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UNIVERSIDAD NACIONALFACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE SECRETARIADO PROFESIONALLICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Tesis Percepción del personal de Secretarial de la Sede Central de la
Universidad Nacional con respecto a la Salud Ocupacional
Kathia Cerdas Montenegro
01 de setiembre de 2014Campus Sarapiquí, Heredia
HOJA DE APROBACIÓN
PERCEPCIÓN DEL PERSONAL SECRETARIAL DE LA SEDE CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL CON RESPECTO A LA SALUD
OCUPACIONAL
Cristel Astorga AguilarShirley Valerio Hidalgo
APROBADO POR:
DIRECTORA DE TESIS __________________________________________ MSc. María Elena Ulate Quesada
LECTOR ______________________________________________________ Lic. Omar Jesús Bermúdez Hidalgo
LECTORA _____________________________________________________ MSc. Ingrid Sánchez Alvarado
REPRESENTANTE, DECANATO ___________________________________
MSc. Floribeth Solís Fernández
DIRECTORA ___________________________________________________UNIDAD ACADÉMICA MSc. Margarita Vargas Calvo
ii
AGRADECIMIENTOS
A Dios por darnos la fortaleza y la sabiduría para finalizar con éxito esta
meta, a nuestra supervisora y lectores por la dedicación, apoyo e interés
brindado durante el proceso.
Cristel Astorga AguilarShirley Valerio Hidalgo
iii
TABLA DE CONTENIDOS
HOJA DE APROBACIÓN................................................................................. ii
AGRADECIMIENTOS...................................................................................... iii
CAPÍTULO I.....................................................................................................1
INTRODUCCIÓN.............................................................................................2
1.1 Justificación..........................................................................................3
1.2 Planteamiento del problema.................................................................8
1.3 Objetivo general....................................................................................8
1.4 Objetivos específicos............................................................................8
CAPITULO II....................................................................................................9
MARCO REFERENCIAL................................................................................10
2.1 Universidad Nacional..........................................................................10
CAPÍTULO III.................................................................................................11
MARCO TEÓRICO.........................................................................................12
3.1 Generalidades....................................................................................12
3.1 Funciones básicas del personal secretarial.........................................15
CAPÍTULO IV.................................................................................................17
MARCO METODOLÓGICO...........................................................................18
4.1 Tipo de Investigación..........................................................................18
4.2 Población y muestra...........................................................................18
4.3 Recolección de información................................................................21
4.4 Otras fuentes de información..............................................................21
4.5 Procesamiento y análisis de la información........................................21
CAPÍTULO V..................................................................................................23
ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS....................................24
5.1 Características personales de la población........................................24
5.2 Funciones secretariales......................................................................27
CAPÍTULO VI.................................................................................................29
CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y PROPUESTA.........................30
6.1 Conclusiones......................................................................................30
6.2 Recomendaciones..............................................................................31
FUENTES DE INFORMACIÓN......................................................................35
iv
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
La salud es un requerimiento indispensable para desempeñarse en
cualquier actividad laboral, pues de la calidad de ésta depende el grado de
aplicación de las capacidades y habilidades; en consecuencia, la atención
que se preste a la salud ocupacional es de interés para los patronos,
trabajadores, el Estado y la sociedad en general; por cuanto, en la realización
del trabajo, el trabajador está expuesto a una serie de factores físicos,
biológicos, químicos y psicológicos, entre otros, que influyen en su salud por
causa de la labor que realiza y las condiciones ambientales que lo rodean.
De lo anterior se desprende la necesidad de establecer la percepción
del personal secretarial en relación con las consecuencias que conlleva la
ejecución de su trabajo en la salud. Diagnosticar la percepción del trabajador
con respecto a la salud ocupacional en sus puestos de trabajo desde una
perspectiva de relación trabajo y salud permite determinar las formas
concretas en que se desarrolla el trabajo, analizarlas y establecer medidas
preventivas que minimizan la posibilidad del riesgo laboral.
Es evidente que el trabajo y la salud están fuertemente relacionados,
de lo cual se deriva la importancia que el trabajo representa para el ser
humano en el logro de sus objetivos, pues constituye una actividad mediante
la cual el individuo tiene la posibilidad de aplicar sus capacidades físicas e
intelectuales y de esta forma satisfacer sus necesidades personales y
laborales.
Por lo antes expuesto y en razón de la variedad de funciones que se
realizan en las organizaciones, se consideró importante aportar, mediante los
resultados de esta investigación, información sobre el tema de salud
Capítulo I 3
ocupacional como una medida importante y necesaria para la prevención de
riesgos laborales en las personas que desempeñan puestos en el área de
oficina y secretaría a nivel de cualquier organización y de forma específica en
el grupo de funcionarios que ejecutan labores secretariales en la Sede
Central de la Universidad Nacional.
Por lo tanto, la población en estudio es el grupo ocupacional de oficina
y secretariado (oficinista, secretaria, secretaria de actas y secretaria
ejecutiva) de la Sede Central de la Universidad. Sin embargo, para efectos
de esta investigación se entiende como personal secretarial de la Sede
Central de la Universidad Nacional.
En este estudio se analizaron dos temas principales: las funciones
básicas que realiza el personal secretarial de la Sede Central de la
Universidad Nacional y la percepción que tiene de sus condiciones de
trabajo, considerando riesgos ergonómicos, psicosociales y físicos.
