n ữ ?crỉ447)2 ỉấ>M ^ r u 0 i4 1 • • 3

U v a t à à \ ệ ư r t i M ^ n u k l M u 5

A K « t f iM i | l t ỉ ( h 90 l M u 1

u y ữ n ìo o ữ o « * « v < i^ r 70n í ? 2 í • M >15 5

t ỉ ^ 1*000 0 e < rV 4 < L * y ;^ h « 4 O *s:n tr » ỉ » ? ỉ ị t M ĩ ỉ • • í

l ì ^ » 7G M c « « f v ju r> K i i ĩ } U ỉ ; 6 ỉ B é ir|< ỉo l9 H » t * '» < i| * i ịo H ?» m 1 '

14 ? o n ’ o n C « * tV iiBrf^vVL.-< K Ĩ * Ì K * ỉ m ư M ỉ 1

. l ì 1Ụ 79 ’DCC V*H«T ĩO » f Ì M » t w » ỉ t r Y O « ^ a i» r H i | h v n A l l Ỉ 1«B

1« K I Ỉ9TUC0 C * C f S'«IỈ«T ỉ t W 2^ Ỉ Ỉ C Ỉ l« K > (*u> »«> tetH i|ri V U )A u

ì ' P e e r ỉ l i ỉ ( « '( V « ' ĩ ' • ^ *. 1

D»« a i r u 1/ ' I t i ỉ 5 > lW 6« * t *.«?:•» 7i i ; i ; ỉ d ỉ B « jM « f t r««k H> tr W iO ( t 1 • • f -

ì i n 79T a o c « c 'V « i: f Ỵ n > » ỉ; 4 ỉ i M i t í ><'Ệh&ch^H : s x « | l

ỉ t » ỉ 9 n c 4 í t t t Ỉ Ỉ B C e « . v «4 C i« « l ì • • 1

2« n n c««< V4 ÌI«» 6 Jc**'n u n e S9 ^ H < rC re« L 2M ? i i Ễ

7H<'1 72AỈ í» Ỉ O s • i

t ị &V&SQ 0 ««h • 9 -

-* ỉ l O t t i D n t t W J t

• H S O u M t l C f*» b M l| K M h e o lM 4S

í r 7024Ẵân0 S r e i r v u i* u n ih a đ O i ị t n s n 24« n s S O M c h « M n j i ^ c > ' l w 45$ N I p

u T ữ ỉ i M N O t( r i iC : v w » » Ỉ M H>ir. 4( h c « i 1 « •L

i l T Q M M C O 0 < ỉ:n n K 710 2

m . . H * . - r í •• • • • * - p y a s a i r t

Hình 10 .22; Spreadstieet vừa tạo ra với các dòng tểng con (rình bày stf đ iểm cao chobài kiểm tra M 'FFB cho mỗi quận.

Nơi trước đó bạn đã có hai tập hợp tùy chọn kết nhóm , bây giò bạn có ba tập hợp. Cũng chú ý rằng bây giờ bạn có hai dòng tổng con cho mỗi trường học, đây hoàn toàn không phải là điều mà bạn muốn.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưdng 10: Phân ioại và lọc dữ iiệu 277

Không giống như một PivotTable, thứ tự bạn thêm các tổng con :ạo ra một sự khác biệt. Bây giò bạn sf: xóa các tổng con và tạo chúng theo thứ tự ngược lại sao cho bạn thây nhiSig gi bạn đã mong đợi thấy.

13. Chọn D a ta > O u tline > S ub to ta l. ở cuối hộp thoại Subtotal, ahâ”p Remove All.

Hộp thoại này đóng lại, và các dòng tổng con được loại bỏ. Bây giờ bạn sẩn sàng tái tạo chủng.

14. Chọn D a ta > O u tlin e > S ub to ta l.

15. Từ danh sách xổ xuống At Each Change In, chọn District/Char- ter Holder Name. Để loại các tùy chọn hàm và tổng con như trong phần đầu của bài tập. Nhấp OK.

Excel m ất trong giây lát đê thêm các dòng tổng con và kết nhóm dữ liệu. Khi Excel hoàn tất, bạn thấy các dòng tổng con cho mỗi quận.

16 Chọn D a ta > O u tlin e > S ub to ta l.

17. Từ danh sách xổ xuông At Each Change In, chọn School Name. Đê các tùy chọn hàm và tổng con như trong phần đầu của bài tập. Nhấp OK.

Excel m ất một chút thời gian đế thôm các dòng tổng con và các nhánh dữ liệu. Khi dữ liệu hoàn tất, bạn thấy các dòng tổng con cho mỗi trường học, và các dòng quận chỉ xuất hiện ở cuối tập hợp trường học cho quận.

18. Nhấp Hide Detail.

Các record chi tiế t cho sheet được lọc khỏi khung xem và bạn chỉ các thấy dòng tổng như được minh họa trong hình 10.23.

iptM

»*• »*IV7 tokUMI

VMM I

0 » l* V J t* f U M I* « I>IMW M i

< !•«> MiU

O t t i V4ll»t IM«1

Ma«I ^ 4 I •

Ii*u»i>ii|n

*iMnLM< •'đ t* Vhi>w « • *

■•'••k V r«el

M«

OÉirliii' rri ~I||I> ỊrtBiiiiÉ' I>

Mn

V iMBb Mm

t>f W1» Mm * «T Mu

— i l .____________________ srsmmHình 10 .23 : VVorksheet sau cùng hiển thị chỉ các dòng tổng.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Các dòng tổng con rế t tố t cho việc tạo các báo cáo khi bạn không có một bảng dữ liệu. Chúng cho bạn thấy khá nhanh thông tin tổng kế t khi bạn không cần tạo một PivotTable.

278 Chướng 10: Phân loại và lọc dữ liệu

Thuật ngữ

co rre la tio n (sự tương quan); Mối quan hệ giữa hai mẩu hoặc tập hợp dữ iiệu.

c rite ria {tiêu chí): Thông tin được sử dụng để quyết định lởi gtải dáp cho câu hỏi đang được khảo sát. Trong phân loại, các tiêu chí được sử dụng để quyết định thứ tự của các hàng dữ liệu. Trong iọc, tiêu chí quyết định các hàng nào hiển Ihi và các hàng nào không hiển thị. . •

g roup (hoặc ou tline ): Khi dữ Nệu khác nhau trong m ột w orkshee t có quan hệ, việc kết nhóm (hoặc tạo outline) được sử dụng như là m ột cách để thể hiện những mối quan hệ giữa dữ iiệu. Một ưu điểm của các group hoặc outline là các cấp (levei) bẽn trong các nhóm có Ihể có các tổng con dược áp dụng cho việc đánh giá dữ liệu, Một ưu điểm khác là các cấp đữ liệu có thể được thu gọn sao cho chỉ nhin thấy dữ liệu tổng kết.

h idden ce!l (ô ẩn): Một ô không nhìn thấy được, nhưng vẫn nằm trong worksheet,

leve l (cấp): Khi bạn tạo các kiểu phân loại vào bộ lọc, mỗi một trong nhiều tiêu chí có thể được áp dụng vào một tập hợp dữ liệu.

raw data (dữ liệu thô ): Dữ liệu đã không được lọc hoặc được phân loại để tìm các lời giải đáp. Dữ liệu thô cũng có thể được gọi là m ột tập hợp dấy đủ trong một vvorkbook.

record {bản gh i): Một hàng dữ liệu, m ột thuật ngữ được sử dụng đặc biệt nơi có m ột mối quan hệ giữa các ô bên trong một hàng nào dó.

v is ib le ce ll (ô nh ìn thấy được): M ột ô có thể được thấy trong khung xem hiên hành của dữ liêu.

Thực hành1. Hãy nêu một tình huông trong đó bạn phân loại dữ liệu và một

tình huô^ng trong đó bạn lọc dữ liệu.

2. Hãy nêu lên một cách để định nghĩa tiêu chí phân loại cho dữ liêu.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

3. Hãy nêu lên hai cách bạn có thể tìm sô” lượng hàng trong m ột dãy dữ liệu.

Chương 10: Phân loại và lọc dữ liệu_____________________________________279

'1. Hãy mò tả một tình huống trong đó việc sử dụng định dạng có điều kiện với việc phân loại sẽ nâng cao nãng suâ't của bạn cũng như khả năng hiểu dữ liệu của bạn.

5. Bụn không tho hoàn tấ t tác vụ nào trong những tác vụ sau đây từ hộp thoại Custoin Lists?

a. Xem bất kỳ danh sách tùy ý hiện có.

b. Xóa một danh sách tùy ý.

c. Đặt tên cho một danh sách tùy ý.

đ. Biên tập một danh sách tùy ý.

6. Hãy cho biết ưu điểm lớn nhất của việc lọc dữ liệu.

7. Để xóa các bộ lọc đang sử dụng trong tài liệu, sử dụng nút __trong n h ó m ____ trên t a b _____ .

8. Đúng hoặc sai; Bạn có thổ lọc chỉ trên dừ liệu sô'.

9. Phương pháp tạo đỊa chỉ nào được sử dụng khi bạn tạo m ột bộ lọc nàng cao: tạo địa chỉ tương đôi hoặc tạo địa chỉ tuyệt đối.

10. Điều nào trong những điều sau đây không ngăn Excel kế t nhóm hoặc tạo outline dữ liệu? (Có thể có nhiều câu trả lời).

a. Các nhãn (label) không được định nghĩa cho tập hợp dữ liệu.

b. Các ô rỗng trong tập hợp dữ liệu.

c. Bạn có các hàng dừ liệu rỗng.

d. Dữ liệu text bên trong tập hợp dữ liệu.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

280 Chương 11: Bảo đảm dữ liậu dúng

6 Ỏ O đỏm dữ liệu đúng

Những ãiểm chínhM Loại bỏ dữ liệu Irùiig lặpẫ! Tạo các quy tắc hiệu lực hóa (vaỉidation ìiile)M Hợp nhấi dữ liệu lừ ìibiềĩt sheel

Khỏi động

Càu hỏi

1. Hai nguyên nhân phổ biến của dữ liệu không hợp lệ là gì’

2. Dữ liệu trùng lặp có luôn nên được loại bỏ hay không?

3. Làm th ế nào bạn loại bỏ dữ liệu trùng lập ra khỏi một cộ: trong khi để yên các cột khác?

4. Sự khác biệt giữa một ô trùng lặp và một record trùng lặp là gì?

5. Một quy tác hiệu lực hóa (validation rule) là gì?

6. Các loại dừ liệu nào có thể hiệu lực hóa?

7. Các sheet nào trong một file bị ảnh hưởng nếu bạn bật tín i năng Circle Invalid Data?

8. Sự khác biệt giữa một thông báo nhập liệu và một thông )áo lỗi là ’gì?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

9. M ột danh sách hiệu lực hóa (vaỉidation list) là gì?

10, Bạn học được gì khi hiệu lực hóa dữ liệu?

Tăng tôcNếu Vjạn đã hiểu hoàn toàn rằng cách bảo đảm dữ liệu trong các filo

Exctíl 2010 chính xác, hãy đến chương tiếp theo.

Trong một th ế giới hoàn hảo, tấ t cả dữ liệu mà bạn nhận thì hoàn hảo, bạn không nhận dược bất kỳ dữ liệu trùng lặp, các công thức làm việc chính xác mỗi lần, dữ liệu hoàn toàn hợp lệ và ilữ liệu chỉ mỗi lần nằm trong một vị trí. Thật không may, bạn

không sóng trong th ế giới đó; bạn sống trong th ế giới thực.1'rong th ế giới này, bạn phải làm sạch dữ liệu mà bạn đã được cho để

bạn có thê' tận dụng nó được tốt. Bạn cần có khả năng kiểm tra dữ liệu và tìm ra các vấn đề. Bạn có thế làm công việc này bằng ta y n h ư n g đó có thẻ là một tiến trìn h dễ sai sót. Thay vào đó, chưcmg này dẫn dắ t bạn qua các tiến trìn h liên quan trong việc hiệu lực hóa dữ liệu với Excel:

Tim rồ loại bỏ các ô HÌDÌQ, lặp m khỏi các hàng rà cột.s l/iộii lực hóa rằiiq dữ liệii lroiii> h(in\ị líiib là chíiĩb xác.M Bào cíãiìi rằng d ữ liệu ctKỢc Ihớin. cả clãygiâ trị của nó và kiểu của

IIÓ là chính xác.B IIợp ììbất các nhóm dữ Hẹn Ihàiìb các cụm khả thi.

Loại bỏ dữ ỉiệu trùng lặpDữ liệu trùng lặp có thể đi vào các báng tính bằng nhiều cách khác

nhau. Thông thường, các giá trị trùng lặp thường do sai sót con người gây ra chẳng hạn như dữ ỉiộu được nhập nhiều lần. Một nguyên nhân phố biên khác của dữ liệu trùng lặp là dữ liệu từ hai nguồn được trộn vào một sheet.

M ặt khác, đôi khi dữ liệu trùng lặp thì hợp lệ. Nếu người đó làm một điều gì đó mỗi ngày, nó sẽ được ghi chép trong một danh sách hóa đơn một lần mỗi ngày. Tuy nhiên, nếu cùng một giao dịch được nhập nhiều lần, nó không hợp lệ. Ví dụ, nếu bạn mua cà phê cùng thời điểm mỗi ngày, cửa hàng mà bạn mua nó sẽ đưa ra các thời điểm trùng lặp cho các lần mua cà phê nhưng các ngày mua sẽ khác nhau.

Trong tấ t cả trường hợp này, tìm các giá trị duy nhất bằng tay có thể là một tiến trình m ất thời gian và dễ sai sót. Bạn sẽ cần phân loại dữ liệu và sau đó chọn các dữ liệu trùng lặp và xóa chúng. Mặc dù điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng nó có thể m ất thời gian và gặp trục trặc. Trái lại tiến trình được cài sẵn vào Excel 2010 dễ làm hơn mô tả và ít bị sai sót do con người hơn.

Chưdng 11: Bảo dầm dữ liệu đúng 281

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Trong các bài tập sau đây và qua suô"t chương này, bạn làm viíc với dữ liệu từ một cuộc khai quật khảo cổ học. Cuộc khai quật h ình th ình một lớp. Sinh viên khám phá một món, sinh viên này điền vào một nẫu biểu cho món đó. Sau đó cuôì tuần, sinh viên nộp tấ t cả mẫu biểu đíỢc điền vào cho tuần đó. Các mẫu biểu cho thấy món vật đó đă được tìn thấy ở đâu, nó là loại vật thể gì, ai đã tìm thấy nó và trọng lượng của nó tính bàng gram.

Loại bỏ các ô trùng lặp ra kliỏỉ một cột

Trong bài tập này bạn sẽ sử dụng các hàm Excel để tự độnf loại bỏ các mục nhập trùng lặp ra khỏi một cột dữ liệu, ớ phần S£U trong chương này bạn sẽ làm một bài tập hướng dẫn cách loại bỏ cic hàng chứa thông tin trùng lặp đi qua nhiều cột.

1. Mở íìle DigResults.xIsx.

2. Chọn column B (Objtíct Type).

Bạn phải tìm các loại vật thể độc đáo nào đã được tìm thấy tuần này. Để làm công việc này, bạn sẽ tạo m ột bản sao của cộ; này và sử dựng nút Remove Duplicates để tạo một danh sách các loại đồ vật.

3. Sao chép cột B sang cột G sao cho bạn có một bản sao để làm việc.

Không gicíng như lọc hoộc phân loại dử liệu, loại bo các dữ liệu trùng lặp sẽ thay dổi dữ liệu. Trong th ế giới máy tính, tim trinh này có tính hủy diệt. B ất cứ khi nào bạn tiến hành một tim trình có tính hủy diệt, hăy làm việc trên một bản sao dữ liệu <ho dến khi bạn chắc chắn những gì bạn đang làm sẽ đạt dược tế t quả bạn mong muôn.

4. Với cột G được chọn, chọn D a ta > D a ta T ools > R em oê Du- p lỉcu tcs .

IIỘp thoại Remove Duplicates mở ra, như được minh họi trong hình 11.1. Nhằm chuẩn bị cho việc tìm các dữ liệu trùng Up, bạn được nhắc chọn các cột nào để đánh giá cho các dữ liệu trìng lặp, như được minh họa trong hình 11.1.

282 Chưdng 11: Bảo đảm dữ iệu đúng

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chươna 11: Bảo đảm dữ liệu điủng 283

I fì-.tíTCVe D-pl ’ .y

Ị T ộ d e t e t ô - í u o i c o ỉ e í c i e c l :< ' ; M f V 5 t ỉ â l : c n t â l n d j D S c â t ô s .

' ' " : - t V . ( Ị Ì M ' . 5 e t t c i A 1 ( 3 ' d â t â h â 5 . ‘> « d e r s

C C iU H IT iố

. ' C o ) u m : ‘ C'

OK CancèỊ

Hình 11 .1 : Hộp Ihoại Pemove Duplỉcates.

Bởi vì bạn đă chọn chi một cột, chí một cột được trình bày trong danh sách. Bởi vì dữ liệu đã không nằm trong một bảng và có bảng chất theo ngữ cánh, Excel Idiông tự động biết rằng dữ liệu có một tiêu đề. Nếu bạn không cho nó biết hàng đầu tiên là một hàng tiêu đề, Excel xem hàng đầu tiên chỉ là một hàng dữ liệu khác cần xử lý.

5. Chọn hộp kiểm My Dala lĩa s Ileaders và sau đó nhâp OK để loại bỏ các dữ liệu trùng lặp.

Ivhi bạn nhâp OK, Excel nhanh chóng xem lướt qua dữ liệu và tìm số món đồ vật độc đáo và số món đồ vật trùng lặp. Sau khi Excel hoàn tấ t tiến trình này, nó loại bỏ các dữ liệu trùng lặp và báo cáo kết quả cho bạn như được minh họa trong hình 11.2.

ị*’**

< 9 ' w ở t ir r c . e d : y I ÍT?«3 j e y ò l ư C ỉ ( e m A n .

C k .

11 ,<r

Hình 11 .2 : Excel báo cáo nó đã tim thây và loại bỏ 90 dữ liệu trùng lặp.

Trong trường hợp này, Excel đã tìm thấy và loại bỏ 90 dữ liệu trùng lặp và còn lại 9 loại món đồ vật độc đáo được tìm thấy trong cuộc Ichai quật trong tuần.

É. Nhấp OK.

Bạn thấy danh sách các loại đồ vật độc đáo được tìm thây và được báo cáo tuần 11 này, như được minh họa trong hình 11.3.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

284 Chương 11: B ảo dảm đư liéu đủng

r 0 ••o t ec : t>o:

^h.víO il

1

Hình 11.3: MỘI danh ỉách các loại đổ vật độc dáo lược lìm thấy bằng việc loạ bỏ các dữ iiệu trùng lặp tnng một cột.

Lo(ji bỏ các dữ liệu trừng lặp ra khởi các cột trong một bảngCác ô trùng lặp là những ví dụ đơn giản về dữ liệu trùng lậ). Một

công dụng phức tạp hơn của tiến trình loại bỏ các dữ liệu trùng lặp là tìm và loại bỏ các dừ liệu trùng lặp nơi dừ liệu cần được kiểm chứng ngang qua một số cột.

Thực ỉ ế

Một ứng dụng rất thực tế của việc loai bỏ các dữ liệu trùng lặp ra khỏ dữ liệu trong một cột là đuy trì các danh sách địa ch ỉ e-mail. Nếu bạn trộ i dữ liệu lù nhiều danh sách thành một danh sách dơn, việc tim kiếm loạ bỏ các dữ liệu trùng lặp có thể là một điều rắc rối. Thay vì làm bằng tay, lãy thả các địa ch ỉ e-mail vào một bảng tinh Excel và sử dụng nú t Rem )ve Duplicates để làm sạch cho bạn.

Trong bài tập này, bạn bắt đầu làm sạch dữ liệu từ các cuộc kha quật khảo cổ học của tuần lỗ. Mỗi ngày, các kết quả của cuộc khai quậ được viết trên một mẫu biểu theo dõi hai phần. Cuô'i tuần một phần cia mỗi mẫu biểu được nộp vào dữ liệu từ bản sao đó được nhập vào má} tính. Các sinh viên phải giừ lại bản sao kia.

Thật không may, cuối tuần đầu tiên, nhiều sinh viên đã nộp (ả hai bản sao và cả hai được nhập vào máy tính. Công việc của bạn là liại bỏ các mục nhập trùng lặp sao cho chỉ còn lại các mục nhập thực Sí. Để làm công việc đó bạn chọn toàn bộ bảng nhập dừ liệu và sử đụn{ tính năng Remove Duplicates để cắt xén nó:

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưong 11: Bảo đảm dữ liệu đúng 285

1. Quay trở về bảng bắt đầu tại ò AI và chọn toàn bộ bảng bằng cách nhân Ctrl+A. Chọn D ata > D a ta Tools > R em ove D iipli- c a te s .

Lần này, khi Excel hiển thị danh sách cột để bạn chọn, nó nhận ra rằng dữ liệu có các tiòu đề liệt kê tấ t cả 4 cột trong bảng như được minh họa trong hình 11.4.

! " í

1 T o ú t < t e - Ô U 4 5 . 5 « 'e c 1 c r c c r iu n -o í t n . ĩ : o n t 3 i n ỡ u p l c d ỉ e í .

ỉ t i ì e c l u i i s d « c t Al'M í í a h « s h e a d e t s

CcẰjĩttTìS

■

V r ' i í c c . * « ' Ế i

v '

O K C à o c d

-

Hinh 11 .4 ; Hộp thoại Remove Dưplicaies liệi kê 4 cột trong bảng.

2. Nhấp OK, để loại bỏ các dữ liệu trùng lặp.

Khi bạn nhấp OK, Excel lướt qua đữ liệu và tìm số giá tr ị duy n h â t và sô" giá trị trùng lặp. Lần này, thay vì chỉ kiểm tra các giá trị của một ô, no kiểm tra tìm các dữ liệu trùng lặp qua tấ t cả ô irong các cột mà bạn đã chọn.

Ví dụ, trong Idii trước đó bất kỳ bản sao của một loại đồ vậ t được xem là một giá trị trùng lặp, bây giờ nó là một giá trị trùng lặp chỉ nêu địa điểm, người khám ph.i, và trọng lượng y như nhau.

Sau khi các giá trị trùng lạp dược loại bỏ, Excel báo cáo kế t quả cho bạn như được minh họa trong hình 11.5.

M icroioh. E*ce'

1 v ỉlj6S fc«ur.d èíxi rerr>o^»d; y j ư ì t c j t . ỉV es r«rnẠn.

' «

V ' a <:

Hình 1 1 .5 : Excel báữ cáo rằng nó ũã t ìm Ihấy và loại bỏ 69 giá trị Irùng lặp.

Trong trường hợp này, Excel đã tìm thấy và loại bỏ 69 giá trị trùng lặp, để lại 30 đồ vật duy nhất được tìm thấy trong cuộc khai quật trong tuần lễ báo cáo.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

286 Chướng 11: Bảo đảm dư liệu đúng

3. Nhâp OK.Bạn thấy đanh sách các record món đồ vật duy n h ấ t cho tuần này, như được minh họa trong hình 11.6.

0 -

, ' ' ỉ • • •

; h i . AP H í. iv y

i ^ , 4 1 W \'-» JS 4 . )

k ih iteôA l S .I

i > » . : ỉ A i iv w A ẳ iChiccOAl < c 3.<J

' 'C ' Ai:

; J t.$9 Po* AA

A tv c > « l ,s ị :

U ' w 3c lỉA n « JS

. • ^ t ỉ c r d p ỉ í *

, 2 Í C . Ĩ Í S r s M ỉ c l <c I t

A '1 n o A # t ei

í r i ữ ỳ - ' < 0 i O

A i íV'.v a t -" '* ì ồ

l i t t> K ữ C ' v c 4 .9

s o *ư » ỉ .

