ETAPAS DE UN PROYECTO

Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas:

Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y costo. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas. 

Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia. 

Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costos imprevistos. 

A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:

Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados

excesivamente pronto. 

Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo. 

Los periodos generales de duración los podemos ver a continuación:

 

Estas etapas citadas presentan, sin embargo, características bastante diferentes según se trate de proyectos internos o de proyectos externos. Las principales diferencias aparecen en la etapa de planificación. En el proyecto externo existen un conjunto de acciones que se relacionan con la necesidad de presentar una oferta al cliente y lograr la adjudicación del contrato en competencia con otras empresas o personas. Si, por la razón que fuere, el contrato no se consigue el proyecto queda abortado antes de haberse comenzado y carece de sentido preocuparse de cómo debe ser gestionado. La exigencia comercial tiene, pues, un carácter prioritario para las empresas, siendo la consecución del contrato paso imprescindible para poder acometer un proyecto concreto y, con una perspectiva más amplia, condición esencial para la supervivencia de la empresa. Puedes ver más sobre la importancia del perfil comercial en el capítulo de oferta.

Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas al principio, podemos ver la diferencia entre ambos tipos de proyectos:

 

 

Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecución del resultado final depende de la realización armónica del conjunto de las etapas pertinentes con ayuda de los medios materiales y humanos requeridos en cada momento. La concepción de las fases que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento lógico de las mismas y la estimación de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento, precisan de un conocimiento profundo de las tecnologías que concurren en el proyecto y de una experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la práctica suelen aparecer.

A continuación se presentan las distintas etapas en el desarrollo de una aplicación informática:

ETAPA 1

Nacimiento de la idea del proyecto

El "cliente o promotor" expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por medios informáticos. Se crea un primer documento breve que recoge el anteproyecto y es aprobado por la dirección o el comité correspondiente.

ETAPA 2

Estudio de oportunidad

El estudio de oportunidad concreta los objetivos y

resultado a aportar por el proyecto, los plazos y costos previstos y los medios a emplear.

ETAPA 3

Estudio detallado

El jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo de los técnicos de su equipo, el contenido del proyecto, su análisis funcional,, las cargas de trabajo previstas y la metodología a desarrollar.

ETAPA 4

Cuaderno de cargas para informática

A partir del análisis funcional se determinan en forma definitiva los volúmenes, cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal entre cliente, usuarios e informáticos, frecuentemente conocido con el nombre de cuaderno de cargas o, más concretamente, "pliego de especificaciones".

ETAPA 5

Análisis orgánico

Los técnicos realizan el análisis orgánico y las especificaciones para programación.

ETAPA 6

Programación y pruebas

Se realiza la programación de la aplicación y las pruebas para programación.

ETAPA 7

Recepción provisional

Al resultar satisfactorias las pruebas se realiza la recepción provisional, dando lugar a los manuales de usuario y de explotación.

ETAPA 8

Puesta en marcha

La puesta en marcha de la aplicación es una fase delicada que requiere una estricta vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A continuación se realiza un balance de los resultados del proyecto.

ETAPA 9

Balance de funcionamiento

Después de varios meses de funcionamiento de la

aplicación se debe realizar un balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha producido a la empresa.

ETAPA 10

Auditoría

Transcurridos uno o dos años, debe efectuarse una auditoría de la aplicación que permita comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario introducir modificaciones.

 

Desde el punto de vista de la metodología de gestión de proyectos, también pueden identificarse varias fases que generalmente deberán darse en todo tipo de proyectos:

1. Decisión de acometer el proyecto.2. Nombramiento del jefe de proyecto.3. Negociación de objetivos.4. Preparación.5. Ejecución.6. Información.7. Control.

Dentro de la preparación, se integrarían actividades como la descripción de actividades, identificación de recursos, valoración de los mismos -presupuesto-, planificación y eventual reconsideración de los objetivos.

¿De qué partes tiene que constar un proyecto?

Las partes de que tendría que constar un proyecto son:

Nombre: concreto, breve e imaginativo. Tiene que comunicar la idea

y hacerla atractiva.

Presentación de la entitat: tipo, misión, actuaciones habituales,

etc. No dejemos que se alargue demasiado este apartado para no

confundir al lector. En todo caso, siempre podremos añadir

documentación adjunta al proyecto. 

