Lalo Huber - Administración del tiempo

1

Copyright

Lalo HuberVisionholistica

Lalo HuberVisionholisticaTel./fax: [email protected]

TimeTime ManagementManagement Lalo Huber

VisiónHolística

Agosto 2000

2

Copyright



Objetivos del curso

Comprender la importancia fundamental de manejar eficientemente el tiempo disponible, si queremos en verdad lograr nuestros objetivos..!

Comprender los principios básicos que hacen a la eficacia y eficiencia personal

Iniciar un cambio personal para eliminar actitudes y hábitos que producen derroche del tiempo

Incorporar técnicas que contribuyan a una utilización más ordenada del tiempo

3

Copyright



Contenido

1.Qué es administrar el tiempo..?

2.Importancia de la buena administración del tiempo

3.El problema - fuentes más comunes de pérdida de tiempo

4.Actitudes básicas para un buen time management

5.Ordenamiento básico y Técnicas de TM

Plan personal para mejorar la administración del tiempo

4

Copyright



Prólogo

3 comentarios importantes....... El curso apunta a descubrir conceptos fundamentales...

Sin enredarse en “jerga” técnica... Por esto tiene amplia aplicación (al ámbito empresarial, familiar, social, etc...)

Hay con seguridad un absoluto... Pero ningún mortal (que yo conozca) lo alcanzó... Por ende todo lo que venga de un mortal está en tela de juicio... Ya sea libro, clase, idea, discurso, propuesta, teoría, modelo, dogma, ley...

Aprendizaje verdadero implica cambio de comportamiento... Esto buscamos en este curso! No simplemente nuevas ideas! Un curso que no se traduce en cambios de pensar, sentir o actuar es simplemente una línea más en el currículum...

5

Copyright



¿Qué es el tiempo..?

Un recurso de características únicas..!!!

No se puede comprar... No se puede alquilar... No se puede acumular... No se puede reemplazar... No se puede dejar de consumir... Hace falta para todo... No se puede tener más... Ni menos...

6

Copyright



La locura del tiempo...

¿Síntomas de la “locura de la urgencia..”? Se acaba la hora del almuerzo..? Los videoclips... Hablar con la boca llena... Auto-mac... Comer en el escritorio... Barras de cereales... Fast-food Stress Falta de cuidado personal Mala alimentación Deshidratación crónica Menos horas de sueño Vacaciones de fin de semana... Televisión las 24 horas.... Servicios 7x24.... Kioscos 7x24.... Verdulerías abiertas de noche...

7

Copyright



El tiempo es oro...

¿Le suena este número?

292.000 Esta es la cantidad de horas de

vigilia con que cuenta una persona en toda su vida profesional..!!

Después de este curso: 4 horas menos!!!

8

Copyright



Un diálogo típico......

José: “Qué macana che... Me encantaría volver a tocar con la banda... Pero con tanto trabajo es imposible... La tuve que dejar...”

Juan: “Qué mal..!” Y no te queda un poco de tiempo para dedicarle..?” José: “NOOOO... Qué te pensás..! Con la situación económica y todos los problemas que tengo qué

tiempo me va a quedar..!!!!! Juan: Ahhh.... Y después del trabajo qué hacés..? José: Uhh... Los lunes voy al café con los muchachos... Los martes juego al tenis con la gente de la

oficina... Los miércoles al cine..! Los jueves a cenar afuera.... Y los viernes alquilo una tonelada de videos..!!! Jajajaja!!

Juan: Ahhhh... Y los días de semana al mediodía....? José: Ehhhh, qué querés..? Los mediodías son sagrados...! Me voy a almorzar con la barra de la oficina...! Juan: mmmmm.... Y los sábados a la mañana..? José: Ah! Los sábados a la mañana futbol en el club..! Sin falta..!! Y al mediodía asadito con los amigos....

Jajajaja..!! Juan: entiendo.... Y los sábados a la tarde..? José: Sábado a la tarde siestita..!! Y después al shopping y al supermercado...!! Me encanta ir de

compras con la familia..! Juan: ok..... Y a la noche...? José: A la noche cena a “full”.... Y después al cine con la patrona...!! Juan: Ah... Y los domingos..? José: A la mañana dormilona!!! Y desayuno en la cama... Leyendo el diario hasta la hora de almorzar..!