JS P ộ ' i N i r s l

: i 11 7 2 S o n * 2.S

r e !.;<

l i 2 8 , « 4 3

ỉ : 4 ,65 Sh c v ì « ì

. ' í 4 3 iCÍ' >0' »<r Ì 7

ư . i 9 Af»c»v' s s .n t 2 . :

ĩ i 1 5 3 5|>* $fva'd k C Ỉ . 9

i c M ,5 Ỗ j S

Ỉ 7 í . : So* J ỉ ĩ . ' »

s . i A A.R

- S l . ĩ ỉ H e o -.*

N . u l .r i ỉ4 (0 4 l ì : ì

>9 A -u rn ii b í> n í

i ĩ

W c < k t r ; ' V

Hình 11 .6 : MỘI danh sách các đổ vậỉ dưực ỈLm ỉỉtây sau ktii tính năng Rem ove Dupli- cales đã được sử dụng trên một tập !ìựp CỘI.

Loại bỏ các giá trị t rùng lặp ra khỏi các cột được chọn t r o n g mộtbảngBởi vì Excel cho bạn chọn chính xác các cột nào được sử dụng để so

sánh, bạn có thể sử dụng cùng một tiến trình mà bạn đã áp dụng trong phần trước để tìm ra nhiều thứ khác về dữ liệu. Ví dụ, đầu tiên bạn chuyển trở về dữ liệu gốc và loại bỏ loại các giá trị trùng lặp. Lần này, bạn không quan tâm món đồ vật đã được tìm thấy ở đâu hoặc nó nặng bao nhiêu; bạn chỉ muôn biết các loại đồ vật nào mà mỗi sinh viên đã tìm thây. Để làm công việc này, bạn lập lại tiến trình loại bỏ các giá trị trùng lặp với chỉ các cột Object Type và Discoverer được chọn:

1. Tiếp tục với cùng một file mà bạn đã sử dụng trong phần trước, chọn toàn bộ bảng và sau đó nhấp nút Remove Duplicates.

2. Hủy chọn các hộp kiểm cho các cột Location và Grams.

3. Nhấp OK để loại bỏ các giá trị trùng lặp.

Lần này, Excel báo cáo trở lại cho bạn b iế t rằng nó đã tìm thấy và loại bỏ 6 giá trị trùng lặp như được m inh họa trong h ìn h 11.7.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưdng 111: Bảo đảm dữ liệu đúng 287

Micrvioh Otl c« Ek«

6 d u p k â t e Ã t i j : e f k : > . « ỉ j : H v a k í e s i c r r t d m .

\ \ ' ô i t i n g h ý i p K l '*

Hình 11 .7 ; Excel dã tkn thây và loại bỏ 6 giá trị trùng !ặp.

4. N hấp OK.Bạn thấy danh sách các loại đồ vật duy nhất mà mỗi người đã tìm thấy và báo cáo trong tuần như được minh họa trong hình 11.8.

7 7 ^

s 9 7 , T S

<) V* r I*

. 2 ; ì . 7 51. io - - iĩ.Sí ;5 fx/*c A 7í.-8 : 7

I S 2 1 , 7 2

.5 r.M

1- «,i2

:?\i ^ * r\ v í P ử k I ? -<>*:

C l' « c : T v 0 4

p Q ' s h a r d

i " ! m a l D C r*iê

Fov*ìClÃpé r f . ( . ' ( í t

r ^ â l f )w '« é

A r r o v ; ữ ; > i ; U

A r r o v v Ũ C IO Ĩ

►"0 *

ec*;:«? c * S'*«ứr<1

Bc"iệ 3c*i l<*E r í c e i e r

ÍC' t Ẵríl - V S '* « i íd

Chírccâ!

3 í t c v í r ^ r

1 í í ’v í© c * .'j< r ỉ

J S

Ì5s ?

\C

<cosắôas

>«htJSA f t

i . l

3 , 4

J , ' í

* . s

3 . 0

rcS . 9

1 , 7

l.ỉ

? 9

> i1.2

i

Hìnli 1 1 .S; Danh sách các món đổ vật duy ntiât ỡược tìm thấy bửi m ỗí người sau khiloại bỏ các giá Irị trùng [ặp.

Hỉệư ỉực h ó a dữ ỉiệu• • •

Dữ liệu trùng lặp chỉ là một loại dữ liệu có vân đề. Bạn có thể tìm dữ liệu có vấn đề khác bằng việc sử dụng các công cụ khác bằng việc hiệu lực hóa dữ liệu để xây dựng các quy tắc hiệu lực hóa riêng của bạn cho đúng dữ liệu. Các quy tắc hiệu lực hóa (valiđation rule) cho bạn quyết định dữ liệu sẽ trông như th ế nào và loại dữ liệu nào được cho phép cho bà"t kỳ cột dữ liệu được cho.

Ví dụ, hãy xem cột Grams trong các kết quả khai quật khảo cổ học trong phần trước. Mặc dù, hầu hế t các thành viên đội đã cân các món đồ vật của họ và đã cung câp một trọng lượng tính bằng gram, nhưng thành

http

://da

ta4u

.com

.vn/

viên đội có các chừ đầu AR hiểu sai các hướng dẫn và đưa ra một mô tả về trọng lượng thay vào đó.

Với một lỗi như ỉỗi này, bạn có thể sửa dữ liệu bằng hai cách:M Nểìi dữtiộĩí dã nằm ỉm/ig bảng tính, bạn có Ihổ Yỗn cần ỊLxceìtĩm và

đánh dấn các già trị kbôiìíỊ đũng.B Nến clữ liệu cĩược Ihêm rào bảng íhìh, bạn có thể giới hạn I iộc ììhập

dữliệti bằniị nbiềii cách khác nhau.Trong phần này, bạn học cách làra cả hai kiểu hiệu lực hóa này.

Tạo một quy lắc hiệu ỉực hóa cơ bản

Khi làm việc với các lượng dử liệu lớn, bạn thường biết loại dừ liệu nào từng mong đợi cho mỗi cột. Trong một số trường hợp, thậm chí bạn biết dãy giá trị hoặc các giá trị riêng biệt này có thể sử dụng cho mồi cột. Bạn có thể sử đụng sự hiểu biết đó để tạo các quy tắc hiệu lực hóa dữ liệu nhằm giúp làm sạch dữ liệu.

Trong bài tập sau dây, bạn tạo một quy tắc hiệu lực hóa đề jíới hạn các trọng lượng trong cột Grams chỉ trong các số thực tê”;

1. Mở file DigRosultsW klưniqueRecords.xlsx.

2. Chọn cột D (Grams). Chọn D a ta > D a ta Tools > D a ta Valida- tion .

Hộp thoại Data Validation mở ra, như được minh họa trcng hình11.9.

Sử dụng ba tab trong hộp thoại này, bạn sẽ tạo một quy :ắc hiệu lực hóa để giới hạn các trọng lượng trong sheet này chỉ trong các sô” thực tế.

3. Từ danh sách xổ xuống Allow, chọn Decimal.

Khi bạn thay đổi dữ liệu được cho phép từ Any Value sang một mục cụ thể, bạn kích hoạt phần còn lại của giao diện. Để đơn giản, quy tắc đầu tiên mà bạn tạo đòi hỏi chỉ các giá tr ị \í các sô. líh i bạn tạo một quy tắc dựa vào sô', bạn cũng phải đ ịn i nghĩa thứ gì đó về số để Excel hiệu lực hóa. Bởi vì bạn làm việi với các trọng lượng, số phải lớn hơn 0.

288 Chương 11: Bảo đảm dữ liệ j đúng

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 11: Bảo đảm dữ liệu đúng 289

ŨdU V3l»d4tíon ~ ịpặiữmiS

S íltngs InputMess^ợc ẽrrcH Alcf«

Vòlidâbon Oiterid

Allovvr

Any value

Qtàr A ll OK C d o c e l ,J

Hình 11 .9 : Hộp Ihoại Dala Vaiidation.

4. Từ daiih sách xổ xuông Data, chọn Greater Than. Trong hộp Minimum, gõ nhập 0 (zero). Nhấp OK để tạo quy tắc.Bây giờ bạn đă tạo và áp đụng một quy tắc hiệu lực hóa dữ liệu cho cột Grams. Chú ý rằng từng mục nhập chứa một từ có một tam giác lỗi ở góc trá i phía trên cúa ô.

I ^ i bạn chỉ có một vài hàng dữ liệu, như trong trường hợp này, kiổm tra bằng m ắt để tìm dấu chỉ báo lỗi là một cách tố t để tìm ra tấ t cá lỗi. Tuy nhiên, khi có nhiều dừ liệu hơn, có thể bạn bỏ sút các mục. Thay vào đó, bạn cỏ thế yêu cầu Excel đánh dấu các lỗi một cách rõ ràng hơn nhiều.

5. Chọn D a ta > D a ta T ools > D ata V aliđa tion > C irc le In v a lid D ata .

Như dược minh họa trong hình 11.10, Excel khoanh tròn tấ t cả ô trong shcet chứa dữ liệu không hựp lộ.

'1'rong thố giới thực vào lúc này, bạn di tìm thông tin chính xác và nhập nó vào các ô. Khi bạn hiệu chỉnh mỗi ô, Excel loại bỏ hình tròn và cờ lỗi biến mất.

Nếu bạn muôn loại bỏ tắ i cả cờ cùng một lúc, bạn có thể chọn tùy chọn Clear Validation Circles từ danh sách xổ xuông Data Validation.

Íaàì/.

M ú và Idl cóc íììnlỉ irò n Ici sẽ óp dụnq clìO tđl cả lẽí lr€n spreacỉsỉie^l ỉiiện [>ổnk.

D ế lliỐH cóc íiìnlt Irồn lẽi cíio nliữnq sheiil Ihóc , í c ị n ckọn mSi siieei vò m ồ cổc

liìr ìk Ip ò íì.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

290 Chương 11: Bảo đảm dữ liệu đúng

P o l

í;

í C n a r c c a l

5 A i o w p o r u

Ế bb,2S C ỉk i r tU đ l

7 i 8 . 7 ? n o t

$ 7 6 . 9 S P o í %^f\rđ

ậ 9 7 . 7 5 A n m a l b o n e

i O B o r » e

i : 4 C .0 S C M p C I

12 6 C ,7 S

l ã A n m . 4 Ỉ b c n í ?

. i « r *0 v . o o n i

^ $ 9 • • • A r * o « .% fp o i 'i t

c c , y o P q ỉ

I ?

15 *}C.7Ồ P u (

21.72 BõriỀ

iO B o u l ỗ

2Ĩ.UŨ B ữ o c

22 5 , 6 5 B rA C C lC t

21 4 3 , 1 0 0 P m

2 -i 4 2 . 1 6 A f O ' . v p ô j n i

2 5 2,<93 P o t Ỉ n 4 f ớ

*k. 6 4 . 3 0 B o u l e

? 7 J , 1 P c l s h » v / e é k l

A R

ÍSJS

KC

&n4Ri S

ì'iA k

K C

Sfl<8kCK C

K C

seỈ3J S

ARKrả 6

K C

JS

ARA H

o

^ t ì c ồ i \ l ‘r>

4 , ^

3 . 1

3 . 1

3 . ổ

4 , 1

' Ỉ A

< ì Ĩ m >

7 A

4 . S

3 . 0

3 . 0

4 , 0

1 . 7

4 - 7

2 . 5

l . i

4 , 1

3 . 7

2 . 1

ã . s

2 . 3

0 f p h t

>

Hình 11 .10: Excel đã khoanh tròn các ô chứa dữ liệu không hợp lệ.

Mở rộng các quy uíc hiệu lực hóaSau khi bạn có một quy tắc hiệu lực hóa cơ bản, đã đến lúc xem bạn có

thể làm gì khác với các quy tắc hiệu lực hóa. Hầu hế t các quy tắc khá dễ hiểu nhưng phải làm gì nếu bạn cần th iết lập một quy tắc cho một cột có dừ liệu text trên đó? Để biết, trong bài này bạn tạo một quy tắc hiệu lực hóa để bảo đảm rằng tấ t cả giá trị trong cột Discovercr có chính xác hai mẫu tự:

1. Chọn cột c (Discovcrer). Chọn D ata > D a ta Tools > D a ta Vali- d a tỉo n .

Hộp thoại Data Validation mở ra.

2. Từ danh sách xổ’ xuông AIIow, chọn Text Length. T hiết lập quy tắc sao cho chiều dài dữ liệu bàng 2. Nháp OK để tạo quy tắc.

Bạn đà tạo và đã áp dụng một quy tắc hiệu lực hóa dữ liệu cho cột Discoverer. Bởi vì các lỗi không có trong dữ liệu h iện hành, các cờ lồi không xuất hiện.

3. Thay đổi giá trị trong ô C l l thành chỉ mẫu tự B và sau đó cố rời khỏi ô bầng việc nhấn E nter hoặc Tab.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưởng 11: Bảo đảm dữ liệu đúng 291

Như được minh họa trong hình 11.11, Excel không cho phép bạn nhập một giá trị bên ngoài các giới hạn của quy tắc mà bạn đã tạo.

Oíi EáCS

ởT l i e v c u í n i e t t c l i s 'iC'ỉ . ' á U .

A o 3 C f h ô 2 r c ỉ i ỉ i i i c - s : , j b d c ^ it^ ir c .d i n t o t h t c ; o i l .

R e t r y ' C ă j C é i r i e l p

Ui ỉ jnf rr '• •*

Hình 11 .11 ; Giá trị mà bạn đang cô' nhập vào không hỢp lệ.

Vấn đồ với thông báo lỗi nảy là nó không hữu dụng cho lắm hoặc hoàn chỉnh. Tất cả những gì mà nó cho bạn biết là có một trục trặc nào đó với dữ liệu mà bạn đang cố nhập vào.

4. Hủy việc cô’ thay đổi giá trị ô.

Bưức tièp thoo là cải thiện việc truyền đạt thông báo lỗi.

Tạo các thông báo n h ập liệu tùy ý cho việc hiệu lực hóa d ữ liệu

Quy tác hiệu lực hóa mà bạn vừa tạo cho bạn biết một trục trặc nào dó dã xảy ra. Phải làm gì nêu bạn có thể cho người dùng thêm thông tin về những gì để nhập và giúp họ tránh các vấn đề lúc ban đầu? Làm theo những bước sau dây:

1. Chọn cột c (Dicoverer). Chọn D ata > D ata T ools > D ata Vali- d a tio n .

Quy tắc hai ký tự được trìnli bày trong tab Settings trong hộp Lhoại Data Validatioii.

Quyết định đầu tiên mà bạn (lưa ra là có hiển thị thông báo hay không. Theo mặc định, khi bạn tạo niột thông báo, nó được xác lạp đé hiển thị bất cứ lúc nào một ô có quy tắc đó được chọn. Bất cứ khi nào bạn đạt chuột lên Lrón ô đó, thông báo xuất hiện nằm bôn phải ô. Nếu hộp kiểm Show Input Message When Cell Is Salected khòng được chọn, Lhỏng báo không bao giờ được hiển thị - cho dù bạn biên tập ô hoặc đặt chuột lên trên ô.

Sau khi bạn quyết định có hiển thị thông báo hay không, bạn cần cho thông báo một tiôu đề và một thông báo miêu tả nội dung của ô sẽ là gì.

2. Nhấp tab Input Message sao cho bạn có thể tạo một thông báo mới. Trong hộp Title, gõ nhập Discoverer. Đôi với thông báo nhập liệu, gò nhập E nter thc Tirst and last initials of the person who found the artifact, như dược minh họa trong hình 11.12.

http

://da

ta4u

.com

.vn/


O its Va^d^tlon

S e t nf»i3$ r f i A ' , 'f I

/ ^ l ử . v Ỉ r p u ỉ rjV K SửQ C vvlìO*'! c d l *5 Ìc ’ l*A?CíJ

v . t < n C fầ IS s^>0.v b *-< - '5 Í .5 Ộ Ỉ?

7 i U t :

D iS < d y é r6 r

ỉiiput riiesỉâọe:en tót tíìe Ếrsỉ anơ last irvbok; of Iỉ>p SỘIX V+IO louiid the ar bfacỉ I

I T '

ệ i e d i AB (DK Cđncd

Hình 11 .12: Nhập thỗng báo nhâp liệu iùy ý để hiển Ihị cho người dùng.

3. Nhấp OK để lưu các thay đổi đôi với quy tắc và sau đó chọn một trong các ô trong cột c.Như được minh họa trong hình 11.13, thông báo được hiển thị gần ô hiện hành. Vị trí chính xác của thông báo sẽ thay đổi phụ thuộc vào có bao nhiêu khoảng trống giữa ô hiện hành và mép của cửa sổ Excel. Tiôu đề có dạng in đậm và text nằm bên dưới tiêu đề.

-c 0 :

•r

V V

2 e . 5 S ^ o t i H ê á v ,

3 5 5 , - 1 S O T V O . 5L ' i u & v e r e r

- S 2 . S 3 ; ■■".ii ' ĩ .\ i ” j : 3 . 1

5 4 5 . U A r r o v . ' J $■ í . ' . .

3 . 1

ỏ i l ? ì ổ f C 0 3 l \ C ' í « ' 1 3 . 6

7 i S , 7 9 A R

A Rt

5 S 7 . 7 5 j S 4 . 1

Hình 11.13: Thông báo này xuất hiện bất cử lủc nào m ội õ trong cột c dược chọn.

Bây giờ bạn dã cho bất kỳ người nào sử dụng w orksheet này biết những gì cần nhập trong các ô trong cột này. Bước tiếp theo là tạo một thông báo lỗi sao cho một người dùng nhập nhầm dữ liệu trong một ô biết phải làm gì để sửa giá trị.

Tạo các thông báo lỗi tùy ý cho dữ lỉộu không hỢp lệ

Sửa chữa một vấn đề liên quan với dữ liệu mà bạn đã nhập trong một ô thì dễ dàng hơn khi thông báo lỗi rõ ràng và cụ thể. Theo mặc dinh, như bạn đã thấy trong hình 11.11, tấ t cả những gì Excel cho bạn biết là bạn đã phá vỡ một quy tắc hiệu lực hóa dữ liệu. Khi bạn tạo các quy tắc, hãy chắc chắn các thông báo lỗi càng rõ ràng càng xúc tích càng tồ t sao cho người đùng có thể nhanh chóng giải quyết các sự cố.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

293

Trong b à i tập sau đây bạn tạo một thông báo lỗi tùy ý bấ t cứ khi nào ngưiii dùng cố nhập hơn hai ký tự trong cột Discoverer:

1. Chọn cột c (Discovcrer). Chọn D ata > D a ta T ools > D ata Vali- d a t io n .

Quy tắc hai ký tự được trình bày trên tab Settings.

2. Nh.ấp tab Error Alert sao cho bạn có thể tạo thông báo mới.

N hư được minh họa trong hinh 11.14, cảnh báo lỗi cho bạn thiết lập stvio, tiêu đề (title^, và thông báo lỗi cho cảnh báo. Lỗi được xác lập đố hiền thị bất cứ khi nào dữ liệu không hợp lệ được nhập .

Chương 11: Bảo đảm dữ liệu đúng

Valjfj.?tion ! 'íf |WwêSrví«|

Scĩbiiũỉ ínputMeiSỏge £ficr

íot ỏleít ửftef ơôtô IS ec

i.ỉSỉt in-,ỏlíd dõtỏ, shC'V' Uví enộr

CléôT AB OK Cõncél----- -------- . .

Hìnili 11 .14 : sử dụng tab Error Alert để tạo một thông báo iỗi tùy ỷ.

Bạn có th ể tạo ba cấp cảnh báo;K StoỊ> error. cấp thõng báo lỗi ụởi hạn ìihẩí. Lỗi phải được sửa intớc

kibi atrsorcó thể rời khỏi ô. Các tùy chọn diiỵ nhất là nhập lại, hủy, hiOặc n h ậ n sự t w g iúp . Bởi !’ì bạn (không p h ả i Excel) tạo qtiy tắc, btạn sẽ không lìm ihấv tbêm bất kỳ thông lin từ hệ thống Help của E-xcel.

If W 'aming errơr: cấp độ giữa của thõng báo lôi. Ngìíời dũng pbải cbọii tiếp tục t>ởi sự thay đổi, biétrằng nósai, bayxóasạch nó bằng Vhệc nhấp nút No hoặc nút Canceỉ. Nhấp nút No sẽ để lại giá trị trong ô nhtíng đ ể lại nội dung ô dược chọn để thay đổi. Nhấp nút Canceỉ

xóa sạch bắt kỳ thay đổi đà điíợc thực hiện và chuyển đổi trở lại giíá lĩỊ trỉỉớc trong ô.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

294 Chương 11; Bảo đảm dữ liệu đúng

K ỉụfo i'tnationaỉ error: CẩỊ) (íộ íl tịiới hạỉi nhất của thông háo lỗi. Mgười dùiiq cỏ thể bỏ qita lồi vù d ể ìạigiá ìiỊ mới bằng lùệc nhấp OK hoặc bủv sự ihay đổi lủ cbtiyền ngược tĩ-ở 1’ềgiả trị trước Itvng ô.

3. Tạo một thông báo stop cho các ô trong cột c, như được minh họa trong hình 11.15:M Tìviìg bộp Style, chọn lũy chọn Stop.K Tìvng hộp Title, nhập Two Characteìs!tí 'l'roii!ị bộp Enxir Aỉessage, gõ ỉihập text All arlifacts niiisỉ be tagged

ivith be/irst aiìcl Icist initicil/or the discoverer os a n ịdenlijìer.

D dii V allcctìon

Sứttỉngi líìput En Cí Alôr*

/ y*<ỡv. erro; òìtĩì ốftet dô tỗ ií ỉn tered

v.hen OỸKỈ uv al;đ da ố. shov' d'<tí enOí sỉert:

stop

niie:

^ Tv.oChôrỏcttrs'

ta

En 01 n^tSiò-ge:

Ajl ar hf«cts mu5t be tdơọeơ v.ith tíié ftrst arxi lâiỉt mibàl for theihbLựs «ri en t iJci ilfr)o .

^ỉéâr Alt OK Câocet

Hình 11 .15; Chọn một loại ihông báo, và sau đó gõ nhập một tiêu để và nội dungthông báo.

4. Nhấp OK và sau đó cố thay đổi giá trị trong ô C l2 thành Q.

Excel hiển th ị cảnh báo lỗi mà bạn vừa tạo ra, như được m inh họa trong hình 11.16.

Hình 11 .16: cảnh báo lỗi mà bạn vừa tạo.

5. Nhấp Cancel để xóa sạch sự thay đổi và chuyển trd lại giá trị ô trước đó.

Sử dụng một d an h sách c á c m ục đê hiệu lực hóa d ữ liệu

Đôi khi, các quy tắc hiệu lực hóa đữ liệu giới hạn hơn được yêu cầu để bảo đảm rằng dữ liệu chính xác. Một ví đụ hay là cột Object Type trong bảng mà bạn đã làm việc. Khi dữ liệu đã gõ nhập trong cột này, giá trị không có chiều dài định nghĩa sẵn, nó cũng không phải là một giá trị sô'

http

://da

ta4u

.com

.vn/

vốn có th ể được giới hạn bàng những cách khác. Tuy nhiên, chỉ các loại dồ vật n h ấ t định mới có thể dược tìm thấy ò nơi khai quệt hiện tại. Có thể kéo các giá trị từ một danh sách cho cột này thì sẽ hữu dụng.

Trong bài tập này, bạn tạo một danh sách vá một quy tắc hiệu lực hóa dựa vào danh sách này. Làm theo những bước sau đây:

1. Xem các ô AAl đến AAIO.

Các ô trong cột AA của sheet này chứa các loại đồ vật đặc trưng vốn có thế được tìm thấy trên địa điếm này.

2. Chọn cột B (Object Typo). Chọn D ata > D a ta Tools > D ata V a lid a tio n .

Tiếp thoo, bạn xác lập quy tắc hiệu lực hóa dữ liệu để kéo các giá tr ị Object Type hợp lệ từ các mục trên danh sách này.

