Ronny proaño 6º informatica

Crear una expresión En este artículo se explica cómo crear y usar expresiones en Microsoft Office Access 2007, el equivalente de las

fórmulas en Microsoft Office Excel 2007. Se proporciona información básica sobre las expresiones: qué son, por qué se usan y dónde se usan. Además, en este artículo se explica cómo crear expresiones desde cero y cómo crearlas mediante la herramienta denominada Generador de expresiones. Observe que la información facilitada en este artículo se aplica a las expresiones en general, pero los pasos de los procedimientos se aplican únicamente a Office Access 2007.

Nota Si necesita información sobre la creación de expresiones condicionales, que son expresiones que devuelven sólo los valores que cumplen una condición especificada, vea el artículo Crear expresiones condicionales (booleanas).

En este artículo

Expresiones

Por qué se usan las expresiones

Dónde y cómo se usan las expresiones

Usar el Generador de expresiones para crear expresiones

Usar expresiones a efectos prácticos

Tabla de operadores

Expresiones

En Office Access 2007, una expresión es el equivalente de una fórmula en Office Excel 2007. Una expresión se compone de varios elementos que se usan, solos o en combinación, para generar un resultado. Esos elementos pueden ser:

Identificadores: los nombres de campos de tabla o de controles en formularios o informes, o bien, las propiedades de estos campos o controles.

Operadores, como + (más) o - (menos).

Funciones, como SUMA o PROMEDIO así como los argumentos que se usan con las funciones.

Constantes: valores que no cambian, como cadenas de texto o números no calculados por una expresión.

Se usa una expresión para realizar un cálculo, recuperar el valor de un campo o control, proporcionar criterios a una consulta, definir reglas, crear controles y campos calculados, y definir un nivel de grupo para un informe.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10106175.htm#1






Se usa una expresión cuando se necesitan crear valores que no residan directamente en los datos. Por ejemplo, puede que necesite calcular el impuesto sobre las ventas de un pedido, o bien, calcular el valor total del propio pedido. Otras veces, necesitará agregar criterios a una consulta o un filtro, es decir, información que determina qué registros va a devolver la consulta o van a aparecer cuando se aplique un filtro. En otros casos, puede que desee definir un valor predeterminado o una regla de validación para un campo o control. En todos estos casos, se usa una expresión.

En la siguiente tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y cómo suelen usarse:

Expresión Finalidad

=[FechaRequerida]-[FechaEnvío] Calcula la diferencia entre los valores de fecha de dos controles de cuadro de texto (denominados FechaRequerida y FechaEnvío) de un informe.

Fecha() Establece en la fecha actual el valor predeterminado de un campo de tabla con el tipo de datos Fecha/Hora.

PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].Precio unidad*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100

Crea un campo calculado en una consulta.

Entre #01.01.2005# Y #31.12.2005# Se usa para especificar los criterios de un campo Fecha/Hora en una consulta.

=[Subformulario Pedidos].Formulario!SubtotalPedido

Devuelve el valor del control SubtotalPedido del subformulario Pedidos que está en el formulario Pedidos.

> 0 Establece una regla de validación para los campos numérico de una tabla: los usuarios deberán especificar valores mayores que cero.

Tal y como puede comprobar en los ejemplos anteriores, una expresión de Access no es sólo un cálculo matemático sino que tiene diversas finalidades. Asimismo, puede observar que las expresiones de ejemplo difieren entre ellas en algunos aspectos. Por ejemplo, algunas expresiones comienzan con el operador de igualdad =. Cuando se calcula un valor para un control ubicado en un formulario o informe, se usa el operador = para comenzar la expresión. En otros casos, no se usa el operador =. Por ejemplo, cuando se escribe una expresión en una consulta o en la propiedad Valor predeterminado o Regla de validación de un campo o control, no se usa el operador = a menos que se agregue la expresión a un campo de texto de una tabla. En algunas casos, como cuando se agregan expresiones a consultas, Access quita el

operador = automáticamente. Para obtener más información sobre la sintaxis de las expresiones, vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones.

En las siguientes secciones se describen más detalladamente las distintas partes de una expresión. Los ejemplos que figuran en las secciones incluyen asimismo descripciones breves de la sintaxis de esas expresiones.

Identificadores

Un identificador es el nombre de un campo, una propiedad o un control. Los identificadores se usan en las expresiones para hacer referencia al valor asociado a un campo, una propiedad o un control. Por ejemplo, consideremos la expresión =[FechaRequerida]-[FechaEnvío]. Esta expresión resta el valor del campo o control FechaEnvío del valor del campo o control FechaRequerida. En esta expresión, FechaRequerida y FechaEnvío son los identificadores.

Operadores

Access admite diversos operadores, incluidos los operadores aritméticos esperados como +, -, * (multiplicar) y / (dividir). Se pueden usar asimismo los operadores de comparación para comparar valores, los operadores de texto para concatenar (combinar) texto, los operadores lógicos para determinar los valores True o False, y otros operadores específicos de Access. Para obtener información detallada sobre los operadores, vea la sección Tabla de operadores.

Funciones y argumentos

Las funciones son procedimientos integrados que se pueden usar en las expresiones. Las funciones se usan para una amplia variedad de operaciones, como el cálculo de valores, la manipulación de texto y fecha y los resúmenes de datos. Por ejemplo, una función que se usa frecuentemente es la función Fecha, que devuelve la fecha actual. La función Fecha puede usarse de diversas maneras, como una expresión que establece el valor predeterminado de un campo en una tabla. De ese modo, cuando se agrega un nuevo registro, el valor predeterminado del campo es la fecha actual.

Algunas funciones requieren argumentos. Un argumento es un valor que proporciona datos a la función. Si una función requiere más de un argumento, los argumentos van separados mediante una coma. Por ejemplo, consideremos la función Fecha en la siguiente expresión de ejemplo:

=Formato(Fecha(),"mmmm d, aaaa")

En este ejemplo se usan dos argumentos: en primer lugar, la función Fecha proporciona la fecha actual. El segundo argumento, separado del primero por una coma, es una cadena de texto que indica a la función Formato cómo debe aplicar formato al valor de la fecha. Tenga en cuenta que la cadena de texto está encerrada entre comillas. Como regla general, cuando se necesita suministrar texto, éste se coloca entre comillas. Esta expresión también ilustra un principio que debe recordar cuando siga este procedimiento: a menudo se puede usar el valor devuelto por una función como argumento de otra función.

Para obtener más información sobre cómo usar las comillas y la sintaxis de expresiones en general, vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones.

Por último, Access admite numerosas funciones incorporadas. Para obtener vínculos a la información sobre las funciones, vea el artículo Funciones (organizadas por categoría).

Constantes

Una constante es un elemento con nombre cuyo valor se mantiene constante mientras se ejecuta Access. Normalmente, las constantes que más se usan en las expresiones son True, False y Nulo. Asimismo, se pueden definir constantes propias en código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) que se puede usar en los procedimientos de VBA. VBA es el lenguaje de programación que Access usa.

Nota No se pueden usar constantes de Microsoft Visual Basic en las funciones personalizadas usadas en las expresiones. Por ejemplo, Visual Basic tiene constantes para los días de la semana: vbSunday representa el domingo, vbMonday representa el lunes, y así sucesivamente. Cada una de estas constantes tiene un valor numérico correspondiente: el valor numérico de vbSunday es 1, de vbMonday es 2, y así sucesivamente. No se pueden usar estas constantes en las funciones personalizadas a las que se llama desde una expresión. En ese caso, se deben usar los valores numéricos.

Valores

Se pueden emplear valores literales en las expresiones, como el número 1.254 o la cadena "Especifique un número del 1 al 10". Los valores numéricos pueden ser una serie de dígitos, incluidos un signo y un separador decimal si es preciso. En caso de que falte el signo, Access supone que se trata de un valor positivo. Para convertir un valor en un valor negativo, incluya el signo menos (-). También se puede usar la notación científica. Para ello, incluya "E" o "e" y el signo del exponente (por ejemplo, 1,0E-6).

Cuando use cadenas de texto como constantes, colóquelas entre comillas. En algunos casos, Access insertará las comillas. Por ejemplo, cuando se escribe texto en una expresión para una regla de validación o criterios de consulta, Access coloca automáticamente las cadenas de texto entre comillas

Por ejemplo, si escribe el texto París, Access muestra "París" en la expresión. Si desea que una expresión genere una cadena que se encuentre realmente entre comillas, podrá colocar la cadena anidada entre comillas simples (') o entre tres grupos de comillas dobles ("). Por ejemplo, las siguientes expresiones son equivalentes

Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = ' "París" '

Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = " " "París" " "

Para usar valores de fecha u hora, colóquelos entre signos de almohadilla (#). Por ejemplo, #7-3-07#, #7-mar-07# y #mar-7-2007# son valores de fecha válidos. Cuando Access detecta un valor de fecha u hora entre caracteres #, trata automáticamente el valor como un tipo de datos Fecha/Hora.

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Por qué se usan las expresiones

En Access, se usan expresiones cuando se necesita realizar cualquiera de las siguientes tareas:

Calcular valores que no existen directamente en los datos. Se pueden calcular valores para los campos de tabla, consultas y controles en formularios e informes.

Definir un valor predeterminado para un campo de tabla o un control en un formulario o informe. Los valores predeterminados aparecerán cada vez que se abra una tabla, un formulario o un informe.

Crear una regla de validación. Las reglas de validación controlan qué valores los usuarios pueden especificar en un campo o control.

Definir criterios para una consulta.

En la siguiente ilustración se muestran algunas expresiones típicas que se usan en los casos aquí descritos:

Por ejemplo, supongamos que necesita calcular el importe total en dólares de un artículo de línea en una factura. Normalmente, no se almacena el total de los artículos de línea en la base de datos, sino que se calcula, según proceda, a partir de dos artículos que deben almacenarse en la base de datos: la cantidad y el precio. A continuación, se usa una expresión como ésta para calcular el valor:

=CMoneda([Cantidad]*[Precio])

Esta expresión multiplica la cantidad por el precio y, a continuación, usa la función CMoneda (convertir en moneda) para convertir el resultado en el tipo de datos Moneda. También se puede calcular un descuento para cada pedido.

Se puede crear asimismo un campo en una consulta que calcule un total de artículo de línea y, a continuación, usar ese valor en un formulario o informe. Una columna de una consulta

generada a partir de este cálculo se denomina campo calculado. Por ejemplo, la siguiente expresión en una consulta calcula los totales de artículos de línea con un descuento aplicado:

PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].[Precio unidad]*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100

La expresión asigna a la columna resultante el nombre PrecioTotal. Se crea un campo calculado cuando se necesitan realizar cálculos u operaciones con los datos de dos o más campos de tabla. Por ejemplo, muchas tablas almacenan los nombres y apellidos en distintos campos. Si desea combinar los nombres y apellidos y mostrarlos en un solo campo, deberá crear un campo calculado en una consulta. Algunos usuarios intentan crear ese tipo de campos calculados directamente en tablas pero, de manera predeterminada, las tablas no admiten este tipo de operación: no proporcionan un campo o propiedad a la que se pueda agregar la expresión necesaria.

Un campo calculado que combine los nombres y apellidos sería como éste: [Nombre] & " " & [Apellido]. En este caso, los signos de Y comercial combinan los valores de los campos Nombre y Apellido con un espacio: las comillas dobles separadas por un espacio.

Se pueden usar asimismo expresiones para proporcionar un valor predeterminado a un campo de tabla o un control. Por ejemplo, si tiene un campo de fecha cuyo valor predeterminado debe ser la fecha actual, escriba Fecha() en el cuadro de propiedad Valor predeterminado de ese campo.

Se pueden usar asimismo expresiones para definir una regla de validación. Por ejemplo, puede que use una regla de validación que requiere que la fecha especificada sea posterior o igual que la fecha actual. En ese caso, defina el valor del cuadro de propiedad Regla de validación en >= Fecha().

Por último, también se pueden usar expresiones para definir los criterios de una consulta. Por ejemplo, supongamos que desea ver las ventas de productos correspondientes a los pedidos enviados en un período de tiempo determinado. Puede especificar criterios para definir un intervalo de fechas y Access devuelve sólo las filas que cumplen los criterios:

Entre #1/1/2007# Y #31/12/2007#

Cuando agregue los criterios a la consulta y, a continuación, ejecute la consulta, se devolverán sólo los valores que coincidan con las fechas especificadas.

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Dónde y cómo usar las expresiones

Se pueden usar expresiones en muchos puntos de una base de datos. Por ejemplo, los formularios, informes, tablas, consultas y macros tienen todos propiedades que aceptan expresiones. Por ejemplo, se pueden usar expresiones en las propiedades Origen del control y Valor predeterminado de los controles. Se pueden usar asimismo en la propiedad Regla de validación de los campos de tabla. Además, cuando se escribe código de VBA para un

procedimiento de evento o un módulo, a menudo se usan expresiones similares a las que se usan en un objeto de Access, como una tabla o consulta.

Descripción breve de la sintaxis de las expresiones

Las expresiones usan a menudo los datos de las tablas y consultas así como los datos almacenados en los controles de formularios e informes. Para usar esos datos, las expresiones hacen referencia a los nombres de los campos de las tablas y consultas así como a los nombres de los controles. Para usar nombres de campos y controles en las expresiones, colóquelos entre corchetes ([ ]). Por ejemplo, si desea usar un campo de tabla denominado Precio unidad en una expresión, escriba [Precio unidad]. Si escribe un nombre que no incluya espacios ni caracteres especiales, Access lo coloca automáticamente entre corchetes. Si un nombre incluye espacios o caracteres especiales, deberá escribir los corchetes.

Para obtener más información sobre la sintaxis de las expresiones, vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones.

Usar expresiones en controles de formularios e informes

Puede asignar un nombre a un control calculado definiendo la propiedad Nombre del control. El nombre debe ser único entre todos los nombres de controles del formulario o informe. Además, debe ser distinto de cualquier nombre de campo o control usado en la expresión para ese control, y debe ser diferente de cualquier nombre de campo de la tabla o consulta subyacente. Puede usar este nombre para hacer referencia al valor del control en otras expresiones del formulario o informe.

Los puntos más comunes donde se usan expresiones son:

En un control de cuadro de texto de un formulario o informe De este modo se crea un control calculado. Por ejemplo, supongamos que desea crear un subtotal que sume todos los artículos de línea en un formulario de pedido. El subtotal del formulario podría ser como éste:

Para calcular el subtotal, coloque un control de cuadro de texto en el formulario y establezca la propiedad Origen del control del cuadro de texto en la siguiente expresión:

=Suma([campo_de_tabla])

En este caso, campo_de_tabla es el nombre del campo que contiene los valores de subtotal. Ese campo puede residir en una tabla o consulta. La función Suma calcula el total de un conjunto de valores del origen de registros.

En los siguientes pasos se explica cómo escribir una expresión en un control de cuadro de texto.

Escribir una expresión en un control de cuadro de texto

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el cuadro de texto que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades para mostrar la hoja de propiedades del control.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.

En la ficha Datos o la ficha Todas de la hoja de propiedades, haga clic en la propiedad Origen del control del cuadro de texto y, a continuación, escriba = y el resto de la expresión. Por ejemplo, para calcular el subtotal mostrado anteriormente, escriba =Suma([campo_de_tabla]) y asegúrese de reemplazar el nombre del campo con campo_de_tabla.

O bien,

Haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad para crear una expresión mediante el Generador de expresiones.

La hoja de propiedades será similar a la que aparece en la siguiente ilustración:

Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios.

Usar expresiones en criterios de consulta

Se usan expresiones para definir los criterios de una consulta. Access devolverá únicamente las filas que cumplan los criterios. Por ejemplo, supongamos que desea ver todos los pedidos cuya fecha de envío corresponde al año 2004. Para especificar los criterios, escriba la siguiente expresión en la celda Criterios de la columna Fecha/Hora de la consulta. En este ejemplo se usa una columna de tipo Fecha/Hora denominada FechaEnvío. Para definir un intervalo de fechas, especifique los siguientes criterios:

Entre #01.01.2004# Y #31.12.2004#

La columna FechaEnvío será similar a la que aparece en la siguiente ilustración.

La expresión determina si los valores de la columna FechaEnvío forman parte del intervalo de fechas especificado. Observe que las fechas aparecen entre signos de almohadilla (#). Access trata los valores entre signos de almohadilla como datos de tipo Fecha/Hora. Si es la primera vez que usa Access, al tratar esos valores como datos de fecha u hora, se pueden realizar cálculos con ellos.

Para obtener más información sobre el uso de los datos de fecha y hora, vea los artículos Especificar un valor de fecha u hora e Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores de fecha.

Especificar criterios en la cuadrícula de diseño de la consulta

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

Haga clic en la celda Criterios de la columna para la que desee especificar criterios.

Escriba la expresión de criterio.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador para iniciar el Generador de expresiones y generar los criterios.

Nota No coloque el operador = delante de la expresión de criterio.

Si desea disponer de un área más amplia para escribir la expresión, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro de diálogo Zoom.

Usar expresiones para crear campos calculados en una consulta

Se usa una expresión para crear un campo calculado en una consulta. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar el año de envío de un pedido como parte de una consulta. Para crear el campo calculado, coloque la siguiente expresión en una celda en blanco de la fila Campo de la consulta:

Año de envío: Formato([FechaEnvío],"aaaa")

En este caso, la expresión usa la función Formato para extraer el año de los valores de un campo denominado FechaEnvío. A continuación, la función Formato aplica al año el formato de cuatro dígitos. Al colocar Año de envío: delante de la expresión se asigna a la columna resultante el nombre Año de envío.

Crear un campo calculado en la vista Diseño de la consulta


Haga clic en la celda Campo de la columna en la que desee crear el campo calculado.

Escriba la expresión.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador para iniciar el Generador de expresiones y generar los criterios.

Nota No coloque el operador = delante de la expresión de criterio, sino que comience la expresión con un nombre seguido de un signo de dos puntos. Por ejemplo, escriba PrecioTotal: para iniciar una expresión que cree un campo calculado denominado PrecioTotal.

Usar expresiones en la propiedad Regla de validación de un campo de tabla

Otro punto donde las expresiones son útiles es la propiedad Regla de validación de un campo de tabla. Supongamos que tiene una tabla denominada Inventario con un campo denominado Unidades disponibles y desea definir una regla que obligue a los usuarios a especificar un valor mayor o igual que cero. En otras palabras, el inventario nunca puede ser un número negativo. Para ello, use la expresión que aparece en la siguiente ilustración.

Escribir una regla de validación para un campo de tabla

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

En la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar.

En la ficha General, haga clic en la propiedad Regla de validación.

Escriba la expresión.

O bien,

Haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad para iniciar el Generador de expresiones y crear la expresión.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Generador para iniciar el Generador de expresiones.

Nota No coloque el operador = delante de la expresión cuando cree una regla de validación.

El punto clave que debe recordar cuando trabaje con expresiones de reglas de validación es que deben devolver True para que se acepte el valor. Por ello, en este ejemplo, el valor de [Unidades disponibles] debe ser >=0. Si no es así, Access mostrará el texto que aparece en el cuadro de propiedad Texto de validación. Si no se ha especificado ningún texto en el cuadro de propiedad Texto de validación, Access mostrará su propio mensaje para indicar que el valor especificado está prohibido por la regla de validación del campo.

Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para validar los datos de un campo.

Usar expresiones en la propiedad Regla de validación de un control

Puede establecer asimismo la propiedad Regla de validación de un control. Por ejemplo, supongamos que usa un formulario para especificar el intervalo de fechas de un informe y desea asegurarse de que la ficha inicial no es anterior al 1/1/2004. Puede establecer las propiedades Regla de validación y Texto de validación del cuadro de texto en el que va a especificar la fecha inicial de la siguiente manera.

Propiedad Valor

Regla de validación >=#1/1/2004#

Texto de validación

No se puede especificar una fecha anterior a 1/1/2004.

Si intenta especificar una fecha anterior al 1/1/2004, aparecerá un mensaje. Tras hacer clic en Aceptar, Access volverá al cuadro de texto.

Especificar una regla de validación para un control

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

O bien,

Si el formulario o informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

O bien,

En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas disponibles. También puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las vistas disponibles del menú.

Haga clic con el botón secundario del mouse en el control que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades.

O bien,


Access muestra la hoja de propiedades del control.

Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, haga clic en el cuadro de propiedad Regla de validación.

Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad para crear una expresión mediante el Generador de expresiones.

Nota No coloque el operador = delante de la expresión cuando cree una regla de validación.

De manera opcional, cambie la propiedad Texto de validación.


Si especifica un valor prohibido por la regla de validación, puede presionar ESC mientras que el cursor está en el control para restaurar el valor original o predeterminado. A continuación, puede especificar un valor que cumpla la regla de validación.

Si la propiedad Origen del control del control es un campo de tabla, se recomienda definir la propiedad Regla de validación del campo, además de la del control. De ese modo se aplica siempre la regla, independientemente del formulario o de la consulta que se use para actualizar el campo.

Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para validar los datos de un campo.

Usar expresiones para definir los valores predeterminados de un campo de tabla

Puede usar una expresión para almacenar un valor predeterminado de un campo de tabla. Por ejemplo, supongamos que desea insertar automáticamente la fecha y la hora en un campo denominado FechaPedido cada vez que agrega un nuevo registro. Podrá usar una expresión similar a la siguiente.

La expresión usa la función Ahora para insertar la fecha y la hora en el campo FechaPedido.

Especificar un valor predeterminado para un campo en una tabla

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

En la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar.

En la ficha General, haga clic en la propiedad Valor predeterminado.


Si enlaza un control a un campo de tabla y si el control y el campo tienen un valor predeterminado, el valor predeterminado del control tiene prioridad.

Para obtener más información sobre cómo definir los valores predeterminados, vea el artículo Establecer valores predeterminados para campos o controles.

Usar expresiones para definir los valores predeterminados de los controles

Otro punto donde suele usarse una expresión es la propiedad Valor predeterminado de un control. La propiedad Valor predeterminado de un control se comporta de manera similar a la propiedad Valor predeterminado de un campo de tabla. Por ejemplo, si desea especificar la fecha actual como valor predeterminado de un cuadro de texto denominado FechaPedido, puede usar una expresión como la siguiente.

Esta expresión usa la función Fecha para que se devuelva la fecha actual, pero no la hora. Si enlaza el cuadro de texto a un campo de tabla y el campo tiene un valor predeterminado, el valor predeterminado del control tiene prioridad. A menudo tiene más sentido establecer la propiedad Valor predeterminado del campo de tabla porque el valor predeterminado se aplica siempre al control, a menos que el control lo reemplace.

Especificar un valor predeterminado para un control


O bien,

Si el formulario o informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

O bien,


Haga clic con el botón secundario del mouse en el control que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades.

O bien,


Access muestra la hoja de propiedades del control.

Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, haga clic en el cuadro de propiedad Valor predeterminado.


Cierre la hoja de propiedades.

Para obtener más información sobre cómo definir los valores predeterminados, vea el artículo Establecer valores predeterminados para campos o controles.

Usar expresiones para realizar acciones de macro

En algunos casos, quizás desee llevar a cabo una acción o una serie de acciones en una macro solamente si se cumple una condición concreta. Por ejemplo, supongamos que desea que se ejecute una acción de macro solamente si el valor de un cuadro de texto es igual a 10. Para ello, use una expresión para definir la condición en la columna Condición de la macro.

En este ejemplo, se supone que el cuadro de texto se denomina "Items" (Elementos).

Escribir una condición para una acción de macro

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la macro que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

Si no ve la columna Condición en el diseñador de macros, en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Condiciones.

En la columna Condición, haga clic en la celda en blanco situada junto a la acción de macro que desee cambiar y, a continuación, escriba la expresión condicional.

Guarde los cambios y, a continuación, cierre la macro.

Al igual que en el caso de la propiedad Regla de validación, la expresión en la columna Condición debe devolver True o False. La acción de macro se ejecuta únicamente si la condición es True.

Para obtener más información sobre la creación de macros, vea los artículos Conceptos básicos de las macros en Access 2007 y Crear una macro.

Usar expresiones para agrupar y ordenar los datos de informes

Se usa el panel Agrupación, orden y total para definir los niveles de agrupación y criterios de ordenación de los datos de un informe. El panel reemplaza el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar incluido en las versiones anteriores de Access. El panel se puede mostrar y usar únicamente cuando hay un informe abierto en la vista Diseño; el panel aparece en la misma ventana que el informe.

En la siguiente ilustración se muestra el panel tal y como aparece cuando se abre por primera vez:

Si es la primera vez que usa Access, la agrupación es el proceso de combinar columnas que contienen valores duplicados. Por ejemplo, supongamos que una base de datos contiene información de ventas de las oficinas en diversas ciudades. Uno de los informes más comunes en ese tipo de base de datos es "Ventas por ciudad", y la consulta que proporciona los datos del informe agrupa los datos por los valores de ciudad. Al agruparse la información, ésta puede resultar más fácil de leer y comprender.

En cambio, la ordenación es el proceso de imponer un orden en las filas (los registros) de los resultados de consulta. Por ejemplo, se pueden ordenar de manera ascendente o descendente los registros por sus valores de clave principal (u otro conjunto de valores en otro campo), o bien, se pueden ordenar, por ejemplo, alfabéticamente por uno o varios caracteres. Cuando proceda, recuerde que, de manera predeterminada, las consultas en Access devuelven los registros usando el medio más rápido posible. Cuando se crea una consulta, puede que Access devuelva los datos de una manera que tenga sentido, como por la secuencia de los valores de clave principal. No obstante, cuando los usuarios cambian los datos y agregan o quitan filas, puede que Access devuelva los datos en otra secuencia porque esa nueva secuencia es más rápida. Se impone un criterio de ordenación cuando se necesita que las consultas devuelvan los datos en la misma secuencia, independientemente de los campos realizados en esos datos.

Para obtener más información sobre la combinación de valores de texto, vea la sección Combinar valores de texto.

Agregar agrupación y ordenación a un informe

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

O bien,

Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

O bien,


En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

El panel Agrupación, orden y total aparece en la parte inferior del área de trabajo.

Haga clic en Agregar un grupo para agregar un nivel de agrupación al informe.

O bien,

Haga clic en Agregar un orden para agregar un criterio de ordenación al informe.

Aparece un nuevo grupo o criterio de ordenación en el panel, además de una lista de los campos que proporcionan datos para el informe. En esta ilustración se muestra un grupo y un criterio de ordenación nuevos, además de una ventana que contiene los campos disponibles:

En la ventana que contiene los campos disponibles, haga clic en expresión para iniciar el Generador de expresiones.

Escriba la expresión en el cuadro de expresión (cuadro superior) del Generador de expresiones. Asegúrese de comenzar la expresión con el operador de igualdad (=).

Agregar una expresión a un grupo o criterio de ordenación existente

Repita el paso 1 de la anterior sección para abrir el informe en la vista Diseño.

Haga clic en el grupo u orden que desee cambiar.

Haga clic en la flecha abajo situada junto a Agrupar en (para los niveles de agrupación) u Ordenar por (para los criterios de ordenación).

Aparece una ventana que contiene los campos disponibles.

En la parte inferior de la ventana que contiene los campos, haga clic en expresión para iniciar el Generador de expresiones.

Escriba la expresión en el cuadro de expresión del Generador de expresiones. Asegúrese de comenzar la expresión con el operador de igualdad (=).

Para obtener más información sobre el Generador de expresiones, vea la siguiente sección.

Para obtener más información sobre cómo agrupar y ordenar los datos en informes, vea el artículo Crear un informe agrupado o de resumen.

