Gestion documental diapositiva copia

GESTION DOCUMENTAL

LEY 594 DE 2.000 (LEY GENERAL DE ARCHIVOS)

GESTIÓN DE GESTIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

SOBRE REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN LEY 594 DE 2000 (LEY GENERAL DE ARCHIVOS).

Conjunto de normas técnicas y practicas Conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de usadas para administrar el flujo de

documentos de todo tipo de una organizacióndocumentos de todo tipo de una organización

Flujo de DocumentosFlujo de Documentos

Es el historial de un documentoEs el historial de un documento El flujo de documentos se actualiza a El flujo de documentos se actualiza a

nivel de documento así como para nivel de documento así como para posiciones individuales. Todos los posiciones individuales. Todos los documentos precedentes y subsiguientes documentos precedentes y subsiguientes siempre aparecen listados, con siempre aparecen listados, con independencia del documento que se independencia del documento que se haya seleccionado para la visualización haya seleccionado para la visualización del flujo de documentos. del flujo de documentos.

¿Qué es el Archivo General de la Nación?

Ente rector de la Ente rector de la política archivística política archivística colombiana.colombiana.

Órgano de dirección y Órgano de dirección y coordinación del coordinación del Sistema Nacional de Sistema Nacional de ArchivosArchivos..

Conservador, Conservador, organizador y difusor organizador y difusor del patrimonio del patrimonio documental de la documental de la nación.nación.

Sistema Nacional de Archivos - SNA Archivo General de la Nación

Administración yAdministración y operaciónoperación

NormatividadNormatividad




¿Qué es el SNA (Sistema Nacional de Archivo)?

Conjunto de instituciones Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí.archivísticas articuladas entre sí.

Posibilitan la homogeneización y Posibilitan la homogeneización y normalización los procesos normalización los procesos archivísticos.archivísticos.

Promueven el desarrollo de los Promueven el desarrollo de los archivos, conservación y acceso a archivos, conservación y acceso a los documentos.los documentos.

Instalaciones

LEY 80 DEL 22

DE DICIEMBRE DE 1989

“ Por la cual se crea el Archivo General De La Nación y se dictan otras disposiciones .”

“ Por la cual se crea el Archivo General De La Nación y se dictan otras disposiciones .”

LEY 80 DEL 22

DE DICIEMBRE DE 1989

LEY 594 DE

JULIO 14 DE 2000

“ Por la cual se crea La Ley General de Archivos en

Colombia y y se dictan otras disposiciones .”

“ Por la cual se establecen los criterios parala organización de los archivos de gestión

en las Entidades públicas y privadas

ACUERDO No. 042

Octubre 31 DE 2002

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos emitida por el Archivo General de la Nación - AGN define Gestión Documental como:

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

Qué es Gestión Documental?

Programa de Gestión Documental:

“Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de los documentos”.

Qué es un PGD?

1. Producción de documentos2. Recepción de documentos3. Distribución de documentos4. Trámite de documentos5. Organización de documentos6. Consulta de documentos7. Conservación de documentos8. Disposición final de documentos

Procesos de un PGD?

Distribución

Consulta Retención Almacenamiento Recuperación

Protección

Preservación Temporal

DISPOSICION FINAL

ELIMINACIONTRANSFERENCIA

PRIMARIA /SECUNDARIA

Producción y recepción

Trámite

PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

AArchivorchivoUno o mas conjuntos de

documentos, sea cual fuere suforma y soporte material,

acumulados por una persona oinstitución, en el transcurso de

su gestión administrativa,conservados para servir como

testimonio e información, ocomo fuente de historia

2. CONCEPTOS GENERALES

El de las oficinas productoras de documento, en el que se reúne los documentos en tramiten busca de soluciones a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