3. Từ danh sách xổ xuông Allow trên tab Settings, chọn List.

Các xác lộp cho một quy tắc dựa vào danh sách khác với các xác lập được sử dụng cho đến bây giờ như được minh họa hình 11.17.

Chưdng 11: B ảo đảm dữ liệu đúng 295

Two Char,ăcte/5l

AJI â; tjfdcỉ$ must be tđggsd Mtỉ^ the iìist ãnd Idỉt niUâĩ fdr the dỉscover«r âS dn idenỉỉ5er.

í^ctry Conccl ị ị hklp '

VVtì5 (tì>s rri^ôrmstìon helpfijl^ 1

Hình 11 .17: Các tùy chọn cõ sẩn cho một quy tắc danh sách.

4, llủy chọn hộp kiểm Ignore Blank.

Bạn có thố' th iết lập các quy tắc danh sách để cho phép hoặc bỏ qua các giá trị rỗng. Nếu bạn chọn hộp kiểm Ignore Blank, các ô được chọn có thổ’ có một giá trị rống. Bởi vì mọi đồ tạo tác được tìm thấy phải có một loại, hãy hửy chọn tùy chọn này.

5. Để hộp kiểm In-Cell Dropđovvn được chọn, sao cho người dùng có thể chọn các tùy chọn từ một danh sách.

Khi tùy chọn này không được chọn, bất kỳ giá trị có thể được gõ nhập và sau đó được kiểm tra. Bởi vì điều này đi ngược lại lý do sứ dụng quy tắc hiệu lực hóa, hây chắc chắn chọn hộp kiểm In- Cell Dropdown. Khi tùy chọn này được chọn, danh sách các phần tử có th ế có được trìn h bày ở một phía ô sao cho người dùng có thể chon môt loai.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

6. Đế th iết lập nguồn cho danh sách, nhấp nút grid nằm bêr. phải hộp Source. Chọn các ô AAl đến AAIO. Nhấp nút grid để quay trở về hộp thoại Data Validation.

Để tạo danh sách, bạn phải cho Excel biết nơi để tìm các mục cho danh sách. Bạn có thể gõ nhập trực tiếp đanh sách vào hộp Source hoặc những giá trị từ một danh sách được đặt ờ nơi nào đó trên sheet hiện hành. Đôl với bài tập này, bạn chọn các c AAl đến AAIO.

U a * 4 -------------------------------------------------------------------------------------

296__________________________________ Chưdng 11: Bảo đàm dữ liệL đũng

M ếu t g n qõ n tiộp ỉi*onq kộp S o u rc e , bgn pliái cẩrt thộil v ề cổck vlếỉ hoo' và Jđ<i

cỉiđm c6u. B đ t pííđn )() m à tiợn qõ níiộp áược xem là m ộl q ìó tr | iưonq h ợ f clil

kkí nó kliớp vói q ĩã lpị từ nquổn m ột cócl) cíiínli xác.

7. (Tùy ý) Cung câp thông báo nhập liệu và thông báo lỗi thích hợp.

8. Nhấp OK để đóng hộp thoại và tạo quy tắc.

Quy tắc được tạo và sẩn sàng sử dụng.

9. Chọn ô B5. Nhâp mũi tên xổ xuông nằm bên phải ô để md ra các lựa chọn cho các giá trị ô. Nhấp Charcoal để thay đổi giá trị thành Charcoal.

Chú ý rằng các mục nhập trong danh sách nằm chính xác theo thứ tự mà bạn đă nhập chúng. Nếu bạn muôn chúng nằm theo một thứ tự khác, bạn có thể thay đổi thứ tự của đanh sách trong các ô AAl đến AAIO. Nếu bạn thay đổi thứ tự của các giá trị, bạn không cần thay đổi quy tắc. Nếu bạn làm cho danh sách dài hơn hoặc ngắn hơn, bạn sẽ cần điều chỉnh việc định nghĩa quy tắc.

10. Chọn ô B5. Nhấn phím Delete để xóa nội dung của ô. Cố di chuyển ra xa ô.

Chú ý rằng mặc đù bạn có thể xóa nội dung ô, nhưng một dâu cảnh báo xuất hiện ở góc phải phía trên của ô. Nếu bạn đã để hộp kiểm Ignore Blank được chọn, dâu cảnh báo thậm chí không xuâ't hiện.

11. Chọn ô B5. Nhấn spacebar và sau đó cô" di chuyển ra xa ô.

Lần này, một thông báo lỗi nói rằng giá trị m à bạn đã chọn không nằm trong đanh sách. Hủy sự thay đổi để chuyển trở lại ô trông.

Để thực hành, hãy th iế t lập các quy tắc hiệu lực hóa cho từng cột trong bảng này. Thử nghiệm vứi những tổ hợp tùy chọn khác nhau sao cho bạn có thể hiểu rõ nhất khi nào sử dụng mỗi tùy chọn.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Họp nhất d ữ liệuTrong chương 6, bạn đã học một cách clể hợp nhất dữ liệu: bằng cách

sử dụnfỊ PivotTables. Tuy nhiên, khi nhừng người dùng cao cấp Excel nó i V(1 v iệ c h ợ p n h â ”t d ữ liệu , h ọ á m chỉ đ ế n v iệ c s ử d ụ n g n ú t C o n s o l id a te để hiệu lực hóa và kết hợp đữ liệu cùng một lúc.

ũôi khi bạn muốn tạo một bảng tính mà sẽ được sử đụng liên tục để ghi chép dữ liệu. Một số ví dụ là các sổ chấm công, thông tin doanh số và 3Ố liệu thông kê hàng gởi. Trong mỗi trường hợp, sau khi dữ liệu xêp riêng lé được nhập vào Excel, bạn cần một cách đơn giản để hợp nhất dữ Uộu từ tấ t cả sheet khác nhau thành một sheet chủ.

líhi bạn hợp nhất đữ liệu, bạn kết hợp tấ t cả đừ liệu từ các sheet khác nhau để tìm tổng, giá trị trung bình hoặc giá trị tôi đa, hoặc một loại phtỉp tính khác nào đó qua các trường.

Bạn sừ dụng sự hợp nhất thay vì chỉ tạo các công thức bằng tay vì hai lý (lo:

B Nbítub hơii. Bạn chỉ định ughũỉ clăvciữliệii lừng được hợpiibđtvà saií itó bạn có íhểxem cớcphép tính khác nhan bằng việc thay đổi cvn(ị thức họp Iihấi thny rì mỗi công thức riêng ỉẻ.

đ Thêm và loíti bỏ các tập bợp dữUệu ra khỏi các công thức thì dể íUìng bơii. Bởi vì rất cả công /hức họp nhất lấy các ngnồn dữliệìi củíi chúng lừ một hộp Ihoại cùìig một lúc, bạn thav đổi các ĩignồn dtĩ Ỉiệỉi chỉ một ỉần. Nếii bạn thực hiện sự hợp nhất bằng tay, bạn phải thay đồi riêng lẻ mỗi công thức.

Đô'i với phần còn lại của chương này, bạn sử dụng dữ liệu doanh sô' từ một cửa hàng vật cưng. Mỗi ngày sữ dụng tổng doanh số cho mỗi loại thú vật, một nhân viên nhập tổng doanh số mỗi ngày và lượng thuế vào một trang bảng tính. Mỗi tháng các sheet cho mỗi loại thú vật được hợp nhất và một bảng tổng kết doanh số hàng ngày được tạo ra.

Hợp n h â t d ữ liệu trong một vvorkbook

Trong bài tập sau đây bạn tạo trang hỢp nhất liệt kê tổng doanh sô' hàng ngày cùa cửa hàng vật cưng cho tháng giêng (January):

1. Mở íĩle DataConsolidation.xlsx.

2. Tạo m ột sheet mới trong íile và đặt tên cho nó là Consilidation.Chọn ô AI của sheet này.

ô mà bạn chọn là điểm khởi đầu nơi các kết quả hỢp nhất sẽ đượcđặt trên sheet.

3. Chon D a ta > D a ta Tools > C onsolidate .

Chựgng 11: Báo dầm dữ liệu dũng________ __________________________297

http

://da

ta4u

.com

.vn/


Hộp thoại Consolidate mở ra, như được minh họa trong hình11 .18 .

Vâlid^ĩiữn

ỉ t t tu igc [npui r*téssôg4 Encí Alerl

V â l id â d o n C í í ĩ e r ỉ â

Ạỹo'.\':

’• ' ^ IgvMèyânk•/ ln-cdldropdcwiì

ỉoưce:

• gẻòỉ Al OK Càocé

Hình 11 .18: Hộp thoại Consolìdate.

Hộp thoại Consoỉidate được chia thành các vùng chính sau đây:B Vuncỉion: Từ danh sảch x ổ xuống ỉìày, chọn hàm d ể Ihực thi ỉn»ig

quá trình bợp nhắt, ỉỉà m m ặc định tà Sum. Những niv chọn khác hao gồm dãy hàm ihồìig kê ìhông ihitờìig cho d ứ liệu.

3 Rẹfereuce: Xâc clịnh các vùììg cần được hợp ìibất. (lỉxcclgọi chúng lừ các tham chiếii họp nbất (consolidation references)). Bạn có thổ tbôm mỗi lầu IIIỘI tham chiến.

Bí Alt lie /eretices: Chọn clằv các dcDìh sách tham chiếu ỉìiả b ạ n đ â íhêin vào.

B Vse Labcỉs Iu: Chọn câc hộp kiểm l ìV i ig rùiig lùiv để.xác định ccìc nbãn I'à /ii/k nào mà bạìì mnốn được kết bợp rới dữ liỘH hợp nhấl.

ýKlii tg i i sử dụr>q Excel ắ ề liợp nlỉốl dữ liíû, cóc n liãn ầơ liệu pliổi ItLóp cliínli xóc

Iiếu L.l)ônq việc liợp nliấl sẽ U iônq clio tg n các kếl qu đ nỉiư Isgn m onq dợĩ. Q u a n

tpọnq lion, bỏi vì các n ỉiãn phổi khópcíiín íi xóc, tọ n kkônq tliể sử d l/nq cóc nqòlj

lỉiónq nếu t>ọn m uốn hợp n k ế i liệu qud các llián q . D ữ liệư m ò ị x Ị t ) sáp làm

việc lò dểu tủ m ội ỉlìónq , do đò rK)âij líỉổnq tlỉực )ế có ik ế ^ược sử cỉụnq tọo

nkđn cíìO các k àn q . T u ^ nliiên» H ì i t>gn lòm việc vói cJơ líệư lừ níỉíỉnq ikánc) kkác

nliou, t>ọn cổn Iqo nitổn cLo cóc rK^òij [)ànq s ế nqàij tkai^ vl Làn< nqòij llìán ^ .

M ộ c dủ tiợn biếi ràn q cỉđ liệu Jan u o ri^ I nền ẩược hợp n h đ t vóỉ (Jữ lỉệu PeLpuorij

1, nkưnq tx c e l kkôrtq ] / l là củnq mỆÌ n íiãn n tìư 2/l và Ầ o ẳ ố l(iiônq hợp

níiốl cóc số.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưtíng 11: Bảo đảm dữ iiệu dùng 299

4. Nhấp trong hộp text Rtỉíercnciỉ, và sau đó nhấp nút grid để thu gọn hộp thoại. Nhấp tab Dogs (lể hiến thị sheet Dogs, chọn các ô AI đến C32, và sau đó nhííp lại nút grid để mở rộng hộp thoại. Nhấp nút Add để thêm tham chiếu này vào hộp danh sách All Ileĩorences.

Tập hợp ô được tham chiếu đầu tiên dược trình bày trong danh sách AU Reĩeronces. Bạn sẵn sàng thêm các tham chiếu cho các sheet khác.

5. Nhấp tab Cats đế’ hiển thị sheet Cats.

Chú ý rằng Excel tự động hoàn tất, dãy dựa vào dãy mà bạn đã chọn trước đó.

G. Nhấp nút Adđ để thêm các thum chiếu Cats vào đanh sách.

7. Lặp lại các bước 5 và 6 cho các sheet Fish, Snakes, Birds và Gorbils.

Bạn đã xác định dữ liệu cần được hựp nhất. Hộp thoại Consoli- date trông giống như hộp thoại được minh họa trong h ình 11.19.

\ X '

S u n ▼

G i o v * $ e . . .

A l i - ý r i ỉ í í t i i c t s :

A d d

C i e t e l e ;

\J it ir ì

T o p r o ; ;

c c i a - r t - i O ỉ à k U à.i : c ị o u c e d ả t ỉ

C b s e

Hình 11 .19: Sau khỉ bạn chọn tâ't cả dữ liệu lừ mỗi sheel, hộp thoại hoản chỉnh Irõngnhư hộp thoại nảy.

ở bước tiếp theo, bạn cho Excel biết các nhãn nào để sử đụng.

8. Chọn cả hai hộp kiểm Top Row và Left Column trong hộp thoại. Nhâp OK đổ bắt đầu hợp nhất.

Báo cáo hựp nhất xuất hiện trong các ô ConsolidationlAl đến Consolidation!C32 như được minh họa trong h ình 11.20.

http

://da

ta4u

.com

.vn/


A 01 Scìles Tox

38718 tíum m ỉt $194.18'i 38710 UịfịiỉitíHỉỉ S239.334 38720 nniỉtỉHỉịỊt S201.255 38721 Utíunmh 5255.646 38722 uu im iỉu $159.537 38723 UUUiệtíUíi 5153.23s 38724 n iỊu m u S147.779 Uiỉumuịỉ

10 ?872G ỉiH um tí Sl7^).r«Gn ?H7?7 ịỉiịịịịậfịi4ịị S147.28

' ukuỉmnii $?10.ĨS

13 38729 UHHkiiHịi 5i8r..9714 ?8730 UHUMUiịU $326.5515 587 Bi tiịttiiitíịỉií $202.sa16 /.8732 uỉiuniíỉtn S186.5S17 ^87.^3 u t ỉn m ii $1S1.4818 ỉĩiỊtỉutítitt SPS5.Hly 38735 S2B3.7320 28/36 t itt iỉm tt s 303-8021 38/37 m t ỉt im S266.9122 3873S MiiiỊỉỉỉỉtỉỉt 5287-7023 28719 tiu tittm S237.2324 ÌS/AO tm u tim S257-532S iB M l S288.4/ìi « » c/'»soJrflít>c»n H,1.

Hình 11.2Ũ: Kết quả hỢp nhẵ't.

Khi việc hợp nhất hoàn tấ t, dữ liệu được tạo được đặt trên sheet bắt dầu với ô mà bạn đã chọn.

Chú ý rằng dữ liệu không được dịnh dạng như cách bạn mong đợi. Cột B có thể không đủ rộng để hiển th ị dữ liệu, nhưng có thể hiển thị các dấu pound thay vào đó. Hoặc, cột A có th ể hiển thị một loạt các sô" năm chữ sô" thay vì các ngày tháng. B ạn cần sửa chữa các vấn đề định dạng này trước khi tiếp tục.

9. Chọn các cột A và B trên sheet hợp nhất. Nhấp đôi giữa hai cột để tự động mở rộng các cột sang chiều rộng cần thiết. Chọn cột A và thay đổi nó dể định dạng dưới dạng ngày tháng bằng cách chọn Short Date từ danh sách xổ xuồng trong nhóm Number của tab Home.

Bạn có thể thấy lượng tổng doanh số và thuế được trả mỗi ngày cho cửa hàng vật cưng như được minh họa trong hình 11.21.

http

://da

ta4u

.com

.vn/


A s 1

1 T.1X

l 1 /1 /:0 0 6 $2.77A.QO $104.18

3 l/2 / ;C 0 6 $ 3 .419 00 S 2 3 9 .3 )

4 X/ì/ lO O o S 2 ,S /5 00 $ 2 0 1 .2!j

s 1 /4 /1 0 0 6 s 3,052 00 $ 2 5 5 6 4

6 l / 5 / ; 0 0 6 5 2 ,279 00 S150.537 l/6 /:0 0 6 * S 2 J â Q 00 S153.23

$ Ì/7/1ỒQ6 $ 2 ,1 1 1 .0 0 S K 7 7 7

i / â / : 0 0 6 $ 3 ,317 00 5 2 3 2 .1CJ

IC 1 /9 /2 0 0 6 S 2,S 08 .00 5175.56

11 1 /1 0 /2 0 0 6 $ 2 .1 0 4 00 $147.28

i ; 1 /1 1 /2 0 0 6 $3 ,004 .00 S 2 10.28

13 3 /1 2 /:0 0 6 5 2 ,656 00 S lâ 5 .ộ 214 1 /1 3 /2 0 0 6 5 4 565.00 $326 .55

IS 1 /1 4 /2 0 0 6 s 2.894,00 S202.5816 3 /1 5 /2 0 0 6 5 2 G55 00 51SÔ.5517 l/1 6 /2 0 0 e ] S2 16^.00 5151.48

18 1 /1 7 /2 0 0 6 s 3.659.00 5256.13

1 /1 8 /2 0 0 6 S 3 m o o 5^33 .73

20 1 /1 9 /1 0 0 6 $ 4 ,3 4 0 00 $303 .80

21 1 /2 0 /2 0 0 6 $3 ,813 .00 5206.91

u 1 /2 1 /2 0 0 6 S 4 ,110.00 5 2 8 7 7 0

23 1 /2 2 /2 0 0 6 $3 ,389 .00 $2?7 .2324 1 /2 3 /Ì0 0 6 $ 3 .6 7 9 00 S257.S325 « •

1 /2 4 /2 0 0 6 $4 ,121 .00n t.

S288.47V . r ,,

0

Hình 11.21: Tổng doanh sổ'vã thuế cho mỗi ngày sau khí hợp nhất.

Nôu bạn muôn thấy doanh sô' trung bình thay vì tổng doanh số, một thay đối đơn giản cho hàm này dược sử dụng trong việc hợp nhất cung cấp thông tin này.

10. Nhâp trong ô ConsolidationlAl. Chọn Data > D ata Tools > Consolidato.

11. Trong hộp thoại Consolidatc, thay đổi hàm từ Sum thành Aver- age và sau đó nhá^p OK.

Thòng tin hợp nhâ^t trong shctỉt thay đổi để hiển thị đoanh số trung bình và thuê” cho mỗi ngày thay vì tổng doanh sô.

Bơi vì bạn đã bắt đầu hợp nhíít từ cùng một ô như bạn đã sử dụng trước đó, kế t quả mới rơi vào các ô y như th ế và bạn Idiông cần dịnh dạng lại.

Mặc dù thông tin hợp nhất hoàn chỉnh, một vấn đề đà xảy ra: Bất kỳ cập n h ậ t cho dữ liệu trên các sheet riêng lẻ cũng không cập nhật sự hiệu lực hóa. Bạn có thể chạy lại việc hiệu lực hóa nhưng bạn cần làm điều này bằng tay mỗi lần dữ liệu thay đổi. Bạn có

http

://da

ta4u

.com

.vn/

302 Chương 11: Bảo dảm dữ liệu đúng

th ể sử dụng một phương pháp tố t hơn: Liên kết các k ế t quả hợp nhất với các ô và luôn cập nhật các kết quả.

12. Nhấp trong ô ConsolidationỉAl. Chọn D a ta > D a ta Tools > C o n so liđ a te . Chọn hộp kiểm Create Links to Source Data và sau đó nhâ'p OK.Việc hiệu lực hóa được thực hiện lại. Lần này, kết quả trông giống như kết quả được minh họa trong hình 11.22.

1 ^ A s c 0 £Tđ

5 aa $ 462.33 s 32.36* :s ỊU. . . 5 569.83 $+ 1 •) lĩũ $ 47ý.i7 $ 3>,54+ 25 sa s Ổ0S.67 s 42.61+ àc ss s 5 26.by+ $ 3W-53 s 25.5-:* 5v ỊUÌ ị íS l.Ệ i ẳ 2U6S+ 57 s 552.2Ỉ $ 33.70+ r — 41S.00 s+ - s s 24-55+ 5 5C0.67 s 35.D5+ $ ^ 2 . t 7 s 30.99+ 52 fts 5 777.S0 $ 54.^5* $ 4S2.33 $ 33.75

aa s 444.17 ị 31.05.1 5 cạ s 360.67 s 75.2S

+ 12C ạ a s 6C9.83 $ 42.69♦ 55G.5C 5 3S.96

, i - s 72Ĩ.H s SC.63♦ aa $ 635.àC $

.us $ 6S5X0 $ 47.95* :5? « $ 564.S5 5 3^.54+ $ tíiá .i / !>

«9 e s r.ồ+ . 1 s S3(i-33 !> 37-12* . t i aa 5 777.Ỉ3 $ sa .c i

s $ -15.S6+ '?7 »» s 621X 0 $ 43.Ì7

ii 4 > y> <>ịìf*^ĩĩù n r.‘h

Hình 11.22; Các kết quả hợp nhât vứi dữ liệu nguổn được liên kết.

Chú ý ràng bây giờ dữ liệu được sắp xếp trong một outline. Tập hợp dữ liệu đầy đủ th ì có sẵn nhưng chỉ các bảng tổng kết được trình bày. Bạn cần mở rộng cột A để thấy các ngày tháng.

13. Nhâp trong ô Consolidation!C8.

Kiểm tra Pormula Bar. Thay vì thấy chỉ một số, bây giờ bạn thấy công thức đã tạo số. Bạn đã tạo các cồng thức để tính trung bình toàn bộ sự hợp nhất. Như trong bâ"t kỳ outline, bạn có thể mở rộng outline để thấy các chi tiế t hoặc để nó được thu gọn để hi(:n

http

://da

ta4u

.com

.vn/

th ị chỉ bảng tổng kết. Trong Irườĩig hợp cúa các outline được tạo báng cách sử dụng tiến trình hợp nhất, các dòng chi tiế t là các liên kết dần đến các điếm dữ liộu và các dòng tổng kết là các công thức.

HỢp nhâ"t dữ liệu từ nhiồư vvorkbookSự hợp n h ấ t qua một file th ì hữu dụng nhưng khi bạn đưa sự hợp

nhất lên một cấp độ khác, tính năng thậm chí hữu dụng hơn. Ngoài khả nănjí hợp nhất dữ liệu qua các sheet trong một file, bạn có thể hợp nhất dữ liệu từ một file. Thực ra, thậm chí bạn có thể xếp chồng các bảng hợp nhất qua nhiều file để dữ liệu dược hợp nhất thậm chí nhiều hơn. Đây được gọi là xếp lồng các bảng hợp nhất-

Đổ xcm kết quả cùa việc xếp lồng các bàng hợp nhất, bạn sẽ hợp nhất clữ liệu cho mỗi tháng của quý đầu tiên của năm thành một sheet cho một fìlo mới.

Đối với bài tập này, bạn sử đụng các file Excel sau đây; DataConsolidalionUanuary.xlsx

DataConsolidaíionPebruary.xlsx

OataConsoliđationMarch.xlsx

Bạn sẽ tạo một loạt các bảng hợp nhất cho bạn biết lượng tổng thu nhậ]> và doanh số cho quý dầu tiên. Bạn hoàn tấ t tác vụ này bằng việc tạo các bảng hợp nhất sử dụng thông tin từ ba fíle hàng tháng. Từng fìle có ciíc shoot nêu chi tiế t bao nhiêu thú vật mỗi loại được bán tháng đó cũng như một sheet hợp nhâ”t. Bạn sử dụng các sheet hợp nhâ't riêng lẻ đế' tạo shoet hợp nhất đầy đủ.

^ ‘ ' — ......................

K lú L g i i l iợ p n l i ố l d ữ l iệ u q u a C (k í i l c , L g r i p i iá i SIỈ <Jgnq c ó c d õ i j đ ư ợ c fễ n

(iiaiiicd Ponqe) ác trựij cộp dữ lron(| nliữnq fi!c U iác. Mếu (ile kíiônq có mội

Jõ ij đưục 3ộl íêii Ironq 3ó, bgn kliôiK) n!i<5n 3ược L>đl liiịi lế í quá iừ việc kợp nhđl.