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Usar el Generador de expresiones para crear expresiones

Puede usar el Generador de expresiones para que le ayude a crear expresiones. El Generador de expresiones permite obtener fácilmente acceso a los nombres de los campos y controles de una base de datos, así como a un gran número de las funciones incorporadas que están disponibles cuando se escriben expresiones. Si sirve de ayuda, puede considerar el Generador de expresiones como una forma de buscar e insertar elementos difíciles de recordar, como nombres de identificadores (por ejemplo, campos, tablas, formularios y consultas) así como nombres de funciones y argumentos.

Puede usar el Generador de expresiones para crear expresiones desde cero, o bien, puede seleccionar una de las expresiones previamente generadas para mostrar los números de página, la fecha actual y la fecha y hora actuales.

Puede iniciar el Generador de expresiones desde la mayor parte de las ubicaciones donde se escriben manualmente las expresiones, como la propiedad Origen del control de un control, o bien, la propiedad Regla de validación de un campo de tabla. En general, si ve el botón Generar

( ), puede hacer clic en él para iniciar el Generador de expresiones.

En la siguiente ilustración y el texto que aparece a continuación se muestra el Generador de expresiones:

Cuadro de expresión

La sección superior del generador contiene un cuadro de expresión donde se genera la expresión. Puede escribir manualmente la expresión en el cuadro o puede seleccionar elementos de las tres columnas en la sección inferior del Generador de expresiones y agregarlos al cuadro de expresión. Para agregar un elemento, haga doble clic en él o selecciónelo en una de las columnas y, a continuación, haga clic en Pegar.

Botones de operador

La sección central del Generador de expresiones muestra botones que permiten insertar operadores aritméticos y lógicos comunes en la expresión. Para insertar un operador en el cuadro de expresión, haga clic en el botón apropiado. Para mostrar una lista más exhaustiva de los operadores que se pueden usar en las expresiones, haga clic en la carpeta Operadores situada en la columna inferior izquierda y, a continuación, haga clic en la categoría que desee en la columna central. La columna derecha mostrará todos los operadores de la categoría seleccionada. Para insertar un operador, haga doble clic en él o selecciónelo y, a continuación, haga clic en Pegar.

Elementos de expresión

La sección inferior contiene tres columnas:

En la columna izquierda se muestran carpetas con los formularios, informes, tablas y consultas de la base de datos, así como las funciones incorporadas disponibles, las funciones definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes.

En la columna central se muestran los elementos o categorías de elementos específicos de la carpeta seleccionada en la columna izquierda. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporradas en la columna izquierda, en la columna central se muestran las categorías de funciones.

En la columna derecha se muestran los valores, si los hay, de los elementos seleccionados en las columnas izquierda y central. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporadas en la

columna izquierda y, a continuación, hace clic en una categoría de funciones de la columna central, en la columna derecha se muestran todas las funciones incorporadas de la categoría seleccionada.

Para crear una expresión, escriba texto en el cuadro de expresión y pegue elementos de las otras áreas en el Generador de expresiones. Por ejemplo, puede hacer clic en la columna inferior izquierda para ver los objetos de la base de datos así como las funciones, las constantes, los operadores y las expresiones comunes. Cuando hace clic en un elemento de la columna izquierda, las demás columnas cambian en consecuencia. Por ejemplo, cuando hace clic en el nombre de una tabla en la columna izquierda, la columna central muestra los campos de esa tabla. Cuando hace doble clic en Funciones y, a continuación, hace clic en Funciones incorporadas, la columna central muestra todas las categorías de funciones y la columna derecha muestra las funciones de esas categorías. Cuando hace doble clic en una función para insertarla en una expresión, la función y el texto que indica los argumentos necesarios para esa función aparecen como texto de marcador de posición en el cuadro de expresión. Podrá reemplazar ese texto con los valores de argumento.

Cuando pega un identificador (el nombre de un campo de tabla o control) en la expresión, el Generador de expresiones inserta sólo las partes del identificador que son necesarias en el actual contexto. Por ejemplo, si inicia el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades de un formulario denominado Clientes y, a continuación, pega un identificador para la propiedad Visible del formulario en la expresión, el Generador de expresiones pega únicamente el nombre de la propiedad Visible. Si usa esta expresión fuera del contexto del formulario, deberá incluir el identificador completo: Formularios![Clientes].Visible.

Iniciar el Generador de expresiones en una tabla, un formulario o un informe

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla, el formulario o el informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

Si abre una tabla, en la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar y, a continuación, en la ficha General, haga clic en la propiedad que va a contener la expresión

y haga clic en el botón Generar situado junto a la propiedad.

O bien,

Si abre un formulario o informe, haga clic con el botón secundario en el control que desee cambiar, haga clic en Propiedades, busque la propiedad que va a contener la expresión y, a

continuación, haga clic en el botón Generar situado junto a la propiedad.

Iniciar el Generador de expresiones en una consulta


O bien,

Si la consulta está abierta, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de la consulta y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

Haga clic en la celda de la cuadrícula de diseño que va a contener la expresión. Por ejemplo, haga clic en la celda Criterios de la columna a la que desee proporcionar criterios, o bien, haga clic en la celda Campo de la columna donde desee crear un campo calculado.

En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador.

Para obtener más información sobre la creación de expresiones, incluidas expresiones de ejemplo y sintaxis de expresiones, vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones.

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Usar expresiones a efectos prácticos

En esta sección se presentan algunas de las formas en las que se pueden usar las expresiones para solucionar problemas y calcular la información necesaria para los formularios, informes y tablas.

"Estampar" la fecha y hora actuales en un nuevo registro

En algunas tablas, es importante realizar un seguimiento de ("estampar") la fecha o de la fecha y hora cuando se agrega un registro. Para que Access rellene automáticamente ese valor, puede crear un campo con el tipo de datos Fecha/Hora y establecer la propiedad Valor predeterminado del campo en Fecha() o Ahora(). La función Fecha devuelve la fecha actual almacenada en el reloj del sistema del equipo. La función Ahora devuelve la fecha y hora actuales.

En los siguientes pasos se explica cómo agregar un nuevo campo a una tabla, establecer en Fecha/Hora el tipo de datos del campo y, a continuación, agregar la función Ahora o Fecha al campo.

Agregar un campo de Fecha/Hora y un campo de marca de hora

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

Haga clic en la primera columna en blanco, situada en el extremo de la tabla. Si no encuentra la columna en blanco, busque las palabras Agregar nuevo campo en el encabezado de columna.

Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba un nombre para el campo, como Fecha de agregación y, a continuación, presione ENTRAR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en la columna, haga clic en Cambiar nombre, escriba un nombre para el campo y, a continuación, presione ENTRAR.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo situada junto a la lista Tipo de datos y seleccione Fecha/Hora.

Guarde los cambios, mantenga la tabla abierta y vaya al siguiente grupo de pasos.

Agregar una expresión de fecha a un campo de Fecha/Hora

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la tabla y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

En la columna Nombre del campo, haga clic en el nuevo campo.

En la ficha General, haga clic en el cuadro de propiedad Valor predeterminado.

Escriba Ahora() o Fecha().

Haga clic en el cuadro de propiedad Mostrar el Selector de fecha y establezca el valor en Nunca.

Guarde los cambios y, a continuación, cierre la tabla.

A partir de ahora, cuando agregue un nuevo registro a la tabla, Access insertará automáticamente la fecha o la fecha y la hora en el campo Fecha de agregación.

Combinar valores de texto

Para combinar los valores de dos o más campos de texto, se usa el operador de Y comercial (&). Por ejemplo, supongamos que tiene un formulario denominado Empleados. Especifica el nombre y los apellidos de los empleados en distintos campos, pero desea mostrar el nombre completo del empleado en el encabezado de formulario.

Para mostrar el nombre completo, puede usar esta expresión:

=[Nombre] & " " & [Apellidos]

La expresión usa el operador & para combinar los valores de los campos Nombre y Apellidos. La expresión usa asimismo un par de comillas dobles separadas por un carácter de espacio para insertar un espacio entre el nombre y los apellidos. Recuerde que los espacios entre los nombres de campo y los operadores de Y comercial no afectan a la apariencia de los datos (sólo ayudan a que la expresión sea más fácil de leer). Para insertar algo entre los campos, como un espacio, signo de puntuación o texto literal, ese valor adicional debe colocarse entre comillas.

A modo de otro ejemplo, puede usar esta expresión para mostrar los apellidos y nombres, separados por una coma:

=[Apellidos] & ", " & [Nombre]

En este caso, los valores entre comillas insertan una coma y un espacio entre los nombres.

En los pasos de esta sección, se supone que tiene un formulario y una tabla con los campos Nombre y Apellidos. Si no es así, puede modificar la expresión de estos pasos para que se ajuste a sus datos.

Agregar un cuadro de texto con una expresión para nombres completos


En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.

Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.

Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.

O bien,


Haga clic en la ficha Datos.

Cambie el valor del cuadro de propiedad Origen del control a =[Nombre] & " " & [Apellidos] y, a continuación, presione TAB.


Puede que intente combinar registros sin ningún valor especificado en un campo. El valor ausente se denomina valor nulo. Cuando se usa el operador & y hay un campo sin valor, Access devuelve una cadena de longitud cero para ese campo. Por ejemplo, si el registro de un empleado tiene sólo apellidos, la expresión del anterior ejemplo devuelve una cadena de longitud cero para el campo Nombre, un carácter de espacio y el valor del campo Apellidos.

Al combinar valores, puede que desee incluir un valor, como una coma, sólo cuando hay datos en un campo concreto. Para ello, use el operador + en vez del operador &.

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Cliente y la tabla contiene los campos Ciudad, Región y Código postal. Desea combinar esos campos para un informe y puede que algunos registros no tengan ningún valor en el campo Región. En ese caso, aparecerá una coma no deseada delante del código postal si usa el operador &.

Para eliminar la coma no deseada, puede usar el operador +, tal y como se muestra en la siguiente expresión de ejemplo:

=([Ciudad] & (", " + [Región]) & " " & [Código postal])

El operador + combina texto de la misma manera que el operador &. Sin embargo, el operador + admite la propagación de valores nulos. Esto significa que si algún componente de una expresión es nulo, toda la expresión será nula. En el anterior ejemplo, observe la sección (", " + [Región]). Dado que se usa el operador +, la expresión entre las paréntesis internas incluye una coma sólo si hay un valor en el campo Región. Si no hay ningún valor, se aplica la propagación

de valores nulos, por lo que toda la expresión entre las paréntesis internas será nula y se "ocultará" la coma.

Crear controles calculados para realizar cálculos aritméticos

Se pueden usar expresiones para restar, multiplicar y dividir los valores de dos o más campos o controles. Por ejemplo, supongamos que registra la fecha en la que un cliente necesita recibir un pedido y la fecha de envío del pedido. Podrá determinar con cuántos días de antelación o retraso se envió un pedido restando el valor que figura en el campo FechaEnvío del valor que aparece en el campo FechaRequerida. Esto es posible porque Access puede realizar cálculos aritméticos con fechas.

El resultado de un cálculo de fecha se denomina intervalo. Este valor contiene un componente de días en el lado izquierdo del separador decimal y un componente de tiempo en el lado derecho. Si el valor devuelto es un número positivo, sabrá con cuántos días de antelación se envió el pedido. Si el valor es negativo, sabrá con cuántos días de retraso se envió el pedido. Si el valor es 0, sabrá que el pedido se envió a tiempo.

En los pasos que se describen en esta sección, se supone que dispone de un formulario enlazado a una tabla de datos que contiene pedidos. A su vez, la tabla Pedidos contiene los campos FechaRequerida y FechaEnvío. Puede modificar la expresión que figura en los siguientes pasos para que funcione con su base de datos.

Agregar un cuadro de texto que contiene una expresión para calcular el número de días de antelación o de retraso




Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en Propiedades.

O bien,


Haga clic en la ficha Datos.

En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba =[FechaRequerida]-[FechaEnvío] y, a continuación, presione TAB.

Nota No olvide reemplazar los identificadores de FechaRequerida y FechaEnvío con los nombres de los campos de su tabla.

Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.

Cuando usa los operadores +, –, *, / o \ para realizar un cálculo con dos valores y uno de los valores es nulo (es decir, no se ha especificado ningún valor), el valor de la expresión es nulo. Por ejemplo, si una de las fechas en la anterior expresión es nula, toda la expresión también será nula. En un informe, esto genera un espacio en blanco. Si desea reemplazar el valor nulo con 0, puede usar la función Nz para convertir el valor nulo en cero. Por ejemplo:

=Nz([FechaRequerida]-[FechaEnvío],0)

Nota Asimismo, puede configurar los campos de una tabla de modo que los usuarios no puedan especificar valores nulos. Al diseñar la tabla, establezca el valor de la propiedad Requerido de ese campo en Sí y establezca la propiedad Valor predeterminado de ese campo en un valor que no sea nulo.

Sumar los valores de dos controles

Puede que desee sumar los valores de dos controles. Por ejemplo, para calcular el costo total de un pedido, sumará los valores de los controles Subtotal y Transporte, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

En los siguientes pasos, se supone que dispone de un formulario con dos controles que contienen datos numéricos. En este caso, los controles se denominan Subtotal y Transporte. Puede modificar el nombre de los controles en la siguiente expresión para que ésta funcione con sus datos.

Agregar un cuadro de texto con una expresión que calcula un total





O bien,


Haga clic en la ficha Todas.

Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.

Propiedad Valor

Nombre Total

Origen del control

=[Subtotal]+[Transporte]

Formato Moneda

Nota No olvide cambiar los identificadores en la expresión (Subtotal y Transporte) al nombre de los controles que figuran en su formulario.


Multiplicar dos valores para calcular el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor agregado

Supongamos que necesita calcular el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor agregado para un pedido. Para ello, puede usar una expresión que multiplique dos valores existentes: la tasa del impuesto sobre las ventas y el subtotal de cada pedido. Puede incluir la expresión en un control de cuadro de texto y mostrar los resultados en un formulario o informe.

Para este ejercicio, suponemos que dispone de dos campos de tabla: Tasa de impuesto sobre las ventas y Subtotal. Asimismo, puede almacenar estos valores en otros controles de un formulario o informe, pero para este ejercicio suponemos que residen en una tabla.

Agregar un cuadro de texto con una expresión para calcular el importe de un impuesto





O bien,




Propiedad Valor

Nombre Impuesto sobre las ventas

Origen del control

=[Subtotal]*[Tasa de impuesto sobre las ventas]

Formato Moneda

Nota No olvide cambiar los identificadores de los campos (Subtotal y Tasa de impuesto sobre las ventas) a los nombres de los campos en su base de datos.

Cierre la hoja de propiedades.

Sumar y contar grupos de registros

A menudo va a tener que sumar los valores almacenados en un grupo de registros. Por ejemplo, puede que necesite calcular un total de grupo para el pie de grupo de un informe, o bien, un subtotal de pedido para los artículos de línea en un formulario. Otras veces, puede que necesite contar el número de artículos en vez de sumarlos. Para calcular una suma para un grupo de registros, se usa la función Suma. Para contar un grupo de registros, se usa la función Cuenta.

Por ejemplo, para contar el número de pedidos en un informe que muestra los pedidos agrupados por cliente, puede usar la siguiente expresión:

=Cuenta([IdPedido])

Puede usar nombres de campo en la expresión de los argumentos de las funciones Suma y Cuenta, pero no puede usar nombres de control. Los nombres de campo pueden proceder de una tabla o consulta. Incluso puede usar el nombre de un campo calculado de una consulta. Sin embargo, cuando desea calcular el total de los valores de un control calculado, debe repetir la expresión usada en el control calculado.

Cuando desea hacer referencia a la misma expresión más de una vez en un formulario o si va a usar una función, como Suma, debe considerar si puede incluir la expresión en la consulta subyacente del formulario. De ese modo, el cálculo puede realizarse en la consulta en vez del formulario. A menudo, los cálculos se realizan con mayor rapidez en las consultas.

Para obtener más información sobre cómo sumar y contar, vea los siguientes artículos:

Contar las filas de una hoja de datos

Mostrar totales de columna en una hoja de datos

Realizar un recuento en los informes

Sumar en informes

Cuenta (función)

DCont (función)

Suma (función)

DSuma (función)

En las siguientes secciones se explican algunas de las formas en las que se pueden usar estas funciones.

Crear un control calculado en un formulario y hacer referencia a ese control desde otro formulario

A veces, puede que tenga que crear un control calculado (es decir, un control que usa una expresión como origen de datos) y, a continuación, hacer referencia a los valores de ese control desde otro control ubicado en otro formulario. En los pasos descritos en esta sección se explica cómo usar la función SUMA en un control calculado y, a continuación, cómo hacer referencia a ese control desde otro formulario.

En los pasos se supone el uso de una base de datos de pedidos y de un formulario de entrada de pedidos que está formado por dos componentes: un formulario principal y un subformulario. El formulario principal contiene datos sobre todo el pedido, como la dirección de facturación y la dirección de envío. El subformulario contiene información detallada sobre los artículos de línea del pedido, como los productos, las cantidades de cada producto y los precios unitarios de cada producto.

Diferentes consultas proporcionan datos a cada componente y la consulta del subformulario tiene un campo calculado que se denomina PrecioTotal. En este ejemplo, el "precio total" es la cantidad de producto de cada artículo de línea multiplicada por el número de artículos, descuentos, etc.

Para calcular los subtotales de cada pedido, deberá sumar los valores del campo PrecioTotal. Para ello, agregue la siguiente expresión a un cuadro de texto. En este ejemplo, el cuadro de texto está ubicado en el pie del subformulario:

En los siguientes pasos se explica cómo agregar el control calculado al subformulario. En la información que figura después de estos pasos se explica cómo hacer referencia al control desde otro control.

Agregar un cuadro de texto con una expresión que calcula subtotales en un subformulario

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el subformulario que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

Si no ve la sección del pie de formulario, haga clic en la barra Pie del formulario y, a continuación, arrastre hacia abajo el borde inferior de la barra.


En la sección del pie de formulario, arrastre el puntero en el formulario para crear el cuadro de texto.

Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en Propiedades.

O bien,


Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, defina los valores de propiedad tal y como se muestra en la siguiente tabla.

Propiedad Valor

Nombre Subtotal de pedido

Origen del control =Suma([Precio total])

Formato Moneda

Nota Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con su base de datos, no olvide cambiar el nombre del campo PrecioTotal al nombre del campo de su base de datos.

Haga clic en el cuadro situado en la esquina superior izquierda o derecha del subformulario (es el cuadro situado junto a la regla) para mostrar las propiedades de todo el subformulario

Busque el cuadro de propiedad Vista predeterminada y cambie su valor a Hoja de datos.

Guarde los cambios, cierre la hoja de propiedades y vaya a los siguientes pasos.

Si bien el cuadro de texto situado en el subformulario calcula el subtotal del pedido, puede que no desee mostrar los valores resultantes en el subformulario porque los subformularios a menudo aparecen como hoja de datos. Si se agrega un subtotal, esto significa al menos que los usuarios van a ver muchas veces el mismo valor. Por ejemplo, el resultado podría ser el siguiente:

Producto Cantidad Precio de la unidad Descuento Precio total Subtotal

Producto 1

4 8,00 $ 0,00% 32,00 $ 137,00 $

Producto 2

5 9,00 $ 0,00% 45,00 $ 137,00 $

Producto 3

6 10,00 $ 0,00% 60,00 $ 137,00 $

Tal y como puede comprobar, parte de los datos de resumen pertenece a un solo campo y, a menudo, tiene más sentido colocar ese campo en un formulario principal. Para ello, agregue

un control al formulario principal que haga referencia al control del subformulario. En la siguiente ilustración se muestra cómo hacerlo:

Nombre del control de subformulario en el formulario principal

Propiedad Formulario, que proporciona acceso a los controles y propiedades del subformulario

Nombre del control de cuadro de texto en el subformulario

En los siguientes pasos se explica cómo crear un cuadro de texto que haga referencia a los valores de otro control.

Crear el control

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario principal que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.


Busque el área en el formulario a la que desee agregar el control y, a continuación, arrastre el puntero en el formulario para crear el cuadro de texto.


O bien,




Propiedad Valor

Nombre Subtotal

Origen del control =[Subformulario Pedidos].Formulario![SubtotalPedido]

Formato Moneda

Nota Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con sus datos, no olvide cambiar los identificadores (los nombres del formulario y del control entre corchetes) a los nombres que figuran en su base de datos.


Buscar un valor en una tabla

Al diseñar un formulario, puede que desee mostrar un valor de una tabla o consulta que no sea el valor al que está enlazado el formulario. Por ejemplo, supongamos que dispone de un formulario denominado Productos que está enlazado a una tabla denominada Productos. Tras diseñar el formulario, sin embargo, decide que el formulario debe mostrar el nombre del proveedor de cada producto, que reside en una tabla denominada Proveedores.

Access permite realizar esta tarea de dos maneras distintas. Puede usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda (es la técnica más común) o puede crear una expresión. En este tema no se aborda el Asistente para búsquedas. Si desea obtener más información sobre este asistente, vea el artículo Agregar o cambiar un campo para buscar un valor en otra tabla.

Para crear una expresión que busque valores en otra tabla, se usa la función DBúsq. La función DBúsq tiene tres argumentos:

El nombre del campo cuyo valor se desea buscar

La tabla o consulta donde está ubicado el campo

De manera opcional, los criterios que se van a usar para buscar el registro

Para agregar el proveedor, abra el formulario Productos en la vista Diseño y, a continuación, agregue el cuadro de texto denominado Nombre del contacto. La expresión que debe usar para este cuadro de texto es:

=DBúsq("[Nombre del contacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]=" & Formularios!Productos!IdProveedor)

Agregar el cuadro de texto del proveedor

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario principal que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.


Busque el área en el formulario a la que desee agregar el control y, a continuación, arrastre el puntero en el formulario para crear el cuadro de texto.


O bien,




Propiedad Valor

Etiqueta Nombre del contacto

Origen del control

=DBúsq("[Nombre del contacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]=" & Formularios!Productos!IdProveedor)


Esta expresión busca en la tabla Proveedores y devuelve el nombre de contacto del proveedor cuyo identificador coincide con el valor del control IdProveedor en el formulario Productos. Observe cómo se usa el operador & para generar el tercer argumento. Un error común que debe evitar es la colocación de todo el argumento entre comillas. Sólo debe colocarse entre comillas el texto delante del operador &.

Nota Como alternativa a la función DBúsq, puede modificar la consulta subyacente de modo que incluya únicamente la información necesaria. A menudo resulta más eficaz usar una consulta.

Agregar una fecha de impresión a un informe

Los usuarios de informes a menudo desean conocer la fecha de impresión de los informes. Esta información les indica si disponen de datos actualizados. Para que Access rellene la fecha, se usa la función Ahora o la función Fecha. La función Ahora devuelve la fecha y la hora actuales almacenadas en el reloj del equipo. La función Fecha devuelve únicamente la fecha actual. Puede usar la función Formato para aplicar al resultado de cualquiera de estas funciones alguno de los formatos de fecha y hora disponibles.

Agregar la fecha de impresión a un informe


Si no ve la sección del pie de informe, haga clic en la barra Pie del informe y, a continuación, arrastre hacia abajo el borde inferior de la barra para expandir el informe.


En la sección del pie de informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto.


O bien,


Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, defina los valores de propiedad tal y como se muestra en la siguiente tabla.

Propiedad Valor

Nombre Fecha de impresión

Origen del control

="Impresión " & Fecha()

Formato Fecha mediana


Imprimir el número de página en un informe

Al diseñar un informe que ocupa más de una página impresa, deberá agregar números de página. Para ello, puede usar la propiedad Página, que numera automáticamente las páginas cuando se obtiene la vista previa o se imprime el informe. La propiedad Página está disponible únicamente cuando se obtiene la vista previa o se imprime un informe, por lo que no aparece en la hoja de propiedades del informe. Para usar la propiedad Página, coloque un cuadro de texto en el encabezado o pie del informe y, a continuación, escriba Página en la propiedad Origen del control del cuadro de texto.

Es el mismo procedimiento que el usado cuando se emplea la función Ahora o Fecha, excepto que no se incluyen paréntesis detrás de la propiedad Página.

En esta ilustración se muestra cómo se agrega la propiedad Página directamente a un control de cuadro de texto:

Además, puede crear asimismo una expresión que use las propiedades Página y Páginas. La propiedad Páginas devuelve el número total de páginas de un informe. Por ejemplo, la siguiente expresión genera la numeración de páginas con el formato Página 1 de 10.

="Página " & [Página] &" de " & [Páginas]

En los siguientes pasos se explica cómo agregar al pie de un informe una expresión que usa ambas propiedades. En los pasos se explica cómo agregar números de página en la vista Diseño y en la vista Presentación.

Usar la vista Diseño para agregar la numeración de páginas


Si no ve la sección del pie de informe, haga clic en la barra Pie del informe y, a continuación, arrastre hacia abajo el borde inferior de la barra para expandir el informe.


En la sección del pie de informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto.


O bien,


Haga clic en la ficha Datos y, a continuación, cambie el valor del cuadro de propiedad Origen del control a: ="Página " & [Página] &" de " & [Páginas].


Usar la vista Presentación para agregar la numeración de páginas

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee cambiar y haga clic en Vista Presentación.

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Números de página.

Aparece el cuadro de diálogo Números de página.

Bajo Formato, haga clic en Página N de M.

Bajo Posición, seleccione una opción.

Bajo Alineación, seleccione una opción de la lista.

Active o desactive la casilla de verificación Mostrar el número en la primera página y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota El Generador de expresiones incluye algunas expresiones comunes que se pueden usar para la numeración de páginas. Para obtener más información sobre el Generador de expresiones, vea la sección Usar el Generador de expresiones para crear expresiones.

Imprimir parte de un valor en un informe

Si los primeros o últimos caracteres de un campo tienen un significado especial, puede organizar un informe en torno a esos caracteres. Por ejemplo, si los dos primeros caracteres en un código de identificación de producto indican el tipo de producto, podrá agrupar los productos por los dos primeros caracteres del código y, a continuación, identificar cada grupo imprimiendo los caracteres en un encabezado de grupo.

Se usa la función Izq para extraer los primeros n caracteres de un valor que aparece en un campo de texto y se usa la función Der para extraer los últimos n caracteres. En ambos casos, el primer argumento es el nombre de campo o la expresión de texto, y el segundo argumento es el número de caracteres que se desea extraer.

En la siguiente tabla se muestran expresiones que emplean estas funciones. Para las funciones, se supone que los datos residen en un campo de tabla denominado Id. de pieza.

Si el valor de Id. de pieza es Esta expresión Devuelve

AA105 =Izq([Id. de pieza],2) AA

AA105 =Der([Id. de pieza],3) 105

Para obtener más información sobre las funciones Izq y Der, vea los artículos Izq (función) y Der (función).

Usar separadores de letras en una lista alfabética

Para realizar una identificación rápida en una lista de productos, puede agrupar los productos por la primera letra de sus nombres e imprimir la letra en un encabezado de grupo, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

Para comenzar un nuevo grupo cada vez que cambia la primera letra del nombre de producto y, a continuación, ordenar alfabéticamente los productos de cada grupo, cree dos grupos en el panel Agrupación, orden y total y, después, configure cada grupo tal y como se muestra en las siguientes tablas.