ARCHIVOARCHIVOARCHIVO DE GESTIÓNARCHIVO DE GESTIÓN

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general

ARCHIVOARCHIVOARCHIVO CENTRALARCHIVO CENTRAL

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

ARCHIVOARCHIVOARCHIVO HISTÓRICOARCHIVO HISTÓRICO

PRODUCCIÓN DOCUMENTALPRODUCCIÓN DOCUMENTAL

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

DISPOSICIÓN FINAL

DISPOSICIÓN FINAL

ORDENACIÓN DOCUMENTALORDENACIÓN DOCUMENTAL

SELECCIÓN DOCUMENTAL

ELIMINACION DE DOCUMENTOS

MICROFILMACION

CONSERVACION TOTAL

ARCHIVOARCHIVOPROCESOS

ARCHIVISTICOSPROCESOS

ARCHIVISTICOS

Archivo de GestiónArchivo de Gestión100%100%

ArchivoArchivo

IntermedioIntermedio

65%65%

Histórico

5%

FASES DE ARCHIVOFASES DE ARCHIVO

SUBSERIE DOCUMENTAL : Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

FONDO: Conjunto de documentos que se forman durante el proceso de la actividad de una organización o persona

DOCUMENTODOCUMENTO:: EEs el registro de información s el registro de información producida o recibida por una persona o entidadproducida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, en razón a sus actividades o funciones, adquiriendo valor de tipo administrativo, fiscal o adquiriendo valor de tipo administrativo, fiscal o legal, científico, económico, histórico o cultural legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.y debe ser objeto de conservación.

TABLAS DE RETENCION:TABLAS DE RETENCION:

Listado de series y sus correspondientes tipos Listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o recibidos estos por una documentales (producidos o recibidos estos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones), a las cuales se asigna el tiempo de funciones), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo.permanencia en cada fase del archivo.

Tipo documentalTipo documentalUnidad de información contenida en los documentosUnidad de información contenida en los documentos..

Se clasifica en simple y compuesto:Se clasifica en simple y compuesto:

SimpleSimple: Formado por un solo tipo documental, cuyo : Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información. contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc. registro, un libro de caja, recibo, etc. CompuestoCompuesto: Formado por dos o más tipos : Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como “expediente”. Ejemplos: el comúnmente como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias, etc. comprobante de pago, trámites para licencias, etc.

Serie DocumentalSerie Documental

Es el conjunto de documentos que tiene Es el conjunto de documentos que tiene características comunes; el mismo tipo características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado, consiguiente, es archivado, usado, transferido o eliminado como unidad. transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones, Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, Órdenes Legajos de personal, Planillas, Órdenes de compra, etc. de compra, etc.

FONDO DOCUMENTALFONDO DOCUMENTAL

Es el conjunto total de los documentos Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institución producidos y recibidos por una institución pública o privada en el ejercicio de sus pública o privada en el ejercicio de sus actividades. actividades.

Ejemplos: Ministerio de Transportes, Ejemplos: Ministerio de Transportes, Comunicaciones, Gobierno, Instituto Comunicaciones, Gobierno, Instituto Nacional de Cultura, etc. Nacional de Cultura, etc.

CONTRATOS

CONTRATOS DE OBRA

(subserie)

CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS

(Subserie)

Sección DocumentalSección Documental

Es el conjunto total de los documentos Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes producidos y recibidos por las diferentes unidades orgánicas o dependencias.unidades orgánicas o dependencias.

Ejemplos: Alcaldía, Gerencia, Secretaría Ejemplos: Alcaldía, Gerencia, Secretaría General, Gerencia de Administración y General, Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Planificación, Finanzas, Gerencia de Planificación, Registro Civil, Jefatura de Personal, Registro Civil, Jefatura de Personal, Tesorería, etc. Tesorería, etc.

Contratos de Obra

Acta de IniciaciónPólizas

Acta de liquidaciónContratos de Suministros

CONTRATOS

Contratos de Prestación Servicios

Serie:

Subserie:

EJEMPLO

Tipos Documentales

Documento de apoyo: Documentación informativa auxiliar que recibe o elabora una dependencia para facilitar la gestión de sus asuntos administrativos.

