BASES DE DATOS ACCESS 2010

GABRIEL ANDRES VELASQUEZ GALLONJUAN ESTEBAN VERGARA SARMIENTO

904

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRADEPARTAMENTO INTEGRADOTECNOLOGIA E INFORMATICA

BOGOTA 2015

BASE DE DATOS ACCESS 2010

GABRIEL ANDRES VELASQUEZ GALLONJUAN ESTEBAN VERGARA SARMIENTO

904

Trabajo presentado como requisito para el tercer periodo académico 2015

JHON ALEXANDER CARABALLO ACOSTAMSC: tic aplicadas a la educación

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRADEPARTAMENTO INTEGRADOTECNOLOGIA E INFORMATICA

BOGOTA2015

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Nota de Aceptación

Presidente del Jurado

Jurado

Jurado

Bogotá D.CFecha de inicio: 9/07/2015

Fecha de entrega: 6/08/2015

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AGRADECIMIENTOS

Queremos dar agradecimientos al

profesor principalmente por

ayudarnos en el proceso de

aprendizaje y aplicación de cómo

desarrollar una base de datos.

Damos agradecimientos al

colegio por brindarlos los

recursos necesarios para

desarrollar dicha actividad

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Dedicamos esta plantilla a las personas interesadas en el tema de Access 2010 también dedicamos esta plantilla al profesor por ayudarnos en nuestro proceso de aprendizaje

Al área de informática que propuso esta actividad para que podamos

aprovechar al máximo todo lo que nos enseña esta actividad

Agradecimientos también a los compañeros que ayudaron al proceso de

aprendizaje de la actividad

CONTENIDO

1.Introducción…………………………………………………………………………102. Objetivos……………………………………………………………………………11

2.1. Objetivo general………………………………………………………….11 2.2. Objetivo específico………………………………………………………11

3. Planteamiento del problema…………………………………………………….12 3.1. Definición del problema………………………………………………..12 3.2Justificación………………………………………………………………..12

4. Marco teórico………………………………………………………………………14 4.1. Bases de datos………………………………………………………………..14

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4.1.1. Tablas de datos…………………………………………………………144.1.1.1. Diseño de tablas……………………………………………………...154.1.2. Bases de datos relacionales…………………………………………164.1.2.1. Tipos de relaciones…………………………………………………..164.1.3.1. Crear una consulta en Access……………………………………..174.1.4. Los formularios en Access 2010……………………………………194.1.4.1. Crear formularios en Access……………………………………….204.1.5. Los informes…………………………………………………………….214.1.5.1. Crear informes en Access 2010……………………………………22

5. Cronograma……………………………………………………………………….23 Conclusiones………………………………………………………………………..24 Bibliografía…………………………………………………………………………..25

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LISTA DE GRÁFICAS

Ilustración 1 tabla servicios................................................................................17Ilustración 2 tabla servicios diseño....................................................................17Ilustración 3 tabla empleados.............................................................................17Ilustración 4 tabla empleados dice.....................................................................18Ilustración 5 tabla clientes..................................................................................18Ilustración 6 tabla clientes diseño......................................................................18Ilustración 7 relaciones entre las tablas............................................................19Ilustración 8 consulta de tabla de clientes........................................................20Ilustración 9 tabla de consultas diseño.............................................................21Ilustración 10 ir a crear y a formulario...............................................................22Ilustración 11 formulario.....................................................................................22Ilustración 12 formulario terminado..................................................................23Ilustración 13 vamos a consulta de alguna tabla después vamos a crear y de allí a informe.........................................................................................................24

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GLOSARIO

CAMPO: es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las

bases de datos, un acampo es la mínima unidad de información a la que se le

puede acceder

FILA: contiene la información de un determinado “sujeto” de la tabla

REGISTRO: al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le

denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forma un registro

BASE DE DATOS: es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades

de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar

fácilmente.

ACCESS: es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o

propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el

mantenimiento de una colección de música.

TABLA: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los

datos. Una tabla contiene una información de un tema o asunto particular

CONSULTA: Es una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas

para seguir información detallada de una base de datos

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RESUMEN

Este trabajo corresponde a todo lo relacionado a la realización una base de datos en Access, siguiendo específicamente los pasos se logra usar tablas de datos, consultas sobre estas, informes y formularios lo que ayudara para que sus archivos estén en pleno orden y pueda ubicarlos , organizarlos fácilmente sin tener algún tipo de desorden ya sea físico o tecnológico.

