UNIDAD III

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

MAYERLY PULIDO DÍAZ

VIVIANA MARTÍNEZ CERVERA

LADY CAROLINA SÁNCHEZ BERMÚDEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA –CIDBA.

GESTIÓN DOCUMENTAL I G2 2013

UNIDAD III

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

MAYERLY PULIDO DÍAZ

VIVIANA MARTÍNEZ CERVERA

LADY CAROLINA SÁNCHEZ BERMÚDEZ

DOCENTE:

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA –CIDBA.

GESTIÓN DOCUMENTAL I G2 2013

CONTENIDO

CONTENIDO

OBJETIVOS ………………………………………………………………

INTRODUCCION ………………………………………………………………

1. Visita de un archivo en una Entidad Pública “Departamento para la Prosperidad Social”. Analizamos:

1.1 Organización de la Documentación………………………………

1.2 Encuesta, respecto a la Gestión Documental………………….

1.3 Identificación de las etapas o fases del ciclo Vital de los

Documentos……………………………………………………

1.4. Identificación y explicación (personal) los conceptos:

Archivo Total……………………………………………………………..

Ciclo Vital de los Documentos………………………………………..

Principio de Procedencia………………………………………………

Principio de Orden Original……………………………………………

Folio………………………………………………………………………

Legajo……………………………………………………………………

Fondo……………………………………………………………………

Subfondo……………………………………………………………….

Serie……………………………………………………………………..

Subserie………………………………………………………………….

Tipo Documental……………………………………………………….

Tablas de Valoración…………………………………………………..

Tablas de Retención Documental……………………………………

Valor Primario……………………………………………………………..

Valor Secundario………………………………………………………..

1.5. Ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primariosy secundarios………………………….

1.6. Ejemplos de Serie, Subserie, y Tipo Documental……………….

1.7. Documentos que se deben eliminar en las Oficinas, que no sonarchivados………………………………………………………………..

1.8. Resumen: de cómo se lleva a cabo la foliación de los documentos …………………….

1.9. Organización de los documentos dentro de las carpetas………

1.10. Datos que deben tener la etiquetas de las carpetas y cajas……

1.11. Explicación de:

a) Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrolla en el Archivo deGestión de la entidad visitada:Producción

RecepciónDistribuciónTrámiteOrganizaciónConsultaConservaciónDisposición final de documentos………………………….

b) Los Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidadvisitada en el Archivo Central :

Organización……………………………………………………Consulta…………………………………………………………Conservación………………………………………………….Disposición Final de los documentos………………….

c) Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidadvisitada, en el Archivo Histórico (si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos(organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de los documentos)…………

1.12. Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los documentos que se generaen la dependencia de Contratación de la entidad del DPS, hasta su etapa final deconservación o eliminación………

2. Visita de un archivo en una Entidad Privada “Equión Energía Limited”.Analizamos:

2.1 Organización de la Documentación………………………………

2.2 Encuesta, respecto a la Gestión Documental………………….

2.3 Identificación de las etapas o fases del ciclo Vital de losDocumentos……………………………………………………

2.4 Ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por susvalores primarios y secundarios………………………….

2.5 Ejemplos de Serie, Subserie, y Tipo Documental……………….

2.6 Documentos que se deben eliminar en las Oficinas, que no sonarchivados………………………………………………………………..

2.7 Resumen: de cómo se lleva a cabo la foliación de losdocumentos…………….

2.8 Organización de los documentos dentro de las carpetas………

2.9 Datos que deben tener la etiquetas de las carpetas y cajas……

2.10 Explicación de:

a) Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrolla en el Archivo deGestión de la entidad visitada:ProducciónRecepciónDistribución

TrámiteOrganizaciónConsultaConservaciónDisposición final de documentos………………………….b) Los Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidadvisitada en el Archivo Central :

Organización……………………………………………………Consulta…………………………………………………………Conservación………………………………………………….Disposición Final de los documentos………………….

c) Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidadvisitada, en el Archivo Histórico (si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos(organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de los documentos)…………

2.11 Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los documentos que se generaen la dependencia de Contratación de la entidad del DPS, hasta su etapa final deconservación o eliminación………

3. Lectura del Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzode 2013, investigue en la entidad pública:

a) ¿Qué importancia tiene esta norma para el país?

b) Cuáles son los cambios en los procesos de la Gestión Documental a la luz deese nuevo Decreto?

4. Cuadro comparativo entre los procesos del Programa de GestiónDocumental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de laGestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto.

5. Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según elcontenido del mencionado Decreto?

6. Resumen de los Acuerdos 003. 004 y 005 de marzo 15 de 2013.

CONCLUSIONES………………………………………………………………

BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………

OBJETIVOS

Comprender la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.

Reconocer las clases de archivos de acuerdo con su organización.

Identificar las diferentes clases de archivos en sus distintas fases de formación.

