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Metodología de Simplificación
AdministrativaD.S N° 007-2011-PCM
¿Qué es la metodología de Simplificación Administrativa?
• Es un proceso a través del cual se busca eliminar exigencias y formalidades que se consideran innecesarias en los procedimientos administrativos que realiza la ciudadanía. La Metodología de Simplificación Administrativa brinda pautas a las entidades públicas para la simplificación o eliminación procedimientos que son innecesarios o irrelevantes para la ciudadanía, utilizando un modelo estandarizado.
Etapas de la metodología de S.A.
• De acuerdo a la Metodología de Simplificación Administrativa, el proceso de simplificación se desarrolla en cuatro etapas básicas: – Etapa Preparatoria – Etapa de Diagnóstico – Etapa de Rediseño – Etapa de Implementación – Monitoreo y evaluación– Mejora continua y sostenibilidad
Etapas de la metodología de S.A.Etapa Objetivo
Etapa preparatoria Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su alcance.
Etapa de diagnostico Contar con una visión integral de la problemática del procedimiento y abordar la estrategia de simplificación con un enfoque integral.
Etapa de rediseño Simplificar el procedimiento lo más posible, con la menor cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero manteniendo la seguridad y control necesario, de tal manera que cumpla con los objetivos para el que fue creado y dentro del marco legal aplicable.
Etapa de implementación Poner en marcha la propuesta diseñada en la etapa previa.
Etapas de la metodología de S.A.
Preparatoria
RediseñoDiagnóstico
Implementación
Mejora continua
Monitoreo
Evaluación
Sostenimiento
Etapa preparatoriaObjetivo: Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su alcance
Fases Resultados
1. Identificación y conformación del equipo de trabajo
Se cuenta con un equipo responsable, preparado para llevar adelante el proceso.
2. Sensibilización de la entidad Se cuenta con una entidad consciente de la importancia del proceso.
3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar
Se cuenta con una lista de procedimientos identificados y priorizados, para proceder a simplificarlos.
4. Identificación de los Actores Involucrados
Se ha identificado a los actores relacionados directamente con los procedimientos a simplificar, a efectos de conocer quiénes pueden ser aliados o no del proceso.
5. Elaboración del Plan de Trabajo del Proceso de Simplificación.
Se cuenta con un plan de trabajo que contiene el detalle de las actividades a realizar, los responsables, los tiempos estimados y los recursos necesarios.
Etapa preparatoria
1. Identificación y conformación del equipo de trabajo
• Comité de Dirección del Proceso de Simplificación Es el equipo directivo. Constituye la instancia política responsable de la puesta en marcha del proceso de simplificación y de supervisar y facilitar la labor del Equipo de Mejora Continua.
• Equipo de Mejora Continua (EMC) Es el equipo operativo. Está encargado de planificar y gestionar el proceso de simplificación administrativa.
• Considerar que:
– Se requiere de: un equipo básico (especialista en procesos, especialista legal y especialista en costos) y representantes del área donde se llevará a cabo la simplificación (responsable del procedimiento).
– Si la entidad es grande o el procedimiento es complejo, se debe ampliar este equipo con especialistas de apoyo. Algunos especialistas de apoyo, podrán ser temporales, según el procedimiento que se va a abordar.
Etapa preparatoria
Etapa preparatoria
2. Sensibilización de la entidad
• El líder del EMC debe encargarse de que todos los miembros del equipo, así como los responsables del proceso, se encuentren sensibilizados con el objetivo del proceso de simplificación. Con este fin, se deben llevar a cabo talleres de sensibilización y talleres de capacitación que permitan la participación de todos los involucrados.
• Es importante hacer comprender que la simplificación administrativa libera tiempos valiosos a los funcionarios para realizar otras tareas y/o actividades que mejoran sus capacidades técnicas y profesionales y sus competencias personales.
Etapa preparatoria
3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar
• Aquellos que no generen valor para el interés público y la sociedad así como para la ciudadanía.
• Aquellos que no estén alineados con los ejes contemplados en sus Planes de Desarrollo Concertado y Planes Estratégicos Institucionales.
• Aquellos que no cuenten con un marco jurídico. • Aquellos que no hayan sido utilizados en un período igual o mayor a un
año.
Etapa preparatoria
3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar
• Entre los procedimientos que no han sido eliminados, se procede a priorizar aquellos con los que se iniciará la simplificación administrativa. ¿Qué procedimientos priorizar?
– Aquellos que presentan una alta frecuencia de uso en comparación con los demás procedimientos de la entidad.
– Aquellos solicitados por población considerada de alta prioridad para el Estado en razón a su vulnerabilidad y/o para la Entidad en razón a su misión.
