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Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo
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Universidad Simón Bolívar
Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Curso: Sistemas y Procedimientos 08/05/2015
Prof. Shirley Camaran M.
Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo
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Procedimientos
Es la consecución de pasos concatenados entre sí, que logran un fin en común para el ejercicio
de un proceso, actividad o logro de un objetivo.
Ahora bien el analista encargado de elaborar procedimientos debe cumplir ciertos pasos que
se le denominan principales, estos son:
Investigar la unidad o proceso que se le desea realizar el procedimiento.
Determinar los métodos para la investigación, tales como: la visita guiada, la observación
directa, la lectura documental, la entrevista abierta o dirigida, entre otras. Se recomienda
la entrevista abierta, en la cual se necesita una gran capacidad de retención y descripción.
El diseño y la aplicación de medios y materiales de apoyo tales como: la encuesta, la guía
de entrevista o de observación, los cuestionarios, las fichas de información, los cuadros de
problemas, necesidades y éxitos, el muestreo estadístico, etc.
La identificación de las normas que rigen al procedimiento.
Analizar la información existente para responder a las siguientes preguntas:
¿Qué actividad u operaciones se realizan? Con alusión a la naturaleza y los fines de la función de la
cual se desprenden las actividades susceptibles de procedimentar, actualizar, redimensionar o
suspender.
¿Para qué? Finalidad de las actividades, operaciones y de los resultados de la ejecución.
¿Quién (es)? Descripción de los órganos o puestos responsables del desarrollo de las actividades.
¿Cómo se realiza? Explicación del método de trabajo y del uso de los instrumentos, equipos,
espacios y materiales, para lograr los objetivos de una actividad.
¿Cuándo se realiza? Relativo al señalamiento de los tiempos de ejecución y obtención de los
resultados, según las normas, políticas y lineamientos del procedimiento, la metodología de
trabajo y los requerimientos de los usuarios, demandantes o beneficiarios.
¿Dónde se realiza? Referencia de la ubicación tanto de la unidad responsable, los puestos de
trabajo, así como de sus usuarios.
¿Con qué se realiza? Señalamiento de los insumos, equipo y demás medios utilizados para la
ejecución y logro de los resultados.
Y finalmente entrar en la fase de diseño donde transforma o traduce secuencial y
cronológicamente las ideas, actividades u operaciones en textos escritos o en imágenes
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(gráficas o audiovisuales) procesadas, manual, mecánica o electrónicamente con apoyo de
medios modernos que la tecnología nos ofrece y según las necesidades de cada
organización.
Ahora bien los procedimientos en cualquiera que sea su forma de presentación deben estar
redactados de la misma manera, por lo que a continuación se presentan normas para su
redacción:
Las actividades deben iniciar con un verbo conjugado en tercera persona del singular y
tiempo presente, por ejemplo: revisa, planifica, archiva, entre otros según sea el caso.
Todas las actividades deben tener un responsable, independientemente de que este se
repita.
Las actividades deben estar claramente definidas y de manera sencilla.
Cuando una actividad requiera de un punto de decisión, esta debe ser claramente definida
en ambos casos.
Cuando en una actividad se genere o utilice un documento, este debe llamársele por su
nombre exacto y código en caso de tenerlo.
Se debe evitar las abreviaturas, ya que tiende a confundir.
Debe existir correlación entre cada actividad.
Para ilustrar los procedimientos formalmente debemos utilizar un formato, a continuación
un ejemplo:
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Ahora bien los procedimientos tienen tres (03) formas de presentación:
Narrativa o Clásica: es aquella que cuenta en forma concatenada una secuencia de
actividades, estas a su vez están identificadas por números, por actividad y su
responsable (cargo de la persona que realiza la actividad). Ver anexo 1
Play Script: Esta técnica combina dos estilos la gráfica y la narrativa, ya que de un lado
se cuenta con el procedimiento de manera narrativa y del otro se realiza el diagrama
de flujo. Por opinión de expertos es la técnica más comprensible debido a su doble
función. De la misma manera hay elementos que debe contener esta técnica:
• Encabezamiento
• Objetivo
• Generalidades
• Normas
• Descripción
Ver anexo 2
Pictogramas: Es la combinación de dibujos asociados a actividades del procedimiento
que indican como es el proceso. Estos suelen usarse cuando son procesos masivos, es
decir, que involucran a gran cantidad de personas y que son cortos. Ver anexo 3
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Diagramas de flujo
No es más que la representación en forma gráfica de los procesos, por medio de la utilización de
líneas, símbolos y palabras cortas.
Para los diagramas de flujo también suelen existir tipos, ellos son:
Diagrama de Bloque
Es la representación gráfica de un proceso por medio de la utilización de bloques o cajas
en forma de rectángulos en las cuales se describe brevemente la acción y del lado derecho
el responsable de la acción. Ver Anexo 4
Diagrama Vertical
Este flujograma se realiza de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha utilizando la
simbología ANSI.
Ver Anexo 5
¿Qué permiten los Flujogramas?
Permite visualizar los documentos que se utilizan en un proceso, así como también los distintos
pasos y unidades administrativas que intervienen en el mismo.
Ventajas de los Flujogramas
1. Facilita ejecutar los trabajos
2. Describe en forma breve y concisa los distintos pasos del proceso.
3. Evita improvisaciones
4. Identifica las debilidades y fortalezas del proceso
5. Genera sentido de responsabilidad y establece los límites del proceso.
6. Plantea la diferencia entre lo que se hace y lo que debería hacerse.
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Simbología Comúnmente Utilizada:
Simbología ANSI:
Normas de Diagramación:
• El diagrama debe realizarse mediante un encolumnado vertical.
• Un diagrama de flujo siempre inicia y termina con el símbolo “TERMINAL”.
• La representación debe hacerse de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
• En la medida de lo posible realizar el diagrama en una hoja.
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• Las actividades deberán diagramarse de tal forma que se logre una adecuada distribución
y simetría de los símbolos utilizados.
• Tanto los símbolos como el texto deben mantener uniformidad en su tamaño.
• El símbolo de la actividad en el diagrama de flujo, contendrá los datos asentados en la
descripción del procedimiento, pero con enunciados breves y sencillos. Iniciar con un
verbo conjugado en presente de la tercera persona, ejemplo: turna, supervisa, registra,
etc.
• El símbolo de documento debe contener el nombre del formato que se esté usando, en
forma completa, abreviado, o indicado con sus iniciales cuando se componga de tres o
más palabras.
• El símbolo de decisión podrá tener hasta tres líneas de salida: considerando que la línea de
entrada se ubicará en la parte superior del símbolo, las salidas de éste podrán ser por el
vértice inferior, el izquierdo y/o el derecho. La unión entre símbolos se representará con
líneas rectas, horizontales y verticales o la combinación de ambas, evitando su cruce, con
excepción de los conectores, que podrán entrar en cualquier parte del procedimiento.
• A cada conector de salida de página le corresponde un conector de entrada a página,
marcado con la misma letra, o número.
• A cada conector de salida de interpágina le corresponde un conector de entrada de
interpágina, marcado con el mismo número o letra.
• Concisión y claridad en las notas.
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Anexo 1
Procedimiento al Estilo Clásico
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Anexo 2
Procedimiento PlayScript
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Anexo 3
Pictograma
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Anexo 4
Anexo 5
