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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
HOLMAN NANÑID LOPEZ SALGUERO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II
BOGOTÁ
2015
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
HOLMAN NANÑID LOPEZ SALGUERO
Tutor (a)
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
Licenciado en Educación
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II
BOGOTÁ
2015
CONTENIDO
INTRODUCCION ................................................. .................................. 4
OBJETIVOS .…………………………………………………………… 5
1.SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL…………………………………. 6
1.1 REQUISITOS ……………………………………………………………… 7-8
2. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ….. 9
3. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL , CARACTERÍSTICAS
QUE DEBE REUNIR DICHO SISTEMA. ………………………………….. 10
4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO …………………11-15
5. CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA
LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTAL …16
5.1 MANERA EN LA QUE SE GARANTIZA LA INTEGRIDAD
DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA……………………………………16
CONCLUSIONES ……………………………………………………………………17
REFERENCIAS ………………………………………………………………………18
INTRODUCCION
En este taller se dará a conocer uno de los significados del Sistemas de Gestión
Documental, teniendo en cuenta sus generalidades y características de acuerdo con el
decreto 2609 del 2012. Pero ¿Quedaríamos conformes solo con esta definición del
Sistema de Gestión Documental?, profundizando un poco mas el tema llegaremos a
una entidad que ya tiene su Sistema de Gestión Documental implementado
(Superintendencia de Notariado y Registro), dando a conocer parte de este Sistema.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
• Aumentar el conocimiento, relacionado a los Sistemas de Gestión Documental,
identificando en su mayoría cada una de las partes y los componentes que lo conforman.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Saber que es un Sistema de Gestión Documental.
• Conocer las generalidades y características que hacen parte del Sistema de Gestión
Documental.
• Indagar y conocer la implementación y el funcionamiento del Sistema de Gestión
Documental en una entidad.
1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Actualmente, se está produciendo un proceso de transición del papel a los soportes electrónicos
con el objeto de mejorar la eficacia y la eficiencia organizativas. Por ello, se hace necesario
definir un modelo de gestión documental que, desde una perspectiva global, respalde la
implantación de un sistema de gestión documental que garantice procesos sistemáticos de
creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos y que preserve estos como
evidencia de las actividades de la organización a lo largo del tiempo. El alcance y contenido de
un modelo de gestión documental varía dependiendo de los objetivos de la organización y de los
planes previstos en materia de gestión de documentos. Habitualmente, este modelo se desarrolla
orientándolo a las particularidades que presenta la gestión de documentos electrónicos. Se puede
decir que los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que
disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y
técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos
convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos
administrativos.
La industria informática, por motivos de marketing o, simplemente, por mal conocimiento del
sector, ofrece como documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar
documentos administrativos, pero no para gestionar documentación científico- técnica. Por otro
lado, en los departamentos de informática de las empresas, es frecuente que el personal
informático desconozca el hecho de que existen programas especialmente diseñados para ese tipo
de documentos y, normalmente, tienden a imponer aquellas soluciones que conocen bien, pero
que no proporcionan a los documentalistas las herramientas adecuadas para su trabajo.
1.1 REQUISITOS
Antes de implementar el Sistema de Clasificación Documental.
Proceso Misional
Se debe eliminar todos los elementos metálicos del documento físico, como ganchos de
cosedora, clips, además otros elementos como post-it, bolsas plásticas, bandas elásticas, eliminar
los bordes maltratados perfilando el documento y reparación del mismo con cinta mágica. A
continuación debe realizar un conteo de los folios y anexos del documento preparado. Debe
tener conocimientos legales y formales de los documentos que se van a manejar en la entidad.
Digitalización
Se debe tener manejo óptimo del escáner, y tener claro el orden en la cual debe ir escaneado el
documento. Manejar la configuración de los parámetros de digitalización del escáner.
Indexación
Se debe conocer plenamente todos los tipos de documentos que maneja la entidad. Control de
Calidad Debe comparar que tanto el documento físico como la imagen digitalizada sean
idénticas, el número de imágenes sea igual, y los tipos documentales seleccionados y los campos
sean los indicados.
Al implementar el Sistema de Clasificación Documental.
Parámetros del sistema
Los administradores puedan controlar, visualizar y reconfigurar parámetros del sistema. (Por ejemplo espacio en disco e indexación).
Soportar los Cuadros de Clasificación Documental
El SGDEA tiene que soportar el Cuadros de Clasificación Documental de la organización y ser compatible con él.
Creación de elementos
Creación de nuevas clases7 en cualquier posición de los Cuadros de Clasificación Documental (cuando no existan previamente expedientes).
Reubicar
Permitir la reubicación de un expediente en un lugar distinto del cuadro de clasificación, garantizando que todos los documentos electrónicos de archivo sigan vinculados con el expediente. Solo el administrador podrá realizar esta acción, dejando manifiestos los pasos seguidos de esta reclasificación.
Búsquedas
Incluir varias funciones de búsqueda que actúen sobre los metadatos asociados y en el contenido contextual de los documentos de archivo, expedientes, etc.
