PROJEKTIMI I PROGRAMIT PËR MENAXHIM TË DOKUMENTACIONIT NË SHKOLLAT E MESME TË

KOSOVËS

Kastriot Blakaj1

Fjalët kyçe: Menaxhim, Projektim, Programim, Dokumentacion, Aplikacion

JEL kualifikimi: L00, L8, L86.

1 Kastriot Blakaj PhD (c) Asistent mësimorë në Kolegjin Evropian Dukagjini, Pejë, Profesor në shkollën e mesme të Mjekësisë, Pejë

Abstract

One of the main computer characteristics is the possibility to save large amount of data

and different information organized in the most appropriate form in order to find data quick and

easy. In the mediums for data saving it is possible that by using appropriate commands the

organized data can be placed and used in different ways, depending on the needs of the user and

the program. However, for the needs of complicated unions data related, rules and methods have

been developed, whereby efficient utilization is enabled and maintenance of complex unions of

data.

One of the basic concepts in development of nowadays solutions is the database, without

which it would be very difficult solve some problems where we have to do with more data, or

solutions that are completed in the management and organization of those data. For this reason a

database is defined as a self-descriptive collection of integrated rows. The description of data is

known as database catalog (eng. systcm catalog) or data dictionary (eng. data dictionary or meta-

data).

This description of Database, where the definition of the data is separate from program

application, is similar to description of the development of modern software, where an internal

definition of an object and a division of an external definition are provided. The users of an

object only see the external definition and don’t know how the object is defined and how it

works.

An advantage of this description is known as data abstraction (eng. data abstraction), so

we can change the internal definition of an object without touching the users of the object, the

security of the external definition remains the same.

On the same way the database is described too, the division of the data structure from the

applied program, as well as their saving within the database.

Inicimi i Projektit

Bazuar në nevojën e një programi për menaxhim të dokumentacionit, erdhi ideja për

projektin respektivisht menaxhimin e të dhënav përmes një baze të të dhënave. Përgatitja e

projektit kërkon në radhë të parë që të behet plani dhe ciklet bazë, nëpër të cilat do te mblidhen

dhe trajtohen çështjet që synon t’i zgjidhe projekti. Ne literaturë me se shpeshti dhe me praktike

është ndarja e mëposhtme e cikleve te përgatitjes se projektit:

· Analiza e nevojave

· Qëllimi kryesor dhe objektivat

· Strategjia dhe metodika

· Planifikimi i aktiviteteve dhe korniza kohore

· Zbatimi i aktiviteteve

· Monitorimi,vlerësimi dhe raportimi

· Vazhdimësia apo qëndrueshmëria

Platforma e bazës së të dhënave

Baza e të dhënave në SHMM-së do të organizohet në platformë moderne dhe të avancuar.

Sistemin operativ që do të shfrytëzohet për menaxhim me të dhëna do të jetë Windows 2008

Server, Gjuha programuese në të cilën është ndërtuar kjo bazë e të dhënave është SQL me front

ACCESS 2007.

Zhvillimi i softuerit të bazës së të dhënave

• Baza e të dhënave duhet të jetë në gjendje t’i përkrah numër të madh përdoruesish

• Baza e të dhënave duhet të jetë mirë i organizuar dhe lehtë e përdorshme

• Të ketë mundësinë e shtimit të moduleve apo integrimit të Baza e të dhënave

• Baza e të dhënave duhet të sigurojë mos-humbjen e të dhënave

•

Dokumentacioni për Bazen e të dhënave

· Manuali i përdorimit të bazës së të dhënave

· Manualin e detajeve teknike dhe administrimit

· Materialin e trajnimit që e përdor për trajnim të stafit

· Kodet përkatëse

Siguria

Baza e të dhënave duhet të ofrojë sigurinë e qasjes së të dhënave dhe të injorojë mundësinë e çdo

tentimi të paautorizuar për të manipuluar me shënime dhe njëkohësisht të ruhen gjurmët e

ndryshimeve në sistem, detaje lidhur me këtë aspekt janë dhënë në kapitullin e më lartë.