Valorar la función e importancia administrativa, jurídica y testimonial de los archivos.

Identificar los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada etapa de la formación de los archivos

INTRODUCCIÓN

La función Archivística ha ido desarrollando estrategias para elmanejo, control y organización adecuados de la información queadministra. De ahí que sea necesario para los estudiantes deCiencia de la Información, la Documentación, Bibliotecología yArchivística, tener claridad sobre el significado de cada uno de losconceptos que la componen y reconocer cada una de las etapaso fases de formación de los archivos.

El siguiente trabajo pretende de forma práctica hacer unadescripción del ciclo vital de los documentos, identificar losprocesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollanlas entidades visitadas, conocer las series, subseries y tiposdocumentales que producen el ejercicio de sus funciones yestablecer los valores primarios y secundarios de estadocumentación.

De la misma forma trataremos el Decreto 2609 de 2012 y losAcuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013, como instrumentonormativo moderno, que se ajusta a los requerimientos de lagestión documental.

1.Visita de un archivo en una Entidad Pública “Departamento para la Prosperidad Social”. Analizamos:

DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL

El Archivo Central de la Entidad Pública se encuentra ubicado en la:

Calle: 17 A No. 69F-75 Zona Industrial de Montevideo.

Teléfono: 292 78 21

Fax: 292 67 18

Email: gestiondocumental@dps.gov.co

Líder de archivo: Mireya Roa Cantor

COMENTARIO

Área de Gestión y Administración Documental, organizada entre otrasmediante Resolución 0787 del 30 de septiembre de 2005, época en que la ley594 de 2000 Ley General de Archivos en Colombia, hacía referencia paraque en cada Institución Pública existiera un Área responsable de aplicar lapolítica archivística de forma estructurada, y en cumplimiento de lamencionada resolución, se levanto el Instructivo Sistema de GestiónDocumental, adoptado en ese entonces para la Agencia PresidencialAcción Social y la Cooperación Internacional, hoy “DPS” que se realizó paraorientar y ser de estricto cumplimiento sobre las pautas para laproducción, clasificación y organización de los documentos, así como elmanejo de la correspondencia, dando acatamiento a la Ley General deArchivos 594 de 2000, Acuerdo 060 de 2001 relacionado con laadministración de comunicaciones oficiales en las entidades Públicas, ydemás disposiciones emitidas en materia Archivística, Acuerdo 042 de 2002así como la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD)aprobadas por el Archivo General de la Nación (AGN), para la organizaciónde los archivos existentes en las Dependencias del Nivel Nacional y Territorial.

1.1 Organización de

la Documentación

La labor de organización de los fondosacumulados se realizo por el establecimientodel nivel de organización de la documentacióny por la reconstrucción de la historiainstitucional, la elaboración de un PlanArchivístico Integral y la ejecución de dicho planenmarcado en las normas y principiosarchivísticos.

El establecimiento del nivel de organización selogró mediante la elaboración de undiagnóstico, para lo cual se dispuso de unformato que permitió la recolección progresivade datos sobre la administración, estado deconservación y nivel de organización de ladocumentación. El conocimiento previo deestos aspectos facilitó la labor de organizacióntanto en la etapa de planificación del trabajocomo en la etapa de ejecución del mismo.

1.2 Encuesta, respecto a la Gestión Documental

Preguntas:

1. ¿Qué hacen en el Archivo Central?

Es un lugar donde se resguardan, custodian, conservan y circulan losdocumentos que registran actividades realizadas por las unidadesadministrativas de la entidad.

2. ¿Qué es conservar?

Es Mantener algo o cuidar de su permanencia. Nos ocupamos paraconservar en óptimas condiciones los documentos de carácteradministrativo que se transfieren. Se aplican procedimientos paracontrolar los factores que deterioran los documentos(humedad, luz, temperatura, contaminación, bacterias, hongos, etc.).

3. ¿Con que mobiliario cuenta el archivo Central?

24 computadores marca DELL y HP

8 Scanner marca Kodak.

5 impresoras marca HP

6 Teléfonos

Estantería metálica

32 Escritorio y sillas

5 archivadores de los pequeños

12 mesas especiales para trabajar en archivo

5 impresoras Zebras

4. ¿Con qué Software y Hardware cuenta el archivo?

Cuenta con un sistema de Gestión Documental llamado Orfeo, sistemaque le permite a la entidad acceder fácilmente mediante cualquiernavegador atreves de internet o intranet para gestionar la trazabilidadde los documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo dedocumentos físicos. Y la mayoría de hardware son equipos HP, DELL yKODAK.

5. ¿Cuál es el perfil de quienes laboran en el archivo Central? ¿cuáles sonsus funciones?

Profesional, tecnólogo, técnico y operativo.