Después caen los parientes... Y hacemos panzada de ravioles...!! A la tarde a la cancha con los pibes...!! Y a la noche tele..... Eso sí, me acuesto temprano...

Juan: Estás a full..!!! José: Viste..? No me queda un segundo libre..!!!

9

Copyright



¿Qué es “Time Management”?

10

Copyright



¿Qué es time management?

Time management en una frase:

“Nunca ponerme a hacer nada antes de saber exactamente todo lo que quiero hacer... Y como voy a acomodar todas

esas actividades en el tiempo disponible..!”

“Te puedes retrasar... Pero el Tiempo no lo hará..”

Benjamin Franklin

11

Copyright




En realidad, se trata de administrar mis actividades teniendo en cuenta el tiempo...!

En realidad es Management de la empresa personal

Y, como en toda empresa, es un tema de...

Eficacia y Eficiencia

En este caso, de eficacia y eficiencia PERSONAL

12

Copyright




4 pasos para un buen TM

I. Hacerme cargo..!!!II. Definir a dónde ir y por dónde...

III. Arrancar!!!!IV. Incrementar eficiencia...

Pen

sar

Hacer

13

Copyright




La mayor pérdida de tiempo es fallar en I y II...

Aunque en general no se considera en cursos de TM..!!

No hay nada peor que desarrollar eficientemente objetivos que no nos lleven a la felicidad..! El peor error...! Y el más común..!!

Las fallas en IV son las que normalmente se tratan en un curso de TM...

Dados los objetivos... Queda por ver la eficiencia en su cumplimiento...

14

Copyright




Qué implica..? Muchas cosas....

Una fundamental: Dados los objetivos, diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes!!!

Eliminar actividades relevantes negativas

Eliminar actividades irrelevantes Potenciar actividades relevantes

positivasTerrible Paradigma a romper!!!“Lo hago porque me gusta”

15

Copyright




¿Cómo diferencio actividades relevantes (positivas y negativas) de las irrelevantes..?

Solo se pueden diferenciar a través de la definición de claros objetivos...!!

Ojo! Esto va contra la cultura actual del “todo vale”..?

Relevantes positivas

Relevantes negativasIr

rele

van

tes o

inú

tile

s

Objetivos pre-establecidos

16

Copyright



¿Qué es time management..? Ejemplos de nuestra incoherencia de deseos /

objetivos / actividades... Quiero ser sano / fumo Quiero vivir muchos años / tomo mucho alcohol Quiero ser delgado / me como la vida Quiero tener una familia / no formalizo Quiero tener mucho dinero / no trabajo duro Quiero llevarme bien con mis padres / les grito Quiero un trabajo mejor / no busco Quiero un país más sano / trabajo en Philip Morris Me gusta la gente que no critica / critico Quiero ser muy inteligente / no estudio Quiero ser atractivo-a / no cuido mi cuerpo Quiero que mejore el país / no pago impuestos Quiero ser más honesto / no pago multas Me gusta la sinceridad / verseo Quiero tener muchos amigos / jamás los llamo Quiero que me inviten a muchas fiestas / jamás organizo una Quiero un país más rico / hago paro Quiero viajar / no ahorro Quiero que me quieran / tengo mal humor Quiero que me quieran / soy agresivo Me quejo de que todos manejan mal / manejo mal No me gusta la gente que insulta / insulto Me quejo de los baños sucios en los bares / me voy sin apretar el

botón Me quejo de la ciudad sucia / tiro papeles en la calle Me preocupa la pobreza / no hago nada

17

Copyright



¿Qué es time management..?

Una clasificación de actividades relevantes positivas!!

Actividades de mantenimiento =

sobrevivir...No discrecionalesdeben hacerse

Actividades de cambio =

vivir!!Discrecionalespuedo elegir

Ojo!! No confundir unas con otras..!!

18

Copyright




Actividades de supervivencia / mantenimiento..?

Actividades de vida / progreso..?

VIVIR

SOBREVIVIR

19

Copyright




Otra clasificación de actividades relevantes positivas..!!

QI QII

QIII QIV

Urgentes!No

urgentes...

Importantes!

Noimportantes!

20

Copyright



Importancia de la Administración del Tiempo

21

Copyright



Importancia de un buen TM

¿Es importante hacer un buen Time Management?