La prevención de la salud laboral es responsabilidad del patrono pero
también del funcionario por lo que, con base en los resultados de esta
investigación, se elabora una propuesta de boletín informativo dirigido al
personal que ocupa y ocupará en el futuro puestos de esta naturaleza en la
UNA y servirá como modelo para otras organizaciones que deseen adaptarlo.
También aporta conocimientos precisos, para las personas que realizan
funciones académicas o administrativas en esta disciplina.
1.1 Justificación
La idea de esta investigación surge a partir del interés de las
investigadoras por el tema de la salud laboral concretamente aplicado a la
función secretarial, por cuanto, como profesionales y a la vez ocupantes de
Capítulo I 4
puestos de esa naturaleza, observan y sienten la carencia de información por
parte del personal secretarial que realiza este tipo de funciones, que podría
estar exponiéndose a riesgos generados por la falta de información y la
reiteración de las funciones básicas, en razón del uso inadecuado del equipo,
posturas del cuerpo incorrectas y condiciones ambientales poco óptimas.
Con este estudio se tiene el propósito de identificar las funciones
básicas del secretariado, entendiéndose estas como aquellas que son un
común denominador del personal secretarial, independiente del nivel
jerárquico del puesto que ocupa:
Para seleccionarlas se utilizaron las siguientes fuentes de información:
El Manual Descriptivo de Clases de Puestos del Programa de Recursos
Humanos de la Universidad Nacional.
El documento elaborado por la Unidad de Salud Laboral del Programa de
Recursos Humanos de la Universidad Nacional, denominado “Diagnóstico
de Salud de los Trabajadores Universitarios: Secretarias y Oficinistas”.
El libro de “Gestión Secretarial” de Guillermo Mora y Elvira Zúñiga.
Comparando la información anterior con textos recientes como el libro
de Gestión Secretarial de Mora y Zúñiga (1999), con textos un poco más
antiguos como el de Prácticas de Oficina de Díaz y Zayas (1982); así como
los dos primeros niveles del plan de estudios de la carrera de Administración
de Oficinas que se imparten actualmente en la Escuela de Secretariado
Profesional, podemos inferir que las funciones básicas del secretariado se
centran en: digitar documentos (a máquina o a computadora), tomar notas y
redactar documentos (a mano o en algún tipo de máquina), atender clientes
Capítulo I 5
(internos o externos), personal o telefónicamente y administrar documentos,
en donde la función de archivar es primordial.
La investigación busca diagnosticar la percepción que tiene el personal
secretarial de la Sede Central con respecto a la salud ocupacional
considerando las funciones básicas que realizan, el grado de información que
tienen sobre el tema y sus condiciones de trabajo, tomando en cuenta riesgos
ergonómicos, psicosociales y físicos.
Se consultó a la coordinadora de la Unidad de Salud Laboral de la
UNA, la Licda. Astrid Segura Álvarez sobre programas de capacitación
específicos en salud ocupacional y dirigida a los diferentes grupos
ocupacionales, quien informa que se ha dado a los conserjes, auxiliares de
laboratorios y trabajadores agrícolas. No obstante, en el momento de la
investigación exploratoria se indicó que en el caso del grupo secretarial el
único estudio realizado directamente por la Unidad es el diagnóstico
mencionado anteriormente, sin embargo, por motivo de ausencia a la
comunicación de resultados no se distribuyó a todas las personas que
participaron en el estudio.
A su vez la Srta. Segura, nos informó que a finales del 2005 se
comenzaría a trabajar con el personal secretarial, ya que por la falta de
presupuesto y de recurso humano no había sido posible abordar nuevamente
a este grupo ocupacional.
Se encontró además, que en la UNA se han realizado otros dos
estudios sobre salud ocupacional en el grupo de interés, pero tampoco se
han aprovechado sus resultados de la forma adecuada, estos son:
Capítulo I 6
Una tesis de la Escuela de Secretariado Profesional titulada “Análisis del
entorno laboral del sector secretarial y oficinista en la Universidad
Nacional, como sustento para elaborar una propuesta que permita
introducir el tema de la salud ocupacional en el plan de estudios de la
Escuela de Secretariado Profesional”, realizada por Marisela Barrantes
Salazar y Luisa Camacho Bolaños en 1994.
Un informe de práctica para obtener el Bachillerato en Salud Ocupacional
en la Universidad Latinoamericana de Ciencia y Tecnología, el cual es un
Diagnóstico de aspectos ergonómicos de los puestos secretariales del
Campus Omar Dengo de la Universidad Nacional elaborado por Jorge
Pastor Masís Carvajal en 1997.
Obsérvese que los dos estudios mencionados anteriormente tienen un
enfoque diferente al estudio en cuestión, ya que la primera investigación se
orienta directamente al área educativa y tiene como fin recomendar a la
Escuela de Secretariado Profesional introducir el tema de salud ocupacional
en su plan de estudios, sin embargo, en la actualidad este no se aborda
como tal y la información que se recibe es muy general y no se le da la
importancia debida. El segundo estudio tiene como objetivo principal realizar
un diagnóstico de los aspectos ergonómicos de los puestos de secretarias
que utilizan pantallas de visualización de datos, por lo que solo aborda temas
relacionados con la ergonomía y excluye otro tipo de riesgos como el
psicosocial y el físico.
