Ms office excel_2007

MS Office Excel 2007

ÕÎÂÄ ÀÉÌÀÃ ÄÀÕÜ

“ÕªÃÆÈË” ÏÎËÈÒÅÕÍÈÊ ÊÎËËÅÆ

Ì.Äîðæï¿ðýâ

Товчхон . . .

Microsoft фирмээс хөгжүүлэн гаргадаг Office-ийн багц програм нь энгийн түвшний компьютер хэрэглэгчээс мэргэжлийн түвшний бүхий л хэрэглэгчдийн хамгийн их ашигладаг програмын нэг юм. Энэхүү материалаар Microsoft Office 2007 багцад ордог Excel програмын талаарх ойлголтуудыг 4 багц хичээл болгон хүргэж байна.

Хичээл – 1

• MS Excel-ийн тухай ерөнхий ойлголт, програмын цонхны бүтэц, тохиргоо.

• Файл болон ажлын хуудастай ажиллах.• Өгөгдөлтэй ажиллах, хэвшүүлэх.

http://www.techtutor.tv/category/excel-2007

#1| Excel-ийн тухай ерөнхий ойлголт.

• Excel програм нь их хэмжээний хүснэгтэн мэдээлэл боловсруулах, тооцоо гаргах, томъёолол хийх, график байгуулах, өгөгдлийн сантай ажиллах, өгөгдөлд шүүлт эрэмблэлт хийх гэх мэтчилэн олон төрлийн үйлдлүүдийг гүйцэтгэх боломжтой хүчирхэг програм юм.

• Excel болон office-ийн бусад бүрэлдэхүүн програмын ажлын талбар нь 2007 хувилбараасаа эхлэн шинэ бүтэц зохион байгуулалттай болсон.o Excel 97 – 2003 : Menus and Toolbar буюу Цэс болон

хэрэгслийн мөр бүхий ажлын талбарo Excel 2007 – 2010 : Toolbars placed in tab bar буюу

хэрэгслүүдийн таб хэлбэртэй ажлын талбар.

MS Excel (. . . – 2003)

MS Excel (2007 –. . . )

#1| Програмын цонхны бүтэц

• Menu - Командуудыг үүрэг зориулалтаар нь цэснүүдэд ангилан

• Toolbar - Командуудыг төлөөлсөн дүрс холбоос бүхий багц

• Tab - Командуудыг үүрэг зориулалтаар нь tab-уудад байршуулсан.

• Group - Командуудыг төлөөлсөн дүрс холбоос бүхий багц


1. Title Bar – Гарчгийн мөр Гарчгийн мөр дээр зүүн гар талаасаа a. Quick Access toolbar b. Excel програм дээр нээж ажиллаж буй

файлын нэрc. Програмын цонхыг таскбарлуу

шилжүүлэх, багасгах/томосгох, хаах үүрэг бүхий гурван товч

тус тус байрлана

2. Office Button – Оффис товчОффис товчинд ихэвчлэн өмнөх хувилбаруудын File цэсэнд байрлах элементүүд байрлана. Үүнд:a. Файл нээх, хаах, үүсгэх, хадгалахb. Өмнө нь ажиллаж байсан/Resent

Documents/ файлуудын жагсаалтc. Програмаас гарахЭдгээрээс гадна програмын тохиргоог Excel options хэсэгрүү орж хийх боломжтой юм.

3. RibbonОффис өмнөх хувилбаруудаас илүүгээр хэрэглэхэд тохиромтой болгох зорилгоор хэрэглэгчийн интерфейсийг дээрх хэлбэртэй болгож өгсөн юм. Үүнийг Ribbon буюу туузан хэлбэрийн гэж нэрлэдэг. Ribbon нь дараах элементүүдийг агуулна.a. Tabs b. Groupsc. Commands

4. Formula bar-Томъёоны мөрХүснэгтэн мэдээлэл боловсруулах Excel програмын хүснэгтийн нүднүүдэд математик болон бусад тооцооллуудыг хийх боломжтой. Үүний тулд томъёоны мөрийг ашиглана. Томъёоны мөр нь

a. Нүдний хаягb. Нүдний өгөгдөл гэсэн 2 хэсэгтэй.

Нүдний өгөгдөлд математик болон бусад функц, тоон илэрхийлэл, текст байрлаж болно.

5. Work Space-Ажлын талбарExcel програмын ажлын талбар нь:

• A, B, C, . . .XFC, XFD хүртэл 16384 багана,• 1 . . . 1048576 мөр

бүхий хүснэгтийг агуулсан хуудаснуудаас тогтоно. Excel програм дээр үүсгэсэн файлыг workbook гэж нэрлэх ба файлын формат нь *.xlsx байна. Workbook нь хэдэн ч sheet-агуулах боломжтой ба sheet-ийн тоо нь тухайн компьютерийн санах ойн багтаамжаас шууд хамаарана.

6. Status bar-Төлвийн мөрWindows-ийн орчны програмуудад түгээмэл хэрэглэгддэг нэг мөр бол төлвийн мөр. Excel програмын төлвийн мөр дээр гарнаас өгөгдөл оруулах үеийн товчлуурын горим, сонгогдсон нүдний тоо, нийлбэр гэх мэт мэдээллүүд харагддаг.

Мөн төлвийн мөрөнд ямар төрлийн мэдээлэл харахаа тохируулах боломжтой.

7. Page view buttonsДоорх 3 товч нь ажлын талбарыг дараах 3 хэлбэрээр харуулна.

a. Normal b. Page Layout c. Page break Preview

Өөрийн үүсгэж буй хүснэгт болон хуудас хоорондын харилцан байршлыг тодорхойлоход Page Layout горим тохирожтой.

8. Zoom ControlАжлын талбарыг томруулж жижигрүүлж харуулах үүрэг бүхий багаж.

9. Scroll BarsАжлын хуудсан дээрх олон мөр, багана бүхий мэдээлэл нь програмын цонхонд багтахгүй ийм үед гүйлгэгч шугамыг хэрэглэдэг.

a. Horizontal - хэвтээ b. Vertical - босоо


Програм дээр ажиллах явцад талбарыг өөрийн хэрэглээнд тохируулан элементүүдийг нь өөрчлөх шаардлага гарна.

• Quick Access Toolbar-ын тохиргоо.

Энд байнга хэрэглэгдэг командыг хурдан биелүүлэх зорилгоор оруулж өгдөг.

Анхны тохиргоогоор энд 3 команд байрладаг.

Командуудыг хэрхэн нэмэж хасахыг зурагт харуулав.

Дээрх жагсалтанд байхгүй командыг оруулах шаардлагатай бол . . . . .

• View tab-ын элементүүд

1. Ажлын хуудасыг хэрхэн харагдуулах тохиргооны Group

2. - Ажлын хуудсан дээрх шугамнуудыг харуулах/нуух

- Хэмжих шугам, томъёоны мөрийг нуух/харуулах

3. Ажлын хуудсыг томруулж жижигрүүлж харах

4. Ажлын цонхыг хэд хэд хувааж файлын агуулгыг харьцуулж харах, ажлын талбарын тохиргоог хийж хадгалах гэх мэт.

5. Macro-тай ажиллах.

1 2 3 4 5


Excel програмын тохиргоог хийх

Office button - >Excel Options

Excel Options харилцах цонх:

Түгээмэл хэрэглэгддэг тохиргоонууд• Програмын цонхны

өнгийг өөрчлөх• Хэмжих нэгжийн

тохиргоо• Файл хадгалах

директорын тохиргоо• Шинээр үүсгэсэн файлын

үндсэн тохиргооны утгуудыг зааж өгөх.

#1| Програмын тохиргоо

#2| Ажлын цонхтой ажиллах, тохиргоо хийх.

