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− El módulo de cuentas por cobrar es el encargado de controlar la gestión de
ingresos de la institución educativa permitiendo crear sesiones de cobranza para
posteriormente realizar la apertura de cajas en la cuales los cajeros registrarán los
cobros en efectivo y con tarjeta de crédito o débito, permitiendo el cobro en
distintas monedas, cada una asociada a un tipo de cambio.
− El modulo posibilita el envío de un archivo de cobranza al banco para cobros
mediante cuenta recaudadora y el registro de los cobros realizados por el banco
mediante la importación del archivo de cobranza.
− El módulo permite realizar cortes de caja con la finalidad de efectuar el control de
los ingresos y egresos o arqueo de caja. Al finalizar las sesiones de cobranza
genera las planillas de cobranza por cada caja.
Módulo de Cuentas por Cobrar - Definición
Código Proceso
CXC-01 Aperturar y Cerrar Mes
CXC-02 Generar Venta Académica
CXC-03 Generar Venta No Académica
CXC-04 Generar Boleta/Factura
CXC-05 Generar Nota de Crédito
CXC-06 Generar Nota de Debito
CXC-07 Generar Letra
CXC-08 Gestionar Cobranza
CXC-09 Recaudar en Caja
CXC-10 Recaudar en Banco
CXC-11 Generar Corte de Caja
CXC-12 Generar Orden de Deposito
CXC-13 Generar Planilla de Ingreso
CXC-14 Generar Movimiento Bancario
CXC-15 Gestionar Cobranza Dudosa
Inventario de Procesos
CXC-01 Aperturar y Cerrar Mes
Apertura/Cierre de mes - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Selecciona el mes
Tesorería
<Sin Aperturar>
<Aperturado o Cerrado>
2. Apertura mesTesorería
Aperturar mes
Cerrar mes
<Sin Aperturar o Cerrado>
<Cerrado>
Proceso2. Valida que todos los
documentos emitidos en el
mes seleccionados se
encuentren impresos y no
falte correlativo.
Tesorería
3. Apertura mes
<Error>
<Sin Error>
CXC-02 Generar Venta Académica
Ingresos Académico - Diagrama Conceptual Propuesto
0.5. Registra matrículaMAT-01 Matrícula Presencial – Carrera
Matricula-Unidad Académica
0.5. Registra matrículaINT-01 Matrícula No Presencial – Carrera (Web)
Intranet-Alumno
Admisión-Counter
0.5. Adiciona concepto a cobrarADM-03 Atención de Postulantes
1. Generar Orden de venta
Proceso
2. Generar cronograma
de pagos
Proceso
Matricula-Counter
0.5. Registra matrículaMAT-02 Matrícula Presencial – Extensión MAT-04 Matrícula No Presencial – Extensión
0.4. Registra precio.
Tesorería
0.1. Registra el curso y/o producto.PRO-01 Creación de Cursos y Productos
Programación-Registros Académicos
0.2. Registra la malla curricular del producto.PRO-01 Creación de Cursos y Productos
Programación-Registros Académicos
0.3. Realiza la programación del curso y/o producto.PRO-01 Creación de Cursos y Productos
Programación-Unidad Académica
CXC-02 Generar Venta Académica
Anulación - Diagrama Conceptual Propuesto
0. Solicita anulación de la matricula
Matricula-Unidad Académica
1. Genera solicitud de
anulación por cada orden
de venta,
Proceso
4. Anular orden
de venta
Proceso
2. Selecciona solicitud
generada.
Ventas
3. Ejecutar solicitud
Ventas
<Facturado>
<No facturado>
4. Rebajar orden de
venta de cuotas
pendientes.
Proceso
5. Nota de crédito por
anulación de todos los
documentos facturados.
Proceso
<Total>
<Parcial>
0. Solicita anulación de la matriculaMAT-05 Anulación de Pre-Matrícula
Matricula-Counter
Matricula-Unidad Académica
0. Registra la carta/resolución de retiroMAT-13 Retiro VoluntarioMAT-14 Retiro Académico
MAT-15 Retiro por AbandonoMAT-16 Retiro Ético
CXC-02 Generar Venta Académica
Modificación de cronograma - Diagrama Conceptual Propuesto
0. Realiza la postergaciónPRO-07 Postergación de
Inicio de Clases
Matricula-Unidad Académica
Matricula-Unidad Académica
0. Registra la solicitudMAT-07 Cambio de Turno
1. Genera solicitud de
modificación de cronograma
por cada orden de venta.
Proceso
<Monto ó moneda diferentes>
<Monto y moneda iguales>
CXC-02 Venta – AcadémicoModificación de venta
2. Selecciona solicitud
generada.
Ventas3. Configurar nuevas
fechas de vencimiento
por cuota
Ventas
5. Registra Modificación
de cronograma con los
cambio de fecha de
vencimiento
Proceso
4. Ejecutar solicitud
Ventas
CXC-02 Generar Venta Académica
Modificación de venta - Diagrama Conceptual Propuesto
Matricula-Unidad Académica
0. Registra la solicitudMAT-07 Cambio de TurnoMAT-08 Cambio de Sede
1. Genera solicitud de
modificación de venta por
cada orden de venta.