Por su parte, esta investigación tiene un enfoque administrativo e
involucra otras temáticas como es la percepción que tiene el personal sobre
la salud ocupacional, las funciones básicas secretariales y tres riesgos del
Capítulo I 7
trabajo a los que se expone el personal secretarial en el desempeño de su
trabajo, por lo que se tiene el fin de realizar un estudio más integral y que
además sirva de referente tanto a la Unidad de Salud Laboral de la UNA
como a la Escuela de Secretariado Profesional y en general a estudiantes,
personal secretarial y académicos.
Por consiguiente, con el presente estudio se obtendrían los siguientes
beneficios:
Obtener datos actualizados sobre la percepción que tiene el personal
secretarial de sus condiciones de trabajo, tomando en consideración
riesgos ergonómicos, psicosociales y físicos; con el fin de que sirvan de
referente a la Unidad de Salud Ocupacional de la UNA.
El personal secretarial tendrá un referente importante sobre salud
ocupacional específico de su campo, a la hora de iniciar su desempeño
profesional.
Evitar pérdida de recursos humanos y monetarios a la Universidad
Nacional por incapacidades, permisos, renuncias y reubicación de
funciones, en situaciones que podrían ser previsibles.
Servir como herramienta de apoyo para los docentes que imparten los
cursos de Procedimientos de Oficina, pues proporciona información
actualizada en el campo secretarial, en materia de salud ocupacional.
Ser fuente rica de información para futuros estudios y para otras personas
interesadas en conocer sobre salud ocupacional y la incidencia de ella en
la función secretarial.
Capítulo I 8
1.2 Planteamiento del problema
La interrogante que busca responder esta investigación es la siguiente:
¿Cuál es la percepción del personal secretarial de la Sede Central de
la Universidad Nacional con respecto a la salud ocupacional en sus puestos
de trabajo?
1.3 Objetivo general
Diagnosticar la percepción del personal secretarial de la Sede Central
de la Universidad Nacional con respecto a la salud ocupacional en sus
puestos de trabajo.
1.4 Objetivos específicos
1. Identificar las características personales del personal secretarial de la
Sede Central de la Universidad Nacional.
2. Describir las funciones básicas de los puestos secretariales en la
Universidad Nacional.
3. Determinar el grado de conocimiento que tiene el personal secretarial
sobre salud ocupacional.
4. Determinar la percepción que tiene el personal secretarial de sus
condiciones de trabajo; considerando riesgos ergonómicos, psicosociales
y físicos.
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1 Universidad Nacional
La Universidad Nacional fue creada el 15 de febrero de 1973 mediante
la Ley # 5182 y nace como una institución autónoma de cultura superior
destinada a cubrir las necesidades del país en la formación de profesionales,
como también unir e integrar para dar aportes en el campo de la docencia, la
investigación, la extensión, el desarrollo y afirmación de la cultura nacional y
universal. A su vez, surge como una respuesta a las necesidades de jóvenes
y grupos sociales que no tenían acceso a la educación superior.
Esta institución tiene como misión histórica:
"La búsqueda de nuevos horizontes para el conocimiento, la formación
de profesionales que contribuyan con su quehacer a la formación de la
sociedad costarricense, hacia planos superiores de bienestar social y libertad.
La investigación, docencia, la extensión y otras formas de producción
académica, constituyen los pilares básicos de la actividad universitaria.
Mediante la acción conjunta de estas áreas, la Universidad Nacional devela
los problemas fundamentales de la sociedad, propone alternativas y forma
profesionales conscientes de las necesidades de la sociedad y del mundo en
que vive" (Estatuto Orgánico de la Universidad Nacional).
CAPÍTULO III
MARCO TEÓRICO
3.1 Generalidades
“El trabajo es la acción mediante la cual el hombre modifica la
naturaleza para ponerla a su servicio y que a la vez, transforma al hombre.
Es decir, el hombre incide en los elementos que lo rodean, transformándolos
para utilizarlos satisfaciendo sus necesidades básicas de alimento, vestido y
vivienda” (Antología Salud Ocupacional, 1993, p.5).
La salud y el trabajo son parte de la vida, por eso el papel del trabajo
en la existencia del hombre es una necesidad debido a que es un medio
importante de realización como seres humanos, de hecho pasamos la mayor
parte del tiempo trabajando, pues es considerado como el único medio que
tenemos para subsistir. Este es un elemento básico que determina la
condición de vida de las personas y puede incidir en la salud de cada una de
ellas. La salud es definida por la Organización Mundial de la Salud como:
El estado completo de bienestar físico, mental y social y no solamente
la ausencia de un daño o enfermedad. La salud no es algo que uno
posea como un bien, sino en realidad es una forma de funcionar en
armonía con su medio (forma de vida en general). No es verse libre
de dolores y enfermedades, sino también tener libertad para
desarrollar sus capacidades funcionales (Astorga,2008)
Para realizar un trabajo, debemos estar en perfectas condiciones
espirituales, mentales, emocionales y físicas, es decir, debemos estar
saludables.
Capítulo III 13
En muchas ocasiones el trabajo origina lesiones, enfermedades y
molestias, al tener que entrar en contacto con el entorno de trabajo y con
herramientas y maquinarias para poder desarrollarlo.