Đ ế irỏ n li vđn dể IIÒIỊ, cóc lile tlio píiđn nòij cùo Ixỉi tgp có cóc dãij được độí tên

3ã i ư ọ c [go . D ữ liệ u J a n u 0 P i) nàm I|'0IIC] n iộ l <Jõi) có l f ' i i lò J a n u a P 4 C o n s o lic io íÌD n ,

cJữ liệu Petpuopi) nòm ipong niộl dãij có lôn là pGLr’uOPijConsolida1ion, và diJ l iệ u M o p c l i nàiT i Ip o n q m ộ t dõ i) t ố ICn là M Q P cíiC on so l íd o tio n .

Làm theo những bước sau đây để hợp nhất dữ liệu cho quý đầu tiên của cửa hàng vật cưng:

1. Mở Excel dẫn sang một file trống mới. L uXj file này sang ố đĩa cứng trong cùng một folder nơi bạn đã lưu các file dữ liệu khác cho chương này. Với ô AI được chọn, chọn Data > D ata Tools > Con- solidate.

Chương 11: Bảo đảm dữ liệu đúng____________ ______________________ 303

http

://da

ta4u

.com

.vn/

2. Nhấp nút Browse và duyệt cho đến khi bạn tìm th ấv các file mà bạn đã sao chép sang ổ đĩa cứng. Chọn tên của íìle ơaĩ.uar}' và nhấn Ctrl+C để sao chép tên để sử dụng sau này. N hấp k i file và nhấp Open.

(Tiến trình này cho phép bạn nhận được tên ciìa file va mở nó bằng một bước thay vì đi đến Windows Explorer để nhận được tên và sau đó quay trở lại Excel để mở file).

Tên của file xuất hiện trong hộp Reíerence. Tuy nhiên , 3ạn cần thêm tên của dãy vào cuối tên file. Mặc dù bạn có th ể n^hĩ rằng bạn có thể nhấn các phím Home và End để di chuyển dến một trong hai đầu của tên file và thêm tên sheet, nhưng có thể bạn không làm được điều đó.

Việc di chuyển cursor bên trong hộp Reference có lẽ đã :hay đổi vị trí của ô được chọn cho bảng tính và thêm tham chiếu :ho ò đó vào tên của file khác.

3. Chọn đưò'ng dẫn đầy đủ hiển th ị dưới dạng tham chiếu 'à nhân Ctrl+V để dán tôn của file mà bạn vừa sao chép thay thếnó. Sau tên của file, gõ nhập m ột dấu chấm than và tên (ủa dãy JanuaryConsolidation. Nhấp Add để thêm dãy vào d an t sách.

Bồi vì tên của tham chiôu vẫn nằm trong hộp sau khi bm thêm nó vào danh sách, bạn có thể biên tập nó để làm cho nó ti"f thành những gì mà bạn muôn.

4. Thay đổi tên của tham chiếu trong hộp sao cho nó than chiếu February cho cả tên file và dãy ô. Nhấp nút Add.

5. Lặp lại bước 4 để thêm dữ liệu March vào việc hiệu lực lóa.

Khi bạn đã thêm xong các dãy hiệu lực hóa, hộp thoại trô ig giông như hình 11-23.

6. Chọn các hộp thoại Top Row và Left Column. N hấp OKđể tiến hành hỢp nhâ^t.

Các kết quả hợp nhất bắt đầu xuâ't hiện trong ô A l m ư được minh họa trong hình 11-24.

Tương tự như bạn có thể thay đổi chức nãng hợp nhâ't trên ;ác bản hợp nhâ^t cục bộ, bạn có thể dễ thay đổi chức năng hợp n h ấ t qua ;ác file. Bạn cũng có thể liên kê”t dữ liệu từ những sheet khác bằng cáíh chon hộp kiểm Create Link to Source Data trong hộp thoại Consoliđtte. Neu bạn liên kết dữ liệu đã được liên kết, việc cập nhật bất kỳ m ầu ửồng tin bẽn trong một trong các sheet con sẽ cho bạn thông tin cập nhậtvề việc hỢp nhât sau cùng.

304__________________________________ Chưdng 11: Bảo đàm dữ iệu đúng

http

://da

ta4u

.com

.vn/


*?/ | » ^ £ j I p 4

. S .iv it iC * '! :

E ro v * * se .. .

A: i « ĩ f V e r : e 5 r

v ỉ i i ■ ỉ v . - í . x c - r t A d đ

t A-íc- M 0 ' l đ ỉ t ) i . «*sX • .*ỉ r , . f i t ■ 5 ' J J à - C “ :

L * í« ' 6 b ^ ’% l'^

Q e i e l e

•• ‘ 0 0 ÍO ^ ' 1

■/ C í é á t e ' l n » 5 t o 5 C '-i« :e C d M '

C t e íe

Hình 11.23 Consolidation cho dữ liệu lừ các file khác

A B c D1 Sales Tax2 1 513,289.00 S720.237. 2 $ D.52A.OO <i56G.r.8A 3 S ll,í)5 ].0 0 S83G.S7s 4 $13,648.00 5745.366 5 $13351.00 S724.577 6 s 11.087,00 5776.098 7 $ 9,925.00 S694.75

<J 8 $ 9,40^.00 SGf)4.4410 9 $ S42Ũ.OO S589.4Ũ

11 10 Í.11,375.00 S796.25

12 11 $10,838.00 S758.6613 12 $11,S06.00 S 8 > f c . 4 2

14 13 s 9G 77.00 SC77.3914 S618 94

16 15 5 9,852.00 S689.6417 16 $13,405.00 S728.3518 17 5 8 ,953 .00 S626.71

19 18 s 9,622.00 5673.5420 19 s 13,280.00 S719.60

l < < » » i Shoetĩr > ^

ạ ị t ~/ . -

Hình 11.24 Các kết quả hợp nhâì với dữ liệu từ các fìle khác.

----------------------------------------------------------------------

Tponq chúơn(Ị 12 l)ọn ịiọc vể việc pkân l í c k dữ liệu. Ềgn cổ llìể s i ) dụnq câc tíníì

n đ n q í iọ p n í iố l t r ê n cJữ liệ u ^ược ỉi iệ u lự c lió a Aề q iú p L>gn lò m m ộ t SẾ loQi cên q

việc pliân tícli nlìư tí»ế mộỉ cócli r»õ PÒnq lìơn, lliân líìiện vóf nqưòl dùnq kon.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

306 Chưđng 11: Bảo đảm dữ iiệu đúng

Thực t ế

Thay đổi chức năng họp nhất và vẽ biểu đổ các kết quả sẽ đưa ra một bức tranh chính xác vẻ công việc kinh doanh của bạn đang diễn tiến như thế nào và nó có Ihể diễn tiến như thế nào. Khi bạn lập biểu đồ thông tin chẳng hạn như các g iá trị trung binh theo từng ngày, tử sự hợp nhất cấp trên cùng, bạn có thể thấy vào các ngày nào của tháng bạn kinh doanh đưỢc nhiều nhất. Sử dụng dữ liệu hợp nhấỉ có thể cho bạn biết rõ mọi thứ đang xảy ra như thế nào qua m ội khoảng thời gian rộng. Tận dụng dừ liệu mẫu được cung cấp cho chương này và thử nghiệm với thông tin m à sự hỢp nhất đó có thể cho bạn vể tình trạng sức khỏe của m ột cơ sỏ kinh doanh, Có thể bạn ngạc nhién khi thấy được dữ liệu có thể cho bạn biết dược bao nhiêu.

Thuật ngữ

co n so lida te data (hợp n h ấ t dữ liệu): Trộn dữ liệu từ nhiều shee l thành một sheet mới bằng việc sử dụng một tiến trình tự động hóa.

co n so iid a tio n re íe rence (tham ch iếu hỢp nhất): Các ô cần được hợp nhất hoặc được trộn.

c rite ria (tiêu ch í): Các qui tấc định nghĩa các loại nội dung, các giá trị và các biên dãy cho một giá trị ô.

đe s tru c tive p rocess (tiến trình có tin h hủy d iệ t): Thực hiện một thay dổi vĩnh viễn đối với một thứ gì đó. Trong trường hợp này để thay đổi dữ liệu bằng m ột cách mà khõng dễ dàng được phục hổi mà không phải đưa file Ird về trạng thái dược iưu trước đó của nó.

e rro r c irc le {h in h tròn lỗ i): Một hình Iròn màu đỏ được vẽ xung quanh một ô bởi Excel sẽ cho thấy có m ộl vấn đề trong nội dung - một lỗi trong còng thức hoặc một lỗi hiệu lựa hóa chẳng hạn.

va lida ỉe data (h iệu lực hóa dữ liệu); Bảo dảm rằng dữ liệu dược nhập rơi vào các tiêu ch i dược định nghĩa cho ô.

va lida tion ru le (qui tắc h iệu lực hóa): Nhóm thông báo qui tắc, thòng báo nhập liệu và thông báo lỗi định nghĩa một giá trị hợp lệ cho một ô.

T hư c h à n h

1. Ví dụ nào trong những ví dụ sau đây có nội dung ô trùng ỉặp?

a. Jenny và Jenny

b. 99.00 và 99

c. 1/1/2006 và l-Jan-06

d. sixty và 60

http

://da

ta4u

.com

.vn/

2. Mô tả một tình huông, trong đó bạn sử dụng một tính năng Remove Duplicates trên các ô trong một cột.

Chương 11: Bảo dầm dữ liệu đủng__________________________________ 307

3. Mô tả một tình huông trong đó bạn sứ dụng tính năng Remove Duplicates trên các ô trong nhiều cột cùng một lúc.

4. Đúng hoặc sai: Tất cả cột trong một sheet phải được kiểm tra đê tìm các giá trị trùng lặp cùng một lúc.

5. Đúng và sai: Dữ liệu trùng lặp có thể là dừ liệu hợp lệ.

6. Hãy cho biết ba phần của một qui tắc hiệu lực hóa.

7. Các h ình tròn lõi

a. Có thế được áp dụng mỗi lần vào nhiều sheet

b. Vần được kích hoạt khi một file được đóng.

c. Biô^n mâ^t khi lỗi được sửa

d. Có thể có các màu khác nhau vào nhcrng thời điểm khác nhau.8. Các thông báo nhập nhiệu có thể được xác lập để hiển thị

a. Bên trá i ô

b. Chỉ khi một ô được chọn

c. Bất cứ khi nào một ô trống

d. Luôn luôn, bất kể ô có được chọn hay không.

9. Hãy nêu tên hai nút xuất hiện trên một thóng báo lỗi thông tin

http

://da

ta4u

.com

.vn/


10. Đúng hoặc sai; Các danh sách dữ liệu cho một qui tắc hiệu lực hóa có thể nằm trên một sheet khác với dữ liệu

11. Đúng hoặc sai: Dữ liệu text có thể được hợp nhất.

12. Khi nào các kết quả hợp nhất được làm tươi?

a. Khi sự hợp nhất được liên kết với dữ liệu và các thay đổi dữ liệu

b. Bất cứ khi nào fìle được mở

c. Bâ”t cứ khi nào dữ liệu được sử dụng để hợp nhất được thay đổi.

d. Khi sheet hợp nhất được sao chép

13. Đúng hoặc sai: Các kết quả hợp nhât có thể được xếp lồng.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 12: Phàn tích dữ liệu bằng Excel £010 309

Gxcel 2 0 1 0

Những diêm chínhB Tun biổn sự phân ìicb " D i ể i i tịìxảỵm I i ố i i "

M Tạo các ẴCeìuirio bằiiq Scenahos .^knunịey s 'Hìực hiện liộc lìm kiốuì mục lívii rới ỈLxceỉ o Ma lýiìg các biổtí cỉồ Exccỉ iroiiỉ> tương Uii

K hỏi đ ộ n g

Câu hỏi1. Sự khác biệt giữa viộc phân tích dữ liệu và lọc hoặc phân loại nó

là gì?

2. Sự khác biệt giữa tiến trình scenario và tiến trình tìm kiếm mục tiêu (goal-seeking) là gi?

3. Bạn có thể có các ô không liên tục trong một định nghĩa scenario hay không?

4. Bạn có thể có các ô từ những worksheet khác nhau trong một dịnh nghĩa scenario hay không?

5. Một ỏ đích là gì?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

310 Chưdng 12: Phân tích dừ liệu bằng Ex:cel 2010

6. Bạn có thế sử dụng các ô không liên tục khi bạn sử dựnf Ooal Seek hay không?

7. Bạn có thể sử dụng các ô từ nhừng worksheet khác nhaư íh i sử dụng Goal Seek hay không?

8. Loại đường xu hướng nào là chính xác nhất?

Tăng tốcNếu bạn đã có kỹ năng về việc phân tích dữ liệu bằng cách sú dụng

Excel 2010, hãy nhảy đến chương tiếp theo.hi bạn phân tích dữ liệu bằng Excel, bạn đang sử dụng dừ ỉiộu đã biết để khám phá điều gì xảy ra nếu các tìn h iuô"ng xhay đổi. Phân tích dữ liệu với Excel sẽ cho bạn thay cổi các

phần của dữ liệu và khám phá điều gì xảy ra với tình hình h iện tại.Tương tự như bạn có thể sử dụng các bộ lọc đê’ phân loại và học từ dữ

liệu trong trạng thái hiện hành của nó, phân tích dữ liệu có thể giúp bạn trả lời các câu hỏi về dữ liệu có sẵn cho bạn. Sự khác b iệ t là với những công cụ được sử đụng trong chương này, bạn có th ể biết được những gì có thể xảy ra. Lọc và phân loại có thể cho bạn biết chỉ những gì mà dử liệu dà nói.

Các công cụ phân tích điều gì xảy ra (what-if) của Excel được xây đựng để giúp bạn khám phá những thay đối đối với các ô nhất định được phản ánh như thế nào qua toàn bộ tập hợp dữ liệu. Bằng việc th iết lập một loạt các tình huống điều gi xảy ra nếu bạn sử dụng Goal Soek, bạn có thể biết chính xác điều gì xảy ra qua bảng tính nếu bạn thay đổi một giá trị.

Trong chương này bạn xem dữ liệu từ nhà hàng Jamfis. Dữ liệu hiện tại cho thấy bạn sẽ kiếm được lãi, nhưng với hầu hết cơ sở k inh doanh, lợi nhuận nhỏ hơn mong đợi.

Bằng cách sử dụng Sccnario Manager và tính năng Goal Seek, bạn biết nơi nào để tập trung nỗ lực của bạn sao cho những thay đổi có tác dụng lớn nhâ^t. Sau đó bạn học cách sử dụng các tính năng tạo biểu đồ để mở rộng những dự báo của bạn vào tương lai.

K hảo s á t các công cụ p h â n tíc h đ iề u g ì x ả y r a n ế u "W hat-ìí" c ủ a E x c e l

Dữ liệu trong Excel có thể cho bạn biết hiện giờ mọi thứ trông như thế nào và bạn biết mọi thứ hiện tại và trước đây diễn ra như thế nào. Tuy nhiên, bạn cần vượt ra khỏi giai đoạn đó và dự báo điều gì xảy ra trong tương lai nếu bạn thay đổi các biến nhất định. Tiến trìn h dự báo các thu nhập, tiến trình dự đoán kết quả tương lai này là sự phân tích úiồu gì xảy ra nếu (what-if analysis).

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Hạn có thể sử dụng các cônỊ ĩ cụ khác nhau trong tiến trình what-if để xem trạng thái hiện tại của dữ liệu, thực hiện các thay đổi và xem những thay đổi dó ảnh hường đến dữ liộu cỡn lại như th ế nào. Bạn sử dụng mỗi công cụ để phân tích các thay đồi mà bạn muốn thực hiện. Công cụ nào bạn sử dụng tùy thuộc vào những gì bạn biết và những gì bạn muốn khám phá.

Xem những tình huông khác nhauScenario Manager cho phép bạn thay đổi các giá trị trong một số ô và

sau đõ lưu điều kiện đó, hoặc scenario (tình huông) đó với một tên duy nhât. líhi bạn chọn tên scenario cho Scenario Manager, Excel áp dụng các thay dổi mà bạn đã chỉ định vào các ô thích hợp trong sheet. Sau đó bạn có thê' thấy hiệu ứng của những thay dổi đó qua suốt workbook.

(!ác scenario hữu đụng cho sự phân tích what-if nếu tấ t cả dừ liệu mà bạn cần thay đối nằm trên cùng một sheet. Chúng hữu dụng nếu các giá trị mà bạn muốn thay đổi là các số, không phải các công thức. Các ví dụ về các câu hỏi hay dề’ trá lời bàng Scenario Manager được trìn h bày trong danh sách sau đây;

s D iẻngì x ả y m lứ i lợi nhuận hàìĩg Iiãiìi của tôi nến tốỉthiểĩi tôibòa rối/ mỗi Ibáug IroiKị năiìì cưiit liêiìỉ'

B Diều (>i xà v !'ũ lứ i chi p h i bàng ĩháiìí> của tôi liến tôi íbiiê ừ ììgười hơu?

s D i ỷ i i ị ị ì A / ỉ ) ’ m r ớ i l ợ i I i h i i ậ n b à n c Ị / l ã i i i c ủ a r ỗ i n ế i i t ô i k i n h d o a n h

loợi mặt bànỉị nàv nbiồií hơn loại niặt hàng kiaĩ'

Tìm kiếm mục tiêu (Coal seek)'Jìm kiếm mục Liúu (Gual seok) xem xéL sự phân tích điều gì xảy ra

nô”u từ một Uhía cạnh trá i ngược với các scenario. bạn tìm kiếm một mục tiôu, bạn dã biết kết quả mà bạn muốn ViX bạn cần Excel quyết định những giá trị nào cần thay đổi đc đạt dược kết quả đó. Goal seeking làm việc qua nhiều sheet, nhưng nó đòi hỏi các ô được tạo quan hệ bằng một (iãy các phưưng trình đo tiến trình Um kiếm tìm ra một câu trả lời hợp lệ. Các ví đụ về những mục tiêu mà bạn có thế’ tìm kiếm được trìn h bày ở đáy:

M Tối cản cho Iigbì việc bao nbiêii nhân riêu để lãng lợi nbiiận choX?* Tôi cầìì lăng công việc kiiìh doanh bao nhiôĩi tw)ig tháng 6 đ ể tăng

lơi Iihiiâii cho A?

Chương 12: Phân tích dữ liệu bằng Excel 2010________________________ 311

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Mở rộng các biểu đồ vào tương lai

Bạn cũng có thể dự đoán các kết quả tương lai bằng việc md rộng các biểu đồ vào tương lai. Trong chương 4 bạn đà học cách tạo một đường xu hướng cho các biểu đồ tán xạ. Bạn cũng có thể áp đụng một số loại đường xu hướng vào các biểu đồ đường. Sau đó bạn có thể thấy kết quả tưcmg lai nếu dữ liệu tiếp tục dọc theo các đường biên lịch sử y như thế.

Đ iều b ạn cầ n b iế t

L à m t h ế n à o b ạ n ÙIU cííc lời g iả i đ á p k h i bíju k h ô n g có d v ă n phòng? N ế u b ạ n sử d ụ n g ShcvrePoiut, b ạ n có n iộ t t ù y c h ụ n kl iác đ ể p h â n t ích dữ liệu: Bạn-có t h ể đ í t m ộ t b ả n g t í n h Excel t r ê n m ộ t Exce l Server. Saii đ ó b ạ n có t h ể sử d ụ n g các í i le Exce l l à m cơ sở cKo v iệc p h â n t ích đ iều k h i ể n b ằ n g cíiaiu số từ b ấ t kỳ t r ì n h duyệ t . N ế u b ạ n m u ố u ù m h iểu t h ê m về c h ủ đ ề này , h ã y t h a m k l iảo sách M icrosof t S h a r e P o in t Bible c ủ a t á c giả W y n u e Leou, e t al, (Wiley).

312 Chướng 12: Phàn tích dữ liệu bằng Exce: 2010

T h iế t ỉậ p c á c tin h h u ồ n g (S c e n a r ìo ) vó i S c e n a r ỉo M o n a g e rCác sconario bên trong Excel cho phép bạn thay đối các giá trị cho

các ô trên một sheet và quyết định những thay đổi đó sẽ ảnh hướng (lến những sheet khác trong file như th ế nào. Trong phần này, bạn tạo một số scenario đế’ quyết định ảnh hưởng lên điểm cốt yếu của bạn nếu bạn có thể mở rộng các đơn đặt hàng mang đi cho nhà hàng Jam es.

Để mở rộng các đơn đặt hàng mang đi, bạn sẽ phải tăng chi phí bằng việc thuê thêm nhân viên nhà bếp và tăng ngân sách quảng cáo. Tuy nhiên, bạn cũng biết rằng các đơn đặt hàng mang đi sẽ tạo thêm thu nhập cho nhà hàng. Bạn muôn biết thu nhập tương lai tăng sẽ lớn hơn các chi phí đã tăng hay không.

Kiểm tra tác dụng của các chi phí gia tăng

Trong bài tập sau đây, bạn tạo một scenario đế xem việc tăng các chi phí quảng cáo và nhân viên nhà bếp có ảnh hưởng đến lợi nhuận hàng năm của bạn hay lứiông:

1. Mở file Jam esRestaurant.xlsx. Hãy chắc chắn sheet Average Expenses per Month được chọn.

Trong chương này bạn phân tích tình hình tài chính củỉ ngân hàng qua năm đầu như th ế nào dựa vào những thay đổi 3Ố1 với các tình huống dự tính. File mà bạn sử dụng có hai worksheet nêu chi tiế t thông tin sau đây:

* Average E xpeu ses p c r Moiilh: Càc chi ph í bàng tháng đã )iểt cho nbà hâiig.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưdng 12: Phân tích dữ liệu báng Excel 2010 313

U E xp e c led lucotne: 'ihii ìihập (lự lính tư cả các dơn đặt hàng ă n lại chỗ !'à cdc đơn đậí hàniị ìucíHỊị đi (.bo mỗi iháìig. XVorksheei nàv cũng líiìh lời I’à lãi d ự tinh cho nhà hàntị cho mỗi Iháiig.

2. Chọn F ile > S ave As đê lưu một ban sao của tài liệu dưới dạng một file Excel 2010 thông thường.

Làm việc trên một bán sao của dữ liộu bâ't cứ khi nào có thể trong khi phân tích dữ ỉiộu bằng các công cụ Excel. Khi bạn chạy các scenario trong Scenario Manager, bạn thêm các sheet có các bảng tống kết scenario. Ngoài ra bạn thay đổi dữ liệu khi bạn chạy các scenario. Bởi vì bạn không muốn lưu những thay đổi này đè lên dữ ]iộu th ậ t sự, hăy luôn tạo một bản sao trước và làm việc trên bán sao đó.

2. Chọn D a ta > D a ta Tools > W hat-If A naly sis > S c e n a rio M anĩiger.

Một hộp thoại Scenario Manager trỏng xuất hiện như được minh họa trong hình 12-1.

Scenario Manager cho bạn tạo và làm việc với các scenario cho sheet hiện hành.

Scenanc ĩf. Scenảri ĩ:

Scenjti05defijìed. Chc>ose Acd to addscénanos,

Meíge..,

CKàíigii g ceils: Commcnl:

* Ị

Hình 2.1 Hộp Ihoại Scenario Manager.

3. Nhấp Add để tạo một scenario mới.

Hộp thoại Add Scenario xuất hiện như được m inh họa trong hình 12- 2 .

http

://da

ta4u

.com

.vn/

314 Chưđng 12: Phân tích dữ liệu bằng E>cel 2010

Add ĩcenario ! 5<eftafio r.vn :Ị I

' Ch3ni>ng«l5:Ì JU1 C trl-K lic k c è ls io s e l^ l r>or dd)d<èn1 chàni^rt^ celtó.

I rrift»fiv»otỊ C í e à i ^ J b v c«* _la ỈTỈY < t n 7

Prot ữonV £f€»ènỉChjoộé?

Hi|Ị«

Cdnccl

Biểu iượng lưới (grí)

Hình 12.2 Hộp ỉhoại Add Scenarỉo.