– Aquellos que tienen un efecto significativo en una o varias áreas de actividad económica.
Etapa preparatoria3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar
– Aquellos que sean más costosos para los ciudadanos, derivados del pago de derechos, de los documentos que se tengan que presentar y de otros costos asociados a su gestión.
– Aquellos con respecto a los cuales la ciudadanía presenta el mayor número de quejas.
– Aquellos procedimientos que van a generar desarrollo económico para tu Provincia o Distrito.
– Es importante elegir bien el primer procedimiento pues la simplificación de éste puede implicar el inicio más o menos favorable de un proyecto de reforma y modernización más ambicioso y los primeros pasos influenciarán positiva o negativamente en los siguientes.
Etapa preparatoriaMayor
demanda
Mayor costo quejas
Impacto en la actividad
económica
Etapa preparatoria
4. Identificación de los Actores Involucrados Una vez seleccionado el o los procedimientos a simplificar, es importante identificar los actores involucrados. Éstos, son aquellas personas u organizaciones relacionadas con los procedimientos, cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proceso de simplificación administrativa; pueden ser externos (usuarios) o internos (personal de la municipalidad).
Etapa preparatoria5. Elaboración del Plan de Trabajo del Proceso de Simplificación.
• Definir qué actividades se llevarán a cabo en cada etapa del proceso. • Establecer el plazo en que debe ser desarrollado el proceso de
simplificación tomando en cuenta las actividades antes señaladas.• Identificar los recursos con los que se cuenta para realizar estas
actividades: recursos humanos, financieros, tecnológicos.• Identificar las restricciones, desafíos y logros esperados sobre los que
se deberá trabajar.• Hacer los ajustes necesarios y redactar el documento final del Plan de
Trabajo del Proceso de Simplificación. • Informar sobre el plan al Comité de Dirección del Proceso de
Simplificación.
Etapa de diagnosticoObjetivo: Contar con una visión integral de la problemática del procedimiento
y abordar la estrategia de simplificación con un enfoque integralFases Resultados
1. Caracterización del procedimiento y herramientas a utilizar
Se cuenta con una descripción detallada del procedimiento a simplificar.
2. Diagnóstico legal Se ha identificado cuál es el conjunto de normas que rigen el procedimiento actual y analizado cuáles deben modificarse o derogarse .
3. Diagnóstico de equipamiento e infraestructura
Se cuenta con información detallada sobre la infraestructura, TIC y equipamiento utilizado para llevar a cabo el procedimiento.
4. Diagnóstico de costos Se cuenta con información sobre costos directos identificables y costos directos no identificables del procedimiento.
5. Mapeo de las capacidades de los recursos humanos
Se ha identificado las capacidades del personal involucrado con el procedimiento para poder aprovechar sus habilidades en el proceso de simplificación.
6. Presentación de resultados al Comité de Dirección del Proceso de Simplificación
Se cuenta con el respaldo del Comité Directivo para iniciar la simplificación.
Etapa de diagnostico
• Recorrido físico de inicio a fin del procedimiento. – Se identifica el punto de partida o inicio del procedimiento y se
hace un “recorrido” a lo largo de las actividades que éste implica hasta su culminación.
– En este “recorrido”, se observarán las actividades realizadas por los usuarios, el personal, así como los documentos que reciben, utilizan, o generan, y con ello se va construyendo el recorrido preliminar del procedimiento.
– Entreviste a los funcionarios. – Pida copia de expedientes finalizados. – Revise el ROF, MOF, TUPA y el MAPRO. – Pida Ordenanzas Municipales o Directivas que normen los
procedimientos compilados en el TUPA.
Etapa de diagnostico• Diagrama de bloques
Etapa de diagnostico• Tabla ASME - vm
Etapa de diagnostico
Etapa de diagnostico
Etapa de rediseño
• Objetivo: Simplificar el procedimiento lo más posible, con la menor cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero manteniendo la seguridad y control necesario, de tal manera que cumpla con los objetivos para el que fue creado.
Etapa de rediseñoFases Resultados
Análisis del Procedimiento Se ha analizado el procedimiento y detectado qué actividades son innecesarias.
Rediseño Se cuenta con el esbozo del nuevo procedimiento.
Modificación o Elaboración del Marco Normativo que regule el Procedimiento Rediseñado
Se cuenta con una norma legal que documente el procedimiento rediseñado.
Propuesta de Acondicionamiento de la Infraestructura y el Equipamiento
Se cuenta con una propuesta de acondicionamiento de la infraestructura y del equipamiento que ayude a la simplificación del procedimiento.