Proceso
<Monto ó moneda diferentes>
<Monto y moneda iguales>
CXC-02 Venta – AcadémicoModificación de cronograma
2. Selecciona solicitud
generada.
Ventas
3. Ejecutar solicitud
Ventas
0. Registra modificaciónMAT-06 Modificación de Matrícula
Matricula-Unidad Académica
4. Anular orden
de venta
Proceso
<Facturado>
<No facturado>
4. Rebajar orden de
venta de cuotas
pendientes.
Proceso
<Total>
<Parcial>
5. Nota de crédito por
anulación de todos los
documentos facturados.
Proceso
6. Genera nueva orden
de venta
Proceso
<Documento
por aplicar>
<Sin documento
por aplicar>
7. Generar facturación
con su respectivo recibo
de ingreso aplicando la
nota de crédito como
forma de pago.
Proceso
CXC-03 Generar Venta No Académica
Otros Ingresos - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Selecciona Cliente.
Ventas
0.1. Registra catalogo.
Tesorería
0.2. Configura que
unidad de negocio puede
vender el catalogo.
Tesorería
0.3. Registra precio.
Tesorería
0.4. Registra tipo
de cambio.
Caja
2. Selecciona Catalogo
según unidad de negocio.
Ventas
3. Registra orden
de venta.
Ventas
CXC-03 Generar Venta No Académica
Otros Ingresos Masiva - Diagrama Conceptual Propuesto
2. Selecciona varios
Clientes.
Ventas
1. Selecciona Catalogo
según unidad de negocio.
Ventas
3. Registra orden
de venta.
VentasProceso
4. Generar orden de venta
por cada cliente
seleccionado con el mismo
catalogo seleccionado.
0.1. Registra catalogo.
Tesorería
0.2. Configura que
unidad de negocio puede
vender el catalogo.
Tesorería
0.3. Registra precio.
Tesorería
0.4. Registra tipo
de cambio.
Caja
CXC-04 Generar Boleta/Factura
Sin Recaudación - Diagrama Conceptual Propuesto
0.1. Registra
orden de venta.
Ventas1. Selecciona cliente.
Facturación
2. Selecciona cuotas.
Facturación
Nota: Las cuotas que se
encuentren vencidas se le
asignara como fecha de
vencimiento la fecha de
emisión.
0.2. Registra serie.
Tesorería
4. Registra boleta/factura.
Facturación3. Selecciona tipo
documento y serie.
Facturación
5. Imprime boleta/factura.
CXC-04 Generar Boleta/Factura
Sin Recaudación Masiva - Diagrama Conceptual Propuesto
0.1. Registra
orden de venta.
Ventas1. Selecciona unidad de
negocio y tipo de
cliente(Empresa-Persona).
Facturación
2. Elige hasta que fecha
de vencimiento se
generara la
boleta/factura.
Facturación
0.2. Registra serie.
Tesorería
3. Selecciona clientes a
generar boleta/factura.
Facturación
5. Genera boleta/factura a los clientes
seleccionados según el vencimiento de
sus cuotas.
Proceso
4. Ejecuta la generación.
Facturación
6. Imprime Factura/Boleta. Nota: Las cuotas que se
encuentren vencidas se le
asignara como fecha de
vencimiento la fecha de
emisión.
CXC-04 Generar Boleta/Factura
Anulación por Error - Diagrama Conceptual Propuesto
Facturación0.3. La boleta/factura impresa
se trabo o rompió.0.1. Registra boleta/factura. 1. Seleccionar boleta/factura
que se realizara la anulación
Facturación
2. Ingresa segunda clave
para autorizar la anulación
por error.
Facturación
<Sin factura original>
<Factura original>
<Con movimiento>
<Sin movimiento>
Facturación
0.2. Error de facturación.
3. Realiza la anulación
del documento.
Proceso
CXC-04 Generar Boleta/Factura
Anulación Modificación por Error - Diagrama Conceptual Propuesto
Facturación0.3. La boleta/factura impresa
se trabo o rompió.0.1. Registra boleta/factura. 1. Seleccionar boleta/factura
que se realizara la anulación
Facturación
2. Ingresa segunda clave
para autorizar la anulación
por error.
Facturación
<Sin factura original>
<Factura original>
<Con movimiento>
<Sin movimiento>
Facturación
0.2. Error de facturación.
3. Genera clonación del
documento y se muestra
para su edición.
Proceso
4. Modifica información
del nuevo documento a
generar.
Facturación
5. Registra nueva
facturación.
Facturación6. Realiza la anulación
del documento erróneo.
Proceso
7. Genera el nuevo
documento.
Proceso
8. Imprime boleta/factura.
CXC-05 Generar Nota de Crédito
Anulación - Diagrama Conceptual Propuesto
Facturación
0.1. Registra boleta/factura
sin recaudación.
0.2. Registra boleta/factura
con recaudación.
CajaFacturación
2. Selecciona cliente.
Facturación
3. Selecciona documento
para realizar la anulación.
Facturación
1. Selecciona tipo de
anulación,
Facturación
4. Registra nota de crédito.5. Genera saldo a favor
del cliente para su
posterior devolución.
