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Aprenda como levar o planejamento de uma folha do Project Model Canvas para dentro do Project Builder
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ÍNDICE
INTRODUÇÃO
O QUE É O PM CANVAS?
ELEMENTOS DA METODOLOGIA
PERGUNTAS FUNDAMENTAIS
DINÂMICA
LEVANDO SEU PM CANVAS PARA O PB
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INTRODUÇÃO O volume de projetos não para de crescer nas
organizações. Sabemos que o ritmo das
mudanças está cada vez mais intenso, o que
torna o ambiente de negócios ainda mais
complexo. Com projetos maiores, que
envolvem um número mais amplo de
interessados, impactam mais áreas de
negócios e dão maior visibilidade na
sociedade, a vida do gerente de projetos está
se tornando mais difícil. Diante de todos os
desafios que podemos listar, se tivéssemos de
priorizar e eleger os de maior dificuldade, sem
sobra de dúvida a comunicação e o
gerenciamento das partes interessadas
estariam no topo.
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Como solução para os dois principais problemas apontados – dificuldades na
comunicação e gerenciamento das partes interessada – existe o Project Model Canvas.
Escrito pelo prof. José Finocchio, é uma metodologia robusta de gerenciamento de
projetos, apesar de ser bastante simples, sem a necessidade do preenchimento de
inúmeros documentos nem burocracia.
Ela é ideal para ambientes que querem aprimorar sua capacidade de planejamento,
mas que se caracterizam por inovação, alta dinâmica dos negócios e simultaneidade de
projetos (tocados em paralelo), aos quais soluções rígidas e engessadas não se aplicam.
O Project Model Canvas se concentra no essencial, a alma do projeto, e permite que
os stakeholders participem da concepção do plano.
Nesse e-book, percorremos as 13 etapas da construção do PM Canvas e mostramos
como você pode utilizar o Project Builder para registrar essas informações e utilizá-las
na execução do seu projeto criado com a metodologia.
Esperamos que você goste do material e tenha uma boa leitura!
Equipe Project Builder
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O QUE É O PM
CANVAS?
O Project Model Canvas é uma metodologia de planejamento de projeto inspirada em conceitos de neurociência, Desing Thinking e na experiência do professor Jose Finocchio em consultoria e aulas de gerenciamento de projetos.
O PM Canvas propõe uma maneira mais simples e amigável de elaborar um plano de projetos. Ele ajuda a desenhar o modelo mental que temos do plano e permite visualizar suas ligações e dependências em uma única página. Para colocar a metodologia em prática é preciso uma folha em formato grande (A1) e alguns bloquinhos de post-it. A ideia é que o gerente de projetos coordene um brainstorm com os membros de sua equipe e com o cliente para que todos construam o plano juntos, tendo, ao mesmo tempo, uma visão conjunta sobre seus objetivos, fases, custos e benefícios.
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Na metodologia, os participantes preenchem um CANVAS colocando
post-its nos 13 quadros que definem, resumidamente: POR QUÊ, O
QUÊ, QUEM, COMO, QUANDO E QUANTO. Essas são as perguntas certas
para estruturar o seu planejamento.
Neste e-book detalhamos o preenchimento de cada um dos quadros
do canvas e explicamos como podemos alimentar o Project Builder
de forma a gerar um relatório de forma automática.
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ELEMENTOS DA
METODOLOGIA Canvas
• É a representação visual do plano de projeto. Nesse espaço, o gerente de projeto e sua equipe fazem o protótipo do modelo mental do projeto. É muito importante que o canvas seja preenchido com post-it, para que possa ser modificado quantas vezes for necessário.
Perguntas Fundamentais
• São perguntas que ajudam na construção do canvas . Essas informações estão divididas em 5 perguntas: Por quê?, O quê?, Quem?, Como?, Quando? e Quanto?
Posts
• São descrições curtas escritas em post-it e que irão preencher cada componente com as informações do projeto.
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PERGUNTAS
FUNDAMENTAIS As perguntas fundamentais são as que definem seu projeto. Elas facilitam a compreensão por seguir uma ordem que auxilia na organização de sua concepção. À medida que você responde cada uma das perguntas, fica mais fácil responder à seguinte. Por exemplo: para saber quais atividades fazem parte do seu projeto, é importante entender qual (ou quais) produto (s) você está desenvolvendo. Por sua vez, para saber a importância dos produtos, é fundamental ter a consciência dos benefícios que o seu projeto pretende gerar.
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0 – Pitch:
A maneira mais simples de descrever o seu projeto é usar o mínimo de
palavras possível. O Pitch é a primeira parte a ser preenchida do seu PM
Canvas. Nele, você deverá resumir seu projeto em apenas uma frase.
Exemplo: escritório de projetos rodando!
Por quê?
Nesse ponto, você deverá responder o porquê da realização desse projeto. Se
não conseguir encontrar a resposta, todo o seu planejamento perderá o
sentido. Para fundamentar a defesa do seu projeto é importante analisar a
situação atual da empresa, identificando quais são as principais dores, que
problemas estão enfrentando com essas dores e quais necessidades é preciso
atender. Com o dever de casa respondido, vamos aos post-it.