Copias de condiciones Especificas de contratación (CEC)

Copias de Contratos

Copias de informes

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

ARCHIVO HISTORICO

VALORESPRIMARIOS

VALORESSECUNDARIOS

VALORESSECUNDARIOS

CulturalHistóricoCientífico

AdministrativoLegalfiscalContableTécnico

Etapas del documento desde su producción o recepción en la oficina y su

conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo

permanente.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

Proceso por el cual se determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

VALORACIÓN DOCUMENTALVALORACIÓN DOCUMENTAL

Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.

Es el que interesa a los investigadores de la información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

VALOR PRIMARIO

VALOR SECUNDARIO

VALORACION DOCUMENTAL

Participantes en la Valoración

Productores

Administración, JurídicaContable

Historiadores

Archivistas

TABLA DE RETENCION DOCUMENTALTABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Es una herramienta archivística que permite agrupar la documentación de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia y establecer un tiempo de permanencia en cada fase de formación del archivo.

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA HOJA DEOFICINA PRODUCTORA

CODIGO SERIES O/C PROCEDIMIENTOS

y tipos documentales Archivo Gestión

Archivo Central

CT E M S

CONVENCIONESCT: Conservacion Total M: Microfilmacioón O: original Firma del Responsable : E: Eliminacion S: Selección C: Copia Jefe de Archivo

Fecha:

DISPOSICION FINAL RETENCION

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Apoya el análisis de la disposición final de los documentos

Toma en cuenta en principio de procedencia y las funciones.

Permite definir las transferencias de documentos

Y qué tiene que tiene que ver la VALORACIONVALORACION con las TRD?

1. Con la firma de la autoridad competente.

2. Con la promulgación.

Cómo INICIA la Cómo INICIA la VIGENCIAVIGENCIA…?…?

VIGENCIA.

Tiempo en que el documento tiene fuerza para ordenar, testimoniar e informar, es decir cumple el objetivo para el cual fue creado.

Vence el plazo establecido en el documento o en la ley.

Se produce un documento que anula el anterior. Desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento.

Cuando el destinatario se entera de su contenido (documentos informativos).

Cuando se establece convencionalmente la fecha de terminación, por ejemplo, en los documentos negatorios (Acta de defunción; Negación de una solicitud).

TERMINACIÓN TERMINACIÓN de la de la vigencia de un vigencia de un

documentodocumento

Y qué tiene que ver la VIGENCIAVIGENCIA con las TRD?

Permite establecer los tiempos de retención

Permite definir la disposición final de los documentos

En este proceso se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado.

La ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, para efectuar este propósito, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia, los más utilizados en la actualidad son los numéricos, alfabéticos y mixtos o alfa-numéricos, sin embargo el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie.

ORDENACIÓN

SISTEMAS DE ORDENACIÓNSISTEMAS DE ORDENACIÓN

ALFABETICO

NUMERICO

01-Ene. 199927-Mar. 199915 May. 200010 Jul. 2000

SALA 1SECCION BESTANTE 6ARCHIVADOR 1AGAVETA 3

11.11.222.12.1.1

ARMENIABOGOTACALIMEDELLIN

ACTASCALIFICACIONESCOTIZACIONESHOJAS DE VIDA

Acosta, CesarBarrera, Luis Castro, OmarZea, Oliver

A,B,C,D,E... 1,2,3,4,5...

CRONOLÓGICO

TOPOGRAFICO

DECIMALGEOGRAFICO

ASUNTO O

MATERIAS

ONOMÁSTICO

ALFABETICO GENERAL NUMÉRICO

SIMPLE

METODO

ES LA FORMA COMO SE ENCUENTRAN UBICADAS LAS UNIDADES ARCHIVÍSTICAS (CARPETAS) EN ELARCHIVO FÍSICO.

NUMÉRICO

ALFABETICO CRONÓLOGICO

SISTEMA DE CLASIFICACION UNIDAD ARCHIVISTICA

Ubicar al interior de cada carpeta o expediente, solo los tipos documentales que corresponden y ordénelos en forma cronológica descendente.

Ubicar al final de cada carpeta o expediente el formato “Control de ingreso de documentos a expedientes.

Como se conforma un expediente?