Proceso
<Sin abono>
<Con abono>
<Anular pedido> <Extornar facturado>
6. Anula la orden de venta.
Proceso
6. Restablece las cuotas de
la orden de venta para su
posterior facturación.
Proceso7. Imprime nota de crédito.
CXC-05 Generar Nota de Crédito
Anulación Masiva - Diagrama Conceptual Propuesto
Facturación
0.1. Registra boleta/factura
sin recaudación.
0.2. Registra boleta/factura
con recaudación.
Caja
Facturación
3. Selecciona solicitudes
aprobadas a generar
masivamente nota de crédito.
Facturación
1. Registra solicitud
de anulación,
Facturación
4. Ejecutar solicitud .5. Genera saldo a favor
del cliente para su
posterior devolución.
Proceso
<Sin abono>
<Con abono>
<Anular pedido> <Extornar facturado>
6. Anula la orden de venta.
Proceso
6. Restablece las cuotas
de la orden de venta para
su posterior facturación.
Proceso
2. Aprueba solicitud.
Tesorería
7. Imprime nota de crédito.
CXC-05 Generar Nota de Crédito
Anulación Modificación - Diagrama Conceptual Propuesto
Facturación
0.1. Registra boleta/factura
sin recaudación.
0.2. Registra boleta/factura
con recaudación.
Caja Facturación
1. Selecciona cliente.
Facturación
2. Selecciona documento
para realizar la anulación.
Facturación
4. Registra nota de crédito.
<Sin abono>
<Con abono>5. Levanta la pantalla con la
información del documento
que se realizara la anulación
para su modificación.
ProcesoFacturación
6. Acepta modificación
del nuevo documento a
generarse.
7. Genera anulación y
nuevo documento.
Proceso
Facturación
3. Selecciona sesión de
cobranza donde se
realizara la aplicación.
<Sin abono>
<Con abono>
9. Imprime nota de crédito
y boleta/factura.
8. Genera recibo de caja con
su respectiva aplicación
Proceso
CXC-05 Generar Nota de Crédito
Rebaja - Diagrama Conceptual Propuesto
Facturación
5. Registra nota de crédito.7. Genera saldo a favor del
cliente para su posterior
devolución o aplicación.
Proceso
<Sin abono>
<Con abono>
Facturación
0.1. Registra boleta/factura
sin recaudación.
0.2. Registra boleta/factura
con recaudación.
Caja Facturación
1. Selecciona cliente.
Facturación
2. Selecciona documento
para realizar la rebaja.
<No asigna recargo>
<Asigna recargo>
Facturación
4. Selecciona sesión de
cobranza donde se
realizara la aplicación.
<Sin abono>
<Con abono>
6. Rebaja la venta al
documento seleccionado.
Proceso
<No asigna recargo>
<Asigna recargo>
8. Genera nota de débito
Proceso
10. Imprime nota de
crédito y nota de débito.
Facturación
3. Selecciona serie y digita
el monto del recargo.
9. Genera recibo de caja por
la nota de débito con su
respectiva aplicación.
Proceso
CXC-05 Generar Nota de Crédito
Reserva - Diagrama Conceptual Propuesto
Facturación
4. Registra nota de crédito.6. Genera saldo a favor del
cliente para su posterior
aplicación.
Proceso
Facturación
0.1. Registra boleta/factura
sin recaudación.
0.2. Registra boleta/factura
con recaudación.
Caja Facturación
1. Selecciona cliente.
Facturación
2. Selecciona documento
para realizar la reserva.
5. Anula la venta del
documento seleccionado.
Proceso
7. Genera orden de
venta por reserva
Proceso 10. Imprime nota de
crédito y boleta.8. Genera boleta
por reserva.
Proceso
<Sin abono>
<Con abono>
Facturación
3. Selecciona sesión de
cobranza donde se
realizara la aplicación.
9. Genera recibo de caja por
boleta con su respectiva
aplicación.
Proceso
CXC-05 Generar Nota de Crédito
Programar Devolución - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Solicita devoluciónAlumno
2. Notifica solicitud.
Caja
3. Programa devolución en
cheque o efectivo.
Tesorería
4. Actualiza nota de crédito,
para no ser usado en
cuentas por cobrar como un
documento por aplicar.
Proceso
5. Autoriza devolución en
cheque o efectivo.
Cuentas por Pagar-Tesorería
6. Realiza la devolución.
Caja
CXC-06 Generar Nota de Debito
Recargo - Diagrama Conceptual Propuesto
Facturación
0.1. Registra boleta/factura
sin recaudación.
0.2. Registra boleta/factura
con recaudación.
Caja Facturación
1. Selecciona cliente.
Facturación
2. Selecciona documento
para realizar el recargo.
Facturación
3. Registra nota de debito.4. Imprime nota de débito.
CXC-06 Generar Nota de Debito
Recargo Masiva - Diagrama Conceptual Propuesto
0.1. Registra recibo de
ingreso con nota de débito
interno por recargo .
Caja Facturación
1. Selecciona moneda y
rango de fecha de emisión
para consultar nota de
débito internas.
Facturación
3. Selecciona nota de
débito internas que se
procesaran.
