Sistemas informacion

Gestión de Recursos de Tecnología de InformaciónVersión 1.0

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Semana 06 – Sesión 01Objetivos: Implementar Sistemas de Información

Los sistemas de información

Sistemas de Información Interorganizacionales.

Tipos de SI. Evaluación de inversiones.

Implementación del software.

AÑO: 2014-2


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El Sistema de Información


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Los Sistemas de Información

La inteligencia de una empresa está determinada por la medida en que su infraestructura informática conecta la información, la comparte y le da estructura.

Las aplicaciones aisladas, los datos aislados, por impresionantes que resulten, no producen una conducta corporativa de elevada funcionalidad.

Steve H. Haeckel y Richard L. Nolan en Managing by Wire: Using IT to transform Business


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¿Cuál es el aporte de la información?

¿Que aporta? Reduce la incertidumbre. Comunica y estimula a la acción. Provee señales o alertas. Influye en las conductas. Anticipa el futuro, permite proyectar.


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Efectividad y Eficiencia

Efectividad de la información: Capacidad para reducir la incertidumbre (relevancia) Disponibilidad (oportunidad) Confiabilidad (seguridad de la información) Supervivencia (uso futuro de la información)

Eficiencia de la información: Función de costo y valor de la información.


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¿Qué es un Sistema de Información?

Sistema de Información

Entrada Proceso Salida

Clientes ProveedoresBancos

DGI Accionistas Competidores


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Información para la creación de riqueza

Información de resultados (liquidez, rentabilidad).

Información sobre productividad (factores).

Información sobre la competencia o capacidad (core

competence).

Información sobre la asignación de recursos.

Medición de resultados.


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Información como arma Competitiva

Productividad: “eficacia” y “eficiencia”. Innovación . Apoyo al proceso estratégico. Diferenciación estratégica:

Productos. Servicios.

Generadora de nuevas opciones de negocio. Fuente de transformación.


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¿Puede la información alterar la competencia?Nuevos

participantes Pueden los SI/TI construirbarreras de entrada?

Clientes

Pueden las SI/TI incrementarel poder de negociaciónde los clientes ?

Sustitutos

Proveedores

Competencia

Pueden las SI/TI generar nuevos productos o servicios ?

Pueden los SI/TI alterarel poder de negociaciónde los proveedores?

Pueden los SI/TImodificar lasbases de la competencia?


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Gestión de los Sistemas de Información

La mayoría de las compañías de hoy, reducen costos y mejoran la eficiencia en todas sus operaciones, aún cuando se vean obligadas a brindar nuevos y mejores productos o servicios. Las operaciones de TI no constituyen una excepción.

Con menos recursos y más exigencias las TI debe garantizar el funcionamiento continuo de sistemas críticos de negocios y estratégicos e incrementar los niveles de servicio, mientras trata de enfrentar la marea de la demanda extremadamente fluctuante del sistema.


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“Todo negocio hoy compite en dos mundos: un mundo físico de recursos que los gestores pueden ver y tocar y un mundo virtual hecho de información. Este último ha generado el mundo del comercio electrónico, un nuevo medio de creación de valor.”

Rayport y Sviokla, 1995

Sistemas de información interorganizacionales


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Los SI deben dar servicio a cada uno de los niveles y funciones del negocio:Diferentes clases de SI

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. (Laudon y Laudon, 2001)


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Arquitectura de Información e Infraestructura de SI

Arquitectura de información e infraestructura de TI. (Laudon y Laudon),


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Misión de los SI

Mejorar el desempeño de las personas dentro de las organizaciones a través del uso de las TI.

Líder Ejecutivo CIO


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Efectos: Nuevos modos de hacer negocios. Cambios en las relaciones entre compradores y

vendedores. Alteración de las posiciones competitivas. Creación de barreras de entrada y salida en

diferentes segmentos industriales.


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La información como política estratégica: Utilización de las SI para implementar estrategias competitivas:

Liderazgo en costes. Diferenciación de productos. Focalización del mercado.

