ISO 19011 TETKİK EĞİTİMİ

Fırat ÖZEL

Gıda Mühendisi

Eğitimin Amacı

• İç denetimleri gerçekleştirebilmek için…

• Denetçilerin yeterliliklerini görmek için…

• Sistemleri iyileştirebilmek için…

• Denetimlere yön verebilmek için…

BİLGİ

Giriş

Kılavuz

Kalite ve/veya çevre

yönetim sistemlerinin iç ve dış tetkiklerinin

yapılması Tetkikçilerin yeterlilik ve

değerlendirmesi hakkında kılavuzluk

Kapsam

Tetkik prensipleri,

Tetkik programlarının

yönetimi,

Sistem tetkiklerinin

yapılması

Tetkikçilerinin yeterliliği

Atıf Yapılan Standard Ve/Veya Dokümanlar

Terimler ve Tarifler

• Tetkik

• Tetkik Kriterleri

• Tetkik Delili

• Tetkik Bulguları

• Tetkik Sonucu

• Tetkik Müşterisi

• Tetkik Edilen

• Tetkikçi

• Tetkik Ekibi

• Teknik Uzman

• Tetkik Programı

• Tetkik Planı

• Tetkik Kapsamı

• Yeterlilik

Tetkik

Tetkik delili (Madde 3.3) elde etmek ve tetkik kriterlerinin

(Madde 3.2) karşılanma

derecesini objektif olarak

değerlendirmek için yapılan sistematik,

bağımsız ve belgelendirilmiş

proses.

Tetkik Kriterleri

Politikalar, prosedürler veya şartlar kümesi.

Tetkik Delili

Tetkik kriterleri ile ilgili olan ve

doğrulanabilen kayıtlar, gerçeklik

beyanları veya diğer bilgiler.

Tetkik Bulguları

Toplanan tetkik delilinin (Madde 3.3) tetkik kriterleri (Madde 3.2) ile karşılaştırılmasının sonuçları.

Tetkik Sonucu

Tetkik hedeflerinin ve bütün tetkik

bulgularının (Madde 3.4) dikkate

alınmasından sonra tetkik ekibi (Madde

3.9) tarafından sunulan bir tetkikin

(Madde 3.1) sonucu.

Tetkik Müşterisi

Tetkiki (Madde 3.1) talep eden kuruluş.

Tetkik edilen

Tetkik edilen kuruluş.

Tetkikçi

Tetkiki (Madde 3.1) yapmak için gereken yeterliliğe sahip kişi.

Tetkik Ekibi

Tetkiki (Madde 3.1) yapan ve

gerektiğinde teknik uzmanlarca (Madde

3.10) desteklenen bir veya daha fazla sayıda tetkikçi (Madde 3.8).

Teknik Uzman

Tetkik ekibine (Madde 3.9) özel bilgi veya uzmanlık sağlayan kişi.

Tetkik Programı

Belirli bir zaman dilimi için planlanan ve özel

bir amaca yönelik olan bir veya daha fazla sayıdaki tetkik (Madde 3.1) dizisi.

Tetkik Planı

Tetkik (Madde 3.1) için yapılacak faaliyetlerin ve düzenlemelerin tarifi.

Tetkik Kapsamı

Tetkikin (Madde 3.1) genişliği ve sınırları.

Yeterlilik

Gösterilen kişilik özellikleri ile bilgi ve beceriyi uygulama kabiliyeti.

4 Tetkik Prensipleri

•Profesyonelliğin temeli.