Facturación
4. Ejecuta proceso.
Facturación
2. Selecciona serie
de la nota de débito.
5. Genera una nota de
débito por todas las notas
de debito seleccionadas.
Proceso
CXC-07 Generar Letra
Cobranza Libre - Diagrama Conceptual Propuesto
0.1. Registra
refinanciamiento.
2. Selecciona sesión de
cobranza y digita el
numero de cobranza.
3. Cobra letra.
1. Selecciona letra.0.2. Genera letras.
ProcesoCobranzas
4. Genera recibo caja por
la cancelación de la letra
con la forma de pago
cobranza libre.
Proceso
Cobranzas
CobranzasCobranzas
CXC-07 Generar Letra
Renovación - Diagrama Conceptual Propuesto
0.1. Registra
refinanciamiento.
2. Elige a cuantas letras
se renovara.
3. Renueva letra.
1. Selecciona letra.0.2. Genera letras.
ProcesoCobranzas
4. Genera letras y cancela
la letra seleccionada.
Proceso
<Cancelado
ó Protestado>
<Pendiente>
Cobranzas
CobranzasCobranzas
CXC-07 Generar Letra
Protestar - Diagrama Conceptual Propuesto
0.1. Registra
refinanciamiento.
2. Protesta letra.
1. Selecciona letra.0.2. Genera letras.
ProcesoCobranzas
<Cancelado
ó Protestado>
<Pendiente>
Área legal
Cobranzas
Cobranzas
3. Envía la letra al
notario .
CXC-08 Gestionar Cobranza
Concesión de mora - Diagrama Conceptual Propuesto
2. Revisa caso.
<Aprueba>
<Rechaza>
Cobranzas
Cobranzas
Cliente
1. Solicita ampliación
de pago.
3. Selecciona al cliente.
Cobranzas
4. Selecciona cuota.
Cobranzas
6. Modifica fecha de
vencimiento o asigna
descuento de mora.
Cobranzas
5. Asigna fecha de vigencia a
la concesión de mora según
acuerdo con el cliente.
Cobranzas
7. Registra concesión
de mora.
8. Actualización temporal
del cronograma de pagos
hasta la fecha de concesión.
Proceso
CXC-08 Gestionar Cobranza
Modificación de cronograma - Diagrama Conceptual Propuesto
Cobranzas
1. Selecciona al cliente a quien
se le realizara la modificación
de su cronograma de pagos
por error o para incluir
descuento o recargo.
Cobranzas
2. Selecciona cuota.
Cobranzas
3. Modifica fecha de
vencimiento o asigna
descuento de mora.
Cobranzas
4. Registra modificación
de cronograma.
5. actualiza cronograma
de pagos.
Proceso
CXC-08 Gestionar Cobranza
Reprogramación - Diagrama Conceptual Propuesto
Cliente
1. Solicita
reprogramación .2. Revisa caso.
<Aprueba>
<Rechaza>
Cobranzas
Cobranzas
3. Selecciona al cliente.
Cobranzas
4. Selecciona cuotas.
Cobranzas
6. Modificar la fecha de
vencimiento a las nuevas
cuotas.
Cobranzas
5. Elige a cuantas cuotas
reprogramará según acuerdo
con el cliente.
Cobranzas
7. Registra
reprogramación.
8. Genera nuevas cuotas,
anulando o rebajando las
cuotas seleccionadas.
Proceso
CXC-08 Gestionar Cobranza
Refinanciamiento - Diagrama Conceptual Propuesto
Cliente
1. Solicita
refinanciamiento.2. Revisa caso.
<Aprueba>
<Rechaza>
Cobranzas Cobranzas
3. Selecciona al cliente.
Cobranzas
4. Selecciona
documentos
(boleta/factura) .
Cobranzas
6. Modificar la fecha de
vencimiento a las letras.
Cobranzas
5. Elige a cuantas letras se
refinanciará según acuerdo con
el cliente.
Cobranzas
7. Registra
refinanciamiento.
9. Genera nuevas letras,
cancelando por canje a los
documentos seleccionados.
Proceso<Sin Mora>
<Con mora>
8. Genera nota de débito
por la mora de los
documentos seleccionados.
Proceso
CXC-09 Recaudar en Caja
Apertura de Caja - Diagrama Conceptual Propuesto
3.Selecciona cajero
4. Selecciona caja.
Caja
Caja
<Normal>
<Autorización>
5. Digita monto de
apertura.
Caja
0. Registra autorización
de cobranza.
6. Registra apertura
Caja
Proceso
9. Configura la caja según
autorización de cobranza.<primera sesión>
<mas de una sesión>
Proceso
7. Apertura caja.
TesoreríaProceso
8. Abrir sesión de
cobranza.
1.Selecciona tipo de
apertura de caja
Caja
<Cajas disponibles>
<No hay cajas
disponibles>
2.Selecciona fecha
Caja
CXC-09 Recaudar en Caja
Cliente Paga Deuda - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Proporciona
código, nombre o
cupón.
Cliente
2. Consulta estado
de cuenta.
Caja
<No existe
deuda>
<Si existe
deuda>
3. Selecciona
cuotas a pagar.
Caja
4. Calcula monto
total a pagar.