Evolución: EDI (Intercambio Electrónico de Datos) Internet. Agentes inteligentes.


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Sistemas de Información


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Desarrollo de Sistemas de Información

1. ¿Qué aplicaciones desarrollar?.

2. ¿Cómo evaluamos las inversiones en SI?

3. ¿Qué enfoque de desarrollo utilizar?.

4. ¿Cómo desarrollar SI de mayor calidad?.


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1. ¿Qué aplicaciones desarrollar?

Aquellas que solucionan los “dolores de cabeza” del corto plazo... y

que no consumen muchos recursos (gente, tiempo) Ejm: hacer aplicativos de entrada de datos o de interfaces.

Revisar la cartera de aplicaciones (generada en el PETI). Podemos encontrar sorpresas (proyectos justificados

olvidados).

Recordar que no siempre tenemos los recursos necesarios para hacer todo.


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1. ¿Qué aplicaciones desarrollar? …

Aquellas que tienen un rol estratégico (permiten mantener / ganar

ventaja competitiva) Permiten mejorar / innovar procesos de negocios

Ejm: Workflow que promueve el trabajo colaborativo. Permiten redefinir el negocio (productos / servicios)

Ejm: Desarrollo de aplicaciones e-commerce. Permiten redefinir las relaciones con socios

Ejm: Desarrollo de aplicaciones B2B.

Es decir aquellas que “venden” mejor al área de TI.


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1. ¿Qué aplicaciones desarrollar? …

¿Quién define qué aplicaciones desarrollar y su prioridad, los usuarios o el personal de TI? Ambos: usuarios deben buscar oportunidades de mejorar o

innovar usando TI. Ellos deben definir “conjuntamente” con el personal de TI las prioridades de desarrollo.

El personal de TI debe estar preparado para habilitar los cambios. Ambos deben trabajar en conjunto (activo de TI).

Gerencia de TI debe hacer notar a la alta dirección las oportunidades que ofrecen los SI.Marketing de SI.


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2. ¿Cómo evaluamos las inversiones en SI?

Un proyecto de inversión en SI puede evaluarse desde dos perspectivas:

1) Estratégica Basada en percepción (innovador, necesario, obligatorio) Se justifica sin métricas “duras”

Ejemplo: Investigación de nueva tecnología (piloto)


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2. ¿Cómo evaluamos las inversiones en SI? …2) Económica

Se espera retorno tangible (medible) en periodos de tiempo

predefinido Requiere justificarse con métricas “duras” Necesitan compararse con otros para definir su viabilidad Ejemplo: Invertir en migrar las aplicaciones a nueva

plataforma

Es importante encontrar el factor que hace a un proyecto de SI evaluable

por cualquiera de estos dos métodos.


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3. ¿Qué enfoque de desarrollo utilizar?

Desarrollo propio

SAPSAP R/3R/3

FIFIFinancialFinancial

AccountingAccounting

COCOControllingControlling

AMAMFixed AssetsFixed Assets

MgmtMgmt..

PSPSProjectProjectSystemSystem

WFWFWorkflowWorkflow

ISISIndustryIndustry

SolutionsSolutions

MMMMMaterialsMaterials

MgmtMgmt..

HRHRHumanHuman

ResourcesResources

SDSDSales &Sales &

DistributionDistribution

PPPPProductionProductionPlanningPlanning

QMQMQualityQuality

ManageManage--mentment PMPM

Plant MainPlant Main--tenancetenance

SAPSAP R/3R/3

FIFIFinancialFinancial

AccountingAccounting

COCOControllingControlling

AMAMFixed AssetsFixed Assets

MgmtMgmt..

PSPSProjectProjectSystemSystem

WFWFWorkflowWorkflow

ISISIndustryIndustry

SolutionsSolutions

MMMMMaterialsMaterials

MgmtMgmt..

