Upload
ali-mudin
View
381
Download
7
Embed Size (px)
Citation preview
Reference by :Stephen P. Robbins &
Mary Coulter. Management 10th
Edition
Created by :Ali Mudin
1534020004Management
What is ?
Perpindahan dan pemahaman makna. Perpindahan makna ini berarti bahwa jika informasi atau ide-ide belum disampaikan, komunikasi belum dilakukan. Komunikasi melibatkan pemahaman makna, agar komunikasi berhasil maka harus disampaikan dan dipahami. Komunikasi yang sempurna akan terjadi jika pemikiran atau ide yang dikirimkan telah diterima dan dipahami oleh penerima, persis seperti yang dibayangkan oleh pengirim.
Communication
Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok atau organisasi merupakan mekanisme fundamental dimana para anggota berbagi perasaan frustasi dan kepuasan.
Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan dalam kelompok untuk mengambil keputusan melalui penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif
Komunikasi memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai apa yang harus dilakukannya
Komunikasi formal dan informal dapat mengontrol perilaku individual dalam organisasi
Communication
Control Motivation Emotional Expression Information
komunikasi antara 2 orang atau lebih dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan nonbisnis), dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami
What is Interpersonal Communication
Interpersonal Communication Methods
Tatap muka
Telepon
Rapat kelompok
Presentasi Formal
Memo
Surat pos
Faksimile
Publikasi
Papan Reklame
Rekaman audiovideo
Hotline
Surat Elektronik
Konferensi Komputer
Surat suara
Teleconference
Videoconference
Evaluating Communications Method
Kompleksitas KapasitasLuasnya Potensi
KerahasiaanKemudahan EncodingKemudahan DecodingKendala Waktu RuangBiayaKeramahan Antarpribadi
FormalitasUmpan Balik Scanability Lama Penggunaan
saluranpotensi umpan balik
kompleksitas kapasitas
luasnya potensi kerahasiaan kemudahan
encodingkemudahan
decoding waktu
kendala ruang biaya kahangatan
pribadi formalitas scanability lama penggunaan
tatap muka 1 1 1 1 1 1 1 2 1 4 4 pengirim/ penerimatelepon 1 4 2 2 1 1 3 3 2 4 4 pengirim/ penerimaRapat kelompok 2 2 2 4 2 2 1 1 2 3 4 pengirim/ penerimapresentasi formal 4 2 2 4 3 2 1 1 3 3 5 penerimamemo 4 4 2 3 4 3 5 3 5 2 1 penerimasurat pos 5 3 3 2 4 3 5 3 4 1 1 penerimafaksimile 3 4 2 4 3 3 5 3 3 3 1 penerimapublikasi 5 4 2 5 5 3 5 2 4 1 1 penerimapapan reklame 4 5 1 5 3 2 2 4 5 3 1 penerimarekaman audio/ video 4 4 3 5 4 2 3 2 3 3 5 penerimahotline 2 5 2 2 3 1 4 2 3 3 4 penerimasurat elektronik 3 4 1 2 3 2 4 2 4 3 4 penerimakonferensi komputer 1 2 2 4 3 2 3 2 3 3 4 pengirim/ penerimasurat suara 2 4 2 1 2 1 5 3 2 4 4 penerima/ pengirimteleconference 2 3 2 5 2 2 2 2 3 3 5 penerima/ pengirimvideoconference 3 3 2 4 2 2 2 1 2 3 5 penerima
kriteriaComparrison Of Communication Methods
Catatan : peringkat berada pada skala 1-5 dimana 1 = Tinggi dan 5 = Rendah. Lama penggunaan menunjunkkan siapa yg mengendalikan penerimaan komunikasi. Pengirim/Penerima berarti pengirim dan penerima berbagi kontrol.Sumber : P.G.Clampitt. Communicating For Managerial Effectiveness (Newbury Park, CA : Sage Publications, 1991).
The Interpersonal Communication Process
Decoding Encoding
Feedback
MessageMaksud yang akan disampaikan
EncodingMengubah pesan menjadi simbol2
DecodingMenerjemahkan ulang pesan pengirim
ChannelMedia yang dilalui pesan
NoiseSegala gangguan yang terjadi pada penyampaian, penerimaan, atau umpan balik pesan
Mengacu pada gerak tubuh, ekspresi wajah dan gerakan tubuh lainnya yang menyampaikan makna
Penekanan seseorang pada kata-kata atau kalimat untuk menyampaikan maksud
komunikasi yang disampaikan tanpa kata-kata
Non Verbal Communicatio
n
Verbal Intonation
Body Language
Language
Filtering
Defensiveness
NationalCulture Emotions
Information Overload
Interpersonal Communication
FilteringManipulasi (pengubahan-pengubahan) informasi yang disengaja untuk membuat informasi tersebut tampak lebih menyenangkan bagi penerima
Emotions
Information overloadKetika informasi melebihi kapasitas pengolahan seseorang.
