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Joaquín Gairín y Jesús Martínez - EXPOELEARNING 2012
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22 acciones Estrategias de implantación
de comunidades de práctica.
Jesus Martínez
2
Fases en la construcción de CoPs
Preparación.
Diseño y construcción.
Consolidación.
Mejora permanente
3
FASE DE PREPARACIÓN
FASE DE PREPARACIÓN
Decisiones previas relacionadas con la
organización.
5
1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de intercambio y de colaboración en la organización (utilizar instrumentos estandarizados si es necesario)
2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan.Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o impacto).
3. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de compartir).
4. Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados concretos esperados.
5. Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los objetivos institucionales.
6. Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de losobjetivos .
1. Protocolización fase de preparación
6
1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de intercambio y de colaboración en la organización.
1. Protocolización fase preparación(Metodologia: lista de control)
7
Escala de Madurez OrganizacionalPREGUNTAS PREVIAS PARA EL EQUIPO PROMOTOR: Si No
1-¿Estáis dispuesto a salir de vuestra zona de confort?
2-¿Sois pacientes y disponéis de tiempo?
3-¿Tenéis la flexibilidad suficiente para adaptaros a lo que la organización está dispuesta a ofrecer?
4-¿Disponéis de un plan y de estrategia?
5-¿Disponéis de un plan B?
COMENTARIOS
8
Escala de Madurez OrganizacionalINFRAESTRUCTURA Si No
• Los participantes disponen de los recursos tecnológicos y materiales que faciliten su participación en la CoP (ordenadores y software actualizados, acceso a redes, medios de comunicación, etc ..)
• Los recursos disponibles son adecuados para la creación y gestión de conocimiento entre empleados
• Existe un equipo interno de personas en la organización donde vincular la gestión del conocimiento (y la gestión de la CoP).
• El horario laboral puede proveer un tiempo semanal para la participación en la CoP.
CULTURA ORGANIZATIVA
• Los empleados están dispuestos a compartir sus conocimientos con el resto de compañeros.
• Entorno organizativo propicio para los procesos de creación y gestión del conocimiento.
• El trabajo en la CoP se podría entender como una actividad laboral más.
CLIMA LABORAL: Si No
• Ausencia de conflictos laborales y / o institucionales tanto en el momento del inicio de la comunidad como posteriormente en su desarrollo
• Ausencia de quejas y de otros factores distorsionadores
CARACTERISTICAS DEL GRUPO PROFESIONAL:
• Estabilidad de la plantilla: se da correlación entre porcentaje elevado (más del 70%) de profesionales estable (no interinos o sustituciones) y éxito.
• Uso de las TIC e Internet: a mayor uso de la tecnología (herramientas de ofimática, etc.) e Internet en el lugar de trabajo, más nivel de éxito.
• Carga laboral percibida: a partir de un determinado límite correlaciona con fracaso.
• Autovaloración positiva del colectivo como poseedores de conocimientos y experiencias que pueden transmitir: además valoración positiva, más éxito
Escala de Madurez Organizacional
NECESIDAD DE INNOVACIÓN Y CONOCIMIENTO EN EL GRUPO PROFESIONAL Si No
• Participación en congresos, publicación de artículos, etc.
• Propuestas de mejoras organizativas elevadas a los jefes de la organización en el último año.
• Necesidad previa de compartir conocimiento en el colectivo: número de proyectos en los que ha participado durante el último año.
• Transferencia de Conocimiento entre los miembros del colectivo profesional
Escala de Madurez Organizacional
ORIENTACION DE LOS DIRECTIVOS A COPS Si No
• Escucharían y apoyarían demandas de les CoPs
• Se implicarían en el funcionamiento de la comunidad de práctica favoreciendo la consecución de sus objetivos.
• Permitirían la integración de las mejoras conseguidas por la CoP en la organización
.
NECESIDADES DE LA ORGANIZACION
• Desarrollar conocimiento en un determinado ámbito.
• Facilitar el intercambio de conocimiento tácito.
• Prevenir la pérdida de conocimiento organizacional y acelerar la generación de capacidades.
• Desarrollar modelos de aprendizaje organizacional.
• Optimizar procesos operativos.
• Integrar grupos geográficamente dispersos
• Acelerar los procesos de innovación y transferencia.en las organizaciones.
Escala de Madurez Organizacional
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2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan.
3. Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o impacto).
4. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de compartir).