CONFORMACION DE EXPEDIENTES

UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Documento mas nuevo

Documento mas antiguo

200 folios (promedio)

Documento mas nuevo


DISPOSICIONES GENERALES PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La foliación Consiste en dar un número consecutivo desde uno a todos los folios escritos de cada unidad de conservación, la documentación debe numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma.

1

50

100

200

ConceptosConceptos 1. Folio: Hoja.1. Folio: Hoja.

2. Foliar: Acción de numerar hojas.2. Foliar: Acción de numerar hojas.3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara 3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”. de cada unidad documental”. 4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. 4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. 5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se 5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. numera. 6. Página: Lo escrito o impreso en una cara ... 6. Página: Lo escrito o impreso en una cara ... 7. Paginar: Acción de numerar páginas.7. Paginar: Acción de numerar páginas.Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.ordenación.


FOLIACION

250

1

Documento mas nuevo


1250

EXPEDIENTE

VOLUMEN 2

VOLUMEN 1

SE DEBE CONSERVAR LA INTEGRIDAD DEL ULTIMO DOCUMENTO


IDENTIFICACION

ENTIDAD.

ÁREA PRODUCTORA

ASUNTO (SERIE O SUB-SERIE DOCUMENTAL)

No. DE CARPETA DENTRO DEL ASUNTOCarpeta 1 de __ : _____ folios

Iniciales Periodo Presidencial y Año

Acción SocialArea de Gestión Financiera - Grupo de Tesorería

CUENTA FI SCAL DE LA 2504-2522 DE 2001

Cp. 1/ ? A.U.V.- 2004

EA

AB

/

1010

0/12

00.0

1/2

005-

01

INF

OR

ME

S G

GH

IDENTIFICACIÓN DE LA CARPETA

Ejemplo

TRANSFERENCIATRANSFERENCIA DOCUMENTALDOCUMENTAL

La transferencia documental es el traslado de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad de las Tablas de Retención Documental.

Transferencias Primarias: Son las remisiones de documentos de Archivo de Gestión, al Archivo Central para su conservación precautelativa y se relaciona con documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido.

Transferencias Secundarias: Es el traslado de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico para su conservación permanente dado su valor científico, cultural e histórico.

PROCEDIMIENTOS TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Se identifica la documentaciónque cumplió su período de gestión.

de acuerdo con la T.R.D.

Se ubican en el archivo

físico los documentos atransferir

Se entrega la documentación alal archivo central

Se genera un inventario de ladocumentación a transferir

Nombre de la entidad: ECOPETROL S.A.Negocio: VSM. Dependencia: Gerencia de Comercialización InternacionalCaja No.: 34 Número de unidades de conservación: 1 a 5 Fechas extremas (mes - año del primer y ultimo documento)

200199

20012002

2003

Archivo de Gestión


TRANSFERENCIA PRIMARIA

Archivo Central

Mayor productividad = Mejor Servicio

Mayor transparencia

MenoresCostos

Facilidad de Manejo

Reducción papel =

Menor Espacio

ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTALDOCUMENTAL

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS:Órgano asesor del Archivo, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos.

ORGANOS ARCHIVISTICOS

ARCHIVO DISTRITAL / ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNInstancia coordinadora, asesora y veedora en materia de organización, preservación, valoración y difusión de los archivos en el ámbito Distrital y /o Nacional

Las organizaciones dinámicassaben que la competitividad de finales de siglo está basada en la INFORMACIÓN, por que hoy día, es tan importante conocer en detalle las características y necesidades de los clientes de productos y servicios que se les pueda ofrecer.

EL QUE TIENE LA INFORMACIONEL QUE TIENE LA INFORMACIÓNTIENE EL CONTROLTIENE EL CONTROL

Así las cosas y el mundo donde la competencia es feroz,la información se perfila como un arma para las compañías que aspiran sobrevivir más allá del año 3.000.