HRHRHumanHuman

ResourcesResources

SDSDSales &Sales &

DistributionDistribution

PPPPProductionProductionPlanningPlanning

QMQMQualityQuality

ManageManage--mentment PMPM

Plant MainPlant Main--tenancetenance

Solución integralSI

Outsourcing

R/3 = Real Time (Tiempo Real) / 3 capas (Presentación, Aplicación, Base de Datos).En Alemán: SAP Aktiengesellschaft (AG), Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung.


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A. Soluciones adoptadas por niveles

Nivel Operativo

1. Gestión

2. Negocio

ERP: Conformado por el catálogo de aplicaciones de gestión por área funcional /servicio o proceso.

e-Learning: Sistema de soporte formado por el catálogo de aplicaciones para la enseñanza presencial o virtual.



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A. Soluciones adoptadas por niveles (cont.)Nivel Táctico

3. Apoyo:

4. Decisión:

DATA MINING: Sistema de minería o explotación de datos (OLAP/DWH) formado por el conjunto de Data Marts de cada área de negocio/servicio o proceso

DDS (Decisional System Suport): Sistema de soporte formado por el catálogo de EIS (Executive Information System) o Cuadros de mando de cada unidad /cargo /puesto / persona.

Nivel Estratégico



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B. Soluciones comunes para todos los niveles

Entorno de trabajo colaborativo Asistentes de gestión Servicios de red: foros, e-mail, SMS, portal personalizado,

infraestructura...

Objetivo fundamental: la integración de todas las soluciones en un único sistema de información. Concepción global



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4. ¿Cómo desarrollamos SI de mayor calidad? … La arquitectura e infraestructura de información.

¿Cómo pueden desarrollar las organizaciones una arquitectura de

información y una infraestructura de SI que apoyen sus metas

comerciales?. Inversión en SI.

¿Cómo pueden determinar las organizaciones el valor comercial de

los SI?. Responsabilidad y control.

¿Cómo pueden asegurar las organizaciones que sus SI se usan de

una manera ética y socialmente responsable?.


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4. ¿Cómo desarrollamos SI de mayor calidad? …

Aplicación de estándares. Determinar una metodología para el desarrollo de las

aplicaciones. Certificación internacional.

Implementar marcos de referencia: COBIT, ITIL, CMMI,

PMI.


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Los SI y la Integración del Negocio

La relación entre la integración del negocio y la integración de

sistemas está lejos de ser perfecta. La falta de integración de sistemas puede frenar la integración del

negocio, y la existencia de una cierta cantidad o tipo de integración

de sistemas puede ser necesaria para apoyar la integración del

negocio. De ninguna manera es cierto que la integración de sistemas

producirá los tipos de integración del negocio que se requieren.


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Los SI y la Integración del Negocio

La integración de los sistemas puede ser necesaria, pero no siempre

es suficiente para lograr la integración del negocio.

Algunas compañías hacen inversiones innecesarias para la

integración de sistemas o no seleccionan correctamente el tipo de

integración de sistemas, según sus particularidades comerciales.


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Implantación de software


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¿En qué consiste la implantación? Es poner operativo en la empresa el SI. Puede implicar:

Adaptar el sistemaAdoptar el sistema

Los analistas funcionales juegan un rol preponderanteApoyados por los consultores.


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¿En qué consiste la implantación?

Puede implicar: Rediseño en los procesos para adecuarse a las “mejores prácticas”

• Implica personalizar los parámetros del sistema– Para que el sistema se comporte de determinada manera.– Se hace a través de interfaces (pantallas) de usuario.– Es obligatorio antes de usar el sistema.

Adaptación del sistema estándar a los requerimientos (procesos) específicos de la empresa.

• Si amerita se puede modificar el sistema. Adoptar una solución empaquetada Una combinación (consenso) entre ambos (adaptación y adoptar).


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Beneficios de una solución integral

Alinean el desarrollo informático con las estrategias del negocio.

Mejoran el soporte a los diferentes procesos

Se dispone de información integrada, oportuna y de calidad

Se cuenta con una base de información que facilita la toma de decisiones

en los diferentes niveles.

Se cuenta con una herramienta parametrizable

Que permite una rápida reacción a los cambios del entorno.