Desde la antigüedad, el ser humano ha estado expuesto
constantemente a una serie de riesgos a los cuales se ha tenido que
enfrentar, lo que ha dado origen a la preocupación de hombres y mujeres por
implementar medidas y normas para la prevención de riesgos laborales.
Espinoza (2001, Pág. 26) la define como “El arte de colocar y
conservar en un mismo lugar, debidamente clasificados y ordenados, todos
los documentos de un individuo, firma o asunto, de forma que estén
protegidos contra el deterioro, la destrucción o pérdida”.
Haciendo un breve recorrido por la historia desde el año 370 A.C., el
trabajador metalúrgico sufría daños fisiológicos por las emanaciones nocivas
de los metales, posteriormente, en el Siglo II se descubrieron intoxicaciones
con plomo y cobre. Con la Revolución Industrial se inicia con el concepto de
seguridad industrial como consecuencia de la aparición de la fuerza del vapor
y la mecanización de la industria, lo que provocó y aumentó el número de
incidentes y padecimientos laborales y se convirtió en un desafío para la
protección de la vida y la salud del trabajador.
Actualmente, las empresas sufren el impacto de los accidentes y
enfermedades laborales de sus empleados, debido a las exigencias del
trabajo, aspectos de la organización, desinformación y los factores de riesgo
existentes en el ambiente laboral (ruido, calor, productos químicos, virus,
bacterias, problemas de espacio físico, desorden, peligros eléctricos y otros),
todos ellos se ven reflejados en pérdidas económicas, como por ejemplo:
Capítulo III 14
pago de indemnizaciones por concepto de incapacidades y atención médica,
recargo de funciones, baja productividad, ausencia de personal, pérdida de
máquinas, equipos e instalaciones y en la motivación del personal.
Conscientes de esta realidad, muchas instituciones se han dado a la
tarea de implementar políticas internas que ayuden a mejorar la integridad
física y mental de sus trabajadores, ya que éstos son un factor primordial y de
alto valor, por lo que su bienestar es de suma importancia y se encuentra
dentro de los objetivos de la organización que ayudan al desarrollo de ésta.
Por otra parte, el proceso de trabajo determina las tareas para cada
uno de los puestos, estos presentan características y requerimientos de tipo
técnico, así como distintos riesgos producto de las condiciones del ambiente
laboral. Algunas profesiones pueden presentar peligros muy similares, ya
que sus funciones pueden ser ejecutadas por diferentes empleados que
ocupan puestos distintos dentro de la organización, de la misma forma,
existen riesgos que son producidos por una labor muy particular, como por
ejemplo las personas que trabajan con químicos, o por una profesión
específica como el caso que nos ocupa en este estudio.
Por consiguiente, como se indicó al inicio de esta investigación, este
estudio está enfocado a una profesión específica, la cual incluye al personal
que tiene como ocupación oficinista o secretaria (o) en la Sede Central de la
Universidad Nacional.
Capítulo III 15
3.1 Funciones básicas del personal secretarial
Archivar
Archivar es el proceso de clasificar, organizar y guardar documentos
en forma sistemática, de tal modo que puedan encontrarse sin tardanza,
cuando se necesitan.
Espinoza (2001, Pág. 26) la define como “El arte de colocar y
conservar en un mismo lugar, debidamente clasificados y ordenados, todos lo
documentos de un individuo, firma o asunto, de forma que estén protegidos
contra el deterioro, la destrucción o pérdida”.
Es una de las funciones imprescindibles que desempeña el personal
secretarial y debe reunir todos los documentos necesarios para el
funcionamiento de la oficina, implica el conocimiento sobre tipos de
archivadores, métodos de clasificación, saber qué guardar y por cuánto
tiempo y a la vez cuándo la documentación debe ser destruida o transferida y
conocer sobre los cuidados que se deben tener a la hora de manipularlos. El
contacto con el papel y los lugares cerrados son característicos de esta
actividad.
Las secretarias (os) encargadas de realizar esta función tienen la
responsabilidad de establecer criterios para mantener el equilibrio entre la
función conservadora de la documentación y la de servicio. Además, tener
conciencia que al realizarla se expone a daños en su salud, como por
ejemplo alergias.
Capítulo III 16
Toma de nota manual o escritura rápida
Mediante la escritura rápida, la persona que copia escribe tan de prisa
como la que habla, recoge sobre el papel fielmente signos de cualquier
manifestación oral en el mismo momento en que se produce.
Para lograr rapidez, se recurre a una fórmula de escritura, que por
medio de signos u omisión de palabras, se reduce la extensión de las
palabras e incluso se suprimen algunas que luego pueden deducirse.
La secretaria o secretario realiza esta función cuando participa en
reuniones, redacta informes manualmente, toma actas, minutas, escribe
cartas, toma recados telefónicos, entre otras que pueden ser muy particulares
del lugar de trabajo.
La persona que toma nota manualmente debe tener características
como las siguientes:
Conocer algún método de escritura rápida.
Tener habilidad para retener mentalmente lo dictado o dicho por alguna
persona.
Ser muy sintético.
Anotar lo esencial.
Facilidad para familiarizarse con los términos que se usen en la oficina
donde se trabaje.
Aprender los nombres y el título académico correcto de las personas a
quienes se les escriba con más frecuencia.
CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO
4.1 Tipo de Investigación
Esta investigación es de tipo no experimental descriptiva ya que su
propósito es diagnosticar la percepción que tiene el personal secretarial de la
Sede Central de la Universidad Nacional, en relación con la salud
ocupacional en sus puestos de trabajo. Busca describir las características
del personal en estudio, las funciones básicas secretariales, el grado de
conocimiento sobre el tema en cuestión y las condiciones de trabajo
considerando riesgos ergonómicos, psicosociales y físicos. A su vez, se
establece esta tipología porque se tiene el propósito de recolectar
información sobre cada una de las variables definidas para así establecer la
percepción que tiene la población sobre la temática de interés.
Los estudios descriptivos son los que “buscan especificar las
propiedades, las características y los perfiles importantes de personas,
grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que se someta a análisis.
Miden, evalúan o recolectan datos sobre diversos aspectos, dimensiones o
componentes del fenómeno a investigar” (Hernández, 2003, p.117).
4.2 Población y muestra
Por las razones que enseguida se explican y debido a la coyuntura
que se vive en la Universidad Nacional en relación con la estructura
ocupacional, se escogió como población de interés al personal que realiza las
cuatro funciones básicas secretariales definidas. Estos son:
a. Grupo ocupacional de Oficina y Secretariado (Oficinista I, II, III y
Secretaria I, II, III y secretaria de actas I y II).
Capítulo IV 19
b. Grupo profesional (secretaria ejecutiva I, II, III)
Actualmente se realiza un estudio cuya finalidad es el rediseño del
Sistema de Recursos Humanos y recomienda modificar radicalmente las
agrupaciones de puestos en la estructura ocupacional. Esta propone agrupar
los puestos desde una perspectiva de macro procesos en cuatro grandes
grupos: servicios al usuario, administrativos, técnicos y de dirección.
Sin embargo, esta propuesta se encuentra en la fase de validación y
aprobación por lo que aún no se puede considerar como la estructura oficial.
Por otra parte, el Manual Descriptivo de Clases de Puestos vigente
data desde 1988 y se le han incorporado enmiendas que lo han modificado
sustancialmente.
De lo anterior, se desprende que, debido a que en el momento de
realizar la investigación la única fuente de información oficial era el Manual de
Puestos del 88, se tomó la decisión de seleccionar como población de
estudio a los ocupantes del grupo ocupacional de oficina y secretariado, tal y
como se encuentra hoy en día, además de los puestos profesionales de
Secretaria Ejecutiva.
Por tanto, al no haber una nomenclatura actualizada y oficial que se
pudiera adoptar para esta investigación, se determinó como población de
interés, al grupo ocupacional de Oficina y Secretariado, que establece el
Manual de Clases de Puestos del 1988, el cual incluye puestos de oficinista,
secretaria, secretaria ejecutiva y secretaria de actas. Para efectos de este
estudio se denominó en general como personal secretarial.
Capítulo IV 20
La población en estudio está conformada por 209 funcionarios que
ocupan un puesto de oficinista, secretaria, secretaria de actas y secretaria
ejecutiva.
Para la selección de esta se utilizó la planilla al mes de junio del 2005
del Programa de Recursos Humanos de la UNA y se corroboró por medio de
llamadas telefónicas a cada centro de trabajo en las semanas del 01 al 12 de
noviembre del 2005.
Características de la población:
Ocupar un puesto de oficinista, secretaria, secretaria de actas o secretaria
ejecutiva.
Laborar en una dependencia de la Universidad Nacional, ubicada en la
Sede Central.
Por razones de tamaño de la población, no fue posible aplicar los
instrumentos (cuestionario y entrevista) para la recolección de los datos a
toda la población, por lo tanto, para desarrollar la investigación se utilizaron
dos tipos de muestreo:
Muestreo simple al azar, porque todas las unidades de la población tienen
la probabilidad de ser incluidas dentro de la muestra, a la cual se aplicó el
cuestionario.
Muestreo por conveniencia, ese tipo de muestreo se utilizó para aplicar
una entrevista con el fin de describir las actividades que realizan en el
desarrollo de las cuatro funciones básicas, así como el equipo, mobiliario
y herramientas que utilizan.
Capítulo IV 21
4.3 Recolección de información
La recolección de información comprende la elaboración y aplicación
de técnicas e instrumentos.
Una técnica es “un conjunto de procedimientos, regulado y provisto de
una determinada eficacia. Conjunto de instrumentos de medición, elaborados
con base en los conocimientos científicos”. (Barrantes, 2003, p. 50)
El instrumento es una herramienta que se usa en la investigación,
puede ser un inventario, un “test”, una entrevista, un cuestionario, un
formulario, un cálculo estadístico, etc. (Barrantes, 2003, p.50).
4.4 Otras fuentes de información
Se utilizaron tesis, libros e Internet para obtener información
relacionada con salud ocupacional y la labor secretarial. También se
accesaron las páginas web del Instituto Nacional de Seguros, Ministerio de
Salud, Consejo de Salud Ocupacional y la Universidad Nacional para conocer
sobre su organización, misión, funciones y demás datos revelantes para el
estudio.