1 - Justificativa:
Coloque os problemas que a organização atualmente enfrenta e quais
necessidades não são atendidas no momento.
Exemplo: projetos fora do padrão, insatisfação do patrocinador, gerentes de
projetos gastam a maior parte do tempo apagando incêndio, perda de
faturamento, perda de cliente.
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2 - Objetivo Smart:
Coloque nesse post-it o objetivo do projeto de maneira que fique “smart”. Isso
significa:
Specific (específicos)
Measurable (mensuráveis)
Attainable (atingíveis)
Realistic (realistas)
Time Bound (temporizáveis)
Exemplo: implantar o escritório corporativo de projetos na empresa Acme,
responsável por padronizar a gestão de projetos, capacitar os gerentes de
projetos na sua metodologia, dar suporte aos projetos estratégicos da empresa
até 25 de janeiro de 2014, gastando até R$ 80 mil.
3 - Benefícios:
Deve descrever o que a empresa irá conquistar após a implantação do projeto.
Exemplo: aumento de faturamento, ampliação da satisfação do cliente, redução
de custos, melhor qualidade de vida para o gerente de projeto.
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O quê?
Quais necessidades serão atendidas? Nessa etapa, serão listados que produtos,
serviços ou resultados serão entregues ao final do projeto.
Produto:
O produto é o resultado final do projeto. Um projeto pode também gerar um
serviço ou um resultado único.
Exemplo: escritório implantado e operando na empresa Acme.
Requisitos:
Definem a qualidade que o produto (serviço/resultado) precisa apresentar para
ter valor para o cliente.
Exemplo: deve ter fluxograma da gestão de projetos, deve ter a metodologia
padrão de gestão de projetos, deve ser aplicado o treinamento padrão da
metodologia de gestão de projetos, deve ser implantado o software Project
Builder, deve ter uma festa de encerramento no final do projeto.
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Quem?
Define quem participa do projeto. Inclui os stakeholders, os membros da
equipe e o gerente desse projeto.
Stakeholders:
Podem ser stakeholders externos ou fatores externos.
Stakeholders externos – são os envolvidos que não estão subordinados ao
gerente de projeto.
Fatores externos – que podem afetar o projeto e devem ser listados.
Exemplo: consultoria em gestão de projetos, fornecedor do Project
Builder, diretorias da Acme, gerentes funcionais da Acme.
Equipe:
Todos os participantes que são responsáveis por produzir as entregas do
projeto.
Exemplo: gerente do projeto, analista do PMO, consultor de projeto,
analista de processos, instrutor.
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Como?
Nessa etapa, respondemos como o trabalho será entregue no projeto. Para que o
projeto ocorra naturalmente, é importante definir quais são as entregas e quem
são os responsáveis, suas premissas e restrições.
Premissas:
São suposições dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao
projeto, que não estão sob controle do gerente de projeto
Exemplo: 90% dos gerentes de projetos vão aderir ao projeto, o Project Builder
será implantado até 24 de dezembro de 2013.
Grupos de entregas:
São os componente concretos, mensuráveis e tangíveis que serão gerados pelo
projeto.
Exemplo:
1 - Estratégia de implantação 4 - Apresentação do Processo
2 - Processo de GP 5 - Aplicação do Treinamento
3 - Implantação do PB 6 – Evento de Encerramento
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Restrições:
Nesse quadro, serão descritas as limitações do projeto, de qualquer natureza e
origem, que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe.
Exemplo: os gerentes funcionais não podem se ausentar por mais de 8 horas de
suas funções, não poderá ser gasto mais de 20% do orçamento com serviços
externos, a equipe de TI interna não dará suporte à nova aplicação.
Quando e Quanto?
Em seguida, definimos quando o projeto será concluído e quanto custará para a
organização. Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de
projetos deverá dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar os
trabalhos do projeto.
Riscos:
Riscos são eventos futuros e incertos que têm relevância para o projeto. Nessa
etapa, identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes,
devemos buscar e implantar as respostas.
Exemplo: gerência funcional não adere ao método de GP, baixa qualidade do
treinamento realizado internamente, atraso na implantação do software.
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Linha do tempo:
Nesse momento, definimos quando vão ocorrer as entregas do grupo de entregas.
A metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em 4
períodos definidos pela equipe do projeto.
Exemplo:
Custos:
Quanto será gasto para concluir esse projeto? É importante distribuir os custos
pelos grupos de entregas pré-definidos.