Desde ya...!!!La buena administración del

tiempo es esencial para el logro de los objetivos

personales!!

Para que esto tenga sentido lógicamente deben existir objetivos personales..!!

Cuento de la vasija y las piedras...

22

Copyright



¿En qué perdemos el Tiempo..?

23

Copyright



En qué perdemos el tiempo

Ejercicio entre todos... En qué perdemos el tiempo..?

impuntualidad nuestra y de otrosdescoordinaciónagotamientointerrupciones. estímulos externos aparentemente importantes. Email, celular, pager...stressDesconcentración Objetivos incoherentes No evaluación del accionarLa respuesta “Tramposa”: “Lo hago porque me gusta...”Vicios, pecados, errores, olvidosPreocupaciónDiscusiones irrelevantesDescontrolTemor a decir NOTemor a elegirPreocupaciónIraEnvidiaComodidadEncuentros casualesVagancia

Charlas de café...Agresiones.......Peleas........Quejas........Interrupciones......Aburrimiento......Falta de objetivos......Enfermedades........Preocupación.......Enojos........Continua postergación....InconscienciaDemasiadas horas de sueño....Insuficientes horas de sueño....Viajes.....Teléfono celular....Teléfono.... Switchingprocrastinationguardar “todo”..., RetrasosICQVergüenza, timidez

Mate infinitoTelevisión...Fantismos...Modorra...10 videos para elfin de semana..Excesivo sol..Excesivo espejoExcesivos trámitesNo querer cerrarninguna puertaOtros..??

24

Copyright



¿En qué se pierde el tiempo..?

Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero aún no tengo objetivos...! Sobrevivo...Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...

Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo continuamente... Quiero vivir...!

Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...

Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!!Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podría ser más eficiente... Quiero vivir mejor..!!!

25

Copyright



¿En qué se pierde el tiempo..?




Pregunta clave:En qué nivel estoy...?


inconsciencia

consciencia

Definir Adonde y por

donde ir!PLAN

MACRO

Avanzar!!!Verificando y

ajustando continuamente el destino y el

camino!!

Arrancar!!!!

II

III

IV

I Hacerme cargo!!

26

Copyright



En qué se pierde el tiempo..?

Nivel 0: Me siento una víctima del entorno

El nivel más bajo de consciencia Veo todo en términos de buena o

mala suerte... Critico mucho a otras personas... Culpo a otros de mi falta de

éxito.. Creo que las cosas no se pueden

cambiar... Veo todo muy difícil... Creo que es muy poco lo que

puedo hacer... Veo a los exitosos como gente de

suerte...

27

Copyright




Nivel 1: Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero aún no tengo objetivos...!

Un poco más de consciencia... Siento que hay algunas posibilidades... Le doy un gran lugar a la suerte... pero

creo que no es todo... En general sigo a otras personas... Copio mucho a los demás... Tengo mi energía desperdiciada en

actividades incoherentes... No tengo objetivos de largo plazo... Propios Sigo al contexto... Necesito estímulos...

28

Copyright




Nivel 2: Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...

Un poco más de consciencia... Aún baja...

Empiezo a ver que la culpa es mía... Pero me cuesta cambiar... Cada tanto recuerdo mis verdaderos

objetivos... Pero rápidamente los vuelvo a olvidar y regreso a la vorágine...

El día a día me supera... No me queda espacio mental para

desarrollar mis verdaderos objetivos... Por lo tanto los olvido... Los tapo....

29

Copyright




Nivel 3: Tengo objetivos pero los postergo continuamente...

Un poco más de consciencia... Recuerdo frecuentemente mis

objetivos... Pero los postergo... Siempre encuentro alguna buena razón

para postergarlos... Esto es “procrastination”.... Hay objetivos bastante claros... Pero hay

“miedo”... Falta confianza...

30

Copyright




Nivel 4: Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo...

Más consciencia... Recuerdo siempre mis objetivos... Pero siento

que no puedo realizarlos por falta de tiempo...!

No soy consciente de en qué se me va el tiempo...!

Seguramente tengo objetivos incoherentes... No tengo claras prioridades.... Quiero hacer “todo” lo que me “parece”

atractivo... Sigo siendo influenciable... Frecuentemente contesto a invitaciones

diciendo “me encantaría, pero no puedo...”