4.5 Procesamiento y análisis de la información
Una vez recolectada la información, los datos obtenidos mediante el
cuestionario y las dos entrevistas fueron manualmente procesados por las
investigadoras. Con base en la información se elaboraron gráficos, tablas,
cuadros estadísticos y comparativos para presentar la información de modo
fácil y en síntesis. Posteriormente, se realizó el análisis e interpretación de la
misma con el fin de diagnosticar la percepción que tiene el personal
secretarial sobre salud ocupacional, las funciones que realizan y sus
Capítulo IV 22
condiciones de trabajo y de esta forma establecer las conclusiones y
recomendaciones pertinentes.
Primeramente, se caracteriza la población objeto de estudio, luego se
describen en detalle cada una de las cuatro funciones básicas, así como las
similitudes y diferencias dependiendo del tipo de oficina en la que trabaja el
personal (académica o administrativa).
Consecutivamente, se describen los datos obtenidos sobre el grado de
conocimiento que tiene el personal en relación con la salud ocupacional.
La información sobre condiciones de trabajo se analizó e interpretó
siguiendo el orden de priorización en la importancia de los riesgos para este
grupo ocupacional a saber:
1. Riesgo ergonómico.
2. Riesgo psicosocial.
3. Riesgo físico.
Seguidamente, se hizo un cuadro resumen de los resultados obtenidos
en cada uno de los indicadores de las cuatro variables y su relación con las
cuatro funciones básicas secretariales en estudio.
Finalmente, se procedió a la elaboración del boletín informativo que se
presenta en este documento como propuesta, para que sirva de herramienta
informativa a todo el personal secretarial presente y futuro de la Universidad
Nacional, así como un programa de capacitación con el fin de que sea
ejecutado en el 2007 por la Unidad de Salud Laboral de la Universidad
Nacional y de esta forma instruir al personal secretarial sobre la temática de
salud ocupacional.
CAPÍTULO V
ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
En este capítulo se presenta el análisis y la interpretación de la
información obtenida mediante los instrumentos aplicados al personal
secretarial de la Sede Central de la Universidad Nacional.
Se aplicó un cuestionario a una muestra de 83 secretarias (os) de los
209 que conformaban la población y una entrevista a una muestra de 12
secretarias. Sin embargo, en la aplicación del primer instrumento, se
recibieron solamente 81 respuestas debido a que dos personas no estuvieron
anuentes a responderlo.
El análisis pretende describir e interpretar las variables en estudio con
el objetivo de diagnosticar la percepción del personal secretarial de la Sede
Central de la Universidad Nacional con respecto a la salud ocupacional en
sus puestos de trabajo.
Este capítulo se estructura en cuatro apartados: características
personales de la población, funciones básicas secretariales, grado de
conocimiento sobre salud ocupacional y percepción en relación con las
condiciones de trabajo.
5.1 Características personales de la población
En el cuadro No.1 se observa que la edad del 74% de la población es
inferior a 40 años de edad y dentro de éste, el 42% tiene menos de 30 años.
Los datos anteriores demuestran que la población secretarial de la
Universidad es relativamente joven, por lo que es fundamental establecer
acciones preventivas para proteger su salud y de esta forma mantener dentro
de la UNA funcionarios saludables.
Capítulo V 25
Cuadro n°1Categorías por edad
CATEGORÍASEDAD
TOTALES18 a 22 23 a 27 28 a 32 33 a 37 38 a 42 43 a 47 48 o mas
Absoluto 12 12 10 12 14 17 4 81
Relativo 15% 15% 12% 15% 17% 21% 5% 100%
Fuente: Cuestionario aplicado al personal secretarial, 2012.
Únicamente el 26% del personal encuestado se ubica en edades
superiores a los 42 años de edad, para los cuales es necesario reforzar aún
más las medidas preventivas, por cuanto es una de las etapas de la vida en
que en general, se empiezan a manifestar en mayor grado, las
consecuencias en el deterioro de la salud.
En cuanto al sexo, se encontró que el 93% de la población está
conformado por mujeres, lo cual es característico en nuestra sociedad dentro
de la ejecución de las funciones secretariales.
Cuadro n°2Categorías por sexo
Fuente: Cuestionario aplicado al personal secretarial, 2012.
En relación con el estado civil, la encuesta muestra que un 54% de la
población son solteras (os), un 31% casadas (os) y el resto en porcentajes
muy pequeños se ubican en las otras tres opciones.
Cuadro n° 3Categorías por estado civil
CATEGORÍAESTADO CIVIL
TOTALESSoltera (o)
Casada (o)
Viuda (o)
Unión Libre
Divorciada (o)
Absoluto 44 25 01 07 04 81
Relativo 54% 31% 1% 9% 5% 100%
Fuente: Cuestionario aplicado al personal secretarial, 2012.
CATEGORÍASEXO
TOTALESMasculino Femenino
Absoluto 6 75 81
Relativo 7% 93% 100%
Capítulo V 26
En el cuadro No.4 se observa que el 80% de la población encuestada
ocupa puestos típicos de la función secretarial y solo un 20% ocupa puestos
con funciones de carácter general de oficina. Se observa además, que el
46% del primer grupo ocupa puestos en el nivel inicial de la serie secretarial
(secretaria 1, 2, 3).
Cuadro n° 4Categorías por puesto de trabajo
CATEGORÍAPUESTO DE TRABAJO
TOTALESOficinista Secretaria Secretaria Ejecutiva
Secretaria de Actas
Absoluto 16 37 23 5 81
Relativo 20% 46% 28% 6% 100%
Fuente: Cuestionario aplicado al personal secretarial, 2012.