Facilita y promueve el rediseño de procesos de la empresa a fin de hacerla

más competitiva.


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¿Qué factores determinan el éxito o fracaso del proceso de implantación de un

software?


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Factores críticos en la Implantación

Escoger la metodología adecuada de implantación. Definir el modelo conceptual.

Modelo “tal como está”. Modelo “debe ser así”.

Reingeniería o customización del SW. Interfaces. Entrenamiento.


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Escogiendo la metodología básica adecuada

Metodologías de Implantación

Big Bang

Por fases

Implantación simultánea de múltiples módulos.

Requiere gran cantidad de pruebas.

Los módulos son implementados uno a la vez o en grupos (implantación secuencial).

Requiere esfuerzo en desarrollar interfaces con los sistemas heredados (legacy systems).


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Causas del éxito y fracaso en la Implantación:

1. El papel de los usuarios en el proceso de implantación

Usuarios involucrados en el proceso tienen más oportunidades de moldear el sistema a sus requerimientos.

Debieran ser designados como líderes. Tendrán actitudes positivas hacia el sistema y su

implantación: Porque lo sienten como suyo Responsables del control de cambios

Usuarios deben impulsar la capacitación y puesta a punto.


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2. Apoyo de la alta dirección para el esfuerzo de implantación

Lograr el apoyo de todos para el proyecto. Asegurar los fondos y recursos suficientes. Todos los cambios (en políticas, procesos, hábitos)

dependerán del apoyo de la Dirección para que

sean ejecutados. Se crean expectativas de reconocimiento y

recompensa.

Causas del éxito y fracaso en la Implantación:


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Causas del éxito y fracaso en la Implantación

3. Conformación de equipos de implantación efectivos

Consultores funcionales

Analistas funcionales(equipos)Usuario final

Soporte (equipo técnico)


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Procesos complejos, cambiantes o poco estructurados.

Proyectos con tecnologías nuevas que no han sido adecuadamente probadas.

Requerirán:• Habilidades para la abstracción, modelamiento y

estructuración.• Gestión efectiva de riesgos.• Buena gestión de los cambios.• Experiencia con la tecnología (pilotos).

Ojo con la curva de aprendizaje.

4. Nivel de complejidad de los procesos y riesgo tecnológico


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5. Una adecuada gestión del proceso de implantación

SI involucra a diversos grupos de interés Cada uno con diferentes expectativas.

Ojo con las estimaciones Ignorancia y optimismo. Añadir más personal no significa menos tiempo.

La capacitación de los usuarios es FCE. La comunicación efectiva es otro FCE. Una mala gestión significa:

Costos excesivos. Mayor tiempo. No se cumplen expectativas (poca calidad). No se obtienen los beneficios ofrecidos.


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Administración de la implantación

Superar la resistencia del usuario La participación del usuario es un FCE. Ojo con los usuarios que buscan intereses privados en vez de

objetivos de la empresa. El proceso requiere cambio organizacional debe enfocarse

en Administrar ese cambio.

Administración adecuada del cambio como un factor para el éxito


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Administración del conocimiento

Cómo resolver problemas del SI sin tener que contratar "expertos"

cada vez que ocurre algo. Si la implantación se hizo con el apoyo de consultores es importante

asegurar la transferencia de conocimiento y la documentación. Las grandes compañías mantienen bases de datos de conocimientos

durante y después del proceso de implantación.


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Organización de la implementación

Líder Ejecutivo

Responsables de procesos

Administracióndel Proceso

Equipos de Procesos

Equipos de Implementación Técnica

Integración del Equipo

Comité de direcciónConciliación del Proceso

Se requiere un líder técnico y de gestión. Reuniones frecuentes del equipo. Realizar revisiones técnicas del proyecto.

Buscar afinidades entre los miembros. Asegurar el respaldo y soporte técnico

necesario.


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Roles y habilidades del personal Cada trabajador tiene que ser entrenado en sus procesos, los procesos

relacionados y el impacto de sus acciones en toda la compañía: Acordarse del concepto: “Visión de Proceso”.