Chú ý rằng một giá trị ô đã nằm trong hộp Changing Cell.'. ổ này lù ô hiện hành vào lúc bạn mỏ' Scenario Manager.

Bạn sẵn sàng tạo scenario đầu tiên bằng cách đặ t tên n< và xác định các ô mà bạn muố’n thay đổi.

5. Trong hộp Scenario Name, gõ nhập A d d itỉo n a l Expenícs fo r E x p a n d e d To-Go O rd e rs .

6. Nhâ”p biểu tượng (grid) nằm bên phải hộp Changing Cels.

Bạn sần sàng định nghĩa ô hoặc các ô nào mà bạn muốn tiay đổi cho scenario của bạn. Đôl với bài tập này, các biến đổi nà bạn mucín thay đổi là ngân sách quảng cáo và số nhân viên trm g (lội ngũ nhân viên nhà bếp.

7. Nhấp trong ô H8 để thêm các chi phí quảng cáo vào daih sách các ô để thay đổi. Ctrl + nhấp trong ô C20 dể thèm số nhin viên nhà bếp vào các ô đế thay đổi. Nhấp biểu tượng grid để nở rộng hộp thoại Add Scenario trở về khung xem đầy đủ.

Khi bạn Ctrl + nhấp, bạn thấy hai tham chiếu ó được thên dưới dụng các địa chỉ tuyệt đôl với một dấu phẩy tách biệt ching:

$H$8, $c$20

Mỗi scenario tham chiếu đô”n một ô riêng biệt, do đó việc ạo địa chỉ từ dó được sử dụng. Bỏi vì bạn chọn hai ô không nàm k( nhau, chúng được tách biệt bằng các dấu phẩy.

Nếu bạn muôn chọn một dãy ô liên tục, chọn ồ đầu tiên và -ê đôn ô cuôl cùng. Khi bạn làm điều này, bạn nhận được một dãy ô tuyệt đôl.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 1 2: Phân lích dư liệu bằng Excel 2010 315

Nhííp OK đố đóng hộp thoại và 'Ãiiọ tục (lịnh nghĩa scenario.

Ilộp thoại Scenario Valưcs xuất hiện như được minh họa trong liình 12-3. Trong hộp thoại này bụn xác định các giá trị mà bạn muôn sử dụng cho hai ô này khi bạn chạy scenario.

.. : Y/ |imifcjiíScendóo Vôlue>

Ê n ie r v s lu e s ĩ à í h ù f tHứ cl íâncpinợ

Ạ â à OK Cdncel ì

Hiình 12.3 Nhập các giá trị cho các ô thay đổi trong hộp thoại này.

Cac giá trị hiộn hành cho hai ô - H8 và C20 - đã được điền vào như được minh họa trong hình. Bạn thay đổi hai giá trị này th.ành các giá trị cho sccnario.

THÔNG TIN KỸ THUẬTNếu hon 5 õ nằm irong định nghla Ỉcenorỉo, 5 ố dâu ỉíên đưọc hiển thị vói mộ} Ihanh cuộn nềm bên plióì ẵể chữ bgn Iruy cập cóc giá Itị ô khóc

Ban có th ể gõ nhập một giá trị trong hộp thoại hoặc sử dụng một công thức đơn giản để làm phép tính. Nếu bạn sử dụng m ột công thức, ICxcel thay đổi nó thành giá trị. Hãy nhớ bắ t đầu công thức bằng một dấu bằng. Nếu không bạn sô không nhận được kế t quả m.à bạn mong đợi, bởi vì Sconario Manager sẽ hiểu giá tr ị mới là m iột chuỗi thay vì là một sô’.

Ban có thể sứ dụng bất kỳ công thức mà bạn có thế gõ nhập. Bạn không Ihể chọn C ÍÍC ó cho các công thức nhưng nếu bạn gõ nhập hoặc dán tham chiêu dẫn đê'n ô, bạn có thể sử dụng nó.

9. Gõ nhập 3500 cho giá trị trong 118 và sau đó nhấn Tab để di chuyển đến giá trị cho C20. Gõ nhập 8 và nháp OK để hoàn tấ t tiến trình.

Biạn đã định nghĩa các giá trị cho scenario ($3.500 cho quảng cáo và 8 cho sô" nhân viôn nhà bốp) và quay trở về danh sách Sce- n£ario Manager. Định nghĩa xuâ't hiện dưới dạng định nghĩa đầu tien (và duy nhất) trên danh sách.

B ạn có sô* lựa chọn về nhừng gì cần làm tiếp theo phụ thuộc vào n ủ t nào mà bạn nhấp trong hộp thoại Scenario Manager:

http

://da

ta4u

.com

.vn/

316 Chương 12: Phân íich dữ liệu bằng Excel 2010

B Shotv: Các thay đổi dtỉợc áp cUnìg vào u>orkshcc’l hiện hành và kết quả cíưục minh họa.

B Cỉose: Scenario cíược cĩịiih tỉgbĩn nhưng khốniị được íip dijỊỊíị vào bảìií’ tính bâvgiờ.

n S ìiĩiin ia ty: Các ihdy đồi đifỢc thực biện đối t’ới sheư! là mội shcet mới thề biện sựchêììh lệch iịiữú các giá Irị ô iịổc rà cắc.qiíỉ trịshccí Vìới dược tbêm vào ivorkhook. ;\'iít siiiìimary rầìi cho bạìì xá c định nbững gi hạn lììiiốiì /ả kêt cỊiủi iroiìẹ sheet lổuq kết. Bạn làm điền ììàv ở bước liếp theo.

10. Nhâp Summary.

Hộp thoại Scenario Summary xuất hiện như được minh họa trong hình 12.4.

S c ê n a r io S u m m a ry rv

I Réport type

Ị o Scenariô gummâry

Scenaáo PỉvotTôble repcr t

R e s u l t c e ll* ;:

ĩm

OK Cancel

Hinh 12-4 Hộp thoại Scenario Summary.

Hộp thoại này cho bạn chọn loại sheet tổng kết nào mà bạn muôn thấy - mộL roport tổng kết hoặc một PivotTable - và ô cụ thổ mà bạn mong đợi chứa kết quả của các ihay đổi.

Bọn đã Lạo một bung tổng kết, không phải một PivotTable, trong bài tập này, do dó để các nút radio mặc định được chọn.

Nếu một giá trị năm trong hộp Result Cells, Excel có thề' đoán các thay đổi sỗ phân tầng ở dâu trên sheet hiện hành. Neu Excel đã đoán, giá trị là một giá trị ô tương đối như được minh họa trong hình 12-4. Do đó, nhấp trong ô tham chiếu thay dổi thành một địa chỉ Luyột đôi.

11. Nhâp OK để tạo bảng tổng kê"t.

Một shcet mới được thêm vào file, như được minh họa trong hình 12.Ỗ.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 12: Phàn tích dữ liệu bằng Excel 2 0 1 0 ____________________ 317

ỈH$S 'X Q ỉ í i o o

B »M vưH c«ll»!

SlOi.ỉOO

C u r r e ^ i t V 4 Ỉ U * Ỉ c o i u i n c V . Ỉ1 J « Ỉ c « i l : 41

\i«-«4 ỉb .nm «rvêpenw «>ci*ea:«s K 'f

i C ^ n 4 f t ữ Ạ ' i »ri | 'd v .

Hình 12.5 Scenario Summary liệt kê scenario mà bạn vừa định nghĩa.

Sheet này cho bạn thấy các ỏ mà bạn đâ thay đổi, các giá trị gôc cũa chúng, các giá trị mới của chúng và sự thay đổi vừa có được. Những thay đổi này đã không được thực hiện đô”i với chính các ô gốc; thay vào đó chúng chỉ được thực hiện cho sheet này. Mặc dù bảng tống kế t hữu dụng để thấy scenario của bạn ảnh hưởng đến các chi phí hàng tháng như thế nào, có lẽ bạn muốn xem nó ảnh hưởng đến toàn bộ lời hoặc lãi cho nhà hàng như th ế nào.

12. Thay đổi khung xem trở lại sheet Average Expenses per Month.

13. Chọn D a ta > D ata Tools > W hat-If A naỉy sis > S cen a rio M an a g e r.

Chú ý rằng scenario mà bạn vừa tạo vẫn được thể hiện dưới dạng một scenario có sẵn. Bạn S Ũ trình bày những giá trị mới này trong sheet tiếp theo để bạn có thể thấy kết quả phân tầng qua toàn bộ file.

14. Nhấp nút Show.

Không có gì thay đổi trong hộp thoại Scenario Manager. Nếu bạn xem dừ liệu trong sheet, các giá trị ở đó đã được cập nhật, Bạn sẵn sàng thấy các thay đổi đã ănh hưdng đến lợi nhuận của công việc kinh doanh như thế nào.

Bạn không thể thay đổi các worksheet với Scenario M anager mở, nhưng sau khi bạn đóng nó, bạn có thể.

15. Nhấp nút Close.

Bạn quay trở về worksheet. Bạn có thể chuyển sang sheet Ex- pected Income, như được minh họa trong hình 12-6 để thấy hiệu ứng của những chi phí thêm vào này. Lợi nhuận hàng năm với sự thay đối này là $23,600. Lợi nhuận hàng năm gốc là $99,200. Nhưng ví dụ này cho thấy chỉ một nửa câu chuyện; bạn cũng cần

http

://da

ta4u

.com

.vn/

318 Chưdng 12: Phân tích đữ liệu bằng Excel 2010

xem xét doanh sô” được gia tăng như được trìn h bày trong bài tập tiếp theo.

Xem xét thu nhập gia tăng

Trong thực tế bạn thường hy vọng việc tăng chi phí để kinh doanh được tốt hơn sẽ có lợi để bạn thu được thêm thu nhập cho những đơn đặt hàng khác. Để xem thu nhập tăng lên ảnh hưởng đến điều cốt yếu của bạn như thế nào, tạo một scenario cho sheet này thay đổi thu nhập cho các đơn đặt hàng mang đi cho mỗi tháng.

C ác g iá tr ị dưỢc th a y đổ i )

í< í ;

Ệ

7 & i«rhcjd » Aớitr.iurị 9

i ỡ

ỉ ) u ì ì

l a b c r í ^ t t r t r . ĩ O e r e r . T S S y u p í i e iUi.CO<

Ì1.90C5?,«c

15 !» i •

ta19

I

J ỉ2Ìh*' M

K : ỉ»n C 'c e r i W9

tJ,»3

í:( M ICS.«'>ì

ỉ

«0» :

Av«f*9e txpcriuca I>ei £(ỉeiỉC K.>A«

[ K ế t quà sau cùng )

Hình 12.6 Kết quả sơ bộ việc phân tích điểu gì xảy ra nếu.

Từ sheet Expected Income, làm thoo những bước sau đây:

1. Chọn D a ta > D a ta Tools > W h at-If A n a ỉy s ỉs > S cen a rio M an ag cr.

Chú ý rằng Scenario Manager trông. Đó là vì không có các scenario được th iế t lập cho sheet này.

2. Nhấp nút Add để mở hộp thoại Add Scenario (xem hình 12.2).

3. Trong hộp Scenario Name, gõ nhập Increaseđ To-Go Income.

4. Nhấp biểu tượng grid nằm bên phải hộp Changing Cells. Chọn các ô C2 đến C13. Nhấp biểu tượng grid để mở rộng hộp thoại Ađd Scenario trở lại thành khung xem đầy đủ. Sau đó nhấp ok.

5. Trong hộp thoại Scenario Values, thay th ế giá trị bằng giá trị cho các đơn đặt hàng àn tại chỗ của tháng đó được chia cho 4. Ví

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 12: Phân lich dữ liệu bằng Excel 2010 319

dụ, công thức cho ô c 2 là =B2/4, công thức cho c 3 là =B3/4...Hãy nhớ sử dụng thanh cuộn nằm bên phầi để thấy các giá tr ị cần thay đổi. Khi chúng đều dược thay đồi. Nhấp OK.

6. Nhấp nút Show để chạy sconario và xem liệu bạn có nghĩ thu nhập thỏm vào có đủ chắc chấn để đánh giá chi phí hay không.

Làm việc từ giả định ràng các dơn đặt hàng mang đi sẽ tôl thiểu Va kết quả của đơn đặt hàng ăn tại chỗ, bạn thấy rằng thay đổi hầu như ngay tức thì. Kết quả phân tích được m inh họa trong hình 12.7.

Ị c á c õ đ ư ợ c thay đồi ]

í / i n

' * r ! l

4 V e r

5 AOf

i v«v7 . o n

K JMl

? A . I Í

1 5 l c ữ

11 :»ĩ12 Ntvl i 5 «

l i

i: ì i

n l ì

ỉỉ 20

21

Cửt I'^0tcer5 ã 79,OODXC > M.nn ui B5,C03.CC

Sỉ.oco cclOO.ũM.CÍ LŨO,CCO.CC 'iVdxi.Hí UOXW.CC l l O / X ữ . C C

I0?J tHLi U4 .CC lí9,0WCC

" o C c j> f Je*-S

$ 19, 0-00 s ỉì.ĩùO.Yt 5 5 1 , 2 5 0 . «

s :0.5C0.» 5 2S.000.M c Ì5.&M.C0' ị y ì , T S O ( S i

s 2 7 , 5 0 0 . »

í 2 7 ,5 0 0 -M

V ỹ \ ìO O / » 'l

5 2LOOO.» s Ĩ9.na.ỵf

;>T c tJ I r c c r i í

9S,7>5CC

in r .* j -n r r

:0ổ,ỉi5CC lOĩ.iODCCí ỉ b . n y t c

12S,«3CC n x / 3

tỉ7»5.cc 137,503 cc

:5i/»5CC 148,7Ĩ5.CC

C x j e r s s s

ẳ :OỈ.2M.ŨO in ,?íìi.nn i J05,2M.OC

iOS,2.CC :o5,«o-ocì i ì s . m n i

105.i30.OQ 105.2-5CỈ.OC

lOS. -ỉO.OC

: o s , 2 0 3 .0 0

P tc f» t

s (S.AỈO.ỮO:5 ; ,3 0 0 .0 0

s I.C50.00 $ (imM, s 13.KC.00 t iĩ.ioc.ồa s ụ^saiHi$ 3Ỉ.9CC.OOs 32,300.»$ n.VM.M $ 41&CC.OO $ 4 Ỉ .ỈS C .0 Ộ

Hình 12-7 Kẽ't quả phân tích ãiểu gì xảy ra nếu sau khi hoàn tâ'l giai doạn thú' hai.

Tim h ìc m m ục t iê u v ó i E x c e lTìm kiếm mục tiêu (Goal sceking) đi theo hướng khác từ các sce-

nario. Khi bạn tìm kiô”m m ột mục tiêu, bạn đă biết kết quả bạn muẽín và bạn cần Excel quyết định những gì cần thay đổi để đạt được mục tiêu đo.

Tìm kiếm mục tiêu cho phép bạn để sự thay đổi của một ô dựa vào một sự thay đổi cho một ô khác. Hai ô này sẽ được nối kết bằng một hoặc nhiều công thức đã được tạo trước khi chạy Goal Seeker. Ví dụ, ô A I có thế chứa số ly nước chanh đá bán và A2 có thể chứa chi phí của mỗi ly. ô A3 chứa công thức =A1*A2. Khi bạn khởi động Goal Seek, Excel lặp lại qua một loạt các thay đổi đối với những giá trị để tìm sự thay đổi có

http

://da

ta4u

.com

.vn/

320 Chương 12: Phàn tích dữ liệu bằng Excel 2010

thể gần giông nhất để tạo giá trị mới. Trong ví dụ nước chanh, bạn tìm kiếm giá trị mục tiêu là ô A3.

Khi bạn tìm kiếm một mục tiêu, bạn th iế t lập ba giá ti'ị trong hộp thoại Goal Seek :

B Set Ceiì: õ mà hạu nuiốii .xác lâp (ô đích).

B To Valiie: Giá trị cho cĩich (giá trị đích)

B Bỵ C banîug CeỉL ô thay cíổi đ ể đạ t đìíợc mục tiôii

Trong bài tập sau đây, bạn sử dụng Goal Seek để biết bạn cần cho nghỉ việc bao nhiêu nhân viên phục vụ để tăng lợi nhuận cùa nhà hàng Jam esiên $110,000 mỗi nãm.

1. Mỗ file JamesRestaurant.xIsx. Lưu một bản sao mới của Tile được sử dụng cho bài tập này.

Bạn làm việc với dữ liệu nhà hàng. Nếu bạn đã thực hiện các thay đổi đôl với dữ liệu, đóng file hiện hành và tạo m ột bản sao mới cúa file gốc. Như khi bạn trình bày các thay đổi do việc tạo một scenario gây ra, goal seeking thay đổi các giá t r ị của bảng tính hiện hành. Để tránh các vấn đề, làm việc trên m ột bản sao của dữ liệu, không phải dữ ỉiệu gốc.

2. Hiển thị Expected Income và sau đó chọn D a ta > D a ta T ools > W hat-If A nalysis > G oal S eek . hộp thoại Goal Seek xuâ”t hiện như được minh họa Irong hình 12-8.

Mv A ữ >

M a y

J u o

10 %PĨ$1 On I.* r.ov

ỉl lA 15

lè u ìi 19 5011 ỉ i

M 4 » »

ổrc«rỉ s 7 9 . C C C 0 0

ỉe ,ooc coS S .C C 0 9C

K.ooo.x xoc,000.00ỈOC,000,00

S Ỉ .Ỡ O Ộ .O O

iic ,o c « o cJ 1 C ,Ũ Ổ O O C

102,ŨCOM IM .Ớ Ữ O .O C

r .s .o o c o o

T o O o

i U . C 0 3 . 0 0

s Ề . Ĩ K ử . O O

% I C . O O Ỉ . O O

ỉ 1 2 .0 0 7 .0 0

9 0 0 5 .0 0 s , o q : . o o

6.00Ỉ.00 7 » c c :o o

Ể,00j.005.003.00

6.CC}.007 .e05.M

í)Tũt tincome

90 ,000 00 H990C09 i , ữ 0 0 Ồ 0

m.ữOŨ.M lOỈ.OOC.OO 101.000.00

117,000 00

ILSOOOOO 1 0 7 . Ữ M Ữ 0

UO.ỮM.OO Ì Ì 6 X ứ C ữ Ũ

ỉ ỉ . 1 9 2 ,0 0 0 . O ỡ $ H C O ^ . O O s 1. 2 » , 0 9 0 . 0 0

F H

s ị 8 . 9 0 0 . c 0 s { Ỉ . 9 0 0 . Ộ 0 Ỉ

$ 9 9 , 9 0 0 o c Ì i4 .9 C O .0 O )

$ ịi.9CfQ.OO $ (Ỉ.9CC.0C)% M , « U . O C $ ( « . 5 C O . O O )

s SỔ .^ .O Ỡ $ lO.iOO.OOs ỉ d , 9 C Ứ . O O $ 6 . Ì C 0 . Ộ Ỡ

Td

C n c d

. 'ÌỶ i - í r i t í M Ì K Q c a v ứ tf>ccme — ay.

Hình 12.8 Hộp thoại Goal Seek.

Để tìm kiếm một mục tiêu mới, bạn cần xác định ô cần thay đổi, giá trị mới của nó và ô mà bạn muốn thay đổi để đạt đến trị đó. Khi bạn mở Goal Seek, ô mặc định để xác lập là ô được chọn.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 12: Phân tích dư liệu bằng Excei 2010 321

3. N hấp biểu tượng grid cho trường Set Cell. Chọn 'Expected Income'!$G$15. Nhap lại biểu tượng griđ để quay trở về hộp thoại Goal Seek.Ô G15 trình bày tổng lợi nhuận hàng năm cho nhà hàng Jam es. Ô này là ô đích.

4. Trong hộp To Value, gò nhập 110000 cho giá trị đích.Bạn muốn tăng lợi nhuận hàng năm của nhà hàng Jaraes lên $110,000 mỗi năm.

5. N hấp biểu tượng grid nằm bên phải trường By Changing Cell. Chọn ô 'Average Expenses per month’!$C$19. Nhầp lại biểu tượng grid.Ò CIO là sô' nhàn viên trên đội ngũ nhân viên phục vụ.

6. N hấp OK để tìm kiếm mục tiêu.

Tính nàng Goal Seek chạy và cho bạn biết nó có đạt được kế t quả của bạn hay không. Trong trường hợp này, kết quả được minh họa trong hình 12*9.

• [í reb 4 Mil b A p c

6 K t i ỉ

■ ;g*l 9 ;ul ỉ ửuí IC u ị,n oừV N o v

13 Dec i *

1%1617

ỈBỈ3:cn2?

79,000.00

6t.0O0.0QBVOOO.OQ

B2.000.ỠOỈỠO.OỠỖ.OOlỡo.ooo.oo9ỉ,WQ.OO

U3.C0C.ŨC

ììữ.OOC.00IC2.COO.M124.00C.00

1Ì9.CỞO.OỮ

T c ủ o 0 ( d « r is ỈKOOXMi 1 0 0 X 0 0

ỉ ÌOMÌ.OOs i 2,ooroo

1C05.005.005.00

e.ooxoo7,00X00

3.005.00

S.0Ồ5.Ô0

5.00 :.oo 7 .0 0 3 .«

$ ộờ IX>C.Ữ3 $ 000.03s 9$,OQQ.OO $ 94ỮOŨ.OO $ i09,0«w

1CS,OOG.C3iOì.OCtC.ŨOl l 7 ,O O C .ữ O

ỉtd.cocxo1Q7.C0C,C3:sc ,« c ,i» l i i . o c ĩ i 0 3

u.ooo.oo9».OOO.OỮ98.000.00

96.000.0Ữ 9S.ỔOŨOO

9S,OOC.OO95.000.00

96,OOQ ỈXi

ỉỉ»ỠCC.CO Sỉ.occoo93.c00.00 9Ỉ,000.00

(S.OCO.OO)

( ỉ , 000 , CO)

(d.OOO.OO)

s Ìl OOỨ.OO$ 7.000. M

$ 3,003 00

$ 19,000.00

$ 2c.000.c0 i S.CNXCŨ ỉ ìĩữOOOÙ ị 2ễ.000.00

Sc«i u * ĩ Ỉ t i iự ỉ

Go« C e l4 ỉỉ

r»9et%«ise: noũoo

L C tr < ^

Ì.iTòMQQ ỈỈIO.OOC.OO

* »ì f L » * \ y » r T-«I ‘I*/’ L k c x c 11»

Hình 12.9 Hộp thoại Goal Seek Staỉus.

Để thây sô" nhân viên phục vụ cần thiết để thực hiện sự thay đổi này trong lợi nhuận, kiểm tra giá trị trong ô 'Average Expenses per month'!$C$19. Giá trị đà thay đổi từ 10 thành khoảng 9,57, do đó để đáp ứng mục tiêu lợi nhuận, bạn chỉ cần cắt giảm một trong các nhân viên phục vụ thành nửa thời gian.

7. Nhấp Cancel.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

322 Chương 12: Phân tích dữ liệu bằng Excel 2010

Goal Seek đã thay đổi dử liệu. Nếu bạn nhấp OK, các thay đối vẫn nằm trong bảng tính. Bằng cách nhấp Cancel, bạn đảo ngno ợc các sheet trở về trạng thái ban đầu.

Mặc dù những bưổc này đường như đơn giản, nhưng chúng có thể là một vấn đề lớn. Nếu các ô mà bạn muô^n thay đổi lứiông liên quan đến ô đích, Goal Seek có thể chạy qua một số lần lạp lại và sau dó cho bạn biêt rằng bạn có thể tìm thấy một lời giải như được minh họa trong hình 12-10 .

Một vân đề tiềm ẩn khác với việc tìm kiếm mục tiêu xảy ra khi bạn muốn thay đổi ô đích, nhưng Excel không thể thay đổi đầy đủ để tìm một lời giải sử dụng ô mà bạn đã chọn. Đế thây điều gì xảy ra; hây C'ố

cắt giảm chi phí thành $50,000 mỗi tháng bằng cách giảm nhân viên quét dọn. Lời giải là khoảng - 25.18 như được m inh họa trong ô C21 trong hình 12-11. Mặc dù Excel đã tìm ra một lời giải số khả thi, nhi/ng trong thực tế bạn không thể có một số lượng nhân viên âm.