Файлтай ажиллах

• Шинээр үүсгэх• Нээх

• Хадгалах

• Хэвлэх

•Хаах

#1| Файлтай ажиллах

Файлыг хадгалах

A. Excel 2007-ын үндсэн формат болох *.xlsx өргөтгөлөөр хадгалах.

B. Macro форматаар хадгалах.

C. Нээх хадгалах үйлдлийг хурдан гүйцэтгэх хоёртын файлын форматаар хадгалах.

D. Excel 97-2003-ын үндсэн формат болох *.xls өргөтгөлөөр хадгалах.

E. PDF эсвэл XPS фоматаар хадгалах.

F. Бусад форматаар хадгалах.

Өмнө нь нэр өгч хадгалсан файл дээр нэмэж ажиллаж байгаа бол гараас ctrl+s эсвэл quick access мөр дээр байгаа хадгалах товчлрууыг дарна.

A

B

C

D

E

F

1.

2.

3.1. File-ийн байрлал буюу Directory-ын мэдээлэл

2. Хадгалах диск төхөөрөмж болон директорыг сонгох.

3. 2-ын агуулга.

File name: Файлд оноож өгөх нэр. Тухайн хавтасанд өмнө үүссэн ижил төрлийн файдын нэр байж болохгүй! Хэрэв тийм бол өмнөх файл дараглаж хадгалагдна.

Save as type: Файлаа ямар өргөтгөлөөр хадгалахаа сонгоно.


Файлыг хэвлэх

1. Хэвлэхтэй холбоотой бүх тохиргоог хийж хэвлэх

2. Үйлдлийн системд Default-аар сонгогдсон принтерээр шууд хэвлэх

3. Хэвлэхээр харах(тухайн файл хэвлэхэд ямар харагдахыг харах)

A

B

C D

A. Хэвлэх принтерээ сонгох

B. Хэдээс хэд хүртлэх хуудас хэвлэхийг зааж өгөх

C. Аль хэсгийг хэвлэхээ зааж өгнө. Үүнд: идэвхитэй хуудас, сонгосон хэсэг гэх мэт

D. Хэдэн хувь хэвлэхээ зааж өгнө.

Properties: Хэвлэх цаасны хэмжээ гэх мэт дэлгэрэнгүй тохиргоог хийнэ.

Find Printer: Дотоод сүлжээнд холбогдсон принтерийг хайж олох.


Дээр дурдсан үйлдлийг хийхийн тулд сонгосон хуудасны Tab – дээр mouse2 click - >хийж зургийн дагуу ажиллана.

Ажлын хуудастай ажиллах

Өмнөх хэсэгт Excel програм нь sheet гэж нэрлэгдэх олон ажлын хуудаснуудаас тогтдог гэж дурдсан.

Хуудас үүсгэх дээд хэмжээ гэж байхгүй бөгөөд энэ нь тухайн компьютерийн санах ойноос хамааралтай юм.

Ажлын хуудастай дараах байдлаар ажиллах боломжтой ба Үүнд: • Шинээр нэмэх• Устгах• Нэрийг нь өөрчлөх• Зөөх, болон хуулах• Хуудасны tab-ын өнгийг өөрчлөх• Нуух • Нуусан хуудсыг харуулах• Бүх хуудсыг сонгох

Ажлын хуудастай ажиллах(муж, сонголт)Өгөгдөлтэй ажиллах явцад тодорхой хэсэг бүхий өгөгдлийн нийлбэрийг олох, ихийг олох, тэдгээрийг боловсруулах шаардлага гарна. Өгөгдөл агуулсан нүднүүдийн олонлогийг муж гэж нэрлэх ба Excel-ийн функцүүдэд Range гэсэн аттрибутаар хэрэглэгддэг.Ийм мужуудийг үүсгэхийг Select буюу сонголт хийх гэж нэрлэнэ.

Сонголтын хэлбэр• Мөрөөр 1 - мөрийн дугаар дээр click• Баганаар 2 - баганын дугаар дээр click• Нүднүүдийн нийлмэл 3 - drag, ctrl+click

1

2

Drag

ctrl 3

ctrl

ctrl

A1:D4,H12:I12

Зураг дээр сонгосон муж(бараан өнгөөр дүүргэгдсэн нүднүүд)-аас хамгийн их утгыг олсон байна. Энэ мужийг

ctrl + drag and drop

үйлдлийг ашиглан сонгоно. Сонгогдсон мужийн бичиглэл нь дараах хэлбэртэй байна.

Өмнөх хоёр зургаас нэг нүдэнд багтахгүй өгөгдөл хэд хэдэн нүдэнд байгаа мэт харагдах боловч үнэндээ нүдний агуулга томъёоны мөр дээр хэрхэн харагдаж байгаа нь ялгаатай байна. Зураг дээрх текст нь зөвхөн A2 нүдний өгөгдөл ба A2-с хойших нүднүүдэд хамааралгүй өгөгдөл болох нь эхний 2 зургийг харьцуулан харвал ойлгомжтой болно.3-р зурагт хэд хэдэн нүдийг нэгтгэн өгөгдлийг багтаан бичсэн байна.

Өгөгдөл оруулах• Өгөгдөл оруулах нүдээ сонгоод шууд бичих• Өгөгдөл оруулах нүдээ сонгоод томъёоны мөр дээр бичих

Өгөгдлийг засварлах горимд шилжих• Өгөгдөл агуулсан нүдэндээр F2 товч дарна. • Өгөгдөл агуулсан нүдэндээр double click хийнэ.

Өгөгдөл оруулах болон засварлах үйлдэл нь гараас Enter дарснаар баталгаажиж Escape дарснаар хүчингүй болно.

Дасгал:1

Тоон болон текстэн өгөгдлийг боловсруулах олон төрлийн томъёо, функц, хэлбэржүүлэлт байна. Оюутны дүнгийн хүснэгтийг үүсгэх өгөгдлийг боловсруулах нь Excel-ийн өргөн боломжуудын хамгийн түгээмэл хэрэглэгддэг чадварудыг шаарддаг.

Дасгал:1-тэй холбоотой ойлголтууд• Хүснэгт байгуулах

• Нүд нэгтгэх• Нүд текстийн харилцан байршил• Хүснэгт зурах

• Өгөгдөл боловсруулах• Дугаарлалт• Эрэмбэлэлт• Нийлбэр олох томъёо• Нөхцөл шалгаж утга оноох томъёо• Нөхцөл шалгаж тоолох томъёо

Merge Cells – Нүд нэгтгэхХүснэгтийг зурахаасаа өмнө нүдэнд өгөгдлийг байрлуулж шаардлагатай нүднүүдийг нэгтгэх нь тохиромжтой. Нүд нэгтгэхтэй холбоотойгоор Дасгал:1-дээрх хэсгийг авъя.1. Өгөгдлөө оруулах. Зураг 2.2. Нэгтгэх нүднүүдээ сонгоно.

Зураг 3.3. Нүд нэгтгэх командыг өгөх

олон хэлбэр байдаг.A. Ribbon дээрээсB. Format cells тохиргооны

цонхноосC. Mini toolbar дээрээс

Зураг-1

Зураг-2

Зураг-3

Зураг-4A

B

C

A, B, C хэрэглүүрүүдийн байрлал, хэрэглэх хэлбэр нь өөр боловч үүрэг, боломжууд нь адил юм!

Хэвшүүлэх хэрэглүүрүүдA. Ribbon дээрээс Home tab-

ын • Font бүлэг• Alignment бүлэг• Number бүлэг

B. Mini toolbar-ын хэрэглүүрүүд

C. Format cells харилцах цонх

Өгөгдлийн үсэг, тэмдэгтийн хэмжээ, шрифттэй ажиллах хэрэглүүрд

Нүд текстийн харилцан байршлыг тодорхойлох хэрэглүүрүүд. Үүнд:

• Зэрэгцүүлэлт – Alignment• Нүдэндэх текст налуу, босоо

байрлахыг тодорхойлох- Orientation

Нүдэнд байрлах текстийг нугалан хэд хэдэн мөрөнд дараах хэлбэртэй бичих шаардлагатай бол.

