Upload
sislink
View
143
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
UGM
SISLink; vrijdag 21 juni 2013
Eenduidige communicatie in de ruimste zin van het woord
2
Erasmus universiteit BV2013Bijv. MSI, SAP
Fico en SISUGM
In 2010 is de Erasmus Universiteit Rotterdam onder de noemer Bedrijfsvoering 2013 (BV2013) gestart met een breed programma om de bedrijfsvoering te optimaliseren en moderniseren.
Het programma BV2013 realiseert verbeteringen in de bedrijfsvoering zodat wetenschappers in staat gesteld worden zich te richten op hun core business. Buiten dat hiermee lang verwachte verbeterslagen gemaakt worden, onderzoekt het programma hoe de ondersteuning effectiever en efficiënter georganiseerd kan worden.
Er zijn 6 programma’s met in totaal 50 projecten. Eind 2013 worden de meeste projecten afgesloten.
Vanuit het BV2013 project bij de EUR is het opstellen van een begrippenkader geïnitieerd
3
ICT-Infrastructuur
Gegevens
Bedrijfsprocessen Applicaties
Scope: hele EUR
Een gemeenschappelijk begrippenkader draagt bij aan het krachtig verbinden van processen en systemen
4
Dit belang onderkenden we ook bij de knelpuntenanalyse die vooraf ging aan het SIS project
Inefficiënties: door het onvoldoende bundelen van kennis en ervaring ontstaan er dubbelingen in taken
Onvoldoende inzicht en informatie: het presenteren en vergelijken van goede informatie is zeer lastig en heeft gevolgen
voor sturingsmogelijkheden
Kwaliteitsverlies: door fragmentatie van taken, gebrekkige koppelingen tussen systemen en door onduidelijkheden
Mogelijke daling klanttevredenheid en risico voor realisatie strategie
5
Daarom besloten tot UGM (Universitair Gegevensmodel)
Wat is het?
- Een centrale plek waar
- procedures & processen, data, regelgeving en begrippen
- worden vastgelegd
- en met elkaar in verband worden gebracht.
Wat doet het?
- Structuur en duidelijkheid aanbrengen
- in de veelheid aan informatie en regelgeving
- om zo o.a. complexiteit te reduceren en eenduidige communicatie mogelijk te maken.
6
Universitair Gegevensmodel (UGM) voor SIS
Inefficiënties: door het onvoldoende bundelen van kennis en ervaring ontstaan er dubbelingen in taken
Onvoldoende inzicht en informatie: het presenteren en vergelijken van goede informatie is zeer lastig en heeft gevolgen voor
sturingsmogelijkheden
Kwaliteitsverlies: door fragmentatie van taken, gebrekkige koppelingen tussen systemen en door onduidelijkheden
Mogelijke daling klanttevredenheid en risico voor realisatie strategie
UGM: Beschrijven van procedures & processen in combinatie met gegevens en rollen om van daaruit procesoptimalisatie te
realiseren
UGM: Helder en eenduidig definiëren van termen om van daaruit de juiste onderlinge verbanden te leggen als basis voor onder
andere rapportages
UGM: Beschrijven van informatiestromen bekeken vanuit de faculteiten en ondersteunende organisatie om van daaruit te linken
naar systemen en een juiste implementatie te faciliteren
Verhoging klanttevredenheid en realisatie strategie
7
Met een expertgroep uit de organisatie is het inschrijfproces geanalyseerd
Rapportages met vergelijkbare
gegevens
Begrippenlijst
Verwoordingen
Datamodel
Procesdocumenten
Overzichtsplaten
Proceshandboek met taakbeschrijvingen die
aansluit op het systeem
Universitair GegevensModel
UniversitairGegevens Model
8
De resultaten tot nu toe en het beoogde vervolg
Osiris Inschrijflive op 6 juni
Proceshandboek voortoelaten en inschrijven
Incorporatie van PNA resultaten in
proceshandboek
CogNIAM-aanpaktoepassen bij Toelaten+
CogNIAM-aanpaktoepassen bij Studievolg
Juni Oktober
9
Zo werken we op alle niveaus met dezelfde begrippen
Manager Docent StudentMedewerker
student (studenten)
Een {student} is een [natuurlijk persoon] die een [studie] volgt in het [hoger onderwijs]. Een
{student} verkrijgt bij het succesvol einde van de [studie] een [bachelortitel] of een [masterstitel].