Agrupar por Nombre de producto

con A en la parte superior

por el primer carácter

sin totales hacer clic en el título para agregar

con sección de encabezado

sin sección de pie

mantener todo el grupo junto en una página

Ordenar por con A en la parte por el valor sin totales hacer clic en el

Nombre de producto

superior completo título para agregar


con sección de pie

no mantener junto el grupo en una página

Mostrar el panel Agrupación, orden y total



Para imprimir sólo la primera letra del nombre al comienzo de un nuevo grupo, use esta expresión en el cuadro de texto del encabezado Nombre de producto:

=Izq([Nombre de producto],1)

Imprimir el equivalente numérico de una fecha

Puede organizar los registros de un informe mediante valores de fecha numéricos para un período de tiempo, que puede ser un año, un trimestre, un mes o una semana. Por ejemplo, un año se divide en 53 semanas de calendario (la primera y la última semana del año suelen ser semanas parciales). Con ese valor numérico, se pueden agrupar los pedidos enviados por la semana del año.

Para buscar parte de un valor de fecha numérico, como sólo el mes o año, se usa la función ParcFecha, que tiene la siguiente sintaxis:

ParcFecha (intervalo, fecha[, primer_día_semana] [, primera_semana_año])

El argumento intervalo es la abreviatura de la parte de la fecha que debe devolverse. Ejemplos de abreviaturas válidas: "aaaa" para un año de cuatro dígitos, "t" para un trimestre de calendario y "m" para un mes. El argumento fecha es un nombre de campo o una fecha literal, como "1-jul-07".

Los argumentos primer_día_semana y primera_semana_año son opcionales. El argumento primer_día_semana devuelve domingo, a menos que se especifique lo contrario. Para definir otro día, especifique un valor del 2 al 7 (1 es el valor predeterminado). El argumento primera_semana_año devuelve la semana en la que cae el 1 de enero. Para especificar otra semana, escriba 2 ó 3. Use 2 para especificar la primera semana que tenga al menos cuatro días en el nuevo año; use 3 para especificar la primera semana completa del año.

La siguiente tabla contiene ejemplos de los resultados que se devuelven para un campo denominado "Días no laborables". El campo Días no laborables puede almacenar los días festivos que se celebran en los países o regiones donde opera una compañía.

Si el valor de Días no Esta expresión Devuelve

laborables es

1-ene-07 =ParcFecha("s",[Días no laborables]) 2 (día de la semana)

31-dic-07 =ParcFecha("ss",[Días no laborables])

53 (semana del año)

31-dic-07 =ParcFecha("aaaa",[Días no laborables])

2007 (año de cuatro dígitos)

Para obtener más información, vea el artículo ParcFecha (función).

Para obtener más información sobre cómo crear informes agrupados, vea el artículo Crear un informe agrupado o un informe de resumen.

Comparar los resultados de varios años

Cuando desea analizar los resultados de ventas de más de un año, se recomienda agrupar los resultados por un período de tiempo, como un trimestre o mes. De ese modo, podrá comparar rápidamente el rendimiento de un período de tiempo de un año dado con el rendimiento del mismo período de tiempo de otro año. Por ejemplo, supongamos que desea ver un informe denominado Resumen de ventas por trimestre con el número de pedidos enviados y los totales de ventas.

Para crear los encabezados y pies de grupo y especificar el criterio de ordenación de este informe, se crean dos grupos, cada uno con su propio criterio de ordenación, y se establecen las propiedades en el panel Agrupación, orden y total para cada grupo y criterio de ordenación, tal y como se muestra en las siguientes tablas. Observe que se usa una expresión para agrupar por el trimestre en el que se enviaron los pedidos.

Agrupar por expresiónUse esta expresión: =ParcFecha("t",[FechaEnvío])

ascendente por el valor completo

sin totales con el título Trimestre


con sección de pie

mantener todo el grupo junto en una página

Agrupar por FechaEnvío de más antiguo a más reciente

por año sin totales hacer clic en el título para agregar

sin sección de encabezado

con sección de pie

no mantener junto el grupo en una página

Mostrar el panel Agrupación, orden y total

Abra el informe en la vista Diseño.


Para imprimir el número de trimestre al comienzo de un nuevo grupo, coloque un cuadro de texto en el encabezado de grupo mediante la misma expresión que usó en el cuadro Ordenar y agrupar:

=ParcFecha("t", [FechaEnvío])

Calcular totales de artículos de línea

Supongamos que desea crear un informe de facturación con información sobre un pedido. Necesita calcular el precio total (ventas totales de cada producto) de los artículos de línea. Cree primero una consulta que proporcione los datos para el informe. Incluya en esa consulta todos los campos necesarios de todas las tablas necesarias, como la tabla Pedidos, la tabla Detalles de pedidos y la tabla Compradores. A continuación, podrá crear un campo calculado en la cuadrícula de diseño de la consulta que calcule el precio total de cada producto en la factura.

Crear un campo calculado


Haga clic en la fila Campo de una columna vacía en la cuadrícula de diseño de la consulta.

Escriba un nombre, un signo de dos puntos (:) y una expresión en la celda Campo. El nombre y el signo de dos puntos definen un nombre descriptivo para el campo calculado. Para calcular un precio total, puede usar la siguiente expresión:

PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].Precio unidad*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100

Observe que cuando cree un campo calculado en la cuadrícula de diseño de la consulta, no coloque el operador = delante de la expresión.

Identificar pedidos que se enviaron tarde

En el mejor de los casos, los pedidos se envían a tiempo. En ocasiones, puede que algunos pedidos se envíen después de la fecha estipulada y desee identificarlos en un informe. Para marcar todos los pedidos enviados con retraso en un informe que realiza un seguimiento de los envíos, puede imprimir una marca de verificación en una casilla de verificación denominada Envío con retraso. Dado que la mayoría de los pedidos se envían a tiempo, la marca de verificación es más fácil de detectar que el texto A tiempo o Con retraso.

La expresión para este informe compara el valor del campo Fecha de envío con el valor del campo Fecha requerida. Si el valor del campo Fecha de envío es mayor (es decir, posterior) que el valor del campo Fecha requerida, la expresión devuelve el valor True y en el informe se muestra una marca de verificación en la casilla de verificación. Si el valor es False, la casilla de verificación estará vacía.

Agregar la casilla de verificación Envío con retraso a un informe


En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Casilla de verificación.

Arrastre el puntero en la sección de detalles del informe para crear la casilla de verificación.

Haga clic con el botón secundario del mouse en la casilla de verificación, haga clic en Propiedades en el menú contextual y, a continuación, haga clic en la ficha Todas de la hoja de propiedades.

Establezca las propiedades de la casilla de verificación de acuerdo con la siguiente tabla.

Propiedad Valor

Nombre Envío con retraso

Origen del control =[Fecha de envío]>[Fecha requerida]

Visible Sí

Nota Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con sus datos, no olvide cambiar los nombres de campo en los identificadores a los que figuran en su base de datos.


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Tabla de operadores

Access admite diversos operadores, incluidos los operadores aritméticos como +, -, * (multiplicar) y / (dividir), además de los operadores de comparación para comparar valores, los operadores de texto para concatenar texto, los operadores lógicos para determinar los valores True o False, y otros operadores específicos de Access. Para obtener información detallada sobre el uso de estos operadores, vea las siguientes tablas:

Operadores aritméticos

Los operadores aritméticos se usan para calcular un valor a partir de dos o más números, o bien, para cambiar el signo de un número de positivo a negativo.

Operador Finalidad Ejemplo

+ Sumar dos números.

[Subtotal]+[Impuesto sobre las ventas]

- Buscar la diferencia entre dos números o indicar el valor negativo de un número.

[Precio]-[Descuento]

* Multiplicar dos números.

[Cantidad]*[Precio]

/ Dividir el primer número

[Total]/[Número_de_elementos]

entre el segundo número.

\ Redondear ambos números a enteros, después dividir el primer número entre el segundo número y, a continuación, truncar el resultado en un entero.

[Registros]\[Habitaciones]

Residuo Dividir el primer número entre el segundo número y devolver sólo el resto.

[Registros] Residuo [Habitaciones]

^ Elevar un número a la potencia de un exponente.

Número ^ Exponente

Operadores de comparación

Los operadores de comparación se usan para comparar valores y devuelven True, False o Nulo.

Operador Finalidad

< Determinar si el primer valor es menor que el segundo valor.

<= Determinar si el primer valor es menor o

igual que el segundo valor.

> Determinar si el primer valor es mayor que el segundo valor.

>= Determinar si el primer valor es mayor o igual que el segundo valor.

= Determinar si el primer valor es igual que el segundo valor.

<> Determinar si el primer valor no es igual que el segundo valor.

En todos los casos, si el primer o segundo valor es Nulo, el resultado también será Nulo. Dado que Nulo representa un valor desconocido, el resultado de cualquier comparación con Nulo es también desconocido.

Operadores lógicos

Los operadores lógicos se usan para combinar dos valores y devuelven True, False o Nulo. A los operadores lógicos también se les hace referencia con el término de operadores booleanos.

Operador Uso Descripción

Y Expr1 Y Expr2 Es True si Expr1 y Expr2 tienen el valor True.

O Expr1 O Expr2 Es True si Expr1 o Expr2 tiene el valor True.

Eqv Expr1 Eqv Expr2 Es True si tanto Expr1 como Expr2 tienen el valor True, o bien, si tanto Expr1 como Expr2 tienen el valor False.

No No Expr Es True si Expr no es True.

OEx Expr1 OEx Expr2 Es True si Expr1 es True o Expr2 es True, pero no ambos.

Operadores de concatenación

Los operadores de concatenación se usan para combinar dos valores de texto en una sola cadena.


& cadena1 & cadena2 Combina dos cadenas en una sola cadena.

+ cadena1 + cadena2 Combina dos cadenas en una sola cadena y propaga los valores nulos.

Operadores especiales

Los operadores especiales se usan según lo descrito en la siguiente tabla.

Operador DescripciónPara obtener más información

Es Nulo o No es Nulo Determina si un valor es Nulo o No es Nulo.

Como "modelo" Busca valores de cadena coincidentes mediante los operadores de caracteres comodín ? y *.

Operador Como

Entre val1 Y val2 Determina si un valor numérico o de fecha pertenece a un intervalo.

Operador Entre...Y

En(cadena1,cadena2...) Determina si un valor de cadena viene incluido en un conjunto de valores de cadena.

Guía de la sintaxis de expresionesMostrar todo

Al usar Microsoft Office Access 2007, se encontrará con situaciones en las que necesite trabajar con

valores que no residen directamente en los datos. Por ejemplo, puede que tenga que calcular el impuesto

sobre las ventas de un pedido, o bien, el valor total del propio pedido. Estos valores pueden calcularse

mediante expresiones.

Para usar expresiones, es preciso escribirlas primero usando la sintaxis correcta. La sintaxis es el

conjunto de reglas por las que se combinan correctamente las palabras y los símbolos de una expresión.

Considérelo de la siguiente manera: cuando desee que Access haga algo, deberá hablar su idioma. Por

ejemplo, supongamos que desea transmitir a Access que "mire el campo FechaNacimiento en la tabla

Compradores e indique el año en que nació el cliente". Escribirá esta expresión: ParcFecha("aaaa",

[Clientes]![FechaNacimiento]). Esta expresión se compone de la función ParcFecha y de dos valores

de argumento: "aaaa" y [Clientes]![FechaNacimiento].

Examinemos esa expresión más detalladamente.

ParcFecha es una función que examina una fecha y devuelve una parte específica.

El argumento intervalo indica a Access qué parte de la fecha se va a devolver; en este caso, "aaaa"

indica a Access que debe devolverse únicamente la parte correspondiente al año.

El argumento fecha indica a Access dónde debe buscar el valor de fecha; en este caso, [Clientes]!

[FechaNacimiento] indica a Access que busque la fecha en el campo FechaNacimiento de la tabla

Compradores.

Como puede ver, las expresiones de Access usan un lenguaje que, al principio, resulta un tanto difícil de

leer. Si comprende debidamente la sintaxis de las expresiones y ejercita un poco, todo será mucho más

fácil.

Hay algunos conceptos clave que debe comprender antes de ponerse a escribir expresiones. En este

artículo se describen los conceptos que debe comprender para poder usar una sintaxis correcta y se

aborda la sintaxis que se usa en las expresiones.

En este artículo no se aborda la sintaxis del Lenguaje de consulta estructurado (SQL) ni se pretende

ofrecer una guía de la sintaxis de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

En este artículo

Introducción

Objetos, colecciones y propiedades

Identificadores

Funciones, operadores y constantes

Introducción

Para generar una expresión, se combinan identificadores mediante funciones, operadores y constantes.

Cualquier expresión válida debe contener al menos una función o al menos un identificador, y puede

contener además constantes u operadores. Una expresión puede usarse asimismo como parte de otra

expresión; en este caso, se usa normalmente como argumento de una función.

Identificadores en expresiones El formato general de un identificador en una expresión es

[Nombre_de_colección]![Nombre_de_objeto].[Nombre_de_propiedad].

NOTA Sólo deben especificarse esas partes del identificador de modo que sea único en el

contexto de la expresión. No es raro que un identificador tenga la forma de

[Nombre_de_objeto].

Funciones en expresiones El formato general de una expresión con una función es

Función(argumento, argumento), donde uno de los argumentos suele ser un identificador o

una expresión.

NOTA Algunas funciones no requieren argumentos.

Antes de usar una función, busque en el correspondiente artículo de la Ayuda información

específica sobre la sintaxis de esa función.

Operadores en expresiones El formato general de una expresión con un operador es

Identificador operador identificador. Hay excepciones a este formato, tal y como se describe

en las tablas de la sección Operadores.

Constantes en expresiones El formato general de una expresión con una constante es

Identificador operador_de_comparación constante.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10131581.htm#summary




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Objetos, colecciones y propiedades

Todos los formularios, informes, tablas, consultas y campos de una base de datos de Access se conocen

individualmente como objetos. Cada objeto tiene un nombre. Algunos objetos ya tienen nombre, como la

tabla Contactos de una base de datos creada a partir de la plantilla Contactos de Microsoft Office Access.

Cuando se crea un nuevo objeto, se le asigna un nombre.

El conjunto de todos los miembros de un tipo concreto de objeto se conoce como colección. Por ejemplo,

el conjunto de todas las tablas de una base de datos es una colección. Algunos objetos que son

miembros de una colección de una base de datos también pueden ser colecciones que contienen otros

objetos. Por ejemplo, un objeto de tabla es una colección que contiene objetos de campo.

Los objetos tienen propiedades, que describen y proporcionan una manera de cambiar las características

de los objetos. Por ejemplo, un objeto de consulta tiene la propiedad Vista predeterminada que describe

y permite especificar cómo la consulta va a aparecer cuando se ejecute.

En el siguiente diagrama se muestra la relación entre las colecciones, los objetos y las propiedades:

Una colección

Un objeto

Una propiedad

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Identificadores

Cuando se usa un objeto, una colección o una propiedad en una expresión, se hace referencia a ese

elemento mediante un identificador. Un identificador incluye el nombre del elemento que se está

identificando así como el nombre del elemento al que pertenece. Por ejemplo, el identificador de un

campo incluye el nombre del campo y el nombre de la tabla a la que pertenece el campo. El anterior

ejemplo de expresión incluye un ejemplo de un identificador: [Clientes]![FechaNacimiento].

En algunos casos, el nombre de un elemento funciona por sí mismo como identificador. Éste es el caso

cuando el nombre del elemento es único en el contexto de la expresión que se está creando. El resto del

identificador lo indica el contexto. Por ejemplo, si se diseña una consulta que use sólo una tabla, los

nombres de los campos funcionarán por sí solos como identificadores porque los nombres de campo en

una tabla deben ser únicos en esa tabla. Dado que se usa sólo una tabla, el nombre de la tabla viene

implícito en cualquier identificador que se use en la consulta para hacer referencia a un campo.

En otros casos, se deben indicar explícitamente las partes de un identificador para que funcionen las

referencias. Éste es el caso cuando un identificador no es único en el contexto de la expresión. Cuando

hay ambigüedad, se deben especificar explícitamente suficientes partes del identificador de modo que sea

único en el contexto. Por ejemplo, supongamos que está diseñando una consulta que use una tabla

denominada Productos y otra tabla denominada Pedidos, y que ambas tablas tienen un campo

denominado IdProducto. En este caso, el identificador usado en la consulta para hacer referencia a

cualquiera de los campos IdProducto debe incluir el nombre de la tabla además del nombre del campo;

por ejemplo, [Productos]![IdProducto].

Operadores de identificadores En un identificador se pueden usar tres operadores.

Operador de signo de exclamación (!)

Operador de punto (.)

Operador de corchetes ([ ])

Estos operadores se usan colocando cada parte del identificador entre corchetes y uniéndolas mediante

un operador de signo de exclamación o de punto. Por ejemplo, el identificador de un campo denominado

Apellidos en una tabla denominada Empleados puede expresarse como [Empleados]![Apellidos]. El

operador de signo de exclamación indica a Access que lo que sigue es un objeto que pertenece a la

colección especificada delante del operador de signo de exclamación. En este caso, [Apellidos] es un

objeto de campo que pertenece a la colección [Empleados], que a su vez es un objeto de tabla.

NOTA En términos estrictos, los identificadores o identificadores parciales no siempre deben colocarse

entre corchetes. Si el identificador no incluye espacios u otros caracteres especiales, Access agrega

automáticamente los corchetes cuando lee la expresión. No obstante, se recomienda escribir los

corchetes ya que ayudan a evitar errores y son una pista visual de que una parte determinada de una

expresión es un identificador.

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Funciones, operadores y constantes

Para crear una expresión, se necesita algo más que identificadores: es preciso que se realice algún tipo

de acción. Para realizar acciones en las expresiones, se usan funciones, operadores y constantes.

Funciones

Una función es un procedimiento que se puede usar en una expresión. Algunas funciones, como Fecha,

no requieren datos especificados por el usuario para funcionar. La mayoría de las funciones, sin embargo,

sí requiere esos datos denominados argumentos. En el ejemplo que figura al principio de este artículo, la

función ParcFecha tiene dos argumentos: el argumento intervalo (con un valor de "aaaa") y el

argumento fecha (con un valor de [Clientes]![FechaNacimiento]). La función ParcFecha requiere al

menos estos dos argumentos (intervalo y fecha), pero puede aceptar hasta cuatro argumentos.

NOTA Cuando una función tiene más de un argumento, esos argumentos vienen separados por comas.

En la siguiente lista se muestran algunas funciones que suelen usarse en las expresiones. Haga clic en el

vínculo de cada función para obtener más información sobre su sintaxis.

Fecha La función Fecha se usa para insertar la actual fecha del sistema en una expresión. Se

suele usar junto con la función Formato y se usa asimismo con los identificadores de los

campos que contienen datos de fecha u hora.

ParcFecha La función ParcFecha se usa para determinar o extraer parte de una fecha; suele

ser una fecha obtenida a partir de un identificador de campo, pero a veces se trata de un valor

de fecha devuelto por otra función, como Fecha.

DifFecha La función DifFecha se usa para determinar la diferencia entre dos fechas,

normalmente entre una fecha obtenida a partir de un identificador de campo y una fecha

obtenida mediante la función Fecha.

Formato La función Formato se usa para aplicar un formato a un identificador y aplicar un

formato a los resultados de otra función.

SiInm La función SiInm se usa para evaluar una expresión como true o false y, a continuación,

devolver un valor especificado si la expresión es true y otro valor especificado si la expresión es

false.

EnCad La función EnCad se usa para buscar la posición de un carácter o una cadena (cadena:

colección de caracteres que pueden incluir números y texto.) dentro de otra cadena. La cadena

en la que se busca suele obtenerse a partir de un identificador de campo.

Izq, Medio y Der Estas funciones se usan para extraer caracteres de una cadena, a partir del

carácter situado más a la izquierda (Izq), una posición específica en el medio (Medio) o el

carácter situado más a la derecha (Der). Suelen usarse junto con la función EnCad. La cadena

de la que estas funciones extraen caracteres suele obtenerse a partir de un identificador de

campo.

Para obtener una lista de las funciones por categoría, vea el artículo Funciones (organizadas por

categoría).

Operadores

Un operador es una palabra o un símbolo que indica una relación aritmética o lógica específica entre los

otros elementos de una expresión. Los operadores pueden ser:

Aritméticos, como el signo más (+).

Operadores de comparación, como el signo de igualdad (=).

Operadores lógicos, como No.

Los operadores suelen usarse para indicar una relación entre dos identificadores. En las siguientes tablas

se describen los operadores que se pueden usar en las expresiones de Access.

Operadores aritméticos

Los operadores aritméticos se usan para calcular un valor a partir de dos o más números, o bien, para

cambiar el signo de un número de positivo a negativo.

Operador Finalidad Ejemplo

+ Sumar dos números. [Subtotal]+[Impuesto sobre las ventas]

- Buscar la diferencia entre dos números o indicar el valor negativo de un número.

[Precio]-[Descuento]

* Multiplicar dos números. [Cantidad]*[Precio]

/ Dividir el primer número entre el segundo número. [Total]/[Número_de_elementos]

\ Redondear ambos números a enteros, dividir el primer número entre el segundo número y, a continuación, truncar el resultado en un entero.

[Registros]\[Habitaciones]

Residuo Dividir el primer número entre el segundo número y devolver sólo el resto.

[Registros] Residuo [Habitaciones]

^ Elevar un número a la potencia de un exponente. Número ^ Exponente

Operadores de comparación

Los operadores de comparación se usan para comparar valores y devuelven True, False o Nulo (valor

desconocido).

Operador Finalidad

< Determinar si el primer valor es menor que el segundo valor.

<= Determinar si el primer valor es menor o igual que el segundo valor.

> Determinar si el primer valor es mayor que el segundo valor.

>= Determinar si el primer valor es mayor o igual que el segundo valor.

= Determinar si el primer valor es igual que el segundo valor.

<> Determinar si el primer valor no es igual que el segundo valor.

En todos los casos, si el primer o segundo valor es Nulo, el resultado también será Nulo. Dado que Nulo

representa un valor desconocido, el resultado de cualquier comparación con Nulo es también

desconocido.

Operadores lógicos

Los operadores lógicos se usan para combinar dos valores y devuelven True, False o Nulo. A los

operadores lógicos también se les hace referencia con el término de operadores booleanos.


Y Expr1 Y Expr2 Es True si Expr1 y Expr2 tienen el valor True.

O Expr1 O Expr2 Es True si Expr1 o Expr2 tiene el valor True.

Eqv Expr1 Eqv Expr2 Es True si tanto Expr1 como Expr2 tienen el valor True, o bien, si tanto Expr1 como Expr2 tienen el valor False.

No No Expr Es True si Expr no es True.

OEx Expr1 OEx Expr2 Es True si Expr1 es True o Expr2 es True, pero no ambos.

Operadores de concatenación

Los operadores de concatenación se usan para combinar dos valores de texto en una sola cadena.


& cadena1 & cadena2

Combina dos cadenas en una sola cadena.

+ cadena1 + cadena2

Combina dos cadenas en una sola cadena y propaga los valores nulos.

Operadores especiales

Los operadores especiales se usan según lo descrito en la siguiente tabla.

Operador DescripciónPara obtener más información

Es Nulo o No es Nulo

Determina si un valor es Nulo o No es Nulo.

Como "modelo" Busca valores de cadena coincidentes mediante los operadores de caracteres comodín ? y *.

Operador Como

Entre val1 Y val2 Determina si un valor numérico o de fecha pertenece a un intervalo.

Operador Entre...Y

En(cadena1,cadena2...)

Determina si un valor de cadena viene incluido en un conjunto de valores de cadena.

Operador En

Constantes

Una constante es un valor conocido que no cambia y que se puede usar en una expresión. En Access se

suelen usar las siguientes cuatro constantes:

True Indica algo que es lógicamente verdadero.

False Indica algo que es lógicamente falso.

Nulo Indica la falta de un valor conocido.

"" (cadena vacía) Indica un valor del que se sabe que está vacío.

Las constantes pueden usarse como argumentos de una función y pueden usarse en una expresión como

parte de un criterio. Por ejemplo, se puede usar la constante de cadena vacía ("") como parte de un

criterio de una columna en una consulta para evaluar los valores de campo de esa columna,

especificando el siguiente criterio: <>"". En este ejemplo, <> es un operador y "" es una constante. Si se

usan conjuntamente, indican que el identificador al que se aplican debe compararse con una cadena

vacía. La expresión resultante es True si el valor del identificador es cualquier valor que no sea una

cadena vacía.

NOTA Tenga cuidado al usar la constante Nulo. En la mayoría de los casos, si se usa Nulo junto con un

operador de comparación, se genera un error. Si desea comparar un valor con Nulo en una expresión,

use el operador Es Nulo o No es Nulo.

Crear expresiones condicionales (booleanas)Mostrar todo

En este artículo se explica cómo crear expresiones condicionales (también denominadas booleanas).

Una expresión condicional se evalúa como true o false y, a continuación, devuelve un resultado que

cumple con la condición especificada. Si se usan funciones en las expresiones condicionales, se puede

especificar asimismo una acción para los valores que cumplen y no cumplen con la condición de la

expresión. Por ejemplo, se puede crear una expresión que busque todas las ventas con un margen de

ganancia del 10 por ciento o menos y, a continuación, especificar que esos números aparezcan en color

rojo o reemplazar los valores con un mensaje.

En este artículo

Información sobre las expresiones condicionales

Crear una expresión condicional

Ejemplos de expresiones condicionales

Información sobre las expresiones condicionales

Una expresión condicional es un tipo de expresión que comprueba los datos para ver si cumplen con una

condición y, a continuación, lleva a cabo una acción según el resultado. Por ejemplo, una expresión

puede buscar valores de fecha posteriores a una fecha inicial dada y, a continuación, mostrar un mensaje

de error cuando se intenta especificar una fecha anterior a la fecha inicial definida.




Las expresiones condicionales tienen el mismo formato y la misma sintaxis básica que otras expresiones.

Además, se pueden usar de la misma manera que otras expresiones:

En el caso de los campos de tabla, se agrega la expresión a la propiedad Regla de validación

del campo. Los usuarios deberán especificar en el campo valores que cumplan con las

condiciones de la expresión. Por ejemplo, si se usa la expresión >=#1/1/1900# en un campo con

el tipo de datos Fecha/Hora, los usuarios deberán especificar valores iguales o posteriores al 1

de enero de 1900.

En el caso de los controles de formulario, se puede agregar una expresión a la propiedad

Origen del control o Regla de validación del control. Normalmente, las expresiones

condicionales se agregan a la propiedad Regla de validación; las expresiones que calculan

valores se agregan a la propiedad Origen del control. Por ejemplo, si se usa >=#1/1/1900# en

la propiedad Regla de validación de un control, se impide que los usuarios especifiquen una

fecha no válida. Si se usa la expresión Fecha() en la propiedad Origen del control, se muestra

la fecha actual como valor predeterminado.

En el caso de las consultas, se pueden agregar las expresiones condicionales a una celda en

blanco de la fila Campo, o bien, se puede usar una expresión en la fila Criterios de la consulta.

Cuando se usa una expresión en la fila Campo, los resultados aparecen como una columna en

los resultados de la consulta. Cuando se usa una expresión como criterios para un campo

existente, la expresión actúa como un filtro y limita los registros devueltos por la consulta.

Por ejemplo, puede usar esta expresión en la fila Campo de una consulta: =SiInm([Fecha de

pedido]<=#01/04/2003#,[Fecha de pedido],"Pedido realizado después del 1 de abril"). La

expresión especifica un criterio de fecha (<=#01/04/2003#). Cuando la consulta devuelva su

resultado, mostrará todos los valores de fecha que cumplan el criterio y los valores de fecha que

no cumplan el criterio se reemplazarán con el mensaje"Pedido realizado después del 1 de abril".

Los pasos descritos en la sección Agregar una expresión a una consulta indican cómo usar esta

expresión en una consulta.