Perasaan penerima ketika menerima pesan akan mempengaruhi cara ia menafsirkan pesan itu. Kita sering mengabaikan proses pemikiran yang rasional dan obyektif dan menggantikan dengan pertimbangan yang emosional.
DevensivenessKetika seseorang merasa terancam, ia cenderung bereaksi dengan cara mengurangi kemampuan mereka untuk saling pengertian
LanguageKata-kata mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang berbeda. Dalam departemen yang berbeda sering mempunyai bahasa berbeda.
National culturePengaruh budaya, formalitas, terbuka, pola dan penggunaan imformasi dalam komunikasi.
Gunakan Umpanbalik
Menyederhanakan bahasa
Mendengarkan dengan aktif
Membatasi Emosi
Memperhatikan Isyarat Non verbal
Active Listening Behaviors
Types Of Organizational Communication
Formal CommunicationMengacu pada komunikasi yang berlangsung dalam aturan-aturan kerja organisasi yang ditetapkan.
Informal CommunicationKomunikasi organisasi yang tidak didefinisikan dalam hierarki struktur organisasi. Sistem komunikasi informal memenuhi 2 tujuan dalam organisasi :
1) Memungkinkan karyawan untuk memenuhi kebutuhan mereka akan interaksi social
2) Meningkatkan kinerja organisasi dengan menciptakan saluran komunikasi alternative, yang sering kali lebih cepat dan lebih efisien.
Direction Of Communication Flow
Upward
Downward
Lateral
Diagonal
Setiap komunikasi yang mengalir dari seoran manajer kepada para karyawan
komunikasi yang mengalir dari para karyawan kepada para manajer
Komunikasi yang terjadi diantara para karyawan pada tingkatan organisasi yang sama
Komunikasi yang memotong bidang kerja dan tingkatan organisasi agar lebih efisien dan lebih cepat
Three Common Organizational Network And How They Rate On Effectiveness
Criteria
Types of Organizational Communication networks
Chain NetworkKomunikasi mengalir sesuai dengan rantai komando formal, baik ke bawah maupun ke atas.
Wheel NetworkKomunikasi mengalir melalui pimpinan kelompok untuk seluruh anggota kelompok.
All Channel Network
Komunikasi mengalir dengan bebas di antara semua anggota tim kerja.
The GrapevineJaringan komunikasi organisasi yang informal dan seringkali efektif dalam setiap organisasi. Selentingan biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi di mana kebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.
Benefits Of Grapevine 1) Menyediakan saluran informasi
yang tidak sesuai dengan saluran komunikasi formal.
2) Dampak dari informasi melalui jaringan komunikasi informal dapat diatasi dengan komunikasi yang terbuka dan jujur dengan karyawan.
a) Memungkinkan para manajer untuk memonitor kinerja individu dan kelompok
b) Memungkinkan para karyawan memiliki informasi yang lebih lengkap untuk membuat keputusan yang lebih cepat
c) Memberikan lebih banyak kesempatan pada para karyawan untuk berbagi informasi
How Technology Affects Managerial Communication
The Benefits Of information Technology
2 information technology development is very significant to communicate managerial
Network SystemMenghubungkan komputer individu dalam menciptakan jaringan organisasi untuk berkomunikasi dan berbagi informasi
Wireless Capacity
Aplikasi2 komunikasinya
Surat elektronik
Pesan instan
Blog & wiki
Pesan suara
Faksimile
Konferensi suara
Konferensi Video
Internet
Teknologi komunikasi nirkabel memiliki kemampuan untuk meningkatkan kerja para manajer dan karyawan. Akses internet tersedia melalui hot spot, wi-fi, dan wimax, yang merupakan lokasi dimana pengguna mendapatkan akses nirkabel.
How Technology Affects Organization
Para karyawan yang bekerja dalam kelompok atau sebagai individu membutuhkan informasi untuk membuat keputusan dan untuk melakukuan pekerjaan mereka.
The Benefits Of information Technology for organization
1) Menghilangkan kendala waktu dan jarak
2) Memungkinkan untuk berbagi informasi
3) Mengintegrasikan pengambilan keputusan dan pekerjaan
Chapter 14.2
What is ?Controlling
proses mengawasi (monitoring), membandingkan (comparing), dan mengoreksi (correcting) kinerja
The purpose of controluntuk mencegah adanya penyimpangan atau setidaknya memperkecil kesalahan yang mungkin akan terjadi. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.
Why is control important ?Planning
Pengendalian itu penting karena pengendalian membantu manajer mengetahui apakah tujuan perusahaan telah tercapai.