5. Identificación de patrocinadores.
1. Protocolización fase preparación (1)( Metodologia: entrevista convergente)
13
La técnica de la entrevista convergente(Adaptada de Vasquez 2005)
• Esta es una técnica para recoger datos cualitativos. Se utiliza un procedimiento sistemático para afinar cada vez más la información así recolectada.
• Este procedimiento funciona por ciclos (o iteraciones). Se empieza con una pequeña serie de entrevistas hechas por uno o dos entrevistadores. Luego se analizan las entrevistas hechas y se prepara la próxima ronda de entrevistas.
14
Propuesta de modelo para adaptacionPropuesta de modelo para adaptacion
15
16
Mapa de conocimiento
17
Mapas de conocimiento
18
Entrevista para la identificación de conocimiento crítico
¿Qué es lo que hace difícil esta actividad/ /práctica?
Errores comunes ¿En que difieren los expertos de los novatos?
Nombre de la actividad: …………………………Persona entrevistada:……………………………
Taller 1
Relación de problemas encontrados
Identificación deproblemas reales de conocimiento en la organización
Prácticas críticas
Identificación de prácticas críticas(selección por por interés o impacto)
Taller 1
Identificacion de grupos dinámicos
Identificación de grupos dinámicos y patrocinadores
Taller 1
Identificacion de patrocinadores
Identificación de posibles patrocinadores
Taller 1
23
6- Análisis de riesgo/oportunidad (DAFO)
7- Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados concretos esperados.
8- Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los objetivos institucionales.
9- Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de los objetivos.
1. Protocolización fase preparación (2)
24
6- Análisis de riesgo/oportunidad (DAFO)1. Protocolización fase preparación
25
Propuesta PlantillaAnálisis del riesgo y oportunidad
Características del entorno organizativopropuesto:
DEBILIDADES(Aquello que falta para conseguir una buena implantación)
OPORTUNIDADES(Qué podemos encontrar en el entorno que nos ayude conseguir una buena implantación )
AMENAZAS (Aquello que puede dificultar y actuar como barrera para conseguir una buena implantación)
FORTALEZAS(Aquello que ya tenemos y nos ayuda a conseguir una buena implantación)
Alineamiento Objetivos Cops/Objetivos Estratégicos
Objetivos a cumplir y su relación con los objetivos estratégicos
Taller 2
Objetivo CoP (¿qué se aporta?) Objetivo Estratégico
Entrevista Institucional (1)
Entrevista (s) Institucional (aspectos a
tratar)
Taller 2
Mejoras para la organización
Orientación de la CoP
Política de incentivos
Propuestas de métricas
Propuesta de cordinador y de e-moderador
Costos
Mejoras para el colectivo
Otros
FASE DE DISEÑO
29
10. Reunión de lanzamiento de la CoP con el grupo profesional amplio.11. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y responsabilidades (modulable y escalable).
12. Introducir tecnología bajo demanda y en función de necesidades reales.
13. Delimitar les responsabilidades de cada participante de la CoP.
14. Vincular estructuras que puedan inyectar información y conocimiento a la CoP.
15. Política de incentivos.
16. Planificar política de difusión interna y externa.
2. Diseño/Construccion del modelo de CoP
30
10. Reunion de lanzamiento de la CoP (con el grupo profesional amplio).
2. Diseño/Construcción del modelo de CoP
Reunion de lanzamiento (1)
Reunión de lanzamiento(Aspectos a tener en cuenta)
Taller 3
Convocatoria abierta a
Propuesta de diferentes modelos de CoPs
Propuesta/elección de e-moderador y procedimiento para añadir miembros.Organización del circuito de comunicación con el grupo profesional amplio
Presentación de la iniciativa y de sus promotores
¿Presencia lideres formales y informales?
¿Presencia de un ponente inicial atractor?
Reunion de lanzamiento (2)
Reunión de lanzamiento(Aspectos a tener en cuenta)
Taller 3
Propuestas de temas a trabajar (formato taller)
Valorar si es necesario hacer formación previa
Compromisos que adquieren los miembros
Explicación de la tecnología disponible
33
11. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y responsabilidades (modulable y escalable).
2. Diseño/Construccion del modelo de CoP
E-MODERADORResponsabilidades
Taller 2
Roles
COORDINADORResponsabilidades
Taller 2
Roles
ROLES
E-moderador
Internos
Externos
Participantes activos
Lectores
Participantes ocasional
Coordinador
Experto
Responsabilidades Roles
Taller 3
Otros
Otros
37
12. Introducir tecnologia bajo demanda y en función de necesidades reales.
2. Diseño/Construccion del modelo de CoP
Inventario de tecnología disponible
TIPO
Taller 3
FUNCIONALIDADES
Corporativa
Externa
39
13. Vincular estructuras que puedan inyectar información y conocimiento a la CoP.
2. Diseño/Construccion del modelo de CoP
Inventario de recursos de informacion y conocimiento disponibles
TIPO
Taller 3
FUNCIONALIDADES
Internos
Externos
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14. Política de incentivos.