Proceso
5. Proporciona al cliente
el monto que debe
cancelar.
Caja
6. Decide forma de
pago con el cual
cancelará deuda.
Cliente<Tarjeta de crédito
,Nota de crédito
,Cheque
,Voucher
,Canje.>
<Efectivo>
7. Registra y/o
selecciona documento de
medio de pago.
Caja
8. Rebaja saldo a
documento
seleccionado.
Proceso
<Otra moneda>
<Misma moneda>8. Compra/venta de
moneda extranjera.
Caja
10. Genera
factura/boleta y la
cancela.
Proceso
11. Imprime
boleta/factura.
9. Registra
pago.
Caja
10. Imprime
liquidación de pago.
<Es orden venta>
<Es boleta/factura>
CXC-09 Recaudar en Caja
Cliente Paga Mora - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Proporciona
código, nombre o
cupón.
Cliente
2. Consulta estado
de cuenta.
Caja
<No existe
deuda>
<Si existe
deuda>
3. Selecciona
cuotas a pagar.
Caja
4. Calcula monto
total a pagar.
Proceso
5. Selecciona
boleta/factura y serie
por el pago de mora.
Caja
7. Genera factura/boleta y
la cancela.
Proceso
8. Imprime
boleta/factura y
nota de débito.
6. Registra
pago.
Caja
<Paga solo mora>
<Paga mas que la
mora>
<Con mora>
<Sin mora>
CXC-09
Cliente Paga Deuda
5. Selecciona nota de
débito/interno y serie
por el pago de mora.
Caja
<Es orden venta>
<Es boleta/factura>
CXC-09 Recaudar en Caja
Venta No Académica - Diagrama Conceptual Propuesto
2. Selecciona Cliente.
0.1. Registra catalogo.
Tesorería
0.2. Configura que
unidad de negocio puede
vender el catalogo.
Tesorería
0.3. Registra precio.
Tesorería
0.4. Registra tipo
de cambio.
Caja
3. Selecciona Catalogo
según unidad de negocio.
4. Selecciona tipo documento
(boleta/factura) y serie.
1. Apertura caja.
CajaCajaCajaCaja
6. Registra pago.
Caja
7. Genera orden de
venta.
Proceso
8. Genera
boleta/factura.
Proceso
5. Elige forma de pago.
Caja
9. Genera recibo de
caja por cancelación
del documento
boleta/factura.
Proceso10. Imprime
boleta/factura.
CXC-09 Recaudar en Caja
Anulación por Error - Diagrama Conceptual Propuesto
0.3. La boleta/factura impresa
se trabo o rompió.0.1. Registra boleta/factura.
2. Selecciona recibo caja de
la boleta/factura que se
realizara la anulación.
3. Ingresa segunda clave
para autorizar la anulación
por error.
<Sin factura original>
<Factura original>
0.2. Error de facturación.
5. Realiza la anulación
del recibo de caja.
Proceso
Caja Caja
CajaCaja
6. Realiza la anulación
de la boleta/factura.
Proceso
<Finalizado>
<Abierta ó
Autorizado>
1. Selecciona
sesión de cobranza
Caja
4. Ejecuta la anulación por
error desde la sesión de
cobranza.
Caja
CXC-09 Recaudar en Caja
Cierre de Caja - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Selecciona caja.
<Sesiones finalizadas>
<Sesiones abiertas o en corte>
Tesorería
2. Verifica que las
sesiones de cobranza se
encuentren finalizadas.
3. Verifica que todas la sesiones
de la caja se encuentren validas
(documentos emitidos, voucher
banco, corte de caja por cuadre).
Tesorería
4. Reabrir sesión
para agregar o
modificar ingresos.
Tesorería
Proceso
4. Realiza
cierre de caja.
Tesorería
<Corregir cuadre>
<Cuadradas>
5. Corregir ingreso.
Caja
5. Cerrar todas la
sesiones de cobranza
seleccionadas.
Proceso
0.1. Corte de caja en
sesión de cobranza por
cuadre.
Caja
0.2. Finaliza la
sesión de cobranza.
Caja
CXC-09 Recaudar en Caja
Reapertura de Caja - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Selecciona caja.
<Cerrada>
<Aperturada>
Tesorería
3. Deshacer cierre.
Tesorería
<Con Planilla>
<Sin Planilla>
4. Selecciona sesión
de cobranza.
Tesorería
2. Eliminar planilla.
Tesorería
<Día de cobranza>
<Otro día al
de la cobranza>
6. Abre la sesión de
cobranza.
Proceso
5. Reabrir sesión por
autorización.
Tesorería
5. Reabrir sesión
normal.
Tesorería
<Liquidada>
<Sin liquidar>
CXC-10 Recaudar en Banco
Generar Archivo de Cobranza - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Selecciona banco.
TesoreríaMatricula-Admisión-Web
0.1. Registra venta académica 0.2. Generar Orden de
venta y cronograma de
pago
Proceso
Listado de cuotas vencidas Listado de cuotas pendientes
2. Digita rango de fecha de
vencimiento de deudas.
Tesorería
5. Recibe Archivo
Banco
3. Genera archivo de
cobranza según el formato
del banco seleccionado y
el rango de fecha.