Ndërtimi i skemës logjike të DB

Mbi bazën e ndërtimit organizativ të shkollave në Kosovë duhet të organizohen aktivitete për

skemën logjike se në çfarë mënyre do të organizohet informacioni dhe mbi bazën e kësaj do të

ndërtohet edhe baza e të dhënave përkatëse.

Definimi i kërkesave, ndërtimi i infrastrukturës fizike

SHMM duhet të realizon të gjitha ndërhyrjet strukturore në godinat e Shkollës si dhe pajisjet e

nevojshme të zyrave, shtrimin e rrjetit kompjuterik në përputhje me specifikimet teknike që do të

përcaktohen në projektin e tillë.

Rezultatet e pritshme të projektit

Baza e të dhënave e ndërtuar për menaxhimin e dokumentacionit dhe të dhënave duhet të jetë e

lidhur ngushtë dhe të integrohet komplet në bazën e te dhënave te përgjithshme në kuadër të

moduleve të ndryshme, si psh. moduli për menaxhimin e notave nga ana e profesorëve, modulin

e menaxhimit të dokumentacionit dhe po ashtu me moduli e përdoruesve (të drejtat përkatëse).

Mundësia e qasjes nga vende të ndryshme si dhe ndërlidhja me bazën qendrore në nivel të

Kosovës. Tabelat kryesore janë bazike në projektimin e kësaj baze të të dhënave. Të gjitha këto

tabela janë të ndërlidhura mes veti, bazuar në funksionalitetin e menaxhimit sa më të mirë

shkollës. Tabela Profesorët duhet të përmbajë të gjitha të dhënat për profesorët siç janë : ID

shkollës, Numri në listën e pagave, Emri, Mbiemri, Gjinia, DataLindjes, OrëtMësimit,

Eksperieneca, DataFillimit, DataPërfundimit. Këto shënime janë fundamentale sa i përket

mësimdhënësve, por nëse nevojitet diç më shumë atëherë ka mundësi të shtohen ato fusha ose të

krijohet një tabelë e re e cila do të jetë në relacion me tabelën Profesorët. Tabelës do ti

përshkruhen të gjitha fushat, me qëllim që nëse nevojitet ndonjë ndryshim i mëvonshëm ,

pavarësisht ndryshimit të administratorit, të kemi njohuri mbi përmbajtjen e fushës. Po ashtu

secila fushës do të ketë tiparet e veta përkatëse. Në tabelë do të vendoset çelësi primar dhe kodet

për lidhje me tabelat tjera koresponduese.

Modeli ERD (etnitet, atribut dhe relacion)

ERD është një model i të dhënave që e sheh botë reale si etnitet dhe relacion.

Komponentë kryesore e modelit është Diagrami Etnitet – Relacion, që përdoret ashtu që të

përfaqësojë në mënyrë vizuale objektet e të dhënave. ERD është model i të dhënave që

mundëson modelimin dhe ilustrimin e bazë së të dhënave. Dobia nga modeli ERD është :

· Tregon rrugën e qartë deri tek modeli relacionale.

· Konstruktet e përdoruara tek modelet ER mund të transformohen lehtë në tabela

relacionale

· Me një trajnim minimal kuptohet thjeshtë dhe lehtë

· Si rrjedhojë nga dizajnuesi i data bazës mund të përdoret si plan dizajnues për të

implementuar një model të të dhënës në një softuer menaxhmenti të një baze specifike të

të dhënave.

Diagrami ER është një shembull popullor për paraqitjen e skemave të bazave të të dhënave.

Ekzistojnë shumë kuptime të tjera në literatura dhe në mjete të ndryshme dizenjimi dhe modelimi

t bazave të të dhënave. Diagrami e klasave UML (Unified Modeling Language) 2 është paraqitje

e një mënyre tjetër e shfaqjes se koncepteve ER e cila përdoret në disa mjete të dizajnimit

komercial.