Justificación y Marco de referencia: la justificación son los

motivos que justifican la necesidad del proyecto (dar respuesta a una

demanda concreta, a una necesidad social no satisfecha, etc). Por

marco de referencia entendemos el contexto en el que se inscribe el

proyecto tanto externo (entorno en el que se desarrollará) como

interno si se inserta dentro de un programa más global. 

Descripción general: idea general del proyecto -de qué queremos

hacer- en pocas palabras. El lector tiene que hacerse una idea

general. Aquí podríamos destacar nuestros puntos fuertes o la

principal innovación que proponemos. 

Objetivos: establecer los objetivos distinguiendo específicos.

Redactaremos los objetivos de forma clara y sencilla, expresando una

sola acción por cada objetivo e indicando retos tangibles que tienen

que ser fácilmente cuantificables y evaluables.  

Beneficiarios: a quién nos dirigimos. Tenemos que describir el perfil

(sexo, edades o tipos de personas o entidades beneficiarias,

problemática específica, etc.) y el número de destinatarios. Podemos

indicar el público potencial y nuestra previsión de beneficiarios de

nuestra acción. 

Localización: cobertura geográfica del proyecto. Beneficiarios y

localización nos permitirán poner los pies en el suelo y evitar

proyectos demasiado abstractos o utópicos. 

Actividades y plan de trabajo: descripción de las actividades en

que se concretan los objetivos, las fases del proyecto y la

metodología que usaremos. Puede ir junto con el calendario, si se

presta. 

Calendario: calendario cronograma del plan de trabajo, indicando

fechas de principio y final, y, si puede ser, señalando la

temporalización de cada una de las actividades .

Equipo: recursos humanos con los que contamos para llevar a cabo

el proyecto. 

Recursos: recursos materiales que necesitamos, recursos que

tenemos, recursos que nos faltan y la forma en qué pensamos

obtenerlos. Nos referimos tanto a recursos materiales como técnicos

o de equipos. 

Presupuesto: detalle de gastos e ingresos, con especificación de

partidas y de la fuente de financiación. Es uno de los puntos más

importantes del proyecto y habrá que dedicarle tiempo y precisión.

Como gastos tendremos que tener en cuenta sueldos y seguridad

social, profesionales externos, materiales, actividades, seguros,

publicidad y difusión, desplazamientos y/o viajes, etc.

Como ingresos, describiremos los ingresos procedentes del proyecto

si los hay (venta de productos, pago por parte de los usuarios),

importe que aportamos nosotros, subvención o importe que

solicitamos. 

En lo referente a las subvenciones, puede ser que las bases

indiquen el importe o el porcentaje máximo subvencionable.

Evaluación: cómo haremos el seguimiento y la evaluación de los

resultados, que evaluaremos exactamente y qué indicadores

usaremos. Por eso hace falta que los objetivos específicos sean

evaluables y los hayamos definido correctamente. Además de la

eficacia (número de personas atendidas, inscripciones en actividades,

número de acciones formativas, etc) también podemos medir la

calidad (haciendo encuestas de satisfacción, por ejemplo, y tabulando

los resultados). También podemos indicar la periodicidad del

seguimiento que haremos: en un proyecto de un año, haremos un

seguimiento mensual, trimestral...

Anexos: podemos añadir material anexo, si vemos que es necesario,

memoria de nuestra entidad, etc. 

Características de un proyecto

De acuerdo con antecedente del Project Management Institute (PMI), las características de un proyecto son:

• La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la producción o la distribución.

• Un resultado como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad.

La singularidad es una característica no tan importante de los productos entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido dos edificios de oficinas, pero cada edificio individual es único: diferente propietario, diferente diseño, diferente ubicación, diferente contratista, etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia la condición fundamental, única de manejo y propósitos de un proyecto.

Elaboración gradual.

La elaboración gradual no es una buena característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos e ir avanzando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables. La elaboración gradual no debe confundirse con la corrupción del alcance.

Proyecto

Un proyecto (del latín proiectus) es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas.1 La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido.1 La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.2 Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. La definición más tradicional "es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma más tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez".

Generalmente existen dos clases de proyectos en el marco de tiempo, los primeros obedecen a los esquemas de contrataciones públicas definidos a partir con restricciones de inicio: Fecha de Inicio y Duración y los otros son los que aplican para los grandes proyectos industriales

denominados paradas de planta, cuyas restricciones son Fecha de Inicio y Fecha Fin.