Proceso
4. Envía el archivo de
cobranza al banco.
Tesorería
CXC-10 Recaudar en Banco
Proceso de Conciliación Parcial - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Descarga archivo
de resultado parcial.
Tesorería
0.4. Publica
transacciones
parcialmente.
Banco Interface
2. Selecciona banco para
identificar el formato del
archivo de resultado parcial.
Tesorería
3. Buscar y carga
archivo de resultado
parcial.
Tesorería
4. Valida abonos e
identifica registros con
errores.
Proceso
<Archivo no cumple
con el formato>
<Archivo cumple
con el formato><Transacciones OK>
<Transacciones
con ERROR>
CXC-10
Reproceso
5. Ejecuta
proceso parcial.
Tesorería
6. Procesa transacción.
Proceso
<fecha pago OK>
<Pago fuera
de fecha>
7. Genera
orden de venta
por devolución.
Proceso8. Genera boleta.
Proceso
9. Genera recibo
de caja.
Proceso
<Cuota vencida>
<Cuota sin vencer>
7. Genera nota de debito
por mora.
Proceso
<Con exceso>
<Sin exceso>
7. Genera Orden de venta
por pago en exceso.
Proceso
10. Imprime
boleta, factura y
nota de débito.
CXC-10 Recaudar en Banco
Reproceso de Conciliación Parcial - Diagrama Conceptual Propuesto
5. Valida abonos e
identifica registros con
errores.
Proceso
<Transacciones OK>
<Transacciones
con ERROR>
CXC-10
Reproceso
6. Ejecuta
proceso parcial.
Tesorería
7. Procesa transacción
Proceso
<fecha pago OK>
<Pago fuera
de fecha>
8. Genera
orden de venta
por devolución
Proceso9. Genera boleta
Proceso
10. Genera recibo
de caja
Proceso
<Cuota vencida>
<Cuota sin vencer>
8. Genera nota de debito
por mora
Proceso
<Con exceso>
<Sin exceso>
8. Genera Orden de venta
por pago en exceso.
Proceso
11. Imprime
boleta, factura y
nota de débito.
1. Selecciona
archivo procesado.
Tesorería
2. Consulta
transacciones erróneas.
Tesorería
3. Cambia, agrega
datos faltantes a
transacciones erróneas.
Tesorería
4. Actualiza en la base
transacciones erróneas.
Tesorería
0.1. Ejecuta proceso
parcial de archivo
resultado.
Tesorería
0.2. Procesa transacciones OK
y separa en una bandeja las
transacciones erróneas.
Proceso
CXC-10 Recaudar en Banco
Proceso de Conciliación Total - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Recepción del
archivo de resultado.
Tesorería
0.1. Envía archivo
de cobranza.
Banco
2. Selecciona banco para
identificar el formato del
archivo de resultado.
Tesorería
3. Buscar y carga
archivo de resultado.
Tesorería
4. Valida abonos e
identifica registros con
errores.
Proceso
<Archivo no cumple
con el formato>
<Archivo cumple
con el formato>
<Transacciones OK>
<Transacciones
con ERROR>
CXC-10
Reproceso
6. Ejecuta
proceso parcial.
Tesorería
7. Procesa transacción.
Proceso
<fecha pago OK>
<Pago fuera
de fecha>
8. Genera
orden de venta
por devolución.
Proceso9. Genera boleta.
Proceso
10. Genera recibo
de caja.
Proceso
<Cuota vencida>
<Cuota sin vencer>
8. Genera nota de debito
por mora.
Proceso
<Con exceso>
<Sin exceso>
8. Genera Orden de venta
por pago en exceso.
Proceso
11. Imprime
boleta, factura y
nota de débito.
5. Concilia con el
proceso parcial y marca
las transacciones ya
generadas o validadas.
Proceso
CXC-10 Recaudar en Banco
Reproceso de Conciliación Total - Diagrama Conceptual Propuesto
4. Valida abonos e
identifica registros con
errores.
Proceso
<Transacciones OK>
<Transacciones
con ERROR>
CXC-10
Reproceso
6. Ejecuta
proceso parcial.
Tesorería
7. Procesa transacción.
Proceso
<fecha pago OK>
<Pago fuera
de fecha>
8. Genera
orden de venta
por devolución.
Proceso9. Genera boleta.
Proceso
10. Genera recibo
de caja.
Proceso
<Cuota vencida>
<Cuota sin vencer>
8. Genera nota de debito
por mora.
Proceso
<Con exceso>
<Sin exceso>
8. Genera Orden de venta
por pago en exceso.
Proceso
11. Imprime
boleta, factura y
nota de débito.
5. Concilia con el
proceso parcial y marca
las transacciones ya
generadas o validadas.
Proceso
1. Selecciona
archivo procesado.
Tesorería
2. Cambia, agrega
datos faltantes a
transacciones erróneas.
Tesorería
0.1. Ejecuta proceso
total del archivo
resultado.
Tesorería
0.2. Procesa transacciones OK
y separa en una bandeja las
transacciones erróneas.
Proceso
3. Actualiza en la base
transacciones erróneas.