2 UML - Gjuha e Unifikuar e Modelimit është një gjuhë modelimi e standardizuar me qëllim të përgjithshëm në fushën e inxhinierisë softuerike të orientuar në objekte

Relacionet mes tabelave

Të gjitha tabelat kanë çelësin primar dhe vendosja e këtij çelësi primar luan një rol mjaft të

madh, në përcaktimin e fushës unike. Indeksimi i një fushe e shpejton punën gjatë kërkimit dhe

gjetjes së rekordeve sipas asaj fushe. Indeksimi është mirë të përdoret sidomos, për tabelat me

shumë rekorde gjë që e bën që kërkimet në bazën e të dhënave të shpejton dukshëm. Në rastin

tonë studimor tabelat kanë indekset përkatëse.

Të gjitha lidhjet janë krijuar duke pas parasysh lehtësinë e përdorimit edhe për personat të cilat

kanë njohuri fillestare në këtë program të bazave të të dhënave, por duke mos anashkaluar edhe

funksionalitet e saj. Pra, në tërësi të gjitha relacionet duken kështu.

Figura 1. Relacionet e bazës së të dhënave

Implementimi i pyetsorëve

Duke u mbështetur në atë që kemi cekur me lartë se pyetësorët paraqesin objekt të MS Access-

it, i cili nga tabelat paraqet një pjesë të të dhënave, pra, vetëm ato të dhëna të cilat e plotësojnë

kriterin e caktuar më parë. Në bazë të asaj në këtë aplikacion janë implementuar disa lloje të

pyetësorëve të cilët na është dukur më e logjikshme.

Nga tabela arsimtarët janë zgjedhur tri fusha ID, Emri dhe Mbiemri. Pasi që në si kriter është

dhënë të paraqiten vetëm emrat e arsimtarëve që fillojnë me shkronjën A.

Figura 2 Kriteri Like “A*”

Nga kemi fituar këto të dhëna, pas ekzekutimit:

Kur jemi tek pyetësorët duhet veçojmë edhe pyetësorin

parametrik ku kriteri për zgjedhje është i ndryshueshëm, d.m.

th. është parametër të cilin e jep shfrytëzuesi gjatë secilit

ekzekutim. Ky pyetës parametrik krijohet në modin e dizajnit

sikurse edhe të

Figura 3 Ekzekutimi i kriteri Like ”A*”

Projektimi i tabelës komanduese

Kjo tabelë do të jetë përmbledhëse dhe me qëllim të përmban lidhjen e aktiviteteve të

përgjithëshme dhe për shfrytëzuesin të jetë më e lehtë të manipulojnë prej një operacioni të

caktuar në tjetrin. Këto lidhje duhen të jenë funksionale dhe përmbajtja e tasteve komanduese të

jetë në përputhshmëri me funksionin e tyre.

Figura 4 Projektimi i tablës së sigurisë

Figura 5 Implementimi i sigurisë

Projektimi i bazës së të dhënave në programin aplikativ MS - SQL-server

Në implementimin e bazave të të dhënave përmes programit aplikativ MS SQL është për qëllim

që të arrihet një efektshmëri më e lartë duke përdor edhe gjuhën programuese. Këtu në fillim

është krijuar databaza, përmes Object Explorer-it, në seksionin e databazes në SQL Server

managment Studio.

Do të projektohet e njëjta bazë e të dhënave që është projektuar edhe në programin tjetër

aplikativ MS Access. Qëllimi do të jetë i njëjtë. Projektimi i tabelave do të jetë me përmbajtje të

njëjtë, ndryshimet janë se pyetësorët do të projektohen me urdhërat përkatës të MS SQL-it duke

përdorur sintaksa përkatëse. Po ashtu në fund të projektohet edhe diagrami i kësaj baze të të

dhënave.

Qëllimi i implementimit të këtyre tabelave është që të administrohet sa me lehtë me të

dhënat si të listave mbarë shkollore të nxënëseve, po ashtu edhe arsimtarët kujdestarë ta kanë ë

të lehtë evidentimin tyre në përgjithësi e të vijueshmërisë në veçanti. Po ashtu lehtë mund të

bëhet edhe radhitja e nxënëseve nëse është e nevojshme qoftë në bazë të datave të lindje apo

emrit, apo ndonjë kërkese tjetër në veçanti. Seleksionimi i është një tjetër lehtësi për përdoruesit

e bazës së shumë shpejtë mund të vijnë tek shënimet e kërkuar edhe atë në mënyrë mjaftë të

thjeshtë. Pra mund të bëhet edhe regjistrimi elektronik i nxënësve dhe vendosja automatike e tyre

nëpër paralele, duke respektuar kriteret e nevojshme.

