SISLink11 - Nieuw SIS, hoe anders ook beter werd... - Erna Klein Ikkink, Walter Groen

1

hoe anders ook beter werd…

Erna Klein Ikkink en Walter Groen

23 juni 2011

© 2011 SAP AG. All rights reserved. 2Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…”

Project Nieuw SIS

“Student services op basis van VU generieke processen

gebaseerd op een toekomstvaste systeem ondersteuning”

2


Studielink en aanmelding/ inschrijving


Agenda

1. Vrije Universiteit

– Kennismaking met de VU; wat is goed om te weten

2. Project aanpak

– Voorbij de clichés, in de huid van het project

3. Oplossing

– De robuuste architectuur in detail

4. Selfservices

– Demo van de resultaten

5. Ervaringen en geleerde lessen

– Transparant en interactief

1 2 3 4 5

1.iteducation admission demo video ex studielink.mpeg

3


Geen disclaimer maar een claimer…

Voor wat betreft de inrichting heeft de VU gebruik kunnen maken van ervaringen en

materialen vanuit de Universiteit Maastricht. Deze vorm van samenwerking is zeer

vruchtbaar gebleken en wordt verder versterkt.

De VU is juridisch en intellectueel eigenaar van de inrichting en selfservices in brede

zin en wil die graag delen door expertise, documentatie, inrichting en selfservices

beschikbaar te stellen aan andere onderwijsinstellingen.

Alles uit deze presentatie is echt gebeurd, de presentatoren zijn betrokken geweest

bij het project en doen deze presentatie geheel uit vrije wil.


Start situatie VU

• Noodzaak tot veranderen

• Project methodiek en ontluikend

eigenaarschap

• Ervaringen

• Aanstaande bezuinigingen

De ingrediënten bij de start…

…vormen de belofte voor een mooie maaltijd.

4


Vrije Universiteit Amsterdam

24500 Studenten

12 faculteiten

48 bachelor programma’s

89 master programma’s

28 postgraduate programma’s

2045 FTE academic staff

1564 FTE ondersteuning

1 2 3 4 5


Kernfunctionaliteiten

Globaal ontwerp

Aanbesteding

Functioneel ontwerp

Realisatie

Live: 1) Mei 2010 academische structuur mei 2010

2) Eén faculteit maart 2011

3) Alles en iedereen maart 2011

Projectfasering 1 2 3 4 5

5


Faculteiten

• 12 projectteams

• 52 bijeenkomsten (elke 2 weken gedurende 2 jaar) – projectleider

• 26 bijeenkomsten (elke 4 weken gedurende 2 jaar) – directeur

• 0 faculteitspecifieke aanpassingen

• Nagenoeg 100% van de communicatie door de faculteit zelf

• 0 wijzigingen in het projectteam

• De keyusers die meeschreven aan het functioneel ontwerp waren ook co-

tester en co-teacher

Statistieken die vertellen …

…dat wij de moed hadden en de faculteiten het lef toonden.

1 2 3 4 5


Project

• Projectmanagement (interne wijsheid gecombineerd met externe

ervaring)

• De beste mensen (zijn alleen goed genoeg)

• Focus op kwaliteit, kwaliteit en … kwaliteit

• Consultants faciliteren het functioneel ontwerp (maar schrijven ‘m niet)

• Liever een bigbang dan tijdelijke interfaces en processen

• Hands-on SAP ervaring

Project gewoontes waaraan we zijn gehecht …

…en waardoor we een innovatief project wisten uit te voeren.

1 2 3 4 5

6


Uniforme processen en regels

1. Academische structuur en kalender

2. Aanmeld termijnen

3. Cum laude

4. Cijferschalen

5. Vak registratie

6. Administratiekosten

Processen en regels zijn geuniformeerd…

…met als resultaat een VU die de student centraal stelt maar

ook flexibeler.

1 2 3 4 5


Resultaten

1. Processen zijn veranderd

2. Alle studentvarianten en opleiding variëteiten

3. Toekomstvaste IT

4. Startpunt voor besparingen in 2012

5. Managementinformatie is onderweg

6. Cultuurverschuiving (de goede kant op)

Resultaten in het kort …

…waarop dient te worden opgemerkt dat er ook zaken

niet goed zijn gegaan of beter hadden gemoeten.

1 2 3 4 5

7


Scope

Academische Structuur

Aanmelden en inschrijven

Studentfinanciën

Intekenen vakken en tentamens

Resultaten/ beoordelen

Studie advies

Afstuderen/ diplomeren

Studentportaal

Managementinformatie


Portal

Click demo & usability test

Aanmelden en inschrijving

Intekenen vakken en tentamens

Vakken overzicht

Persoonlijk rooster

Specialisaties

1 2 3 4 5

2.eyeball tracking.mpeg

8


Kernadministratie: academische structuur

• Modules• Activity templates• Staff

1 2 3 4 5


Broker

Procesintegratie in VU optiek

IDM

Basisdatabase

1 2 3 4 5

http://www.scientia.com/

9


Studielink Aanmelding/inschrijving 1 2 3 4 5


Demo ‘Registeren voor onderwijs en examens’ 1 2 3 4 5

3. specialization registration.mpeg

4. module and exam booking and personal timetable.mpeg

10


Demo ‘Cijferoverzicht’ 1 2 3 4 5


Resultaten

• Snelle Go-live na 3 maanden met

de Academische Structuur

• Sterke supply organisatie –

controleerde chaos

• Sterke klant organisatie – geen

paniek

• Geen wijzigingen in het

projectteam gedurende 3 jaar

1 2 3 4 5

Projectresultaten…

…en lessons learned

• Project voor faculteiten,

studentzaken, dienst IT en dienst

financiën

• Testen en live gaan met

conversiedata

• Integratie met studentfinanciën

• GNK betrekken/betrokkenheid

grades and exam registration.avi

11


De vaders van het succes…

Voor meer informatie over project Nieuw

SIS:

Walter Groen

[email protected]

Erna Klein Ikkink

[email protected]

Education

SISLink11 - Nieuw SIS, hoe anders ook beter werd... - Erna Klein Ikkink, Walter Groen