HU

c.í.t iTế‘f «ilch«o

M«inierc«

s i s . r o oỈUAOOỈỈ.MOỉl.MO

SIMĩiữfl$ỉ&3S 2 5 5

iẳ.VKiXMOÌiCữ

f

iicứ

Huu\i

itnoSll.tcoịĩ.tữộU.M4

1

iì,w ÌXŨCữ

SlOOC IỈIỈCO

S’. «$ l ữ , «s » . c c

í**lM

V ề i kA.

AMrM«l0«>we»OCtn««lk <««. * T ? 1

*?♦

r'^ "n-T’- -

Hình 12.10 Hộp thoại Goal Seek Status biểu thị rằng Goal Seek không thể tìm Ihâymột lời giải.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 12: Phân tích dữ liệu bằng Excel 2010 323

é

.••U" ■Mí f'*»e f

;

‘ V'€»*sitf

* r>»-» >«.*1 » Artv*«i''ng >

l ĩíl

i 'i•>-

f , sS.AHMlMlOr

S ỉ s . c o a

Sl-i.âộC'•s:6,i07u.líia.icũ

Ecvicrntne ậc ytri -Tịé lỶiw:cux'? i .Ks:x

ẬV.CÍ« Ì3M:ĩ,c«» Si! c«

s n . í ĩ ì ì : c c c

sSU'Ỉ Ỉ . I C O M v {

f <f{.“ • ,

9 |_|

H ' I ) •ce«li

i i l Ỉ M

ỉd7.3M •U9 4C0i2 w

Sỉi MC $ ỉ ,9 0 ú

S ỉ . X O

a t

Td

per moc»tnnị c?frtít':*

*.:<•»<»ưp

S 'íV4 ii£«n'«n>

U . < ^

A v * r a ^ G * 4 C u '^ / B » ' » t '* » r « * « '

S 1 3 « ỈC

S I S O i

ị ? M • 2 5 .:ã ỉ i» &i5« IS i i .ữ d ì

<A\

'*t*' ».« «*('/ f* j* i ’’ i 'A '

• <«

Kníp

Hình 12.11 Lời giải Goal Seek không hợp lệ cho ví dụ này.

S ử d ụ n g c á c b iể u đ ồ E x c e l đ ể d ự b á o c á c k ế i q u ả tư ở n g la iBạn dã biè^t cách sử dụng một biổu dồ đường để tạo một bản trìn h bày

dữ liệu trực quan. Bằng việc thôm các xu hướng vào các biểu đồ dữ liệu, Excol có th ể đưa ra các loại dự đoán tốt nhất khác nhau về những gì mà tương lai sẽ mang lại nếu các điều kiện vẫn y như thế. Sử dụng dữ liệu mà bạn cung cấp các đường xu hướng (trendline) sử đụng một trong ba phép tính khác nhau để dự báo các kết quả tương ỉai. Sau khi bạn thêm một đường xu hướng vào một đường trong một biểu đồ, bạn có thể md rộng dưừng đó vào tương lai.

Trong bài tập sau đây bạn sỗ tạo biểu dồ các xu hướng cho các đơn đặt hàng ftn tại chỗ, các đơn đặt hàng mang di và lợi nhuận. Bằng việc xem những môl quan hệ giữa các đường này, bạn có thể biết liệu những thay đổi mà bạn đang xem xét sẽ th ậ t sự đạt được kết quả m à bạn muôn hay không.

1. Mở fĩle JamesRestaurantChart.xlsx. Lưu một bản sao mới của file được sử dụng trong bài tập này. Thay đổi khung xem để hiển thị biểu dồ nôu nó chưa được hiển thị.

Bạn làm việc lại với dữ liệu Jam esRestaurant, nhưng lần này bạn bắt đầu với một file có một biểu đồ đường được tạo cho bạn. Biểu đồ cho thấy các đơn đặt hàng ăn tại chỗ, các đơn đặt hàng mang đi, các chi phí và lợi nhuận.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

324 Chương 12: Phân tích dữ liệu bằng Excel 2010

2. Nhấp trong vùng biểu đồ đế’ kích hoạt các tab C hart.

3. Chọn C h a r t Tools L ay o u t > A nalysis > T re n d lin e > L in e a r T re n d lin e .

Hộp thoại Add Trendline xuất hiện để bạn có thế’ chọn chuỗi (series) mà sẽ là cơ sở của đường xu hướng. Bạn có thể tạo chỉ mồi lần một đường xu hướng, bạn có thể có nhiều đường xu hướng trên một biểu đồ. Bdi vì các chi phí được dự báo vẫn không đổi trong năm, bạn không cần tạo một đường xu hướng cho chuỗi của nó. Một cách khách để xem nó là nếu không có đủ các điểm dữ liệu khác nhau, Excel sẽ không tạo một đường xu hướng khả dụng......................................

4. Chọn Profit và sau đó nhâp OK.

Một đường xu hưởng tuyến tính được thêm vào chuỗi như được minh họa trong hình 12.12.Các đường xu hướng tuyến tính dự báo dữ liệu vào tương lai bằng việc sử dụng dữ liệu hiện hành làm cơ sở cho một dự báo theo đường thẳng. Dự báo này không luôn là đự báo phù hợp nhất, nhưng nó cho bạn biết rõ bạn đang xem một xu hướng đi lên hay xu hướng đi xuông.

5. Chọn C h a r t Tools L ay o u t > A nalysis > T re n d lin e > Expo- n e n tỉa l.

Hộp thoại Add Trendline xuâ't hiện để bạn có thể chọn chuỗi mà sẽ là cơ sỏ cho đường xu hướng.

/

«— !»»»•

ỉ r O ‘t l> K l

rĐ ư ờ ng xu hưởng tuyến (inh cho P ro ílt ]

Hình 12.12 MỘI dường xu hưởng tuyến tính cho chuỗi Prctit

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chướng 12: Phân tích dữ liệu bằng Excel 2010 325

6. Chọn Eat In Orders và sau đó nhấp OK.

Một đường xu hưóng số mũ sử dụng đừ liệu để dự báo dữ liệu dọc theo một đường cong.

Cá hai đường xu hướng này thế’ hiện xu hướng của dữ liệu hiện hành. Tiếp theo, bạn di chuyển vào tương lai đế thấy dữ liệu nói điều gì có thể xảy ra. Bạn có thể sử dụng các đường xu hướng để dự đoán tương lai bằng hai cách:K Thêm trực tiếp mộtđườiig.xn hn'ớng lĩ'.yến tinh hai chỉí kỳ tửRibbon.M M ở r ộ n g m ộ t đ i ỉ ờ n g X H h i í ớ n g h i ệ n c ỏ v à o t ư ơ ỉ i g l a i b ằ n g ĩ H ệ c s ứ

clụiiq các rhìiộc linh đi(ờng.7. Chọn C h a r t Tools L ayou t > A nalysis > T re n d lin e > L in e a r

F o re c a s t T re n d lin e .

Hộp thoại Ađd Trendline xuất hiện để bạn có thể chọn chuỗi mà sẽ là cơ sở cho đường xu hướng.

8. Chọn To Go Orders và sau đó nhấp OK.

Một đường xu hướng dự báo tuyến tính được thêm vào chuỗi To Go Ordors như được minh họa trong hình 12-14.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

326 Chương 12: Phân lích dữ liệu bằng Eicel 2010

ỉ :. '0 .« 0 > 9 ĩ'y>^r /

&.SC.OCO w V

ti* AOrdMt

ỈW.9>}IK • —-----W)«»

----- tip6'i. u « :— ỉ 1 a Ge ữ i t t i

SỈ5.ỮXX

t

i M . O O Í X i

Đường xu hưáng dự báo tuyến tính cho T o G o Orders. J

Hình 12.14 Một đưởng xu hướng dự báo tuyến tínii cho chuỗi To Go Oners.

Chú ý rằng đường xu hướng mới đã mô rộng biểu đồ h a chu kỳ vào tương lai. Bước tiếp theo là md rộng đường đó V I những đường lchác xa hơn vào tương lai.

9. Chọn C h a r t Tools L ay o u t > C u r re n t S e le c tio n vi sau đóchọn đường xu hướng Eat In Orders từ danh sách xổ xuốrg. Nhấp nút Form at Selection trong nhóm đó.

T rtndkA É ‘ ‘ ‘V à è ^ *

T r e n t j | ì f > e O p t í o n s

11' e :

V . <J

ề E ỉpO i«n tiil

I

_ fc<iiìcri««ỉ

P c ìi« r

» : i x o v ) . z » i h & d e rs )

F v * ; as<

0 .0 I>e*vđ^

0 0 (»<iDỂkỉ

ỉ « l t n t tr c e o l •

D a> < v ỈQ u a tic r on

M d V v«lủ* o n cK«r I

CM C í

Hình 12.15 Hộp hoại For mat Trendlíne.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

liộ p thoại Porm at Trenclline xuất hiện với Trondline Options được h iển th ị như dược minh họa Lrong hình 12-15.

Chũ ý phần Porecast của hộp thoại nảy. Bạn có thế’ xác lập bạn m uôn dự báo hướng về phía trước hoác lùi lại bao xa từ dữ liệu hiộji hành. Tiếp theo bạn thay dổi (lường sao cho nó dự báo 12 th án g vào tưưng lai.

10. Thay đổi 0.0 trong hộp Forward thành 12.0 và nhấn Tab.

Biểu đồ đằng sau hộp thoại thay đổi để thay đổi chu kỳ dự báo mới. Nếu bạn không thấy biểu đồ, rê hộp thoại sang bên trá i màn h ình .

Trc ng dự báo theo hàm sô' mũ, đường tính xấp xỉ một đường cong Lhay vì một đường thẳng để đưa ra một ước tính có phần tố t hơn vổ hiệu suất tương lai.

u . IClìông cần đóng hộp thoại, chọn To Go Orders Trendlines từ danh sách xổ xuống trong nhóm Current Solection trên tab Chart Tools Layout.

12. Tliay đổi 2.0 trong hộp Forward thành 12.0 và nhân Tab.

Sau khi hai tập hợp đường xu hướng orđers (đơn đặt hàng) được trìn h bày, bạn có thề thấy sự đự báo xu hướng. Trừ phi một điều gì đó thay đổi, các lợi nhuận đơn đặt hàng ãn tại chỗ tiếp tục trên m ột xu hướng đi lên trong năm tiếp theo và các đơn đặt hàng m ang đi bắt đầu rơi xuống. Biểu đồ cập nhật được minh họa trong h ìn h 12-16.

Bởi vì các đường xu hướng số mũ đưa ra một dự báo thực tiễn hơn về dữ liệu, bước cuối cùng trong tiến trình dự báo là trình bày một dự báo theo hàm sô' mũ 12 cho mỗi một trong ba đường. Bạn đã tạo đường xu hướng này cho các đơn đặt hàng ản tại chỗ, do đó bây giờ bạn cần điều chỉnh một đường xu hướng cho các đơn đặt hàng mang đi.

13. Kêu bạn đã đóng hộp thoại Format Trendline, hãy mở nó lại.

14. Chọn dường xu hướng To Go Orders. Trong hộp thoại Form at Trendline, chọn nút tùy chọn Exponential và nhập 12 trong hộp tex t Forward.

Bạ.n muốn thay đổi các đơn đặt hàng mang đi thành một đường xu hướng hàm số mũ 12 tháng.

Chương 12: Phân tích dữ liệu bằng Excel 2010 327

http

://da

ta4u

.com

.vn/

328 Chưđng 12: Phân tích dữ liệu bằng Excel 2010

Hình 12.16 Các đường xu hướng Eat In Orders và To Go Orders đưực dự báo 12 thángvào tương tai.

ỹ -----------------------------------------------------------------

Bgn Idiônq tLế tpực liếp tLaiị áểi áưdnq xu hưốnq lợi nLuộn tliành một ẩưcnq xu

hưÓr>q íiòm SẾ mũ bỏi vì nó c6 cóc qió lpj âm. M ộ t cKuSĩ có cóc qiá tpj âm cliÊnq

it iế được cko mộf ểưònq xu kưónq liàm sế mũ. rHiđrtq điiònq nòij có tkể ẩư(c clio

c liỉ một đưònq xu kưốnq iui^ến tínk. T u ij nhiên, lx)n cố ikế mổ FỘnq cãc ẩiỉcnq xu

hưónq luụến tín li vói cóc số ôm vào tưữnq loi xo ỏ múc cđn ií iiế l tàng việc ỉùJụnq

Lộp lliogi Pcpmoí Tpendlinc.

15. Chọn đường xu hưóng Proíĩt. Trong hộp thoại Form at Treiđline, chọn nút tùy chọn Linear và nhập 12 trong hộp tex t Fo*ward. Đóng hộp thoại.

Khi bạn hoàn tất, biểu đồ hoàn chỉnh xuất hiện như đượ( m inh họa trong hình 12-17.

Như bạn có thể thây mặc dù đường xu hướng lợi nhuận (pnfi t) là một đường xu hướng tuyến tính, nhưng nó vẫn tính xấp xỉ ỊÓIC độ của các đcm đặt hàng ăn tại chỗ. Bởi vì các đcm đặt hàng mmig đi là m ột phần nhỏ của công việc kinh đoanh của nhà hàng biy giờ, chúng không ảnh hưởng đến sự tăng trưởng dự báo của lợi ihuận.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 12: Phân tich dữ liệu bằng E/cel 2010 329

tó t In OfíJer<

pn/

i i ỉ

rrt- W|

c * ' > > # v t

• • • r » e «

Cip*n>«t• ịkvr>

r 4er» C«|»0*|. r r s C c > 4 r< >

.^1 tP»*v.

Proíiĩ To Go Orders

Hinh 12.17 Biểu đổ đường hoàn chình với tâì cả dường flược mở rộng 12 tliáng vàotương lai.

Thuậỉ ngữ

exp o n e n tla l (th uộc số m ũ): Một mối quan hệ phi tuyến tính giữa các mẫu dữ liệu. C ác đường xu hướng số mũ đưỢc lạo bằng v iệc tính xấp x ỉ các thay đổi giữa dữ liệu đã biết sử dụng một hàm số mũ.

to re ca s t (đự báo): Một sự dự báo tương lai dựa vào dữ liệu đã biết và các xu hướng.

goa l seek ing (tim k iếm m ục tiêu ); Tiến trinh quyết định những thay đổi nào cần được thực hiện để đạt được một kết quả mong muốn.

line a r (tuyến tính ): Loại mối quan hệ tổn tại giữa các mẫu dữ liệu khi tốc độ thay đổi xảy ra theo một đường thẳng. Các đường xu hướng tuyến tính là những dự báo giả định tốc <3Ộ thay đổi cho đường là không đổi.

scena rio : Một tình huống trong đó kết quả mong đợi dựa vào những thayđổi đối với dữ liệu đã biết.

sum m ary s h e e t : Một loại sheet dược thêm vào m ột file Excel trinh bày trạng thái cùa dữ liệu trước khi các Ihay đổi dược xấc định trong scenario và trạng thái của dữ liệu sau khi trạng thái được xác định trong scenario.

ta rg e t ce ll (ô đ ích ): ô chứa giá trị cần được thay đổi khi tlm kiếm một mục tiêu.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

330 Chương 12: Phân lích dữ liệu bằng Excel 2010

ta rg e t va lue (g iả tr ị đ ích ): G iá trị mong muốn cho ô đích khi tim kiến m ột mục tiêu.

tre n d lin e (đường xu hưổng): Một sự mỏ rộng của một đường tronc một biểu đồ đường cho thấy các điểm hiện có trẻn đường sẽ phù hợp n h /th ẽ nào nếu các thay đổi đổi với dữ liệu được thực hiện theo thời gian .

w h a t-if an a ỉys is (phân tích đ iểu gì xảy ra): Tiến trình sử dụng các mẫu dữ liệu hiện hành để tiên đoán vế những tinh trạng tương lai của dũ liệu.

T hự c h à n h1. Câu nói nào trong những câu nói sau đây là đúng?

a. Khi bạn sử dụng Goal Seek, các kết quả có thể được ưu trữ trong một dây ô.

b. Các ô trong nhiều sheet có thế’ được thay đổi trong qui trình tạo một scenario.

c. Các công thức có thể được sử dụng để xác định sự thay ỉổi đcíi vởi một ô khi tạo một scenario.

d. Các ô chứa các công thức có thể được sử dụng làm ô tlay đổi của một mục tiêu.

2. Nút Show trong Scenario Manager có chức năng gì kai mộtscenario đươc chon?

3. Đúng hoặc sai: Chỉ 5 ô có thể được sử dụng để tạo m ột scmario.

4. Ilãy nêu một điểm khác biệt giữa ò đích và ô thay dổi kii tìm kiốm mục tiôu.

5. Đúng hoặc sai: Goal Seek luôn tìm một lời giải đáp.

6. Đúng hoặc sai: Tất cả lời giải đáp được tìm thấy bởi Goa Seek đều hợp lệ.

7. Giả sử ô R5 chứa số nhân viên và ô B17 chứa lợi nhuận. Si' diụng Goal Seek, bạn sẽ thay đổi ô nào trong hai ồ và Excel sẽ thiy đổi ồ nào.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 12: Phân tích dữ iiệu bằng Excel 2010 ___________________331

8. Tình huống nào trong nhừng tình huông sau đây ngăn bạn không thể tạo một đường xu hướng số mũ?

a. Quá nhiều điểm dữ liệu trong chuỗi (series)

b. Các điểm dừ liệu ám trong chuỗi

c. Quá ít điểm dữ liệu trong chuỗi

d. Có quá nhiều điểm Ichác biệt giữa các điểm dữ liệu trong chuỗi

9. Theo mặc định một đường xu hướng dự báo tuyến tính (Linear Forceast Trendline) đạt đến được bao xa trong tương lai?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

332 lục

Đóp ón

Trong phụ lục này, bạn sẽ tìm thấy các lời giải đáp cho phầr "thực hành" ở cuối mỗi chương.

Chương 1

1. Trước khi Excel 2010 được tung ra, sô” hàng mà các bảng tíih cho phép là

a. Nhỏ hơn số cột dược cho phép bây giờ

b. CỐ định

c. 26

d. Không có giới hạn tương tự như bây giờ

Đ áp án : a. Nhỏ hơn số cột được cho phép bây giờ

2. Bạn sử dụng nút _ mở và lưu các file.

Đ áp án : OÍTice

để thực hiện các tác vụ chẳng hại như

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Phụ lục______________________ ________________________________________ 333

3. Ribbon gồm những thành phần sau đây:

a. Các tab

b. Các nhóm

c. Các nút

d. T ất cả các câu trên

D áp án: d. Tất cả câu trên

4. Tab nào chứa các lệnh đố' thêm nội dung vào vvorksheet?

D áp án: Tab Insort

5. Đúng hoặc sai; Bạn có thể thu gọn Ribbon bằng cách nhấp đôi một tab.

Đ áp án : Đúng.

6. Nếu bạn tìm tab Table Tools và nó không xuất hiện, bạn nên kiểm tra gì trước tiên?

Đ áp án : Bứi vì tab Tabìe Tools có tính ngữ cảnh, nó hiển th ị chỉ nếu ô hiện hành nằm trong một bảng. Do đó điều đầu tiên mà bạn nèn kiểm tra là ô hiện hành có nằm trong một bảng hay không.

7. Các íĩle XLSX

a. Là các file XML nén và file định dạng

b. Các file nhị phân

c. Các íìle có một định dạng độc quyền.

d. Chí có thể dược mử bởi Excel.

Đ áp án : a. Là các file XML nén và fíle định dạng

8. Đúng hoặc sai: Các fíle XLSX có thể chứa mã macro

D áp án : Sai. Các file XLSM có thể chứa mã macro, nhưng mã bị loại bỏ khi một file được lưu bằng định dạng .XLSX.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

334_______________________________________________________________ Phụ lục

9. Đúng hoặc sai: Tách định dạng file cho các file Excel thành một (lịnh dạng macro-enable và định dạng non-macro-enable đã được thực hiện để mang lại sự an toàn và sự bảo vệ cao hơn nhằm ngăn ngừa các vi rút.

Đ áp án : Đúng

10. Excel có thể mở định dạng nào trong những định dạng file sauđây?

a. XLSX

b. XLS

c. XLSB

d. Tất cả câu trên

Đ áp án : d. Tất cả các câu trên

11. Đúng hoặc sai: Tất cả thông tin Help cho Excel 2010 được lưu trữ cục bộ trôn máy tính.

Đ áp án : Sai. Phần lớn thông tin Help Excel 2010 được thu thập từ Web, do đó bạn cần một nối kết In ternet để truy cập thông tin đó.

Chương 2

1. Ilũy nôu tôn hai thành phần của Nvorkshcct được sử dụng để tham chiếu một ô.

D áp án : ò , hàng, cột, vvorksheet, tèn nie

2. Khi ô G55 được chọn, ô nào trong các ô sau đây luôn có th l được đi đôn bằng một thao tác gõ phím?

a. ô AI

b. ỏ đầu tiên có dừ liệu trong cột G.

c. Ô H56

d. ô XFD5Ỗ

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Đ áp án : c. ô H56. Đôi khi iấ t cà ô khác có thể được đi đến bằng một thao tác gõ phím, nhưng tùy thuộc vào nội dung của các ô kế bên G55.

Phụ lục__________________________________________________________________ 3 ^

3. Nếu bạn ở trong ô Q999, cách nhanh nhất nào dể đi đến ô B6?

Đ áp án : Nhấp trong hộp tham chiếu ô, gõ nhập B6 và sau đó nhỉín Enter.

4. Nếu ô A16 trôn Sheetl được chọn, ô nào sẽ được chọn khi bạn dichuyển đến Sheet2?

Đ áp án : ò cuối cùng được chọn trong Sheet2.

õ. Cách nhanh n h ấ t đế chọn tấ t cả ô trong một hàng là gì?

Đ áp án : Nhấp sô' hàng

6. Hãy cho biết ba ưu điếm của việc sử dụng các tem plate (khuôn mẫu)

D áp án : Các tem plate tiế t kiệm cho bạn thời gian, bảo đảm tính n h ấ t quán, có định dạng định nghĩa sần và có các công thức định nghĩa sẵn.

7. Làm th ế nào bạn biên tập text từ một ô Pormula Bar?

Đ áp án : Chọn ò. Nhấp Formula Bai’ và sử dụng bàn phím đế biên tập text.

B. Khi chia se các fílo với những người sử dụng các phiên bản kháccủa Excel, bạn sẽ cần:

a. Gởi cho họ íỉle XLSX mà họ sẽ có thể mở

b. Gởi cho họ một bản in của Tile và yêu cầu họ đánh dấu nó và bạn sẽ biên tập nó

c. Lưu nie dưới dạng một file XLS mà họ sẽ có thể md

d. Bạn không th ể chia sẻ các file với những người sử dụng các phiên bản cũ hơn của Excel

Đ áp án : c. Lưu file dưới dạng một file XLSX mà họ sẽ có thể mở. Những người có Excel 2002 và Excel 2003 có thể mở các íìle XLSX, nhưng để an toàn tố t nhất hãy sử dụng Save As và lưu

http

://da

ta4u

.com

.vn/

336_______________________________________________________________ Phụ lực

fìle dưới dạng một file XLS khi chia sẻ với những ngtời chạy một phiên bản cũ hơn của Excel.

Chương 3

1. Liệt kê hai tình huống, trong đó bạn cần điều chỉnh kícl cỡ của cột hoặc hàng trong một ô.

Đ áp án : Khi nội dung của ô quá rộng, bạn cần mở rộng cột. líhi nội dung của một ò mở rộng sang nhiều dòng, bạn cin tăng chiều cao của cột. Nếu bạn muốn thấy nhiều dữ liệu h ín trên m àn hình, rú t các hàng và thu hẹp các cột.