OBLIGACIONES LEGALES DE UN SERVIDOR PÚBLICO

HACIA LOS ARCHIVOS

LEY 734 DE 2002 Capítulo Segundo Artículo 34, enciso 4 : Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas o información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están efectos. LEY 734 DE 2002 Capítulo Segundo Artículo 34, enciso 5 : Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo cargo o función conserve bajo su cuidado a la cual tenga acceso, impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida. Todo expediente, debe contener un *índice de los tipos documentales por los cuales está compuesta. Entrega de inventario documental retiro de funcionarios De conformidad con el acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002, por el cual se desarrolla el artículo 15 de La ley General de Archivos 594 de 2000, ARTÍCULO SEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, deberá recibir ó entregar al funcionario encargado o al Coordinador de la dependencia los documentos y archivos debidamente organizados e inventariados con el fin de garantizar la continuidad de la gestión pública; expidiendo paz y salvo correspondiente, el no cumplimiento acarrea sanciones de tipo disciplinario, ya que los documentos son producto de la gestión de cada dependencia y por lo tanto son bienes patrimoniales de la Entidad.

Contenido de la Norma Contenido de la Norma ISO 9001:2000ISO 9001:2000

RequerimientosRequerimientos 4 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).4 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).

4.1 Requerimientos generales.4.1 Requerimientos generales.

4.2 Requerimientos de la documentación.4.2 Requerimientos de la documentación.

4.2.1 Generalidades.4.2.1 Generalidades.

4.2.2 Manual de calidad.4.2.2 Manual de calidad.

4.2.3 Control de documentos.4.2.3 Control de documentos.

4.2.4 Control de registros4.2.4 Control de registros..

4. Sistema de Calidad4. Sistema de Calidad4. Sistema de Calidad4. Sistema de Calidad

El sistema de calidad se debe Establecer, Documentar, El sistema de calidad se debe Establecer, Documentar, Implantar en forma efectivaImplantar en forma efectiva

Planes de CalidadPlanes de Calidad

ManualManualdede

CalidadCalidad

ProcedimientosProcedimientos

InstructivosInstructivos

Formatos yFormatos yRegistrosRegistros

Formatos llenosFormatos llenos

DocumentosDocumentosControladosControlados

RegistrosRegistrosdede

CalidadCalidad

Política, objetivo Política, objetivo y Procesosy Procesos

Implantación deImplantación dela Políticala Política

El “Cómo” de losEl “Cómo” de losprocedimientosprocedimientos

Pruebas quePruebas queel sistema esel sistema es

seguidoseguido

Formatos vacíosFormatos vacíos

EL PAPEL Y LA TINTA

¡AL CONTRARIO, AHORA ERES UN ¡AL CONTRARIO, AHORA ERES UN DOCUMENTO!DOCUMENTO!

¡ME HAS ARRUINADO PARA SIEMPRE!¡ME HAS ARRUINADO PARA SIEMPRE!

Normas ISO NTC Normas ISO NTC 9000-20009000-2000

Acápite 2.7, 2.7.1, 2.7.2 Valor y clase de documentos.Acápite 2.7, 2.7.1, 2.7.2 Valor y clase de documentos.

NTC 9001-2000NTC 9001-2000 Acápites 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4 Requisitos de la documentación, Acápites 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4 Requisitos de la documentación, control de documentos, control de registros.control de documentos, control de registros.

NTC 4436.NTC 4436. Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.Requisitos para la permanencia y durabilidad.

NTC 4568NTC 4568 Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de permanencia.permanencia.

NTC 2773NTC 2773 Equipo y útiles de oficina. Carpeta de cartón para archivo.Equipo y útiles de oficina. Carpeta de cartón para archivo.

NTC 4095NTC 4095 Norma general para la descripción archivística.Norma general para la descripción archivística.

NTC 1507NTC 1507.. Terminología del mobiliario de oficinaTerminología del mobiliario de oficina

NTC 5029NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.Norma sobre Medición de Archivos.