31

Copyright




Nivel 5: Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podría ser más eficiente...

Alto nivel de consciencia... Puedo ver que pierdo el tiempo

continuamente... Veo que no estoy organizado... Tengo objetivos claros... Y avanzo...

Pero siento que podría avanzar mucho más rápidamente....

Quiero eliminar actitudes que me hacen perder el tiempo...

Algunas hasta las tengo identificadas...Ojo..! Hay quienes creen estar en este

nivel.... Pero cuyos objetivos no son realmente propios... Cuidado..!!

32

Copyright



Cómo mejorar la administración del tiempo...

33

Copyright



Soluciones..?

Planear

Desarrollar perseverancia y disciplina

Superar miedos, desarrollar autoconfianza

Adoptar actitud proactiva-preventiva

Revisar prioridadesIdentificación de agujeros

negros!

Corrección de actitudes y métodos





34

Copyright




Actitud proactiva-preventiva Tomar iniciativa!!

Establecer objetivos estrategia personal, misión y visión personal

Recordarlos! Perseverancia, disciplina

No postergarlos! Superar miedos, desarrollar autoconfianza

Revisión de actividades Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes

Eliminar actividades relevantes negativas Eliminar actividades irrelevantes Potenciar actividades relevantes positivas

Incrementar eficiencia!

Tenerobjetivos

Llevarlosa cabobien!

Encararlos!!!

35

Copyright



Actitudes básicas para una buena administración del

tiempo

36

Copyright



¿Qué gobierna nuestras acciones..?

Estí

mu

los

Mi Co-razón - Impulsos emocionalesEmociones - Lo que siento, lo que gusta - rápido

Mi Cuerpo - Impulsos instintivosInstintos - Los impulsos - muy rápido

Mi Razón - Impulsos paradigmáticos!Conocimiento - Lo que se - lento

Espíritu - YO!

Resp

uesta

s

37

Copyright



Conocimiento racional y emocional

Que algo guste no significa que sea bueno (obvio... Pero me gusta!!!)

Lo queES bueno

Lo que SIENTO que es bueno(emocionalinstintivo)

Lo que CREOque es bueno

(racional)

sabiduría emocional

sabiduría racional

ignorancia racional ignorancia

emocional

MI única sabiduría real!!

38

Copyright



1Actitud

proactiva-preventiva

39

Copyright



Actitud proactiva-preventiva

Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!

Accionar Proactivo-Preventivo

tiempo

tiempome quejo... me quejo... me quejo... me quejo...

me cuestiono... analizo... planifico... hago... disfruto...

me quejo...

2001 2010

40

Copyright




No es posible cambiar situaciones instantáneamente..!!!

SI es posible hacerlo con tiempo...!!

Por ejemplo.... No puedo mejorar mi situación económica de hoy para mañana...

Pero SI puedo hacer un plan para mejorarla en 6 meses, un año...

Cuanto más profundo es el cambio deseado, con más anticipación deberá comenzarse...

41

Copyright




Autoanálisis ¿Qué situación actual desearía

cambiar? Debo tomar consciencia que no

va a cambiar sola... Y que no es posible cambiarla

inmediatamente... Pero también debo tomar

consciencia que, con suficiente tiempo y esfuerzo, TODO se puede cambiar....

Por ejemplo... ¿Alguien acá se querría

retirar a los 45 años..? ¿Antes?

42

Copyright



¿Cómo ahorrar tiempo con prevención?

Ahorrar tiempo...? Actitud preventiva!! La regla de oro..!!!

Ejemplo 1... Apagar un incendio y reconstruir

una casa puede llevar años y costar miles y miles de dólares...

Contratar un seguro lleva un par de horas.. Y cuesta mucho menos...

43

Copyright





Ejemplo 2... Ir al dentista cuando no me

duele nada lleva un par de horas... Y cuesta unos pesos...

Una dentadura postiza cuesta miles de pesos... Y obviamente no es lo óptimo..!!

44

Copyright





Ejemplo 3... Llevar el auto a una revisión

periódica lleva un par de horas... Y cuesta algunos pesos....

Chocar en la autopista por una falla en los frenos puede hacernos perder muchos días.... En trámites.... O peor... En el hospital.... O con muletas... O peor.... Y también puede costar miles y miles de dólares...