Projektimi i pamjeve përmes pyetësorëve

Përmes pamjeve ne mund të prezantojmë shënime të cilat ekzistojnë në tabelën ose

nëtabelat përkatëse brenda bazës së të dhënave. Gjatë punës me dokumentacione shkollore hasim

në tabela të ngarkuara me shënime (kuptohet brenda unazës sonë), duke pasur parasysh se nuk

na nevojitet prezantimi i atyre të gjithave në të njëjtën kohë , por ndarja e tyre në grupe apo

bashkësi atëherë ne krijojmë pasqyrën prej disa tabela, pa problem se mos humbim ndonjë të

dhënë pasi ato janë të ruajtura në tabelat e mëhershme ekzistuese.

Shembull nga implementimi i tabelave Kualifikimet dhe Profesoret janë marr kolonat si :

ShkollaID, Emri, DataLindjes, Mbiemri (tblArsimtarët) dhe Përshkrimi (tblKualifikimet), është

bërë sortimi i tyre në rendin ngritës,në mënyrë automatike më poshtë paraqitur i gjithë procesi i

kryer së bashku me lidhjen INNER JOIN dhe pas ekzekutimit është paraqitur rezultati i kërkuar.

Paraqitja e diagrameve

Përmes diagrameve mund të prezantohet procesi i lidhjes së tabelave të ndryshme, ku

nga figura e mëposhtme mund të shihet lidhja e tri tabelave Profesoret, Kualifikimet, Paralelet,

nga vërehet lehtë se të gjitha tabelat kanë çelësa të brendshëm dhe të jashtëm për sigurimin e të

dhënave.

Figura 6 Diagrami për tri tabela

Rreziqet

Në zhvillimin e sistemeve informative efektive ka një numër sfidash, ose ndoshta për

shkak të zhvillimi të shpejtë të teknologjisë kompjuterike nuk ka asgjë të lehtë ose mekanike për

ndërtimin e sistemeve të informacionit të realizueshëm. "Ndërtimet operative, dhe sistemet e

ruajtjes së informacioneve janë të vështira për një varg arsyesh." Për shembull, disa informata

nuk mund të merren dhe të vihet në një sistem. Kompjuteri shpesh nuk mund të programohet për

të marrë në konsideratë të gjitha përgjigjet. Përveç kësaj, vlera e informacionit me kalimin e

kohës, dhe ndryshimet e shpejta në teknologji mund të vjetërsohet. Gjithashtu siguria e rrjeteve

është shumë e vështirë dhe kërkon një armatë të terë në menaxhimin e mirëfilltë të tyre, nëse

kihet parasysh thënia se Informacioni dhe Informatat janë gjerat më të shtrenjta atëherë edhe për

shkollat tona, menaxhimi i të dhënave duke shfrytezuar sistemet informative paraqesin një

kërcënim dhe rrezik permanent. Rrezik tjetër që paraqet menaxhimine me të dhëna për shkollat

tona është se ky sistem ka kushtuar relativisht shumë dhe se zhvillimi i hovshëm i teknologjisë

informative mund ta dobësoi ne masë të madhe këtë sistem duke ofruar teknologji tjera me të

përsosura dhe me të avancuara.

Pavarësisht nga sfidat e natyrshme në zhvillimin e sistemeve, sistemet për menaxhim me

baza të të dhënave iu ofrojn shfrytezuesve një numër të konsiderueshëm përparësive. Përderisa,

"Sot, kompani kryesore dhe organizata me emër janë duke përdorur teknologjinë e informacionit

si një mjet konkurrues për të zhvilluar produkte dhe shërbime të reja, marrëdhënie të reja me

furnizuesit, dhe ndryshojnë rrënjësisht operacionet e tyre të brendshme dhe të organizatave.