Ahlaki Davranış

•Gerçek ve doğru bildirim mecburiyeti

Adil Temsil

•Tetkikte titizlik ve doğru karar verme

Profesyonel Özen

•Tetkikin tarafsızlığının ve tetkik sonuçlarının objektifliğinin esası

Bağımsızlık

•Güvenilir ve yeniden üretilebilir tetkik sonuçlarına ulaşabilmek için kullanılan metot

Delile Dayalı Yaklaşım

5 Tetkik Programının Yönetilmesi

Büyüklüğüne, yapısına ve karmaşıklığına bağlı program

Çeşitli tetkik hedefleri

Ortak veya kombine tetkikler

Gerekli kaynakların tümü

Birden fazla tetkik programı

5 Tetkik Programının Yönetilmesi

Tetkik programının oluşturulması,

uygulanması, izlenmesi, gözden geçirilmesi ve

iyileştirmesi

Gerekli kaynakları tespit edilmesi ve bunların

temin edilmesi

Tetkik Başlamadan Önce…

• Tetkik ekibinin yeterliliği

Kombine Tetkik

• Sorumlulukların paylaşılması

• İlave kaynakların temini

• Tetkik ekibinin yeterliliği

• Uygun prosedürlerin varlığı

Ortak Tetkik

Tetkik programının hedefleri

Yönetim öncelikleri,

Ticari amaçlar,

Yönetim sisteminin gerekleri,

Yasa, yönetmelik ve sözleşme gerekleri,

Tedarikçi değerlendirme ihtiyacı,

Müşteri şartları,

Diğer ilgili tarafların ihtiyaçları,

Tetkik Programı Örnek

Kritik ürünlerin potansiyel tedarikçilerinin 6 ay içinde yapılacak ikinci taraf yönetim sistemi tetkikleri

HEDEF : Tedarikçinin kabiliyeti hakkında güven oluşturulması ve

muhafaza edilmesi

Bir Tetkik Programının Genişliği

Büyüklüğü, yapısı ve karmaşıklığı

Yapılacak tetkikin kapsamı, hedefi

ve süresi,

Yapılacak tetkiklerin sıkılığı,

Faaliyetlerin sayısı, önemi, karmaşıklığı,

benzerliği ,yerleri,

Mevzuat ve sözleşmelerle

belirlenmiş kurallar, kriterleri

Akreditasyon veya tescil/belgelendir

me ihtiyacı,

Önceki tetkiklerin sonuçları,

Dil, kültür ve sosyal konular,

İlgili tarafların menfaatleri,

Değişiklikler

Tetkik Programı Sorumlulukları

Bir veya daha fazla kişi

Faaliyetlerle ilgili teknik ve iş

anlayışına sahip kişiler

Tetkik programı sorumlulukları

Tetkik programının hedeflerini ve genişliğini

belirlemeli,

Sorumlulukları ve prosedürleri belirlemeli

ve kaynakların temin edilmesini sağlamalı,

Tetkik programının uygulanmasını

sağlamalı,

Uygun tetkik program kayıtlarının tutulmasını

sağlamalı,

Tetkik programını izlemeli, gözden

geçirmeli ve iyileştirmelidir.

Tetkik programı kaynakları Tetkik faaliyetleri için gerekli mali

kaynaklar,

Tetkik teknikleri,

Tetkikçilerin yeterliliğine ulaşmak için

kullanılan prosesler,

Tetkikçilerin ve teknik uzmanların

varlığı,

Tetkik programının genişliği,

Seyahat süresi, barınma ve diğer tetkik ihtiyaçları.

Tetkik Programı Prosedürleri

Tetkiklerin planlanması ve programlanması,

Tetkikçilerin ve tetkik ekibi başkanlarının yeterliliğinin sağlanması,

Uygun ekip başkanlarının seçilmesi, rollerinin ve sorumluluklarının belirlenmesi,

Tetkiklerin yapılması,

Uygun olan durumlarda tetkik takibinin yapılması,

Tetkik Programı Prosedürleri

Tetkik program kayıtlarının tutulması,

Tetkik programının performansının ve etkinliğinin izlenmesi,

Tetkik programının genel başarısının üst yönetime bildirilmesi. Küçük kuruluşlarda yukarıdaki faaliyetler bir tek prosedürde toplanabilir.