Tesorería
CXC-11 Generar Corte de Caja
Cuadre de Caja - Diagrama Conceptual Propuesto
0.1. Apertura caja.
Caja
0.2. Registra pagos
realizados por los
clientes.
Caja
1. Decide dejar de
cobrar y cerrar su
sesión.
Caja
2. Selecciona sesión
de cobranza.
Caja
3. Corta caja por
cuadre.
Caja
<Arqueo automático>
<Arqueo ciego>
4. Genera
corte de caja.
Proceso
4. Cuadra caja
manualmente.
Caja
<Llega a montos
físico en caja>
<No llega a montos >
5. Imprime
corte de caja.
6. Finaliza sesión de
cobranza.
Caja
CXC-11 Generar Corte de Caja
Seguimiento - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Decide realizar
seguimiento a un rango de
fecha determinado, caja o
cajero.
Tesorería
2. Digita rango de fecha de
las sesiones de cobranza.
Tesorería
3. Selecciona caja
o cajero.
Tesorería
4. Selecciona
sesiones de cobranza.
Tesorería
5. Registra corte de caja.
Tesorería
6. Genera corte
de caja por
seguimiento.
Proceso
CXC-12 Generar Orden de Depósito
Recibo Egreso - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Solicita deposito en
cuenta bancaria.
Tesorería
2. Registra
recibo de egreso.3. Selecciona
recibo de egreso.
TesoreríaCaja
TesoreríaTesorería
6. Genera orden
de depósito por
recibo de egreso.
Proceso
4. Define cuentas
bancarias donde
se realizará el
depósito.
5. Registra orden
de depósito.
Currier / Empleado
7. Deposita en banco
según orden de depósito.
Tesorería
8. Modifica orden de depósito
con información del banco
(numero/fecha de operación).
9. Genera nota de
abono por deposito en
banco.
Proceso
CXC-12 Generar Orden de Depósito
Planilla de Ingreso - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Selecciona
planilla de ingreso.
Tesorería
TesoreríaTesorería
4. Genera orden de
depósito por planilla
de ingreso
Proceso
2. Define cuentas
bancarias donde
se realizará el
depósito.
3. Registra orden
de depósito.
Currier / Empleado
5. Deposita en banco
según orden de depósito.
Tesorería
6. Modifica orden de depósito
con información del banco
(numero/fecha de operación).
7. Genera nota de
abono por deposito en
banco.
Proceso
0.2. Registra planilla.
Tesorería
0.1. Cierra caja.
Tesorería
CXC-13 Generar Planilla
Ingreso por Caja - Diagrama Conceptual Propuesto
0.1. Apertura caja.
Caja
0.2. Registra pagos
realizados por los
clientes.
Caja
0.3. Corte de caja
por cuadre de caja.
Caja
0.4. Finaliza sesión
de cobranza.
Caja
0.5. Cierra caja.
Tesorería
2. Selecciona
sesiones de cobranza
con cierre de caja.
Tesorería
1. Digita rango de
fecha de las sesiones
de cobranza.
Tesorería
3. Registra planilla
de ingreso.
Tesorería
4. Genera planilla de
ingreso
Proceso
5. Registra orden de
depósito.
Tesorería
6. Liquida planilla.
Tesorería
8. Imprime planilla
de ingreso.
7. Integración
mediante interfaces
Proceso
CXC-13 Generar Planilla
Emisión de Documento - Diagrama Conceptual Propuesto
0.1. Registra boleta/factura.
Facturación Facturación
0.2. Registra
nota de crédito.
Facturación
0.3. Registra
nota de débito.
0.4. Registra letras.
Cobranzas
2. Selecciona
documentos emitidos
sin recaudación.
Tesorería
1. Digita fecha de
emisión.
Tesorería
3. Registra cargo por
emisión de documentos
sin recaudación.
Tesorería
4. Genera cargo por
emisión de documentos.
Proceso
5. Liquida cargo.
Tesorería 7. Imprime planilla
de cargo.6. Integración
mediante interfaces
Proceso
CXC-13 Generar Planilla
Modificación de ingresos - Diagrama Conceptual Propuesto
2. Selecciona recibos de
caja por modificación de
ingreso.
Tesorería
1. Digita fecha de
emisión.
Tesorería
3. Registra cargo por
modificación de ingreso.
Tesorería
4. Genera cargo por
modificación de ingreso.
Proceso
5. Liquida cargo.
Tesorería 7. Imprime planilla
de cargo.6. Integración
mediante interfaces
Proceso
0.1. Liquida planilla.
Tesorería
0.2. Identifica error
en recaudación.
Tesorería
0.3. Registra reclasificación
de medio o forma de pago.
Tesorería
0.4. Registra extorno
de abono.
Tesorería
CXC-14 Generar Movimiento Bancario
Abono en Banco - Diagrama Conceptual Propuesto
0.1. Deposita en cuenta
bancaria (recaudadora o
no recaudadora).
Cliente-Empresa Libro Banco
0.2. Publica o envía
estado de cuenta.
1. Recepción o
descarga del
estado de cuenta.
Tesorería
2. Analiza diferencias
del estado de cuenta.
Tesorería
0.3. Orden
depósito, genera
nota de abono.