Нүд нэгтгэх хэрэглүүр.

Идэвхижүүлсэн нүднүүдэд хүрээ зурах хэрэглүүр.

• Дугаарлалт• Үйлдэл давтан хийх

– F4• Формат пайнтер

Товчхон. . .

Өмөх слайдуудад Дасгал-1тэй холбоотой томъёо функц оруулахаас бусад хэрэглэгчийн өгөгдөл оруулах, хэвшүүлэх үйлдэлтэй холбоотой мэдлэгийг орууллаа.

Дараагийн хичээлийг эхлэхээс өмнө дээрх мэдлэгээ бататган Дасгал-1ийн хүсгнэгтийг байгуулж өгөгдлийг оруулах дасгалаа хийх нь зүйтэй.

Хичээл – 2

• Хялбар томъёо ашиглан тооцоолол хийх• Хуудас хоорондын томъёо• Холбоос ашиглах

Хялбар томъёо ашиглах:• Хялбар томъёо нь тоон өгөгдлүүд хооронд нэмэх, хасах,

үржүүлэх, хуваах гэсэн арифметик үйлдэл агуулсан илэрхийлэл юм.

• Жишээ нь үүнд МУБИС-ын оюутныг үнэлэх журмыг оруулж болох юм. Энэ нь дараах хэлбэртэй.

P = A + 3xB + 2xC + 4xD P : рейтингийн оноо буюу эцсийн үнэлгээ A : ирцийн оноо B : бие даалтын оноо C : явцын шалгалтын оноо D : улирлын шалгалтын оноо

• Өөр нэг жишээ авъя. Бидэнд бараа материалын үнийн тооцоог гаргах шаардлага гардаг. Энэ тохиолдолд дараах томъёо түгээмэл хэрэглэгддэг.

Нийт үнэ = нэгжийн үнэ x тоо ширхэг

G11 нүдний утга нэг талаасаа 80 гэсэн тоо байгаа боловч, нөгөө талаас энэ тоо хэрхэн ямар өгөгдлүүдэд ямар боловсруулалт хийгдэж гарч ирсэн нь томъёоны мөр дээрх илэрхийлэлээс дэлгэрэнгүй харагдаж байна. Томъёоны мөр дээр илэрхийлэлийн тоон өгөгдлүүд нь оюутан Амар-Эрдэнийн ирц, явц, бие даалтын оноог агуулсан нүдний хаягуудаас тогтож байна.

Томъёо оруулах

Дээрх зурганд оюутан Амар-Эрдэнийн үнэлгээг харуулсан ба рейтийнгийн оноо нь МУБИС-ын оюутныг үнэлэх жумаар тооцогдож гарсан байгааг харуулж байна.

Томъёо оруулах:• Томъёо бичих нүдэндээ эхлээд = тэмдэг бичнэ.• Тэнцүүгийн тэмдэгийн ард дараах төрлийн гишүүн бүхий

илэрхийлэл тоон өгөгдөл,

тоон өгөгдөл бүхий нүдний хаяг,

Дээрх хоёрыг агуулсан Excel-ийн стандарт функц

Эдгээрийн алийг нь ч агуулсан байж болох илэрхийлэл байна.

Ялгаа!

• Excel програм ашиглан тооцоолол бүхий хүснэгт боловсруулахад өгөгдлүүдэд ихэвчлэн нүдний хаягаар дамжуулан боловсруулалт хийх шаардлага гардаг.

• Эхний зурган дээр оюутан Амар-Эрдэнийн рейтингийн оноог тооцоолохдоо шууд тоон утгууд дээр боловсруулалт хийсэн бөгөөд хоёр болон түүнээс олон өгөгдөлийг боловсруулж байгаа үед томъёог чирэх үед энэ томъёог ашиглах боломжгүй юм.

• Дараагийн зурган дээр өгөгдлүүдийг агуулсан нүдний хаяг агуулсан томъёог гаргасан учир дараагийн мөруудэд байгаа оюутнуудын рейтингийн оноог тооцолохдоо нэг бүрчлэн оруулж өгөх шаардлагагүй бөгөөд Амар-Эрдэнийн рейтингийн оноог тооцолсон томъёог хуулах(чирэх)-д л хангалттай.

Ямар үед тоон утга, ямар үед тоо агуулсан нүдний хаяг ашиглах вэ?

Үүнд өмнөх дасгал-1ийн жишээг авч үзье!

Томъёо хуулах гэж юу вэ?

Өмнөх слайд дээр оюутан Амар-Эрдэнийн рейтингийн оноог =(C11+D11*3+E11*2+F11*4)/10 томъёогоор тооцоолох тухай тайлбарласан. Тэгвэл дараа дараагийн оюутнуудын үнэлгээг тооцолохдоо оюутан бүр дээр томъёог нэг бүрчлэн оруулах шаардлагагүй бөгөөд анх оруулж өгсөн томъёог хуулж өгөхөд л хангалттай.

Томъёог хуулахдаа:• Хуулах томъёо бүхий нүдийг сонгоно• Заагчийг нүдний баруун доод буланд байрлуулаж + хэлбэртэй болгоно.• Click and Dragging

Томъёо G12 болон G13 нүднүүдэд хуулагдсан.

Томъёог энэ нүднээс хуулсан.. Хуулалтын үр дүн.

Хуудас хоорондын томъёо!

Ялгаа!

Энгийн агуулга бүхий нүд Томъёо бүхий нүд

Холбоос – Hyperlink• Текст, зураг гэх мэт объектуудыг ашиглан

тухайн файлд байрлах хуудас, файл, вэб хуудас дуудах холбоос үүсгэх боломжтой юм.

• Үүний тулд холбоос үүсгэх гэж буй объектыг сонгоод

Зураг – 1: Файлтай холбох• Холбоос хийхээр сонгосон объектод холбох

файлыг сонгож OK дарна.• Энд мөн web хуудастай холбож болох ба

Address: гэсэн хэсэгт web-ийн URL хаягийг бичиж өгнө. Жишээ нь: www.youtube.com, . . .гэх мэт

Зураг – 2: Хуудас хоорондын холбоос• Холбоос хийхээр сонгосон объектод холбох

хуудсыг сонгож OK дарна.

------------------------------------------------------• Мөн шинээр файл үүсгэж нээх холбоосыг

create new document• И-майл хаягруу холбоос хийх үед E-mail

Address товчлуурыг тус тус сонгоно.

Зураг-1

Зураг-2

http://www.youtube.com/

Хичээл – 3

• MS Excel-ийн фунцууд,• Түгээмэл ашиглагддаг функцүүд,

тэдгээрийн хэрэглээ,• График байгуулах.

• MS Excel-ийн функцууд

Өмнөх хичээлд excel програм ашиглан хялбар томъёо ашиглан тоон өгөгдөл боловсруулах боломжтой талаар тайлбарласан. Тэгвэл функц нь томъёоны илэрхийлэлийг тодорхой загварт оруулсаныг хэлнэ. Excel програм нь математикийн болон санхүүгийн олон функцыг ашиглах боломжыг өөртөө агуулсан хүчихэр програм юм.

Функцд • Функцын нэр• Функцын аргумент гэсэн үндсэн хоёр

ойлголт хамаарна.

Функцын нэр: Тухайн функыг төлөөлсөн нэр. Жишээлбэл: sum, max, if, countif, . . .гэх мэт

Функцын аргумент: фунцээр боловсруулах өгөгдлүүд ба үүнд: муж, нүдний хаяг, тоо, текст, тоон илэрхийлэл бүр функц ч байж болох юм.

Жишээ нь бүлэг тоонуудаас хичнээн нь 15-с их утгатай байна гэдгийг олохдоо countif функцыг дээрх зурагт харуулсан байна. Үүнд:• Функцын нэр: countif• B1:B6 гэсэн муж, “>15” гэсэн

текст төрлийн 2 ялгаатай аргументтай.

Дээрх функц нь B1-с B6 нүднүүдээс 15-с их хичнээн утга байгааг тоолох үүрэгтэй функц юм.