ANDREA BENAVIDES VEGA: Profesional en Administración de Empresas, Líder

MERY ALEXANDRA CACERES: Profesional en Ciencia de la Información y ladocumentación, Bibliotecología y Archivística, encargada de las tablas deretención documental TRD.

MAYRA ALEJANDRA LUNA: Auxiliar de archivo, clasificar, organiza y ordena ladocumentación.

FERNANDO ROA: Encargado de Digitar, radicar, y digitalizar.

YENNY CAROLINA MONDRAGON: Es la persona encargada de alimentar losexpedientes de acurdo los documentos recibidos.

LUZ MARINA DIAZ: Estudiante de Ciencia de la información, encargada de laatención a las consultas.

MAICOL BOLIVAR: Encargado de organiza, depurar y encarpetar por series.

Y 22 personas aproximadamente encargadas de foliar, clasificar, inventariar yrotular las carpetas y cajas.

6. ¿A qué le llaman serie documental?

A las unidades documentales que bien pueden ser simples o complejas

(diferentes). Documentación producida y recibida por las oficinas.

7. ¿Qué serie identifica?

Contratos, Convenios, Informes,

Historias

Laborales, Actas, Resoluciones,

Expedientes, Acciones

Constitucionales, Certificacione

s, Derechos de

Petición, Respuestas, Registros

de

comunicaciones, Constancias,

etc.

8. ¿Que es resguardar

información?

Es duplicar la información de

nuestra computadora, a un

medio electrónico.

9. ¿Qué funcionescumplen los archivos?

Dos son las funciones básicas quecumplen los archivos: el servicio ala investigación y el servicio a losadministrados.

Partiendo de esa premisapodemos afirmar que los principiosy su desarrollo normativo son: porun lado la conservación delpatrimonio documental comotestimonio y memoria de la Historiade una Nación y por otro, latransparencia y eficacia de laAdministración Pública en eldesarrollo de sus actuaciones y

procedimientos administrativos.

10. ¿Qué vía debemos considerar para la protección de losdocumentos públicos durante todo su ciclo vital, a fin de quecuando sean requeridos cumplan con su función de información?

Una de las vías más eficaces para lograr la protección de losdocumentos públicos, es la legislación archivística por lo que deberíade ser una tarea impostergable de todos los gobiernos contar connormas eficaces dirigidas a los diversos aspectos de la archivística y losdocumentos.

Por lo tanto, será necesario tratar de mantener una legislacióncoherente y actualizada acorde con los cambios tecnológicos de losúltimos tiempos; el interés de los gobiernos de todo el mundo queguardan estrecha vinculación con los archivos, como: la transparenciade la función pública y el acceso a la información, la rendición decuentas documentada, el gobierno electrónico, la ética pública, etc.

En conclusión, los profesionales de la archivística, deben tener claroque lo aprendido en clase es sólo la base teórico metodológica, peroque la realidad es más que eso, que deben actualizarse según lasexigencias del entorno.

Identificación de las etapas o fases delciclo Vital de los Documentos

Primera Fase: Archivo de Gestión

Conformados por los documentosproducidos por una oficina durante sugestión; son documentos activos, encirculación, resguardados y organizados porla misma oficina productora,

Segunda Fase: Archivo Central

Se reúnen y se protegen por un tiempoprudencial, los documentos que hancumplido el trámite que los originó y que sontransferidos por las oficinas desde susarchivos de gestión para ser consultados deforma semi-permanente. Transferidos ydeterminados por las TRD de cada oficina.

Tercera Fase: Archivo Histórico

Pasado su tiempo de retención en la fase de archivo central, pasa luego a su selección yvaloración, para resguardar de forma permanente por el valor histórico que representanpara la investigación, la extensión y la formación. Para conservar su integridad, su ordende producción natural y su procedencia.

2. Identificación y explicación (personal) los conceptos:

Archivo Total

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su

ciclo vital.

Ciclo Vital de los Documentos

Describe en que etapa del ciclo se encuentra la unidad documental

identificada: Archivo Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

Principio de Procedencia

Consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier índole recibidos

o generados por una unidad responsable, área, oficina o por una persona moral

y física determinados, sin mezclarlos con otros. La procedencia proporciona la

base para la recuperación de información contenida en los archivos.

Principio de Orden Original

Los documentos “deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones

que recibieron en el curso de la actividad oficial de la dependencia que los

manejo”.

Folio

Pieza documental numerada que forma parte de un documento dearchivo o expediente.

LegajoEs el conjunto de documentos que forman una unidad documental.

FondoEl fondo se denomina con elnombre completo de la EntidadProductora (Institución oPersona).

SubfondoSubdivisión del fondo consistenteen un conjunto de documentosrelacionados entre sí que secorresponde con las subdivisionesadministrativas de la institución uorganismo que lo origina, ycuando esto no es posible, conagrupacionesgeográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propiadocumentación.