Enpowering Employeessistem pengendalian yang efektif dapat memberi informasi dan umpan balik atas kinerja karyawan sehingga meminimalkan timbulnya masalah.
Proctecting the workplacePengendalian menyeluruh dan rencana cadangan dapat meminimalkan gangguan kerja.
Tautan perencanaan pengendalian
Controlling
Proses 3 tahap, yaitu mengukur kinerja actual, membandingkan kinerja actual, membandingkan kinerja actual dengan standar, dan mengambil tindakan manajerial untuk memperbaiki penyimpangan atau untuk mengetahui ketidak sesuaian dengan standar. Proses pengendalian mengamsusikan standar kinerja sudah ada lebih dulu. Standar adalah tujuan-tujuan spesifik yang dibuat selama proses perencanaan.
how We Measure ?4 pendekatan yang digunakan manajer dalam mengukur dan melaporkan kinerja actual adalah
Step 1. measuring
What we measure ?Karyawan
Kepuasan Perputaran karyawan Absensi
Penganggaran Pengeluaran Biaya penjualan
Langkah ini menentukan perbedaan antara kinerja aktual dan standar. Meski variasi kinerja sudah dapat diduga dalam semua aktifitas, perlu ditentukan batasan variasi (range of variation) yang dapat diterima
Step.2 ComparringContoh menentukan variasi yg
signifikan
Step. 3 Taking Managerial ActionManajer dapat memilih dari 3 kemungkinan tindakan :
Doing NothingCorrecting Actual Performance
jika pekerjaan yang tidak memuaskan adalah alasan dari perbedaan kinerja. Manajer dapat mengoreksinya dengan menerapkan program pelatihan, mengambil langkah-langkah disipliner, mengubah struktur kompensasi dan sebagainya. Satu keputusan yang harus diambil oleh manajer adalah
Immediate Corrective Action yaitu mengoreksi masalah saat itu juga agar segera kembali pada jalurnya.
Basic Corrective Action), yaitu melihat bagaimanadan mengapa kinerja menyimpang
Revising the standard
Memeriksa apakah standar tersebut realistis, adil dan dapat dicapai
Set ulang target yg awalnya ditetapkan
Pada beberapa kasus, penyimpangan adalah hasil dari standar yang tidak realistis, tujuan yang terlalu rendah atau terlalu tinggi. Dalam situasi itu, yang membutuhkan tindakan korektif adalah standarnya, bukan kinerjanya, langkah2nya adalah
Bagan disamping merangkum keputusan yang dibuat manajer dalam pengendalian. Standar adalah tujuan yang dikembangkan selama proses perencanaan. Tujuan ini memberikan dasar bagi proses pengendalian, yang melibatkan pengukuran kinerja actual dan membandingkannya dengan standar. Tergantung dari hasilnya keputusan manajer adalah untuk tidak melakukan apa-apa, memperbaiki kinerja dan merevisi standar.
Managerial Decisions in the control process
What Is Performance?
hasil akhir dari sebuah aktivitas
What Is Organizational Performance?
Hasil akumulatif dari semua aktivitas kerja dalam perusahaan.
Organizational Productivity
Pada akhirnya produktivitas adalah ukuran dari seberapa efisien karyawan melakukan pekerjaan mereka .
Produktifitas adalah jumlah barang atau jasa yang diproduksi dibagi input yang dibutuhkan untuk menghasilkan output. Organisasi dan masing-masing unit kerja ingin menjadi produktif. Mereka ingin memproduksi banyak barang dan jasa menggunakan sedikit input
Output diukur dengan pendapatan yang diterima perusahaan ketika barang dijual (harga jual x jumlah barang terjual).
Input diukur dengan menghitung biaya perolehan dan biaya mengubah sumber daya menjadi output.
