Presentacion uso eficaz del correo electr

USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO

“Dime cómo escribes y te diré quién eres”

Uso eficaz del correo

electrónico


SU

MA

RIO

“Dime cómo escribes y te diré quién eres”

1. Punto de partida

2. Cuándo escribir

3. A quién escribir

4. El asunto

5. El estilo

6. El formato

7. Ortografía y gramática.

8. La gestión del correo.

9. Un decálogo


Punto de partida

El 33% de los trabajadores manifiestan estar estresados por la cantidad de correo electrónico recibido.

El 28% cree que el volumen de correo electrónico es fuente de presión.

Solamente el 38% se manifestó despreocupado

Un 50% de los empleados lo revisa una vez cada hora.

Otro 35% cada cuarto de hora.

Algunos trabajadores entre 40 –60 veces cada hora.¡!

4 de cada 10 empleados consultan el correo electrónico corporativo durante sus vacaciones.


Cuándo escribir

¿Es realmente necesario escribir ese correo?•A veces una llamada telefónica consigue lo mismo de forma más rápida.

•Si hay que felicitar a alguien, igual el correo electrónico no es la mejor opción.

Nunca envíes un correo cuando estás enfadado•Tómate tu tiempo.

•Adquiere cierta distancia.


A quién escribirAl menor número de personas posible.•Incluir sólo a las personas que tienen realmente que ver con el correo.

• Procura no enviar correos masivos, pueden colapsar el servidor.

• Utiliza con cuidado la copia oculta, puede dar lugar a malentendidos.

• Utiliza la copia oculta cuando haya que mantener confidencialidad con las direcciones de correo.


El asuntoEl objeto o asunto es la parte más importante del mensaje

• Es lo primero que lee el destinatario y es lo que le anima o no a abrirlo.

• Se utiliza para búsquedas.

• Mejor una frase corta y relevante.


El estilo

• Evita el sarcasmo y la ironía, es fácil que se malinterprete.

• Céntrate en un solo tema por correo.

• Emplea un estilo sencillo y escueto, y procura “ir al grano”.

• Piensa que los correos se leen, cada vez más, en dispositivos móviles.

• Utiliza un grado de formalidad que se ajuste al destinatario. Piensa que siempre es mejor pecar por exceso que por defecto.


El formato

• Huye de los fondos y letras de colores, de los sonidos, de las animaciones… salvo que te dediques a un sector relacionado con estos recursos.

• Utiliza un formato austero.

• Cuida la organización de los párrafos para facilitar la lectura.

A

C

D

B


La ortografía y gramática

“La corrección gramatical y ortográfica no es discrecional”

Se lo que quieres decir.

A nivel de cliente, el proyecto va muy bien.

Los médicos y las enfermeras irán a la huelga.

Esta semana vamos a realizar la selección de

candidatos.

En los primeros años del alcalde había dinero

para pagar cualquier cosa.

Últimamente no doy abasto con tanto trabajo.


La gestión del correo• Clasifica los mensajes en carpetas.

• Lee tu correo, como máximo, cada dos horas.

• No pongas sonido cuando recibes un correo.

• El Para… es lo último que hay que escribir.

• Marca los correos pendientes como tareas o arrastrarlos a tareas.

• Puedes poner correos de una persona en un color determinado

• Empieza a leer los correos desde los más nuevos a los más antiguos, así evitamos leer dos veces o cometer errores.


Un decálogo de buenas prácticas

• Gestiona el correo cada

2/3 horas.

• No envíes lo urgente por

correo.

• No discutas por correo

electrónico.

• Lee el correo

empezando por el más

reciente.

• Regla de los 2 minutos.

• Toma de decisiones 4D:

Delete, Do it, Delegate,

Defer it.

• Escribe los correos que

te gustaría recibir..

• No utilices ni sonidos,

ni otro tipo de avisos..

• Nunca envíes un

mensaje cuando estás

enfadado.

• Gestiona los correos

cada día..


En resumen…

“Menos correos enviados, menos líneas a leer y menos personas a les que se dirige el

correo significan más tiempo disponible, más concreción y más eficiencia.”


¿Qué podemos conseguir?

• Reducción de un 32% del tiempo en el correo electrónico.

• Reducción de un 33% del tiempo dedicado a la búsqueda de información.

• Reducción del número de interrupciones de hasta un 61%

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