NTCGP 1000:2004NTCGP 1000:2004 Ley 872 de 2003 (D.A.F.P.) Implementar un S.G.C. Periodo de 4 añosLey 872 de 2003 (D.A.F.P.) Implementar un S.G.C. Periodo de 4 años

NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

Todos los documentos que forman parte del Todos los documentos que forman parte del SGC tienen que controlarse de acuerdo con SGC tienen que controlarse de acuerdo con los numerales 4.2.3 “Control de documentos y los numerales 4.2.3 “Control de documentos y 4.2.4 Control de registros”.4.2.4 Control de registros”.

UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SE BASA ENTRE OTROS …

Escribir lo que se hace (elaborar procedimientos e instructivos).Hacer lo que se ha escrito(rigor y auditorías) yComprobar que lo que se hace es lo adecuado.Demostrarlo - (registros).

4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS DEL

S.G.C.

PROCEDIMIENTOS PARA:

Aprobar la adecuación de los Documentos.•

••

•••

••

Revisar y actualizar.

Identificar cambios y estado de revisión.Disposición en sitios aprobados últimas versiones..Asegurarse de la Preservación e identificación de los documentos.

Identificación de documentos externos.

Evitar uso de documentos obsoletos.Conservación de documentos obsoletos.

4.2.4 CONTROL DE REGISTROS DEL

S.G.C.

PROCEDIMIENTOS PARA:

• Identificables

• Recuperables

• Almacenamiento

• Protección•• •

Legibles•

Tiempo de retenciónDisposición de losregistros de calidad

RELACIÓN ENTRE DOCUMENTOS Y REGISTROS

En una cadena de procesos, los resultados de un proceso En una cadena de procesos, los resultados de un proceso vienen a ser entradas del siguiente proceso. No se vienen a ser entradas del siguiente proceso. No se

puede tener un resultado si no se tiene un requisito que puede tener un resultado si no se tiene un requisito que cumplir (entrada).cumplir (entrada).

PROCESOPROCESODOCUMENTODOCUMENTO REGISTROREGISTRO

CONTRATACIÓN CONTRATACIÓN DOCENTESDOCENTES

REQUISITOS PARA REQUISITOS PARA DOCENTESDOCENTES

DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN DOCENTESDOCENTES


DOCUMENTOSDOCUMENTOS Proveen la definición Proveen la definición

de requisitos.de requisitos.

Se relacionan con Se relacionan con entradas.entradas.

REGISTROSREGISTROS Suministran la Suministran la

evidencia del evidencia del cumplimiento con los cumplimiento con los requisitos.requisitos.

Se relacionan con Se relacionan con resultados.resultados.

PROCESOPROCESODOCUMENTODOCUMENTO REGISTROREGISTRO

ENTRADAENTRADA RESULTADORESULTADO


Los documentos están Los documentos están vivos, esto es, pueden vivos, esto es, pueden actualizarse.actualizarse.

Los registros están Los registros están muertos, ¡no pueden - muertos, ¡no pueden - actualizarse! Los actualizarse! Los datos datos consignados en ellos consignados en ellos son inalterables.son inalterables.

ETAPAS RECOMENDADAS PARA GESTIONAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD

Etapa 1. Detección de necesidad.

Etapa 2. Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización.

Etapa 3. Diseño del sistema documental – Programa de Gestión Documental – P.G.D.

Etapa 4. Elaboración de los documentos.

Etapa 5. Implantación del sistema documental. (emisión, distribución y revisión del documento en uso).

Etapa 6. Mantenimiento y mejora del sistema documental.

CONSEJOS PARA LOS QUE ELABORAN LOS DOCUMENTOS.

•La documentación debe estar disponible para quien la necesita.

• Normalizarlos y simplificarlos. (procedimiento de elaboración).

•Dar cursos de elaboración si es necesario.

•Escribir claramente el propósito y el campo de aplicación.

•Cuando no aplique algún requisito del procedimiento de elaboración poner N/A.

•Escribir de manera concisa y sin complicaciones.

•Incluir información de la revisión y cambios del documento.

•Preocuparse porque los formularios incluyan sólo la información apropiada del proceso en cuestión.