Tesorería
0.4. Liquidar planilla,
genera abono masivo por
todos los ingreso por
papeleta de deposito.
Tesorería
Banco
<Diferencias>
<Sin diferencias>
3. Registra nota de
abono de las
transacciones faltantes.
Tesorería
4. Genera nota de abono.
Proceso
CXC-14 Generar Movimiento Bancario
Cargo en Banco - Diagrama Conceptual Propuesto
Libro Banco
0.2. Publica o envía
estado de cuenta.
1. Recepción o
descarga del
estado de cuenta.
Tesorería
2. Analiza diferencias
del estado de cuenta.
Tesorería
Banco
<Diferencias>
<Sin diferencias>
3. Registra nota de
cargo de las
transacciones faltantes.
Tesorería
4. Genera nota de cargo.
Proceso
0.1. Registra cargo en
la cuenta bancaria.
Banco
CXC-15 Gestionar Cobranza Dudosa
Castigar Deuda - Diagrama Conceptual Propuesto
1. Digita hasta que fecha
se cargara la base
temporal de documentos
castigados.
Tesorería
0.1. Define el numero
de meses para castigar
deuda.
Tesorería
3. Modificas selección
de documentos a
castigar.
Tesorería
4. Registra castigo.
Tesorería
2. Genera base de datos
temporal de documentos a
castigar.
Proceso
5. Modifica estados a todos
los documentos castigados,
ya no podrán se cobrados
en caja.
Proceso
CXC-15 Gestionar Cobranza Dudosa
Recuperar Deuda - Diagrama Conceptual Propuesto
0.1. Registra castigo.
Tesorería
2. Selecciona cliente.
Tesorería
3. Realiza descuentos.
Tesorería
Proceso
5. Genera solicitud de
recuperación de deuda.
Proceso
0.2. Modifica estados a todos
los documentos castigados, ya
no podrán se cobrados en caja.
Cliente
1. Solicita
recuperar deuda.
4. Registra recuperar
deuda.
Tesorería
6. Genera orden de venta
con el importe de la
recuperación.
Proceso
Cliente
7. Proporciona
numero de orden de
venta a la cajera.
8. Registra pago.
Caja
9. Genera boleta y actualiza
estado de la solicitud a
atendido, libera al alumno
de deudas castigadas.
Proceso 10. Imprime boleta.
Políticas Propuestas
− El cajero es responsable de la apertura de sesión de cobranza, apertura de caja, corte
de caja, cierre de caja, cierre de sesión de cobranza, todos estos procesos forman
parte de cobranza.
− La unidad de tesorería es responsable de envío de archivo de cobranza, cobro por
cuenta recaudadora.
− El cajero es responsable del cobro por caja en efectivo y con POS.
− El cajero es responsable del canje por comprobante de venta.
Infraestructura Tecnológica
− Dispositivo POS
− Permitirá realizar el cobro con tarjetas de crédito y débito.
− Impresora Matricial
− Permitirá la impresión de documentos de cobranza (factura/boleta/nota de crédito,
etc.).
− El Sistema Académico Edutiva permite optimizar la gestión de cuentas por cobrar de
la institución educativa.
− El módulo de cuentas por cobrar permite reducir los tiempos relacionados al proceso
de sesión de cobranza, permitiendo la apertura de sesión de cobranza, apertura de
caja, corte de caja, cierre de caja y cierre de sesión de cobranza.
− El proceso de cobro por banco se optimiza, permitiendo el envío del archivo de
cobranza al banco y realizando el cobro por cuenta recaudadora, reduciendo el
tiempo empleado en el proceso.
− El proceso de cobro por caja se optimiza, permitiendo realizar el cobro en efectivo o
con tarjeta mediante el uso del POS.
− El módulo de cuentas por cobrar permite reducir los tiempos de espera relacionados
al proceso de canje por comprobante de venta, permitiendo la emisión masiva de los
documentos.
− El módulo de cuentas por cobrar interactúa con otros módulos del Sistema
Académico Edutiva.
Conclusiones
Recomendaciones
− Adoptar al Sistema Académico Edutiva como herramienta estratégica que contribuya
a la consecución de los objetivos de la institución educativa.
− Rediseñar los procesos de negocio analizados en el módulo de cuentas por cobrar e
implementar aquellos propuestos por Edutiva.
− Mantener el compromiso del personal de la institución educativa involucrado en la
implementación del módulo de cuentas por cobrar para garantizar la consecución del
proyecto.
− Definir las políticas y procedimientos necesarios que respalden la implementación de
los procesos propuestos en el módulo de cuentas por cobrar.
− Asignar roles específicos a los usuarios responsables de la cuentas por cobrar de la
institución educativa basándose en los procesos rediseñados.
− Fomentar cursos de capacitación para el personal de la institución educativa
involucrado en la utilización del módulo de cuentas por cobrar, con la finalidad de
evitar la resistencia al cambio y optimizar el uso del Sistema Académico Edutiva.
Contáctenos
Url: http://www.edutiva.com
E-Mail: [email protected]
Facebook: http://facebook.com/edutiva
Teléfono : 471-8330
Celular: 9979-30439
Edutiva es una división de