Serie

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidohomogéneo, emanado de un mismo órgano o sujeto productorcomo consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.Ejemplo Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Subserie

División o divisiones de una serie documental con el propósito dedelimitar de una forma más clara el conjunto de unidadesdocumentales que hacen parte de la misma.

Tipo Documental

Unidad Mínima que reúne todas las características necesarias paraser considerada documento. Son ejemplos de piezasdocumentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

Tablas de Valoración

Se definen como el listado de series o asuntos a los cuales se asignatanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como sudisposición final.

Tablas de Retención Documental

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, alas cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa delciclo vital de los documentos.

Valor PrimarioEs el que tienen losdocumentos mientras sirven ala institución productora y aliniciador, destinatario obeneficiario del documento.Es decir a los involucrados enel tema o en el asunto.

Valor SecundarioEs el que interesa a losinvestigadores deinformaciónretrospectiva, surge una vezagotado el valorinmediatamente anterior oprimario. Los documentosque tienen este tipo de valorse conservanpermanentemente.

Explicación personal de cadaconcepto:

Archivo TotalEs el que hace referencia a todos lossoportes documentales y al procesointegral de la formación del archivoen su ciclo vital. Producción orecepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación ydisposición final.

Ciclo Vital de los DocumentosSon la etapas sucesivas de la vida delos documentos, desde su produccióno recepción en las dependencias yoficinas, conservación temporal hastasu eliminación o integración al ArchivoHistórico.

Principio de ProcedenciaEstablece que los documentosproducidos por una institución uorganismo que no deben mezclarsecon los de otros. Consiste en manteneragrupados los documentos decualquier naturaleza, recibidos ogenerados por un organismo públicoo privado determinado, sin mezclarloscon otros.

Principio de Orden Original

Por ejemplo:

Folio

Es el documento que forma parte de un expediente.

Legajo

Documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Fondo

Por ejemplo:

DOCUMENTO ORDEN

-Orden de pago

-Autorización de pago

-Contrato

-Póliza

8 de enero 2002

15 de febrero 2002

20 de febrero 2002

10 de marzo 2002

TIPO DE FONDO DENOMINACION

Fondo generado por

Institución

- Departamento para la Prosperidad

Social - DPS

Fondo generado por

personas

- Inmobiliaria Pedro Gómez y Cía

Subfondo

Subfondo o Sección es una de las dependencias que

corresponden a un fondo. Ejemplo:

Fondo: Departamento para la Prosperidad Social

Subfondo: La dependencia, Secretaria General.

Serie

Se refieren a documentos administrativos que son comunes en

todas las dependencias, también conocidos como documentos

Facilitativos, ya sea por información, consulta o trámite.

Subserie

Son subdivisiones que se general a partir de la serie documental.

Tipo DocumentalUnidad Documental Simple, con características internas y externas que lodefinen y distinguen como tal.

Tablas de ValoraciónSon el producto del análisis y organización de un fondo acumulado quepresenta el listado de agrupaciones documentales o series documentalescon anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final ylos procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

Tablas de Retención DocumentalEs una guía o instructivo archivístico creado para el manejo de ladocumentación en una empresa o entidad.

Valor PrimarioEs el que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puedeser legal, jurídico, administrativo y contable.

Valor SecundarioEl que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios ytiene utilidad histórica y social.

Ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivospor sus valores primarios y secundarios

Valor primario. Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser legal, jurídico, administrativo y contable.

Ejemplos:

Programas o proyectos de trabajo

Documentos técnicos, como guías

Instructivos

Manuales

Valor secundario. Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene utilidad histórica y social.

Ejemplos: Hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes.

4. Ejemplos de Serie, Subserie, y Tipo Documental

5. Documentos que se deben eliminar en las Oficinas, que no sonarchivados.

Los documentos de poyo informativo, así como aquellas carpetasintegradas por documentos sueltos de control interno temporal como:

- Los controles de correspondencia de entrada y salida, con excepciónde los minutarios que integran los documentos, correspondencia yoficios firmados por el mismo funcionario.

- Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna.

CONCEPTO EJEMPLOS

SERIE ACTAS CONTRATOS INFORMES

SUBSERIE Acta de

Reuniones

Contrato de Prestación de

Servicios

Informe a organismos de

control

TIPO

DOCUMENTAL

Listado y anexos Hoja de vida Plan de mejoramiento

- Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya seencuentran en un expediente de archivo, tales como los que reúnen copiasde talonarios de faxes, de fotocopias, para registrar entrada y salida delpersonal entre otras.

- Las carpetas con copias y fotocopias de diversos temas.

- Las carpetas que se les da el nombre de una unidad responsable, servicioo dependencia pero con contenido diverso y variado sin relación entre sí.

- Las carpetas con información incompleta y sin orden alguno.

- Publicaciones periódicas u otro tipo de documento que no forme parte deldocumento de archivo, es decir, cuando se trate de conjuntos dedocumentos que no reflejan una acción o tramite.