Sistemet për menaxhim me baza me të dhënat luan një rol të pazëvendësueshëm në menaxhimin

e informacionit, informatizimit dhe automatizimit të dhënave nëpër shkolla. shkëmbimi i saktë

i të dhënave, të duhur në vendin e duhur dhe kohën e duhur, rritja e transparencës dhe

përmirësimit të nivelit të shërbimeve dhe rritjes se efektivitetit në rezultate dhe manipulim me të

dhëna janë të domosdoshme për kohën në të cilën jetojmë.

Aspekti i menaxhimit të programit nga administrata në shkollë

Baza e të dhënave mbështetë: themelimin, konsultimin dhe mirëmbajtjen e plotë të

shënimeve mbi personelin si dhe konsultimin dhe mirëmbajtjen e historisë së të dhënave dhe

shënimeve individuale për nxënësit; konsultimin, ruajtjen dhe bashkëngjitjen e dokumenteve sa i

përket anëtareve të shkollës dhe nuk lejohet as nga vete administratori heqjen e shënimeve të

rëndësisë së veçantë siç janë certifikata, diplomat, masat ndëshkuese masat simulative e tjera.

Baza e të dhënave mbështetë ruajtjen dhe qasjen në dokumente të selektuara siç është nxënësi sa

i përket rregulloreve dhe politikave dhe siguron raporte statistikore në data bazën e nxënësve e

në veçanti për personelin mësimdhënës duke mundësuar nxjerrjen e raporteve konform sjelljeve,

orëve të mbajtura, njësive përkatëse (programeve të punës) e tjera.

Baza e të dhënave ka një kontroll strikt të qasjes në të dhënat personale, në veçanti

shënimet individuale të nxënësve dhe dokumentet menaxhuese te përformancës duke u

procesuar si personel shumë të besueshëm. Mekanizmi i kontrollit të qasjes bazohet në rregullat

e punës të përcaktuara lidhur me ndarjen e orëve që ligjërojnë. Fshirja e të dhënave individuale

për profesoret dhe shpallja e informatave individuale duhet të parandalohet. Baza e të dhënave

mbështetë: integrimin e të dhënave të personelit me të gjitha modulet e tjera; krijimin dhe

mirëmbajtjen e përshkrimit të pozitës dhe nuk lejon në asnjë mënyrë ndryshime në datën e

fillimit, datën e përfundimit, pozitën në organizatë,pozitën në vijën menaxhuese, përformancën

apo notën e vlerësimit si dhe rezultatet mjekësore. Baza e të dhënave perkrahe në vazhdimësi,

menaxhimin e pozitave individuale (numrin e klasave, ndryshimin, numrin e orëve, drejtimet,

etj) në bazë të rregullave të përcaktuara si dhe gjenerimin e shpalljeve për punë në formatin në të

cilin ato do të publikohen në websit-in e bazës së të dhënave dhe qasje në bazën e të dhënave

qendror. Baza e të dhënave menaxhohet me mungesat e personelit në shkolla si dhe te ekzistojë

mundësia e nxjerrjeve të raporteve ditore, mujore dhe vjetore për nxënës dhe mësimdhënës dhe

staf tjetër adninistrativ, në mënyrë që të ekzistojë mundësia e raportimit tek organet kompetente

përmes formave direkte apo interne te cilat janë të rregulluara përmes bazës së të dhënave të

cilën e kemi dizajnuar dhe i kemi parapare në fillim. Baza e të dhënave të cilin e projektojmë

mbështet/mirëmban kërkesat individuale të mësimdhënësve duke mos u lejuar personave të

ndryshëm të ndërhyjnë në kërkesat të cilat duhet bërë. Baza e të dhënave prodhon njoftime

automatike tek përdoruesit përkatëse për kontratat para skadimit ose për ato kontrata që kërkojnë

vazhdim në bazë të rregullave të përcaktuara. Baza e të dhënave mbështet krijimin

e korrespondencës zyrtare në lidhje me pagën (p.sh rritjen e hapit, ndryshimin e emrit të

nëpunësit, ndryshimin e xhirollogarisë bankare bazuar në shabllonet standarde dhe në rregullat e

përcaktuara të punës. Baza e të dhënave mbështetë automatikisht procedurën standarde të

përpunimit për përfundimin e punës më plane përfshirë udhëzimet dhe dokumentet të cilat

kërkojnë vlefshmëri dhe nënshkrim bazuar në rregullat e përcaktuara të punës. Baza e të

dhënave sigurojë njoftime të automatizuar të shërbimeve për të interesuarit për transferimin

e punës nga një drejtim në një tjetër në kuadër të shkollave në tërë territorin e Kosovës.