Common Functions

• Min• Max• Average• Abs• Sum• Count• SumIF• CountIF• If

• Rank• Roman• Round• Sin• Cos• Pi• Ln• Log• Log10

Жишээ-1:

Зарим түгээмэл хэрэглэгддэг функцууд

Min• Үүрэг : Тоон утга бүхий

нүднүүдээс хамгийн бага тоог олно.

• number1, number2, …гэх мэт 1-255 тоо байж болно.

• Жишээ нь:

=MIN(A1:C6)

• A1,..A6, B1,..B6, C1,..C6 гэсэн нүднүүдийн хамгийн бага тоог олно. Функцийн утга = -155.555

Жишээ-1:


Max• Үүрэг : Тоон утга бүхий

нүднүүдээс хамгийн их тоог олно.



=MAX(A1:C6)

• A1,..A6, B1,..B6, C1,..C6 гэсэн нүднүүдийн хамгийн бага тоог олно. Функцийн утга = -155.555

Жишээ-1:


Average• Үүрэг : Тоон утга бүхий

нүднүүдийн арифметик дунджийг олно.



=Average(A1:C6)

• A1,..A6, B1,..B6, C1,..C6 гэсэн нүднүүдийн хамгийн бага тоог олно. Функцийн утга = 43.41361

Жишээ-1:


ABS• Үүрэг : Тоон утга бүхий

нүднүүдийн модулийг олно.


=ABS(A2)

• A2 гэсэн нүдний модулийг олно. Функцийн утга = 10.

Жишээ-1:


SUM• Үүрэг : Тоон утга бүхий

нүднүүдийн нийлбэрийг олно.



=SUM(A1:C6)

• A1,..A6, B1,..B6, C1,..C6 гэсэн нүднүүдийн нийлбэрийг олно. Функцийн утга = 781.445

Жишээ-1:


Count• Үүрэг : Утга бүхий

нүднүүдийн тоог олно.

• number1, number2, …гэх мэт 1-255 аргумент байж болно.


=Count(A1:C6)

• A1,..A6, B1,..B6, C1,..C6 гэсэн нүднүүдээс хэд нь утга агуулж байгааг тоолно. Функцийн утга = 16

Жишээ-1:


SumIF• Үүрэг : Заасан тоон утга бүхий

нүднүүдээс өгөгдсөн нөхцөлийг хангах тоонуудын нийлбэрийг олно.

• Бичигдэх хэлбэр SUMIF(Range,Criteria) Range – муж Criteria - нөхцөл


=SUMIF(A1:C6,">70")• A1,..A6, B1,..B6, C1,..C6 гэсэн

нүднүүдээс 70-с их утгатай тоонуудын нийлбэрийг олж байна. Функцийн утга = 390

Жишээ-1:


IF• Үүрэг : Өгөгдсөн утга өгөгдсөн

нөхцөлийг хангасан үед нэг утга, хангаагүй үед өөр нэг утгыг буцаана.

• Бичигдэх хэлбэр IF(logical_test,value_if_true, value_if_false)

Logical_test – шалгах нөхцөл Value_if_true – нөхцөл үнэн үед

буцаах утга Value_if_false – нөхцөл худал үед

буцаах утга


=IF(A1>B1;"A1 их";IF(A1=B1;"A1 ба В1 тэнцүү";"В1 их"))

• A1 ба B1 нүднүүдийн утга тэнцүү эсэхийг шалгаад тэнцүү, B1 их, A1 их гсэн утгын аль нэгийг өгнө.

Функцийн утга : A1=B1

Жишээ-1:


CountIF• Үүрэг : Заасан мужаас

нөхцөлийг хангах утга бүхий нүднүүдийн тоог олно.

• Бичигдэх хэлбэр COUNTIF(Range,Criteria) Range – муж Criteria - нөхцөл


=COUNTIF(A1:C6,">70")• A1,..A6, B1,..B6, C1,..C6 гэсэн

нүднүүдээс 70-с их утгатай нүднүүдийн тоог олж байна.

Функцийн утга = 5

Жишээ-1:


Sin• Үүрэг : Өгөгдсөн нүдний

утгын өнцгийн sin-ыг олно.

• Санамж : A2 нүд нь тоо учир тоогоо PI()/180 –р үржүүлж радиан руу шилжүүлнэ. PI() гэсэн функц нь 2,34 тогтмол байна.

• Жишээ нь: =SIN(A2*Pi()/180)

• A2-нүдний утгын өнцгийн синусыг тооцно.

Функцийн утга = -0.5

Даалгавар:

Common Functions буюу түгээмэл хэрэглэгддэг функцуудын тайлбарлаагүй үлдсэн функцуудыг бие даан судлах, өмнөх слайдын зарим нэг хэсэгт жишээ болгон үзүүлж байсан Дасгал-1ийг бие даан хийж дуусга!

Функцын график байгуулах

Excel програмд хүснэгтэн мэдээлэл боловсруулах явцад тэдгээрийн өгөгдлүүдийг харьцуулах болон ойлгомжтой байдлаар харах үүднээс график байгуулах шаардлага гардаг. Графикийг байгуулах нь хүснэгтэн мэдээллийг…

Хүний нүдэнд тусахуйц Үзэмжтэй Ойлгомжтой Амархан

байдлаар мэдээллийг хүргэх арга юм.График нь аливаа зүйлийн тоон үзүүлэлтийн харьцуулалтыг харуулах, эзэлхүүний хувийг харуулахад илүү тохирожтой байдаг.

Дараах гарификаар жишээ авч дэлгэрүүлэн үзье!

График байгуулах жишээ

Энэхүү гарфикаар I-IX сарын хооронд талх, сахар, гурилын үнийн хэлбэлзлийг харицуулан харуулсан бөгөөд энэ төрлийн графикийг харьцуулсан график гэж нэрлэдэг.

Графикийн төрлүүдийг • Бүтцийн

• Явцын

• Харьцуулсан

гэж ангилж болох ба төрөл бүрээр эдгээрийг илэрхийлэх олон янзын дүрсүүд Excel-д бий.

График байгуулах

1. Өгөгдлөө оруулна

2. Insert-Chart(group)-хэсгээс графикийн төрлийг сонгоно.

3. Chart-ын илүү өргөн боломжоос сонголт хийхийг хүсвэл ягаанаар тодруулсан хэсэгт байрлах insert chart харилцах цонх нээх товчлуурыг дарна.

4. График байгуулах өгөгдлийн мужийг• Бүхэлд нь сонгох• Хэсэгчлэн сонгох 2 боломжтой бөгөөд

энд бүхэлд нь сонгож байгуулсан байна.

График байгуулах

График байгуулах мужийг • Бүхлээр нь сонгох• Хэсэгчлэн сонгох

боломжтой.

Өгөгдлийн хүснэгтээс хэсэгчилсэн сонголт хийж графикийг байгуулсан байна.

Өөр нэг хэлбэр

1. Өгөгдлөө оруулна

2. Өгөгдлөө сонгоно

3. Insert – Charts – Line

4. Үр дүн:

Хавсралт

Microsoft® Office Excel® 2007 Training

Create a chart

Mansfield University presents:

Course contents

• Overview: Charts make data visual

• Lesson 1: Create a basic chart

• Lesson 2: Customize your chart

Create a chart

Each lesson includes a list of suggested tasks and a set of test questions.

Overview: Charts make data visual

Create a chart

A chart gets your point across—fast. With a chart, you can transform worksheet data to show comparisons, patterns, and trends.

So instead of having to analyze columns of worksheet numbers, you can see at a glance what the data means.

This course presents the basics of creating charts in Excel 2007.

Course goals

• Learn how to create a chart using the new Excel 2007 commands.

• Find out how to make changes to a chart after you create it.

• Develop an understanding of basic chart terminology.

Create a chart

Lesson 1

Create a basic chart

Create a basic chart

Create a chart

Here’s a basic chart in Excel, which you can put together in about 10 seconds.