Una base de datos también es muy útil en el momento de tener archivos de una empresa ya que si podrán hacer tablas de interés de la empresa como clientes y sus productos o servicios, así se organizaran de una forma correcta y des complicada, es posible también relacionar estas tablas para saber cuántos productos compro el cliente o cuantas ventas se le ha hecho a este cliente.

Cuando convertimos una tabla en un formulario se convierte en una especie de factura que identificara los datos de por ejemplo un cliente allí nos dirá por ejemplo sus datos de contacto, datos de identificación etc. En el formulario estos datos se llenan automáticamente de igual manera da la opción de editar el formulario para poner un encabezado, editar su color, editar el tamaño se las casillas etc.

Al igual que en los formularios, los informes también son un tipo de campos adjuntos pero en ellos dice 1 o 2 filas en total de igual manera dice los datos de estos sujetos, este formulario también se puede editar lo que incluye cambio de color y cambio de tamaño de los campos adjuntos.

PALABRAS CLAVE: campo, fila, registro, Access, consulta, tabla

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1. INTRODUCCIÓN

Se llama base de datos a los bancos de información que contiene datos relativos a

diversas temáticas y categorizados de distinta manera pero que comprende entre

si algún tipo de vínculo o relación que basa en ordenarlos y clasificarlos en

conjunto

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado

DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma

rápida y estructurada. Las propiedades de estos así como su utilización y

administración, se estudian dentro del ámbito de la informática

Hay una gran cantidad de bases de datos e igualmente de diversos tipos entre

esos los siguientes

bases de datos estadísticas

bases de datos dinámicas

bases de datos bibliográficas

bases de datos de texto completo

bases de datos jerargicas

bases de datos de red

bases de datos transaccionales

bases de datos de relaciones

bases de datos multidimensionales

bases de datos orientadas a objetos

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2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL Crear una base de datos relacional de una empresa didáctica

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Crear una empresa didáctica sobre chocolate

Diseñar las tablas y formularios necesarios para almacenar la información

relacionada con clientes, facturas, empleados, servicios y productos.

Establecer las relaciones existentes entre las tablas

Aprender a crear informes relacionados con las necesidades de nuestra

empresa

3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

11

3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Un problema se puede definir como la contradicción desfavorable de "lo que es"

entre "lo que debe ser". Un problema suele ser un asunto del que se espera una

solución.

3.2 JUSTIFICACIÓN

Identifique el problema

Asegúrese de determinar o definir lo que está obstaculizando el logro de su meta.

No confunda el problema real con los factores que contribuyeron a que éste

ocurra.

Evalúe sus recursos y opciones disponibles

Analice todo lo que puede hacer para eliminar el problema y enumere todos los

recursos disponibles que puede utilizar para resolverlo.

Establezca objetivos

Determine qué resultados desea conseguir o cuál es el beneficio que espera

obtener.

Desarrolle un plan

Seleccione, uno por uno, los recursos que evaluará y reúna toda la información

disponible sobre ellos para así poder eliminar los menos útiles y realizar una

selección.

Implemente el plan

Ahora que tomó una decisión sobre los recursos que le son más útiles, es hora de

poner en práctica su plan. De todos modos, tenga en cuenta que los planes y las

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estrategias no son de mucha utilidad si no les hace el seguimiento adecuado para

poder cumplir con el plan que ha desarrollado. Además, éste es el período de

prueba para comprobar si realizó la mejor selección de los recursos.

Evalúe los resultados

Obviamente, algunos resultados son inmediatos y, por lo tanto, serán fáciles de

evaluar. Usted podrá ver si tomó la decisión correcta cuando comience a alcanzar

su meta. No obstante, si después de un período razonable de tiempo no está

satisfecho con los resultados o con los recursos que eligió, comience nuevamente

y realice otra selección siguiendo el mismo procedimiento que usó antes

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4. MARCO TEÓRICO

4.1 BASE DE DATOS

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso

determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos

esto es lo que se denomina sistema gestor de datos.