En cuanto a disposición final de los documentos de apoyo informativo y decontrol interno temporal, al igual que de otros no considerados comodocumentos de archivo, no estarán sujetos al tratamiento otorgado a losarchivos en lo que corresponde a levantamiento de inventario, transferencia alarchivo de concentración y autorizaciones de baja por parte del grupo delArchivo Central, Oficina de Tecnología o de las Instituciones normativas.

6. Resumen: de cómo se lleva a cabo la

foliación de los documentos.

En esta visita observamos que para foliar la

documentación debe estar depurada, se

deben retirar duplicados idénticos, folios en

blanco y documentos de apoyo. Se deben

ordenar en orden

cronológico, correspondiendo al primer folio

del documento que dio inicio al

trámite, iniciando con el numero 1 y con la

fecha más antigua. En el caso de series

documentales simples la foliación, se

ejecutada de manera independiente por

carpeta, tomo o legajo. Pero cuando son

series documentales complejas

(Contratos, historias laborales etc), cada una

de estas carpetas tendrá una sola felicitación

de manera continua, y si se encuentra

repartida en más de 2, 3 expedientes la

foliación se ejecutara de forma tal que la

segunda y/o tercera será la continuación de

la primera.

7. Organización de los documentos dentro de las carpetas

Se almacena en carpetas de conservación; es decir al abril la carpeta

debe encontrarse el primer documento que género el trámite y al final

de la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se

evidencia el desarrollo de los trámites. Documentación que deberá

estar libre de material metálico, como ganchos de

cosedora, clic, entre otros. Y guardadas en cajas de conservación de

izquierda a derecha.

Datos que deben tener la etiquetas de las carpetas y cajas

Datos que deben tener la etiquetas de las cajas

9. Explicación de:

a). Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrolla en

el Archivo de Gestión de la entidad visitada:

Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de los documentos

que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario.

Trámite: Curso del documento desde su producción o recepción

hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Organización: Conjunto de acciones orientadas a la

clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una

institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

Consulta: Acceso a undocumento o grupo dedocumentos con el fin deconocer la información quecontienen.

Conservación: Conjunto demedidas preventivas ocorrectivas, adoptadaspara garantizar laintegridad física y funcionalde los documentos dearchivo, sin alterar sucontenido.

Disposición final dedocumentos: Selección delos documentos encualquier etapa del ciclovital, con miras a suconservación temporal,permanente, o a sueliminación conforme a lodispuesto en las Tablas deRetención Documental y/oTablas de ValoraciónDocumental.

b. Los Procesos del Programa

de Gestión Documental que se

desarrollan en la entidadvisitada en el Archivo Central:

Organización

Consulta

Conservación

Disposición Final de los

documentos

Organización:

El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferenciasdocumentales primarias en las unidades de conservación(carpetas, cajas,) adoptadas por la Entidad y realiza el cotejo.Luego ubica los documentos de acuerdo con la estructuraorgánica y conforme a las TRD. Adopta los sistemas de ordenaciónque permiten ubicar: secciones, subsecciones series y subseriespara velar por la correcta organización e instalación de lasunidades de conservación y almacenamiento.

A partir de las transferencias primarias mantiene actualizado elinventario general de documentos con todos los elementos quefacilitan la localización de los mismos y de ser necesario elabora losinstrumentos de consulta requeridos.

Aplicando el procedimiento establecido en la TRD; en primerainstancia archivará las series documentales hasta que se cumpla lafecha establecida.

Consulta:

Cuando el Usuario interno o externo hace una consultasobre un asunto o documento, se le orienta al usuariosobre el procedimiento para acceder a los fondosdocumentales y se le informa sobre el Reglamento deConsulta de la Entidad.

Se informa al usuario acerca de los requisitos que debecumplir para acceder a la consulta de los documentos.Sobre la condición de prudencia y se le facilita elacceso a otra fuente o soporte.

Se facilitan los instrumentos y los medios de consultapara suministrar la información, de ser necesario sediseñan e implementan servicios de archivo.

El usuario diligencia el registro o la solicitud de serviciode documentos y atiende a las instrucciones para elacceso, la utilización y reproducción de losdocumentos. Y La Dependencia registra el préstamoen la planilla de préstamo, o en la base dedatos, dejando constancias (testigos) en los espaciosde los documentos prestados. Además se hace elcontrol de la devolución.

Conservación:

En este proceso el Archivo Central debe garantizar las condicionesmínimas orientadas a la protección de los documentos, elestablecimiento y suministro de equipos adecuados para elarchivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintossoportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardarsistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades deconservación apropiadas.

En este proceso la actividad más importante consiste en la implantacióndel Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientesacciones:

Diagnóstico integral.Sensibilización y toma de conciencia.