Een {student} in het kader van de wet ""Wet [studiefinanciering] 2000" " wordt gedefinieerd als:
degene die [hoger onderwijs] volgt, niet zijnde een [extraneus].
student bij de EUR (studenten bij de EUR)
Een {student bij de EUR} is een [student] die staat of stond ingeschreven bij de [EUR].
student bij de EUR die is aangemeld bij DUO (studenten bij de EUR die zijn aangemeld bij
DUO)
Een {student bij de EUR die is aangemeld bij DUO} is een [student bij de EUR] die met zijn
[inschrijving] is aangemeld bij de [DUO].
CogNIAM-aanpak
11
Waar houdt kennis zich doorgaans op?
In de hoofden van mensen
Papieren documenten
Elektronische documenten
Programmacode & databases
12
Wat doet de CogNIAM methode met deze kennis?
Voorschriftmatig structureren volgens het CogNIAM kennisraamwerk en protocol op basis van de wereldstandaarden SBVR en BPMN.
13
Wat is het resultaat van de analyse?
Begrippen Datamodel incl. regels ProcessenBegrippen Datamodel incl. regels Processen
UGM
Wat kan men vervolgens met het UGM?
UGM
ProcessimulatorBegrippenlijst Verwoordingen Procesdocumenten Overzichtsplaten
14
15
Dag 1 bij de EUR
Analist: “Wat is het meest centrale of belangrijkste begrip?”
Analist: “Ok. Zullen we starten met Opleiding?”
Analist: “Wat is een opleiding?”
Analist: “Hoe wordt verwezen naar een opleiding?”
Domeindeskundige 1: “Opleiding.”
Domeindeskundige 1 en 2: “Dat is prima.”
Domeindeskundige 1: “Een opleiding is een vorm van onderwijs.” Domeindeskundige 2: “ We hebben onder andere Bacheloropleidingen, Masteropleidingen en cursussen.”
Domeindeskundige 1 en 2: “Met het interne opleidingsnummer.”
Domeindeskundige 2: “En Student.”
16
Dag 1 bij de EUR
Domeindeskundige 2: “Soms wordt met ‘opleiding’ ook wel de combinatie van Bachelor- & Masteropleiding bedoeld….”
“Daarnaast wordt het woord ‘opleiding’ ook nog wel eens gebruikt in plaats van ‘studie’.”
“Opleidingsnummer 21 kan namelijk verwijzen naar de gehele opleiding Rechtsgeleerdheid in de oude, ongedeelde stijl of de Bacheloropleiding Rechten in de nieuwe stijl….”
Domeindeskundige 1: “Ja en nee. Het kan in sommige gevallen wel nog relevant zijn om te weten of het de oude stijl of nieuwe stijl betreft....”
Analist:“Ok, dus een voorbeeld zou zijn:Opleiding met intern opleidingsnummer 21 betreft de opleiding Rechtsgeleerdheid.”
17
Dag 1 bij de EUR
18
Voorbeeld van methodisch uitvragen
Analist: “Kijkend naar een voorbeeld van een opleiding binnen de BAMA-structuurhebben we onder andere gezien:Opleiding bij de EUR met intern opleidingsnummer 21 is een bacheloropleiding.”
Domeindeskundige 1 en 2: “Klopt, BAMA-opleiding 21 is van de opleidingssoort Bachelor.”
Domeindeskundige 1 en 2: “Nee dat kan niet. Een opleiding binnen de BAMA-structuur is óf Bachelor óf Master. ”
BAMA-opleiding 21 is van de opleidingssoort Bachelor.énBAMA-opleiding 21 is van de opleidingssoort Master.”
Analist: “Ok. Even naar een voorbeeld. Is het volgende toegestaan?
Opleiding bij de EUR met BAMA structuur
BAMA-opleiding <intern EUR opleidingsnummer> is van de opleidingssoort <opleidingssoort>.
BAMA-opleiding 21 is van de opleidingssoort Bachelor.BAMA-opleiding 21 is van de opleidingssoort Master.
intern EUR opleidingsnummer opleidingssoort
Voorbeeld van methodisch uitvragen – “Onder de motorkap”
21
21 Master
Bachelor
22 Bachelor
3001{ } 3001
{ }: {Bachelor, Master}
19
20
In de hoofden
van mensen
Papieren documenten
Elektronische documenten
Programmacode & databases
ProcessimulatorBegrippenlijst Verwoordingen Procesdocumenten Overzichtsplaten
Fase 1: Identificeren van kennis
Fase 2:Gestructureerd borgen van kennis
Fase 3:Productieve verspreiding en efficiënte toepassing
UGM
Samenvatting CogNIAM-aanpak
21
Vragen
?
22
Dank voor uw aandacht!
Rob Menheere
Change manager Education Support Erasmus University Rotterdame-mail: [email protected]
Stan Dieteren
Projectleider en senior consultantPNA Groupe-mail: [email protected]