2. Sau khi bạn làm theo những bước này, dữ liệu sẽ được cán bao nhiêu lần?

1. Chọn 3 ô

2. Sao chép các ô

3. Di chuyển sang trái 3 ô

4. Dán (Paste)

5. Di chuyển sang trá i thêm 3 ô nữa

6. Gõ nhập Excel 2010

7. Dán

D áp án : Một ỉần

3. Hãy cho biết ba ưu điểm của việc kết nhóm dữ liệu th ìn h các bảng

Đ áp án : Dữ liệu có thể được định dạng nhanh và n h ấ t qum.. Các hàng và cột tổng có thể được thêm dễ dàng. Bạn có thể ỉặ.t tên cho một bảng và tham chiếu nó dưới dạng một mục.

4. Đúng hoặc sai: Bạn có thể làm cho tab Table Tools xuâ^t h ệ n bất cứ lúc nào bất kể bạn có đang làm việc trong một bảng hay chiông.

Đ áp án : Sai. Tab Table Tools là một tab ngữ cảnh và chỉcó' sẩn khi bạn làm việc với một bảng.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Phụ lụ c _____________________ _________________________________________337

5. Các bước để áp đụng định dạng điốu kiện dấu stop vào một chuỗi ô là gì?

Đ áp án : Chọn các ô. Chọn Home > Styles > Conditional Pormat- ting. Chọn Icon Sets từ danh sách và sau đó chọn tập hợp mà bạn muôn.

6. Tab nào được sử dụng để thay đổi diện mạo của worksheet khi bỉỊĩi in nó?

Đ áp án : Tab Page Layout.

7. Làm thế nào bạn biết được một từ trong một ô có viết sai chính tả hay không?

Đ áp án: Nó có một đường gạch dưới màu đỏ nguệch ngoạc.

8. Liệt kê các bước để in vvorksheet

Đ áp án : Chọn OÍTice > Print. Chấp nhận các tùy chọn in mặc định, nhấp nút OK và in tài liệu.

Chương 4

1. Hãy nêu ba cách để thêm hàm Sum vào tài liệu

Đ áp án: Sử dụng nút Sum trên tab Home. Gõ nhập nó bằng tay, sử dụng công thức trực tiếp từ tab Formulas.

2. Giá trị nào dưđi đây là một địa chỉ tương đôi?

a. $C16

b. c$16

c. C16

đ. $c$16

Đ áp án: d. $c$16

3. Khi bạn tạo một công thức tại kết quả #Div, bạn cần thay đổi cái gì để sửa lỗi?

Đ áp án: Sửa công thức sao cho bạn không còn trỏ vào một ô rỗng hoặc một ô vôn không chứa một giá trị nữa.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

338______________________________________________________________ Phụ lục

4. Đúng hoặc sai; I Chi bạn sử dụng nút Insert Function, bạn íần biết chính xác hàm mà bạn muốn sử dụng.

Đ áp án : Sai. Nếu bạn không biết chính xác tên hàm , bại có thể sử dụng tùy chọn Search để tìm nó. Ví dụ, gõ nhập Ji.nk làm hàm để tìm và sau đó nhấp Go.

5. Một rủi ro của việc thêm các công thức vào các ô trê i nhiều \vorksheet cùng một lúc là gì?

Đ áp án : Dữ liệu trong tấ t cả ò có thể không giông nhiu. lìạn cũng có th ể xóa sạch dừ liệu h iệ n hữu tro n g các ô t r ê n CIC sh e e t khác.

6. Mở file MarketResearch6.xlsx mà bạn đã sử đụng trong các bài tập trong chương này. Mô tả cách bạn sử dụng một hàm ogic để quyết định hơn 80% người phản hồi cần th iết có được iử dụng trong cuộc khảo sát này hay không?

Đ áp án : Nhấp trong ô I 3 và thêm hàm logic IF vào n>. Phép test logic là H3/H2 > 0.8. Làm cho chuỗi True thành "ĩnough Responses Received". Làm cho chuỗi False thành ”M)re Re- sponses Needed". Kết quả được minh họa trong hộp thoậ Func- tion Arguments.

7. Trong chương này bạn đả học về các hàm Date và Time.Những hàm này có thể ngăn một vấn đề AutoPill xảy ra do thím các năm vào một chuỗi ô như th ế nào?

Đ áp án: Chúng ngân ngày tháng và thời gian khỏi bị tíih sai.

8. Một ưu điểm của việc đặt tôn các ô và dăy để sử dụng cho CIC công thức là

Đ áp án : Nó bảo đảm rằng đúng dữ liệu được sử dụng thím chí nếu dữ liệu được di chuyến. Nó bảo đảm rằng nhữnị người dùng file tương lai sẽ có thể hiểu dữ liệu xuất phát từ câu.

9. Cái nào dưới đây không phải là một tên hợp lệ cho m ột cãy?

a. HappySheetResult

b. Excel!6

c. Date_Of_Ground_Breaking

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Phụ lục_______________________________________________________________339

d. YesOrNo

Đ áp án : b. Excel!6. Tên này chứa một từ dành riêng trong tên cúa ô.

Chưưíig 5

1. Phần tử nào trong các phần tử sau đây là duy nhất mà bạn không bao giờ nên làm ẩn?

a. Tiêu đề

b. Các đường lưới

c. Các giá trị

d. Chú giái

Đáp án : c. Các giá trị.

2. Đúng hoặc sai: Để thay đổi từ một loại biểu đồ này thành một loại biô'u đồ khác, bạn phải tạo lại biểu đồ ngay từ đầu.

Đ áp án : Sai. Bạn thường chỉ chọn loại biểu đồ mới trong khi biếu đồ cũ được chọn và sự thay đối xảy ra.

3. Để di chuyển một biểu đồ đến sheet riêng của nó, sử dụng nút___ trong n hóm ______ trên ta b ______

Đ áp án : Move Chart, Location, Chart Tools Design.

4. Các biểu đồ thanh tương ứng với các biểu đồ cột dưới dạng nằmngang cũng n h ư _____

Đáp án : Thẳng đứng

5. Khi bạn cần xem các tỉ lộ phần tràm của một tống thể loại biểu đồ tố t nhất là

a. Biểu đồ tròn (pie chart)

b. Biốu dồ thanh (bar chart)

c. Biểu đồ đường (line chart)

d. Biểu đồ bọt (bubble chart)

http

://da

ta4u

.com

.vn/

340__________________________________________________________ Phụ lục

Đ áp án: a. Biểu đồ tròn

6. Bao nhiêu chuỗi dữ liệu được vẽ biểu đồ bằng một biểu đồ tròn.

Đ áp án : 1

7. Đúng hoặc sai; Thứ tự của dữ liệu trong chú giải cô' định và ỉchông thể được thay đổi.


8. Hây nêu lên một tình huống trong đó bạn sử dụng, một biểu dồ đường với hai trục.

Đ áp án : Khi bạn muôn thể hiện một mối quan hệ giữa hai trục nơi dữ liệu có các thang khác nhau triệ t đổ.

9. Đúng hoặc sai: Các m arker dành cho các biểu đồ đường luôn là các hộp.

Đ áp án: Sai. Các hình tam giác và một số hình dạng khác được cho phép.

10. Các đường xu hướng có thể được sử dụng với loại biểu đồ nào?

a. Biểu đồ thanh

b. Biểu đồ tán xạ

c. Biểu đồ tròn

d. Biểu đồ vùng

Đ áp án : b. Biểu đồ tán xạ

11. Điều gì xảy ra khi bạn nhấp nút Default Rotation trong khi định dạng phối cảnh và góc xoay của một biểu đồ vùng 3-D?

Đ áp án : Góc xoay và phối cảnh hiện hành được xác lập dưới dạng các lựa chọn mặc định cho các biểu đồ vùng 3D tương lai.

Chương 6

1. Đúng hoặc sai; Mọi thứ bạn có thể làm với một PivotTable, bạn cũng có thể làm bằng tay.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Phụ lục

Đ áp án : Đúng

2. Yếu tô' nào dưới đây không phải là một ưu điểm của việc sử dụng PivotTable?

a. Tốc độ

b. Hiểu được dừ liệu thêm nữa

c. Các màu trong các bảng không có sần ở nơi khác trong Excel.

d. Sự linh hoạt

Đ áp án: c. Các màu trong các bàng không có sẵn ở bất kỳ nơi nào khác trong Excel. Định dạng cho các PivotTable giô’ng như định dạng cho các bảng thòng thường. Không có sẩn thêm các màu hoặc tổ hợp màu cho các PivotTable.

s. Đúng hoặc sai: Các PivotTable có thố giúp bạn phán tích dữ liệu hàng tồn kho.

Đ áp án: Đúng. Bằng việc cho phép bạn xem dữ liệu bằng nhiều cách khác nhau, các PivotTable giúp bạn hiểu hàng tồn kho đă di vào và đi ra qua một cửa hàng như thế nào.

i . Ycu tố nào trong những yô"u tố sau đâv được yêu cầu cho việc tạo một PivotTablc?

a. Cúc dòng trcíng bôn trong dữ liộu

b. Một hàng tiêu đề cho dữ liệu

c. Một nối kết với một servcr SQl/

d. Tối thiếu 100 hàng dữ liệu

Đ áp án : b. Một hàng tiôu đề cho dữ liệu

5. Đúng hoặc sai: Trong các định nghĩa trường cho một PivotTable, Q1 và Q uarter 1 thì giống nhau

Đ áp án: Sai. Chúng có thể có nghĩa giông nhau đối với bạn, nhưng trừ phi chúng giông hệt, chúng được tách thành các hạng mục khác nhau bơi Excel khi tạo PivotTable.

6. Điều gì trong nhưng điều sau đây không thể được tự động xác đinh với một PivotTable?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

342__________________________________________________________ Phụ lục

a. Số lần một tên xuất hiện trong một bảng

b. Tổng của các nàm trong một bảng

c. Sô' món hàng tòl thiểu được bán trong một tháng

d. Tên khách hàng dài nhất trong dữ liệu

Đ áp án ; d. Tên khách hàng dài nhất trong dừ liệu

7. Bạn có thể thay đối sự hiển thị của dữ liệu trong một PivotTable bằng cách nào trong các cách sau đây:

a. Nhấp dấu trừ trong một ô trong cột đầu tiên của bảng

b. Nhấp dấu trừ cho hàng đầu tiên của bảng

c. Thay đổi công thức cho các ô giá trị

d. Nhấp phải một ò giá trị

Đ áp án : b. Nhâp dấu trừ cho hàng đầu tiên của bảng

8. Đúng hoặc sai: Dữ liệu trong một PivotTable không thể được định dạng

Đ áp án : Sai. Như bạn đã thấy trong các bài tập, dữ liệu có thể không dược định dạng theo mặc định nhưng bạn có thể sử dụng hộp thoại ValuG Field Settings để thay dối định dạng.

9. Mô tả một trưừng hợp trong đó bạn sử dụng các xác lập của tab Show Values As trong hộp thoại Value Field Settings.

Đ áp án ; Để thấy sự khác biệt giừa dữ liệu trong hai cột trong cùng một PivotTable.

10. Thay đổi dữ liệu nhìn thâV được cho một PivotC hart sẽ ảnh hưởng đến

a. Chỉ dừ liệu nhìn thấy được trên PivotChart đó

b. Dữ liệu nhìn thấy được trên tấ t cả PivotChart

c. Dữ liệu nhìn thấy được cho PivotChart hiện hành và PivotTable mà nó dựa vào

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Phụ lụ c _______________________________________________________________ 343

d. Dữ liệu nhìn thấy được cho PivotTable hiện hành và tấ t cả PivotChart dựa vào bảng dó.

Đ áp án : d. Dữ liệu nhìn thấy được cho PivotTable hiện hành và tấ t cả PivotChart dựa vào báng đó.

11. Hãy nêu một lý do tại sao bạn giới hạng cấp độ chi tiế t trên một PivotChart.

Đ áp án : Đế làm cho PivotChart dễ hiểu hơn hoặc dễ đọc hơn.

12. Bicu đồ nào trong những biểu đồ sau đây không thể dựa vào một PìvotTable?

a. Biếu đồ dường (Line chart)

b. Biểu đồ tròn (Pie chart)

c. Biếu đồ bọt (Bubble chart)

d. ỈChông. Bất kỳ loại biểu đồ có thê’ được tạo bằng PivotTable.

D áp án : c. Biểu đồ bọt

Chương 7

1. Điều nào trong những điều sau đáy Ichông phải là ưu điểm của việc import dữ liệu vào Excel?

a. Imporỉ, dữ liệu đồ loại bò các lồi được đặt ở đó lúc ban đầu.

b. Im port dữ liệu nhanh hơn gõ nhập lại nó.

c. Im port dừ liệu sẽ loại bỏ việc thêm các lỗi gõ nhập mởi.

d. b và c.

D áp án : a. Việc im port dữ liệu sẽ loại bỏ các lỗi được đặt ở đó lúc ban đầu.

2, Hãy nêu một ưu điểm khi làm việc với dữ liệu trong Excel thay vì trong Word.

Đ áp án : Trong Excel, các công thức dễ làm việc hơn và các biểu đồ dễ tao hơn.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

344________________________________________________________ Phụ lục

3. Đúng hoặc sai: Một dâu phẩy là dấu phân cách duy n h ấ t nà Excel biết cách xử lý.

Đ áp án: Sai. Nó có thể sử dụng các tab, khoảng trống và ihiều ký tự khác.

4. Các câu hỏi khảo sát có giới hạn 256 ký tự mỗi câu hỏi Ii một vídụ về dữ liệ u ____ .

Đ áp án : Fixed-length (có chiều dài cố định).

5. Khi bạn import dừ liệu từ một fìle c s v , các dấu phẩy dr thừa •

a. được bỏ qua.

b. tạo các cột mới.

c. chia các sô" lớn.

d. cho Excel biết rằng dữ liệu là một đoạn.

Đ áp án : d. tạo các cột mới.

6. Đúng hoặc sai: Bạn có thể thay đổi chiều rộng của các trường trong một file không được phân cấp (non-delimited).

Đ áp án: Đúng. Bạn có thể làm điều này, nhưng bạn khmg nên bởi vì nó có thể ảnh hưởng đến cách dữ liệu được im p rt vào file Excel.

7. Dữ liệu được lây từ Web

a. không thể được làm tươi.

b. không thể được lưu trữ cục bộ.

c. phải được lấy từ toàn bộ trang Web hoặc không gì cá.

d. có thể có bất kỳ loại.

Đ áp án : đ. có thể có hất kỳ loại.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Phụ lục___________________________________ ____________________________^

8. Ilãy nêu lên một tình huống trong đó bạn liên kết với dữ liệu thay vì import nó.

Đ áp án : Khi bạn muốn duy trì chỉ một bản sao của dữ liệu. Bạn cung liên kế t dừ liệu nếu bạn luôn muốn dữ liệu trong íìle Excel cập nhật.

9. Đúng hoặc sai: Access là chương trình cơ sở dữ liệu duy n h ấ t mà Excel có thể giao tiếp.

Đ áp án : Sai. Excel có thể giao tiếp với bất kỳ cơ sở dữ liệu tương thích ODBC và với hầu hết các co' sở dữ liệu SQL.

10. M ộ t lý do E xcgI b â y g iờ có t h ể x ử lý c á c lư ợ n g lớ n d ữ l i ệ u l à s ựphố biên của dữ liệu được import t ừ ____ .

D áp án : Cúc cư sở dữ liộu và các cubc OLAP.

Chương 8

1. Đúng hoặc sai: Các worksheet tương tác chỉ có thể được th iế t kế đế sử dụng trên máy tính.

D áp án : Sai. Các sheet có thể được sắp đặt để làm cho chúng đễ sử dụng cả trên máy tính và khi in ra.

2. Hùy cho biết hai ưu điểm của việc làm việc trong khung xem Page Layout khi lẩn đầu bắt đầu tạo một worksheet.

Đ áp án : Bạn có thổ thấy chính xác dừ liệu nào sồ in và sẽ không in. Bạn cũng có thế thêm các header và footer một cách tự nhiên hơn.

3. '1'ại sao bạn bật các dường lưới (gridline) khi xcm một worksheet, nhưng tá t chúng khi in nó?

D áp án : Đổ’ cho bản in trông sạch và rõ ràng.

4. Hậu quả có thể có của việc không xác lập một vùng in trong một worksheet lớn là gì?

Đ áp án : Một số lớn các sheet trống (hoặc trống một phần sẽ được in.

5. Mô tả hai cách để thêm một nền (background) vào worksheet.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

346 __________________________________________________ Phụ lục

Đ áp án : Sử đụng nút Background trên tab Page Layout. Sử dụng các tùy chọn Fill Color cho các ô được chọn.

6. Đúng hoặc sai: Thôm một nền vào worksheet sẽ che khiất toàn bộ trang in.


7. Ilây cho biết ba thành phần của một íilc Excel bị ảnh hưíng bởi việc thay đổi themo cho íiỉe.

Đ áp án : Table layout, hca-der, các màu ô, các màu biểu cồ.

8. Hây nôu lên m ột tình huông in trong đó bạn thường có th ể in workshoet và m ột tình huông trong đó bạn có thê' khòng in worksheet.

Đ áp án : Nếu bạn tạo một bảng tính Excel nơi thành phỉn duy nhâ't đổ chia sẻ là dữ liệu được vè biểu đồ, bạn không cm phải bận tâm về việc in chính dữ liệu. Tuy nhiên, nẽ’u chính iừ liệu sẽ được in (ví dụ, dữ liệu trong một báo cáo hàng năn), bạn muốn bảo đảm ràng dữ !iộu dược định dạng để in cũng ihư để làm việc.

Chương 9

1. Sự khác biột giữa 3 định dạng Tilo csv khác nhau mà Eccel có thể tạo là gì?

Đ áp án : Một dành đặc biệt cho Mac; một dành cho các fil( PC cũ hơn và một dành cho bất kỳ phiên bán Excel.

2. Đúng hoặc sai: Bạn có tho lưu hai sheet dữ liệu trong cùig một n i e C S V . ’

D áp án : Sai. Bạn có thổ chỉ có một shoct dữ liệu trên nột íìlecsv.

3. í l ã y c h o b i ê \ h a i ưu d iể m c ủ a v iệ c l i ê n k ế t d ừ l iệ u E x c e l k i i d á n vào một ứng dụng khác.

D áp án : Dữ liệu được lưu giừ chỉ ở một nơi. Dữ liệu được cậ) nhật một lần và việc cập nhật được thể hiện trong cả hai vị rí.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Phụ lục__________________________________________________________347

4. Trường hợp nào trong những trường hựp sau đây bạn không thể t ạ o m ộ t b á n t r ộ n t h ư (m a il tnc rgo ) t ừ t à i l i ệ u K xce l?

a. Dữ liệu từ bảng tính Excol nằm trong nhiều sheet.

b. Các tôn cột cho dữ liệu Lrong bảng tính không khớp với tên định nghĩa sẩn trong bản trộn thư.

c. Sheet Excel chứa nhiều cột dữ liệu hơn bạn muốn sử dụng trong việc trộn thư.

d. Shdot Excel chứa nhiồu hàng dữ liệu hơn bạn muốn trong việc t r ộ n th ư .

Đ áp án : a. Dữ liệu từ bang tính Kxcel nằm trong nhiều sheet.

5. Hãy nôu lên một lý do bạn nên kiểm tra nhiều record khi chuẩn bị c h o v iệ c Lrộn thư .

D áp án : Hccord đầu tiòn có thố là một rocord tiêu đề. Record đầu t i ê n có t h ố là t h ô n g t i n vẻ n ộ i d u n g c ủ a íĩle .

6. Đúng hoặc sai: Theo mặc dịnh, một biểu dồ được dán vào một d iễ n h ì n h P o w e r P o i n t đưực l iê n k ế t v à có t h ể b i ê n tậ p .

D áp án:: Đúng.

7. Ilãy nôu một lý do tại sao bạn có thể chọn SharePoint hoặc onico J>ivc hoặc ngược lại.

Đ áp án : Quy mô cùa công Ly.

8. Điều gì trong những diồu sau dây cần th iế t đổ’ tạo một thư viện t à i l iệ u ( d o c u m e n t l ib ra ry )?

a. Một tôn người dùng

b. Một passvvord

c. Một URL cho site.

d. Tất cả các câu trên.

D áp án : d. Tất cả các câu trên.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

348__________________________________________________________Phi lục

9. Đúng hoặc sai: Bạn phải được phép tạo các thư viện để lưu trử các tà i liệu trong đó.

Đỉíp án : Sai. Tạo thư viện được điều khiển bằng một tập h íp quy tắc khác với tạo các mục trong thư viện.

10. Điều gì trong những diều sau đây không thể thực hiện cưcc từ Excel?

a. upload một tài liệu.

b. Check một tài liệu.

c. Tạo một thư viện trên SharePoint.

d. Loại bỏ việc check-in một tài liệu.

Đ áp án : c. Tạo một thư viện trên SharePoint.

11. ỉlãy nôu sự khác biệt chính giữa việc truy tìm một tài lệu và việc check out nó.

Đ áp án : Bạn có thể chock in trd lại các thay đổi chỉ trong Itột tài liệu đă được check out. Nếu bạn truy tìm một tà i Uệu mà ihông check out nó, bạn gặp rủi ro thay đổi một bản sao khác voi bản sao hiện hành.

12. Giải thích tại sao lịch sử phiôn bản (version history) lại quan trọng.

Đ áp án : Lịch sử phiên bản cho những người khác biết thôỉg tin nào đã thay đổi, nó đã thay đổi khi nào và tại sao có ỉhững thay đổi đó.

Chương 10

1. Hãy nêu một tình huống trong đó bạn phân loại dữ liệu Ví một tình huống trong đó bạn lọc dữ liộu.

D áp án : Phân loại: Khi bạn muôn thấy các phần tử cao nhâ^thoặc thâp nhâ”t. Lọc: Khi bạn chỉ muôn thây dừ liệu phù hợp vd các tiôu chí đã nêu.

2. Hãy nôu lên một cách đế định nghĩa tiêu chí phân loại clo dừ liệu.

Đ áp án : Sử dụng tiêu đề cột hoặc nhấp nút Sort trên tab Eata.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Phụ lục____________________ _____________________________________349

3. Hãy nêu hai cách bạn có thể tìm số lượng hàng trong một dãy dừ liệu.

Đ áp án : Kiểm tra phần dưới cùng của cửa sổ Excel, xác lập giá trị tổng sang Count thay vì sang Sum, đếm các hàng bằng tay.

4. Mô tả một tình huống trong đó sử dụng định dạng có tài liệu với phân loại sẽ nâng cao hiệu suâ”t cũng như khả năng hiểu đữ liệu.

Đ áp án : Khi dữ liệu có các lỗi, sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu dừ liệu bị lỗi sẽ cho phép bạn phân loại dữ liệu kém đến phần dưới cùng và sau đó làm việc với chỉ dữ liệu hợp lệ.

5. Bạn không thể hoàn tấ t tác vụ nào trong những tác vụ sau đây từ hộp thoại Custom List?

a. Xem bất kỳ danh sách tùy ý.

b. Xóa một danh sách tùy ý.

c. Đặt tên một danh sách tùy ý.

d. Biôn tập một danh sách tùy ý.

D áp án : c. Đặt tôn một danh sách tùy ý.

6. Hãy nêu ưu điểm lớn nhát của việc lọc dữ liệu.

Đ áp án : Nó cho phép bạn che giấu dữ liệu không mong muôn và để lại chỉ dừ liệu mà bạn muốn làm việc.

7. Để xóa các bộ lọc đang sử dụng trong tài liệu, sử dụng n ú t____trong n h ó m ____ trên t a b _____ .

Đ áp án : Clear; Sort and Piltor; Data

8. Đúng hoặc sai: Bạn có thể lọc chỉ trên dữ liệu số.

Đ áp án : Sai: Bạn có thể lọc trên bất kỳ loại dữ liệu mà Excel hiểu.