2. Diseño/Construccion del modelo de CoP
Incentivos disponibles
TIPO
Taller 3
VALORACIÓN
E-moderador
Personas expertas invitadas
(no remuneradas)
Participantesdirectos
Participantesperiféricos
(ocasionalesy lectores)
FASE DE CONSOLIDACION
44
15.Eficiencia en el trabajo presencial.
16.Eficiencia en el trabajo on line
17. Métricas. Indicadores de retorno sistematico.
18. Formación y soporte tecnologico a demanda.
3. Consolidación
45
EFICIENCIA EN EL TRABAJO PRESENCIAL
Taller 4
DESCRIPCIÓNESTRATEGIAS TÉCNICAS
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EFICIENCIA EN EL TRABAJO ON LINE
Taller 4
DESCRIPCIÓNESTRATEGIAS TÉCNICAS
47
EFICIENCIA EN EL TRABAJO PRESENCIAL/ON LINE
Taller 4
DESCRIPCIÓNESTRATEGIAS TÉCNICAS
48
16. Estrategias para poner el conocimiento creado en circulación y difundirlo a la organización.
3. Consolidación
49
ESTRATEGIAS PARA PONER EL CONOCIMIENTO EN CIRCULACIÓN
Taller 4
DESCRIPCIÓNPRESENCIALES TIPO
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ESTRATEGIAS PARA PONER EL CONOCIMIENTO EN CIRCULACIÓN
Taller 4
DESCRIPCIÓNON LINE TIPO
51
17.Indicadores de retorno: Métricas
18. Formación y soporte tecnológico a demanda.
3. Consolidación
Taller de Comunidades de Prácticas
¿Cómo medimos los resultados?
Indicador
Métricas de proceso
Breve justificación
Taller de Comunidades de Prácticas
¿Cómo medimos los resultados?
Indicador
Métricas de producción
Breve justificación
Taller de Comunidades de Prácticas
¿Cómo medimos los resultados?
Indicador
Métricas de impacto
Breve justificación
FASE DE MEJORA
PERMANENTE
56
19. Consideración de nuevos retos para las CoPs.
20. Mantener y alimentar la percepción de éxito de la CoP
21. Política regular de difusión dentro y fuera de la organitzación.
22. Protocolización del proceso y diseminación (Manual)
4. Mejora permanente
57
Taller 3
Valoración
Problemas
Necesidades
Nuevas necesidades y problemas de la organización
Breve descripción
58
HERRAMIENTAS
Gastos DirectosRemuneraciones
• E-moderador• Coordinador de grupo (si hay más de un grupo)• Experto externo
Jornada de Buenas prácticas
Gastos Indirectos• Personal administrativo• Aulas y espacios• Mantenimiento portal y difusión.
Modelo económico CoPs Compartim
60
DESPESES CoP
Comunidad:
Año:
Comunidad de práctica de X (a rellenar)
Grupos de trabajo, precisiones:
Si la CoP se divide en diferentes grupos, indique cuál de las siguientes opciones se utilizará:
- grupos de trabajo internos y simultáneos: la comunidad se reúne entera, y durante la sesión se divide en grupos, pero todos los asistentes se reúnen según un mismo calendario.
- grupos de trabajo independientes: cada uno está formado por miembros diferentes y se reúne según un calendario propio. En este caso, ante todo, debe obtener el visto bueno de su dirección y de J. Martínez del CEJFE y deberá rellenar una plantilla de planificación para cada uno de los grupos indicando en el título "Comunidad de práctica de X (grupo de trabajo sobre / de X)
Metodología y calendario de aplicación de los productos elaborados el año anterior
Productos de conocimieto para este año
Breve resumen de aquello que se aportará o se innovará para la organización
Plantilla de Planificación del trabajo de la CoP
Calendario de Trabajo (ejemplo real)Gener Febrer Març/Abril Maig Juny Setembre Octubre Novembre Desembre
Observació:Cada CoP ha de pactar la periodicitat de les reunions amb la seva Direc. Gral.