Tetkik Programı Uygulaması

1 • Tetkik programının ilgili taraflara bildirilmesi,

2 • Tetkiklerin koordine edilmesi, programlanması ve tetkik programı ile

ilgili diğer faaliyetler,

3 • Tetkikçilerin değerlendirilmesi ve profesyonel gelişimlerinin

devamının sağlanması için bir prosesin kurulması ve sürdürülmesi,

4 • Tetkik ekiplerinin seçilmesinin sağlanması,

5 • Tetkik ekiplerine gerekli kaynakların temini,

Tetkik Programı Uygulaması

6 • Tetkiklerin tetkik programına göre yapılmasının sağlanması,

7 • Tetkik faaliyetlerinin kayıtlarının kontrolünün sağlanması,

8

• Tetkik raporlarının gözden geçirilmesinin ve onaylanmasının sağlanması, bunların tetkik müşterisine ve belirtilen diğer taraflara dağıtılmasının sağlanması,

9 • Uygun olan durumlarda tetkik takibinin yapılması.

Tetkik programı kayıtları

Münferit tetkiklere ait kayıtlar

• Tetkik planları,

• Tetkik raporları,

• Uyumsuzluk raporları,

• Düzeltici ve önleyici faaliyet raporları,

• Uygun olan durumlarda tetkik takipleri, gibi.

Tetkik program gözden geçirmesinin sonuçları

Tetkik personeline ait kayıtlar

• Tetkikçi yeterlilik ve değerlendirmesi,

• Tetkik ekibi seçimi,

• Sürdürme ve yeterliliğin iyileştirilmesi.

Tetkik Programının İzlenmesi Ve Gözden Geçirilmesi

Örnek Örnek

Tetkik program kayıtları,

Alternatif veya yeni tetkik uygulamaları,

Benzer durumlarda tetkik ekiplerinin

performanslarında tutarlılık.

İzlemeden elde edilen sonuçlar ve eğilimler,

Prosedürlere uyum,

Gelişen ihtiyaçlar ve ilgili tarafların beklentileri,

6 Tetkik Faaliyetleri

Tetkikin başlatılması

Dokümanların gözden geçirilmesi

Sahadaki tetkik faaliyetleri için

hazırlık yapılması

Sahadaki tetkik faaliyetlerinin

yapılması

Tetkik raporunun hazırlanması,

onaylanması ve dağıtılması

Tetkikin tamamlanması

Tetkik takibinin yapılması

Tetkikin Başlatılması

Tetkik ekibi başkanının atanması

Tetkik hedeflerinin, kapsamının

ve kriterlerinin belirlenmesi

Tetkikin fizibilitesinin belirlenmesi

Tetkik ekibinin

seçilmesi

Tetkik edilenle ilk

temasın kurulması

Dokümanların Gözden Geçirilmesi

Raporlar dahil olmak üzere, ilgili yönetim

sistemi dokümanlarının

gözden geçirilmesi ve tetkik kriterlerine

göre bunların yeterliliği konusunda

karar verilmesi

Sahadaki Tetkik Faaliyetleri İçin Hazırlık Yapılması

Tetkik planının hazırlanması

Tetkik ekibine görev verilmesi

Çalışma dokümanlarının hazırlanması

Sahadaki Tetkik Faaliyetlerinin Yapılması

Açış toplantısının yapılması

Tetkik esnasındaki iletişim

Rehberlerin ve gözlemcilerin

rolleri ve sorumlulukları

Bilgilerin toplanması ve doğrulanması

Tetkik bulgularının üretilmesi

Tetkik sonuçlarının hazırlanması

Kapanış toplantısının

yapılması

Tetkik Raporunun Hazırlanması, Onaylanması Ve Dağıtılması

Tetkik raporunun

hazırlanması

Tetkik raporunun

onaylanması ve dağıtılması

Tetkikin Tamamlanması

• Tetkik planında belirtilen bütün faaliyetler yapıldığı ve onaylanan tetkik raporu dağıtıldığı zaman tetkik tamamlanmış olur.

• Kayıtların saklanması

• Kayıtların muhafazası

Tetkik Takibinin Yapılması

• Düzeltici, önleyici veya iyileştirici faaliyetler

• Doğrulama

• Tetkik ekibi üyelerince yapılacak takip faaliyetleri belirtilebilir.