45

Copyright



2Objetivos propios

46

Copyright



Objetivos propios

Planeamiento estratégico personal...!

Qué es lo que me genera motivación..? Qué es aquello de valor agregado que

haría aunque no me paguen..? Cuál es mi misión personal..? Dónde quiero estar en 10 años..? Cuál es la “visión” que me moviliza..? Es factible..? Qué debería hacer para llegar allí..? Cuándo debería empezar..? Paradigma a romper:

“Lo hago porque me gusta”

47

Copyright



3Disciplina

48

Copyright



Disciplina

Nada se logra sin disciplina... Sin esfuerzo...

Todas esas personas que consideramos exitosas... Debieron esforzarse para llegar..

Cómo se imaginan la vida de un ejecutivo exitoso..?

Cómo se imaginan la vida de un Bill Gates... O de un político famoso... O de un artista popular..?

No es todo fiesta en Hollywood... Para nada..!!

Ni en Silicon Valley....

49

Copyright



Un diálogo típico......

José: “Qué macana che... Me encantaría volver a tocar con la banda... Pero con tanto trabajo es imposible... La tuve que dejar...”

Juan: “Qué mal..!” Y no te queda un poco de tiempo para dedicarle..?” José: “NOOOO... Qué te pensás..! Con la situación económica y todos los problemas que tengo qué tiempo me va

a quedar..!!!!! Juan: Ahhh.... Y después del trabajo qué hacés..? José: Uhh... Los lunes voy al café con los muchachos... Los martes juego al tenis con la gente de la oficina... Los

miércoles al cine..! Los jueves a cenar afuera.... Y los viernes alquilo una tonelada de videos..!!! Jajajaja!! Juan: Ahhhh... Y los días de semana al mediodía....? José: Ehhhh, qué querés..? Los mediodías son sagrados...! Me voy a almorzar con la barra de la oficina...! Juan: mmmmm.... Y los sábados a la mañana..? José: Ah! Los sábados a la mañana futbol en el club..! Sin falta..!! Y al mediodía asadito con los amigos....

Jajajaja..!! Juan: entiendo.... Y los sábados a la tarde..? José: Sábado a la tarde siestita..!! Y después al shopping y al supermercado...!! Me encanta ir de compras con la

familia..! Juan: ok..... Y a la noche...? José: A la noche cena a “full”.... Y después al cine con la patrona...!! Juan: Ah... Y los domingos..? José: A la mañana dormilona!!! Y desayuno en la cama... Leyendo el diario hasta la hora de almorzar..! Después

caen los parientes... Y hacemos panzada de ravioles...!! A la tarde a la cancha con los pibes...!! Y a la noche tele..... Eso sí, me acuesto temprano...

Juan: Estás a full..!!! José: Viste..? No me queda un segundo libre..!!!

50

Copyright



4Valentía

51

Copyright



Valentía....

Es simple...

“El que no arriesga no gana...!”

Empezar de a poco...! Incrementar autoexigencia

gradualmente Evitar objetivos

excesivamenteambiciosos...

52

Copyright



Ordenamientoy técnicas

para una mejor Administración del Tiempo

53

Copyright



3 niveles de trabajo

Actitud proactiva-preventiva!! Establecer objetivos propios! Disciplina-Recordarlos! Valentía-No postergarlos!

Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes

Eliminar actividades relevantes negativas Eliminar actividades irrelevantes Potenciar actividades relevantes positivas

Incrementar eficiencia!

Actitudes básicas..!!!!

Ordenamiento básico

Técnicas

54

Copyright



Ordenamiento básico

¿Cómo diferencio actividades relevantes (positivas y negativas) de las irrelevantes..?

Solo se pueden diferenciar a través de la definición de claros objetivos...!!

Esto va contra la cultura actual del “todo vale”..?

Relevantes positivasRelevantes negativas

Irre

levan

tes

o in

úti

les

Objetivos pre-establecidos

55

Copyright



Técnicas para un mejor TM

Automotívese Desarrolle actitud positiva Evite a las personas

críticas Evite criticar Trate siempre de hablar de

lo bueno del mundo Auto-prémiese al

completar tareas Ayude a otros... Imagínese en la situación

deseada... Todo cambio comienza con

un pensamiento....!!!!!!!