En cambio, si se usa esta expresión en el campo Criterios de una consulta, se devolverán

únicamente los registros con fechas que cumplan el criterio: Entre #01/04/2003# Y

#15/05/2003#.

Para obtener más información sobre la creación y el uso de las expresiones, vea el artículo Crear una

expresión.

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Crear una expresión condicional

Los pasos descritos en esta sección indican cómo agregar una expresión condicional a una tabla, un

control de formulario o informe y una consulta. En cada uno de los grupos de pasos, se usa una expresión

ligeramente distinta para comprobar los valores de un campo con el tipo de datos Fecha/Hora y llevar a

cabo una acción según si los valores de fecha cumplen la condición especificada.

Agregar una expresión a un campo de tabla

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla que

desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la columna Tipo de datos, haga clic en el campo Fecha/Hora.

3. Bajo Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en el cuadro de la propiedad

Regla de validación y escriba la siguiente expresión:

>=#01/01/1900#

NOTA No es necesario que use el formato de fecha de Estados Unidos. Puede usar el formato

de fecha correspondiente a su país, región o configuración local. No obstante, es preciso

escribir el valor de fecha entre signos de almohadilla (#), tal y como se muestra aquí.

4. Haga clic en la columna situada junto a Texto de validación y escriba esta cadena de texto:

La fecha debe ser posterior al 1 de enero de 1900.

Una vez más, puede usar el formato de fecha local.

5. Guarde los cambios y pase a la vista Hoja de datos. Para ello, haga clic con el botón secundario

del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la tabla y haga clic en Vista Hoja de

datos en el menú contextual.

6. Escriba un valor de fecha en el campo Fecha/Hora anterior al 1 de enero de 1900. Access

mostrará el mensaje especificado en el cuadro de la propiedad Regla de validación y no se

podrá abandonar el campo hasta que se especifique un valor que la expresión evalúe como

true.

Agregar una expresión a un control

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario que

desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. Haga clic con el botón secundario del mouse en un campo Fecha/Hora y, a continuación, haga

clic en Propiedades en el menú contextual.

Aparece la hoja de propiedades del control.

3. En la ficha Datos o Todas, haga clic en el campo situado junto a Regla de validación y escriba

la siguiente expresión:

>=#01/01/1900#

NOTA No es necesario que use el formato de fecha de Estados Unidos. Puede usar el formato

de fecha correspondiente a su país, región o configuración local. No obstante, es preciso

escribir el valor de fecha entre signos de almohadilla (#), tal y como se muestra aquí.

4. Haga clic en la columna situada junto a Texto de validación y escriba esta cadena de texto:

La fecha debe ser posterior al 1 de enero de 1900.

5. Guarde los cambios y pase a la vista Formulario. Para ello, haga clic con el botón secundario

del mouse en la ficha de documentos correspondiente al formulario y haga clic en Vista

Formulario en el menú contextual.

Agregar una expresión a una consulta

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que

desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. Haga clic en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño y, a continuación,

escriba la siguiente expresión:

=SiInm([Nombre_de_campo]<=#01/04/2003# , [Nombre_de_campo] , "Fecha posterior al 1 de

abril de 2003")

Cuando escriba la expresión, asegúrese de reemplazar las dos instancias de

Nombre_de_campo con el nombre del campo Fecha/Hora. Además, si la tabla no contiene

fechas anteriores al 1 de enero de 2004, modifique las fechas de la expresión de modo que ésta

funcione con los datos.

3. Guarde los cambios y, a continuación, haga clic en Ejecutar para ver los resultados.

La expresión funciona de la siguiente manera: el primer argumento

(=SiInm([Nombre_de_campo]<=#01/04/2003#) especifica la condición que deben cumplir los datos: las

fechas deben coincidir o ser anteriores al 1 de abril de 2003. El segundo argumento

([Nombre_de_campo]) especifica lo que verán los usuarios si la condición es true: las fechas del campo.

El tercer argumento ("Fecha posterior al 1 de abril de 2003")) especifica el mensaje que los usuarios

verán si los datos no cumplen la condición.

Cuando proceda, recuerde que no todas las expresiones condicionales usan la función SiInm. Además,

recuerde que la función SiInm es la parte de la expresión, y no la propia expresión, la que requiere los

argumentos.

Para obtener más información sobre las expresiones y las formas de usarlas, vea el artículo Crear una

expresión.

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Ejemplos de expresiones condicionales

Las expresiones que figuran en la siguiente tabla muestran algunas formas de calcular valores true y

false. Estas expresiones usan la función SiInm para determinar si una condición es true o false y, a

continuación, devuelven un valor si la condición es true y otro valor si es false.

Vea el artículo SiInm (función) para obtener más información.

Expresión Descripción

=SiInm([Confirmado] = "Sí", "Pedido confirmado", "Pedido no confirmado")

Muestra el mensaje "Pedido confirmado" si el valor del campo Confirmado es Sí; en caso contrario, muestra el mensaje "Pedido no confirmado".

=SiInm(EsNulo([País o región])," ", [País o región])

Muestra una cadena vacía si el valor del campo País o región es Nulo (Null: valor que puede especificarse en un campo o utilizarse en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos, como los de clave principal, no pueden contener Null.); en caso contrario, muestra el valor del campo País o región.

=SiInm(EsNulo([Región]),[Ciudad]&" "& [CódigoPostal], [Ciudad]&" "&[Región]&" " &[CódigoPostal])

Muestra los valores de los campos Ciudad y CódigoPostal si el valor del campo Región es Nulo; en caso contrario, muestra los valores de los campos Ciudad, Región y CódigoPostal.

=SiInm(EsNulo([FechaRequerida] - [FechaEnvío]), "Comprobar si falta una fecha", [FechaRequerida] - [FechaEnvío])

Muestra el mensaje "Comprobar si falta una fecha" si el resultado de restar el valor del campo FechaEnvío del valor del campo FechaRequerida es Nulo; en caso contrario, muestra la diferencia entre los valores de los campos FechaRequerida y FechaEnvío.

Lo nuevo en Microsoft Office Access 2007

Microsoft Office Access 2007 incluye un conjunto de eficaces herramientas que permiten compartir

información, realizar su seguimiento y elaborar informes en un entorno administrable. Con las nuevas

funciones de diseño interactivo, la biblioteca de plantillas de seguimiento y la capacidad de trabajar con

numerosos orígenes de datos, incluido Microsoft SQL Server, Office Access 2007 permite crear

aplicaciones interesantes y funcionales sin que sean necesarios profundos conocimientos de bases de

datos. Es posible crear y adaptar las aplicaciones y los informes a las necesidades profesionales

cambiantes y, gracias a una nueva y mejorada integración con Microsoft Windows SharePoint Services

3.0, Office Access 2007 le ayuda a compartir, administrar, auditar y realizar copias de seguridad de la

información.

En este artículo

Comenzar rápidamente a realizar un seguimiento de la información

Compartir eficazmente información de seguimiento con otros usuarios

Crear y adaptar informes a las necesidades profesionales

Administrar y auditar información

Office Access 2007 cuenta con un conjunto de aplicaciones de seguimiento creadas como plantillas que

permiten comenzar a trabajar a partir de ellas. Puede usarlas tal cual o mejorarlas para realizar el

seguimiento a su manera. Puede usar nuevos diseños y vistas, características mejoradas de ordenación y

filtrado, texto enriquecido, campos multivalor, formularios divididos y una gran cantidad de nuevas

características para crear mejores aplicaciones de seguimiento y compartir la información de seguimiento

con otras personas.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#quickly

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#share

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Comenzar rápidamente a realizar un seguimiento de la

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Fantásticas plantillas

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Vista Presentación

Formato apilado y formato de tabla

Calendario automático para la selección de fecha

Texto enriquecido en campos Memo

Creación rápida y mejorada mediante la ficha Crear

Crear tablas con rapidez mediante la vista Hoja de datos mejorada

Fila Total en hojas de datos

Plantillas de campos para crear nuevos campos

Panel de tareas Lista de campos

Formularios divididos

Campos multivalor

Tipo de datos adjuntos para almacenar imágenes, gráficos, archivos de Office o cualquier otro tipo de

archivo

Usar un color de fondo alternativo

Panel de exploración

Macros incrustadas

Visor de ayuda mejorado

Con Office Access 2007 comenzará a trabajar rápidamente con una nueva interfaz de usuario, nuevas

plantillas y nuevas características de productividad.

Interfaz de usuario nueva y mejorada

Office Access 2007 presenta una nueva interfaz de usuario diseñada con el fin de ayudar a aumentar la

productividad. Permite trabajar, aprender y buscar con mayor rapidez. La nueva interfaz tiene un área




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ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#layouts

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#calendar

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#richtext

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ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#alternate

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#navpane

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#macros

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#help

estándar denominada cinta de opciones que reemplaza las capas de menús y barras de herramientas de

las versiones anteriores de Access.

Con la cinta de opciones de Access se encuentran con mayor rapidez los grupos de comandos

relacionados. Por ejemplo, si necesita crear un nuevo formulario o informe, lo encontrará en la ficha

Crear. Gracias al nuevo diseño, le resultará más fácil encontrar los comandos que necesite y detectará

características que de otro modo no habría advertido porque, con las fichas de Office Access 2007, los

comandos se muestran en la superficie en lugar de estar anidados profundamente en los menús. Tendrá

que escarbar menos y recordar más.

El inicio y la ejecución de la aplicación también son más ágiles gracias a la nueva ventana Introducción a

Microsoft Office Access, que permite el acceso rápido a la aplicación y a una biblioteca de plantillas de

base de datos de diseño profesional.

Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 son:

Página Introducción a Microsoft Office Access Nueva página inicial que aparece cuando se

inicia Access desde el menú Inicio o un acceso directo en el escritorio.

Cinta de opciones Área situada en la parte superior de la ventana del programa donde se eligen

comandos.

Fichas de comandos Muestran y combinan comandos de forma que aparecen cuando se

necesitan.

Fichas de comandos textuales Fichas de comandos que aparecen según el contexto, es

decir, según el objeto con el que se esté trabajando o la tarea que se esté llevando a

cabo. Estas fichas contiene los comandos que se aplicarían con mayor probabilidad a lo

que se esté haciendo.

Galería Nuevo control que muestra visualmente los resultados que se obtendrían con la

opción elegida. Se usan galerías en toda la interfaz de 2007 Microsoft Office system, lo

que permite elegir un resultado sin preocuparse de cómo obtenerlo.

Barra de herramientas de acceso rápido Una sola barra de herramientas estándar que

aparece en la cinta de opciones y que permite el acceso instantáneo con un solo clic a los

comandos de mayor uso, como Guardar y Deshacer.

Panel de exploración Área situada en la parte izquierda de la ventana que muestra los objetos

de la base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las

versiones anteriores de Access.

Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes y macros se muestran

como documentos con fichas.

Barra de estado Barra situada en la parte inferior de la ventana que muestra información de

estado e incluye botones para cambiar de vista.

minibarra de herramientas Elemento transparente parecido a una barra de herramientas que

aparece sobre el texto seleccionado para facilitar la aplicación de formato, como negrita o

cursiva, o cambiar la fuente.

Fantásticas plantillas

Use la ventana Introducción a Microsoft Office Access para comenzar a crear una base de datos:

puede diseñar una base de datos propia o partir de una de las plantillas de diseño profesional.

Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa, con tablas, formularios, informes, consultas,

macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar

inmediatamente. Si el diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. Si no es

así, podrá usarla para crear más rápidamente la base de datos que se ajuste a sus necesidades

específicas.

Office Access 2007 incluye una colección de plantillas de base de datos listas para usar. Asimismo, puede

usar la ventana Introducción a Microsoft Office Access para conectarse a Microsoft Office Online y

descargar las plantillas más recientes o revisadas.

Las plantillas incluyen:

Activos

Alumnos

Canalización de ventas

Contactos

Eventos

Problemas

Profesores

Proyectos

Proyectos de marketing

Tareas

Funciones mejoradas de ordenación y filtrado

¿Necesita buscar rápidamente un valor coincidente u ordenar una columna de datos? La nueva

característica Autofiltro de Office Access 2007 mejora las ya eficaces funciones de filtrado y permite

concentrarse en los datos importantes. Es fácil seleccionar entre los valores únicos de una columna, algo

muy útil cuando no se recuerda algún nombre, o bien, ordenar los valores mediante opciones del menú

contextual, como Ordenar de más antiguo a más reciente u Ordenar de menor a mayor.

Las opciones de filtro más comunes se encuentran en los comandos de menú y también se pueden usar

filtros rápidos para limitar la información según los datos especificados. Las opciones de los filtros rápidos

cambian automáticamente según el tipo de datos para mostrar opciones de aplicación a la información

numérica, de texto y de fecha.

Estas nuevas características de filtrado y ordenación se han diseñado para que su uso sea coherente,

independientemente de que se use Office Access 2007 o Microsoft Office Excel 2007.

Vista Presentación

La nueva vista Presentación permite realizar cambios en el diseño mientras se ve o se explora un

formulario o informe activo. Por ejemplo, se puede agregar un campo arrastrándolo desde el nuevo panel

Lista de campos, o bien, cambiar las propiedades en la hoja de propiedades. La vista Presentación es

compatible con el nuevo formato apilado y el nuevo formato de tabla: grupos de controles que se

manipulan como un solo control para reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños

completos. También se puede quitar un campo o agregar formato en la vista Presentación. La vista

Diseño sigue estando disponible para los trabajos más detallados y su compatibilidad con los diseños

también se ha mejorado.

Formato apilado y formato de tabla

Los formularios e informes contienen a menudo información tabular, como una columna que contiene

nombres de cliente o una fila que contiene todos los campos de un cliente. Se puede usar Office Access

2007 para agrupar estos controles en un diseño que se pueda manipular fácilmente como si fuese una

unidad, inclusive la etiqueta. Dado que se pueden seleccionar controles de secciones diferentes, como la

etiqueta en el encabezado o pie de sección, la flexibilidad es considerable. Se pueden realizar fácilmente

las siguientes acciones:

Mover o cambiar el tamaño de un diseño. Por ejemplo, mover una columna a la izquierda o a la

derecha.

Aplicar formato a un diseño. Por ejemplo, aplicar negrita a una columna de nombres de cliente

para que resalte.

Agregar una columna o un campo de columna a un diseño.

Eliminar una columna o un campo de columna de un diseño.

Los formatos se guardan junto con el diseño, por lo que permanecen disponibles.

Calendario automático para la selección de fecha

Los campos y controles que usan el tipo de datos de fecha y hora tienen una nueva característica: un

calendario interactivo integrado de selección de fecha. El botón de calendario aparece automáticamente a

la derecha de la fecha. ¿Desea saber la fecha del próximo viernes? Haga clic en el botón y el calendario

aparecerá automáticamente para seleccionar la fecha. De manera opcional, puede desactivar el

calendario para un campo o control mediante una propiedad.

Texto enriquecido en campos Memo

Gracias a la nueva compatibilidad con texto enriquecido de Office Access 2007, ya no existe la limitación

de utilizar texto sin formato porque puede aplicar formato al texto, como negrita, cursiva, fuentes y colores

diferentes y otras opciones comunes, además de almacenar el texto en una base de datos. El texto con

formato enriquecido se almacena en un campo Memo con un formato basado en HTML y compatible con

el tipo de datos de texto enriquecido de Windows SharePoint Services. Establezca la nueva propiedad

FormatoDeTexto en TextoEnriquecido o TextoSinFormato para que la información tenga un formato

correcto en los controles de cuadro de texto y la vista Hoja de datos.

Creación rápida y mejorada mediante la ficha Crear

La ficha Crear, situada en la cinta de opciones, es el nuevo punto de partida para agregar nuevos objetos.

Permite crear rápidamente nuevos formularios, informes, tablas, listas de SharePoint, consultas, macros,

módulos, etc. El proceso de creación tiene en cuenta el objeto activo. Por lo tanto, si hay una tabla

abierta, se puede crear un nuevo formulario basado en esa tabla con sólo hacer clic dos veces. Los

nuevos formularios e informes son más atractivos visualmente y se pueden usar directamente, ya que su

diseño está actualizado. Por ejemplo, los formularios e informes generados automáticamente tienen un

diseño profesional con encabezados que incluyen un logotipo, un título y, en el caso de los informes, una

fecha y una hora, sin olvidar los totales y pies informativos.

Comprobará que los objetos creados con la nueva característica de creación rápida le harán avanzar más

con menos esfuerzo.

Crear tablas rápidamente mediante la vista Hoja de datos mejorada

A partir de ahora, crear tablas le resultará más fácil: basta con hacer clic en Tabla en la ficha Crear y

empezar a escribir los datos en la vista Hoja de datos mejorada. Office Access 2007 determina

automáticamente el tipo de datos, por lo que se puede comenzar a trabajar enseguida. Gracias a la nueva

columna Agregar nuevo campo queda patente dónde se puede agregar fácilmente un campo y, si es

necesario cambiar el tipo de datos o el formato de presentación, resulta fácil hacerlo gracias a la cinta de

opciones. Es posible incluso pegar tablas de Excel en una nueva hoja de datos y Office Access 2007 crea

todos los campos y reconoce los tipos de datos automáticamente.

Columna Agregar nuevo campo

¿Necesita agregar un campo IdCliente a la tabla de pedidos? Basta con arrastrar un campo desde el

nuevo panel Lista de campos hasta la hoja de datos para agregar un campo de otra tabla y Access

creará automáticamente las relaciones necesarias o le guiará a través del proceso.

Fila Total en hojas de datos

La vista Hoja de datos contiene ahora una fila Totales a la que se puede agregar una suma, una cuenta,

un promedio, un máximo, un mínimo, una desviación estándar o una varianza. Simplemente elija y haga

clic en lo que desee agregar.

Plantillas de campos para crear nuevos campos

¿Dedica mucho tiempo al diseño de campos? Compruebe el nuevo panel Plantillas de campos. Una

plantilla de campo es un diseño de un campo, con nombre, tipo de datos, longitud y propiedades

previamente definidos. Puede arrastrar los campos necesarios hasta la hoja de datos. Las plantillas de

campos están basadas en XSD de modo que puede configurar definiciones estándar para el uso

compartido en su departamento o grupo de trabajo.

Panel de tareas Lista de campos

El nuevo panel Lista de campos va más allá del selector de campos de las versiones anteriores de

Access ya que incluye los campos de otras tablas. Puede arrastrar y colocar los campos de la tabla en el

origen de registros, las tablas relacionadas o las tablas no relacionadas de la base de datos. Office

Access 2007 crea la infraestructura necesaria de modo que, si se requiere una relación entre las tablas,

ésta se crea automáticamente o la aplicación le guiará a través del proceso.

Formularios divididos

Use el nuevo formulario dividido para crear un formulario que combine una vista Hoja de datos y una vista

Formulario. Puede configurar una propiedad para indicar a Access que coloque la hoja de datos en la

parte superior, la parte inferior, a la izquierda o a la derecha.

Campos multivalor

Puede crear un campo que contenga varios valores. Supongamos que desea almacenar una lista de

categorías a las que ha asignado un elemento. En la mayoría de los sistemas de administración de bases

de datos y en las versiones anteriores de Access, es preciso crear una relación varios a varios para que

esto se realice correctamente. Office Access 2007 se hace cargo de la parte difícil cuando se elige un

campo multivalor. Los campos multivalor son especialmente apropiados cuando se usa Office Access

2007 para trabajar con una lista de SharePoint que contiene uno de los tipos de campos multivalor usados

en Windows SharePoint Services. Office Access 2007 es compatible con estos tipos de datos.

Tipo de datos adjuntos para almacenar imágenes, gráficos, archivos de Office o cualquier otro tipo de archivo

El nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar todos los tipos de documentos y archivos binarios en

una base de datos sin que ésta se infle innecesariamente. Los datos adjuntos se comprimen

automáticamente cuando conviene para optimizar el uso de espacio. ¿Necesita adjuntar un documento de

Microsoft Office Word 2007 a un registro? ¿Desea guardar varias imágenes digitales en una base de

datos? Los archivos de datos adjuntos facilitan considerablemente estas tareas e incluso se pueden

adjuntar varios a un solo registro.

Usar un color de fondo alternativo

Los informes, hojas de datos y formularios continuos admiten una nuevo color de fondo alternativo que se

puede configurar de manera independiente del color de fondo normal. Es fácil sombrear las filas alternas

con cualquier color que se elija.


El nuevo panel de exploración facilita el acceso a todos los objetos y reemplaza la ventana Base de datos.

Permite organizar los objetos por tipo, fecha de creación, fecha de modificación, tabla relacionada (según

las dependencias) o en grupos personalizados creados por el usuario. ¿Necesita más espacio para

trabajar en el diseño de formulario? El panel de exploración se acopla a la izquierda y se puede contraer

fácilmente para que ocupe poco espacio.

Macros incrustadas

Use las nuevas macros incrustadas de confianza para evitar tener que escribir código. Una macro

incrustada está almacenada en una propiedad y forma parte del objeto al que pertenece. Puede modificar

su diseño sin tener que preocuparse del resto de controles que la utilicen: cada macro incrustada es

independiente. Las macros incrustadas son de confianza porque no pueden llevar a cabo determinadas

operaciones posiblemente inseguras.

Visor de Ayuda mejorado

A diferencia de las versiones anteriores de Access, Office Access 2007 permite obtener acceso a la

Ayuda para los usuarios finales y para los programadores desde la misma ventana del Visor de Ayuda.

Este nuevo diseño se ha realizado en respuesta a los comentarios de los usuarios. Puede restringir el

ámbito de búsqueda para ver sólo la Ayuda del programador o, si lo desea, ambos contenidos están

disponibles en Office Online.

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Compartir eficazmente información de seguimiento con otros

usuarios

Recopilar y actualizar datos mediante Microsoft Office Outlook 2007

Mover una base de datos a un sitio de SharePoint

Integración con el flujo de trabajo de Windows SharePoint Services

Rendimiento mejorado de las tablas vinculadas a listas de SharePoint

Asignación uno a uno con los tipos de datos de Windows SharePoint Services

Desconectar listas de SharePoint con Access

Exportar a PDF y XPS

Importación y exportación mejoradas

Puede usar Office Access 2007 para recopilar y compartir información fácilmente y de manera segura.

Puede crear aplicaciones de bases de datos de colaboración mediante Access y Windows SharePoint

Services. La información se almacena en listas ubicadas en un sitio Web de SharePoint y se tiene acceso

a ella a través de tablas vinculadas en una base de datos de Access, o bien, se puede almacenar todo el

archivo de Access en el sitio de SharePoint.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#collect

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#Upsize

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#workflow

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#improvedperf

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#oneone

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#offline

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#pdf

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#import

Recopilar y actualizar datos mediante Microsoft Office Outlook 2007

Gracias a la nueva característica de recopilación de datos, Office Access 2007 puede crear

automáticamente un formulario de Microsoft Office InfoPath 2007 o formulario HTML e incrustarlo en el

cuerpo de un mensaje de correo electrónico. A continuación, se puede enviar a las personas

seleccionadas entre los contactos de Outlook o una base de datos de Access. Se puede elegir si se

desea recopilar información nueva o actualizar la información existente. Los destinatarios rellenan el

formulario y lo devuelven. Office Outlook 2007 reconoce los formularios entrantes y permite guardar

automáticamente los datos en una base de datos de Office Access 2007; no hace falta volver a escribir

nada.

Mover una base de datos a un sitio de SharePoint

Puede cambiar fácilmente una base de datos independiente a una solución compartida de Windows

SharePoint Services que use tablas de Access vinculadas a listas de SharePoint. El Asistente para mover

a SharePoint migra automáticamente las relaciones y claves principales.

Las ventajas inmediatas de una solución compartida de Windows SharePoint Services son el acceso

compartido basado en el explorador, copias de seguridad centralizadas, la implementación de bases de

datos basada en sitios de SharePoint así como todas las ventajas de usar un cliente enriquecido basado

en Access en una solución basada en un servidor. Los departamentos de IT obtienen una medida de

predictibilidad y control al localizarse el acceso a las bases de datos en el sitio de SharePoint. Los

usuarios pueden suscribirse a avisos por correo electrónico cuando se agregan, eliminan o cambian

registros en una lista de SharePoint.

Integración con el flujo de trabajo de Windows SharePoint Services

Office Access 2007 es compatible con el flujo de trabajo gracias a los Servicios de flujo de trabajo de

Windows que se encuentran en Windows SharePoint Services. Puede crear soluciones que usen la

distribución y aprobación de flujos de trabajo, asignen automáticamente tareas a otros usuarios, notifiquen

el estado de los proyectos y aseguren, por ejemplo, que las tareas finalizan puntualmente.

Rendimiento mejorado de las tablas vinculadas a listas de SharePoint

Se ha optimizado el procesamiento interno de las tablas vinculadas a listas de SharePoint.

Asignación uno a uno con los tipos de datos de Windows SharePoint Services

Gracias a la nueva compatibilidad con campos multivalor y datos adjuntos, Office Access 2007 admite

todos los tipos de datos de Windows SharePoint Services, lo que facilita el diseño y la creación de

aplicaciones compartidas de Windows SharePoint Services.

Desconectar listas de SharePoint con Access

¿Necesita llevar trabajo a casa? Puede desconectar las listas de SharePoint con un solo clic mediante

Office Access 2007. Trabaje con los datos en Access y, después, sincronice los cambios, o bien, vuelva a

conectarse más adelante con el sitio de SharePoint.

Exportar a PDF y XPS

A partir de ahora, puede exportar datos a un formato PDF (Formato de documento portátil) o XPS (XML

Paper Specification) para imprimirlos, enviarlos o distribuir correos electrónicos, siempre y cuando instale

primero el complemento Publicar como PDF o XPS. Cuando se exporta un formulario, informe u hoja de

datos a un archivo PDF o XPS, se puede capturar la información en un formulario de fácil distribución que

conserva todas las características de formato y que no requiere tener instalado Access en el equipo para

imprimir o revisarlo. Se puede exportar al formato de archivo PDF o XPS desde Office Access 2007

únicamente si se ha instalado el complemento. Para obtener más información, vea Habilitación de la

compatibilidad para otros formatos de archivo como PDF y XPS.

A continuación, encontrará información acerca de los formatos de archivo:

Formato de documento portátil (PDF) PDF es un formato de archivo electrónico de diseño

fijo que conserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato PDF

garantiza que, cuando el archivo se vea en línea o impreso, se conservará exactamente el

formato original y que los datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad. El

formato PDF es también adecuado para documentos que se vayan a reproducir usando

métodos de impresión comerciales.

XML Paper Specification (XPS) XPS es un formato de archivo electrónico que conserva el

formato del documento y permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que, cuando el

archivo se vea en línea o impreso, se conservará exactamente el formato original y que los

datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad.

Importación y exportación mejoradas

Office Access 2007 incluye nuevas características que permiten importar y exportar datos con mayor

facilidad. Puede guardar una operación de importación o exportación y volver a usarla la próxima vez que

tenga que llevar a cabo la misma tarea. El Asistente para importación de hojas de cálculo permite

reemplazar el tipo de datos elegido por Access, por lo que puede importar, exportar y vincular a los

nuevos formatos de archivo de Office Excel 2007.

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Crear y adaptar informes a las necesidades profesionales

Vista Informe y vista Presentación

Característica Agrupación, orden y total

Apariencia mejorada de los informes creados automáticamente

Cuando trabaje con una información compleja, puede crear informes que faciliten la comprensión.