Tetkikçilerin Değerlendirilmesi Ve Yeterliliği

Kişisel Özellikler

• yani adil, dürüst, samimi, namuslu ve sağduyulu, Ahlaklı

• yani farklı fikirleri ve bakış açılarını değerlendirmeye istekli, Açık fikirli

• yani insanlarla olan ilişkilerinde nazik, Diplomatik

• yani fiziksel çevrenin ve faaliyetlerin aktif olarak farkında, Gözlemci

• yani durumların içgüdüsel olarak farkında ve onları anlama kabiliyetine sahip, Kavrayışlı

Kişisel Özellikler

• yani farklı durumlara çabuk adapte olma kabiliyetine sahip, Çok yönlü

• yani sebatlı, hedeflere ulaşmaya odaklanmış, Israrcı

• yani mantıklı muhakeme ve analize dayalı olarak zamanında karar verme özelliğine sahip, Kararlı

• yani diğer kişilerle etkileşimde bulunurken bağımsız olarak hareket etme kabiliyetine sahip

Kendine güvenen

Bilgi ve beceriler

Kalite yönetim sistemi ve çevre yönetim sistemi

tetkikçilerinin genel bilgi ve becerileri

Tetkik ekibi başkanlarının genel bilgi ve becerileri

Kalite yönetim sistemi tetkikçilerinin özel bilgi ve

becerileri

Çevre yönetim sistemi tetkikçilerinin özel bilgi ve

becerileri

Bilgi ve Beceri

Eğitim, iş tecrübesi, tetkikçi eğitimi ve tetkik tecrübesi

Yeterliliğin Sürdürülmesi Ve İyileştirilmesi

Tetkikçiler, tetkiklerine düzenli olarak katılmak suretiyle tetkik yapma kabiliyetlerini sürdürmeli

Tetkikçiler sürekli profesyonel gelişimlerini gösterebilmeli

Kişilerin ve kuruluşların

ihtiyaçlarında,

Tetkik uygulamalarında,

Standartlarda ve Diğer şartlarda

meydana gelebilecek değişiklikler

Tetkikçi Değerlendirmesi

Adım 1 - Tetkik programının gerektirdiği kişisel özellikler ile bilgi ve becerilerin belirlenmesi

• Tetkik edilecek kuruluşun büyüklüğü, yapısı ve karmaşıklığı,

• Tetkik programının hedefleri ve genişliği,

• Belgelendirme/tescil ve akreditasyon şartları,

• Tetkik edilecek kuruluşun yönetiminde tetkik prosesinin rolü,

• Tetkik programında gereken güven seviyesi,

• Tetkik edilecek yönetim sisteminin karmaşıklığı.

Adım 2 - Değerlendirme kriterlerinin belirlenmesi

• Kriterler nicel (yıl olarak iş tecrübesi veya eğitim, yapılan tetkik sayısı, tetkik eğitimi saati gibi) veya nitel (eğitimde veya iş yerinde kişisel özelliklerini, bilgi ve beceri performansını göstermiş olmak gibi) olabilir.

Tetkikçi Değerlendirmesi

Adım 3 - Uygun değerlendirme metodunun seçilmesi

• Özetlenen metotlar seçeneklerin bir kısmını temsil etmekte olup bütün durumlarda geçerli olmayabilir.

• Özetlenen çeşitli metotların güvenilirlikleri birbirinden farklı olabilir.

• Tipik olarak objektif, tutarlı, adil ve güvenilir bir sonucun elde edilmesini sağlamak için metotların bir kombinasyonu kullanılmalıdır.

Adım 4 – Değerlendirmenin yapılması

• Bu adımda kişi hakkında toplanan bilgiler Adım 2’de belirlenen kriterlerle karşılaştırılır. Bir kişinin kriterleri karşılamaması durumunda ilave eğitim, iş ve/veya tetkik tecrübesi gerekir. Bundan sonra yeniden değerlendirme yapılmalıdır.