After you create a chart, you can easily add new elements to it such as chart titles or a new layout.

In this lesson you’ll find out how to create a basic chart and learn how the text and numbers from a worksheet become the contents of a chart. You’ll also learn a few other chart odds and ends.

Create your chart

Create a chart

Here’s a worksheet that shows how many cases of Northwind Traders Tea were sold by each of three salespeople in three months.

You want to create a chart that shows how each salesperson compares against the others, month by month, for the first quarter of the year.

Create your chart

Create a chart

The picture shows the steps for creating the chart.

1

2

Select the data that you want to chart, including the column titles (January, February, March) and the row labels (the salesperson names).

Click the Insert tab, and in the Charts group, click the Column button.

Create your chart

Create a chart

The picture shows the steps for creating the chart.

3 You’ll see a number of column chart types to choose from. Click Clustered Column, the first column chart in the 2-D Column list.

That’s it. You’ve created a chart in about 10 seconds.

Create your chart

Create a chart

If you want to change the chart type after creating your chart, click inside the chart.

On the Design tab under Chart Tools, in the Type group, click Change Chart Type. Then select the chart type you want.

How worksheet data appears in the chart

Create a chart

Here’s how your new column chart looks.

It shows you at once that Cencini (represented by the middle column for each month) sold the most tea in January and February but was outdone by Giussani in March.


Create a chart

Data for each salesperson appears in three separate columns, one for each month.

The height of each chart is proportional to the value in the cell that it represents.

So the chart immediately shows you how the salespeople stack up against each other, month by month.


Create a chart

Each row of salesperson data has a different color in the chart.

The chart legend, created from the row titles in the worksheet (the salesperson names), tells which color represents the data for each salesperson.

Giussani data, for example, is the darkest blue, and is the left-most column for each month.


Create a chart

The column titles from the worksheet—January, February, and March—are now at the bottom of the chart.

On the left side of the chart, Excel has created a scale of numbers to help you to interpret the column heights.

Chart Tools: Now you see them, now you don’t

Create a chart

Before you do more work with your chart, you need to know about the Chart Tools.

After your chart is inserted on the worksheet, the Chart Tools appear on the Ribbon with three tabs: Design, Layout, and Format.

On these tabs, you’ll find the commands you need to work with charts.

Chart Tools: Now you see them, now you don’t

Create a chart

When you complete the chart, click outside it. The Chart Tools go away.

So don’t worry if you don’t see all the commands you need at all times.

Take the first steps either by inserting a chart (using the Charts group on the Insert tab), or by clicking inside an existing chart. The commands you need will be at hand.

To get them back, click inside the chart. Then the tabs reappear.

Change the chart view

Create a chart

You can do more with your data than create one chart.

You can make your chart compare data another way by clicking a button to switch from one chart view to another.

The picture shows two different views of the same worksheet data.


Create a chart

The chart on the left is the chart you first created, which compares salespeople to each other.

Excel grouped data by worksheet columns and compared worksheet rows to show how each salesperson compares against the others.


Create a chart

But another way to look at the data is to compare sales for each salesperson, month over month.

To create this view of the chart, click Switch Row/Column in the Data group on the Design tab.

In the chart on the right, data is grouped by rows and compares worksheet columns. So now your chart says something different: It shows how each salesperson did, month by month, compared against themselves.

Add chart titles

Create a chart

It’s a good idea to add descriptive titles to your chart, so that readers don’t have to guess what the chart is about.

You can give a title to the chart itself, as well as to the chart axes, which measure and describe the chart data.

This chart has two axes. On the left side is the vertical axis, which is the scale of numbers by which you can interpret the column heights. The months of the year at the bottom are on the horizontal axis.

Add chart titles

Create a chart

A quick way to add chart titles is to click the chart to select it, and then go to the Charts Layout group on the Design tab.

Click the More button to see all the layouts. Each option shows different layouts that change the way chart elements are laid out.

Add chart titles

Create a chart

The picture shows Layout 9, which adds placeholders for a chart title and axes titles.

1

2

3

The title for this chart is Northwind Traders Tea, the name of the product.

The title for the vertical axis on the left is Cases Sold.

The title for the horizontal axis at the bottom is First Quarter Sales.

You type the titles directly in the chart.

Suggestions for practice

1. Create a chart.

2. Look at chart data in different ways.

3. Update chart data.

4. Add titles.

5. Change chart layouts.

6. Change the chart type.

Create a chart

Online practice (requires Excel 2007)

http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RP101757371033&CTT=6&Origin=RP101757471033

Test 1, question 1

You’ve created a chart. Now you need to compare data another way. To do this, you must create a second chart. (Pick one answer.)

Create a chart

1. True.

2. False.

Test 1, question 1: Answer

False.

Create a chart

You can quickly create another view of your worksheet data by clicking the Switch Row/Column button on the Design tab.

Test 1, question 2

You create a chart. But later on you don’t see the Chart Tools. What do you do to get them back? (Pick one answer.)

Create a chart

1. Create another chart.

2. Click the Insert tab.

3. Click inside the chart.


Click inside the chart.

Create a chart

The Chart Tools will then be at hand with three tabs: Design, Layout, and Format.

Test 1, question 3

You can’t change the chart type after you create a chart. (Pick one answer.)

Create a chart

1. True.

2. False.


False.

Create a chart

You can always change the chart type after you create your chart. Click inside the chart. On the Design tab, in the Type group, Click Change Chart Type, and then select another chart type.

Lesson 2

Customize your chart

Customize your chart

Create a chart

After you create your chart, you can customize it to give it a more professional design.

For example, you can give your chart a whole different set of colors by selecting a new chart style.

You can also format chart titles to change them from plain to fancy. And there are many different formatting options you can apply to individual columns to make them stand out.

Change the look of your chart

Create a chart

When you first create your chart, it’s in a standard color.

By using a chart style, you can apply different colors to a chart in just seconds.

First, click in the chart. Then on the Design tab, in the Chart Styles group, click the More button to see all the choices.

Then click the style you want.


Create a chart

When you first create your chart, it’s in a standard color.

By using a chart style, you can apply different colors to a chart in just seconds.

Some of the styles change just the color of the columns.

Others change the color and add an outline around the columns, while other styles add color to the plot area (the area bounded by the chart axes). And some styles add color to the chart area (the entire chart).


Create a chart

If you don’t see what you want in the Chart Styles group, you can get other color choices by selecting a different theme.

Click the Page Layout tab, and then click Colors in the Themes group.

When you rest the pointer over a color scheme, the colors are shown in a temporary preview on the chart. Click the one you like to apply it to the chart.


Create a chart

Important

For example, a table or a cell style such as a heading will take on the colors of the theme applied to the chart.

Unlike a chart style, the colors from a theme will be applied to other elements you might add to the worksheet.

Format titles

Create a chart

If you’d like to make the chart or axis titles stand out more, that’s also easy to do.

On the Format tab, in the WordArt Styles group, there are many ways to work with the titles.

The picture shows that one of the options in the group, a text fill, has been added to change the color.

Format titles

Create a chart

To use a text fill, first click in a title area to select it.

Then click the arrow on Text Fill in the WordArt Styles group. Rest the pointer over any of the colors to see the changes in the title. When you see a color you like, select it.

Text Fill also includes options to apply a gradient or a texture to a title.

Format titles

Create a chart

To make font changes, such as making the font larger or smaller—or to change the font face—click Home, and then go to the Font group.

Or you can make the same formatting changes by using the Mini toolbar.

The toolbar appears in a faded fashion after you select the title text. Point at the toolbar and it becomes solid, and then you can select a formatting option.

Format individual columns

Create a chart

There is still more that you can do with the format of the columns in your chart.

In the picture, a shadow effect has been added to each of the columns (an offset diagonal shadow is behind each column).


Create a chart

Here’s how to add a shadow effect to columns.