Semua manajer harus mengetahui pengukuran yang mana akan memberikan informasi yang dibutuhkan bagi kinerja organisasi. Pengukuran yang umun digunakan antara lain meliputi :
Organizational Effectiveness
pengukuran kesesuaian tujuan organisasi dan bagaimana tujuan tersebut dapat dicapai
Industry And Company Ranking’sMempelajari peringkat merupakan cara yang umum bagi manajer untuk mengukur kinerja perusahaan. peringkat ditentukan oleh pengukuran kinerja secara spesifik yang berbeda disetiap daftarnya. Contohnya, majalah fortune memilih perusahaan mana yang berhak masuk dalam daftar “tempat bekerja terbaik” dengan mempelajari respons yang diberikan oleh ribuan karyawan yang terpilih secara acak dalam sebuah kuesioner berjudul “indeks tempat terbaik untuk bekerja” materi diberikan oleh ribuan manajer perusahaan. Peringkat-peringkat tersebut memberikan indicator bagi manajer dalam menilai kinerja perusahaan dan perbandingannya dengan perusahaan lain
Feedforward, Concurrent And Feedback ControlFeedforward Control
Pengendalian feedforward mencegah masalah karena pengendalian dilakukan sebelum aktivitas sebenarnya. Kunci pengendalian feedforward adalah mengambil tindakan manajerial sebelum terjadi masalah. Dengan begitu masalah dapat dicegah dan bukan memperbaiki setelah timbul kerusakan
Concurrent ControlPengendalian ini dilakukan selama aktivitas pekerjaan berlangsung. Bentuk yang paling dikenal dari pengendalian concurrent adalah supervisi langsung. Istilah lainnya management by walking around (MBWA), yaitu keberadaan manajer didaerah kerja berinteraksi langsung dengan para karyawan. Semua manajer dapat mengambil manfaat dari pengendalian concurrent karena pengendalian itu membantu mereka memperbaiki kesalahan sebelum menjadi lebih memakan biaya.
Feedforward, Concurrent And Feedback ControlFeedback Control
Pada pengendalian feedback, pengendalian dilakukan setelah aktifitas dilakukan. Kerusakan telah terjadi, meskipun perusahaan mengoreksi ketika telah terjadi masalah, itulah masalah utama jenis pengendalian ini. Disaat manajer mengetahuinya, masalah telah terjadi sehingga menyebabkan kerusakan atau terbuang sia-sia. Pengendalian feedback memiliki 2 keunggulan yaitu :
Feedback memberikan informasi yang berarti bagi manajer mengenai keefektifan usaha perencanaan yang mereka lakukan
Feedback dapat meningkatkan motivasi
Manajer yang mengukur pengendalian keuangan dengan cara tradisional memasukan analisis rasio dan analisis anggaran. Beberapa rasio
Financial Control
Traditional Control
Rasio-rasio ini dihitung menggunakan informasi tertentu dari 2 laporan keuangan utama perusahaan (Neraca dan laporan laba-rugi). Yang kemudian dinyatakan dalam presentase atau rasio
Balance scorecardBSC berasal dari dua kata yaitu balanced (berimbang) dan scorecard (kartu skor). Balanced (berimbang) berarti adanya keseimbangan antara performance keuangan dan non-keuangan, performance jangka pendek dan performance jangka panjang, antara performance yang bersifat internal dan performance yang bersifat eksternal. Sedangkan scorecard (kartu skor) yaitu kartu yang digunakan untuk mencatat skor performance seseorang. Kartu skor juga dapat digunakan untuk merencanakan skor yang hendak diwujudkan oleh seseorang di masa depan. Manajer dapat menggunakan pendekatan balance scorecard untuk mengevaluasi kinerja organisasi lebih dari sekedar perspektif keuangan. Balance scorecard melihat secara tipikal 4 area yang menyumbang kinerja perusahaan yaitu :
Keuangan Pelanggan Proses Internal Aset/manusia/inovasi/perkembangan
Purposes of information Controls
Sebagai perangkat untuk membantu manajer mengendalikan aktivitas perusahaan
Manajer membutuhkan informasi yang benar pada saat yang tepat dan dalam jumlah yang tepat untuk mengawasi dan mengukur aktifitas dan kinerja organisasi. Dalam mengukur kinerja actual, manajer memerlukan informasi tentang apa yang terjadi di area yang menjadi tanggung jawab manajer dan standarnya, agar dapat membandingkan kinerja actual dengan standarnya. Mereka juga mengandalkan informasi untuk menentukan apakah penyimpangan masih dapat diterima.
Sebagai area organisasi, manajer perlu mengendalikan.
Informasi sangat penting bagi apapun yang dilakukan organisasi, manajer harus memiliki pengendalian yang komprehensif dan aman untuk melindungi informasi.
Management Information SystemSistem informasi manajemen (MIS) adalah sistem yang digunakan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh manajer secara teratur. MIS berfokus secara spesifik untuk menyediakan :
InformasiData yang telah diproses dan dianalisis
DataFakta yg belum dianalisis
BenchmarkingPencarian Praktik Terbaik Yang Menjadikannya Unggul Diantara Pesaing Dan Non Pesaing. Tujuan Dari Benchmarking Ini Adalah Membuat Tolok Ukur (Benchmark).
Benchmarkstandar kesempurnaan sebagai dasar pengukuran dan perbandingan. Pengertian paling sederhananya, tolok ukur berarti belajar dari orang lain. Sebagai perangkat untuk pengawasan pengukuran kinerja perusahaan, tolok ukur dapat digunakan untuk mengindetifikasi senjang kinerja spesifik dan potensi area pengembangan.