-Curs:del 26/01/11 al 22/02/11
-Reuniótreball presencial:datahorari inicial – horari finallloc
-Cloenda del curs en línia i IX seminari Compartim:22/02/11,de 16 a 20 h
-Reuniótreball presencial:datahorari inicial – horari finallloc
-Reuniótreball presencial:datahorari inicial – horari finallloc
-Reuniótreball presencial:datahorari inicial – horari finallloc
-Lliurament de la primera part del producte per a les CoPs que fan la jornada al 2n. semestre:límit 30/06/11
-X seminari Compartim:29/06/11
-Reuniótreball presencial:datahorari inicial – horari finallloc
-XI seminari Compartim:29/09/11
-Lliurament de la versiódefinitiva i validada del producte:20 dies hàbils abans de la jornada
-Reuniótreball presencial:datahorari inicial – horari finallloc
-Lliurament de la versiódefinitiva i validada del producte:20 dies hàbils abans de la jornada
-Jornada de la CoP
-VI jornada del programa Compartim:30/11/11
-Reuniótreball presencial:datahorari inicial – horari finallloc
-Lliurament de la versiódefinitiva i validada del producte:20 dies hàbils abans de la jornada
-Jornada de la CoP
-Reuniótreball presencial:datahorari inicial – horari finallloc
-Jornada de la CoP
Fichas de ControlInstrucciones: estas reuniones presenciales se combinarán con una actividad virtual regular e intensiva en el espacio de la CoP y el de e-moderadores del e-Catalunya. El éxito del trabajo colaborativo depende de la implicación tanto presencialmente como en línea. Las horas presenciales constarán en un certificado de formación para los asistentes (siempre que cumplan con el porcentaje de asistencia mínimo establecido) y un certificado de coordinación de actividad para el e-moderador y / o los coordinadores de grupo.
Miembros de la CoP que asistiran a las reuniones presenciales
1-Nombre, apellido y e-mail
2- etc.
Experto(s) Si cree que necesitará la ayuda metodológica o teórica de un experto en la fase final de elaboración del producto de la CoP, debe enviarle la correspondiente solicitud motivada con una previsión global de horas a Jesús Martínez. Si obtenemos la autorización, le pediremos una planificación más precisa. No se puede empezar a trabajar con el experto antes de obtener esta autorización y de haber entregado la plantilla de planificación del experto.
Modelo de Acta
Control de asistencia presencial
66
FICHAS DE SUPERVISIÓN DE
COPS
67
Nombre de professionals col·lectiu
Altes en e-Catalunya
Nombre Connexió e-moderadors
Total del Col·lectiu
Nombre d'aportacions de e-moderadors
Participants e-Catalunya
% de participació
SSPRJJ
Psicòlegs
Juristes Criminòlegs
Educadors Socials SSPRJJ
Monitors artístics
JJ
Centres Justícia Juvenil
Medi Obert
Mediació Penal Juvenil
Assessorament Justícia Juvenil
ALTRES
Arxivers
Biblioteques Judicials (Eulàlia Sala)
Biblioteques Judicials (Ivet)
Treballadors Socials (Merche Cabezuda)
Treballadors Socials (Patricia Palau)
Treballadors Socials
Mediació Familiar
Assessorament Penal Adults
Resums Estadistics
68
VALORACIONS PART PRESENCIAL
Reunions Fetes Participacions % Participació Hores Totals
SSPRJJ
Psicòlegs
Juristes Criminòlegs
Educadors Socials SSPRJJ
Monitors artístics
JJ
Centres Justicia Juvenil
Medi Obert
Mediadors Justicia Juvenil
Assessorament Penal Menors
ALTRES
Arxivers
Biblioteques Judicials (Eulàlia Sala)
Biblioteques Judicials (Ivet)
Treballadors Socials (treball familar i amb l'entorn)
Treballadors Socials (mesures penals alternatives)
Treballadors Socilas (Estrangeria)
Mediació Familar
Assessorament Penal Adults
Mitjana
69
On line presencial productes En aplicació productes 07 Aplic. 09
Psicòlegs
Juristes Criminòlegs
Educadors Socials SSPRJJ
Monitors artístics
Centres Justícia Juvenil
Medi Obert
Mediació Penal Juvenil
Assessorament Justícia Juvenil
Arxivers
Biblioteques Judicials (Eulàlia Sala)
Biblioteques Judicials (Ivet)
Treballadors Socials (Merche Cabezuda)
Treballadors Socials (Patricia Palau)
Treballadors Socials
(estrangeria)
Mediació Familiar
Assessorament Penal Adults