1. Click one of Giussani’s columns. That will select all three columns for Giussani (known as a series).

2. On the Format tab, in the Shape Styles group, click the arrow on Shape Effects.


Create a chart

Here’s how to add a shadow effect to columns.

3. Point to Shadow, and then rest the pointer on the different shadow styles in the list.

4. You can see a preview of the shadows as you rest the pointer on each style. When you see one you like, select it.


Create a chart

The Shape Styles group offers plenty of other great formatting options to choose from.

For example, Shape Effects offers more than just shadows. You can add bevel effects and soft edges to columns, or even make columns glow.

You can also click Shape Fill to add a gradient or a texture to the columns, or click Shape Outline to add an outline around the columns.

Add your chart to a PowerPoint presentation

Create a chart

When your chart looks just the way you want and it’s ready for a debut, you can easily add it to a Microsoft Office PowerPoint®

presentation.

Here’s how it works.

1. Copy the chart in Excel.

2. Open PowerPoint 2007.

3. On the slide you want the chart to be on, paste the chart.

Add your chart to a PowerPoint presentation

Create a chart

When your chart looks just the way you want and it’s ready for a debut, you can easily add it to a Microsoft Office PowerPoint®

presentation.

Here’s how it works.

4. In the chart’s lower-right corner, the Paste Options button appears. Click the button.

Now you’re ready to present your chart.

Suggestions for practice

1. Change the look of a chart.

2. Try out a color scheme by using a theme.

3. Format the chart title.

4. Format a column.

5. Format other areas of the chart.

6. Add your chart to a PowerPoint presentation.

7. Bonus exercises: Make a pie chart, and save your chart as a template.

Create a chart

Online practice (requires Excel 2007)

http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RP101757381033&CTT=6&Origin=RP101757511033

Test 2, question 1

If you don’t see all the color options you want for your chart in the Chart Styles group on the Design tab, you have another way to get more colors. (Pick one answer.)

Create a chart

1. True.

2. False.


True.

Create a chart

You can pick other colors by selecting a theme. Click the Page Layout tab, and then click Colors in the Themes group. Remember that the colors from the themes will be applied to other elements in the worksheet such as a table or cell styles.

Test 2, question 2

What do you do first to add an Excel chart to a PowerPoint 2007 presentation? (Pick one answer.)

Create a chart

1. Click the Data tab.

2. Click the Insert tab.

3. Copy the chart.

Excel 2003 Vs 2007

What’s the Difference?

Excel 2007• This tutorial will explain the differences between

Excel 2003 and 2007 by comparing the Menus and toolbars in Excel 2003 with the MS Office Button and Ribbon in 2007.

• There will also be an explanation of new features exclusive to Excel 2007

The New Workbook Page

• When you open either version of Excel, a new blank Workbook page appears.

• Revisions in Office 2007 have created major changes in the layout of this display

• The major differences between the two displays are seen here.

New Workbook Page- 2003 and 2007

Excel 2007

Excel 2003

MS Office Button, the Quick Access Toolbar, & The Ribbon

• The MS Office Button, Quick Access Toolbar and the Ribbon replace the Menu, Standard and Formatting Toolbars in Excel 2003.

The MS Office Button• The MS Office Button is a New

Feature of Excel 2007. • This button is the access point for:

– Creating New Excel Workbooks – Opening– Saving– Printing – Closing

• This Button replaces the File Menu

The MS Office Button• The MS Office Button also houses

– Recently Opened presentations– Convert converts Excel files into the

2007 Format– Prepare to finalize presentations for

distribution– Send which distributes presentations

through facsimile or email – Publish to distribute a presentation

to a server, blog, or shared workspace

– Excel Options (previously located under the Tools Menu)

Quick Access Toolbar• Located next to the MS Office

Button, the Quick Access Toolbar offers one-click access to the most widely used office functions.

• By default, there are 3 buttons Save, New, and Open.

• Click on the arrow next to the toolbar, to open the customize Menu

• Click the checkbox next to each feature to add and more options to the toolbar

• This is a New Feature

Menus and Toolbars - 2003

• In Excel 2003, different functions within Excel are accessed through the Menu Bar, Standard Toolbar, the Formatting Toolbar, and the Formula Bar

Formula Bar Formatting ToolbarStandard Toolbar

Menu Toolbar

Menus and Toolbars - 2007

• Office 2007 is arranged differently. All Menus are located within tabs on a Menu bar called the Ribbon

• The three parts of the Ribbon are Tabs, Groups, & Commands.

The Ribbon

Commands: Buttons, boxes orMenus relating to specificfunctions within Excel

Tabs: 8 tabs representing common related activities

Groups: Sections containing Related items or tasks

Formula Bar: Shows Excel Formulas

Help• In Office 2007, there is not a Help Menu. Instead,

each item on the ribbon has an expanded balloon that explains the feature or option.

• In some cases, the F1 Button is also available. This opens a new window with an definition and an expanded explanation of how to use the feature or option

The MS Office Button

The MS Office Button replaces the File Menu

New and Open• New – Opens New

Workbook• Open – Opens the browse

function so you can open an existing Workbook (You may also open a Workbook by clicking on the Workbook name in Recent Workbooks)

Convert & Save• Convert - Converts older Excel

files into the 2007 Format• Save – Saves presentations• Save As – Saves presentation

with another name or presentation extension.

• You MUST save presentations in Excel 97-2003 format to open them in older versions of Excel

Print• Print – Prints Workbook and offers

a Menu to make adjustments to the print function (i.e. # of copies)

• Quick Print – Sends Workbook directly to printer

• Print Preview - Shows you what the Workbook will look like prior to printing

Prepare• Prepare – Prepares the Workbook for

distribution. There are several functions within this Menu– Properties: Feature previously

located in the File Menu in 2003– Inspect Workbook: This is a New

Feature– Encrypt Workbook: Feature

previously located in the Security tab of the Options Menu in 2003

Prepare– Restrict Permission: Feature

previously located in the File Menu in 2003

– Add Digital Signature: Feature previously located in the Security tab of the Options Menu in 2003

– Mark as Final: This feature previously located in the Track Changes tab of the Options Menu in 2003

Prepare– The Run Compatibility Checker

checks to see if a feature used in the Excel 2007 Workbook is compatible with earlier versions of Excel in case the Workbook needs to be saved in an earlier format

Send• Send: Transmits the

Workbook to – MS Outlook – Internet Fax transmission

Publish• Excel Services: This is a New Feature,

saves workbook on an online browser• Workbook Management Server: This is a

New Feature, and it replaces the File>Save as step, by sending the Workbook directly to Document Management server

• Create Document Workspace: Creates a separate, online workspace for the a Excel Workbook and all related office (i.e. PowerPoint, Word) Documents related to that Workbook. This feature was originally located in the Shared Workspace Task Pane in Excel 2003

Publish• Close: Closes a Workbook

Excel Options• Excel Options – Opens the

Options Menu previously located on the Tools Menu. These options have changed significantly in 2007, so take a minute to look over the changes

Excel Options

Excel 2007 Excel 2003

Excel Options• There are 9 categories of PowerPoint

Options: 1. Popular

2. Formulas

3. Proofing

4. Save

5. Advanced

6. Customize

7. Add-Ins

8. Trust Center

9. Resources

Popular • Top Options for Excel: This is a

New Feature. Choose options by clicking the checkboxes

• Options for Workbooks: Set default font and font size, number of sheets, and view

• Personalize your copy of MS Office: Replaces the User Information tab on the Excel 2003 Options Menu

• Language Settings replaces the Set Language option on the Excel 2003 Tools Menu

Formulas• Calculation Options: Set to

Automatic by default, this menu replaces the Calculations tab in Excel 2003

• Working With Formulas: Replaces Formula Settings on the General tab

• Error Checking & Error Checking Rules: Automatically checks for errors in formulas. Replaces the Error Checking tab

Proofing• AutoCorrect Options replaces

the AutoCorrect tab on the Excel 2003 Tools Menu

• Spelling and Grammar Options replace the Spelling and Grammar tab on the Excel 2003 Options Menu

Save• Save Workbooks

replaces the Save tab on the Excel 2003 Options Menu

• Click Save in this Format to change the file type to Excel 97-2003 Workbook. This way, all of your Workbooks can be edited in both Excel 2003 and 2007.