Propuesta de Rediseño de Costos Se cuenta con el costeo del nuevo procedimiento.
Propuesta de Fortalecimiento de Capacidades
Se cuenta con un plan de capacitación para que los administradores del proceso adquieran mayores y/o nuevos conocimientos y habilidades necesarios para operar el nuevo procedimiento.
Presentación al Comité de Dirección del Proyecto de Simplificación
Se cuenta con la aprobación y retroalimentación del Comité Directivo de la propuesta de simplificación.
Elaboración de la Propuesta Final Se cuenta con la nueva propuesta elaborada
Etapa de rediseño
Mejorar señalización en el local municipal
Crear procedimientos on - line
Capacitar al personal que brinda orientación al ciudadano
Crear ventanilla para trámites mas frecuentes
Eliminar orden de pago
Etapa de rediseño
Mayor frecuencia de distribución de expedientes desde mesa de partes
Implementar sistema de trámite documentario
Remitir expedientes directamente al área especializada
Actualizar Instrumentos de gestión (ROF-MOF)
Eliminar fedateos innecesarios
Etapa de rediseño
Entregar copia de recibo de pago y no derivar al administrado a la fotocopiadora.
Derivar el expediente directamente al especialista que evalúa
Eliminar actividades que no agregan valor
Notificar al administrado por medios electrónicos, mensaje de texto o teléfono
Actualizar requisitos en los folletos
Gestionar convenios con RENIEC y SUNARP para verificar información
Etapa de rediseño
Crear interfaz web para contacto con los administrados (chat virtual)
Facilitar el acceso a la información de requisitos en la pág. Web.
Agilizar comunicación entre áreas
Eliminar copias innecesarias
Diseñar formatos amigables
Unificar formatos
Mejorar murales de información
Documentación prohibida de solicitar (Art. 40 Ley 27444)
Aquella que la entidad solicitante posea o deba poseer en virtud dealgún trámite realizado anteriormente por el administrado en cualquiera de susDependencias.
Aquella que haya sido expedida por la misma entidad o por otrasentidades públicas del sector, en cuyo caso corresponde recabarlas a la propia entidad a solicitud del administrado
Presentación de más de dos ejemplares de un mismo documento ante laentidad, salvo que sea necesario notificar a otros tantos interesados
Fotografías, salvo para obtener documentos de identidad, pasaporte olicencias o autorizaciones de índole personal o por razones de seguridad nacional
Documentos de identidad personal distintos al Documento Nacional de Identidad
Constancia de pago realizado ante la propia entidad por algún trámite,en cuyo caso el administrado sólo queda obligado a informar en su escrito el día depago y el número de constancia de pago, correspondiendo a la administración laverificación inmediata.
Documentación prohibida de solicitar (Art. 40 Ley 27444)
Copias simples o autenticadas por los fedatarios institucionales
Las expresiones escritas del administrado contenidas en declaracionescon carácter jurado mediante las cuales afirman su situación o estado favorable enrelación con los requisitos que solicita la entidad
Instrumentos privados, boletas notariales o copias simples de lasescrituras públicas
Constancias originales suscritas por profesionales independientesdebidamente identificados en reemplazo de certificaciones oficiales acerca de lascondiciones especiales del administrado o de sus intereses cuya apreciación requieraespeciales actitudes técnicas o profesionales para reconocerlas, tales comocertificados de salud o planos arquitectónicos, entre otros.
Copias fotostáticas de formatos oficiales o una reproducción particularde ellos elaborada por el administrador respetando integralmente la estructura de losdefinidos por la autoridad
Todas las declaraciones juradas, los documentos sucedáneospresentados y la información incluida en los escritos y formularios que presenten los administrados para la realización de procedimientos administrativos, se presumen verificados por quien hace uso de ellos, así como de contenido veraz para fines administrativos, salvo prueba en contrario.
Presunción de veracidad (Art. 42 Ley 27444)
Etapa de implementación
Objetivo: Poner en marcha la propuesta diseñada en la etapa previa.
Fases Resultados
Capacitación y Sensibilización de las Áreas Involucradas
Se cuenta con un equipo capacitado y sensibilizado al procedimiento rediseñado.
Aprobación del Marco Normativo del Proceso Rediseñado
Se cuenta con el marco normativo necesario para la implementación del procedimiento rediseñado.
Adecuación de Ambientes Se cuenta con un ambiente adecuado para la implementación del procedimiento rediseñado.
Difusión Masiva de la Reforma Emprendida
Se cuenta con un público informado acerca del nuevo procedimiento.
Etapa de monitoreo
Etapa de evaluación
Mejora continua
Sostenimiento
GRACIAS
Taller de simlpificación administrativa