Búsquedas homogéneas
Instrumentos de búsqueda integrados y presentados de la misma manera, para realizar las consultas en todos los Cuadros de Clasificación Documental. De igual manera estos instrumentos deben implementarse para expedientes .
Copiado
Copiar el contenido de un documento electrónico de archivo, para crear un documento nuevo, garantizando la conservación íntegra del documento de archivo original.
Creación y gestión de varios Cuadros de Clasificación Documental
Poder crear y usar simultáneamente varios Cuadros de Clasificación Documental .
Referencias cruzadas
Crear referencias cruzadas entre expedientes relacionados.
2. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de
cuadros de clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas
de valoración documental (TVD).
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa
(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en
series y subseries.
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte
de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a
largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su
creación.
Según decreto 2609 del 2012
3. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL , CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR
DICHO SISTEMA.
a) Conformidad: Los sistemas de información, incluyendo
los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE),
deben respaldar la gestión de la información a partir de los
procesos administrativos de las entidades.
b) Interoperabilidad: Los sistemas de gestión documental deben
permitir la inte-roperabilidad con los otros sistemas de información,
a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad
tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o
internacionales adoptados por las autoridades o instancias
competentes.
c) Seguridad: Los sistemas de gestión documental deben
mantener la información administrativa en un entorno
seguro.
d) Metadescripción: Se debe procurar la generación de metadatos
normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos
sistemas y aplicativos.
e) Adición de contenidos: El sistema de gestión documental
debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los
documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la
autenticidad, valor evidencial e integridad de los
documentos.
f) Diseño y funcionamiento: La creación y captura de documentos en
el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan
simple como sea posible.
g) Gestión Distribuida: Los sistemas de gestión documental
deben ofrecer capacidades para importar y exportar
masivamente los documentos (series, subseries y
expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros
sistemas de gestión documental).
h) Disponibilidad y acceso: Un sistema de gestión de documentos
electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad,
inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los
documentos electrónicos en su contexto original, así como su
capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento. i)
Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de
tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y
normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos
en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de
servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal
competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo
ambiental sostenible.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
LINEA DE PRODUCCION VERSION
BOGOTA D.C., 11 DE OCTUBRE DE 2010
OBJETIVO GENERAL
Presentar paso a paso el uso del Sistema de Gestión IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR y
actividades propias a desarrollar frente al proceso misional y subprocesos del documento sujeto de
registro, por correcciones y/o actuaciones administrativas.
ALCANCE
Aplica a todos los documentos que se recepcionan, se producen y deben ser preparados para surtir
el proceso de digitalización, indexación, control de calidad y consulta del Sistema de Misional, para
luego ser conservados en el archivo de gestión físico.
DESCRIPCION ACTIVIDAD
1. Dar doble clic en el icono de IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR que se
encuentra en el escritorio de Windows.
2. Inicie Sesión presionando el botón INICIAR SESIÓN y en el cuadro que aparece de
INICIO DE SESIÓN ingresar con un Usuario Activo y Contraseña Valida con los
permisos necesarios para realizar la digitalización, dar clic en el Botón INICIAR.
3 Ingresa a la ficha COMPONENTES y dar clic en el botón CALIDAD. En este botón
se van hacer los dos procesos de tipificación y calidad.
El funcionario de calidad deberá recoger los documentos digitalizados quedara
automáticamente como responsable del físico que ha revisado.
5 En la malla de CALIDAD, seleccione el registro al que va a realizar control de
calidad.
Nota: El registro sombreado de naranja es el seleccionado.
6 En la Ficha Preliminar de Registros ir al botón EDITAR y dar clic sobre este, se
despliega una lista, dar clic en CONTENIDO o si desea puede oprimir la tecla F8.
7 Inmediatamente ingresa a la ficha Editor de Contenido en el Turno actual que esté por
Tipificar,. Verificar que los datos que aparecen en los documentos digitalizados sean los
mismos de la Meta Data.
8 Se inicia la tipificación llenando los campos que se requieran para complementar la información de los documentos. En el lado izquierdo se encuentra la Barra de información de Registro con el listado de las imágenes y/o archivos a tipificar, puede realizar la tipificación de dos (2) formas:
• En la columna Tipo (la fila que se encuentra sombreado de naranja) se da doble clic y se despliega una lista de la cual se debe seleccionar el Tipo Documental al que pertenece la imagen y/o archivo, o en la Columna Código digitar el Código del Tipo Documental y presione la tecla ENTER.Seleccione de la lista Seleccione de la lista el código Tipo documental.
• 9 Dado que no es necesario tipificar manualmente todos los Documentos que consecutivamente posean el mismo Tipo Documental, dejándolos en blanco y tipificando solo el documento inicial de cada Tipo Documental diferente al anterior. Para completar los tipos documentales que aún se encuentran vacíos y corresponden al tipo documental anterior, se da clic en el botón SUBSERIES Y/O TIPOS que se encuentra en la Barra de Herramientas del Editor de Contenido y los campos vacíos se completan.