56

Copyright




First-things-first! Primero lo primero La vasija, las piedras y la arena.... Defina prioridades Diferencia claramente lo urgente

de lo importante Aplique la Regla de 80-20 Asegúrese de no estar postergando

algo de alta prioridad... Solo porque no es urgente

Nunca pierda de vista las prioridades básicas..

Familia, hijos, salud, calidad de vida, educación...

57

Copyright




Evite caer en el perfeccionismo exagerado!

No hay nada más triste que una persona capaz que nunca hace nada...

Porque nunca es suficiente.... Critica a todo por su falta de perfección... Pero no se da cuenta que su propio

perfeccionismo le impide alcanzar logros tangibles..

Recordar que “lo perfecto es enemigo de lo posible”....

58

Copyright




Maneje expectativas...!! Maneje bien las expectativas de

quienes lo rodean...! Nunca prometa demasiado... Mejor prometa poco... Y exceda expectativas..!!! Si uno no maneja las

expectativas de otros... Ellos mismos las generarán... A su propio gusto...!!!!

Nunca eleve las expectativas de otros sobre Ud.... A menos de estar seguro de luego superarlas...!!!!

59

Copyright




Aprenda a decir NO!!! Aprenda a hacerlo sin

agredir... Sin ser desagradable... “Te agradezco mucho la

invitación... Realmente sos una persona de primera... Pero lamentablemente no podré ir...”

Gracias.... Pero NO.... Es increíble la cantidad de

tiempo que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO!!!!

Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.......

Aprecio mucho tu invitación pero....

NO GRACIAS!!

!

60

Copyright




Aprenda a reclamar!!! Aprenda a hacerlo sin agredir... Sin ser desagradable... Le ruego me disculpe...... Pero

creo que a este plato le falta..... Puede ser..?

Disculpeme que lo interrumpa....

Señor, podría Ud.. por favor aclararme este.....

Tengo un problema señor... Podría Ud ser tan amable de ayudarme..,?

Armar escándalo SI Y SOLO SI es imprescindible...!!!

Nunca de entrada....!!

61

Copyright




Elija a las personas con que desea interactuar..!!!!!

Las relaciones no son obligatorias..!

Si tengo una relación con alguien a quien no puedo ayudar... Ni me ayuda... Considerar la posibilidad de cortarla...!!

No pierda tiempo con gente no-compatible..!!

Busque afinidad en la gente que lo rodea...

Busque buenas influencias...! Relaciónese con gente que

comparta sus objetivos..!!!!

62

Copyright




Use To-do-lists!! Haga to-do-lists diarias, al iniciar el día...

Por escrito..!!!!!! - la importancia de escribir

Cuestione TODOS los puntos del to-do-list..!! ¿por qué debo hacerlo? ¿para qué..? ¿y si no lo hago..?

No haga nada hasta no tener el to-do-list definido

Orden ANTES de la ACCION!! Mantener to-do-list separada para

proyectos

63

Copyright




Elimine hábitos que provocan derroche de tiempo!!!!

Volver a dormirse después de despertarse...

Chateo en internet... Charlas de café.... Charlas telefónicas sin objeto... Excesiva TV, programas sin valor

agregado Chusmerío...... Manías.... Cigarrillo, bebida, Hobbies “tontos”.... Broma continua...

Vicio del “doble sentido”...

Excesivo tiempo dedicado a cocinar, comer

Shopping... Juegos de PC... Cine, Alquiler de videos... Fútbol... Paseos... Viajes de placer... Otros..?

64

Copyright




Evite distracciones... Bloqueelas físicamente..!!! Enciérrese si es necesario No interrumpa... Para no ser

interrumpido Establezca tiempo para no

atención de visitas Asegúrese momentos de

aislación... Ármese un lugar para estar en

soledad... No acepte interrupciones

gratuitas... No acepte la charla automática

de otros...

65

Copyright




Diseñe un lugar de trabajo productivo

Integrar todos los elementos necesarios

Haga una lista de las herramientas que necesita... Y trate de tenerlas todas en un mismo lugar...!

Haga que su lugar de trabajo sea agradable...