La implementación no debe crear dependencia de los consultores: Los miembros del equipo de implantación deben convertirse en los

nuevos consultores. Debe asegurarse una adecuada transferencia del Know How.

Se promueve la formación de "Super Usuarios" en cada departamento o función empresarial.


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Costos Ocultos

Entrenamiento. Integración y pruebas (interfaces). Conversión de datos. Análisis de datos. Datos de fuentes externas. Rendimiento de las aplicaciones. Costos de consultoría.


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¿Por qué fallan los Sistemas de Información?

Requieren mucho reproceso Tiempo de respuesta inadecuado

No contempló requerimientos esenciales Interfase inadecuada (“duro”) Estructura inadecuada

Datos inconsistentes Incompletos Demoras en procesarlos

Costos de operación por encima del Presupuesto

Costos escondidos (soporte)

Diseño:

Datos:

Costos:

Operaciones:

Usuarios: No opera como se esperaba. No está listo cuando se

necesita No puede ser utilizado de

manera confiable. Cambios en la forma de trabajo


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La integración del SI


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Los sistemas como cambio organizacional planeado:

“Cuando diseña un nuevo SI se esta rediseñando a la institución”


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Enlazando los SI al plan de negocios

Establecimiento de los requerimientos institucionales de información: Análisis de la Empresa; el método central usado en el enfoque de análisis de la empresa es tomar una muestra grande de administradores y preguntarles: ¿Cómo usan la información ? ¿De donde la obtienen ? ¿Cómo es su ambiente ? ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Cómo toman las decisiones y cuales son sus necesidades de datos?


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¿Quién esta involucrado en la construcción de los SI?

Existen dos principales grupos que están involucrados en la

construcción de Sistemas:

La organización La Gerencia de TI


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¿De donde provienen las ideas para los sistemas?

Estas Ideas provienen de tres fuentes:

La Alta Dirección. Los Usuarios Finales. La Gerencia TI.


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Integración de los sistemasSistema

integrador

Base de Objetos de Negocio

Base de Reglas de Negocio

Interfaz Común

Sistema de Información

de Operaciones

Sistema de Información Comercial

Sistemas contables,

administrativos.

Eventos

Objetos de Negocio

Sistemas de Información

gerencial


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Integration - Configuration Management

Releases

Workspace (Files) Management

Build managementReuseVersion Control PVCS tool

Software Development and Customizing Process SupportReports

The integrated IS architecture must be based on a efficient configuration management tool to help on maintenance and support

The complete software configuration management solution includes version control, change management configuration, and reporting on versions.


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Generalidades La automatización de procesos conduce a tener altos índices de

satisfacción del cliente:Productos con costo inferior.Productos entregados a tiempo.

Tecnología disponible:Las TIC permiten integrar ambientes de trabajos heterogéneos.Los costos de automatización son relativamente bajos.

Dificultad:Modelar de manera integrada el proceso.Definir las aplicaciones necesarias para las diferentes actividades

no es sencillo.


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¿Qué es un ERP?

Planeación de los recursos de la empresa (Enterprise Resource

Planning).Es una aplicación de software que automatiza e integra tanto

los procesos del manejo del negocio así como la producción.

Los sistemas ERP ligan todas las operaciones de la compañía

incluyendo: Recursos Humanos, finanzas manufactura y distribución,

así como también conecta a la empresa con sus clientes y proveedores.


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Planeación de Productos Compras de partes Manejo de Inventarios Interacción con Proveedores

Proveen Servicio a Clientes Seguimiento de órdenes Finanzas de la empresa Manejo de Recursos Humanos

ERP principales tareas de apoyo:

¿Qué es un ERP?


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1970’s 1980’s

1990’s 2000’s

Evolución del ERP

MRP(Materials Requirement Planning)

MRP II(Manufacturing Resource Planning)

ERP(Enterprise Resource Planning)

EERP(Extended ERP)

Control de inventarios, CRP

MRP,planeación maestra,compras, pronósticos, SFC, embarques, recepciones, CxC, CxP, G.L.

