Zarządzanie działaniami własnymi i zespołu

Liderzy zespołów IT

Efektywna i skuteczna organizacja pracy - nawyki i narzędziagladyszmichal@gmail.comhttp://leanitil.blogspot.com/

Wszelkie prawa zastrzeżone

Nawyki efektywnego działania

1. Kolekcjonowanie (gromadzenie) wszystkich spraw w

jednym miejscu

2. Analizowanie (przetwarzanie) pod kątem działań

koniecznych do podjęcia

3. Porządkowanie w prosty i wygodny do przeglądania

sposób

4. Wykorzystywanie powtarzalnych procedur działania

Wszelkie prawa zastrzeżone

Inbox – skrzynka spraw przychodzących

Chroni przed rozpraszaniem, ułatwia porządkowanie

Miejsca/sposoby gromadzenia informacji

Zawsze przy sobie

Wygodne porządkowanie

Skrzynka fizyczna i elektroniczna

Wszelkie prawa zastrzeżone

Najbliższe działanie, czyli od czego zacząć

Łatwe rozpoczęcie pracy

Wykorzystanie „okien czasowych” i

niespodziewanych „okazji” http://leanitil.blogspot.com/2013/02/okolicznosci-biurowe-czyli-grupowanie.html

Planowanie perspektywiczne

Drobne zadania http://leanitil.blogspot.com/2013/02/najblizsze-dziaania-czyli-od-czego.html

Wszelkie prawa zastrzeżone

Projekt – więcej niż zadanie

Zadania z dokładnie określonym rezultatem

Pomysły, decyzje, problemy

Cele i postanowienia długoterminowe

Jak nie mylić z „projektem zespołowym”?

Wszelkie prawa zastrzeżone

Archiwum projektów

Jedno miejsce (folder, teczka)

Pomysły, przewidywania kolejnych działań

Project Reference = do wglądu

Wszelkie prawa zastrzeżone

Archiwum ogólne(Reference)

Nie związane z konkretnym projektem

(zadaniem)

Instrukcje, podręczniki – do wglądu

Listy kontrolne

Sprawy odłożone

Może, kiedyś – Someday/Maybe

Później – 43 folders

Kontakty

Wszelkie prawa zastrzeżone

Kalendarz - nie planuj działań!

Przypomnienia dzienne

Spotkania

Rezerwacja czasu!

Przypomnienia godzinne

Co to jestza sprawa?

Kalendarz – umieścić tuzdarzenia w określonym dniu i czasie

Nie trzeba podejmować działania? A może należy archiwizować?

Czy śledzić sprawę jako projekt?

Archiwum projektów n.p. przewidywane dalsze działania?

Wykonać lub delegować od razu (2 min) – email, notatka do rąk własnych

Sprawy oczekiwane od …

Kosz – nie warte uwagi!

Może kiedyś Zapisać do wykonania gdy jest czas do dyspozycji:• w biurze• telefony• do uzgodnienia• do przeglądnięcia / przeczytania

Przykłady spraw do analizy pod kątem najbliższego działania

Później

Do wglądu

Jakie jest najbliższe działanie?Jaki jest ostateczny rezultat załatwienia sprawy?

Analiza spraw pod kątem najbliższego działania?

Przeciąganie spraw pod kątem najbliższego działania – Inbox zero (FILO)

Wykonywanie działań według listy – nie zaglądać do Inboxa!

http://leanitil.blogspot.com/2013/02/optymalny-pulpit-outlooka.html

Narzędzia organizacyjne – przypadki użycia

Być gotowym na wszystko• Poranna lista kontrolna, najważniejsze czynności

dnia• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/poranna-lista-kontrolna-najwazniejsze.ht

ml

• Delegowanie spraw przy okazji spotkań• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/delegowanie-i-uzgodnienia-spraw-przy.ht

ml

• Wykorzystanie okna czasowego• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/okna-czasowe-wykorzystanie.html

• Wykorzystanie sytuacji oczekiwania• http://

leanitil.blogspot.com/2013/02/sytuacja-czekam-na-jak-wykorzystac-czas.html

Narzędzia organizacyjne – przypadki użycia

Być gotowym na wszystko• Przegląd inboxa – jak często?

• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/przeglad-inboxa-jak-czesto.html

• Lista kontrolna „wyjście z pracy”• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/lista-kontrolna-wyjscie-z-pracy.html

• Optymalny wybór dalszego działania• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/co-teraz-robic-optymalny-wybor-dalszych.

html

• Cotygodniowe porządkowanie i planowanie• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/cotygodniowe-porzadki-przeglad-tygodnia

.html

Wszelkie prawa zastrzeżone

Nawyki skutecznego działania

• Zaczynać od czynności najważniejszych

• Stosować regularne przerwy („ostrzenie piły”)

• Wykorzystywać każdą okazję do działania

• Regularnie przeglądać listy działań pod kątem

wyboru najlepszej opcji

• Koncentrować się naraz na jednym działaniu

• Porządkować i upraszczać narzędzia raz w

tygodniu

Wszelkie prawa zastrzeżone

Klasyfikacja programów wspierających organizację

Wszelkie prawa zastrzeżone

Delegowanie rezultatów!

• Wizualizacja, model, projekt• Wycena

• Lista elementów• Działania montażowe

• Rezerwacja czasu• Działania powtarzalne i przewidywalne• Bufor projektu lub zespołu

• Śledzenie wytwarzania• Przegląd cotygodniowy

• Sytuacje nadzwyczajne i wrzuty1. Zarządzanie rezultatami2. Motywacja na wyższym szczeblu3. Renegocjacja terminów

Wszelkie prawa zastrzeżone

Delegowanie spraw!• Okoliczności, rozpoznanie stanu faktycznego• Obszar kompetencji – kolejkowanie zgłoszeń• Kolejność obsługi grupy zgłoszeń• Potencjalna szkoda (zysk dla drobnych zleceń)• Cierpliwość zgłaszającego

• Śledzenie• Przegląd cotygodniowy

• Kolejka rośnie!?1. Motywacja na wyższym szczeblu2. Projekty „porządkowe” i backlog3. Wykorzystanie okien projektowych

Wszelkie prawa zastrzeżone

Model motywacji

1. Lubimy dostawać prezenty Lista życzeń (do wyboru!)

2. Nie lubimy ocen (szkółka!) Obszar i cel poprawy

3. Lubimy pracować zespołowo Czy lider jest częścią zespołu?

4. Lubimy zdobywać nagrody, gdy są równe szanse

Dobrowolność udziału?

Wszelkie prawa zastrzeżone

Powtórka!Narzędzia – proste i godne zaufaniaNawyki1. Gromadzenie (kolekcjonowanie)2. Analiza (przetwarzanie)3. Porządkowanie (planowanie)4. Wykorzystywanie procedur (rytuały)5. Najpierw najważniejsze6. Regularne przerwy („ostrzenie piły”)7. Wykorzystywanie każdej okazji do działania8. Regularne przeglądanie (wybór działania)9. Koncentracja na jednym działaniu10. Porządkowanie (upraszczanie)

Wszelkie prawa zastrzeżone

Dziękuję za uwagę!Michał Gładyszhttp://leanitil.blogspot.comgladyszmichal@gmail.com