9. Phương pháp tạo địa chỉ nào được sử dụng khi bạn tạo một bộ lọc nâng cao: tạo địa chỉ tương đôl hoặc tạo địa chỉ tuyệt đôl?

Đ áp án : Tạo địa chĩ tuyệt đối.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

350 _____________________________________________________ Phụ lục

10. Điều nào trong những điều sau đây không ngân Excel kết nhóm và tạo outline dữ liệu? (Có thể có nhiều câu trả lời).

a. Các nhãn không được định nghĩa cho tập hợp dữ li u.

b. Các ô rỗng trong tập hợp dữ liệu.

c. Có các hàng dữ liệu rỗng.

d. Dữ liệu text nằm bẽn trong tập hợp dừ liệu.

Đ áp án : d. Dữ liệu text nằm bên trong tập hợp dữ

Chương 11

1. Ví dụ nào trong những ví dụ sau đây có nội dung ' trùng lặp?

a. Jonny và jenny

b. 99.00 và 99

c. 1/1/2006 và l-Jan-06

d. sixty và 60

Đ áp án : c. 1/1/2006 và l-Jan-06

9:. Mô tả một tình huông trong đó bạn sử dụng tứ 1 năng Rtmove DLiplicates trên các ô trong một cột.

Đ áp án : Tính năng Remove Duplicates đưỢc si dụng trê i m ột cột khi đữ liệu trong các cột của bảng tính khô g liên quin với nhau.

3. Mô tá một tình huống trong đó bạn sử ' ựng tính năng Rímiovo Duplicatos trên các ô trong nhiều cột cù Ig một lúc.

Đ áp án : Tính năng Remove Duplicates được sử dụng cho ih iều cột khi dữ liệu trong các cột liên quan với nhau.

4. Đúng hoặc sai: Tất cả cột trong một sheet phải được kiểm Tai để tìm các giá trị trùng lặp cùng một lúc.

Đ áp án : Sai.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Phụ lục_______________________________________________________________ 351

5. Dúng hoặc sai; Dữ liệu trùng lặp có Lhế là dừ liệu hợp lệ.

D áp án : Sai.

6. llũy cho biết ba phần của một quy tắc hiệu lực hóa.

D áp án : Dừ liệu được cho phép {dữ liệu sẽ được đặt trong ô), loại dừ liệu (định nghĩa về diện mạo của dừ liệu), dãy dữ liệu.

7. Các hình tròn lỗi

a. có thể được áp dụng mỗi lần vào nhiều sheet.

b. vẫn được kích hoạt khi một file được đóng.

c. biến m ất khi lỗi được sửa.

d. có thể có các màu khác nhau vào những thời điểm khác nhau.

D áp án : c. biến m ất khí lỗi được sửa.

8. Các thông báo nhập liệu có thể được xấc ỉập để hiển thị.

a. ở bên trá i ô.

b. chỉ khi một ô được chọn.

c. bất cứ khi nào một ô trống.

d. luôn luôn bất kê’ ô có được chọn hay lứiông.

Đ áp án : b. chỉ khi một ô dược chọn.

9. Hãy nêu tên hai nút xuất hiện trên một thông báo lỗi thông tin.

D áp ánr Ignore và Cancel.

10. Đúng hoặc sai: Các danh sách dữ liệu cho một quy tắc hiệu lực hóa có thể nằm trên một sheet khác với dữ liệu.

D áp án : Sai. Tất cả dữ liệu và tấ t cả mục danh sách phải nằm trôn cùng một sheet.

11. Đúng hoặc sai: Dữ liệu text có thể được hợp nhất.

D áp án : Sai. Không có gì để hợp nhất với text. Chỉ dừ liệu số mới có thể dược hợp nhất.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

352__________________________________________________________Phụ lục

12. IClìi nào các kết quả hợp nhất được làm tươi?

a. Khi sự hợp nhất được ìiên kết với dừ liệu và dừ liệu thay đổi

b. Bất cứ khi nào file đưỢc mờ

c. Bất cứ khi nào dừ liệu được sử dụng để hợp nhất được tnay đổi

d. Khi shcet hợp nhất được sao chép

Đ áp án : a. lữii sự hợp nhất được iiên kết với dữ liệu và dữ liệu thay đoi

13. Đúng hoặc sai: Các kết quả hợp n h ấ t có thể được xếp leng.


Chư(mg 12

1. Câu nói nào trong những câu nói sau đây là đúng?

a. Khi bạn sử dụng Goal Seek, các kết quả có thể được lưư trữ trong một dãy ô.

b. Các ó trong nhiều sheet có thể được thay đổi trong qui trình tạo một scenario.

c. Các công thức có thể được sử dụng để xác định sự thay đổi (lối với một ô khi tạo một scenario.

d. Các ô chứa các công thức có thể được sử dụng là ô thay ỉổi của một mục tiêu.

Đ áp án : a. Khi bạn sử dụng Goal Seek, các kết quả có t lể được lưii trữ trong một dãy ô.

2. Nút Show trong Scenario M anager có chức năng gì k.ii mộtsccnario được chọn?

Đ áp án : Nó thay đổi dữ liệu trong sheet thực sự để trìn h bày kết quả của việc chạy manager.

3. Đúng hoặc sai: Chỉ 5 ô có thể được sử dụng để tạo một scỉnario.

D áp án : Sai. Bạn phải có tối thiểu 5 ô nhưng có thể có nhiỉu hơn.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Phụ lục_______________________ 353

4. Ilãy nêu một sự khác biệt giừa ô đích và ô thay đổi khi tìm kiếm mục tiêu (goal soeking).

D áp án : 0 đích là ô chứa lời giải đáp mà bạn đang tìm kiếm, ô thay đổi là ô nơi sự thay đổi sẽ xảy ra.

5. Đúng hoặc sai: Goal Seek luôn tìm một lời giải đáp.

Đ áp án: Sai. Bạn có thế đề nghị nó làm một phép tính không thể thực hiện được.

6. Đúng hoặc sai: Tất cả đáp án được tìm thấy bởi Goal Seek đều hỢp ìộ.

Đ áp án : Sai. Ví dụ, bạn không thể đề nghị người khác làm việc trong một số giờ âm đê đạt được một mục tiêu bảng lương.

7. Giả sử ô R5 chứa số nhân viên và ô Bl7 chứa lợi nhuận. Sử dụng Goal Seek, bạn thay đổi ô nào trong hai ô và Excel thay đổi ô nào?

Đ áp án: Bạn thay đổi B17, và Excel thay đổi R5.

8. Tình huống nào trong những tình huống sau đây ngăn bạn không thê’ tạo một đường xu hướng số mũ?

a. Quá nhiều điểm dừ liệu trong chuỗi (series).

b. Các điểm dữ liệu âm trong chuỗi.

c. Quá ít điểm dữ liệu trong chuỗi.

d. Có quá nhiều sự khác biệt giữa các điểm dữ liệu trong chuỗi.

Đ áp án : c. Quá ít điểm dữ liệu trong chuỗi.

9. Theo mặc định, một đường xu hướng dự báo tuyến tính (Linear Forecast Trendline) đi đến được bao xa trong tương lai?

Đ áp án : Hai tháng.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

3 5 4 Mục lục

H ục lụcChương 1: Khảo sát Excel 2 0 1 0 ............................................................ 7

Khỏi đ ộ n g ................................................................................................................... 7Cân hỏi......................................................................................................... 7

Excel là gì và tại sao sử dụng n ó ? ......................................................................... 9Giao d iện R ibbon Excel 2 0 1 0 ................................................................................1 0

Cck Tnh ......................................................................................................... ..... Ì ICác n ú t ...................................................................................................... /5Các khung rác vụ d a skp a n e) ....................................................................... /5

Các hộp /hoại........................................................................................................ J(>Các loại tài liệu Excel và d ịnh dạng Fiie m ớ i ................................................... . 17

X L S X .............................................................................................................................. / -

\ L S M .......................................................................................................................... J í )

,\J S .............................................................................................................................................. 2 2

XLSB.............................................................................................................................2.ịCác loạiỊiỉe k h á c ................................................................................................... 2 ị

Nhận sự trợ g iú p ...................................................................................................... 24Thực h à n h ................................................................................................................2 7

Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu t iê n ..........................29

Khởi đ ộ n g ................................................................................................................. 2 9Câu hỏi................................................................................................................... 2 V

T im hiểu các th à n h phần trong m ộ t W o rk s h e e ĩ ................................................. 3 0Oịnh hướng xung quanh m ộ t W o rk s h e e t ..............................................................3 3

Di chuyển lử một ô >ià\' đổn ô kh á c ................................................................

Di chu yểu từ shee! này dến dtoei kbỏc.................................................... ị !Sử cìnnỉị các phím lắ! dể di chuyển .Miiiiị quciììh .......................................... i ì

Chọn m ộ ỉ dãy ô ...................................................................................................... 3 6Chọn mộ! nhóm nhỏ ô .............................................................................Chọn lất cả ô trong một hàng ............................................................................. ^6C b ọ n t â t c ả ổ tix>}ig n i ộ t C Ộ I ......................................................................................................... j S

Tạo m ộ t VVorksheeí từ m ộ t T e m p la te ...................................................................3 97?w kiếm các templale đĩỉợc cài đật trên r>ìáv lính .................................. 40Xbập dữ liệii tro)ig teniplate Billing Slarenient............................................... 41

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Tạo m ột vvorksiieet cơ bản ngay từ đ ẩ u ............................................................. 4 4í> icn r à o n iộ l c h u ồ i m ụ c n h á p A / i loP i l l ........................................................... 4 7

Lưu V V o rksh e e t....................................................................................................... 5 0Thực h à n h .............................................................................................................. 5 2

Chương 3: Tinh chỉnh w orksheet.......................................................54

Khởi đ ộ n g .........................................................................................................................54

(.âu hòi ............................................................................................................ 5-í'lãiiíị ! (k ....................................... ................................................. 55

DỊnh lại kích cỡ các cột và hàng............................................................................... 55

Sao chép và đán dữ liệu trong E x c e l .................................................................. 57/'Inrc /hi các chức Iiúiiíị ỉũo cl.ìc/y rà (lán co' han ........................ . .. 5“(a) íhciir sư cliỗu khiến iv'i các líiy chon Pasii‘............................................ 59

Kêt nhóm dữ liệu trong các b ả n g ...................................................................... 6 2Loc lỲi pbãn loại dữ liệu b ả n ^ ................................................................ ...........64'ìíiV b iổ ii b ả ) i í ị ............................................................................................... 6Ố

Định dạng dữ liệu để cải thiện tính rõ ràng và sự hiểu rõ ................................69Dịnh dạng cắc ô ............................................................................................. 69Ihciy (lối kiôii canb chinh rà inảii lô ...........................................................69Sứ diinq dinh dạnc, cỏ diều lỉìệii.................................................................. 7'ị'1(10 (tinh dcDiíị cỏ (íiốii kiôn riânq ciici baii ............................................... 75Aị> dụntị các Ci‘l l slyỉc cài sẩn ........................................................................ 76

Oịnh dạng dữ liêu để chia s ẻ ............................................................................... 7 7Aịi (Inim các ìhcm v ...................... ..........................................................In i/ ì íi.ìiiilì Cí'u s ỉy /ư .................. ................................................. 79

Kiểm chứng tài l iệ u .................................................................................................8 0Kú'iiĩ /ra chinh là ........................................................................................ fỊ()(.'á nhân hủct các tiiyclìọii chíiiỉ) tá .............................................................. 8JSửdựnỉ> Tlìcsciìini.s...........................................................................................82/.ả»ĩ riộc lúi khung lác rụ Research................................................................8'ị

In VVorksheet.......................................................................................................... 84Làiìi cho bảiiỉỉ nâni rửa trân môi írauỊị......................................................... 84Dicii chinh các lở ...................................................................................... .....S6Thâm một header rà/oolor............................................................................. 87In lài liêii...................................................................................................Pbục hổi trú lại kbiiiig xem dữ Ìiệìi................................................................88

Thực h à n h ............................................................................................................... 9 0

Mục lục___________________________________________________________________ 3 5 5

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 4: Tìm hiểu các công thức Excel 2 0 1 0 ......................... 92

Khởi d ộ n g .............................................................................................................. 9 2Cđii h ó i..................................................................................................................... .92

Tãn^ lốc ....................................................................................................Những gì bạn cần b iế t về các công th ứ c ............................................................9 3

Tạo một côiiii thức cơ hán ......................................................................... 9 í'í'ạo trực tiếp niộl cổng thức imiìQ, mô/ ỏ ............................................................ 95

Tham chiếu các ô trong các công ibiỉc: Các dịci chỉ /ưaii^ dối rỡi cch đicĩ chi lu yộ! dối .............................................................................................................................................................................................. 9 .S '

Khai th á c ntiững tùy chọn cho phép tính, hiệu suất, và k iểm tra l ỗ i ............ 101Câc tùy chọn lính toán ................................................................................ / 1)1

ỉ.àiii liộc I'ới các CỒÌÌQ, ibức.......................................................................I0_Các quy tắc kiổm trơ lỗ i....................................................................... /0-?

Tạo các công thức bằng Punction W iz a r d ...................................................... 1 0 5Tloẽỉìì các công Ihức vào nhiều Iiorksheet cùng một l i ic ............................ 108

Sử dụng dữ liệu từ nhiều Sheet trong m ộ ! công th ứ c .................................... 1 1 0

Khai th á c những tùy chọn k h á c ........................................................................ 111sứdụiiq các hàtn logic đ ể so sánh các giá tr ị ................................................ 11 ỉTìm biển cớc hàm ngàv ỉháiig và thời g ia n .................................................. /7 5

Kbai thác câc hàm dò lim ì'à tham chiến................................................ / /5Dặt tên các dãy và công thứ c ............................................................................... 116

Thực h à n h ............................................................................................................1 2 2

Chương 5: Tạo biểu đồ; Các loại biểu dồ Excel cơ bản và khi nào sử dụng c h ú n g ............................................................ 124

Khỏi đ ộ n g .....................................................................................................................124

Cáu h ỏ i.................................................................................................................... 12-1rãnq tốc ................................................................................................... 125

Tìm hiểu các th à n h phần biểu đổ c h u ẩ n ......................................................... 1 2 5Tạo m ộ t b iểu dồ cộ t cơ b ả n .............................................................................. 1 2 7

Tạo biển đ ồ .............................................................................................. 127Tinh cbhib bản /híếl k ế ......................................................................... 1 3 0

Chuyển đổi m ộ t biểu đổ cột thành m ộ t biểu đổ t h a n h ..................................... 133Phân hạng m ục dữ liệu với các biểu đồ t r ò n ..................................................... 1 3 7

Tạo một biểu đồ để thổ hiện thu nhập theo mỗi khi! rự c ....................... J,Ỉ7Tạo một biểu đồ để thể hiện chi phí theo khu t'ực .................................. I-ÌOsáp .xếp các hiểu đồ R erem ie fà Expense HCÌIÌI cợìib Iihd ii ............................... I '/ ^

3 5 6 ___________________________________________________________________Mục lục

http

://da

ta4u

.com

.vn/

T h ể h iên tiến độ bằng các biểu đỗ đ ư ờ n g .......................................................... 1 4 4

Tirn những xu hướng với các biểu đồ tán x ạ .......................................................149So sánh dữ liệu với các biểu đồ vùng.................................................................. 152Tổng quan về các loại biểu đồ khác.................................................................... 156

Biốn dổ chứìiỉị khoáĩi .................................. ........................................... ỉ 56í ì i ổ i i d ồ n ỉ ậ t .......................................................................................................................................... ỉ 5 0

ỉiiêií (íổ hình .xuyôỉỉ............................................................................................. ỉ 57H i ổ i t c ì ổ Ì X ) Ị .................................................................................................................. ỉ 5 7

B ị ố ị I cĩổ n i ( l a r ........................................................... ................................................... / 5 ”

Bài t ậ p ..................................................................................................................... 1 6 0

Chương 6; Xoay dữ liệu: Xem dữ liệu bằng một cách khác . . 162

Khồi d ộ n g ................................................................................................................1 6 2(.<I!I h ( ' i i .................................................... ............................ ............................................. I ( ) 2

'iãníị lô c ................................................................................................................... Ẩó.-iGiới th iệu các P iv o tT a b le ....................................................................................... 1 6 4Tạo PivotTable cơ bản...........................................................................................166

cỏ diỉơc chì liộii trong dứng dịnb dạng.................................................... /67' ỉ ( i o J ’ i i t ) r i ' ( ’i h l e ............................................................................................................ 1 6 7

Mở rộng cấc PivotTable........................................................................................172Sử dụng các P ivo tC harts để hiển th ị dữ liệu bằng m ộ t cá c h m à người ta có thể hiểu............................................................................................................................. 176

1(10 m ột P i iv lC h íir ! ......................................................................................................... / 7 6

Lùm riệc rời các loại hiểu âồ khúc ................................ ......................... IHOThực h à n h .............................................................................................................. 1 8 4

Chương 7: Thêm dữ liệu từ những nguồn k h á c ........................... 187

Khời đ ộ n g ............................................................................................................... 1 8 7C àu h o i ....................................................................................................................................J 8 7

ĩ ã i i q l ố c ..................................................................................................................................................... Ỉ 8 8

Import dữ liệu hiện có vào Excel......................................................................... 188Di cbnyổn dứ liộii rừ một hảng \\'or(i sariỉị Hxccl........................................... 188Di chuyển dữ liộii lừ m ội/ilc text saiiq Excel................................................. 189livpori ivộỉ/ile .1x1 được phân cách .................................................................. Ỉ9Jỉiiiporl /ìiộ r /ilc C 9 l ' ......................................................................................................... 19 5

/iii/)url lìiộl / ĩ le cỉữ ỉiệii / h v d ...................................................................................... / 9 5

u i y d ữ ì i ê i t t ừ \ X ' e b ..................................................................................................... 1 9 7

Liên kết với dữ liệu trong các workst iee t Excel k h á c ........................................ 2 0 0

Mục lục___________________________________________________________________ 3 5 7

http

://da

ta4u

.com

.vn/

lỉạn i hoii như ihế u ù o '.......................................... J()1)Dán rà liâii kếl lứi dữliệii ............................................. . JOi)Tham chiốn h ực liếp (lữ liệu ............................................................................. 202

Kéo dữ liệu từ Access........................................................................................ 203

Kéo dữ liệu từ một nối kết cơ sở dữ liệu hiện có ............................................. 206Thực hành...........................................................................................................209

Chương 8: Thiết kế dữ liệu để xem và ì n .................................. 211

Khởi động............................................................................................................211

Cân h ổ i....................................................................................................................J ! I'ỉ'âìi^ íô c ................................................................................................................. 212

Quyếí định những gì và khi nào in .................................................................. 212

Thiết kê’ một VVữrksheet trong khung xem Page Layout............................... 213Thâm niọi bcarìei' rà Ịhoier .............................................................

Thờiìi càc (htờníị rĩồn õ .................................................................................................................................................................... 2Thèm IIIỘI tranq diì Hữu kh ú c ..................................................................... 220

Xác dịnh một vùng in cho VVorksheet............................................................. 221Thêm các thành phần đổ họa: Các nến ảnh và Logo.................................. 222

sử ríụnq một ảnh làm một n ề n ...............................................................222Thõm một logo vào uorksheet........................................................................... 224

Áp dựng một theme dể thay đổi nhanh diện mạo của worksheet................225

Thực hành...........................................................................................................226

Chương 9: Xuất dữ liệu sang những ứng dụng k h á c ............ 228

Khồi động .....................................................................................................................228

Cân hói.....................................................................................................Tâiiíị lố c ..........................................................................................................

LlAj trữ dữ liệu Excei trong những định dạng khác.........................................229Lưu (lử /iỌii íixceì (■/ưới (lạiì(> ccìc /ìk’ 0 1 ■ ......................................... J ỉnI . i m d ữ l i ê n E.XCC’1 d ó s ử c l ụ r i q t r o n q c à c p h i ê n b ủ n lí.\x c ‘l i r ư ớ c .....................

Sử dụng dữ iiệu Excel trong Word....................................................................232sứdiniq dứUện Excel đ ể tạo một reporí troìig Word.....................................2-ị2Sử dụng dữ liệii Excel trong môi bản trộn thxf <niaiỉ nwf-ge)......................234

Sử dụng dữ liệu Excel trong PovverPoỉnt..........................................................238

Sử dụng dữ iiệu Excel với SharePoỉnt.............................................................. 240Tniỵ cập síte SharePoinl...................................................................................... 2^0Tạo một /hư riện tài liộìi trôn site SharcPoinl................................................ 242

3 5 8 __________________________________________________________________ Mục lục

http

://da

ta4u

.com

.vn/

ỉ plocưl nìộỉ /ỉlc Excel hằfi^ cà( h Sỉt (hiìr^ Shcm-Poiììi.............................ỉ Ịĩload niộỉ /ỉ/c ììxcơl bồỉỉiỉ các/} sir (liff/ íi ................. . . . 2 ỉ 5‘ỉ nỉ ị' tìnt cãi ỉài lìôỉt fữ ihìỉ rirn . . .................. 2 ỉ6Ihưc hiờìì các ỉòay doỉ rỉỏ/ rv'í ĩỉỉộ/ fHc Excel íír nìộỉ Ịhỉr ỉ'iện................. 2-j9

Thực hành..............................................................................................................253

Chương 10: Phân loạỉ và lọc dữ liệ u............... ......................... . 255

Khởi đ ộ n g ........................................................................................................................ 255

Câu bỏi...................................................................................................................... J55TàìiO, ỉốc .................................................... ......................................J55

Quyết định phân loại hoặc lọc dữ liêu...................................................................256Phân loạỉ đữ liệu.................................................................................................... 256

Phá ĩ ỉ loại ỉỉhciỉỉh...................................................................................... 25 “\hâf) ỉìởu chi pbâ ì ỉ loại ỉroìig hộỊ} ỉhoạị Sorỉ ........................................... J59Ị^bân loại dữ Hộỉi thoo nìàỉỉ........................................................................^6/

Lọc dữ liêu.............................................................................................................. 266Aoc dữHéií ('ới mộ! ỉiõỉỉ c h i ............................................................................. 266A/ỉ di/Hii các hộ loc nhanh .................................... ................................ J(>9Sỉ'rdụ)t(> Cck' hộ lọc ỉiâniị c a o ........................................................... ..................................... 2 7 ' /

Tổ chức clứ líệiỉ hỗn h ọ p .......................................................................................272Thực hành.............................................................................................................. 278

Chương 11: Bảo đảm dữ liệu đ ú n g .................................................280

Khởi động............................................................................................................... 280Câỉỉ hỏị..............................................................................................................280'J'âttg lốc ............................................................................................................ 281

Loại bỏ dữ liêu trùng lặ p ....................................................................................281Locù Ix) các ô ỉrùếỉq lập ra khói ÌÌÌỘỊ côt......................................................2S2Loại !>ỏ các Ịịiá Ịri ỉììiíiĩị lặp ra khỏi các cộ/ cíĩt(ỉc' choỉì ỉronq nỉòỉ hàiỉ^ .. 286

Hiệu lực hóa dữ liệu............................................................................................... 287'ỉcio ÌÌỈỘI Cịi/y (ác hiựìi lực bóci co bá>i ....................................................................... 2 8 8

'ìạo các ihỏìỉiị háo ìihậỊ) Uộiỉ tùy Ỷ cbo riộc hiỌỉỉ lực bủa dữ liờii......... 29!l'ci(> các ỉhổìig háo lỗi ỉùy ý cho dữ liờii k h ù ì Ị i ị hơỊ) lộ ................................ 29JSứdụnỊị một dcinb sách các mục âềhiệu lực hỏa d ữ liệ íi .........................294

HỢp nhâ^đữ liệu............................ ............. ..... .................... .............................297Họp nhấỉ dì7 Hệíi írong mội imrkbook ...............................................................297ỈỊợp ìihâĩ dử liệu iỉỉ ìihiểĩi Uỉorkhook................................................................. 303

Tliực hành...............................................................................................................306

M ụciục 3 5 9

http

://da

ta4u

.com

.vn/