MRP II, ventas, mercadotecnia, configuracion de productos, garantías, servicio clientes, DRP, calidad, planeación avanzada

ERP, automatización fuerza de ventas, comercio electrónico, cadena de suministro, data warehousing, inteligencia de negocio


Optimiza procesos y modelo de negocio.

Integración de procesos e información.

Reducción de tiempos de ciclo.

Soporte para el crecimiento.

Optimización de inventarios.

Optimización del servicio a clientes.

ERP- Beneficios Cualitativos

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62Procesos de negocio: ERP

INFRAESTRUCTURA EMPRESA

ADMINISTRACIÓN RECURSOS HUMANOS

DESARROLLO TECNOLOGÍA

APROVISIONAMIENTO

Logísticainterna

Logísticaexterna

Serviciopost-venta

MA

RG

ENM

AR

GEN

Com

erci

aliz

ació

n y

vent

as

Prod

ucci

ón

SISTEMA ERP

Funciones Back-Office Funciones Front-Office

Análisis dedatos

Recursoshumanos

Fabricación

FinanzasGestión de

la cadena devalor

Ventas

Servicios


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PLAN MAESTRO DE PRODUCCIÓN

GESTIÓN DEL INVENTARIO

ESTRUCTURA DE FABRICACIÓN

COMUNICACIÓN CON SUMINISTRADORES

LANZAMIENTO DE PEDIDOS

ÓRDENES DE TRABAJO

RUTAS Y PLAZOS DE ENTREGA

ÓRDENES DE VENTAS FACTURACIÓN

CUENTAS A COBRAR

CONTABILIDAD GENERAL

CUENTAS A PAGAR

ERP


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Módulos de los ERP Principales módulos:

Producción. Finanzas. Distribución. Recursos humanos.

Otros módulos: Gestión comercial. Control de almacén. Mantenimiento. Gestión de proyectos. Servicio postventa y soporte. Herramientas de desarrollo.

Módulos con autonomía propia.


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Partners DiseñadoresIntermediarios Instaladores

Extranet

Organización documental. Directorio de personas. Gestión del conocimiento.

Marketing directo. Testing de productos. Análisis del cliente. Personalización.

Coordinación logística Mercados digitales Integración inventario

Planificación de producción Compra de materiales Gestión inventario Logística Contabilidad Gestión de ventas

Proveedores ClientesERP

IntranetSCMB2B

CRMB2C

Administración en red


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Razones para implantar un ERP

Simplificar y estandarizar la infraestructura de TI (grandes

cantidades de sistemas antiguos y diferentes entre sí).

Necesidad de acceder a información fiable para mejorar las

interacciones y comunicaciones con clientes y proveedores.

Mejorar los procesos de negocio, gracias a una mejor

disponibilidad y calidad de datos e información del funcionamiento

de la empresa.


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¿Principales proveedores ERP?

• SAP• Baan• Oracle• People-Soft

• J.D.Edwards• Microsoft• IBM• Otras compañías pequeñas.

Algunos proveedores de ERP se listan a continuación:


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Conclusiones

En muchos casos la Implantación de un software (“paquete”/ ERP)

implica reingeniería: porque se adoptan nuevas formas de trabajar. Los beneficios de la implantación no ocurren solos, deben ser

deliberadamente perseguidos y Gerenciados. Un entendimiento incorrecto de la naturaleza de un ERP y su

implementación conlleva a la mala percepción de los requerimientos

para el éxito y por lo tanto a su manejo ineficaz, ocasionando

dificultades e incluso el fracaso


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Aún cuando una empresa haya cantado victoria en implementar

un ERP, no es sino después de algunos meses o años que esta

victoria se convierte en beneficios "reales" para la empresa.

Las personas que participaron en la implantación todavía serán

necesarias para mantenimiento y soporte de los procesos.

Conclusiones

Education

Sistemas informacion