PËRFUNDIME

Baza e të dhënave në MASHT duhet të zgjerohet në masë të madhe sa i përket konceptit

për të përfshirë sistemet e informacionit që ofrojnë vendimmarrje, mjete dhe të dhëna për

personat që duhet ti qasen në të gjitha nivelet, duke grumbulluar këto informacione nga

nënsistemet te cilat janë në dispozicion për të gjitha shkollat në vend. Ofrimi i këtyre

informacioneve për kohë shumë të shpejt në mënyrë të dukshme përmirëson dukshëm proceset e

kontrollimit dhe të vendimmarrjes në MASH.

Bazat e të dhënave multiuser paraqesin probleme të vështira për organizatat

që krijojnë dhe i përdorin ato, dhe shumica e organizatave kanë krijuar një zyrë të administratës

për baza së të dhënave për të siguruar që probleme të tilla të mund të zgjidhen me lehtë. Në këtë

punim diplome, termi Administrator i databazaes i referohet personit apo zyrës që ka të bëjë

me një bazë të dhënash të vetme. Termi është përdorur dhënave administratori për të përshkruar

një funksion të menaxhimit që ka të bëjë me politika te të dhënave të shkollave. Funksionet

kryesore të administratorit të bazës së të dhënave janë të shënuara në pjesën e mësipërme të

punimit. Administratori i bazë sse të dhënave (DBA) merr pjesë në zhvillimin e bazës së të

dhënave fillestare të strukturave dhe në ofrimin e konfigurimit të kontrollit, kur kërkesat për

ndryshime të ndryshme mund të paraqiten. Mbajtja e dokumentacionit të saktë të strukturës dhe

ndryshimet në të është një funksion i rëndësishëm DBA. Qëllimi i sigurisë bazës së të dhënave

është për të siguruar se vetëm përdoruesit e autorizuar mund të kryejnë veprimtari të autorizuar

nëbazë. Për zhvillimin e sigurisë efektive të bazës së të dhënave, të

përpunimit të drejtat dhe përgjegjësitë e të gjithë përdoruesit duhet të jenë të përcaktuar.

LITERATURA ( REFERENCAT )

[1] Beqiri, Edmond ” Biznesi Elektronik”, Dukagjini, Pejë 2008

[2] Sabrije Osmanaj, Ligjërata të autorizuara, “Menaxhimi i bazave të tëdhënave”, Prishtinë

2012.

[3] Beqiri, Edmond “Bazat e Informatikës”,Universiteti i Ptishtinës, Prishtinë 2006

[4] Beqiri, Edmond “Interneti-Komunikimet kompjuterike”,IOM, Prishtinë 2002

[5] European Computer Driving Licence/[Smart Bits]. – Botimi 1. – Prishtinë: Smart Bits, 2005

[6] Mustafa, Muhamet, “Tema të zgjedhura nga informatika”, Prishtinë 1998

[7] Sabrije Osmanaj, Ligjërata të autorizuara, “Menaxhimi i bazave të tëdhënave”, Prishtinë

2012.

[8] Agni Dika ,”Programimi i Orjentuar në Objekte në C++”,Arberia Design 2005.

[9] Ekrem Dragusha,” Microsoft Office Access 2007”, Prishtinë 2010.

[10] Berisha, Mihane: Informatika e Biznesit - Ligjërata, Prograf, Prishtinë, 2004.

[11] Rexha, Nexhmi:Metodologjia e Hulumtimeve, Prishtinë 2008.

[12] Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave Prishtinë, 2009

[13] Standardi ndërkombëtar ISO 15489 informatat dhe dokumentacioni Menaxhimi me

dokumente