Advanced• The Advanced Tab has

several options, scroll down to view all of them

• Editing Options and Cut, Copy & Paste replace the Edit tab on the Excel 2003 Options Menu

Advanced• Show Workbook Content

replaces the View tab on the Excel 2003 Options Menu

• Display replaces functions found under both the View and General tabs on the Excel 2003 Options Menu

•

Customize• Customize replaces the

Customize option on the Excel 2003 Tools Menu

Add-Ins• Add-Ins are customizable by

user• There are lists of both active

and inactive Add-In• To activate an Add-In, choose

from the Manage drop down Menu at the bottom of the page

• Click Go• Check the options that you

want to Add-In and click Ok

Trust Center• The Trust Center allows

you to choose security settings for your Workbooks.

• There are several tutorials that can be accessed by clicking on the links

Resources• The Resources Page is a

one-stop location for – Downloading updates,– Troubleshooting software

problems– Help online

The Ribbon

Key Tips

• Key Tips are shortcuts to Tab and Menu options on the Ribbon. This is a New Feature

• Push the alt key to show the Key Tips, then push the corresponding letter on the keyboard to activate the Key Tip.

The Ribbon

• As Noted earlier, the Ribbon is broken up into he three parts: Tabs, Groups, & Commands.– Tabs: 8 tabs representing common related activities– Groups: Sections containing Related items or tasks– Commands: Buttons, boxes or Menus relating to specific

functions within Excel

The Ribbon Tabs1. Home: Popular Excel options found on the Standard and

Formatting Toolbars in Excel 20032. Insert: Items associated with the Insert Menu3. Page Layout: Items relating to how a Workbook is set up before

any text is typed on the screen4. Formulas: Functions found Insert/Formulas Menu. 5. Data: Database functions of Excel6. Review: Options for Proofing, Comments, Tracking Changes and

Workbook protection7. View: Options for how you see Workbooks on the screen8. Add-ins: Converts Workbook to Flash Paper format

The Home Tab

• Clipboard Group: Options to cut, copy and paste text, plus the Format Painter. This group replaces the cut, copy and paste options on the Standard Toolbar and in the Edit Menu in Excel 2003– Additional Paste Functions are activated by clicking on the arrow. These include

Paste Special and Paste as Hyperlink options. – Click on the arrow on the Clipboard Command, to open the Clipboard task pane.

Up to 24 items can be saved on the Clipboard

The Home Tab

• The Font Group: Options to edit fonts, font colors and font sizes & font styles. It replaces the font formatting functions on the Formatting Toolbar and under the Format Menu in Excel 2003– The Font Menu is accessed by clicking on the arrow on the Font

Command bar

The Home Tab

• The Alignment Group: Options for text alignment, cell alignment, indentation, text orientation, text wrapping, and merge & center text.

• Click the arrow on the Alignment Command Bar to open the Format Cells Menu.

• These options were located on the Format/Cell menu in Excel 2003

The Home Tab

• The Number Group: Options for formatting numeric values including; currency ($), percentage (%), and decimal placement (.00),

• Click the arrow on the Number Command Bar to open the Format Cells Menu.

• These options were located on the Format/Cell menu in Excel 2003

The Home Tab

• The Styles Group: Three options to format cells– Conditional Formatting: The cell format (i.e. text color, font, or other

condition) changes based on changes in cell values. While Conditional Formatting is not a new feature, the variety of conditional formatting options is significant.

– Format as Table: This feature replaces the AutoFormat option in Excel 2003. The range of table formats is significant

The Home Tab

• The Styles Group: Three options to format cells– Cell Style: allows you to format individual cells or sections of a

worksheet with a variety of color and font formats. This is a New Feature.

– Click on the arrows below each function to view the complete variety of formatting choices

The Home Tab

• The Cells Group: Options to insert, delete and format cells, columns, and rows. These features were found on the Insert and Edit Menus in Excel 2003– Insert: Insert a cell, column, row, or worksheet– Delete: remove a cell, column, row, or worksheet

The Home Tab• Format:

– Format and Lock cells– Adjust column width– Adjust row height– Auto fit text– Organize (move, copy rename or protect)

worksheets– Hide or unhide cells, columns, and worksheets

• All of these options were found under the Format and Edit menus in Excel 2003

The Home Tab

• The Editing Group: Options to AutoSum, Copy formatting, Clear, Sort & Filter, plus Find & Select data. These functions were located on the Edit and Data Menus, as well as the standard Toolbar in Excel 2003. – AutoSum: Adds, Averages and counts a column or row of numbers– Copy Formatting: Copies cell data and formatting into adjacent cells– Clear: Removes data and formatting from a cell or group of cells– Sort & Filter: Functions to sort and filter cell, column or row data

The Home Tab• Find & Select: Opens a new menu with

options to Find, Replace and Go To other areas of the worksheet, plus access to formulas, Comments, Conditional Formatting and Data Validation options. This is a new feature

The Insert Tab

• The Tables Group – Inserts Tables into a Workbook– Pivot Table: Creates a Pivot Table or Pivot Chart from worksheet

data– Table: Creates a Pre-formatted Table from worksheet data. In prior

versions of Excel, tables were referred to as “Lists”. The table is created with built-in Sort and Filtering options. This is a New Feature.

– When activating Insert/Table, the Table Tools tab opens

Table Tools

• Functions needed to edit & format table data. This is a New Feature. – The Properties Group: Table name and options to enlarge

the table area– The Tools Group: Options to convert table data to Pivot

Table, remove Duplicate Data, and Convert table to a standard worksheet

Table Tools

– The External Table Data Group: Options to export table data, refresh data added to a table, link and unlink tables, open tables using an Internet Browser (i.e. Internet Explorer), and revise table properties.

– The Table Style Options Group: Options to add a header, footer, or total row to a table, as well as format table columns.

– The Table Styles Group: A series of shading options accessed by mouse click.

The Insert Tab

• The Illustration Group: Inserts images and graphics. It replaces similar functions on the Insert Menu in Excel 2003– Picture: Inserts JPEG Images – Clipart: Insert these types of graphics– Shapes: Replaces the AutoShapes Menu on the Drawing Toolbar.

Several new shapes have been added to this Menu

The Insert Tab

– Smart Art: Similar to Visio, it adds pre-formatted visual icons to show process or make graphic points. This is a New Feature. Here’s a tutorial: http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC101772971033

• Inserting an image from the illustration group opens the Picture Tools tab

http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC101772971033

http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC101772971033

The Picture Tools Tab

• The Picture Tools Tab replaces the Picture Toolbar in Excel 2003. – The Adjust Group: Edits images brightness, contrast, color, image quality,

replaces images, or resets image back to original settings– The Picture Styles Group: Adds frames, effects, shadows and shapes to

an image. This is a New Feature. – The Arrange Group: Formats images that are imbedded within text. – The Size Group: Edits an images size, and allows an image to be cropped

The Insert Tab

• The Charts Group: This feature replaces of the Chart Wizard in Excel 2003.

• Instead of sorting through the Wizard, users choose a chart style, this opens the Chart Tools Tab, which offers options for Chart Design, Chart Layout and Chart Formatting

• This is a New Feature.

The Chart Design Tab

• The Type Group: Options to change Chart styles (Step 1 of the Chart Wizard)

• The Data Group: Options to change data relationships (Step 2)• The Chart Layout Group: Options to change the Chart layout (Step

3)• The Chart Styles Group: (Options to edit the colors on a Chart (Step

3)• The Location Group: Options to place the chart in the workbook

(step 4)

The Chart Layout Tab

• The Layout tab replaces the Edit Chart functions on the Chart Menu in Excel 2003– The Current Selection Group: Edits the Chart style to match the

formatting of the data page that the chart is referenced from.– The Insert Group: Inserts an image, text or text box on the chart– The Labels Group: Edits Chart Labels such as the title, legend,

and data labels.