Las bases de datos de Access 2010 tiene la extensión. ACCDB, son bases de

datos relacionables, los datos se organizan en andamios.

4.1.1 TABLAS DE DATOS

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos.

Una tabla contiene una información de un tema o asunto particular, las tablas

contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente,

nombre del cliente, dirección y al conjunto de datos de campos para un mismo

objeto en la tabla se denomina fila así todos los campos de un cliente forma un

registro. Todos los datos de otro cliente forman otro registro

4.1.1.1 DISEÑO DE TABLAS Para nuestra base de datos necesitaremos las siguientes tablas

Servicios

Ilustración 1 tabla servicios

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Ilustración 2 tabla servicios diseño

Empleados

Ilustración 3 tabla empleados

Ilustración 4 tabla empleados dice

Clientes

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Ilustración 5 tabla clientes

Ilustración 6 tabla clientes diseño

4.2.1 RELACIONES

Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos

trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. Existen

tres tipos de relaciones

4.2.2 TIPOS DE RELACIONES

RELACIÓN DE UNO A UNO

En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un

único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se

utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un único DNI

RELACIONES DE UNO A VARIOS

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En este caso, un registro de la tabla A puede relacionarse con varios de la tabla B.

Es el tipo más habitual y utilizado, y existen numerosos casos; por ejemplo,

domicilios con personas que viven en el mismo, nombre de empresa con sus

trabajadores, proveedores con productos que sirven…

Ilustración 7 relaciones entre las tablas

4.1.3 Consultas en Access

Es una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para seguir

información detallada de una base de datos al crear una consulta en Access

defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar exactamente la

información que deseas

¿Cómo se realiza una consulta en Access?

Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la ficha crear

y pulsar el botón asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo

consultas.

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Se mostrara el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de

consulta que deseamos crear. En el segundo paso del proceso podremos elegir la

tabla que contiene la información que necesitamos.

Además podremos elegir todas o algunas de las columnas de la tabla

seleccionada solo será necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro

de la derecha. El último paso del asistente para consultas nos permite asignar un

título a la consulta.

Ilustración 8 consulta de tabla de clientes

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Ilustración 9 tabla de consultas diseño

4.1.4.1 Formularios en Access

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las

interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen

botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base

de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No

obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios

para ver, escribir y editar datos en las tablas.

4.1.4.1 como realizar un formulario en Access

Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el

panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del

formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

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Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario,

se pueden realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de

texto para que quepan los datos. Para más información, consulte el artículo

sobre cómo usar la herramienta de formulario.

Ilustración 10 ir a crear y a formulario

Ilustración 11 formulario

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Ilustración 12 formulario terminado

4.1.5 Informes en AccessUn informe Access no es más que una tabla o consulta mostrada en una forma

elegante y dinámica, los informes son uno de los módulos de Access más

importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de

documentos a partir de bases de datos. Prácticamente son las datos ya guardados

en tu base de datos pero con esta herramientas lo "sacas" y los organizas así

como quieres no siempre como una monótona y simple tabla 

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4.1.5.1 Como realizar un informe

Ilustración 13 vamos a consulta de alguna tabla después vamos a crear y de allí a informe

22

5. CRONOGRAMA.

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CONCLUSIONES

Microsoft Access es una herramienta muy útil para guardar

información en bases de datos, este programa también nos ayuda a

organizar información, relacionarla, dar un informe sobre esta,

consultar algún tipo de información que necesitemos.

Access también es un gestor de datos que recopila información

relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de

pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Allí en Access puedes crear una base de datos que consiste en un

lugar donde usted puede guardar información relacionada con un tema

específico. Según el uso que le va a dar a la información sabrá si

necesita una base de datos de Access o un programa diferente para

crear y administrar sus datos.

Este programa se puede ordenar la información de diferentes formas

según la que le sea más conveniente al usuario. 

Microsoft Access tiene diversas funciones con las cuales se pueda

facilitar la manipulación y modificación de la información que contenga

la base de datos.

.

BIBLIOGRAFÍA

24

http://thales.cica.es/rd/Recursos/rd99/ed99-0259-04/access3.html

http://www.aulaclic.es/index.htm

https://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos

http://www.aulaclic.es/sqlserver/b_1_1_4.htm

25