Vista Informe y vista Presentación

Estas dos nuevas vistas permiten trabajar de manera interactiva con los informes. Mediante la nueva vista

Informe, puede explorar una representación enriquecida y precisa de un informe sin tener que imprimirlo u

obtener su vista previa. Si desea centrarse en determinados registros, use la característica de filtro o una

operación de búsqueda para buscar el texto coincidente. Puede usar el comando copiar en operaciones

de copiar y pegar con el Portapapeles, o puede hacer clic en los hipervínculos activos que se muestran en

el informe para abrir un vínculo en el explorador.

La vista Informe permite explorar y la vista Presentación permite realizar cambios de diseño mientras se

explora. Esta función permite realizar gran número de los cambios de diseño más comunes mientras se

ve un informe. Por ejemplo, se puede agregar un campo arrastrándolo desde el nuevo panel Lista de

campos o cambiar las propiedades en la hoja de propiedades. La vista Presentación es compatible con el

nuevo formato apilado y el nuevo formato de tabla: grupos de controles que manipulan como un solo

control de modo que se pueden reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños completos.

Asimismo, se puede quitar un campo o agregar formato fácilmente en la vista Presentación. La vista

Diseño sigue estando disponible para los trabajos más detallados y su compatibilidad con los diseños

también se ha mejorado.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#reportAndlayout

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#group

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#improvedlook

Características de agrupación, ordenación y totales

Office Access 2007 ofrece una forma mejor y más accesible de agrupar y ordenar en los informes así

como de sumar los totales. La nueva interfaz de usuario es más fácil de explorar y comprender y, cuando

se usa con la nueva vista Presentación, se ve instantáneamente qué efecto tienen los cambios.

¿Necesita ver el total de ventas por región en un informe? Use la vista Presentación y el nuevo panel de

agrupación para agregar un nivel de grupo, solicitar un total y ver inmediatamente los cambios realizados.

Con el nuevo cuadro desplegable de totales es fácil agregar una suma, un promedio, una cuenta, un

máximo o un mínimo a los pies o encabezados de los informes. Los totales simples ya no requieren la

creación manual de un campo calculado. A partir de ahora, basta con elegir y hacer clic.

Apariencia mejorada de los informes creados automáticamente

La nueva característica Creación rápida genera automáticamente informes de diseño profesional, con

encabezados que incluyen un logotipo, un título, una fecha y una hora, así como pies informativos y

totales.

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Administrar y auditar información

Seguridad mejorada

Seguimiento de revisiones mediante Windows SharePoint Services

Configuración de permisos mediante Windows SharePoint Services

Recuperar de la Papelera de reciclaje mediante Windows SharePoint Services

Abrir formularios e informes de Access desde Windows SharePoint Services

Seguimiento del historial de los campos Memo

Gracias a las características de seguridad mejorada de Office Access 2007 y la sólida integración con

Windows SharePoint Services, es posible administrar y proteger con mayor eficacia las aplicaciones de

seguimiento de información. Al almacenar los datos de las aplicaciones de seguimiento en listas de

Windows SharePoint Services, se puede auditar el historial de revisiones, recuperar la información

eliminada y configurar permisos de acceso a datos.

Seguridad mejorada

Para ayudar a que Office Access 2007 sea una aplicación más segura y mantener la coherencia con los

demás productos de versión Office 2007, Office Access 2007 incluye características de seguridad nuevas

y mejoradas. Las decisiones de confianza unificadas están integradas con el Centro de confianza de

Microsoft Office. Las ubicaciones de confianza permiten confiar en todas las bases de datos ubicadas en

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#security

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#revisiontracking

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#permission

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#recycle

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#openaccessforms

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10024185.htm#appendonly

carpetas seguras. Se puede cargar una aplicación de Office Access 2007 con código o macros

deshabilitadas para aumentar la seguridad y la protección. Las macros de confianza se ejecutan en modo

de recinto de seguridad.

Seguimiento de revisiones mediante Windows SharePoint Services

Puede ver el historial de revisiones de los registros con ayuda de Windows SharePoint Services.

¿Necesita saber quién o cuándo se cambió una fila? Para saberlo, use el historial de revisiones.

Configuración de permisos mediante Windows SharePoint Services

Puede configurar los permisos de acceso a las listas de SharePoint con ayuda de Windows SharePoint

Services. Puede permitir o denegar de manera selectiva el acceso a determinados usuarios. Puede

asignar permisos de lectura limitados o permisos de edición totales.

Recuperar de la Papelera de reciclaje mediante Windows SharePoint Services

Puede usar la nueva Papelera de reciclaje de Windows SharePoint Services 3.0 para ver fácilmente los

registros eliminados y recuperar la información eliminada por error.

Abrir formularios e informes de Access desde Windows SharePoint Services

Los usuarios de Windows SharePoint Services pueden abrir listas en las vistas enriquecidas de Access

desde un sitio de SharePoint. Los formularios, informes y hojas de datos de Office Access 2007 pueden

aparecer junto con otras vistas en un sitio de SharePoint. Cuando elige una vista de Access, Office

Access 2007 inicia y abre el formulario, la hoja de datos o el informe solicitado. De este modo, es fácil

ejecutar un informe enriquecido de Office Access 2007 en un sitio de SharePoint sin tener que iniciar

primero Office Access 2007. Asimismo, puede optar por abrir una lista en Access y, si una base de datos

no existe, se crea automáticamente y se rellena con formularios e informes basándose en la lista.

Seguimiento del historial de los campos Memo

Los campos Memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. A partir de Office

Access 2007, se puede configurar una propiedad que indica a Access que guarde un historial de todos los

cambios realizados en un campo Memo. Después, se puede ver un historial de esos cambios. Esta

característica también admite la característica de seguimiento en Windows SharePoint Services, por lo

que se puede usar también Access para ver el historial del contenido de las listas de SharePoint.

Diagnósticos de Office

Los diagnósticos de Microsoft Office son una serie de pruebas que pueden ayudarle a detectar por qué se

produce un error en el equipo. Dichas pruebas le permitirán resolver algunos problemas directamente, así

como identificar distintas formas para resolver otros. Los diagnósticos de Microsoft Office sustituyen a las

siguientes funciones de Microsoft Office 2003: Detectar y reparar y Recuperación de aplicaciones de

Microsoft Office.

Para obtener más información, vea Diagnóstico y reparación de programas de Office usando los

diagnósticos de Office.

Herramientas de corrección

A continuación encontrará algunas de las funciones nuevas del corrector ortográfico:

El corrector ortográfico es ahora más coherente en todos los programas de 2007 Microsoft

Office system. Entre los cambios se incluyen los siguientes:

Hay varias opciones de corrector ortográfico que son ahora globales. Si cambia alguna de

estas opciones en un programa de Office, esa opción se cambiará en todos los programas

de Office. Para obtener más información, vea Cambio de la forma en que funciona el

corrector ortográfico y gramatical.

Además de compartir los mismos diccionarios personalizados, todos los programas

pueden utilizarlos mediante el mismo cuadro de diálogo. Para obtener más información,

vea Uso de diccionarios personalizados para agregar palabras el corrector ortográfico.

El corrector ortográfico de 2007 Microsoft Office system incluye el diccionario de francés

posterior a la reforma. En Microsoft Office 2003, era un complemento que se debía instalar por

separado. Para obtener más información, vea Cambio de la forma en que funciona el corrector

ortográfico y gramatical.

Se crea automáticamente un diccionario de exclusión para un idioma la primera vez que se

utiliza el idioma en cuestión. Los diccionarios de exclusión hacen que el corrector ortográfico

marque ciertas palabras que usted no desee usar. Esto es especialmente útil para evitar

palabras obscenas o palabras que no se ajusten a una guía de estilo. Para obtener más

información, vea Uso de diccionarios de exclusión para especificar cómo se debe escribir una

palabra.

Guía de la interfaz de usuario de Access 2007

En este artículo se aborda la nueva interfaz de usuario (UI) de Microsoft Office Access 2007. La nueva

interfaz de usuario es el resultado de una exhaustiva investigación y pruebas de eficacia. Su diseño

permite encontrar más fácilmente los comandos necesarios.

Se proporciona información sobre los elementos de la nueva interfaz de usuario: cuáles son y cómo

usarlos. Asimismo, se proporciona información sobre cómo habilitar los documentos con fichas en una

base de datos y cómo explorar los objetos de la nueva interfaz.

En este artículo

Información general

Introducción a Microsoft Office Access

Cinta de opciones


Documentos con fichas

Barra de estado

Minibarra de herramientas

Obtener ayuda

Información general

La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cómo se

interactúa con el producto. Estos nuevos elementos se eligieron para ayudar al usuario a controlar Access

y encontrar más rápidamente los comandos necesarios. El nuevo diseño también permite detectar con

facilidad las características que, de lo contrario, se quedarían ocultos debajo de las capas de las barras

de herramientas y los menús. Además, el usuario podrá comenzar a trabajar con mayor rapidez gracias a

la nueva página Introducción a Microsoft Office Access, que proporciona acceso rápido para comenzar

a usar el producto, inclusive un conjunto de plantillas de diseño profesional.









El elemento más significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que es la

cinta a la largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La

cinta de opciones proporciona una ubicación única para los comandos y reemplaza fundamentalmente los

menús y barras de herramientas. La cinta de opciones consta de fichas que combinan los comandos de

manera significativa. En Office Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son Inicio,

Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos

relacionados y estos grupos incluyen algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario,

como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta visualmente las opciones.

Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 son:

Introducción a Microsoft Office Access La página que se muestra cuando se inicia Access

desde el botón Inicio o un acceso directo de escritorio.

Cinta de opciones Es el área situada en la parte superior de la ventana del programa donde

se pueden elegir los comandos.

Ficha de comandos Comandos combinados de manera significativa.

Ficha de comandos contextual Es una ficha de comandos que aparece según el

contexto, es decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a

cabo.

Galería Es un control que muestra visualmente una opción de modo que se ven los

resultados que se van a obtener.

Barra de herramientas de acceso rápido Es una sola barra de herramientas estándar

que aparece en la cinta de opciones y permite obtener acceso con un solo clic a los

comandos más usados, como Guardar y Deshacer.

Panel de exploración Es el área situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los

objetos de la base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las

versiones anteriores de Access.

Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes, páginas y macros se

muestran como documentos con fichas.

Barra de estado Es la barra situada en la parte inferior de la ventana del programa en la que

se muestra la información de estado y que incluye botones que permiten cambiar la vista.

minibarra de herramientas Es un elemento que aparece de manera transparente encima del

texto seleccionado para que se pueda aplicar fácilmente formato al texto.

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Introducción a Microsoft Office Access

Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botón Inicio de Windows o un acceso directo de

escritorio (pero no haciendo clic en una base de datos), aparece la página Introducción a Microsoft

Office Access. Esta página muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access

2007.

Por ejemplo, se puede crear una base de datos en blanco, crear una base de datos a partir de una

plantilla o abrir una base de datos reciente (si se ha abierto alguna base de datos anteriormente).

También se puede ir directamente a Microsoft Office Online para obtener más información sobre 2007

Microsoft Office system y Office Access 2007, o bien, hacer clic en elbotón de Microsoft Office y

usar el menú para abrir una base de datos existente.

Abrir una nueva base de datos en blanco

1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.

2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Nueva base de datos en blanco,

haga clic en Base de datos en blanco.

3. En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de

archivo o use el nombre proporcionado.

4. Haga clic en Crear.

Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

Office Access 2007 incluye una serie de plantillas y se pueden descargar más plantillas desde Microsoft

Office Online. ¿Qué es una plantilla? En el contexto de Office Access 2007, se trata de una base de datos

previamente diseñada con tablas, formularios e informes de diseño profesional. Las plantillas

proporcionan una gran ventaja a la hora de crear una nueva base de datos.

Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla destacada



2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Plantillas destacadas en línea,

haga clic en una plantilla.

3. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el

nombre proporcionado.

4. Opcionalmente, active Crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint

Services si desea vincular a un sitio de Windows SharePoint Services.

5. Haga clic en Crear

-o bien-

Haga clic en Descargar

Access crea la nueva base de datos a partir de la plantilla y la abre.

Se pueden descargar plantillas adicionales de Office Online directamente desde la interfaz de usuario de

Office Access 2007.

Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla de Microsoft Office Online



2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en el panel Categorías de plantillas,

haga clic en una categoría y, cuando aparezcan las plantillas de esa categoría, haga clic en una

de ellas.

3. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el

nombre proporcionado.

4. Haga clic en Descargar.

Access descarga automáticamente la plantilla, crea una nueva base de datos a partir de esa

plantilla, la almacena en la carpeta de documentos (por ejemplo, la carpeta Mis documentos) y

abre la base de datos.

Cuando se abre (o se crea y se abre) una base de datos, Access agrega el nombre de archivo y la

ubicación de la base de datos a una lista interna de los documentos más recientemente usados. Esta lista

aparece en la página Introducción a Microsoft Office Access, de modo que se pueden abrir fácilmente

las bases de datos más recientemente usadas.

Abrir una base de datos recientemente usada

1. Inicie Access.

2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Abrir base de datos reciente,

haga clic en la base de datos que desee abrir.

Access abre la base de datos.

Abrir una base de datos mediante el botón de Microsoft Office Access

1. Inicie Access.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , y haga clic en la base de datos que desee

abrir, si aparece en el panel derecho del menú.

-o bien-

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Cuando

aparezca el cuadro de diálogo Abrir, escriba un nombre de archivo y, a continuación, haga clic

en Abrir.

Se abre la base de datos.

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Cinta de opciones

La cinta de opciones reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas, además de

proporcionar la principal interfaz de comandos de Office Access 2007. Una de las principales ventajas de

la cinta de opciones es que fusiona en una sola ubicación las tareas o los puntos de entrada que solían

requerir la visualización de menús, barras de herramientas, paneles de tareas u otros componentes de la

interfaz de usuario. De este modo, sólo hay una ubicación donde hay que buscar los comandos.

Cuando se abre una base de datos, la cinta de opciones aparece en la parte superior de la ventana

principal de Office Access 2007, donde se muestran los comandos en la ficha de comando activa.

La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Office Access 2007, las

fichas de comandos principales son Inicio, Crear, Diseño de página y Herramientas de base de datos.

Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los demás

elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta

las opciones visualmente.

Los comandos de la cinta de opciones tienen en cuenta el objeto actualmente activo. Por ejemplo, si hay

una tabla abierta en la vista Hoja de datos y se hace clic en Formulario de la ficha Crear en el grupo

Formularios, Office Access 2007 crea el formulario basándose en la tabla activa. Es decir, se escribe el

nombre de la tabla activa en la propiedad OrigenDelRegistro (RecordSource) del formulario.

Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la cinta de opciones. Todos los métodos abreviados

de las versiones anteriores de Access siguen vigentes. El sistema de acceso de teclado reemplaza los

aceleradores de menú de las versiones anteriores de Access. Este sistema usa indicadores pequeños de

una sola letra o una combinación de letras que aparecen en la cinta de opciones e indican el método

abreviado de teclado que activa el control situado debajo.

Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en esa

ficha.

Seleccionar una ficha de comandos

1. Inicie Access.

2. Haga clic en la ficha que desee.

O bien,

1. Inicie Access.

2. Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las sugerencias de teclado.

3. Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha

de comandos que desee seleccionar.

Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es usar el método

abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce el método abreviado de una versión anterior de

Access, también deberá funcionar en Office Access 2007.

Para obtener más información sobre los métodos abreviados de teclado, vea Métodos abreviados de

teclado de Access.

Ejecutar un comando

1. Inicie Access.

2. Haga clic en la ficha correspondiente al comando. La tabla siguiente muestra un ejemplo

representativo de las fichas y comandos disponibles en cada ficha. Las fichas y comandos

disponibles cambian dependiendo de lo que se esté haciendo.

Ficha de comandos Acciones comunes que se pueden realizar

Inicio Seleccionar una vista diferente.

Copiar y pegar del Portapapeles.

Configurar las actuales características de fuente.

Configurar la actual alineación de fuente.

Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.

Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografía, Más).

Ordenar y filtrar los registros.

Buscar registros.

Crear Crear una nueva tabla vacía.

Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.

Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se vincule a la lista recién creada.

Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño

Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.

Crear una nueva tabla dinámico o un nuevo gráfico dinámico.

Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.

Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.

Datos externos Importar o Vincular a datos externos.

Exportar datos.

Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.

Trabajar con listas de SharePoint sin conexión.

Crear importaciones y exportaciones guardadas.

Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o existente.

Herramientas de base de datos

Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.

Crear y ver relaciones entre las tablas.

Mostrar u ocultar dependencias de objetos o la hoja de propiedades

Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.

Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (Sólo tablas).

Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas

Administrar los complementos de Access.

Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

3. Haga clic en el control que represente el comando. Asimismo, si conoce el método abreviado de

teclado correspondiente al comando de una versión anterior de Access, aplíquelo mediante el

teclado.

O bien,

Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las teclas de acceso.

Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado asociada al comando que

desee.

Fichas de comandos contextuales

Además de las fichas de comandos estándar, Office Access 2007 usa un nuevo elemento de interfaz de

usuario de Office Professional 2007 denominado ficha de comandos contextual. Según el contexto (es

decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo), puede que aparezca

una o varias fichas de comandos contextuales junto a las fichas de comandos estándar.

Activar una ficha de comandos contextual

Haga clic en la ficha de comandos contextual.

O bien,

1. Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las teclas de acceso.

2. Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha de

comandos contextual.

Las fichas de comandos contextuales contienen comandos y características que se usan en un contexto

específico. Por ejemplo, cuando se abre una tabla en la vista Diseño, las fichas contextuales contienen

comandos que se aplican únicamente cuando se trabaja con una tabla en esa vista. Otro ejemplo: cuando

se abre una tabla en la vista Diseño, aparece una ficha de comandos contextual denominada Diseño

junto a la ficha Herramientas avanzadas. Cuando se hace clic en la ficha Diseño, en la cinta de

opciones se muestran los comandos que están disponibles únicamente cuando el objeto está en la vista

Diseño.

Galerías

La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 también incluye un nuevo control denominado galería.

El control de galería funciona conjuntamente con la cinta de opciones y centra la atención en obtener los

resultados deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galería muestra el

resultado de usar dichos comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que

Office Access 2007 puede hacer, centrando la atención en los resultados y no sólo en los propios

comandos.

Las galerías tienen diferentes formas y tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una representación similar

a un menú que se despliega, e incluso un diseño de cinta de opciones que coloca el contenido de la

galería dentro de la cinta de opciones.

Ocultar la cinta de opciones

Puede que a veces se requiera un poco más de espacio en el área de trabajo. Por ese motivo, se puede

contraer la cinta de opciones de modo que quede únicamente la barra con las fichas de comandos. Para

cerrar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha de comandos activa. Para volver a abrirla, vuelva a

hacer doble clic en la ficha de comandos activa.

Ocultar y restaurar la cinta de opciones

1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).

2. Haga de nuevo doble clic en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones.

Barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido es, de forma predeterminada, un área reducida adyacente a la

cinta de opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto

predeterminado de comandos se compone de los comandos que más se usan, como Guardar, Deshacer

y Rehacer. No obstante, cada usuario puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido de

modo que incluya los comandos que use con más frecuencia. Asimismo, puede modificar la ubicación de

la barra de herramientas y cambiar el tamaño pequeño predeterminado a grande. La minibarra de

herramientas aparece junto a las fichas de comandos en la cinta de opciones. Cuando se cambia al

tamaño grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

1. Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas.

2. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, en Más

comandos.

3. En el cuadro de diálogo Configuración de acceso, seleccione el comando o los comandos que

desee agregar y, a continuación, haga clic en Agregar.

4. Para quitar un comando, resáltelo en la lista a la derecha y, a continuación, haga clic en Quitar.

Asimismo, puede hacer doble clic en el comando en la lista.

5. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

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Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los objetos de la base de datos

aparecen en el panel de exploración. Los objetos de la base de datos son las tablas, los formularios, los

informes, las páginas, las macros y los módulos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de

datos de las versiones anteriores de Access: si utilizaba la ventana Base de datos para llevar a cabo una

tarea en una versión anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de exploración de Office

Access 2007. Por ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla

en el panel de exploración.

Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de base de datos, haga clic con el

botón secundario en el objeto y seleccione un elemento del menú contextual. Los comandos del menú

contextual varían según el tipo de objeto.

Abrir un objeto de base de datos, como una tabla, un formulario o un informe

En el panel de exploración, haga doble clic en el objeto.

O bien,

En el panel de exploración, seleccione el objeto y, a continuación, presione ENTRAR.

O bien,

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en un objeto.

2. En el menú contextual, haga clic en un elemento de menú.

Observe que puede configurar una opción para que se abran los objetos con un solo clic en el cuadro de

diálogo Opciones de exploración.

En el panel de exploración se dividen los objetos de la base de datos en categorías que contienen grupos.

Algunas son categorías predefinidas pero también se pueden crear grupos personalizados.

De forma predeterminada, el panel de exploración aparece cuando se abre una base de datos en Office

Access 2007, inclusive las bases de datos creadas con versiones anteriores de Access. Para impedir que

el panel de exploración aparezca de forma predeterminada, configure una opción de programa. En los

siguientes pasos, se explica cómo se lleva a cabo cada acción.

Para mostrar u ocultar el panel de exploración

Haga clic en el botón situado en la esquina superior derecha del panel de exploración ( ), o

presione F11.

Impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de

Access.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.

3. Bajo Exploración, desactive la casilla de verificación Mostrar panel de exploración y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

Para obtener más información sobre el panel de exploración, vea el artículo Guía del panel de

exploración.

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Documentos con fichas

En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en

vez de ventanas superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de

documentos con fichas. Para habilitar o deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de

Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, más adelante en este artículo). Sin embargo, si

cambia la configuración de los documentos con fichas, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos

para que la nueva configuración surta efecto.

Mostrar u ocultar fichas de documentos


Access.



3. En la sección Opciones de aplicación, bajo Opciones de la ventana de documentos,

seleccione Documentos con fichas.

4. Active o desactive la casilla de verificación Mostrar fichas de documento. Al desactivar la

casilla de verificación, se desactivan las fichas de documento.

5. Haga clic en Aceptar.

NOTAS

El valor de Mostrar fichas de documento debe configurarse independientemente para cada

base de datos.

Tras modificar la configuración de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver a

abrir la base de datos para que el cambio surta efecto.

Las nuevas bases de datos creadas en Office Access 2007 muestran las fichas de documento

de forma predeterminada.

Las bases de datos creadas con una versión anterior de Access utilizan ventanas superpuestas

de forma predeterminada.

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Barra de estado

Al igual que en las versiones anteriores de Access, en Office Access 2007 se puede mostrar una barra de

estado en la parte inferior de la ventana. Este elemento estándar de la interfaz de usuario sigue siendo el

lugar donde aparecen los mensajes de estado, las sugerencias de propiedades, los indicadores de

progreso, etc. En Office Access 2007, la barra de estado desempeña asimismo dos funciones estándar

que también se ven en la barra de estado de otros programas de Office Professional 2007: el cambio de

vista o ventana y el zoom.

Los controles disponibles en la barra de estado permiten cambiar la ventana activa entre una de las vistas

disponibles. Si se visualiza un objeto que admita un zoom variable, se puede ajustar el nivel de zoom para

ampliar o alejar mediante el control deslizante en la barra de estado.

La barra de estado se puede habilitar o deshabilitar en el cuadro de diálogo Opciones de Access.

Mostrar u ocultar la barra de estado


Access.



3. Bajo Opciones de aplicación, active o desactive la casilla de verificación Mostrar barra de

estado. Al desactivar la casilla de verificación, se desactiva la visualización de la barra de

estado.

4. Haga clic en Aceptar.

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minibarra de herramientas

Una de las operaciones más comunes realizadas en cualquier programa de Office Professional 2007 es la

aplicación de formato a texto. En las versiones anteriores de Access, la aplicación de formato a texto

requería a menudo el uso de un menú o la visualización de la barra de herramientas Formato. En Office

Access 2007, se puede aplicar formato a texto con mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas.

Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece

automáticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse (ratón) a la

minibarra de herramientas, ésta se intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva,

tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de herramientas, ésta se atenúa

gradualmente. Si desea no usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una selección de

texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de herramientas desaparece.

Dar formato a texto mediante la minibarra de herramientas

1. Seleccione el texto al que desee aplicar formato.

La minibarra de herramientas aparece de manera transparente encima del texto.

2. Aplique formato utilizando la minibarra de herramientas.

Usar la cinta de opcionesMostrar todo

La primera vez que inicie algunos de los programas de 2007 Microsoft Office system, quizá le

sorprenda lo que vea. Los menús y las barras de herramientas de algunos programas se han sustituido

por la cinta de opciones.

La imagen anterior se extrajo del Curso de Microsoft Office Online.

La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para

completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha

está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión,

algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen

sólo se muestra cuando se selecciona una imagen.

En este artículo

Programas que utilizan la cinta de opciones

Aprenda más sobre el uso de la cinta de opciones

Minimizar la cinta de opciones

Programas que utilizan la cinta de opciones

La cinta de opciones se incluye en los siguientes programas de 2007 Microsoft Office system:

Office Access 2007

Office Excel 2007

Office PowerPoint 2007

Office Word 2007

Office Outlook 2007 (en elementos abiertos como Correo, Contactos y Citas)




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Aprenda más sobre el uso de la cinta de opciones

Haga clic en cualquiera de los elementos siguientes para ver vínculos a temas, cursos y demostraciones

que le pueden ayudar a familiarizarse cuanto antes con la cinta de opciones.

versión Office 2007

Usar el teclado para trabajar con los programas de la cinta de opciones

Habilitar las teclas de acceso de Office 2003 en los programas de la cinta de opciones

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

Microsoft Office Access 2007

Novedades en Office Access 2007

Guía de la interfaz de usuario de Office Access 2007

Microsoft Office Excel 2007

Demostración: aumente la velocidad con Office Excel 2007

Formación: aumente la velocidad con Office Excel 2007

Microsoft Office PowerPoint 2007

Demostración: aumente la velocidad con Office PowerPoint 2007

Formación: aumente la velocidad con Office PowerPoint 2007

Referencia de comandos de PowerPoint 2003 a Office PowerPoint 2007

Microsoft Office Word 2007

Demostración: aumente la velocidad con Office Word 2007

Formación: aumente la velocidad con Office Word 2007

Interactivo: guía de referencia de comandos de Word 2003 a Office Word 2007

Referencia de comandos de Word 2003 a Office Word 2007

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Minimizar la cinta de opciones

La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para

completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha

está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la

aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias.

No hay forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las barras de herramientas y los menús

de versiones anteriores de Microsoft Office. No obstante, puede minimizar la cinta de opciones para que

el área de trabajo sea mayor.

Mantener siempre la cinta de opciones minimizada

1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .

2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.

3. Para usar la cinta de opciones mientras esté minimizada, haga clic en la ficha que desee utilizar

y, a continuación, en la opción o comando deseados.

Por ejemplo, con la cinta de opciones minimizada, puede seleccionar texto en el documento de

Microsoft Office Word, hacer clic en el grupo Fuente de la ficha Inicio y en el tamaño del texto

que desee. Después, la cinta de opciones se vuelve a minimizar.

Mantener la cinta de opciones minimizada durante poco tiempo

Para minimizar rápidamente la cinta de opciones, haga doble clic en el nombre de la ficha

activa. Vuelva a hacer doble clic en una ficha para restaurar la cinta de opciones.

Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione

CTRL+F1.

Restaurar la cinta de opciones

1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .

2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.

Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione

CTRL+F1.

SUGERENCIA Puede seguir usando los métodos abreviados de teclado mientas la cinta de opciones esté

minimizada. Para obtener más información sobre métodos abreviados de teclado, vea Usar el teclado

para trabajar con los programas de la cinta de opciones.