Prevención y atención de desastres.Inspección y mantenimiento de instalaciones.Monitoreo y control de condiciones ambientales.Limpieza de áreas y documentos.Control de plagas.

Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.

Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación(Determinación de espacios y áreas locativas, determinación demobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación yalmacenamiento).

Apoyo a la reproducción.

Intervenciones de primeros auxilios para documentos.

Establecimiento de medidas preventivas.

Implantación de Planes de contingencia.

Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

Además de definir la conservación permanente de una serie sedebe analizar la aplicación conjunta de una técnica dereprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información,evitando a la vez que la manipulación constante sobre originalespueda facilitar su deterioro.

Disposición final de documentos:

Para este proceso cada dependencia de la entidad con el avaldel comité de archivo identifica y determinan la disposición final delas series y subseries documentales con base en la tabla o en losasuntos de la tabla de valoración documental.

El Archivo Central adopta la técnica de microfilmación y/odigitalización, en los términos establecidos en la TRD o TVD o paralos casos requeridos.

Aplica metodología y criterios básicos para la microfilmación y/odigitalización. Verifica y aplica lo dispuesto en la TRD o TVD para lasseries y subseries; como también aplica metodología y criteriosbásicos para la eliminación de documentos.

El Archivo Central hace la revisión de las series y subseries. Realiza lavaloración correspondiente, en los términos establecidos en la TRDo TVD de acuerdo con el procedimiento establecido en la Entidad,aplicando metodología y criterios básicos para la seleccióndocumental.

c): Los procesos del Programa de Gestión Documental que sedesarrollan en la entidad visitada, en el Archivo Histórico(Archivo General de la Nación – AGN) son:

Organización,

Consulta,

Conservación, y

Disposición final de documentos

El Archivo Central transfiere los documentos de archivo deconservación permanente al Archivo Histórico, previamenterevisadas y cotejadas, con su respectivo inventario en las unidadesde conservación adoptadas por la Entidad y conforme con lasdirectrices establecidas.

El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con laestructura orgánica de los fondos, teniendo como base los criteriospara su organización. Como también mantendrá disponibles losdocumentos mediante instrumentos de consulta actualizados consu ejecución de servicios de archivo.

10. Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los documentosque se genera en la dependencia de Contratación de la entidad delDPS, hasta su etapa final de conservación o eliminación

HISTORIA LABORAL:

Se entiende por Historia Laboral el expediente documental, que tiene quever con la vinculación, permanencia y retiro de los funcionarios del

ministerio; en ella se incluyen todas las novedades que sirven de referentepara la calificación de su servicio, para el otorgamiento de estímulos eincentivos y/o para el desarrollo de investigaciones disciplinarias.

Las historias laborales de los funcionarios inactivos, deben permanecer enel archivo del Grupo de Talento Humano por el período establecido en laTabla de Retención Documental TRD, que es de 10 años, tiempo después

del cual debe ser transferido al archivo central manejado por el GrupoCentro de Gestión Documental y Correspondencia de la entidad.

En el archivo central permanecerán por el período de 90 años de acuerdocon la Tabla de Retención documental, tiempo después del cual se debeseleccionar muestra representativa de los casos más especiales, microfilmary/o digitalizar y transferir al Archivo General de la Nación.

2.Visita de un archivo en una Entidad Privada “Equión Energía Limited”. Analizamos:

Equión Energía Limited

Se encuentra ubicado en la:

Calle: 100 Cra 9A – 45 Edificio Equidad Torre 2

Teléfono: 6284517

Nombre del Funcionario: Mayra Alejandra Gil Buitrago

COMENTARIO

La documentación se encuentra organizada de acuerdo a la tablade retención documental, y cada expediente se encuentraorganizado cronológicamente respetando el principio de ordenoriginal

2.2 Encuesta, respecto a la Gestión Documental

Preguntas:

1. ¿Qué importancia tiene para la entidad la gestióndocumental?

La gestión documental es el reflejo de las decisiones y acciones que toma cada unode los miembros de la compañía, en pro de sus funciones. Los documentos son larazón y la memoria de la compañía.

2. Conoce usted los procesos archivísticos

• Identificación documental

• Valoración documental

• Disposición final

• Descripción documental

3. Conoce la metodología para la elaboración de tablas deretención documental.

• Compilación de información institucional

• Entrevista con productores de documentos

• Análisis e interpretación de la información

4. ¿Cuáles son los beneficios de las tablas de retencióndocumental

• Sirven de apoyo para racionalizar los procesosadministrativos

• Determinan responsabilidades• Integran los procesos archivísticos para el manejo racional

de los documentos

• Facilitan el control y acceso de los documentos a través delos tiempos de retención

5. Cuando se aplica la tabla devaloración documental.

Se aplica para los fondos documentalesacumulados

6. ¿Cuál es La metodología pararealizar las transferenciasdocumentales?