Con respecto a la jornada laboral, casi el 100% (99%) trabaja con una
jornada de 40 horas que es generalmente la establecida para la mayoría del
personal administrativo de la Universidad. Es importante resaltar este dato
para ratificar la necesidad de implementar medidas preventivas en esta
población debido al tiempo de permanencia en su lugar de trabajo.
Grafico n° 1Jornada laboral del personal encuestado
99%
1%
40 horas
20 horas
Fuente: Cuestionario aplicado al personal secretarial, 2006.
Aunado a lo anterior, los resultados de la encuesta indican que un 24%
de la población trabaja siempre o casi siempre más horas de la que establece
Capítulo V 27
la jornada laboral y un 57% lo hace algunas veces, es decir que el 81%
trabaja más allá de su jornada de 40 horas por semana.
En relación con los años de servicio en la labor secretarial, los datos
indican que un 41% de la población tiene 4 años o menos en estas labores,
un 14% se ubica entre 5 o más años; un 23% se ubica en el rango de 11 y 18
años, en tanto que un 22% tiene 19 años o más de ejecutar este tipo de
funciones.
De los datos anteriores se desprende en primer lugar, que existe un
41% de personas que tiene poco tiempo de ejecutar este tipo de labores, no
obstante, el 59% tiene 5 o más años realizando funciones secretariales y
dentro de este porcentaje, un 22% tiene más de 19 años; en consecuencia,
se amerita reforzar las medidas preventivas para prevenir los riesgos
derivados de la función secretarial.
Referente al lugar de trabajo al que pertenece la población
encuestada, éste se clasificó en Facultades, Centros y Unidades
Administrativas. Se observa que el mayor porcentaje se ubica en las
Unidades Administrativas con un 47%, seguido por un 43% que pertenecen a
las diferentes unidades y escuelas de las Facultades de Ciencias Sociales,
Ciencias Exactas y Naturales, Ciencias de la Tierra y el Mar, Ciencias de la
Salud y Filosofía y Letras; por último un menor porcentaje de la muestra
encuestada, es decir un 10%, labora en las instancias denominadas centros.
5.2 Funciones secretariales
Con el propósito de describir cada una de las funciones básicas, se
realizó una entrevista a 12 secretarias de la Sede Central de la Universidad
Nacional, a quienes se les preguntó sobre el procedimiento, equipo,
Capítulo V 28
materiales y mobiliario que utilizan en el desarrollo de las cuatro funciones en
estudio y los productos que se obtienen en el desarrollo de cada una de ellas.
También se obtuvo información mediante el cuestionario aplicado a la
muestra de la población sobre la cantidad, frecuencia y tiempo (en horas),
con la que realizan cada una de las funciones.
Se encontró que en general, existen más similitudes que diferencias
en el desarrollo de las funciones básicas. Fue así como las respuestas
similares fueron agrupadas con el fin de facilitar el análisis que permitiera
elaborar una descripción única en la que se pudiera observar los riesgos
inherentes a cada una de ellas. También, se señalan las diferencias
encontradas en los productos finales de cada una de las dependencias a las
que pertenece el personal entrevistado.
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y PROPUESTA
En este capítulo se exponen las conclusiones derivadas del análisis de
la información resultante del procesamiento de los datos recopilados. Éstas
se presentan de acuerdo con los objetivos específicos propuestos en la
investigación, con el propósito de diagnosticar la percepción del personal
secretarial de la Sede Central de la Universidad Nacional con respecto a la
salud ocupacional en sus puestos de trabajo.
De las conclusiones se derivan las recomendaciones, así como una
propuesta de boletín informativo y un programa de capacitación que
contribuirá al conocimiento y entrenamiento sobre salud ocupacional del
personal de oficina y secretariado de la Universidad Nacional.
6.1 Conclusiones
La población secretarial de la Universidad Nacional es relativamente
joven, ya que el 74% de la población tiene edades inferiores a 40 años de
edad y dentro de este porcentaje el 42% tiene menos de 30 años.
Únicamente el 26% del personal encuestado se ubica en edades
superiores a los 42 años de edad.
En la función secretarial prevalece el sexo femenino; de los encuestados
el 93% de la población estuvo conformada por mujeres.
Con respecto al estado civil, se obtuvo que un 54% de la población son
personas solteras, un 31% casadas y el resto en porcentajes muy
pequeños se ubican en las opciones de unión libre, divorciada (o) y viuda
(o).
Capítulo VI 31
El 46% de la población ocupa puestos de secretaria, el 28% de secretaria
ejecutiva, el 20% de oficinista y el 6% de secretaria de actas.
El 99% trabaja con una jornada de 40 horas, que es generalmente la
establecida para la mayoría del personal administrativo de la Universidad.
Con respecto a los años de servicio en la labor secretarial, el 41% de la
población tiene 4 años o menos en estas labores, un 14% se ubica entre 5
o más años; un 23% se ubica en el rango de 11 y 18 años, en tanto que
un 22% tiene 19 años o más de ejecutar este tipo de funciones.