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de Internet, está sujeta a cambios sin previo aviso. A menos que se indique lo contrario, los

nombres de empresas, organizaciones, productos, nombres de dominios, direcciones de

correo electrónico, logotipos, personas, lugares y acontecimientos descritos en ejemplos de

este material, son ficticios. No existe la intención de establecer, ni debe inferirse, ningún tipo de

asociación con ninguna empresa, organización, producto, nombre de dominio, dirección de

correo electrónico, logotipo, persona, lugar o acontecimiento reales. El cumplimiento de todas

las leyes de propiedad intelectual aplicables es responsabilidad del usuario. Sin limitación de

las disposiciones de la mencionada ley, queda prohibida la reproducción, almacenamiento o

inclusión en cualquier sistema de recuperación, transmisión en cualquier formato o por

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de Microsoft Corporation.

Microsoft puede ser titular de patentes, aplicaciones de patentes, marcas comerciales,

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documento. A excepción de lo dispuesto expresamente en los acuerdos de licencia redactados

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Win32, Windows Live, Windows Media, Windows Mobile y Wingdings son marcas comerciales

registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation en Estados Unidos y/u otros

países.

Renuncia de responsabilidades: uso de los nombres ficticiosLas compañías, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo

electrónico, logotipos, gente, lugares y eventos de ejemplo mencionados aquí son ficiticios. No

se debe deducir ninguna asociación con ninguna compañía, organización, producto, nombre de

dominio, dirección de correo electrónico, logotipo, persona, lugares o eventos reales.

Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónicoMostrar todoOcultar todo

Microsoft Office Access 2007 facilita la recopilación de datos de otros usuarios ubicados en cualquier parte del mundo, como los miembros de un equipo de ventas, participantes en una encuesta o contactos. Office Access 2007 funciona conjuntamente con Microsoft Office Outlook 2007 para ayudarle a generar y enviar mensajes de correo electrónico que incluyan una formulario de entrada de datos. Cuando los destinatarios rellenan los formularios y los devuelven, las respuestas se procesan de acuerdo con las especificaciones definidas. Por ejemplo, si se opta por procesar automáticamente las respuestas, el contenido de los formularios se agrega a la tabla apropiada de la base de datos en cuanto las respuestas llegan al buzón de entrada. Gracias a esta nueva característica, el Asistente para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico, se podrá ahorrar mucho tiempo que, de lo contrario, se dedicaría a escribir los datos en nombre de los demás usuarios.En este artículo

Cuándo se utiliza la recopilación de datosAntes de comenzarTrabajar con el asistenteDespués de enviar el mensaje de correo electrónico





Cuándo se utiliza la recopilación de datosEn la siguiente lista se recogen algunos de los casos en los que se puede usar esta nueva característica.Encuesta Desea realizar una encuesta y compilar los resultados en Access. Primero, va a crear en Access una base de datos que tenga las tablas necesarias para almacenar los resultados. A continuación, va a usar el asistente para generar un formulario que incluya las preguntas (que se presentan como campos) y enviarlo por correo electrónico a los participantes de la encuesta. Las respuestas de los participantes van directamente a la tabla especificada de la base de datos. Informes de estado Ya sean los últimos niveles de inventario o información actualizada sobre asuntos pendientes, su equipo puede enviarle a intervalos periódicos mensajes de correo electrónico con la información actualizada para mantenerle al día. Administración de eventos Cuando organiza un evento, como una conferencia o un curso, puede enviar uno o varios formularios como mensajes de correo electrónico para recopilar información de contacto, preferencias de viaje y hotel, etc. Si opta por procesar automáticamente las respuestas, los participantes podrán cambiar sus preferencias en cualquier momento sin tener que notificárselo, y dispondrá siempre de los datos más actualizados para tomar una decisión. Para que pueda generar y enviar fácilmente el formulario de entrada de datos como un mensaje de correo electrónico, utilice el Asistente para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico a fin de llevar a cabo los principales pasos del proceso, inclusive la especificación de cómo desea procesar las respuestas cuando llegan al buzón de entrada.

Volver al principioAntes de comenzarSi es la primera vez que va a recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico, siga el procedimiento que se describe a continuación para asegurar que se lleva a cabo correctamente el proceso de recopilación de datos.Asegúrese de que están instaladas las siguientes aplicaciones en el equipo:

Office Access 2007 El Asistente para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico está disponible únicamente en Office Access 2007. Office Outlook 2007 Office Outlook 2007 debe estar instalado y configurado en el equipo que utilice para enviar los mensajes de correo electrónico. Si Outlook está instalado pero aún no está configurado, inicie esta aplicación y siga las instrucciones del Asistente para inicio de Outlook. Si desea obtener ayuda referente al asistente, vea la Ayuda de Outlook. Microsoft Office InfoPath 2007 (opcional) Cuando genere el formulario de entrada de datos, podrá elegir entre un formulario simple con formato HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) y un formulario de uso más fácil generado por InfoPath. Si no está instalado Office InfoPath 2007 o posterior en su equipo, o bien, si no está seguro de que todos los destinatarios del mensaje tengan instalado Office InfoPath 2007 o posterior, elija el formulario HTML. Nota Recuerde que el formulario usado para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico no es un formulario de Access. El asistente genera un formulario especial, según opte por el formato HTML o de InfoPath.Asegúrese de que los destinatarios del mensaje de correo electrónico tengan instaladas las siguientes aplicaciones en su equipo. Sin este software, los usuarios no podrán ver ni editar el formulario. Un cliente de correo electrónico que admita el formato HTML Si envía un formulario HTML, el destinatario debe disponer de un programa de correo electrónico que admita HTML. Office Outlook 2007 y Office InfoPath 2007 (ambos opcionales) Si envía un formulario de InfoPath, el destinatario debe tener instalados tanto Office Outlook 2007 como Office InfoPath 2007 para poder ver y editar ese formulario.Identifique la base de datos de destino. La base de datos puede tener formato .mdb o .accdb. Se admiten también los archivos .mde y .accde. Si no desea usar una base de datos existente, deberá crear una.Identifique o cree las tablas que desee rellenar con los datos procedentes de las respuestas de los usuarios a su mensaje. Si está recopilando datos para tablas existentes, asegúrese de que las tablas no son de sólo lectura y de que dispone de los permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido. Para obtener más información sobre la creación de tablas, vea el artículo Crear tablas en una base de datos. Notas Los campos con los siguientes tipos de datos no se pueden recopilar mediante mensajes de correo electrónico: Datos adjuntos Autonumérico Campos multivalor OLE

Si mediante la operación de recopilación de datos rellena dos o más tablas, deberá crear una consulta de selección y usarla como origen de registros del formulario. Asegúrese de que la consulta incluye todos los campos requeridos de las tablas subyacentes. Si usa una consulta existente, asegúrese de que la consulta no es de sólo lectura y de que tiene los permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido. Para obtener más información sobre cómo crear una consulta basada en dos o más tablas, vea el artículoCrear una consulta basada en varias tablas.En la mayoría de los casos, podrá decidir si desea almacenar los datos recopilados como registros nuevos o usar los datos para actualizar los registros existentes. En los siguientes casos, podrá almacenar los datos únicamente como registros nuevos: Está recopilando datos para rellenar dos o más tablas. La tabla subyacente no tiene un campo de clave principal. Los valores de clave principal son necesarios para asignar cada respuesta a un registro existente. Si la tabla de destino no tiene un campo de clave principal, agréguelo o asigne un campo existente que tenga valores únicos como clave principal. La tabla subyacente no tiene registros. Si la tabla está vacía, el asistente supone que desea agregar registros. Las direcciones de correo electrónico de los destinatarios no están almacenadas como un campo en la base de datos. Cuando recopile datos para actualizar los registros, no podrá escribir manualmente las direcciones en el mensaje generado por el asistente. El campo de dirección debe estar en la tabla de destino o en una tabla que guarde relación con la tabla de destino. Por ejemplo, si está recopilando datos para actualizar una tabla denominada Pedidos, las direcciones deben estar almacenadas como un campo en dicha tabla o en una tabla relacionada, como una tabla denominada Clientes.

Volver al principioTrabajar con el asistenteAhora puede ejecutar el asistente que le ayudará a configurar el proceso de recopilación de datos.En esta sección

Iniciar el asistenteElegir el tipo de formulario de entrada de datosEspecificar lo que desea hacer con los datosSeleccionar los campos del formularioEspecificar cómo se van a procesar los datosSeleccionar cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los

destinatariosEspecificar el campo de las direcciones de correo electrónicoPersonalizar el mensaje de correo electrónicoCrear y enviar mensajes de correo electrónico

Iniciar el asistente

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10015427.htm#1a

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Abra la base de datos de destino. Para rellenar una sola tabla, selecciónela en el panel de exploración. Para rellenar dos o más tablas relacionadas, seleccione la consulta enlazada a estas tablas. Siga uno de estos procedimientos para iniciar el asistente: En la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Crear correo

electrónico. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla o consulta y, a continuación, haga clic en Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.Si la tabla no tiene campos o tiene únicamente campos del tipo Autonumérico, Objeto OLE, Datos adjuntos o Búsqueda multivalor, Access muestra el mensaje La tabla o consulta seleccionada no tiene ningún campo compatible con la recopilación de datos mediante correo electrónico..Si la tabla contiene campos compatibles con la recopilación de datos, se inicia el asistente. La primera página del asistente muestra los principales pasos del proceso. Si la tabla de destino admite agregar y actualizar datos, se llevan a cabo seis pasos principales en el asistente:

Si el objeto admite únicamente agregar registros, los pasos a dar son cinco:

Haga clic en Siguiente. El asistente indica que seleccione el tipo de formulario que desee crear.Elegir el tipo de formulario de entrada de datosEn este paso, debe optar por crear un formulario HTML o un formulario de InfoPath. Tal y como se ha mencionado anteriormente en este artículo, no se puede utilizar un formulario de Access para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico: hay que usar un formulario HTML o un formulario de InfoPath que se cree en el asistente.

Si InfoPath no está instalado en su equipo, no estará disponible la opción Formulario de Microsoft Office InfoPath.El tipo de formulario que se cree depende de dos factores: la facilidad de uso y si todos los destinatarios tienen instalado en sus equipos el software necesario. Un formulario de InfoPath es mucho más fácil de usar, pero un formulario HTML implica menos requisitos de software.

Un formulario de InfoPath ofrece un entorno de entrada de datos y de edición mejor. Además, puede llevar a cabo una validación preliminar de los datos cuando el usuario hace clic en el botón Enviar, por lo que el usuario tiene la posibilidad de corregir los datos incorrectos antes de enviar la respuesta.En resumen, un formulario de InfoPath tiene varias ventajas con respecto a un formulario HTML pero un formulario HTML lo puede ver y editar cualquier usuario cuyo cliente de correo electrónico admita HTML.En el asistente, seleccione la opción Formulario de Microsoft Office InfoPath únicamente si todos los destinatarios tienen instalados Office InfoPath 2007 y Office Outlook 2007. En caso contrario, seleccione la opción Formulario HTML. Haga clic en Siguiente. La siguiente página del asistente que se muestre depende de si el objeto de destino admite la actualización de los datos. Si el objeto es una consulta basada en dos o más tablas o si es una tabla que no tiene un campo de clave principal o que no contiene registros, el asistente supone que desea agregar registros nuevos e indica que seleccione los campos del formulario. En todos los demás casos, el asistente indica que especifique si desea agregar o actualizar los datos antes de pedir que seleccione los campos del formulario.Si el asistente indica que seleccione los campos del formulario, vaya directamente a la sección Seleccionar los campos del formulario de este artículo.Especificar lo que desea hacer con los datosEn este paso, especifique si desea agregar registros nuevos a la base de datos o actualizar registros existentes.

El tipo de formulario que esté usando afecta al número de registros nuevos que le puede enviar un destinatario en una sola respuesta. En el caso de la actualización de datos, el número de registros que debe actualizar un destinatario identifica el número de formularios previamente completados que se van a incluir en un mensaje. En la siguiente tabla se resumen los diversos casos:

Tipo de Agregar o Resultado

formulario actualizar

HTML Agregar Los destinatarios no podrán enviar más de un registro nuevo en cada respuesta.

InfoPath Agregar Los destinatarios podrán enviar varios registros nuevos en cada respuesta. Para ello, deben hacer clic en Insertar una fila en la parte inferior del mensaje de correo electrónico.

Nota Tras especificar los campos que desee incluir en el mensaje, aparece una página en el asistente en la que puede configurar varias opciones. En esta página, puede configurar la carpeta de Outlook en la que se van a procesar las respuestas, así como opciones sobre cómo se van a procesar esas respuestas.

HTML Actualizar Cada mensaje de correo electrónico incluirá uno o varios formularios previamente rellenados, según el número de registros que correspondan a una sola dirección de correo electrónico. El destinatario podrá revisar y actualizar cada uno de los formularios en el mensaje.

InfoPath Actualizar Cada mensaje de correo electrónico incluirá uno o varios formularios previamente rellenados, según el número de registros que correspondan a una sola dirección de correo electrónico. El destinatario podrá revisar y actualizar cada uno de los formularios en el mensaje.

Además, el usuario podrá enviar registros adicionales haciendo clic en Insertar una fila en la parte inferior del mensaje de correo electrónico. Más adelante en este artículo, se describe cómo evitar que un usuario agregue nuevos registros a una solicitud de actualización.

En el asistente, seleccione Recopilar sólo información nueva o Actualizar información existente. Es importante observar que si el objetivo es agregar nuevos registros, podrá escribir las direcciones de correo electrónico en el cuadro de dirección del mensaje de correo electrónico cuando se crea el mensaje. Sin embargo, si el objetivo es actualizar datos existentes, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar almacenadas como un campo en la tabla o consulta subyacente o en una tabla relacionada.Haga clic en Siguiente. El asistente le indica que seleccione los campos que desee incluir en el formulario.Seleccionar los campos del formularioEn este paso, va a elegir los campos que desee incluir en el formulario.

Generalmente, no es necesario incluir en el formulario todos los campos existentes en la tabla o consulta subyacente. No obstante, hay dos excepciones:Campos obligatorios Si está recopilando registros nuevos, el asistente incluirá automáticamente todos los campos cuya propiedad Requerido tenga el valor Sí. Si los campos obligatorios de un registro están en blanco, Access no agregará el registro a la tabla. Tipos de campo incompatibles Algunos campos no se podrán incluir en el formulario. El asistente no admite los campos de tipo Autonumérico, Datos adjuntos, Objeto OLE ni los campos de búsqueda multivalor. Estos tipos de campo no se mostrarán en la lista Campos de la tabla o Campos de la consulta del asistente. Los campos de tipo Autonumérico de la tabla se rellenarán automáticamente cuando se agreguen registros nuevos. Los campos de tipo Objeto OLE, Datos adjuntos y los campos de búsqueda multivalor deberán rellenarse en la vista Hoja de datos o Formulario ya que no se pueden agregar estos valores mediante un proceso de recopilación de datos. Campo de clave principal En la siguiente tabla se resume cuándo se puede incluir un campo de clave principal en un formulario:

Propósito de la recopilación de datos Tipo de datos ¿Incluir en formulario?

Agregar Autonumérico No. Se generará automáticamente el valor de clave principal cuando se agregue el registro a la tabla.

Agregar No autonumérico Sí. El usuario podrá escribir un valor en el campo cuando se agreguen registros. La respuesta no se procesará si ya se está usando el valor

especificado.

Actualizar Autonumérico o no autonumérico

No. No se puede editar el valor de clave principal en el formulario. Se utiliza este campo para asignar cada respuesta a un registro existente.

En la lista Campos de la tabla o Campos de la consulta, haga doble clic en los campos que desee incluir. Si desea incluir todos los campos, haga clic en >>. Use las flechas arriba y abajo para reorganizar los campos en la lista Campos que se incluirán en el mensaje de correo electrónico. Para cada campo que incluya, en Propiedades del campo, especifique un título. Haga clic en Sólo lectura si está actualizando datos y desea mostrar el campo al usuario pero no desea que éste cambie los datos. El campo aparece en el mensaje de correo electrónico con el título Este campo es de sólo lectura. Esta función es muy útil si el usuario está actualizando datos existentes. Haga clic en Siguiente. El asistente pide que especifique cómo desea procesar las respuestas.Especificar cómo se van a procesar los datosEn este paso, va a tomar una decisión muy importante sobre cómo se van a procesar las respuestas: de manera automática o manual. Observe que, en este contexto, el procesamiento manual no implica la entrada de datos tediosa en la vista Hoja de datos o Formulario. Significa únicamente que se inicia manualmente la operación de exportación para transferir los datos recopilados a la tabla de destino.

Procesamiento automáticoSi opta por el procesamiento automático de las respuestas cuando éstas llegan al buzón de entrada, Outlook y Access funcionan conjuntamente para exportar el contenido de los formularios de cada una de las respuestas a las tablas de destino de la base de datos.

El procesamiento automático le puede ahorrar un tiempo y un esfuerzo considerables. Las respuestas se exportan correctamente siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones en el momento de llegar las respuestas al buzón de entrada:Outlook ya debe estar ejecutándose en el equipo. Si no es así, el procesamiento comenzará la próxima vez que se inicie Outlook. Access debe estar instalado en el equipo. La base de datos no puede estar protegida mediante contraseña y no debe estar abierta en modo exclusivo. El nombre o la ubicación de la base de datos no puede haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico. Los nombres de las tablas y consultas y las propiedades de los campos incluidos en el formulario no pueden haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico. Debe disponer de los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de la consulta y las tablas subyacentes.Si no se cumple alguna o varias de estas condiciones, no se llevará a cabo el procesamiento automático. Si es así, pruebe a solucionar los problemas y, a continuación, exporte manualmente las respuestas que hayan generado un error. Las respuestas que lleguen al buzón de entrada después de resolverse los problemas seguirán procesándose automáticamente.Permitir sólo actualizaciones de datosSi está actualizando datos y activa la casilla de verificación Procesar las respuestas y agregar los datos automáticamente a, la casilla de verificación Permitir sólo actualizaciones de los datos existentes estará disponible. Active la casilla de verificación si no desea que el usuario pueda enviar registros nuevos. Si sólo está agregando nuevos datos, la casilla de verificación Permitir sólo actualizaciones de los datos existentes no estará visible.Procesamiento manualSi desea controlar cuándo y qué respuestas se procesan, desactive la casilla de verificación Procesar las respuestas y agregar los datos automáticamente a. En este caso, las respuestas llegan al buzón de entrada pero no se transfieren a la base de datos. Seleccione manualmente y haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cada respuesta en Outlook y, a continuación, haga clic en Exportar datos a Microsoft Access en el menú contextual para rellenar la base de datos.Puede que tenga que procesar manualmente las respuestas que no se hayan procesado automáticamente. Tras resolver el problema que ha causado el error, exporte manualmente cada una de las respuestas existentes.Antes de iniciar una operación de exportación, recuerde los siguientes puntos:Debe tener instalado Office Access 2007 en su equipo. Si la base de datos está protegida mediante contraseña, se le pedirá que escriba la contraseña cuando inicie la operación de exportación. Asimismo, la base de datos no puede estar abierta en modo exclusivo, y el nombre o la ubicación de la base de datos no puede haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico.

Los nombres de las tablas y consultas y las propiedades de los campos incluidos en el formulario no pueden haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico. Debe disponer de los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de la consulta y las tablas subyacentes.Especificar opciones de procesamiento adicionalesEn la página Especifique cómo desea procesar las respuestas del asistente, compruebe el nombre de la carpeta de Outlook donde están almacenadas las respuestas. Si desea especificar otra carpeta para las respuestas a esta solicitud de recopilación de datos, haga clic en el nombre de la carpeta. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta, seleccione otra carpeta o haga clic en Nuevo para crear una nueva carpeta. Haga clic en Aceptar y, a continuación, cambie a Access. Haga clic en Definir propiedades para controlar el procesamiento automático de las respuestas para abrir el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico.

Use este cuadro de diálogo para especificar cómo desea procesar las respuestas. Si desea procesarlas manualmente, vaya al siguiente paso.En el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico, revise y, si es necesario, cambie los valores según se describe a continuación y, después, haga clic en Aceptar: Descartar las respuestas de aquellos a quienes no se ha enviado el mensaje Active esta casilla de verificación si desea que se procesen de manera automática únicamente las respuestas enviadas por los destinatarios originales del mensaje. Las respuestas de otros usuarios se almacenan en la carpeta de destino pero no se procesan automáticamente. Aceptar varias respuestas de cada destinatario Un destinatario puede enviar varias respuestas. Active esta casilla de verificación si desea que se procese de manera automática únicamente la primera respuesta de cada destinatario. La segunda y

subsiguientes respuestas se almacenan en la carpeta de destino pero no se procesan automáticamente. Nota Esta configuración controla únicamente el número de respuestas y no el número de registros en una sola respuesta que se procesen. En otras palabras, si envía un formulario de InfoPath, un usuario podrá enviar varios registros en una sola respuesta y Access procesará automáticamente todos los registros en la respuesta, incluso si no está activada esta casilla de verificación.Permitir sólo actualizaciones de los datos existentes Cuando los destinatarios usan un formulario de InfoPath para actualizar los datos, pueden enviarle nuevos registros además de actualizaciones de los registros existentes. Active esta casilla de verificación si desea procesar únicamente las actualizaciones de los registros existentes. Número de respuestas que deben procesarse Escriba el número total de respuestas (de todos los destinatarios) que desee procesar automáticamente. Si desea que se procesen automáticamente todas las respuestas, especifique un valor alto, como 5000, en el cuadro de texto. Las respuestas que se reciban después de alcanzarse el valor especificado se almacenarán en la carpeta de destino pero no se procesarán automáticamente. Fecha y hora en que detener Especifique cuándo debe detenerse el procesamiento automático de las respuestas para este mensaje de correo electrónico. Las respuestas que se reciban después de la hora y la fecha especificadas se almacenarán en la carpeta de destino, pero no se procesarán automáticamente. Nota Para cambiar estas opciones más adelante, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, seleccione el mensaje para el que desee cambiar la configuración y, a continuación, haga clic en Opciones de mensajes. Los cambios que realice en el cuadro de diálogo afectarán a todas las respuestas subsiguientes que reciba a ese mensaje.Haga clic en Aceptar y luego haga clic en Cerrar. El siguiente paso depende de si está agregando o actualizando datos. En el primer caso, pase a la siguiente sección. Si está recopilando datos para actualizar los registros existentes, vaya a la sección Especificar el campo de las direcciones de correo electrónico.Seleccionar cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los destinatariosSi está recopilando sólo información nueva, puede especificar las direcciones de correo electrónico de dos maneras:

Escriba cada una de las direcciones en el mensaje de correo electrónico generado por el asistente o seleccione las direcciones de una libreta de direcciones. Use un campo de la base de datos actual que contenga direcciones de correo electrónico. El campo debe estar en la tabla o consulta subyacente o en una tabla relacionada.Cuando está recopilando datos para actualizar los registros existentes, no aparece este cuadro de diálogo porque, en ese caso, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar disponibles como un campo en la base de datos.En el asistente, seleccione la opción que desee. Haga clic en Siguiente. Si opta por escribir personalmente las direcciones de correo electrónico, vaya a la sección Crear y enviar mensajes de correo electrónico. Si opta por usar un campo en la base de datos, pase a la siguiente sección.Especificar el campo de las direcciones de correo electrónicoEn este paso, especifique el campo que contiene las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.

Si el campo está en la tabla o consulta actual, seleccione La tabla o consulta actual, elija el campo en la lista desplegable y haga clic en Siguiente. Si el campo que contiene las direcciones de correo electrónico de los destinatarios no está en la tabla o consulta actual, use el siguiente procedimiento:Seleccione Una tabla asociada. En la lista desplegable, seleccione el campo en la tabla actual que la asocia a la tabla que contiene las direcciones. Suele ser normalmente un campo de ID. Siga uno de estos procedimientos: Si el campo que selecciona está asociado sólo a una tabla, aparece una lista desplegable adicional. Seleccione el campo que contiene las direcciones de correo electrónico. Si el campo que selecciona está asociado a más de una tabla, aparecen dos listas desplegables adicionales. En la primera lista, seleccione la tabla que contiene las direcciones de correo electrónico y en la segunda, seleccione el campo.Haga clic en Siguiente.Las tablas asociadas son aquéllas que tienen relaciones definidas entre ellas. Para ver o editar las relaciones de la base de datos:En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en

Relaciones. Para obtener más información sobre relaciones, vea los artículos Guía de relaciones de tablas o Crear, modificar o eliminar una relación.Cuando opta por usar un campo de dirección, no puede obtener la vista previa ni personalizar el mensaje de correo electrónico en Outlook. Para ello, deberá utilizar el asistente. En el siguiente paso, el asistente muestra el asunto y el cuerpo predeterminados del mensaje, y tendrá la oportunidad de personalizarlos.Personalizar el mensaje de correo electrónicoEn este paso, va a revisar los componentes del mensaje y realizar los cambios necesarios.

En los campos Asunto e Introducción, haga los cambios que desee realizar. Si decide utilizar las direcciones de correo electrónico que están guardadas en un campo de la base de datos, hay opciones adicionales que puede elegir en esta página. En Agregar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios de:, seleccione una de las opciones. Los usuarios recibirán el mensaje de correo electrónico, independientemente de la opción que seleccione. Si decide elegir las direcciones de correo electrónico en Microsoft Office Outlook, esta opción no está disponible. Haga clic en Siguiente.Crear y enviar mensajes de correo electrónicoEl asistente muestra una página en la que se le indica que ya puede crear el mensaje y también se le muestra cómo ver el estado de un mensaje de correo electrónico mediante el comando Administrar respuestas.

Puede que aparezcan mensajes de advertencia en la página. En la siguiente tabla se recoge cada una de las advertencias y se describe la acción que se puede realizar para resolverla.

Advertencia Descripción Resolución

Algunos registros no contienen una dirección válida en el campo especificado de dirección de correo electrónico. No se devolverán datos para estas filas.

El campo de dirección de correo electrónico seleccionado contiene valores nulos.

Si desea recopilar datos para cada registro, salga del asistente y reemplace los valores nulos por direcciones de correo electrónico. A continuación, reinicie el asistente.

La base de datos está abierta en un estado de bloqueo exclusivo. Hasta que se libere el bloqueo exclusivo, no se podrá ejecutar el procesamiento automático de los mensajes de correo electrónico.

La base de datos está abierta en modo exclusivo.

Si optó por procesar automáticamente las respuestas, el procesamiento no se llevará a cabo porque Access no puede agregar ni actualizar una base de datos que esté abierta en un estado de bloqueo exclusivo. Cierre y vuelva a abrir la base de datos en modo no exclusivo inmediatamente después de enviar el mensaje.

Estos mensajes de correo electrónico pueden contener datos de carácter confidencial.

Está recopilando datos para actualizar registros existentes, y el formulario que está a punto de enviar se completará previamente con datos existentes.

Si algunos campos del formulario incluyen datos confidenciales, vaya al paso del asistente donde seleccionó los campos y quite los campos que contienen datos confidenciales del formulario.

Los próximos pasos que siga dependen de si especifica personalmente las direcciones de correo electrónico o si usa direcciones almacenadas en una tabla de la base de datos.Si opta por especificar las direcciones en el mensaje de correo electrónico de OutlookEn este caso, va a especificar las direcciones de correo electrónico en Outlook. Podrá obtener la vista previa y personalizar el mensajes antes de hacer clic en el botón Enviar.Haga clic en Crear para continuar. Aparece un mensaje de Outlook con un formulario de entrada de datos. El cuerpo del mensaje incluye una breve introducción y un formulario con controles y sugerencias.