10 Opcionalmente si el Tipo Documental posee índices puede realizar la Indexación de estos de acuerdo al título del Índice.
• NOTAS IMPORTANTES:
No es obligatorio ingresar los datos solicitados en los índices.
No todos los Tipos Documentales pueden tener índices activos.
TIPOS DOCUMENTALES CON INDICES TIPOS DOCUMENTALES SIN INDICES
11 Al finalizar la indexación, Verificar cantidad de folios tanto físicos como imágenes, que se haya realizado correctamente la indexación o tipificación de imagen (Tipo) y en sus índices de Archivo, en caso de evidenciar errores en la imagen o su respectiva tipificación se debe realizar la corrección pertinente. Para el proceso de re Tipificación solo debe seleccionar del listado el tipo correcto, para el caso de re digitalización debe seleccionar el registro para su borrado usando el botón eliminar del grupo Contenido y posteriormente realizar el proceso de digitalización con el botón Captura Simple del grupo Captura. de todos los tipos documentales.
• NOTA IMPORTANTE:
• Los datos de los Índices de la Meta Data y los de la Información del registro son tomados del Sistema Misional y no son modificables desde IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR, para modificar datos que se encuentren erróneos realice el proceso normal que hace sistema misional para realizar la modificación y esta se actualice en IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR.
12 Para continuar con el siguiente Turno y previa grabación de lo digitalizado en el Turno actual clic en el botón CARGAR para que pueda continuar con el siguiente Turno que esté pendiente de tipificación y calidad.
• NOTAS:
Los Turnos siempre aparecen en el orden en el cual ingresaron al Sistema Misional.
En caso que no haya ningún Turno pendiente para realizar el proceso de digitalización aparecerá un
mensaje indicando esta eventualidad.
13 Opcionalmente puede buscar los Turnos desde la malla sin salir del Editor de Contenido con ayuda del Botón Buscar, al presionarlo con el Mouse (Ratón) aparecerá un cuadro en el que debe ingresar el código completo del Turno y presionar el Botón Buscar del cuadro. Si el Turno producto de la Búsqueda se encuentra listo para la tipificación y calidad aparecerá un mensaje que le
14 Indica que se ha ubicado el Turno y debe seguir las instrucciones del cuadro. Si el Turno producto de la Búsqueda no se encuentra listo para la tipificación y calidad aparecerá un mensaje que le Indica que no se ha ubicado el Turno, por lo tanto al darle clic a Aceptar deberá hacer de nuevo la búsqueda.
15 Cuando haya terminado su proceso de digitalización clic en el botón CERRAR
SISTEMA DE GESTIÓN IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SUPER
INTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
5. CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTAL
Fase de prueba: El sistema de gestión documental se pone en marcha de forma experimental en un área de trabajo de la asesoría aplicando los nuevos procedimientos. Esto permitirá comprobar el funcionamiento del sistema y corregir posibles deficiencias.
Fecha de puesta en funcionamiento: A partir de un día determinado todo el personal comenzará a trabajar con el nuevo sistema de archivo.
Período de adaptación: Durante un cierto tiempo puede ser conveniente mantener los dos sistemas con determinadas funciones o en algunas áreas de trabajo de manera que la adaptación sea gradual.
Período de evaluación: Transcurrido un plazo de tiempo previamente definido a partir de la fecha de puesta en funcionamiento, se analizan los resultados obtenidos, se realizan los ajustes necesarios en el sistema de gestión documental pertinentes y se da por concluido el proceso de implementación
• 5.1 MANERA EN LA QUE SE GARANTIZA LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA.
Pensando en el usuario: hay que intentar ver los procesos y los procedimientos tal como los perciben las personas que los desempeñan.
Potenciando el trabajo en equipo: eliminando las barreras entre las diferentes categorías del personal.
Involucrando a todo el personal: en el proceso de evaluación, control y seguimiento.
Entendiendo , tratando los fallos y quejas como una oportunidad de mejora.
Adoptando medidas y controles de evaluación continua.
CONCLUSIONES
• Se Aumentó el conocimiento relacionado con los Sistemas de Gestión
Documental, identificando en su mayoría cada una de las partes y los
componentes que lo conforman.
• Se dio una definición de lo que es un Sistema de Gestión Documental.
• Se Conocieron las generalidades y características que hacen parte del Sistema
de Gestión Documental.
• Se conoció la implementación y el funcionamiento del Sistema de Gestión
Documental en una entidad.
REFERENCIAS
• Decreto 2609 de 2012 capítulo III
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958Gestión
Documental
• Metodología para implantar un sistema de Gestión Documental en una organización
http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/v10n15a11.pdf
• Recopilado de: http://es.slideshare.net/josealbalat/gestion-documental-
14736045?related=1
• Recopilado de:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_siste
ma_de_gestin_documental.html
• Recopilado de: http://www.guiagestiondocumental.com/documental/index.html
• Recopilado de:
https://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/SIG2011/GestionL
ogistica/documental/procedimientos/irisdocumental.pdf