66

Copyright




Delegue!!! No haga actividades para las

cuales esté sobrecalificado...!!! Todo aquello que pueda

delegar... Deléguelo..! Recuerde que antes de delegar

debe enseñar.... Solo resérvese actividades de su

“core business”..... Delegar es para una persona

como tercerizar es para una empresa....

Delegue... O tercerice... Todo aquello que otro pueda hacer mejor....!

Ej.: débito automático... Limpieza... Shopping...

67

Copyright




Sea siempre puntual y exija puntualidad..!!

Genérese una imagen de puntualidad..!

Empiece cumpliendo... Para luego exigir... Si todos saben que Ud. es

puntual.... Se comportarán puntuales con Ud...!!

Genérese una imagen de impuntual.... Y todo el mundo le hará perder tiempo sin sentirse culpables...

68

Copyright




Si trabaja en relación de dependencia, cambie de empresa al menos cada 4 años...!!

Manténgase en forma.. Capacítese para serle útil al

mercado... No a una sola empresa..! Asegúrese de ser capaz de dar valor

agregado... Siempre..! No confíe en su estabilidad laboral.... No permita que se le “cristalice” la

cultura de una empresa en particular....

Investigue el mercado continuamente...

Hágase conocer... Desarrolle su marketing personal...

69

Copyright




Minimice tiempo dedicado a actividades de mantenimiento!!! Recuerde que son “medios”... No fines..!!!

Cuanto dedica a “comer”..? Cuánto dedica a “cocinar”..? Cuánto dedica a “aseo”..? Cuánto dedica a “shopping”..? Cuánto dedica a “descanso”..? Cuánto dedica a “relax”..? Cuánto dedica a “tomar sol”..? Cuánto dedica a “jugar”..? Cuánto dedica a “limpiar la casa”..? Cuánto dedica a “mantenimiento del auto”..? Etc.........

70

Copyright




Acostúmbrese a aplicar el procesamiento paralelo..! Ordene tareas para lograr un máximo nivel de superposición Ejemplo para ordenar:

poner a llenar la bañadera para tomar un baño de inmersión estacionar el auto descargar bolsos del baúl llamar el ascensor abrir la puerta del ascensor cargar bolsos en el ascensor llegar a casa en el auto abrir la cochera ir al baño a lavarme las manos y hacer mis necesidades.... enviar un mail urgente escribir un informe... No urgente poner agua para hacer un té prender la estufa en el dormitorio... Para entibiar lo más posible antes de ir a

dormir... bajar del ascensor descargar bolsos abrir puerta del depto con la llave entrar con el auto a la cochera entrar al depto... prender la pc

71

Copyright




Trabaje duro para eliminar sentimientos inútiles..! Son una de las principales fuentes de pérdida de energía...

Pre-ocupación, rencor, bronca, envidia, miedo celos... ansiedad Etc.....!

72

Copyright




Elimine el vicio argentino de la queja continua..!!!!

La queja continua inconsciente es una pérdida continua de tiempo y energía..!! Sin mencionar la desmotivación que provoca en los demás..!

73

Copyright




Aprenda a ir al grano... Mantenga el foco en las conversaciones... No permita cambio de tema sin razón... No permita que el otro se desvíe... Acostúmbrese a no permitir la “charla de bueyes

perdidos...” salvo que éste sea exactamente el objetivo...!!

NUNCA termine una conversación sin resultado... Si el tema no se cerró, defina próximos pasos...

74

Copyright




Aprenda a utilizar herramientas de productividad personal

PC Internet e-shopping Correo electrónico Foros de discusión Herramientas de mailing Telecommuting PDAs Agendas Teléfono - celular - contestador -

fax

75

Copyright




Haga un buen manejo de las reuniones

Minimice la cantidad de reuniones Si una decisión la puede tomar solo, pues

tómela! Llame a reunión solo si es realmente

imprescindible Asista a una reunión solo si es

imprescindible... Prepare las reuniones con anticipación Defina los objetivos de antemano Establezca hora de comienzo y fin Genere una minuta En la minuta, que nunca falte

un plan de acción con fechasy con responsables!

76

Copyright




Maneje eficientemente los “papeles”

Manipule documentos una sola vez!

Genere algún sistema de archivo.. En el trabajo y en su casa...

Se archiva ordenadamente... O se tira..!!!

Tire inmediatamente lo que no sirve

No “cajonee” No apile papeles Minimice suscripciones a

revistas y diarios...