Referente al lugar de trabajo al que pertenece la población encuestada, el
mayor porcentaje se ubica en las Unidades Administrativas con un 47%,
seguido por un 43% que pertenecen a las diferentes unidades y escuelas
de la Facultades de Ciencias Sociales, Ciencias Exactas y Naturales,
Ciencias de la Tierra y el Mar, Ciencias de la Salud y Filosofía y Letras;
por último el 10%, labora en las instancias denominadas centros.
6.2 Recomendaciones
Universidad Nacional
Brindar apoyo más significativo en recurso humano y financiero, a la
Oficina de Salud Laboral a fin de que esta entidad pueda capacitar al
personal secretarial sobre salud ocupacional.
Solicitar a la Oficina de Salud Laboral realizar estudios sobre condiciones
de trabajo de los funcionarios que laboran para la Universidad.
Realizar las gestiones correspondientes con la Sección de Mantenimiento
parar mejorar las condiciones del ambiente de trabajo del personal de
oficina, regulando las constantes de ventilación, temperatura e
iluminación.
Capítulo VI 32
Generar oportunidades para que la mayoría del personal secretarial
cuente con puestos en propiedad, ya que existe un 42% de la población
encuestada que tiene puestos interinos, afectando esto su estabilidad
laboral, financiera y emocional.
A la oficina de Salud Laboral de la Universidad Nacional
Aplicar y dar continuidad al programa de capacitación que se propone en
esta investigación, dirigido al personal de oficina y secretariado de la
Universidad Nacional con el objetivo de informar y entrenar sobre salud
ocupacional aplicada a la labor secretarial. (Anexo No.4)
Este programa consta de los siguientes contenidos:
Salud ocupacional: generalidades.
Normativa aplicable de salud ocupacional en Costa Rica.
Riesgos del trabajo.
Riesgo ergonómico
Riesgo psicosocial.
Riesgo físico.
Prevención de riesgos.
Además, se recomienda coordinar la capacitación con profesionales
de la Facultad de Ciencias de la Salud, Escuela de Psicología, Departamento
de Salud, entre otros. Asimismo, gestionar con el Programa de Recursos
Humanos y la Comisión de Carrera Administrativa de la Universidad, a fin de
brindar certificados de aprovechamiento a los participantes del programa.
Gestionar la publicación del boletín informativo que propone esta
investigación, de manera que el personal secretarial pueda accesar a él.
Se recomienda coordinar su divulgación con el Programa de
Capítulo VI 33
Publicaciones, vía correo electrónico, página web de la Universidad, o
bien, otro medio que consideren pertinente.
Realizar o coordinar un estudio sobre clima laboral con el fin de tomar las
medidas correctivas, dado que el 40% del personal encuestado lo calificó
como regular.
Gestionar un taller de trabajo con el fin de comunicar a la comunidad
universitaria y en especial al personal secretarial, las funciones que tiene
a cargo y los servicios que ofrece la oficina, ya que un 21% desconoce
que ésta existe.
Propiciar la comunicación efectiva y recíproca entre la oficina y el personal
secretarial con el fin de obtener reportes para la atención oportuna de
situaciones de riesgo.
A la Escuela de Secretariado Profesional
Incorporar en los programas de estudio de las carreras de Administración
de Oficinas y Educación Comercial un contenido temático sobre
condiciones de trabajo, derechos y deberes de la secretaria (o) en
relación con la salud ocupacional.
Capacitar al personal docente en temas relacionados con condiciones de
trabajo.
Al personal secretarial de la Universidad Nacional
Mantener a mano y como documento de consulta diaria, el Boletín
Informativo que se brinda como propuesta resultante de esta
investigación.
Conocer e informarse sobre los riesgos a que puede estar expuesto y la
forma en que se pueden prevenir.
Capítulo VI 34
Organizar la estación de trabajo (área físicamente disponible para la
actividad de un puesto de trabajo), de tal forma que se evite al máximo
doblarse, dar vueltas, estirarse o realizar movimientos incómodos. Las
muñecas, la espalda y el cuello deben estar lo más cerca posible de la
posición natural, como por ejemplo: muñecas en línea con el antebrazo,
hombros relajados, codos cerca del lado del cuerpo y doblados a un
ángulo más o menos de 90 grados para alcanzar el trabajo.
Tomar descansos y realizar ejercicios antes y después de realizar
actividades sedentarias de oficina y en algunos períodos durante el día.
Asistir a capacitaciones relacionadas con condiciones de trabajo que
brinde la Oficina de Salud Laboral y de otras instancias.
Brindar reportes a la Oficina de Salud Laboral sobre situaciones de riesgo
que se presenten en los centros de trabajo.
FUENTES DE INFORMACIÓN
Barrantes, A (2000) Salud Ocupacional. San José, Costa. Rica: Editorial
EUNED.
Castro, P (2012) “Qué es Salud Ocupacional” recuperado de
http://www.mtss.go.cr/preguntas-frecuentes/salud-ocupacional.html?
pid=174&sid=203:Qu-es-salud-ocupacional
Chinchilla, R (2002) Salud y Seguridad en el Trabajo. San José, Costa Rica:
Editorial EUNED.
Espinoza, F (2001) Archivo de Gestión. Heredia, Costa Rica: Editorial,
Universidad Nacional
Masís, J (1997) Diagnóstico de aspectos ergonómicos de los puestos
secretariales del Campus Omar Dengo de la Universidad Nacional.
Editorial Universidad de Costa Rica.