• The Layout tab replaces the Edit Chart functions on the Chart Menu in Excel 2003– The Axes Group: Sets layout for the horizontal axes and

gridlines– The Background Group: Sets characteristics for editing the

chart background and Gridlines– The Analysis Group: Options for analyzing charts. – The Properties Group: Options for naming a chart

The Chart Format Tab

• The Format Tab replaces the Format Chart functions on the Chart Menu in Excel 2003– The Current Selection Group: Formats the Chart style to match

the formatting of the data page that the chart is referenced from.– The Shapes Styles Group: Formats all of the shapes on a chart,

including chart bars

The Chart Format Tab

• The Format Tab replaces the Format Chart functions on the Chart Menu in Excel 2003– The Word Art Styles Group: Allows users to label charts using

WordArt– The Arrange Group: Formats chart items for arrangement by

layer, or grouped as one image– The Size Group: Resizes the chart


• The Links Group: Places hyperlinks in a Workbook. This group replaces the same functions found in the Insert Menu in Excel 2003

The Insert Tab

• The Text Group: Adds various text items to a worksheet including: – Text Boxes– Headers and Footers– WordArt– Signature Lines– Objects– Symbols

• These features were found on the Insert Menu in Excel 2003

The Page Layout Tab

• The Themes Group: Similar to Design Templates in PowerPoint, Themes are a series of designs that for background color, font color and effects. This is a New Feature

The Page Layout Tab

• The Page Setup Group: Options to set:– Margins– Page Orientation (Portrait or Landscape)– Page Sizes (81/2 X 11, Legal, etc)– Print Area– Page Breaks– Background (Images)– Print Titles (Print column headings on each page)

The Page Layout Tab• Click on the Page Setup

Command and the Page Setup Menu Opens, containing all of the functions found in the group.

• These options were found on the File/Page Setup Menu in Excel 2003

The Page Layout Tab

• The Scale to Fit Group: Resets printing functions to fit a specific paper length or a number of pages

• Click on the Scale to Fit Command Bar and the Page Setup menu opens

• This is a new feature

The Page Layout Tab

• The Select Options Group: Options to view or print gridlines and/or column and row headings

• Click on the Select Options Command Bar and the Page Setup menu opens


The Page Layout Tab

• The Arrange Group: Arranges images, clipart, shapes and text on a worksheet– Bring to Front and Send To Back: Arrange clipart within the space of the

worksheet– Selection Pane: Arranges objects and comments on a sheet– Align: Aligns text within cells– Group: Group and Ungroup a series of objects– Rotate: Changes the orientation of an object or image

• Options found on the Drawing Toolbar in Excel 2003

The Formula Tab

• The Formula Library: This is a quick reference to al of the different mathematical functions and operations that can be calculated using Excel– Insert Function opens the Functions Menu. – Functions are also broken down into a set of “Books” on the ribbon

which provides access to each function by type. This is a new feature• Functions were located under the Insert/Function Menu in Excel

2003

The Formula Tab

• The Defined Names Group: This feature, used in conjunction with the database and filtering features of Excel, creates cell names for use in database filtering

• These options were located on the Insert/Name Menu in Excel 2003

The Formula Tab

• The Formula Auditing Group: This section features options to evaluate and edit complex formulas so that users may locate errors within formulas

• These options were located under the Tools/Formula Auditing Menu in Excel 2003

• There is a new feature called the Watch Window, which monitors the value of cells when changes are made to a worksheet

The Formula Tab

• The Calculation Group: This function determines when formulas are calculated, either automatically (by default) or manually

The Data Tab

• The Get External Data Group: This option replaces the Tools/Import External Data function in Excel 2003. Data can be imported from:– Access– The Web (Internet)– Text Files– Other (External) Sources– Existing Connections (i.e. documents where spreadsheet data has

been copied and pasted)

The Data Tab

• The Connections Group: Updates and refreshes data imported from external sources (The link to the source must be in place for this feature to work)


The Data Tab

• The Sort and Filter Group: Replace the Sort and Filter options on the Tools menu. Option include– Sort: (Ascending and Descending)– Clear Filter: Remove the filter – Reapply Filter: Return to original filter parameters– Advanced: Filter with multiple options

The Data Tab

• The Data Tools Group: These tools assist in revising and developing a database. These feature were located on the Data Menu in Excel 2003– Text to Columns: Separates text in one column into separate

columns. (i.e. If a column has a full name, this feature will separate it into columns for the first, middle and last names)

– Remove Duplicates: Deletes duplicate rows from a sheet

The Data Tab

– Data Validation: Sets parameters to prevent invalid data from being entered into cells

– Consolidate: Consolidates data from several worksheets into one worksheet

– What if Analysis: Lets users try out various values in a worksheet to determine a specified outcome. Three types:• Scenario Manager• Goal Seek• Data Table

The Data Tab

• The Outline Group: Displays by consolidating similar or grouped items. Three options:– Group: Ties a range of cells together– Ungroup: Unties that same range– Subtotal: adds totals and subtotals to numeric values within a range


The Review Tab

• The Proofing Group: This group contains potions for revising a Workbook. These options were previously located on the Standard Toolbar and the Research Task Pane.– Spell check– Research: Dictionary– Thesaurus– Translate: Translates English into another language.

The Review Tab

• Comments Group: Comments were located on the Insert Menu in Excel 2003

• Options include: Insert New, Delete, and Skip to Next or Back to Previous comment

The Review Tab

• The Changes Group: Replaces the Protection and Share Workbook options on the Tools Menu in Excel 2003. – Protect Workbook and Protect Sheet: Prevents other users from

permanently changing data within a workbook– Share Workbook: Allows other users to view and change items in a

Workbook– Track Changes: Allows users to see who has changed a workbook as

well as the changes that were made

The View Tab

• The Workbook Views Group: This group replaces the options found in the View Menu in Excel 2003. There are 4 options:– Normal: The default view– Page Layout: One page view as it appears printed– Page Break Preview: Shows page breaks– Custom Views: View page based on the margins and settings for that

page– Full Screen: View worksheet without ribbons or tabs

The View Tab

• The Show/Hide Group: This group replaces options found under the View Menu in Excel 2003– Ruler: Shows margins and tabs– Gridlines: Shows a grid pattern over the entire Workbook. Useful with

the formula option on the Insert Tab. – Formula Bar: Shows formula bar– Headings: Column and Row heading – Message Bar: Shows the Message Bar

The View Tab

• The Zoom Group: Replaces the Zoom function on the Standard Toolbar. Options are similar to those found in the Print Preview function, however this is a New Feature– Zoom: Opens a Menu of zoom options– 100%: Increases Workbook to fill screen– Zoom to selection: Displays selected workbook section

• The Zoom Function is also located at the bottom right of the Workbook screen

The View Tab

• The Window Group: This group allows users to view multiple Workbooks at the same time.– New Window: Opens a Workbook in a new Window– Arrange all: Arranges Workbooks horizontally or vertically. – Split: Splits the screen so that two different parts or pages of the same

Workbook can be seen at the same time– Switch Windows: Allows Workbooks windows to change in prominence

The View Tab

• The Macros Group: Click on the icon to open the Macro function for recording or editing a Macro

• Macros were located on the Tools Menu in Excel 2003

The Add-Ins Tab

• Add- Ins: This function allows for Workbook to be convert to flash paper objects

• This function was located on the Acrobat Menu in Excel 2003

The Mini Toolbar• The Mini Toolbar is a

Menu of frequently used formatting tools that appears when text is highlighted in a Excel Workbook.

• This is a New Feature.

Brought to You By..• Instructional Technology at the University of the

Incarnate Excel• Terry Peak 829-3920• [email protected]

Education

Ms office excel_2007