77

Copyright



Técnicas para un buen TM

Aprenda a comunicarse eficazmente

Establezca objetivos para sus contactos

Mejore su forma de expresarse Mejore su imagen Aprenda a adaptar su

comunicación a las otras personas

Utilice redundancia para eliminar malos entendidos

NUNCA asuma... Aprenda a preguntar Aprenda a escuchar Verifique siempre sus

comunicaciones

78

Copyright




Evite conflictos interpersonales..!!! Los conflictos son terribles devoradores de tiempo..!

Contrólese... No agreda a nadie... Trate bien a todos... Sea amable... Salude y agradezca

efusivamente... Siempre y en todo lugar

Evite cualquier tipo de contienda legal...

Evalúe costo-beneficio antes de generar un conflicto...!!!

79

Copyright



Técnicas para un buen TM

Maneje eficientemente el e-mail

No envíe más emails que los que quisiera recibir...!

Sea breve No genere conflictos por mail Jamás un email “negativo”... Use el email para desarrollar

contactos positivos... No genere “cadenas”.... No utilice copias en forma

indiscriminada clasifique los mails apenas llegan... Borre inmediatamente los que no

sirvan No baje ningún archivo ejecutable

(.exe .pif)

80

Copyright




Simplifique su vida personal..!

Evite aparatos sofisticados... Evite ropa cara Evite todo producto que exija

demasiados cuidados... Evite salidas caras y

sofisticadas... Evite muchedumbres... Evite colas... Haga trámites por teléfono o

internet... Utilice débito automático... Limite sus pertenencias a las

mínimas necesarias...

81

Copyright




Haga buen uso del teléfono Concentre la realización de

llamadas Use contestador con altavoz No atienda todas las llamadas Establecer un tiempo fijo de no

atención de llamadas Limite la duración de las

llamadas Elimine hábito de “colgarse” al

teléfono “Cierre” las llamadas Utilice teléfono manos libres Tenga detector de caller-id

82

Copyright




Mantenga un buen estado físico y mental

incluya momentos de relajación en el día, breves

en día y hora fijos practique deporte... tenga actividades variadas camine mucho duerma las horas necesarias no duerma de más... tome MUCHO líquido... Lávese la cara frecuentemente.... Elimine el alcohol... Coma liviano... Siempre... Desarrolle alguna actividad artística Capacítese continuamente Evite el burn-out

83

Copyright




Establezca rutinas para las actividades continuas

divida el tiempo para pensar y para hacer... y para descansar...

Establezca un plan semanal fijo!!!

Aproveche los tiempos muertos... Siempre lleve encima algo útil para leer...

Y un anotador para actualizar to-do-lists... Utilice libros en CD o cassette... Para

viajes.... Acostúmbrese a nunca estar sin hacer

nada... A menos que realmente necesite descansar..!

Busque la forma de eliminar viajes repetitivos

84

Copyright




Tome consciencia de los costos reales de las cosas..!!

Cual es el costo de ir al cine..? El costo de un depto..? Cuál es el costo de su tiempo..? Qué prioriza..? Ahorrar tiempo

o ahorrar $$$..? No compre NADA que luego le

cueste demasiado mantener..!!!

No se deje llevar por el impulso consumista...

No caiga en la trampa material...

85

Copyright



Conclusión “hacia una mejor Administración del Tiempo”

86

Copyright



Conclusión

Pasos para lograr una mejor administración del tiempo

1.Parar la pelota... 2.Desarrollar actitud pro-activa 3.Identificar Misión Personal y objetivos clave 4.Desarrollar disciplina / establecer rutinas 5.Juntar coraje / eliminar procrastination 6.Realizar ordenamiento básico / Alinear

actividades Potenciar acciones alineadas Eliminar acciones no alineadas o innecesarias para

mantenimiento Minimizar acciones de mantenimiento Minimizar acciones de descanso-distracción

7.Eliminar comportamientos / hábitos que provocan pérdida de tiempo

87

Copyright



Bibliografía básica

Stephen Covey Los 7 hábitos de la gente altamente

efectiva Primero lo primero Liderazgo centrado en principios

Deepak Chopra Las 7 leyes espirituales del éxito

Education

Lalo Huber - Administración del tiempo