•La gestión de los documentos es un proceso más del SGC y debe tratarse como tal

SAQUESAQUE

CIERRECIERRE

ABRAABRA

CONSEJOS PARA LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS.

Incluir información de la revisión y cambios del documento.Evitar repeticiones.Reconocer que existen sistemas más pequeños dentro del sistema de control de documentos.Asegurarse de contar con los recursos apropiados, incluyendo tiempo y personas.No existe la “mejor manera” para gestionar los documentos, ya que esto depende de muchas combinaciones de tipos de documentos, dueños de procesos, prácticas y métodos de control.Existe software diverso para gestionar la documentación, los cuales facilitan mucho esta actividad. Si se piensa utilizar alguno debería evaluarse la aplicabilidad en su organización.

GESTIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Documento controlado:

-Aprobado y adecuado.-Estado de revisión identificado.- Legible e identificable.- El estado de revisión puede hacerse por secciones de un documento.- Evitar identificarlos por medio de códigos complicados.

GESTIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Orientar a los usuarios Cuando se usan documentos electrónicos y la impresión de éstos

está permitida, es común definir las copias impresas como documentos no controlados.

Para el caso de documentos impresos es frecuente establecer que sólo los que tienen firma o sello originales son los controlados.

Quién está autorizado para aprobar o actualizar un documento y cómo se determina que es adecuado.

Hacer una lista de los dueños de procesos y pedirles una relación de las personas que manejan la documentación de sus procesos

ACCESO A LOS DOCUMENTOS

La documentación debe La documentación debe estar disponible para estar disponible para quien la necesita.quien la necesita.

Dar acceso Dar acceso a información a información no necesariano necesaria para para alguien puede crear alguien puede crear desorden e incrementar desorden e incrementar la probabilidad de la probabilidad de confusión.confusión.

¿?¿?

CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La gestión de los documentos es un proceso más del S.G.C. y debe tratarse como tal.

No existe la “mejor manera” para gestionar los documentos, ya que esto depende de muchas combinaciones de tipos de documentos, dueños de proceso, prácticas y métodos de control.

CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Existen software diversos Existen software diversos para gestionar la para gestionar la documentación, los documentación, los cuales facilitan mucho cuales facilitan mucho esta actividad. Si se esta actividad. Si se piensa utilizar alguno piensa utilizar alguno debería evaluarse la debería evaluarse la aplicabilidad en su aplicabilidad en su organización.organización.

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Una vez que haya recolectado la información que necesita, escriba su Una vez que haya recolectado la información que necesita, escriba su procedimiento siguiendo los requisitos establecidos en el apartado 4.2.3 de la procedimiento siguiendo los requisitos establecidos en el apartado 4.2.3 de la norma ISO 9001:2000.norma ISO 9001:2000.

4.2.3 Control de los documentos.4.2.3 Control de los documentos.

• Definir controles para:Definir controles para:• Aprobar adecuación antes de Aprobar adecuación antes de

emitirlos;emitirlos;• Revisar, actualizar y volver a aprobar;Revisar, actualizar y volver a aprobar;• Identificar cambios y revisión actual;Identificar cambios y revisión actual;• Disponibilidad en puntos de uso;Disponibilidad en puntos de uso;• Legibles y fácilmente identificables;Legibles y fácilmente identificables;• Identificación de los de origen externo Identificación de los de origen externo

y distribución controlada;y distribución controlada;• Prevenir uso no intencionado de Prevenir uso no intencionado de

documento obsoletos e identificarlos si documento obsoletos e identificarlos si se conservan por alguna razón.se conservan por alguna razón.