Se recomienda no realizar ningún cambio en el cuerpo del mensaje. Si se altera la estructura del formulario, puede que no se procese correctamente la respuesta.Escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en los cuadros Para, CC o CCO. También puede hacer clic en los botones Para, CC o CCO para seleccionar las direcciones desde una libreta de direcciones. Haga clic en Enviar.Si opta por usar un campo de dirección almacenado en la base de datosEn este caso, ya ha obtenido la vista previa y ha personalizado el mensaje. Ahora, va a filtrar el campo de direcciones de correo electrónico para poder seleccionar las direcciones de los destinatarios del mensaje.Haga clic en Siguiente para ver la página Enviar el mensaje de correo electrónico a los destinatarios.

Elija las direcciones de correo electrónico que desee usar activando las correspondientes casillas de verificación. Haga clic en Enviar. Si algunos de los valores en el campo de dirección no son direcciones de correo electrónico válidas, aparece un cuadro de diálogo con una lista de las direcciones no válidas. En esta situación, tome nota de las direcciones de la lista, haga clic en Salir, compruebe las direcciones e intente enviar el mensaje de nuevo. Para obtener más información sobre cómo volver a enviar mensajes, vea la sección Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos.Ya ha hecho la mayor parte del trabajo implicado en la recopilación de datos a través de mensajes de correo electrónico. Si ha optado por el procesamiento automático de las respuestas y no se genera ningún error, los datos se transferirán a la base de datos de destino sin que tenga que llevar a cabo ninguna otra acción.En cambio, si ha optado por el procesamiento manual de las respuestas o si se genera un error, aún tendrá que emprender alguna acción. Vea la siguiente sección para obtener más información sobre el procesamiento manual de las respuestas, la solución de problemas, y la administración general de los mensajes y respuestas de recopilación de datos.

Volver al principioDespués de enviar el mensaje de correo electrónicoPara responder al mensaje de correo electrónico, cada destinatario debe hacer clic en Responder, rellenar la información solicitada en el formulario y, a continuación, hacer clic en Enviar. En esta sección se describe cómo se ven las respuestas y lo que debe hacerse si no se procesa correctamente alguna de las respuestas.En esta sección

Ver respuestasComprobar y solucionar problemas del procesamiento automático de las respuestasProcesar manualmente las respuestas y solucionar erroresVolver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos

Para obtener vínculos a más información sobre cómo administrar las respuestas y cambiar las opciones de los mensajes, vea la sección Vea también.Ver respuestasIndependientemente del tipo de procesamiento de respuestas elegido, puede ser interesante saber quién ha respondido al mensaje y, quizás, también desee abrir las respuestas manualmente. Para ver las respuestas, siga este procedimiento:Cambie a Outlook y, a continuación, vaya a la carpeta designada para almacenar las respuestas de recopilación de datos. Sugerencia Si no recuerda el nombre de la carpeta, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, verá el nombre de la carpeta en la columna Carpeta de Outlook, en la fila correspondiente al mensaje cuyas respuestas desee ver.Para abrir una respuesta en Outlook, haga doble clic en ella. Verá el formulario rellenado por el remitente.Access no procesará las respuestas a un mensaje de respuesta original. Por consiguiente, si comprueba que uno o varios formularios de los destinatarios están vacíos, incompletos o no se han completado correctamente, deberá volver a enviarles el mensaje de correo electrónico original, en lugar de utilizar el comando Responder.De manera similar, si desea enviar la solicitud a más usuarios, deberá volver a enviar el mensaje original, en lugar de reenviarlo. Vea la sección Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos para obtener más información.Comprobar y solucionar problemas del procesamiento automático de las respuestasSi opta por el procesamiento automático de las respuestas, siga este procedimiento para asegurarse de que las respuestas se procesan correctamente:Para cada respuesta, compruebe los valores en las columnas Marca de seguimiento, Estado de recopilación de datos y Categorías. Sugerencia Si no aparecen las columnas Marca de seguimiento, Estado de recopilación de datos y Categorías en la vista, agréguelas mediante el Selector de

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ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10015427.htm#4c

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10015427.htm#4d

campos. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Selector de campos. En el cuadro de diálogo Selector de campos, arrastre cada campo y colóquelo a la derecha o izquierda de un encabezado de columna existente.En la carpeta de Outlook, si el valor de Marca de seguimiento es La operación de recopilación de datos se ha realizado correctamente, la columna Estado de recopilación de datos está en blanco y hay un indicador verde en la columna Categorías, la respuesta se ha procesado correctamente.Además, quizás desee revisar el contenido de las tablas de destino para asegurarse de que ve los datos recopilados almacenados como registros nuevos o como actualizaciones de los registros existentes.Si sospecha que una respuesta no ha sido procesada automáticamente, compruebe si se han cumplido todas las condiciones necesarias para el procesamiento. Vea la sección Procesamiento automático, que aparece anteriormente en este artículo. A continuación, pruebe las sugerencias presentadas en la siguiente tabla. La mayoría de las sugerencias requieren que se solucione el problema y se exporte la respuesta. Para obtener ayuda referente a la exportación manual, vea la siguiente sección Procesar manualmente las respuestas y solucionar errores.

Problema Causa Resolución

Hay una respuesta en la carpeta de Outlook, pero no se ha procesado. En la columna Estado de recopilación de datos aparece Mensaje sin procesar.

Revise las opciones de mensaje en el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico. La configuración está seleccionada para procesar las respuestas manualmente o impedir que determinadas respuestas se procesen automáticamente.

Sugerencia Para ver las opciones, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo, seleccione el mensaje que desee y, a continuación, haga clic en Opciones de

Exporte manualmente la respuesta.

Para asegurarse de que las respuestas aún no recibidas se procesen automáticamente, cambie la configuración el cuadro de diálogo de opciones.

Para obtener ayuda sobre la revisión y el cambio de opciones, vea el artículo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico.

mensajes.

Respondí a uno de mis mensajes pero no se procesa la respuesta.

Si responde a un mensaje propio, el procedimiento es ligeramente diferente.

En lugar de rellenar el formulario en el mensaje que recibe, cumplimente el formulario en el mensaje enviado de la carpeta Elementos enviados. Vaya a la carpeta Elementos enviados y, a continuación, abra el mensaje. Haga clic en Responder, rellene el formulario y, a continuación, haga clic en Enviar.

Las respuestas no se transfieren a la carpeta correcta.

Sólo las respuestas originales a un mensaje van a la carpeta designada.

Las respuestas a los mensajes propios (a menos que se utilice la copia del mensaje ubicada en la carpeta Elementos enviados para generar la respuesta) y las respuestas que forman parte del subproceso de un mensaje de correo electrónico usado para discusiones pueden no moverse a la carpeta designada.

Entre otras razones posibles se incluyen: Office Access 2007 no está instalado, o falta o está dañado el complemento necesario para procesar las respuestas.

Si no se procesa alguna de sus respuestas, rellene el formulario que se encuentra en el mensaje enviado ubicado en la carpeta Elementos enviados.

Si un usuario ha rellenado un formulario en una respuesta a una respuesta, indíquele que responda al mensaje original.

Si sospecha que el complemento falta o está dañado, cambie a Outlook y, a continuación, en el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza y en Complementos. Asegúrese de que ve el elemento Complemento de Outlook para la recopilación y publicación de datos en Microsoft Access. Si no ve la entrada, pruebe a instalar de nuevo Access.

En la columna Estado de recopilación de datos se muestra la

La base de datos se ha movido a otra ubicación, ha cambiado de nombre, se ha

Restaure la base de datos en la ubicación original y exporte manualmente la respuesta.

siguiente cadena:

No se encuentra la base de datos. Busque la base de datos y exporte los datos manualmente.

eliminado o está dañada.

En la columna Estado de recopilación de datos se muestra la siguiente cadena:

No se puede abrir la base de datos para exportar datos porque la base de datos ya está siendo utilizada. Procese manualmente las respuestas cuando la base de datos esté disponible.

La base de datos está abierta en modo exclusivo y no se pueden realizar cambios en ella hasta que se libere el bloqueo exclusivo.

Pida al usuario que tenga abierta la base de datos en modo exclusivo que la cierre y la abra en modo normal. A continuación, pruebe a exportar manualmente la respuesta.


Esta base de datos de Access está protegida con una contraseña. Exporte manualmente estos datos a Microsoft Access.

La base de datos de destino está protegida con contraseña. El procesamiento automático se realiza incorrectamente si la base de datos requiere una contraseña.

Exporte la respuesta manualmente. Si desea que las respuestas se procesen automáticamente, quite la protección mediante contraseña de la base de datos.

En la columna Estado de recopilación de

La tabla de destino o la consulta se ha eliminado o ha

Vuelva a crear las consultas y tablas de destino, o bien, cree y envíe un nuevo

datos se muestra un mensaje que indica que falta una tabla, una consulta o un campo.

cambiado su nombre, o la estructura se ha modificado de tal forma que no se puede agregar el contenido del formulario a las tablas.

mensaje de recopilación de datos.


No se puede procesar este mensaje de correo electrónico. El formulario de este mensaje está dañado o se ha modificado.

El formulario de la respuesta está dañado o alguien (el destinatario o el remitente) ha modificado el formulario.

Si el destinatario modificó el formulario, pídale que vuelva a enviarle el formulario y, a continuación, exporte la respuesta manualmente.

Si el formulario del mensaje original está dañado o no es válido, debe crear y enviar un mensaje nuevo.


No se encuentra la información necesaria para finalizar el procesamiento en la base de datos especificada.

Falta la información necesaria para asignar la respuesta al registro existente que se va a actualizar.

La configuración del mensaje debe estar sincronizada con Outlook. En Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar respuestas, seleccione el mensaje. En Detalles del mensaje, Access muestra un cuadro de advertencia. Haga clic en la advertencia para sincronizar la configuración y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo. Cambie de nuevo a Outlook e intente exportar la respuesta manualmente.


No se pueden agregar o actualizar datos porque se produciría un valor

Un campo cuya propiedad Indizado tiene el valor Sí (sin duplicados) no puede contener valores duplicados. Si el valor asignado al campo del formulario ya existe en el correspondiente

Pida al destinatario que envíe otra respuesta, con un valor distinto en el campo del formulario.

duplicado en un campo que sólo acepta valores únicos.

campo de la tabla, la operación generará un error.


El valor que ha especificado no es un elemento de la lista de opciones...

El formulario incluye un campo obligatorio que busca valores pero el usuario no ha especificado un valor para el campo, o bien, la propiedad LimitarALista tiene el valor Sí pero el usuario ha especificado un valor que no está en la lista.

Pida al destinatario que vuelva a enviar la respuesta después de cumplimentar todos los campos, o bien, rellene y guarde usted mismo el formulario y, a continuación, intente de nuevo exportarlo.

En la columna Estado de recopilación de datos se muestra un mensaje que indica que el valor especificado en un campo del formulario no es válido.

El destinatario ha especificado datos no válidos en uno o varios campos.



Este mensaje contiene un formulario que debe rellenar. Cuando termine, envíelo al remitente de este mensaje.

El destinatario no rellenó el formulario.

Pida al destinatario que envíe otra respuesta después de rellenar el formulario.

Procesar manualmente las respuestas y solucionar errores

El procesamiento manual de una respuesta implica el inicio de una operación de exportación desde Outlook.Se puede exportar sólo una respuesta a la vez. Evite las respuestas para las que la columna Estado de recopilación de datos esté establecida en La operación de recopilación de datos mediante correo electrónico se ha realizado correctamente. Este estado indica que la respuesta ha sido procesada correctamente. Las respuestas para las que la columna Estado de recopilación de datos muestra Mensaje sin procesar deben procesarse manualmente. Las respuestas que tienen un mensaje de error en esta columna no se han procesado automáticamente, por lo que habrá que solucionar primero el problema antes de que pueda exportarlas manualmente. Vea la sección anterior, Comprobar y solucionar problemas del procesamiento automático de las respuestas, para obtener ayuda sobre la solución de problemas.En Outlook, haga clic con el botón secundario en la respuesta que desee procesar manualmente. Haga clic en Exportar datos a Microsoft Office Access. En el cuadro de diálogo Exportar datos a Microsoft Access, compruebe los detalles de la respuesta y, a continuación, haga clic en Aceptar para exportar. Si la operación de exportación se realiza correctamente, aparecerá el mensaje Los datos se exportaron correctamente a la base de datos. Si no se realiza correctamente, aparecerá el mensaje No se pueden exportar datos por algunos errores, seguido de una descripción de los problemas que han originado el error. En la siguiente tabla se recogen los problemas que podrían causar un error en la operación de exportación:

Problema Causa Resolución

Al hacer clic con el botón secundario del mouse en una respuesta, no se ve el comando Exportar datos a Microsoft Access.

El mensaje seleccionado no es una respuesta de recopilación de datos válida.

Elimine de la carpeta designada los mensajes que no sean respuestas de recopilación de datos.

Las respuestas no se transfieren a la carpeta correcta.

Sólo las respuestas originales a un mensaje irán a la carpeta designada.

Las respuestas a los mensajes propios (a menos que se utilice la copia del mensaje ubicada en la carpeta

Si no se procesa alguna de sus respuestas, rellene el formulario que se encuentra en el mensaje enviado ubicado en la carpeta Elementos enviados.

Si un usuario ha rellenado un formulario en una respuesta a una respuesta, indíquele que responda al mensaje original.

Si sospecha que el complemento falta o está dañado, cambie a Outlook. En Outlook,

Elementos enviados para generar la respuesta) y las respuestas que forman parte de un subproceso de mensajes de correo electrónico usado para discusiones pueden no moverse a la carpeta designada.

Otras posibles razones son: no está instalado Access, o bien, falta o está dañado el complemento necesario para procesar las respuestas.

en el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza y en Complementos. Asegúrese de que ve el elemento Complemento de Outlook para la recopilación y publicación de datos en Microsoft Access. Si no ve la entrada, pruebe a instalar de nuevo Access.

Mensaje:


La base de datos se ha movido a otra ubicación, ha cambiado de nombre, se ha eliminado o está dañada.

Restaure la base de datos en su ubicación original y, a continuación, inténtelo de nuevo.

Mensaje:

La base de datos ya está en uso.



Mensaje:

Falta una tabla, una consulta o un campo.

La tabla de destino o la consulta se ha eliminado o ha cambiado su nombre, o la estructura se ha modificado de tal forma que no se puede agregar el contenido del formulario a las tablas.

Cree las consultas y tablas de destino que falten, o bien, cree y envíe un nuevo mensaje de recopilación de datos.

Mensaje: El formulario de la Si el destinatario modificó el formulario,

El formulario está dañado o se ha modificado.

respuesta está dañado o alguien (el destinatario o el remitente) ha modificado el formulario.

pídale que vuelva a enviarle el formulario y, a continuación, exporte la respuesta manualmente.


Mensaje:

FaIta la información necesaria para finalizar el procesamiento.


La configuración del mensaje debe estar sincronizada con Outlook. En Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar respuestas, seleccione el mensaje. En Detalles del mensaje, Access muestra un cuadro de advertencia. Haga clic en la advertencia para sincronizar la configuración y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo. Cambie de nuevo a Outlook e intente exportar la respuesta manualmente.

Mensaje:

No se pueden agregar o actualizar datos porque se produciría un valor duplicado en un campo que sólo acepta valores únicos.

Un campo cuya propiedad Indizado tiene el valor Sí (sin duplicados) no puede contener valores duplicados. Si el valor asignado al campo del formulario ya existe en el correspondiente campo de la tabla, la operación generará un error.

Pida al destinatario que envíe otra respuesta, con un valor distinto en el campo del formulario.

Mensaje:

El valor que ha especificado no es un elemento de la lista de opciones.

El formulario incluye un campo obligatorio que busca valores pero el usuario no ha especificado un valor para el campo, o bien, la propiedad LimitarALista tiene el valor Sí y el usuario ha especificado un valor que no está en


la lista.

Mensaje:

Valor no válido en un campo del formulario.

El destinatario ha especificado datos no válidos en uno o varios campos.


Mensaje:

La respuesta contiene un formulario que debe rellenar. Cuando termine, envíelo al remitente de este mensaje.

El destinatario no rellenó el formulario.

Pida al destinatario que envíe otra respuesta después de rellenar el formulario.

Intente exportar la respuesta hasta que la columna Categorías muestre un cuadrado verde.Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datosSi desea enviar el mensaje a más usuarios o si el mensaje original no ha llegado a algunos de los usuarios debido a errores, intente volver a enviarlo en lugar de reenviarlo.En la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar

respuestas. Aparece el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos.

En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, haga clic en el mensaje que desea enviar de nuevo. Haga clic en Volver a enviar este mensaje de correo electrónico.

Si el botón Volver a enviar este mensaje de correo electrónico está deshabilitadoEste botón aparece atenuado (no disponible) si hay que sincronizar la configuración del mensaje con Outlook. Haga clic en el cuadro de advertencia situado bajo de Detalles del mensaje para sincronizar la configuración. Si el proceso se realiza correctamente, verá el mensaje La sincronización ha sido correcta. Si aparece un mensaje de error, intente cerrar el cuadro de diálogo y abrirlo de nuevo.

Access realiza determinadas comprobaciones, como comprobar que la consulta y las tablas de destino aún existen, que siguen incluyendo todos los campos del formulario y que sus tipos de datos no han cambiado. Si las comprobaciones se realizan correctamente, la página del asistente pide al usuario que especifique cómo desea procesar las respuestas. En caso contrario, aparecerá un mensaje que indique al usuario que vuelva a crear el mensaje de correo electrónico. Prosiga con el asistente de la misma manera que cuando envió por primera vez el mensaje. Puede que su configuración sea distinta. Para enviar el mensaje de correo electrónico a varios usuarios, siga uno de estos procedimientos:Especifique manualmente las direcciones de correo electrónico. (Observe que esta opción está disponible únicamente en el caso de una recopilación de datos para agregar nuevos registros.) Elija otro campo de dirección de correo electrónico.

Utilice el mismo campo de dirección de correo electrónico pero, en el último paso, seleccione sólo las direcciones que desee.Para obtener ayuda sobre los pasos del asistente, vea la sección Especificar cómo desea procesar los datos, que aparece anteriormente en este artículo.

Las respuestas de recopilación de datos no se procesan automáticamente

Síntoma

Está usando Microsoft Office Access 2007 y Microsoft Office Outlook 2007 para generar y enviar un

mensaje de correo electrónico que incluya un formulario de entrada de datos. Los destinatarios informan

de que han rellenado los formularios y los han enviado como respuestas. Sin embargo, no ve los

resultados esperados en Office Access 2007 u Office Outlook 2007. Por ejemplo:

No ve los datos en las tablas de destino de Access. No se agregan nuevos registros o no se

actualizan los existentes.

La columna Estado de recopilación de datos para el mensaje de Outlook muestra un mensaje

de error o la cadena "Mensaje sin procesar". Asimismo, la columna Categorías para el mensaje

muestra un cuadrado rojo o está en blanco.

SUGERENCIA Las columnas de Outlook denominadas Marca de seguimiento, Estado de

recopilación de datos y Categorías muestran el estado de la operación de procesamiento.

Para agregar estas columnas a la vista, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en

un encabezado de columna y, en el menú contextual, haga clic en Selector de campos. En el

cuadro de diálogo Selector de campos, arrastre cada campo y colóquelo a la derecha o la

izquierda de un encabezado de columna existente.

Cuando una respuesta se procesa correctamente, la columna Estado de recopilación de

datos de Outlook está en blanco y la columna Categorías muestra un cuadrado verde.

Asimismo, la columna Marca de seguimiento muestra el mensaje La operación de

recopilación de datos se realizó correctamente.

Resolución

Si sospecha que una respuesta no se ha podido procesar automáticamente, intente con las soluciones

indicadas en la tabla siguiente. Para la mayoría de estas soluciones es necesario corregir primero el

problema y luego exportar la respuesta manualmente. Para obtener más información acerca del

procesamiento manual de respuestas, vea el artículo Procesar manualmente las respuestas de

recopilación de datos.

Problema Causa Solución

Existe una respuesta en la carpeta de Outlook pero no se ha procesado. La columna Estado de recopilación de datos muestra Mensaje sin procesar.

Revise las opciones de mensaje en el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico. Ha elegido procesar las respuestas manualmente o una configuración que impide procesar automáticamente determinadas respuestas.

SUGERENCIA Para ver las opciones, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo, seleccione el mensaje que desea enviar y haga clic en Opciones de mensajes.

Exporte la respuesta manualmente.

Para asegurarse de que se procesan automáticamente las respuestas aún no recibidas, cambie la configuración en el cuadro de diálogo de opciones. Para obtener más información, vea el artículo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico.

Respondí a uno de mis mensajes pero no se procesa la respuesta.

Si responde a un mensaje propio, el procedimiento es ligeramente diferente.

En vez de completar el formulario del mensaje que recibe, complete el formulario que está en el mensaje enviado en la carpeta Elementos enviados. Examine la carpeta Elementos enviados y abra el mensaje. Haga clic en Responder, complete el formulario y haga clic en Enviar.



La base de datos se ha movido a otra ubicación, ha tenido que cambiar el nombre, se ha eliminado o está dañada.

Restaure la base de datos en su ubicación original y exporte la respuesta manualmente.


No se puede abrir la base de datos para exportar datos porque la base de datos ya está siendo utilizada. Procese manualmente las respuestas cuando la base de datos esté disponible.



En la columna Estado de La base de datos de destino Exporte la respuesta manualmente. Si

recopilación de datos se muestra la siguiente cadena:

Esta base de datos de Access está protegida con una contraseña. Exporte manualmente estos datos a Microsoft Access.

está protegida con contraseña. El procesamiento automático se realiza incorrectamente si la base de datos requiere una contraseña.

desea que las futuras respuestas se procesen automáticamente, quite la contraseña de la base de datos.

La columna Estado de recopilación de datos muestra un mensaje que indica que falta una tabla, una consulta o un campo.

La tabla de destino o la consulta se ha eliminado o ha cambiado su nombre, o la estructura se ha modificado de tal forma que el contenido del formulario no se puede agregar a las tablas.

Vuelva a crear las tablas de destino y las consultas, o cree y envíe un nuevo mensaje de recopilación de datos.


No se puede procesar este mensaje de correo electrónico. El formulario de este mensaje está dañado o se ha modificado.

El formulario de la respuesta está dañado o alguien (el destinatario o el remitente) ha modificado el formulario.

Si un destinatario ha modificado el formulario, pida al destinatario que le envíe el formulario de nuevo y, a continuación, exporte la respuesta manualmente.



No se encuentra la información necesaria para finalizar el procesamiento en la base de datos especificada.


La configuración de mensajes debe estar sincronizada con Outlook. Cambie a Access y en el cuadro de diálogo Administrar respuestas seleccione el mensaje. En Detalles del mensaje verá un cuadro de advertencia. Haga clic en el mensaje del cuadro de advertencia para sincronizar la configuración y cierre el cuadro de diálogo. Cambie de nuevo a Outlook y exporte manualmente la respuesta.


No se pueden agregar o actualizar datos porque se produciría un valor duplicado en un campo que sólo acepta valores únicos.

Un campo cuya propiedad Indizado está establecida en Sí (sin duplicados) no puede contener valores duplicados. Si el valor asignado al campo del formulario ya existe en el campo correspondiente de la tabla, no se podrá realizar la operación.

Pida al destinatario que envíe otra respuesta con un valor diferente en el campo del formulario.


El valor que ha especificado no es un elemento en la lista de opciones.

El formulario incluye un campo necesario que busca valores pero el usuario no especificó un valor para el campo o la propiedad LimitarALista (LimitToList) del campo está establecida en Sí y el usuario especificó un valor que no está en la lista.

Pida al destinatario que envíe la respuesta de nuevo una vez que complete todos los campos, o complete, guarde y exporte el formulario de nuevo.

La columna Estado de recopilación de datos muestra un mensaje que indica que el valor especificado en un campo del formulario no es válido.

El destinatario introdujo datos no válidos en uno o más campos.

Pida al destinatario que envíe la respuesta de nuevo una vez que complete todos los campos, o complete, guarde y exporte el formulario de nuevo.


Este mensaje contiene un formulario que debe rellenar. Cuando termine, envíelo al remitente de este mensaje.

Volver a enviar un mensaje de recopilación de datos

Mostrar todo

Si desea enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos existente a usuarios

adicionales o si el mensaje original no les llegó a algunos usuarios, debe enviar de nuevo el mensaje. El

reenvío del mensaje no funcionará.

1. Abra la base de datos que contiene el mensaje original.

2. En la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar

respuestas.

3. En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, haga clic en el

mensaje que desea enviar de nuevo.

4. Haga clic en Volver a enviar este mensaje de correo electrónico.

Si el botón Volver a enviar no está disponible (aparece atenuado)

Access realiza algunas comprobaciones, tales como comprobar que las tablas de destino y la

consulta siguen existiendo y que aún incluyen todos los campos del formulario. Si la

comprobación es correcta, Access inicia el asistente que le solicita que especifique cómo desea

procesar las respuestas. De lo contrario, un mensaje le solicita que vuelva a crear el mensaje.

5. Antes de continuar con el asistente, observe que puede especificar configuraciones distintas de

las originales. También puede enviar el mensaje a usuarios diferentes. Cuando se le solicite que

especifique las direcciones, siga uno de estos procedimientos:

Elija especificar manualmente las direcciones de correo electrónico. (Observe que esta

opción sólo está disponible cuando recopila datos para agregar nuevos registros.)

Elija otro campo de dirección de correo electrónico.

Elija el mismo campo de dirección de correo electrónico, pero en el último paso,

seleccione sólo las direcciones que desee.

Para obtener ayuda sobre los pasos del asistente, vea la sección "Especificar cómo desea

procesar los datos" en el artículo Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico.

Conceptos básicos del diseño de una base de datos

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada.

Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece

lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese

caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda

modificarse fácilmente.

En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué

información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas

entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.

En este artículo

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño

Determinar la finalidad de la base de datos

Buscar y organizar la información necesaria

Dividir la información en tablas

Convertir los elementos de información en columnas

Especificar claves principales

Crear relaciones entre las tablas

Ajustar el diseño

Aplicar las reglas de normalización

Para obtener más información

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Terms

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Good

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#DesignProcess

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Purpose

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#FindAndOrganize

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Tables

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Columns

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#SpecifyPrimaryKeys

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#TableRelationships

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#RefineDesign

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Normalization

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#MoreInfo

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las

de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos

simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas.

Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos

y una tercera con información sobre clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro

es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento

único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos),

por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría

algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

Volver al principio

¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se

debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el

espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es

que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información

incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información

incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.

Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando

así se precise.

Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

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El proceso de diseño

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:


Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.


Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los

nombres de productos o los números de pedidos.


Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o

Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.


Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un

campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría

incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.


Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para

identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas.

Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea

necesario.

Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos

de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los

ajustes necesarios en el diseño.


Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas

correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

Volver al principio


Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a

utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan

simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío

masivo de correo y la generación de informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas

personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en

uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea

es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el

proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de

tomar decisiones.

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Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si

registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios

en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que

contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene

que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario?

¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo,

que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección,

ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una

columna posible de una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada

elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más

tarde podrá ajustar la lista.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de

datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por

región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible

que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad

de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué

información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta

modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los

elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la

oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea

imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una

columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí

o No.

La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro

elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer

también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar

una dirección de correo electrónico para cada cliente.

Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita

para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas

ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un

saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el

saludo "Estimado Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar

el apellido independientemente del nombre.

Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes

lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos

partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido

de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar,

calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su

propio campo.

Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas

de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es

el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos

adicionales que necesita registrar.

Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.

Volver al principio


Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de

buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría

ser similar a la siguiente:

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos.

Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra

para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los

pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista

hasta obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos

ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación

le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a

continuación:

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos

productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse

muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una

sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución

mucho mejor.

Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor.

Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos

lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares.

Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está

repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor,

coloque esa información en una tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese

producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el

producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un

producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para

mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los

productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo

se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar

datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de

productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de

proveedores.

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Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema

representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería

Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo

electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede

almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo

electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de

dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y

el campo de dirección, la dirección de ese cliente.

Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor

precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos

columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De

igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia,

código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea

realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que

la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.

Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o

internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una

columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y

regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar

de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.

En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.

No incluya datos calculados

En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En

lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado.

Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de

unidades de un pedido para cada categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no

hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla

Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en

un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se

imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.

Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas

Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los

nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en

un campo, será difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información

en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el

nombre del producto, la categoría y la descripción.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada

tabla.

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Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila

almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de

identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información

recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar

rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.

Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica

inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la

tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener

valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave

principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre

en la misma tabla.

Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o

vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave

principal.

Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la

clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal

cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar

una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras

tablas en las que se hace referencia a ella.

A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada

pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido.

Una vez asignado, nunca cambia.

Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave

principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico.

Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de

identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los

identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una

clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente,

es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal.

No hay dos identificadores de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de

una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría

dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está

formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de

las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla

Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

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Crear relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de

forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.

La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

...la tabla Empleados...

...la tabla Pedidos...

...la tabla Productos...

...y la tabla Detalles de pedidos.

Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional,

la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones

entre las tablas para reunir la información según se precise.

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Crear una relación de uno a varios

Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de

productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada

proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la

tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de

uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del

lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios"

de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores

a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla

Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.

La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la

clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa

porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.

El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves

principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al

identificar una relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una

columna compartida.

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Crear una relación de varios a varios

Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en

muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla

Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos.

Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios

pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las

relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta

un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las

dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por

pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que

repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un

diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de

pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se

soluciona este problema?

La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a

varios en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la

tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la

relación.

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave

principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos

y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un

pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de

línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el

campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos

juntos producen un valor exclusivo para cada registro.

En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan

directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a

varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de

uno a varios:

La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido

tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.

La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada

producto puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia

únicamente a un producto.

Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así

como todos los pedidos de un determinado producto.

Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:

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Crear una relación de uno a uno

Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar

información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos

pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la

tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la

coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como

clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a

uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla

complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la

información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se

crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por

las pautas siguientes:

Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la

misma clave principal en ambas tablas.

Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas

(cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.

Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas

correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben

compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una

tercera tabla para representar la relación.

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Ajustar el diseño

Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con

datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos

registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna

que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos

duplicados.

Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e

informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos

duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.

Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas

son algunas comprobaciones que puede hacer:

¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las

tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla.

Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no

se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para

esa información.

¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un

elemento de información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un

descuento calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se

calcule en lugar de crear una nueva columna.

¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente

tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.

¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos

en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que

tenga menos campos y más registros.

¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita

generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese

elemento en su propia columna.

¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene

información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.

¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o

mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas

comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.

Ajustar la tabla Productos

Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría

general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara

la categoría de cada producto.

Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una

descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla

Productos, tendría que repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha

categoría, lo cual no es una buena solución.

Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla

y su propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la

tabla Productos como clave externa.

Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios

productos, pero un producto pertenece únicamente a una categoría.

Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo,

considere una tabla con las siguientes columnas:

Id. de producto

Nombre

Id1 de producto

Nombre1

Id2 de producto

Nombre2

Id3 de producto

Nombre3

Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el

número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe

revisar el diseño.

Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de

productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la

tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.

Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el

número máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más

grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por

identificador de producto o nombre.

Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en

dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para

productos, vinculadas por el identificador de proveedor.

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En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a

veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están

estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina

normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de

haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de

información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se

dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.

Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se

conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma

normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son

necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.

Primera forma normal

La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y

nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se

incluya más de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda

sólo puede contener un valor.

Segunda forma normal

La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la

clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal

formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de

las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal:

Id. de pedido (clave principal)

Id. de producto (clave principal)

Nombre de producto

Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de

Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar

Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).

Tercera forma normal

La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave

principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.

O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más

que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

IdProducto (clave principal)

Nombre

PVP

Descuento

Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla

infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna

Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las

columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra

columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en

consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya

clave sea PVP.

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Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el artículo Crear

tablas en una base de datos.

Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:

Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational

Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003.

Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-

Wesley Professional. 1989.

Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional.

2005.

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas

basadas en temas. Las columnas se denominan también campos y son los elementos de información de

los que desea realizar un seguimiento. Las tablas se definen en función de los campos que desea

registrar para una materia en concreto.

En este artículo se explica cómo crear campos. Aprenderá a agregar campos a una tabla en la vista Hoja

de datos y mediante una plantilla de campos. Aprenderá también a agregar un campo de otra tabla a la

tabla con la que está trabajando y a definir tipos de datos de un campo.

¿Qué desea hacer?

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Agregar campos mediante plantillas de campos

Agregar un campo de una tabla existente

Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos





Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos

(denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el

apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría

crear campos para el nombre del producto, el identificador de producto y el precio.

Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para

almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea

necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas

posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el

nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o

cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna independiente. Para

obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de campos, vea el artículo

Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre

que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con

la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las

operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para

cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las

características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de

presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.

Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar

inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.

4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla nueva



3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.

4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada

para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna,

como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de una

fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos

a partir de la información especificada, define el tipo de datos en Texto.

En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de

datos.

Si escribe:Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

Antonio Texto

http://www.contoso.com

Puede utilizar cualquier prefijo válido de protocolo de Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos válidos.

Hipervínculo

50000 Número, entero largo

50.000 Número, entero largo

50.000,99 Número, doble

50000,389 Número, doble

31/12/2006

Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuración regional del usuario.

Fecha/Hora

31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora

10:50:23 Fecha/Hora

10:50 a.m. Fecha/Hora

17:50 Fecha/Hora

12,50 $

El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración regional del usuario.

Moneda


123,00% Número, doble

3,46E+03 Número, doble

Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según

los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y

la propiedad Formato como hora mediana.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción

proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de

la ficha Inicio.

Definir explícitamente el tipo de datos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada

junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

2. Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato


junto a Formato y, a continuación, seleccione un formato.

2. Haga clic en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo

campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por

Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable

usar nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón

secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el

menú contextual.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos

espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos

fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido,

Dirección y Teléfono particular.

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Agregar campos mediante plantillas de campos

Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo

manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista

predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden

ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de

campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias

plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.

Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un

campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una

configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un

campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.

1. Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.

2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Aparece el panel Plantillas de campos.

3. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla.

Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

El campo aparece en la hoja de datos.

Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un

nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo.

Además de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo

existente en otra tabla.

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Agregar un campo de una tabla existente

Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho,

es muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la

información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que

proporcionan al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información

según se precise. Office Access 2007 permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla

relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado una relación. El campo se agrega mediante la

lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas de la base de datos.

Abrir el panel Lista de campos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos

existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en

categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el

panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras

tablas. La primera categoría contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación.

La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos

disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del

panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo desde el panel Lista de campos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos

existentes.


2. Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa

tabla.

3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

5. Siga las instrucciones para utilizar el asistente.

Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.

NOTA Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el

Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la

Lista de campos y la tabla abierta.

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Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja

de datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo,

si tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un

identificador numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección

automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se

deben utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan en cálculos aritméticos.

Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de

datos Texto.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción

proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de

la ficha Inicio.

Definir explícitamente el tipo de datos


junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

2. Haga clic en el tipo de datos que desee.

Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.

Definir explícitamente el formato


junto a Formato y, a continuación, seleccione un formato.

2. Haga clic en el formato que desee.

En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.

Tipo de datos Almacena Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos

Se utiliza para texto o para texto y números que no se emplean en cálculos, como Id. de producto.

Hasta 255 caracteres.

Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto con formato de texto enriquecido.

Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos con formato como negrita o cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se utilizaría un campo Memo.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control.

Número Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).

Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda.

1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica.

Fecha/Hora Fechas y horas.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado contiene un componente de fecha y otro de hora.

8 bytes.

Moneda Valores monetarios.

Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).

8 bytes.

Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007 inserta automáticamente cuando se agrega un registro.

Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear como clave principal. Tenga en cuenta que en los campos autonuméricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un incremento especificado o aleatoriamente.

4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica.

Sí/No Valores booleanos.

Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.

1 bit (8 bits = 1 byte).

Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte.

Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office.

Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 k, según la capacidad de compresión de los datos adjuntos.

Hipervínculo Hipervínculos.

Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web a través de una dirección URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos a través de un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). Puede crear también vínculos a los objetos de Access almacenados en una base de datos.


Asistente para búsquedas

En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para búsquedas.

Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista de valores.

Basado en una tabla o consulta: el tamaño de la columna asociada.

Basado en un valor: el tamaño del campo Texto utilizado para almacenar el valor.

SUGERENCIA Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a

utilizar en cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos

Número.

Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el

tipo de datos configurando la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize).

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen

inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal.

En este artículo se ofrece una descripción de la finalidad de las claves principales y se explica cómo

agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.

En este artículo

¿Qué es una clave principal?


Agregar una clave principal autonumérica

Definir la clave principal

Quitar la clave principal

Cambiar la clave principal

¿Qué es una clave principal?

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office

Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office

Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan

relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información.

Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar

esos datos de forma significativa.

Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para

hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla

Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal

y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal

de otra tabla.

Clave principal

Clave externa





A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código,

sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un

número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe

identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe

contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza

campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el

nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para

la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que

cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal

y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma

predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal,

considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de

identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es

aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que

contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más

probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza

que no habrá dos Id. de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de

una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría

dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está

formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

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Agregar una clave principal autonumérica

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal

y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a

una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño.



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar

la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.

5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.

6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.

7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores

numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números

aleatorios.

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Definir la clave principal

Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número

de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para

que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no

debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea

establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de

cada campo.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como

clave principal.

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Quitar la clave principal

Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán

como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el

campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.

Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.



3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación

de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá

de que debe eliminar primero la relación.

Eliminar una relación de tabla

1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se

puede eliminar una relación entre tablas abiertas.

2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en

Relaciones.

3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el

grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que

desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en

Cerrar.

4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar

(la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla

SUPR.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.

4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal

desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los

campos de la clave principal.

6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave

principal.

NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree

una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor

exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave

principal.

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Cambiar la clave principal

Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:

1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave

principal.

2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave

principal.

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Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y la selección de una clave principal

adecuada, vea los artículos siguientes: Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear tablas

en una base de datos.

Crear tablas en una base de datosCuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información sobre productos. Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de base de datos.En este artículo se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar campos a la tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también información sobre los tipos de datos y sobre el modo de definir propiedades de los campos y de la tabla.Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para determinar las tablas que necesita. Para obtener una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.En este artículo

¿Qué es una tabla?Crear una tabla nuevaCrear una tabla a partir de una plantilla de tablaImportar o vincular para crear una tablaCrear una tabla a partir de una lista de SharePointAgregar campos a una tabla en la vista Hoja de datosAgregar campos mediante plantillas de camposAgregar un campo de una tabla existenteDefinir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datosGuardar una tablaDefinir la clave principalDefinir las propiedades de los camposDefinir las propiedades de las tablas

¿Qué es una tabla?Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas.














Registro o filaCampo o columna

La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números, fechas e imágenes.En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos Un inventario de equipo o stock disponibleDebe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño correcto y evitar así tener que realizar muchos cambios posteriormente. Para obtener información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Volver al principioCrear una tabla nuevaUna base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.Crear una tabla en una nueva base de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.Crear una tabla en una base de datos existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.

Volver al principioCrear una tabla a partir de una plantilla de tablaPara crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007. Las plantillas de tablas se diseñaron para que fueran compatibles con las listas de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 del mismo nombre.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado. Volver al principio

Importar o vincular para crear una tablaPuede crear una tabla importando o vinculando información almacenada en otro lugar. Por ejemplo, puede importar o vincular a la información de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook 2007 y otros orígenes distintos. Cuando se importa la información, se crea una copia de la información en una nueva tabla de la base de datos actual. Sin embargo, cuando se vincula a la información, se crea una tabla vinculada en la base de datos que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otro lugar. Por tanto, cuando cambie los datos en la tabla vinculada, los cambiará también en el origen, con algunas excepciones (vea la nota a continuación). Cuando se cambia la información en el origen mediante otro programa, ese cambio queda reflejado en la tabla vinculada. Nota En algunos casos, no puede realizar modificaciones en el origen de datos a través de una tabla vinculada, especialmente si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel.Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externosPara usar una base de datos existente, en el menú Archivo, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. Para crear una nueva base de datos, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles.

Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo. Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploración. Nota También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la ficha Crear. Vea la siguiente sección para obtener instrucciones detalladas.

Volver al principioCrear una tabla a partir de una lista de SharePointPuede crear una tabla en la base de datos que importe o se vincule a una lista de SharePoint. Esta lista puede existir previamente, en cuyo caso puede importarla o crear un vínculo a la misma, o bien, puede crear una nueva lista personalizada o una nueva lista basada en una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas de Office Access 2007 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.En primer lugar, abra la base de datos en la que desea crear la tabla.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.

A continuación, siga uno de estos procedimientos:Crear la lista a partir de una plantillaHaga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción. Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación. Haga clic en Aceptar.Crear una nueva lista personalizadaHaga clic en Personalizado. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción. Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación. Haga clic en Aceptar.

Importar los datos de una lista existenteHaga clic en Lista de SharePoint existente. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Haga clic en Siguiente. Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea importar. Haga clic en Aceptar.Vincular a una lista existenteHaga clic en Lista de SharePoint existente. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada. Haga clic en Siguiente. Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea vincular. Haga clic en Aceptar.

Volver al principioAgregar campos a una tabla en la vista Hoja de datosLos elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio.Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de campos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.

Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información especificada, define el tipo de datos en Texto.En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe:Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

Antonio Texto

http://www.contoso.com Hipervínculo

Puede utilizar cualquier prefijo válido de protocolo de Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos válidos.

50000 Número, entero largo

50.000 Número, entero largo

50.000,99 Número, doble


31/12/2006

Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuración regional del usuario.

Fecha/Hora

31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora

10:50:23 Fecha/Hora

10:50 a.m. Fecha/Hora

17:50 Fecha/Hora

12,50 $

El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración regional del usuario.

Moneda


123,00% Número, doble

3,46E+03 Número, doble

Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos.Definir explícitamente el tipo de datosEn la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.Definir explícitamente el formatoEn la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato. Haga clic en el formato que desee.Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono particular.

Volver al principioAgregar campos mediante plantillas de camposAlgunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo. Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Aparece el panel Plantillas de campos.Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición. El campo aparece en la hoja de datos.Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Además de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla.

Volver al principioAgregar un campo de una tabla existenteSi utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que proporcionan al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información según se precise. Office Access 2007 permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado una relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas de la base de datos.


Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente. La tabla se abre en la vista Hoja de datos.En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene

todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de campos en la tabla en la vista Hoja de datos.Agregar un campo desde el panel Lista de campos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente. La tabla se abre en la vista Hoja de datos.En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.Siga las instrucciones para utilizar el asistente. Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos. Nota Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos y la tabla abierta.

Volver al principioDefinir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datosOffice Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador

numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Datos.Definir explícitamente el tipo de datosEn la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.Definir explícitamente el formatoEn la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato. Haga clic en el formato que desee.En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.

Tipo de datos Almacena Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos

Se utiliza para texto o para texto y números que no se emplean en cálculos, como Id. de producto.

Hasta 255 caracteres.

Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto con formato de texto enriquecido.

Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos con formato como negrita o cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se utilizaría un campo Memo.


Número Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).

Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda.

1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica.

Fecha/Hora Fechas y horas.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado contiene un componente de fecha y otro de hora.

8 bytes.

Moneda Valores monetarios.

Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).

8 bytes.

Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007 inserta automáticamente cuando se agrega un registro.

Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear como clave principal. Tenga en cuenta que en los campos autonuméricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un incremento especificado o aleatoriamente.

4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica.

Sí/No Valores booleanos.

Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.

1 bit (8 bits = 1 byte).

Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte.

Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos Para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes.

binarios, archivos de Office.

Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 k, según la capacidad de compresión de los datos adjuntos.

Hipervínculo Hipervínculos.

Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web a través de una dirección URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos a través de un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). Puede crear también vínculos a los objetos de Access almacenados en una base de datos.


Asistente para búsquedas

En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para búsquedas.

Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista de valores.

Basado en una tabla o consulta: el tamaño de la columna asociada.

Basado en un valor: el tamaño del campo Texto utilizado para almacenar el valor.

Sugerencia Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número. Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo de datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo.

Volver al principioGuardar una tablaDespués de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o Productos.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar. O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual.O bien,Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Volver al principioDefinir la clave principalLa clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo, como un número de Id., un número de serie o un código que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal de la tabla.Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.Cambiar a la vista DiseñoHaga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. O bien,Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.O bien,Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access.Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene ninguna, debe utilizar la vista Diseño.Establecer o cambiar la clave principalAbra la tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.Quitar la clave principalAbra la tabla en la vista Diseño. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual. Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal. Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

Volver al principioDefinir las propiedades de los camposPuede controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen entradas incorrectas, especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de búsqueda y ordenación y controlar otras características de la apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por ejemplo, puede aplicar formato a los números para facilitar su lectura o puede definir una regla de validación que deba satisfacerse para la información especificada en un campo.El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la propiedad SóloAnexar sólo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede definir esta propiedad en un campo con otro tipo de datos.Access utiliza la definición de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por ejemplo, las propiedades Formato, MáscaraDeEntrada y Título afectan al modo en que la información aparece en las hojas de datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los nuevos formularios o informes basados en los campos de la tabla heredan de forma predeterminada la misma definición de propiedades. Para definir el valor predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan otras propiedades que Access obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la tabla.

Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datosAbra la tabla en la vista Hoja de datos. Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los siguientes comandos:

Única define la propiedad Indizado . Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en Sí, se establece en No. Si se ha definido en No, se establece en Sí. En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras propiedades de campo, debe abrir la tabla en la vista Diseño.Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseño.Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista DiseñoAbra la tabla en la vista Diseño. En la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para el que desea definir propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de dirección). Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla. El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad del campo que desea definir. También puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas de dirección. Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro de propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad. En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles.

Utilice esta propiedad de campo Para

TamañoDelCampo Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto, Número o Autonumérico.

Formato Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o imprime.

LugaresDecimales Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al

mostrar números.

NuevosValores Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor aleatorio.

MáscaraDeEntrada Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos.

Título Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los formularios, informes y consultas.

ValorPredeterminado Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se agregan nuevos registros.

ReglaDeValidación Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia el valor del campo.

TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión ReglaDeValidación.

Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.

PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.

Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización de un índice.

CompresiónUnicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una gran cantidad de texto (> 4.096 caracteres)

ModoIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

ModoDeOracionesIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

EtiquetasInteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo.

SóloAnexar Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un campo Memo.

FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir el formato de texto enriquecido. Seleccionar

Texto sin formato para almacenar sólo texto.

AlineaciónDelTexto Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control.

Precisión Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que aparecen a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.

Escala Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.

Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar la configuración de una propiedad en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a especificar una máscara de entrada o una expresión de

validación y desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador correspondiente.Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. O bien,Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual.O bien,

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre las propiedades de campo TamañoDelCampo, Formato y NuevosValores.

Propiedad TamañoDelCampo Descripción

Texto Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos de texto pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto más grandes, utilice el tipo de datos Memo.

Número Seleccione una de las opciones siguientes:

Byte: para valores numéricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de almacenamiento es de un solo byte.

Entero: para valores numéricos comprendidos entre -32.768 y +32.768. El requisito de almacenamiento es de dos bytes.

Entero largo: para valores numéricos comprendidos entre -2.147.483,648 y +2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.

Sugerencia Utilice un entero largo para almacenar como clave externa el valor que aparece en el campo Autonumérico de clave principal de otra tabla.

Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -3,4 x 1038 y +3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.

Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -1,797 x 10308 y +1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es de ocho bytes.

Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.

Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 1027 y +9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.

Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes:

Entero largo: para los valores numéricos exclusivos comprendidos entre 1 hasta +2.147.483.648 cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en Incremento, y entre -2.147.483,648 y +2.147.483,647 cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en Aleatoria. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.

Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.

Propiedad Formato

Texto Puede definir un formato personalizado. Para obtener más información, vea Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Número Seleccione una de las opciones siguientes:

Número general: muestra el número tal como se escribe.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789.

Moneda: muestra el número con el separador de miles y aplica la configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones decimales.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $.

Euro: muestra el número con el símbolo de moneda de euro, independientemente del símbolo especificado en las opciones de configuración regional y de idioma.

Fijo: muestra al menos un dígito y aplica la configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones decimales.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,79.

Estándar: muestra el número con el separador de miles y aplica la configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales. No muestra el símbolo de moneda.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con el signo de porcentaje al final. Aplica la configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales.

Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%.

Científico: muestra el valor en la notación científica estándar.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03.

Fecha/Hora Seleccione uno de siguientes formatos de presentación predefinidos:

Fecha general: muestra el valor mediante una combinación de la configuración de fecha corta y hora larga.

Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuración de fecha larga definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control.

Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa (14-jul-06, por ejemplo).

Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuración de fecha corta definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control.

Hora larga: muestra el valor utilizando la configuración de hora definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control.

Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde HH es la hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede estar comprendida entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.

Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es la hora y MM son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0 y 23 y los minutos entre 0 y 59.

Sí/No Seleccione una de las opciones siguientes:

Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso.

Sí/No: muestra el valor como Sí o No.

Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado.

Nota En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y Sí son equivalentes, y Falso, No y Desactivado son también equivalentes.

Propiedad NuevosValores

Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes (sólo para el tipo de datos Autonumérico):

Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo registro.

Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a cada nuevo registro.

Volver al principioDefinir las propiedades de las tablasAdemás de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a todos los registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla. Definir una propiedad de tablaAbra la tabla en la vista Diseño.


Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir. Escriba un valor para la propiedad. En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.

Utilice esta propiedad de tabla Para

Descripción Proporcionar una descripción de la tabla.

PresentaciónPredeterminada Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico dinámico como la vista predeterminada al abrirse la tabla.

ReglaDeValidación Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando se agregue o se modifique un registro.

TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la expresión de ReglaDeValidación.

Filtro Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas coincidentes en la vista Hoja de datos.

OrdenarPor Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.

NombreHojaSecundariaDeDatos Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.

VincularCamposSecundarios Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja secundaria de datos que coinciden con el campo o los campos de clave principal de esta tabla.

VincularCamposPrincipales Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos.

AltoHojaSecundariaDeDatos Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de la hoja secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o definir el alto de la ventana de hoja secundaria de datos de modo que se muestre al abrirse.

HojaSecundariaDeDatosExpandida

Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al abrirse la tabla.

Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.

MostrarVistasEnSharePoint Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben estar disponibles en el menú Ver de Windows SharePoint Services si la base de datos se ha publicado en un sitio de SharePoint.

FiltrarAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos.

OrdenarPorAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad OrdenarPor (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos.

Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad ReglaDeValidación en una expresión y desea obtener ayuda,

haga clic en situado junto al cuadro de propiedad ReglaDeValidación para mostrar el Generador de expresiones..Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. O bien,Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual.O bien,

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Crear, modificar o eliminar una relaciónMostrar todo

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access

2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan

campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese

modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias

tablas.

En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación

de tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la integridad referencial para evitar la creación de

registros huérfanos, cómo definir el tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de

una relación se incluyen en el resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para

mantener sincronizadas las referencias.

Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.

En este artículo

Crear una relación de tabla

Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones

Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos

Modificar una relación de tabla

Exigir integridad referencial


Crear una relación de tabla

Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de

datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes

no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos

comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un

campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la

propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer

coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de

ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen

que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

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ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10072597.htm#6-1




Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones



3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el

botón Relaciones.

4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo

Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar

tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de

datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas,

haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas.

5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando

termine de agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.

6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la

clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic

en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si

un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.

Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir

integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea la

sección Exigir integridad referencial.

Además, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.

8. Haga clic en Crear.

Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir

integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la

casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de

un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro

extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

NOTAS

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de

clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la

propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos

campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación

(normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la

propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado

en el lado varios de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe

permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el

valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access

crea una relación uno a varios.

Volver al principio

Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos

En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de

datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos que

están disponibles en las tablas relacionadas así como los campos que están disponibles en las otras

tablas de la base de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a

continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a

varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta

relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla,

es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más

información.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la

que desee agregar el campo, cree la relación y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de

datos en el menú contextual.


En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos

existentes.


En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en

categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos de

alguna de estas dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas

relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas

que tienen una relación con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categoría contiene

todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla,

aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla,

arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos

existentes.


2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un

nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.

3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de

datos.

4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

5. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente

para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel

Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no

exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación.

Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más información.

Volver al principio

Modificar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuación,

modifíquela.

1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la

línea para seleccionarla.

La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.


Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones




botón Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos

Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se

muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de

diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción

Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del

panel de exploración.

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de

relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,



7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto,

se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se

puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una

opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo

configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información

sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir

integridad referencial.

Configurar el tipo de combinación

Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las

consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta

que use las dos tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados

basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores

predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los

correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las

bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de

relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores

de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea

mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla

Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y

los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.

Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a

Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de

nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que

representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación

interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos

comunes (denominados campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado

ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se

denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la

tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la

derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que

coinciden con las de la izquierda.

NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de

diálogo Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta

relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.

Configurar el tipo de combinación

1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el

cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las

filas o las filas coincidentes de cada tabla.

OpciónCombinación relacional

Tabla izquierda

Tabla derecha

1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.

Combinación interna

Filas coincidentes

Filas coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales.

Combinación externa izquierda

Todas las filas Filas coincidentes

3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.

Combinación externa derecha

Filas coincidentes

Todas las filas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al

lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación



3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en

Relaciones.




4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.










O bien,



7. Haga clic en Tipo de combinación.

8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Volver al principio

Exigir integridad referencial

La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las

referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para

exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access

rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto

significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una referencia así como las

eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y

eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la

sección Configurar las opciones en cascada.

Activar o desactivar la integridad referencial




Relaciones.














O bien,



7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.


Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:

No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese

valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean

registros huérfanos.

No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una

tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla

Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se

puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola

operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea

registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos

si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo,

se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola

operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados.

NOTAS

Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes

condiciones para exigir la integridad referencial:

El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.

Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo

Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño

del campo tenga el valor Largo entero.

Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad

referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de

Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad

referencial en esa base de datos.

Configurar las opciones en cascada

Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una

relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como

parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un

estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya

que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad

referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se

actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a

la clave principal.

Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un

registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por

ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la

integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros

relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave

principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.

Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada




Relaciones.














O bien,



7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar

en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.


NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de

campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo

para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de

números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.), la activación de la casilla de verificación Actualizar en

cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un

campo Autonumérico.

Volver al principio


Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de documentos

Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la

línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación

seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad

referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la

creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.




botón Relaciones.











5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de


6. Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar.

7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente

la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación,

haga clic en Sí.

NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona

u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podrá

eliminar la relación. Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la

relación.

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Ronny proaño 6º informatica