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Organização de Eventos
Marta Jorge nº9773
Evento
Experiência única;
Momento de felicidade, alegria, convívio, descontração;
Desperta interesse e causa impacto;
2CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
Objetivos de um Evento
CONVIVER FESTEJAR ENVOLVER
APRESENTAR
INAUGURAR
PROMOVERAGRADECER
DIVULGAR
PARTILHAR
EXPERIMENTAR
3CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
Organização de eventos
É o processo de planeamento que inclui:
Orçamentos;
Estabelecimento de datas e limites;
A seleção e a reserva do local do evento;
A aquisição de licenças;
Coordenação do transporte e estacionamento.
CET- Secretariado e Assessoria Administrativa ‹#›
Feiras Profissionais
Conjunto de vários stands;
Cada um pertence a uma organização, conjunto de organizações ou a um país.
Promoverem a sua imagem;Produtos e serviços;
Aumentarem a sua reputação no mercado.
Para que….
Possam estimular o
comércio e o desenvolviment
o económico
5CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
As entidades organizadoras/empresas de serviços especializados dedicam-se a assegurar:
Decoração standard ou especial (design de interiores design gráfico);
Aluguer de mobiliário e colocação de alcatifas;
Produção e afixação de sinalética e de suspensões publicitárias;
Seleção e disponibilização de plantas e arranjos florais;
Disponibilização de infraestruturas e tecnologias;
Contratação de hospedeiras/rececionistas;
Catering;
Reportagem fotográfica;
Vigilância;
Entre outros.6CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
Os regulamentos gerais disponibilizados pelas entidades, contém informações sobre:
Âmbito, datas, duração e horário das exposições;
Condições de admissão;
Forma de inscrição;
Atribuição de espaços e sua localização;
Custo de participação e cancelamento;
Produtos a expor;
Cartões de livre-trânsito;
Bilhetes de convite.
7CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
Preparativos para uma feira
▪ Inscrição e reserva de espaço;
▪ Seleção dos materiais ou produtos a expor;
▪ Questionários dos organizadores;
▪ Inscrição nos catálogos;
▪ Design e decoração;
▪ Publicidade.
8CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
Planeamento do Evento
1. Público alvo
Identificar e selecionar o público de interesse;
Perceção das suas necessidades;
Número de pessoas a atingir.
Para que o evento corra da melhor forma deve seguir as seguintes etapas:
Torna todas as decisões
de planeamento mais claras
9CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
Continuação…2. Orçamento disponível
Verificar e analisar o orçamento disponível;
Estabelecer um limite;
Definir o grau de flexibilidade.
Permite distribuir as verbas pelas atividades a incluir no evento
10CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
▪ 3. Estratégia do evento
Optar pela melhor estratégia para a execução do evento;
4. Definição do tema
Definir, explicitar e divulgar;
O mais rápido possível;
IMPLICA
Escolha dos meios de divulgação;
Escolha do local;
O público alvo;
Potenciais Patrocinadores;
Convites.
O tema deve ser curto e claro, de modo a resumir a finalidade que se espera alcançar com ele.
CET- Secretariado e Assessoria Administrativa 11
5. Data e local
Para decidir uma altura que melhor se adeque para a realização:
Os feriados;
Os eventos concorrentes;
As épocas altas e baixas;
As datas comemorativas;
Dias da semana mais adequados.
A definição do local deve atender aos seguintes dados:
Gerais:
Objetivo do evento;
Formato, interesses e expectativas público-alvo;
Disponibilidade do espaço;
Específicos (condições do espaço):
Questionar se tem os equipamentos precisos para o evento;
O estacionamento;
Serviços de restauração/ bar por perto.
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6. Programa
Definição do programa em geral do evento:
Horários;
Interrupções;
Refeições;
Duração;
Conteúdo;
Espetáculos.
Dias;
Hora de início e fim;
Tema principal;
Oradores e pequeno histórico profissional;
Resumo de cada intervenção;
Sala onde terá lugar à atividade;
Horários e local de refeições;
Valor e condições de pagamento.
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Qualquer q seja o programa deve
constar
É em si um mapa que orientará os participantes até ao final do evento
7. Afetação de Recursos
Recursos financeiros:
Capital disponível;
Despesas a efetuar;
Fontes de financiamento;
Recursos humanos
Determinar necessidade pessoal;
Analisar e descrever funções;
Definir políticas e procedimentos;
Elaborar orçamento;
Efetuar recrutamento e seleção;
Supervisionar e avaliar desempenho;
Formar equipa.
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(continuação)Recursos físicos, materiais e
serviços:
Infraestruturas;
Equipamentos diversos;
Serviços diversos: catering, audiovisuais, decoração, etc;
Serviços de apoio: abastecimento, limpeza.
CET- Secretariado e Assessoria Administrativa ‹#›
Um levantamento exaustivo dos
recursos a precisar para cada evento revela-se por si
uma etapa fundamental
8. Reunir envolvidos
Transmitir a informação aos colaboradores envolvidos no planeamento, execução e controlo.
9. Contratação de serviços
Catering;
Animação;
Decoração;
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10. Estratégia de Comunicação
Atráves de :
Outdoors;
Cartazes;
Banners em fachadas;
Flyers;
Desdobráveis;
Cartas e convites;
Comunicação de imprensa.
11. Planeamento Logístico
Classificar e ordenar de forma lógica as atividades a desenvolver;
Atribuir responsabilidades e tarefas;
Fixar alternativas possíveis no caso de sucederem falhas;
Preparar sistema de registo de visitantes, elaborar cronograma geral do evento, checklist e diário de gestão de espaço.
▪ 12. Avaliação
Permite:
Balanço construtivo sobre o evento;
Identificar os erros cometidos;
Aspectos positivos a reter.
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FIM !
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