• Elaboración del cronograma (jefe oresponsable de archivo)

• Elaboración deinventario, (responsable cada oficina)

• Recepción de transferencia (jefe oresponsable de archivo)

• Revisión o cotejo

• Verificación de foliación

• Verificación retiro de copias y materialmetálico

• Ubicación

7. ¿Que entiende por expediente?

Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo

asunto, producidos a medida que se desarrollan los tramites.

8. Cuales son los valores de los documentos

• Valores primarios (administrativos, legales, fiscales, contables y

técnicos)

• Valores secundarios (históricos, científicos y culturales)

9. ¿ Que es ordenación y cuales son los tipos deordenación?

Es el proceso de organizar y administrar la documentación. Consiste enunir todos los elementos o unidades de un conjunto.

Tipos de ordenación

• Cronológico

• Alfabético

• Alfabético-Onomástico

• Alfabético-Geográfico

10. ¿Cuáles son los sistemas de clasificación?

• Orgánico

• Funcional

• Orgánico-Funcional

2.3 Identificación de lasetapas o fases del ciclo Vitalde los Documentos

Primera Fase: Archivo deGestión

Archivo de gestión (oficina),donde se producen y/o recibenlos documentos.

Segunda Fase: Archivo Central

Archivo central (intermedio)-histórico, este archivo escustodiado por un tercero y ellosse encargan del proceso deorganización y custodia de losdocumentos

2.4 Ejemplos dedocumentos que seconservan en dichosarchivos por susvalores primarios ysecundarios

Actas del comité de Junta Directiva

Historias Laborales

Historias Clínicas

Procesos Legales

Acuerdos Comerciales

Estudios Técnicos –Documentación referente a pozos petroleros

2.5 Ejemplos de serie, subserie y tipo documental.

CONCEPTO EJEMPLOS

SERIE ACTAS CONCEPTOS AUDITORIAS

SUBSERIE Actas de Comité

de Auditoría

Conceptos Técnicos Auditorias Internas

TIPO

DOCUMENTAL

Citación

Acta

Anexos

Solicitud

Concepto

Comunicaciones

Programa

Comunicación oficial

Acta

Informe

Anexos

2.6 Documentos que se deben eliminar en las Oficinas, que no son

archivados.

Documentos de apoyo: Aquellos documentos que no se

consideran como material de archivo, no son producidos o

tramitados por la Unidad y son de consulta personal, como: libros,

revistas, periódicos, tarjetas de invitación, plegables, circulares

informativas, documentos personales, leyes, decretos, acuerdos,

resoluciones, etc.

2.7 Resumen: de cómo se lleva a cabo la foliación de los documentos.

La documentación se:

• Clasifica

• Ordena

• Depura

Se debe foliar todas y cada una de las unidades documentales de una

serie, utilizando lápiz de mina negra y blando, en la parte superior

derecha de la cara del folio consecutivamente.

7) Organización de los documentosdentro de las carpetas

La apertura e identificación de lascarpetas debe reflejar las series ysubseries correspondientes a cada

unidad administrativa.

La ubicación física de los documentosresponderá a la conformación de losexpedientes, los tipos documentalesse ordenarán de tal manera que se

pueda evidenciar el desarrollo de lostrámites. El documento con la fechamás antigua de producción, será elprimer documento que se encontraráal abrir la carpeta y la fecha másreciente se encontrará al final de la

misma.

8) Datos que deben tener la etiquetas de las carpetas y cajas

Identificación Carpeta

• ENTIDAD PRODUCTORA: Equión Energía Limited

• UNIDAD ADMINISTRATIVA: Vicepresidencia Comercial y Financiera

• UNIDAD PRODUCTORA: Contraloría – Contabilidad General

• CÓDIGO DE LA UNIDAD PRODUCTORA: 110

• CÓDIGO SERIE: 30

• CÓDIGO SUBSERIE: 03

• FECHA INICIAL: 10/02/2008

• FECHA FINAL: 21/12/2009

• FOLIOS: 150

• CAJA: 3

• CARPETA: 4

Identificación caja

• ENTIDAD PRODUCTORA: Equión Energía Limited

• UNIDAD ADMINISTRATIVA: Vicepresidencia Comercial y Financiera

• UNIDAD PRODUCTORA: Contraloría – Contabilidad General

• CÓDIGO DE LA UNIDAD PRODUCTORA: 110

• FECHA INICIAL:

• FECHA FINAL:

• CAJA:

• CARPETA:

9) Explicación de:

a). Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrolla en

el Archivo de Gestión de la entidad visitada:

La entidad no cuenta con el programa de gestión documental debido

a que es una empresa con trayectoria de dos años, igualmente el

archivo físico como tal lo administra un tercero y el archivo electrónico

esta a cargo de un grupo de gestores documentales. No ha sido

posible unificar el trabajo e implementar el PGD.

b. Los Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central:

Organización

Consulta

Conservación

Disposición Final de los documentos

c. Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada, en el Archivo Histórico (si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de los documentos)

10. Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los documentosque se genera en la dependencia de Contratación de la entidad delDPS, hasta su etapa final de conservación o eliminación.