Exemplo:
1 – R$ 800
2 – R$ 2 mil
3 – R$ 5 mil
4 – R$ 1,2 mil
5 – R$15 mil
6 – R$ 4 mil
Estratégia de implantação - 1/4 Apresentação do Processo - 3/4
Processo de GP - 2/4 Aplicação do Treinamento - 3/4
Implantação do PB - 3/4 Festa de Encerramento - 4/4
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DINÂMICA A dinâmica de construção do CANVAS não tem papéis
rígidos pré-definidos, mas apenas duas regras básicas:
• deve ser feito em equipe
• uma das pessoas deve conhecer os conceitos
básicos de gestão de projetos
A equipe ideal para construir um CANVAS:
• um gerente de projetos com conhecimentos na
área do projeto
• um especialista no negócio
• um especialista no processo de gestão de projetos
da organização que trabalhará criticando o Canvas
construído de maneira positiva
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Para a dinâmica, serão necessários uma boa sala de reunião para a equipe se isolar e os seguintes materiais:
a) folha A1 com o Project Model Canvas b) post-it grande (98,4x149) c) fita crepe d) canetas
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LEVANDO SEU CANVAS
PARA O PROJECT BUILDER
O PROJECT BUILDER
É um software 100% WEB que tem como diferencial aliar conceitos de Colaboração, Responsabilidade Compartilhada e Simplicidade às técnicas de Gerenciamento de Projetos. A assertividade desta abordagem tem feito com que organizações de diversos setores, portes e níveis de maturidade em gerenciamento de projetos o adotem como ferramenta corporativa. www.projectbuilder.com.br
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Criando um CANVAS no PB
Agora vamos criar uma visão prática de como o software Project Builder pode ser utilizado como suporte à Metodologia PM CANVAS, desenvolvida pelo professor Jose Finocchio (www.pmcanvas.com.br) facilitando o trabalho do gerente de projetos e dos demais envolvidos, principalmente nos Processos de planejamento.
Este guia simula uma operação alinhada com a metodologia, prevendo a utilização para registrado o resultado do planejamento realizado na dinâmica do PM CANVAS . Vale ressaltar que esta abordagem revela apenas algumas das diversas funcionalidades do PB no apoio à Gestão de Projetos.
Caso você não seja cliente da Project Builder você pode solicitar o Trial Aqui e utilizar o Project Builder gratuitamente por 15 dias. Caso você seja um estudante você pode se inscrever no PB Acadêmico Aqui e ter acesso ao software por 6 meses.
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Passo 1 – Crie seu projeto em [Projetos >
Novo], preenche no nome do projeto o seu
Pitch.
1.1- Em seguida defina um tipo de objetivo
para o seu projeto (utilizamos essa informação
para classificar a natureza do seu projeto)
1.2 - Insira a Justificativa no campo
Justificativa.
1.3 - Insira o Objetivo Smart no campo
Objetivo.
1.4 – Insira o Produto no
campo Escopo.
1.5 - Insira os Requisitos no
campo Descrição. Clique em
seguida.
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1.6 - Insira as Premissas no
campo Premissas .
1.7 - Insira as Restrições no
campo Restrições . Em seguida
clique em Confirmar.
Passo 2 – A partir da página
Detalhes de Projeto, clique em
[Qualidade > Metas / Nova
Meta], insere no campo meta
Beneficio listado no seu Canvas.
Repita o processo para cada
beneficio listado no Canvas.
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Passo 3 – A partir da página Detalhes de Projeto, clica em [Recursos Humanos > Envolvidos], seleciona para cada pessoa envolvida o tipo de envolvimento dos tipos
Perfil 6 ou 7 para cada um dos Stakeholders inseridos no PM Canvas . Para a
Equipe selecionar cada membro da equipe que deverá ser envolvida com os
Perfis 1, 2, 3 ou 4 e clica em [Confirmar].
Obs: Cada pessoa deve ter sido criada anteriormente no ambiente a partir do menu Pessoas [Pessoas > Nova].
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Passo 3 – o Responsável Elabora a
Estrutura Analítica do Projeto onde será
listada cada uma das entregas do Grupo
de Entregas – clica em [Escopo > Editar
EAP], clica no ícone Novo Componente
(sinal de soma), ao lado da identificação
do projeto, preenche o campo
Componente com um título que o
identifique, tecla [Enter] para inserir mais
componentes de mesmo nível hierárquico
ou clica no ícone Novo Componente na
linha daquele que queira decompor.
Repete estes procedimentos até concluir a
EAP e para salvar clica em [Confirmar].
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Passo 4 – o Responsável registra os Riscos identificados no canvas: a
partir da página Detalhes do Projeto, clica em [Riscos > Novo],
Preenche o campo “Nome” com o título do risco e clica em
[Confirmar]. Figura ao lado.
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o Responsável Define Linha do tempo e Datas das Atividades a partir da EAP,
clica em [Seleciona a ação “Editar Componentes” (no rodapé da lista identada)],
preenche no formulário os campos Duração e Data Início, e clica em [Confirmar].
Passo 5 - o Responsável insere os Custos:
a partir da página Detalhes de cada
componente , clica em [Custos >
Previsão de Custos], preenche as colunas
Valor, Tipo (Materiais, Equipamentos,
etc.) e Descrição para cada item, e clica
em [Confirmar].
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Passo 6 – A partir da página Detalhes de Projeto, clique no ícone do CANVAS E
gera o Relatório do Project Model Canvas.
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REFERÊNCIA
Finocchio, j; Project Model Canvas
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burocracia
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http://www.pmcanvas.com.br/
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