4.2.3 Control de Documentos(1)

Documentos Externos Documentos Internos

Distribuir, mantener, actualizar

Modificaciones revisadas, dar a conocer

Identificación, edición, numeración página, aprobación

Confeccionar, revisar, aprobar, distribuir, modificar, retirar, archivar, destruir

4.2.3 Control de documentos (2)

Identificación de la Documentación:Identificación de la Documentación:

Obsoletos, controladosObsoletos, controladosVersión, fecha, emitido por, código único, páginaVersión, fecha, emitido por, código único, páginaTexto modificadoTexto modificado

Procedimiento para el control de documentos internos, Procedimiento para el control de documentos internos, externos, software y otros:externos, software y otros:Listado de documentosListado de documentosDistribuidos a quien los necesiteDistribuidos a quien los necesiteRevisión por la misma función que generó la versión Revisión por la misma función que generó la versión

originaloriginal

DOCUMENTOS INTERNOS CONTROLADOS

Manual de CalidadManual de Calidad Política de CalidadPolítica de Calidad Procedimientos del sistema de calidadProcedimientos del sistema de calidad Procedimientos técnicosProcedimientos técnicos Instructivos de trabajoInstructivos de trabajo

DOCUMENTOS EXTERNOS

Documentos que no han sido elaborados Documentos que no han sido elaborados por la organización, pero que forman parte por la organización, pero que forman parte de la documentación del sistema de de la documentación del sistema de calidad. Comprenden reglamentos, normas, calidad. Comprenden reglamentos, normas, guías, tablas, datos, dibujos, guías, tablas, datos, dibujos, especificaciones del cliente, etc.especificaciones del cliente, etc.

PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO

ENTIDAD: XXXXENTIDAD: XXXX

Nombre del ProcedimientoNombre del Procedimiento

Código : PR-XXXCódigo : PR-XXXPágina : 1 de 3Página : 1 de 3

Revisión Nº :0 del dd mm aaRevisión Nº :0 del dd mm aaFecha :Fecha :

1. Objetivo1. Objetivo 6. Responsabilidades 6. Responsabilidades2. Alcance2. Alcance 7. Distribución 7. Distribución3. Referencias 3. Referencias 8. Registros 8. Registros4. Definiciones4. Definiciones 9. Anexos 9. Anexos 5. Descripción5. Descripción

Elaborado por:Elaborado por: FechaFecha FirmaFirmaRevisado por:Revisado por:Aprobado por:Aprobado por:

FechaFecha FirmaFirmaFechaFecha FirmaFirma

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Encabezado

Pie de página

DIFUSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Los directores generales son los encargados de Los directores generales son los encargados de decidir y de definir de que manera se va a decidir y de definir de que manera se va a llevar a cabo la difusión de la documentación. llevar a cabo la difusión de la documentación. La difusión, tanto interna como externa, está La difusión, tanto interna como externa, está controlada para evitar la utilización de controlada para evitar la utilización de documentos no vigentes.documentos no vigentes.

La documentación del sistema de calidad está acompañada de un sistema de registros (numeral 4.2.4).

Los registros están destinados a contener Los registros están destinados a contener información que se genera y los información que se genera y los datos datos consignados en ellos son inalterables.consignados en ellos son inalterables.

4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

Documentos que tienen una forma definida, apta Documentos que tienen una forma definida, apta para registrar datos e información relacionada con para registrar datos e información relacionada con las actividades realizadas y sus resultados. Los las actividades realizadas y sus resultados. Los registros constituyen la evidencia de la ejecución del registros constituyen la evidencia de la ejecución del sistema de calidad.sistema de calidad.

Registros prediseñadosRegistros prediseñadosLibro de notasLibro de notasHojas de datosHojas de datosInformes de CalibraciónInformes de Calibración

Ejemplo de encabezado y pie de página de un Registro

Encabezado

ENTIDAD – PROCESO: XXXXXXENTIDAD – PROCESO: XXXXXXSISTEMA DE CALIDADSISTEMA DE CALIDADRegistro XXXXXXXXXXXRegistro XXXXXXXXXXX

TITULOTITULO Código: RG-XXXCódigo: RG-XXXRev Nº : 0 del dd mm aaRev Nº : 0 del dd mm aaPágina : 1 de XPágina : 1 de X

Pie de página

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“Un sistema de aseguramiento de la Calidad es una herramienta al servicio de una organización, para ayudar a gerenciar con efectividad, eficiencia y eficacia; nunca como agente limitador”.

Por su AtenciónPor su Atención

GRACIAS…GRACIAS…

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