Documento orden de servicio

Dependencia: Contraloría-cuantas por pagar.

• Orden de servicio (cualquier área de la entidad)• Se radica factura en la ventanilla• Recibe y liquida descuentos por retención• Elabora el cheque y el comprobante de pago• Registra el cheque girado en el libro de bancos• Anexa la factura al comprobante

• Entrega para firma del responsable• Revisa, firma y devuelve a cuentas por pagar• Entrega el cheque al beneficiario y solicita su firma en el comprobante

de pago• Archiva el comprobante de pago y los soportes en la carpeta

correspondiente (la información es custodiada por terceros)

Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de losdocumentos que se genera en la dependencia de SecretaríaGeneral de la entidad Universidad del Tolima, hasta suetapa final de conservación o eliminación.

Documento: acuerdo de consejo académico

El Comité de Desarrollo de la Docencia genera una solicitudque se lleva a la dependencia de Secretaria General para quesea estudiado por el Consejo Académico una vez aprobado allíse envía a la Vicerrectoría Académica donde se elabora elacuerdo luego pasa a firmas y posteriormente se devuelve aSecretaria General una vez se notifique el acuerdo este tendráun periodo de retención en el archivo de gestión de diez añosluego se transferirá al archivo central donde durara cinco añosy finalmente su exposición final será la microfilmación

11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15

de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para

el país?

El AGN establece su importancia para el país de la siguiente manera:

«Este Decreto es un avance para el país en lo referente a la gestión

documental, y permitirá a las entidades públicas que hacen parte del

Sistema Nacional de Archivos contar con un instrumento normativo

moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los

cambios en aspectos normativos, tecnológicos y de política

pública, que han impactado los procesos de gestión documental del

Estado.

El Decreto y las normas que posteriormente expida el AGN en esta

materia contribuirán a la eficiencia y la transparencia de la

administración pública, incorporando en su desarrollo los beneficios de

los avances tecnológicos y la aplicación de las TIC en este campo de la

función archivística».

¿Cuáles son los cambios en los procesos de la Gestión

Documental a la luz de ese nuevo Decreto?

«la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los

objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión

Documental Electrónica en las Entidades el Estado». AGN

Realice un cuadro comparativo entre los procesos del

Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609

de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión

Documental a partir de la expedición de dicho Decreto.

Indague, profundice y explique

- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en

cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

Decreto 2609 de diciembre de 2012

Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades

públicas, en la adecuada gestión de los documentos públicos,

físicos y electrónicos y en la obligación de elaborar el Programa

de Gestión Documental y la normalización de los Procesos

Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los

lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las

Entidades el Estado.

Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005

de marzo 15 de 2013

Acuerdo 003 (15 marzo 2013)

Trata del comité evaluador de los documentos de archivo del

AGN, que es un a instancia responsable de decidir sobra la

valoración y disposición final de los documentos con miras a

proteger el patrimonio cultural del país, de igual manera

evidencia la integración del comité, las funciones que debecumplir y cada cuanto se reúne.

Acuerdo 004 (15 marzo 2013)

Trata sobre el procedimiento para la

elaboración, presentación, evaluación, aprobación e

implementación de las Tablas de Retención Documental y las

Tablas de Valoración Documental”

Acuerdo 005 (15 marzo 2013)

Las entidades del estado están en la obligación de organizar los

documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar demanera integral los procesos de clasificación, ordenación y

descripción, cada uno de estos procesos se detalla claramente

en el acuerdo, de igual manera trata sobre sistemas

automatizados de descripción documental.

CONCLUSIONES

El ciclo vital de los documentos se puede definir como lasetapas o ciclos que atraviesan los documentos desde suproceso de creación hasta su disposición final, siendo esta sueliminación o su conservación permanente.

La Transferencia de Documentos, es un procedimientoarchivístico que consiste en el traslado de los documentos deun archivo a otro al vencimiento de los períodos deretención, establecidos en el Programa de Control deDocumentos.

El Decreto 2609 de 2012, establece la normalización de losProcesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD ybrinda los lineamientos para la Gestión DocumentalElectrónica en las Entidades el Estado.

• Archivo Central, del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social – DPS. Análisis, noviembre 2 de 2013.

www.dps.gov.co

• Acuerdo 003 de 2013.pdf. [En línea]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259 [Consultado: 01 de noviembre de 2013]

• Acuerdo 004 de 2013.pdf. [En línea]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8260# [Consultado: 01 de noviembre de 2013]

• Acuerdo 005 de 2013.pdf. [En línea]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261 [Consultado: 01 de noviembre de 2013]