ASSALAMU’ALAIKUM WR.WB

ZAKIYAH ULFA ARYANIXII ADMINISTRASI PERKANTORAN 3

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

TATA CARA MENERIMA TAMU TENTANG

PENGERTIAN TAMU KANTOR

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah

perusahaan untuk kepentingan tertentu.

 Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu

Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan)

Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.

Berikan sapaan ramah kepada tamu

PENANGANAN RUANGAN TAMURuangan harus

nyaman, bersih dan rapi.

Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan

seperti :

a. Buku Tamu

b. Majalah/Kora

nc. Tanda Pengenal

Tamu

d. Brosur/katolog Perusahaan

e. Tempat Asbak/Sampah

Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima

memberikan bantuan dan bersahabat.

TATA CARA MENGANTAR DAN MELAYANI TAMU

Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah. Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah. Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan. ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.

• Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu. Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu. Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor

a). Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat,

biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu.

b). Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang

sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang

keatas tidaklah baik.

Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu,

setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan

orang yang dimaksud.

Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang

dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas

catatan.

Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan

sopan.

ETIKA SEKRETARIS DALAM MENERIMA TAMU

a. Berpenampilan rapi, bersih dan segarb. Berperilaku sopan dan ramahc. Ekspresi wajah yang hangatd. Menghafal nama tamue. Senang bergaul dan luwesf. Menjadi pendengar yang baik

g. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kukuh. Bersikap hormat kepada tamui. Memiliki semangat kerja yang tinggij. Nada suara yang enak dan jelask. Tenang dan menangani complain secara profesional l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamum. Tulus melayani tamu

TERIMAKASIH